Estructuras administrativas

1. Estructura de las organizaciones
2. Importancia de las organizaciones
3. Características de una organización
4. Teoría de los sistemas
5. Ciclo de vida de la organización
6. Estrategias
8. Principio de organización
9. Funciones y destrezas gerenciales
10. Manuales de organización

ESTRUCTURAS DE LAS ORGANIZACIONES

Organización

Es un conjunto de recursos que el ser humano forma con un fin especifico.

Recursos:

1. Tecnológicos y Materiales (todo lo tangible).
2. Económicos o Financieros (capital).
3. Humanos (esfuerzo físico y mental)
4. Técnico (lo que no se puede ver ni tocar; objetivos, políticas y jerarquías).

Empresa

Es una iniciativa humana que busca reunir una serie de recursos y establecer legalmente para cumplir sus objetivos.

Tipos de organizaciones:

1. 1. Espirituales
   2. Intelectuales
   3. Económicos
   4. Legales (cuando es la empresa)
2. Por las necesidades que satisfacen
   1. Con afán de Lucro (mercantiles)
   2. Sin afán de Lucro (civiles)
3. Por su Interés
   1. Planeados o Formales (imposición, no son voluntarias)
   2. Naturales o Informales (afinidad, amistad, son voluntarias)
4. Por su Surgimiento

IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES

Se centra en el desarrollo de las mismas, de las personas y las naciones, e por ello que una organización debe ser estudiada a nivel MICRO y MACRO, para crear interdependencia entre ella.

Niveles de una Organización:

1. MICRO (interior). Modificable; tipo de personal, giro, alineamientos.
2. MACRO (exterior). Nos adaptamos a él, y no es modificable: Cultura (religión, tradición), Gobierno (permisos, impuestos) y la Naturaleza.

Clasificación de Empresas:

1. TAMAÑO	No. DE EMPLEADOS	VOLUMEN ANUAL DE VENTAS	SALARIOS MINIMOS
   Micro	1 a 15	800 mm	+25%
   Pequeñas	16 a 100	1000 mm	15%
   Mediana	101 a 250	2000 mm	10%
   Grande	251 a +	+ de 2000 mm	5%

2. Por su tamaño
3. Por su

• Privadas o Particulares

1. Industriales

   – Agrícolas y Pecuarias

   – Extractivas

2. Primarias

   – Manufactureras

   – De Construcción

3. Secundarias
   1. De Comunicación
   2. De Distribución
   3. Financieras
   4. De Transporte
4. Comerciales
5. Maquiladoras
   1. A Personas
   2. A Empresas
   3. Profesionales
6. De Servicio (actividades)

• Públicas u Oficiales

1. Paraestatales
2. Descentralizadas
3. Banca de desarrollo
4. De Concesión Federal

CARACTERÍSTICAS DE UNA ORGANIZACIÓN (FORMALES E INFORMALES)

1 Complejidad. Significa el crecimiento vertical (agregar departamentos o niveles jerárquicos), u horizontal (es cuando se agregan unidades de negocio a una organización).

2 Anonimato. Significa que una tarea debe ser llevada acabo sin importar las características de quien la ejecuta.

PUESTO: Unidad impersonal de Trabajo.

3 Rutinas Estandarizadas. Todas sus actividades se basan en Procedimientos y Programas (pasos secuénciales). La diferencia entre Procedimientos y programas, es la asignación de Tiempos).

4 Estructuras Especializadas. Todo aquello que le da una formalidad a la organización, ya que su cumplimiento es generalizado.

• Niveles Jerárquicos. Distintos escalones en una organización.
• Asignación de Funciones y actividades. Es general de un Puesto (muchas actividades).
• Denominación de Puestos. Asignar un nombre al puesto ocupado.
• Lineamientos. Son las reglas, políticas de Organización. (las reglas, son impositivas y las políticas son lineamientos generales).
• Líneas de Autoridad y Comunicación. Delimita el tipo de relación entre los puestos y sistemas de organización.

Sistema de Organización

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5 Especialización. Una actividad debe subdividirse en subactividades la más que se pueda, para poder aumentar la destreza de aplicación.

6 Tamaño. Algo que caracteriza a las organizaciones en su tamaño, el cual estará relacionado con su calidad y volumen de producción.

7 Cumplen Objetivos y Metas.

• META. Conjunto de objetivos alcanzados.
• OBJETIVO. Fin que se pretende alcanzar.
• MISIÓN. Razón de ser.

LA ORGANIZACIÓN Y SUS SUBSISTEMAS

SISTEMA. Conjunto de partes interactuantes.

Subsistemas de una Organización:

2. Técnico. Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas (incluye; técnicas, equipo, procesos, instalaciones y aplicación mental).
3. Estructural. Se refiere a las formas en que se dividen las tareas y la coordinación de las mismas.
4. Psicosocial. Implica el comportamiento individual de los recursos humanos y sus relaciones grupales.
5. Administrativo. Es la determinación de la relación entre la organización y su medio ambiente; el sistema administrativo planea y controla a los otros tres subsistemas, (aplicación del Proceso Administrativo).

TEORÍA DE LOS SISTEMAS

Dentro de las organizaciones, tradicionalmente se ha prestado atención creciente a los aspectos técnicos y a los materiales. El elemento humano es el que va a dar vida y movimiento a la organización.

¿Qué es un Sistema?

Es un conjunto de diversos elementos, mismos que se encuentran relacionados. Sus elementos son:

• Insumos (entradas)
• Transformación (materia prima)
• Producción (salidas)

Sistema Deterministico

Son aquellos cuyo funcionamiento puede predecirse con toda certeza.

Sistema Probabilísticos

En estos existe incertidumbre al respecto.

Subsistema

Es una organización existen departamentos (contabilidad, producción, ventas, etc.) cada uno de los cuales puede considerarse como un subsistema.

Suprasistema

El país puede considerarse como un suprasistema mayor aún (el mundo) y este, a su vez como un subsistema de un suprasistema: el universo.

Sistema Abierto

En este sistema existen relaciones entre los diversos elementos del sistema, pueden existir tales nexos igualmente entre el sistema y el suprasistema.

Sistema Cerrado

Aquí no existe intercambio alguno entre el sistema y el suprasistema.

Productividad

"Hacer mas, con menos". Medida de eficacia con que funciona un sistema.

Eficacia

Hacerlo con menos tiempo y con menos recursos.

Eficiente

Hacerlo en el tiempo indicado, y con los recursos dados.

 COMPONENTES DE LA ORGANIZACIÓN

2. Individuos y Grupos. Se refiere a las personas que conforman a la organización, de ellas dependerá el éxito de esta (psicológico y social). Detecta roles de las personas.
3. Labores y Tecnología. La labor es el trabajo desempeñado por el individuo y la tecnología, los conocimientos, las técnicas y las maquinarias. "La persona se adapta al puesto, y no viceversa". (se establece una concordancia entre ellos).
4. Diseño de la Organización. Es al manera en que se conjunta y se relacionan todos los elementos.
5. Gerencia. Es al que se encarga de la coordinación. "Llevar todos los elementos hacia un mismo fin". Función "Equilibrador Neutral", coordinar actividades para llegar a resultados.

• Gerencia Alto Nivel (Directores)
• Gerencia Nivel Medio (Subdirectivos)
• Gerencia Primera Línea (Supervisores)

2. Procesos Organizacionales. Flujo de actividades y sus conexiones.
3. Ambiente Externo. Es aquel donde funciona la organización y de donde obtiene los insumos para alcanzar sus resultados.

COMITÉS.

Grupo formal: surge por imposición.

Grupo informal: surge por afinidad.

Un comité siempre va a surgir de un grupo formal.

 COMITÉ.

E un subgrupo extraído de un grupo formal para cumplir ciertos objetivos específicos pueden ser de tres tipos:

Consultivo: solo sirven de consulta de dar una asesoria, tienen voz pero no voto.

Decisorio: tiene voz y voto, toma las decisiones y se implanta esa decisión.

Ejecutorió: se llevan acabo proyectos, desarrollan la decisión del proyecto

 Características.

Participación voluntaria

Autoaprendizaje: como miembro del comité ir estudiando de mi propia cuenta para formar parte de la participación del comité.

De 5 a 10 personas.

Reuniones fuera del horario habitual.

Participan todos los niveles y todos los departamentos

CICLO DE VIDA D ELA ORGANIZACIÓN

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ETAPAS

Introduccion: Cuando apenas se esta lanzando el producto y es depenndiente, sus recursos son muy bajos generalmente.

ESTRATEGIAS.

• Estrategias de alta introduccion: consiste en lanzar el producto a un precio muy caro pero con mucha publicidad

_ La gente debe convencerse con el nuevo producto $ promocion

• Introduccion selectiva: lanzar un producto muy caro pero con poca promocion $ promocion.
• Introduccion ambiciosa: precios bajos con mucha promocion $ promocion.
• Baja introduccion: precio bajo y poca promocion, etapa mas dificil ya que la gente debe conocer a la empresa que va a lanzar el nuevo producto. $ promocion.

Crecimiento: es cuando la gente comienza a aceptar el producto, se tienen ventas y dar a conocer el producto para que lo acepten.

ESTRATEGIAS.

• Mejorar la clidad: cambiar la parte extrinseca e intrensica.
• Busqueda de nuevos sectores: edades, moda; consientizar lo que estoy haciendo.
• Modificar la promocion del conocimiento a la conpra: hacer una publicidad que porvoque una venta.
• Modificar el precio: es peligroso, elevacion, subir el precio, se tiene una completa satisfaccion y se tiene cautivo el mercado o cliente.

Madurez

Cuando el producto se vende solo cuando la empresa ya tiene un nombre, aquí la empresa ya no tiene tanto peligro pero debe tener cuidado.

ESTRATEGIAS.

• Diversificar el mercado.
• Publicidad de reforzamiento
• Preparacion de un nuevo lanzamiento.

Declinacion: cuando el producto se emopieza a dejar de vender, cuando el producto esta en medio de competidores y cuando el nombred el a compañía se esta desgastando.

Estategias.

• Continuacion: seguir igual sin que nadie cambie, aparentar que ndad esta sucediendo en la empresa.
• Concentracion: reducir las actividades, concentrar esfuerzos, corte de personal.
• Aprovechamiento: aprovecharme de la lealtad de los clientes y del nombre que fue creado, hacerle ciertas modificaciones al producto.
• Escape- dar la orden de que el producto se deje de vender.

Muerte: el producto ya no se vende, y ya nadie lo compra.

MEDIO AMBIENTE ORGANIZACIONAL.

CARACTERÍSTICAS DEL MEDIO AMBIENTE ORGANIZACIONAL.

_ Definir relaciones de dependencia ( la interrelación de los sistemas fortalecen sus debilidades que tiene una org.

_ Poder organizacional: significa la influencia que se tiene como organización.

_ Interdependencias: hasta que punto yo ayudo y me ayudan a subsistir.

_ Incertidumbre: es el riego que se corre:

• Numero de unidades.
• Diferencia entre ellas.
• Interacción
• Velocidad del cambio

_ Limites organizacionales: hasta donde puede llegar la organización.

_ Riesgo social Corporativo, este se influyen tres aspectos:

• Marco jurídico (legales).
• No engañar a los clientes (éticas)
• Practicas organizacionales (relacione publicas).

  RSC: Significa cumplir con los requerimientos legales con cuestiones éticas y con cuestiones discrecionales.

   

  FACTORES DEL MEDIO AMBIENTE

Microambientales – Fuerzas controlables:

• Empresas: políticas, reglas, No. de empelados etc.
• Proveedores: producto o servicio
• Distribuidores: plaza, producto, precio y promoción.
• Clientes: se pueden seleccionar los clientes hasta un cierto punto en cuanto al tipo de producto
• Cultura Organizacional: esencia que mantiene unidos a las mismas personas de una organización ( costumbre, valor y principios)

Macroambientales – Fuerzas incontrolables: 

• Competencia
• Públicos en general
• Demografía
• Economía.
• Naturaleza.
• Tecnología
• Política
• Cultura

SEGÚN LA RESPUESTA DEL MEDIO AMBIENTE

• Defensoras: son aquellas que tienen un reducido ámbito de mercado para sus productos; debido a su enfoque limitado estas organizaciones rara vez requieren ajustes importantes (limitadas), se concentran a un solo producto.
• Exploradoras: aquellas que casi continuamente buscan nuevas oportunidades de mercado; son las creadoras del cambio e incertidumbre de sus competidores (cambio), en busca de ……
• Analizadoras: operan en dos tipos de mercado relativamente, estable y otro cambiante (mercado o productos, estructura organizacional)
• Respondientes: no fomentan el cambio sino que solo responden a los cambios de otros (responden al cambio ajeno).

  Combinación de los cuatro factores.

  Una posición activa como organización requiere de una combinación d todos los tipos de organizaciones para defender lo que ya se ha logrado, proponer los cambios necesarios, mantener una estructura estable y responder a los ataques cuando sea necesario

  DEPARTAMENTALIZACION

  Dividir por funciones según la necesidad que surge cuando una empresa empieza a crecer.

  Criterios

  1. Funcional – Agrupar las actividades por similitud o de acuerdo a la función que corresponde

  2. Ejemplo – Área de finanzas (contabilidad, tesorería, presupuestos)

     Ejemplo – línea – cosméticos (cumplen una misma función)

     Mezcla – blancos electrodomésticos, belleza (productos diferentes)

  3. Por productos – es dividir en varios productos cuando una empresa maneja una línea completa o una mezcla de productos.

     Territorio (muchos productos y reducido el espacio)

  4. Geográfica o por territorio – es dividir por zonas cuando el mercado se encuentra disperso en áreas muy grandes. Geográfica (productos pero con amplias localidades)
  5. Por clientes: consiste en crear unidades para dar servicio a los diferentes tipos de clientes ejemplo: caballeros, damas y niños.
  6. Por proceso o por equipo – dividir cuando se utilizan muchos procesos para fabricar los productos: ejemplo taladrado, troquelado, ensamblado.
  7. Por secuencia se requiere terminar un proceso para iniciar otro ejemplo: turnos, matutino A, matutino B, diurno, vespertino (UNIMEX).
  8. Por proyectos – se crean unidades para lograr un proyecto en especifico es cual una ves que concluye cierra sus departamentos (cumplen un objetivo y desaparecen) ejemplo: incorporación de carrera, investigación de mercado tramites, inscripción

• PROBLEMÁTICA ORGANIZACIONAL

  Comunicación. Alta relación de personal

  • Administración Especialización
  • Integración de las personas. Diversificación de clientes
  • Economía. Precios altos
  • Competencia. Ventas bajas
  • Organización. Líneas autócratas
  • Conflictos intraorganizacionales. Huelgas
  • Material de trabajo. Falta de recursos
  • Falta de publicidad Falta de ética profesional
  • Tecnológicos Calidad en el servicio deficiente
  • Plantación Líneas de producción
  • Malos sueldos Falta de cultura
  • Naturaleza (problema macro) Falta de cultura organizacional
  • Falta de calidad
  • Motivación
  • Objetividad
  • Alta rotación

ORGANIZACIÓN COMO PARTE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIÓN

Es el elemento del proceso administrativo donde se establecen las relaciones de las funciones de las personas (dar una orden).

Una persona asigna un orden a una cosa y que este en su lugar.

Sus etapas son:

Funciones, establecimiento de jerarquías y las obligaciones

PRINCIPIO DE ORGANIZACIÓN.

1. ESPECIALIZACIÓN: una actividad debe ser dividida en subactividades, para que estas sean efectuadas con la mayor destreza posible.
2. UNIDAD DE MANDO. Solo se debe de tener un solo jefe para cierta cantidad de subordinados.

   " La autoridad se delega la responsabilidad se comparte"

   Autoridad: facultad de mandar y hacerse obedecer.

3. EQUILIBRIO DE AUTORIDAD O RESPONSABILIDAD. Entre mas alto este el nivel jerárquico se tiene mayor autoridad pero también mayor responsabilidad

   Delegar: dar autoridad a un mundo inferior.

   FUNCIONALIZACION

   Significa asignar por cada puesto la función o actividades correspondientes.

   Ejemplo :

   Función: atender a los clientes.

   Actividad: como los voy a atender

   REGLAS DE FUNCIONALIZACION

4. DIRECCIÓN DE CONTROL: La delegación de autoridad debe responder a un nivel de control adecuado
1. Tomar en cuenta los objetivos y giro de la empresa
2. Considerar el tamaño de la empresa.
3. Hacer una lista arbitraria de todo lo que deba realizarse dentro de la empresa
4. Eliminar aquellos puntos que se dupliquen y agregar aquellos que hagan falta
5. Tomar en cuenta los recursos de la organización.
6. Especificar a que área, departamento y nivel jerárquico corresponde cada elemento de la lista
7. Determinar si los elementos son funciones o actividades
8. Considerar cuantas personas se necesitan para realizar cada actividad

`

No. de horas 5 minutos, 1 hora, 2 horas, 2 horas, 30 minutos

total de horas: 3 horas 35 minutos.

.

FUNCIONES Y DESTREZAS GERENCIALES

1.- DESTREZA TÉCNICA, es la capacidad para utilizar herramientas, procedimientos y técnicas.

2.- DESTREZA HUMANA , es la capacidad de trabajar con personas entenderlas y motivarlas..

3.- DESTREZA CONCEPTUAL, es la capacidad de coordinar las actividades e interés de los participantes.

4.- TRABAJAR CON Y A TRAVÉS DE OTROS , es saber dar órdenes y hacer que las personas las lleven a cabo.

5.- RESPONSABILIDAD , es cumplir con todo lo que ha sido encomendado.

6.- DESTREZA ANALÍTICA , es la capacidad de dividir un problema y dar solución a todos sus componentes.

7.- DESTREZA DE MEDIACIÓN, es establecer prioridades y resolverlas de acuerdo a su orden.

8.- DESTREZA POLÍTICA , es la capacidad de crear relaciones.

9.- DESTREZA DIPLOMÁTICA , es la capacidad de representar a la organización.

10.- SER SÍMBOLO , es significar un ejemplo para los colaboradores.

11.- TOMA DE DECISIONES , es seleccionar la mejores opciones para la empresa.

BUROCRACIA; es la racionalización de la actividad colectiva, es decir cuando una organización se encuentra debidamente estructurada.

MAX WEBER Y SU MODELO LIBERAL DE BUROCRACIA

Para Lograr La Máxima Eficiencia.

• Máxima división del trabajo
• Jerarquía de autoridad
• Reglas que definen la responsabilidad y la labor.
• Fría actitud del administrador
• Calificación técnica y seguridad en el trabajo
• Evitar la corrupción.

LA MÁXIMA DIVISIÓN DEL TRABAJO consiste en descomponer el trabajo total en operaciones elementales, es decir un análisis de tareas.

LA JERARQUÍA DE AUTORIDAD, todo empleado debe tener la supervisión de un superior y puede contar con tres tipos de autoridad.

• LEGAL
• CARISMÁTICA
• TRADICIONAL

LAS REGLAS QUE DEFINAN LA RESPONSABILIDAD Y LA LABOR, las ordenes y las reglas deben presisas claras y sencillas determinando el grado de responsabilidad de las personas para evitar posibilidad de desviación.

• CLARAS
• SENCILLAS
• DEFINIR EL POR QUE
• DEFINIR EL GRADO DE RESPONSABILIDAD
• BUSCAR EL MOMENTO OPORTUNO
• DETERMINAR SI ES O NO LA PERSONA ADECUADA
• NO RETRACTARSE

FRÍA ACTITUD DEL ADMINISTRADOR, es decir sin ira ni apasionamientos, debe ser imparcial, racional y neutral, ser equitativo a la hora de establecer la carga de trabajo.

CALIFICACIÓN TÉCNICA Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO, todo empleado debe tener una calificación técnica, periódica y sentirse protegido contra despidos injustificados.

EVITAR LA CORRUPCIÓN, para evitar esto se le debe de dar una remuneración adecuada a las personas.

C O OR D I N A C I Ó N

Es el proceso de integrar los objetivos y actividades de unidades independientes de una organización a fin de conseguir eficientemente el logro de las metas..

NECESIDADES DE COORDINACIÓN

• Cuando hay gran dinamismo
• En macro empresas
• No. Excesivo de personas involucradas
• Disciplina relajada
• Cuando el logro de objetivos esta muy próximo
• Unidades tendientes a la independencia
• Cuando se requiere de un flujo muy amplio de información
• En contingencias
• Gran interdependencia de las unidades

DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

Organigrama: es la representación grafica de la estructura formal de un organismo (empresa)

Forma parte de los recursos técnicos (organigrama es algo irreal algo que no existe)

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

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REGLAS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA

• 1 ELABORAR LA FUNSIONALIZACION DE CADA PUESTO
• LOS ORGANIGRAMAS DEBEN SER MUY CLAROS NO CONTENER5 UN NUMERO EXCESIVO DE CUADROS Y A SU VEZ ESTOS DEBEN ESTAR SEPARADOS ENTRE SI POR UN ESPACIO ADECUADO
• UN ORGANIGRAMA NO DEBE PASAR DE 5 NIVELES ADMINISTRATIVOS
• EL TAMAÑO DEL CUADRO DEBE DISMINUIR CONFORME BAJO EL NIVEL JERÁRQUICO
• LOS ORGANIGRAMAS DEBEN CONTENER PUESTOS Y JAMÁS SER PERSONALIZADOS
• NO SE PUEDE ABREVIAR EN ORGANIGRAMA
• NO SE PUEDEN UTILIZAR DIFERENTES COLORES Y NADA MAS DEBE SER UN COLOR
• LAS LÍNEAS DE AUTORIDAD NO CAMBIAN DE GROSOR DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICO

PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS

Forma de representar gráficamente la función y sus actividades en una organización.

Procedimientos- no hay tiempo

Programas- asignar tiempo (unidad de tiempo)

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Es toda información empresarial que el empleado debe conocer para saber que es lo que va a desempeñar dentro de la organización

–MISIÓN ORGANIZACIONAL. Es la razón de ser para que fue formada la empresa.

• HISTORIA DE LA EMPRESA
• METAS ORGANIZACIONALES: Deben de ser generales
• OBJETIVOS DEPARTAMENTALES: Deben ser hespéricos
• POLÍTICAS GENERALES Y DEPARTAMENTALES (internamente propuestas y externamente propuestas).

Internas: Tan solo rigen a la organización

Externas: afectan a todas las organizaciones por igual. Aspectos de macroambiente

-ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

-FUNCIONES Y ACTIVIDADES (a través de las técnicas ya sea con procedimientos o programas que afectan en las actividades)

-FORMAS DE COMUNICACIÓN (de acuerdo al numero de personas receptoras ya que debe de haber una comunicación individual o grupal)

DE ACUERDO AL SENTIDO PUEDE SER:

HORIZONTAL: cuando hay una misma jerarquía se da atraves de juntas, asambleas, comunicados, comentarios y consejos, jamás de una orden

VERTICAL: se da entre distintos niveles jerárquicos pueden ser ascendente(de debe de unir el mas bajo uno mas alto), descendente (se da de un nivel mas alto a uno mas bajo de jefes a subordinados)

• TRANSVERSAL: comunicación entre distintas áreas y niveles.
• DE ACUERDO A LA RESPUESTA ESPERADA PUEDEN SER: informativa, coercitiva y exhortativa
• NOMBRE DE LOS PRINCIPALES JEFES
• PRESTACIONES Y BENEFICIOS.

Oscar Quintero