Propuesta de cambio organizacional de la Universidad de la Isla de la Juventud Jesús Montané Oropesa (página 2)

Enviado por Zuaylin de la Caridad Peña Montalvo

Partes: 1, 2

En relación con lo planteado anteriormente nos planteamos el siguiente problema científico para rediseñar la estructura organizativa de la Universidad "Jesús Montané Oropesa" de la Isla de la Juventud,

Problema científico: ¿Cómo perfeccionar la estructura de la Universidad de la Isla de la Juventud (UIJ) a partir del diagnostico integral de la misma y el rediseño estratégico?

Objetivo General: Fundamentar una propuesta de cambio organizacional en la UIJ a partir del diagnostico integral de la estructura actual.

Objetivos específicos:

1. Analizar la estructura actual determinando las insuficiencias y limitantes que afectan el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
2. Proponer una nueva estructura fundamentando la misma.

Desarrollo

Organización:

"La organización es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la organización en una forma tal que puedan lograr los objetivos de la organización de manera eficiente."

Las organizaciones se caracterizan por su conducta orientada hacia las metas es decir, persiguen metas y objetivos que pueden lograrse con mayor eficiencia y eficacia mediante la acción coordinada de sus miembros.

El proceso de organizar puede conformarse de la siguiente manera:

1.- Que hacer para alcanzar los objetivos.

2.- Dividir el trabajo en actividades que puedan desempeñarse por individuos o grupos.

3.- Combinar las actividades de manera lógica y eficiente, y agruparlas.

4.- Establecer mecanismos de coordinación.

5.- Controlar la efectividad de la estructura y ajustarla.

Importancia y necesidad de organizar

Detallar el trabajo

Combinar el trabajo

Dividir la carga total de trabajo

Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo

Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes.

Al realizarse estudios relacionados con los problemas organizativos es necesario tener en cuenta que las organizaciones al ser sistemas abiertos están en contacto directo con el medio, por lo que su relación está basada en una constante retroalimentación. Las organizaciones intercambian constantemente energía, información, recursos; tanto humanos, materiales como financieros; y toda esta dinámica influye de una u otra forma sobre su estructura interna.

ENFOQUES TEÓRICOS ACERCA DE LA ORGANIZACIÓN

Enfoque centrado en el trabajo

Enfoque centrado en las personas

Enfoque de sistema

ENFOQUE SISTÉMICO(Paul R. Lawrence y Joy W. Lorsch,)

Toda entidad es un sistema abierto.
No existe una única manera de organizar.
Las entidades tienen dos características:

* Diferenciación: división de la entidad en subsistemas.

* Integración: coordinación entre los diferentes subsistemas para alcanzar unidad de esfuerzos.

La organización depende de un conjunto de circunstancias (una contingencia o una situación)

Al producirse cambios en un elemento se produce una cadena de cambios en el resto de los elementos que la integran, por lo que pudiéramos inferir que toda la complejidad que contemplan las organizaciones tiene su base teórica sobre el enfoque de sistemas, el cual plantea que si alguna de las partes de la organización es afectada, puede afectarse el sistema en general; entonces podemos ver que esta no es inherente a los cambios.

Al lograr influir sobre las organizaciones ciertos cambios, en determinadas circunstancias puede producirse una incoherencia entre la estructura actual que posee la organización y las funciones que le son atribuidas, como consecuencia, llega el momento en que los elementos del sistema cambian tanto, que la estructura actual impide su desarrollo ya que no permite a los elementos responder a sus nuevas propiedades y la compatibilidad de estos se hace prácticamente nula; por tanto, es necesario reestructurar el sistema.

"La reestructuración organizacional tiene como principal objetivo incrementar la eficiencia y efectividad de los equipos gerenciales a través de cambios significativos en la estructura organizativa", además debe atemperarse a los cambios del entorno. Esto significa que la organización no tiene porqué desaparecer si continuamente se trabaja en función de reformarla y actualizarla para que nunca les llegue la "edad del retiro" o "la hora final", como suele llamarse comúnmente. Si desean conservarse prestas a enfrentar el futuro, deben ser flexibles a los cambios que suceden en el entorno, tanto interno como externo,

Según Henry Mintzberg se plantean cinco componentes básicos:

Cúspide estratégica (cumbre o ápice): Es la parte de la organización que se ocupa de que esta cumpla, efectivamente, con su misión y en nuestro caso responde ante el estado por el cumplimiento eficiente y eficaz de su objeto social. Sus tareas están relacionadas con la supervisión, las relaciones con el entorno y el desarrollo de la estrategia. Abarca a todas las personas encargadas de una responsabilidad general de la organización: el director general y los demás directivos de nivel superior cuyas preocupaciones sean de carácter global, incluidos quienes los asisten directamente, como secretarias, adjuntos, etc.
Línea media (mandos intermedios): Esta formada por los directivos que unen a la cumbre estratégica con el núcleo operativo, estos ejecutivos de la línea media forman una cadena de mando que va desde la cumbre hasta el núcleo operativo, mientras más niveles mayor será esta cadena de mandos intermedios en la organización. En el proceso comunicativo, tiene que hablar el lenguaje del Ápice Estratégico para informarle y también el del Núcleo de Operaciones para comunicarle las orientaciones y recibir la retroalimentación de éste.
Tecnoestructura: Estudian la adaptación y el cambio de la organización en función con la evolución del entorno así como el control, la estabilización y la normalización de las pautas de actividad en la organización. Esta compuesta por los analistas que tienen la responsabilidad de ejecutar la formalización de la entidad. Ellos están fuera de la corriente de trabajo operativo. Existen tres tipos fundamentales de analistas; de trabajo (son los que estandarizan los procesos de trabajo, organizadores del trabajo, realizan la estandarización del trabajo) de planeamiento y control (son los programadores de la producción, controladores de la calidad, los contadores y planificadores. Estandarizan los procesos) y los de personal (estandarizan las destrezas, aunque una parte importante se ejecuta por las instituciones docentes externas donde se forma el personal, incluye a los especialistas de capacitación y formación).
Staff de apoyo: Es la parte de la organización que garantiza con sus servicios que la corriente de trabajo del núcleo operativo transcurra adecuadamente. Las unidades de apoyo pueden hallarse en distintos niveles jerárquicos, según quienes reciban sus servicios.
Núcleo de operaciones: Es donde se produce el trabajo básico fundamental relacionado con la producción y los servicios que brinda la entidad y esta compuesto por los operarios que realizan dicho proceso. Abarca aquellos miembros de la organización que realizan el trabajo básico directamente relacionado con la producción y los servicios. Desempeñan cuatro funciones básicas: 1) Aseguran los inputs, 2) Transforman los inputs en outputs, 3) Distribuyen los outputs y 4) Proporcionan un apoyo directo a las funciones de input, transformación y output: mantenimiento de las máquinas en funcionamiento y haciendo el inventario de las materias primas, por ejemplo.

La eficiencia de la organización y el alcance de los objetivos no podrían lograrse sin un diseño organizativo adecuado, pues dicho proceso está dirigido hacia la definición de los órganos (divisiones, departamentos, secciones, grupos, etc.) y hacia la estructura de relaciones que deben existir entre ellas (autoridad, responsabilidad). Por tanto llegamos a la conclusión que debe adecuarse la estructura a la organización incluyendo sus objetivos y recursos necesarios en un proceso que se denomina: Diseño Organizacional.

La Universidad ha tratado de prestar especial atención a las estructura organizativas como institución social, con el fin de responder a las exigencia del entorno actual y proyectarse estratégicamente teniendo en cuenta la diversidad de actividades que realiza, que van desde aquellas cercanas a la empresa (comercialización y servicios), pasando por las que se asemejan a la gestión de proyectos de inversión (las investigaciones), acciones referentes a la formación de valores, la gestión del conocimiento, hasta las actividades que se relacionan con programas comunitarios y culturales (extensión universitaria). (Ver Anexo 2).

La universidad hoy, asume como propósito fundamental del proceso educativo, buscar y difundir el saber, formando recursos humanos de alto nivel académico, mediante el enriquecimiento continuo del conocimiento, la práctica, el análisis, la crítica, la síntesis y propuesta de soluciones a problemas específicos aplicando las experiencias adquiridas, procurando al mismo tiempo la incorporación a la sociedad de la especialización docente. Además de "preservar, desarrollar y promover, a través de sus procesos sustantivos y en estrecho vínculo con la sociedad, la cultura de la humanidad."

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Principio de la unidad de objetivos.
Principio de la eficiencia de la organización.
Principio del alcance de la administración.
Principios asociados a la autoridad.
Principio escalar.
Principios por la delegación de los resultados esperados.
Principios de la totalidad de la responsabilidad.
Principio de unidad de mando.
Principio de nivel de autoridad.
Principio de definicion funcional.
Principio de equilibrio.
Principio de flexibilidad.
Principio de simplificación de liderazgo.

Teniendo presente los cinco componentes de Henry Mintzberg en esta propuesta de estructura quedan desglosados de la siguiente forma (Anexo 3).

Dando cumplimiento a las indicaciones del MES sobre el estudio en todos los centros sobre empleo, salario y plantilla, y teniendo como premisa fundamental la creación de una estructura que responda al desempeño del pregrado, el post grado y facilite la incorporación del claustro de profesores del centro en las tareas de impacto del territorio de forma tal que se logre la pertinencia de la universidad, hacemos las siguientes consideraciones:

1- Matrícula actual de la Universidad.

Tipo de curso	Matrícula total	Factor de conversión	Alumnos equivalente	Proyección de matrícula por cursos hasta el 2015
CRD	240	1	240	135
CPT	344	0.25	86	100
CE	984	0.5	492	75
Diplomado	185	1	185	210
Post grado	662	0.1	66.2	670
Total	1581		1069.2	310

Teniendo en cuenta la cantidad de alumnos equivalentes, obtendríamos los siguientes indicadores de relación de alumnos – profesores y alumnos – trabajadores.

IP = 11.6 (Mínimo 12,28)

IT = 4.4 (Mínimo 5,6)

El comportamiento de estos indicadores está dado por el bajo número de estudiantes por grupo en algunas carreras como Agronomía e Ingeniería Informática, no obstante a esto el centro cuenta con la siguiente composición de grupos por carreras que aunque tienen baja matricula, reportan la misma carga docente y de actividad general en la universidad. ( Anexo 4).

2- Comportamiento del P – 1.

A partir del próximo curso, la sede central comienza a asumir la matrícula de la SUM de forma tal que toda la atención tanto administrativa como metodológica sea asumida por las facultades y departamentos correspondientes y los grupos pasarían a CPT. Continuaríamos utilizando las actuales áreas como escenarios docentes para lo cual quedará un mínimo de personas para el control de los grupos y los medios que existen.

Se hizo una adecuación de la cantidad de profesores por departamentos de forma tal que puedan asumir tanto los grupos del CRD como los del CPT incluyendo los que se incorporan de la CE, produciendo un incremento en la categoría de Técnicos Docentes. Esto nos permitirá ir reduciendo de forma gradual la contratación de profesores a tiempo parcial y quedarnos solamente con los necesarios teniendo en cuenta que sean los de mayor categorías docentes.

Adecuaciones realizadas:

Teniendo en cuenta la cantidad de grupos de la Carrera de Estudios Socioculturales se completan a 10 los profesores de las asignaturas de la especialidad y se pasan los profesores de Inglés al Dpto. de Lenguas y los de Educación Física a la Dirección de Extensión Universitaria, donde sumirán las actividades deportivas, la recreación y los programas nacionales.
Se crea el Dpto. de Lenguas con los profesores de Español e Inglés con el mínimo de integrantes (7), el cual prestará servicios al resto de las carreras de la universidad.
Se completa el Dpto. de Derecho con los 10 profesores que necesita para atender todas las modalidades de estudio.
Se crea el Dpto. de Ciencias Básicas con un total de (12) profesores y las asignaturas: Matemática, Física, Química y Botánica, Biología, Genética el cual prestará servicios al resto de las carreras de la universidad.
Se completa el Dpto. de Informática con los 10 profesores que necesita en dependencia de la carga docente del CRD y el CPT.
Se crea el grupo de Estudios Pedagógicos con un mínimo de miembros (3) por la importancia que este tiene en la formación y desarrollo pedagógico del claustro del centro.
Los Dptos de Ingeniería Industrial y de Humanidades sólo tendrán (3) miembros fijos cada uno y el resto de los profesores necesarios serán a tiempo parcial mientras se mantengan las carreras que atienden.
Los profesores de la carrera de Veterinaria serán atendidos por los profesores del Dpto. de de Agronomía y el resto serán a tiempo parcial.
Por la importancia que tiene el establecimiento de las relaciones con el resto de las universidades del mundo y las posibilidades de intercambio y obtención de ingresos en divisa, se crea en la VRIP una plaza más de metodólogo para atender dicha actividad.

La adecuación de la estructura de la Universidad conlleva también una disminución en la categoría de personal de apoyo a la docencia los cuales están muy bien justificados para un mejor funcionamiento de la Universidad.

Conclusiones

Al analizar la estructura actual de la UIJ queda confirmado que la misma no responde a las exigencias actuales y al cumplimiento de los objetivos estratégicos.

La propuesta de nueva estructura responde al desempeño del pregrado, el post grado y facilite la incorporación del claustro de profesores del centro en las tareas de impacto del territorio de forma tal que se logre la pertinencia de la universidad.