Integración de los sistemas de Gestión Empresarial certificables

Empresarial certificables

2. Sistemas de Gestión
3. Sistema de Gestión de la Calidad
4. Sistema de Gestión Seguridad Laboral
5. Sistema de Gestión Medioambiental
6. Puntos de coincidencia de la ISO 14001 y ISO 9001
7. Sistema de Reconocimiento Ambiental

Sistemas de Gestión

Actualmente se extiende la gestión a todas las actividades que puedan repercutir y repercutan en los resultados de una empresa y/o una organización. En mercados competitivos se entiende como prioritario controlar e implantar sistemas de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad Laboral y Salud Ocupacional.

Conforme las empresas van definiendo e implantando Sistemas de Gestión certificables se hace más evidente la necesidad de racionalizar los esfuerzos, costes y recursos destinados a los mismos. Sobre todo cuando las normas de referencia en las que se basan, comparten requisitos en un porcentaje importante, y la metodología de gestión es al cien por cien idéntica.

Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos, costes y esfuerzos vendrá por la integración común de todos aquellos conceptos cuya gestión tienen aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al máximo la gestión de todos los Sistemas.

Los principales sistemas de gestión certificables que se valoran actualmente son los siguientes:

Sistema de Gestión de la Calidad

Calidad se podría definir como el conjunto de características de un producto o servicio que tiene la habilidad de satisfacer las necesidades y expectativas del Cliente y partes interesadas (Ejemplo: empleados, suministradores, propietarios, sociedad, etc.).

Como consecuencia de lo comentado anteriormente los fabricantes comienzan a contemplar la calidad como una serie de procesos donde mas vale prevenir que lamentar un mal producto o servicio. De estas reflexiones surge la idea de que la calidad se fabrica y que hace falta implantar un sistema de calidad para asegurar esta. El sistema de gestión resume estos conceptos:

• Implicar a todas las estructuras de la organización en el cumplimiento de los deseos del Cliente.
• Sistema de calidad es el conjunto de actividades y funciones encaminadas a conseguir la Calidad.
• En la actualidad las norma mas aplicadas en las empresas con relación a como implantar un sistema de calidad son las normas ISO-9000. Cuya estructura básica a partir de la revisión del 2000 es la siguiente:
• • Responsabilidad de la dirección.
  • Gestión de recursos.
  • Gestión procesos.
  • Medición, análisis y mejora.

Sistema de Gestión Seguridad Laboral

Las organizaciones que deseen alcanzar criterios de excelencia en materia de seguridad y salud deben estructurarse y funcionar de manera que puedan poner en práctica, de forma efectiva, sus políticas de seguridad y salud. Deben ayudarse mediante la creación de una cultura positiva que asegure:

• Una participación y un compromiso a todos los niveles.
• Una comunicación eficaz que motive a los trabajadores a desarrollar su función con seguridad.
• Una promoción de aptitudes que permitan a todos los trabajadores hacer una contribución responsable al esfuerzo necesario en materia de seguridad y salud.
• Un liderazgo visible y activo de la dirección para desarrollar y mantener el apoyo a una cultura de gestión que sea el denominador común compartido por todos los componentes de la organización.

Un Sistema de Gestión Seguridad Laboral para que sea eficaz, debe diseñarse para satisfacer las necesidades de la organización en materia de seguridad y salud, mejorar la cuenta de resultados y proteger los intereses de la organización, cumpliendo como mínimo con la legislación vigente y adoptando un compromiso de mejora continua de la acción preventiva.

• La prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el conjunto de actividades y decisiones, tanto en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que este se preste, como en la línea jerárquica de la empresa, incluidos todos los niveles de la misma.
• La integración de la prevención en todos los niveles jerárquicos de la empresa implica la atribución a todos ellos y la asunción por éstos de la obligación de incluir la prevención de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen, y en todas las decisiones que adopten.
• El establecimiento de una acción de prevención de riesgos integrada en la empresa supone la implantación de un plan de prevención de riesgos que incluya la estructura organizativa, la definición de funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos, los recursos necesarios para llevar a cabo dicha acción.

El especialista debe velar por las exigencias de documentación: Evaluación de Riesgos, Planificación Preventiva, Medidas de Protección y Prevención, Resultados de los Controles Periódicos de las Condiciones de Trabajo, Prácticas de los Controles de estado de Salud de los Trabajadores, Relación de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, etc.

Algunos de los registros de la seguridad laboral son los siguientes:

• de accidentes y enfermedades profesionales.
• de exámenes médicos y psicológicos.
• historia de salud ocupacional (historia clínica).
• puesto de trabajo.
• de laboratorio de medicina ambiental.
• entrenamientos.
• equipos de seguridad y salud ocupacional.
• auditorías y revisión del sistema.

Autores definen cinco conceptos fundamentales de la actividad de seguridad laboral:

• Seguridad industrial.
• Higiene industrial.
• Salud ocupacional.
• Ergonomía.
• Control de pérdidas.

La Seguridad industrial se asocia a la prevención de accidentes y se identifica con un ingeniero industrial, minero, etc. de acuerdo a los riesgos y sector de la empresa. La Higiene Industrial se asocia a las enfermedades profesionales y a las técnicas de reconocimiento, evaluación y control de contaminantes. Y la Salud Ocupacional se asocia a la promoción de salud en el trabajo y se identifica con un medico o equipo medico.

Lo anterior argumenta que en Cuba (y en la industria del níquel) la actividad se le ha denominado comúnmente Seguridad Industrial e Higiene del Trabajo. El termino de Salud Ocupacional se ha adicionado en los últimos años, con el auge de las especialidades medicas en el país. Actualmente se promueve el termino Seguridad Laboral, Salud Ocupacional y Medio Ambiente con la incorporación de esta ultima en un proceso de unificación (más que integración).

La seguridad ha ido evolucionando a través del tiempo conforme se le ha ido dando importancia en las entidades y ha originado cambios de tipo tecnológico, legal y ético. En las empresas podemos ubicar estos cambios en los siguientes estadios:

• Compensatorio. Cuando la empresa tiene por política la compensación en caso de accidentes, generalmente no tiene departamentos de seguridad y los aspectos generales de seguridad generalmente son asumido por Recursos Humanos.
• Departamentalista. En la empresa existe un departamentos de seguridad. La dirección y las otras actividades de la empresa erróneamente consideran al departamentos de seguridad como "responsable" de la seguridad de la empresa.
• Dueño del proceso. Es el estadio superior. El jefe de seguridad tiene como función coordinar el sistema de seguridad y realizar las auditorías en las distintas áreas. Los jefes inmediatos y superiores son los responsables de la seguridad a su instancia, la seguridad es responsabilidad del dueño del proceso.

Sistema de Gestión Medioambiental

Algunos autores delinean la administración del Medio Ambiente en cinco estadios:

• Beginner. Considera innecesario implementar una administración ambiental.
• Bombero. La empresa busca un cumplimiento mínimo, por tanto la exposición al riesgo es mínima, los recursos a emplear solo según se requiera y el desempeño se enmarca a la solución a los problemas que se presenten.
• Ciudadano interesado. Existe un interés por el medio ambiente, hay conciencia ambiental pero no la suficiente para ser proactivo, no llega ser prioridad de la empresa.
• Pragmático. La empresa comienza a considerar el medio ambiente dentro de sus prioridades. La protección es comprensiva, la gestión es significativa y se trabaja para minimizar los impactos ambientales. En esta etapa las empresas comienzan a involucrarse con Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14000).
• Proactiva. El medio ambiente es uno de los valores de la organización, es decir, la empresa en su conjunto ha interiorizado el factor ambiental hasta hacerlo una forma de trabajo con un carácter netamente preventivo.

¿Por qué gestión ambiental?

Las empresas modernas operan en mercados globales en los cuales cada vez más la población incrementa su interés en aspectos sociales, tales como el medio ambiente y su protección. La credibilidad ambiental es un importante factor de la competitividad tanto nacional como internacionalmente.

¿Por qué las ISO 14000?

Está demostrado que el cumplimiento de los requisitos de la ISO 14000 ayuda a las organizaciones a satisfacer las necesidades de una amplia gama de partes interesadas, incluyendo las de la sociedad, previniendo y controlando sus impactos ambientales.

Esta norma comparte principios del sistema de gestión comunes con la serie de normas ISO 9000 relativas a los sistemas de la calidad. Las organizaciones pueden elegir el uso de un sistema de gestión ya existente, compatible con la serie ISO 9000 como base para su SGA.

Esta Norma especifica los requisitos para un Sistema de Gestión Ambiental (SGA), para permitir a una organización formular su política y sus objetivos, teniendo en cuenta los requisitos legales y la información relativa a los impactos ambientales significativos. Se aplica a aquellos aspectos ambientales que la organización puede controlar y sobre los que puede esperarse que tenga influencia.

El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones, especialmente de la alta dirección. Un sistema de este tipo capacita a una organización para establecer y evaluar la efectividad de los procedimientos para implantar la política y los objetivos medioambientales formulados, conseguir conformidad con ellos y demostrar tal conformidad a terceros.

La norma ISO 14000 se aplica a cualquier organización que desee:

• Implantar, mantener al día y mejorar un sistema de gestión medioambiental.
• Asegurarse de su conformidad con su política medioambiental declarada.
• Demostrar a terceros tal conformidad.
• Procurar la certificación/registro de su sistema de gestión medioambiental por una organización externa.
• Llevar a cabo una autoevaluación y una autodeclaración de conformidad con esta Norma Internacional.

El sistema de gestión establece un proceso estructurado para el logro del mejoramiento continuo, cuya proporción y alcance es determinado por la empresa a la luz de circunstancias económicas y de otro tipo, es decir, es un proceso cíclico de planificación, implantación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar su actividad garantizando el cumplimiento de sus objetivos ambientales. Aunque se espera alguna mejoría en el desempeño ambiental, debida a la adopción de un enfoque sistemático, deberá entenderse que el sistema de gestión ambiental es una herramienta que permite que la empresa alcance y controle sistemáticamente el nivel de desempeño ambiental que se fija para sí misma. La implantación y la operación del sistema de gestión ambiental no resultará, por sí misma, una reducción inmediata de los impactos ambientales adversos.

Esto ultimo quiere decir que la adopción de la norma ISO 14000 no garantiza por si misma resultados ambientales óptimos. La norma no establece, criterios específicos de desempeño ambiental (El Reconocimiento Ambiental es un criterio de desempeño ambiental).

Un SGA proporciona orden y coherencia a los esfuerzos de una empresa por considerar las preocupaciones ambientales, mediante la asignación de recursos, la asignación de responsabilidades, y la evaluación continua de prácticas, procedimientos y procesos.

La mayoría de los sistemas de gestión ambiental están construidos bajo el modelo: "Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar", lo que permite la mejora continua basada en:

• Planificar, incluyendo los aspectos ambientales y estableciendo los objetivos y las metas a conseguir,
• Hacer, implementando la formación y los controles operacionales necesarios,
• Comprobar, obteniendo los resultados del seguimiento y corrigiendo las desviaciones observadas
• Actuar, revisando el progreso obtenido y efectuando los cambios necesarios para la mejora del sistema.

Una parte importante en diseño de un SGA es la elaboración de los procedimientos reglamentarios por la ISO 14001, los cuales son los siguientes:

• Aspectos ambientales. Para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios que pueda controlar y sobre los que se pueda esperar que tenga influencia, para determinar aquellos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente, (Punto 4.3.1 de la norma).
• Requisitos legales. Para identificar y tener acceso a los requisitos legales y de otro tipo que la organización suscriba, que sean aplicables a los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios, (Punto 4.3.2 de la norma).
• Capacitación. Para hacer que sus empleados, en cada nivel o función pertinentes, tomen conciencia y competencia, (Punto 4.4.2 de la norma).
• Comunicación. Para la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización; recibir, documentar y responder a la comunicación pertinente de las partes interesadas externas, (Punto 4.4.3 de la norma).
• Control de documentos. Para controlar todos los documentos requeridos por la norma Punto 4.4.5 de la norma).
• Control operacional, Para identificar aquellas operaciones y actividades que estén asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política, objetivos y metas, (Punto 4.4.6 de la norma).
• Preparación y respuesta ante emergencias. Para identificar su potencial para enfrentar y responder ante accidentes y situaciones de emergencia, y para prevenir y mitigar los impactos ambientales que puedan estar asociados con ellos, (Punto 4.4.7 de la norma).
• Monitoreo y medición. Para medir y monitorear en forma periódica, las características claves de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente, (Punto 4.5.1 de la norma).
• No conformidades, acciones correctivas y preventivas. Para definir la responsabilidad y la autoridad en el manejo y la investigación de las no conformidades, (Punto 4.5.2 de la norma).
• Registros. Para la identificación, el mantenimiento y la disposición de los registros ambientales, (Punto 4.5.3 de la norma).
• Auditorías del sistema de gestión ambiental para realizar auditorías periódicas del sistema de gestión ambiental, (Punto 4.5.4 de la norma).

Otros documentos necesarios que deben ser documentados son:

• Política ambiental, (Punto 4.2 de la norma).
• Objetivos y metas, (Punto 4.3.3 de la norma).
• Estructura y responsabilidad, ( Punto 4.4.1 de la norma).
• Revisión por la dirección, (Punto 4.6 de la norma).

Dentro del sistema los registros ambientales pueden incluir:

• información sobre leyes ambientales u otros requisitos aplicables;
• registros de quejas ;
• registros de capacitación;
• información sobre procesos;
• información sobre productos;
• registros de inspección, mantenimiento y calibración;
• información pertinente sobre contratistas y proveedores;
• informes sobre incidentes;
• información sobre medidas de preparación y respuestas ante emergencias;
• información sobre aspectos ambientales significativos;
• resultados de auditorias;
• revisiones por la dirección.

Puntos de coincidencia de la ISO 14001 y ISO 9001.

Procedimientos reglamentados

Otros documentos documentados reglamentados

Registros reglamentados

de los sistemas de gestión

Integración es el proceso a través del cual la organización aprende a introducir criterios y especificaciones en sus sistemas de modo que satisfagan a todos sus Clientes (internos, externos, institucionales, partes interesadas, etc.) de forma simultánea, ahorrando costes y esfuerzos, con un espíritu innovador, autocrático y comprometido con la mejora continua mediante una gestión eficaz y eficiente de todos los recursos existentes. El modelo de gestión integrado debe presentar una visión que globaliza y orientada al Cliente según postulados de Calidad Total y a ser posible según principios basados en modelos de excelencia empresarial.

No podemos hablar realmente de un Sistema de Gestión Integrado hasta que no se consiga sistematizar todos los procesos claves y relevantes que intervienen en la empresa.

Todos los sistemas de gestión tienen requisitos que inciden en la planificación de los mismos.

• Todos los sistemas indican la necesidad de implantar procedimientos que aseguren una correcta gestión de los mismos.
• Todos los sistemas establecen que las empresas están obligadas a establecer revisiones periódicas de los sistemas con el objetivo de verificar el grado de eficacia, de adecuación a las normas de referencia, el grado de cumplimiento de los mismos, así como la ratificación o modificación de las políticas establecidas.
• Todos los sistemas establecen que las empresas u organizaciones tienen que establecer objetivos que garanticen la mejora continua de los sistemas de gestión establecidos.
• Cualquier estrategia de implantación que tenga como objetivo la integración de los sistemas deberá tener en cuenta su relación con los procesos claves y relevantes que cruzan horizontalmente y verticalmente toda organización.
• Los Sistemas deben estar supeditados a los procesos de gestión relacionados y servir de herramientas estructuradas para la gestión de los mismos. Ejemplo: Sistema Calidad ISO 9001 deberá estar relacionado con el proceso de Gestión de Calidad o del proceso de Sistematización y Mejora.
• Los tres sistemas establecen una metodología común basada en los principios de la calidad total y en el ciclo PDCA ("Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar").

Lo anterior apoya el porque estos tres sistemas (los relacionados anteriormente) son integrables y la significación que tiene esta integración en nuestro trabajo. Las actividades de Seguridad Laboral, Salud Ocupacional y Medio Ambiente son integrable estructuralmente y jerárquicamente al tener objetivos y métodos de trabajo muy similares, no así, Calidad. Este ultimo debe tener otra subordinación. Pero como sistemas todos son integrables.

Sistema de Reconocimiento Ambiental

Objetivos del Sistema Nacional de Reconocimiento Ambiental:

a) incentivar la mejora continua del desempeño productivo y ambiental de las entidades involucradas y de esta manera contribuir a la solución de los principales problemas ambientales del país;

b) favorecer el cumplimiento de los objetivos económico – sociales de la entidad sobre bases sustentables;

c) contribuir a mejorar la imagen de la entidad y de los productos o servicios que comercializa;

d) promover el cumplimiento de la legislación ambiental y las normas técnicas vigentes como requisito básico para alcanzar metas superiores; y

e) facilitar la participación de todos aquellos que deseen lograr mejoras sustanciales en la conservación del medio ambiente.

El Sistema de Reconocimiento Ambiental esta abalado por la Resolución No. 27/2000 del CITMA.

Particularidades del Sistema de Reconocimiento Ambiental Nacional para los sectores turístico, de servicios y científico:

1. Primera fase. Otorgamiento del Documento Acreditativo de Aspirante a Servicio, Turismo o Centro Responsable con el Medio Ambiente firmado por la Presidenta de la Agencia de Medio Ambiente.
2. Segunda fase. Sello de Servicio, Turismo o Centro Responsable con el Medio Ambiente, firmado por el ministro del CITMA.

Como requisito previo al otorgamiento de alguno de los reconocimientos ambientales que se establecen, se exigirá a los interesados, establecer sus metas y objetivos ambientales sobre la base de los siguientes criterios e indicadores generales:

Relativos al desempeño básico de la entidad:

1. tener cumplidos los planes de producción, financieros y técnico- económicos de la entidad; y
2. cumplir con la disciplina tecnológica establecida para el proceso.

Relativos al desempeño ambiental:

1. cumplir con las regulaciones ambientales y sanitarias vigentes en el país;
2. contar con un diagnóstico del desempeño ambiental de la entidad productiva o de servicios que incluya una caracterización de los residuales líquidos y sólidos y las emanaciones gaseosas, así como de otros desechos y subproductos que se originan en los procesos productivos;
3. tener definidas la política, metas y acciones diseñadas para mejorar el desempeño ambiental y mantener un sistema de monitoreo ambiental acorde con la gestión que realiza la entidad, incluyendo la previsión de los recursos financieros necesarios para la implementación de aquellas y la eliminación de los posibles impactos ambientales negativos que pueda generar;
4. contar con un programa de información, divulgación y concientización ambiental, que incluya la capacitación de los recursos humanos;
5. mostrar un uso eficiente del agua, la energía, materias primas y un adecuado aprovechamiento económico de los residuales;.
6. mostrar un adecuado trabajo en la Introducción de resultados científico-técnicos e innovación tecnológica, que conduzcan a una mejora del desempeño ambiental en la producción o los servicios;
7. contar con la Licencia Ambiental, en el caso de las inversiones realizadas después de 1995, y tener cumplidas las medidas dispuestas en la misma;
8. mantener adecuadas condiciones en el ambiente laboral y cumplir las medidas de protección a los trabajadores; y
9. tener aprobados planes de contingencias ante riesgos ambientales.

Se tendrá en cuenta además la existencia de una percepción positiva de la comunidad circundante y de las autoridades locales de gobierno sobre el desempeño ambiental de la entidad.

La obtención del Reconocimiento Ambiental, se rige por el procedimiento siguiente:

1. Solicitar por escrito a la Delegación Territorial del CITMA de Holguín, se le inicie el proceso de evaluación del cumplimiento de la legislación ambiental..
2. La Delegación Territorial del CITMA de Holguín, conformará el equipo de inspectores y de especialistas que comprobará el estado de cumplimiento de las normas y de la legislación ambiental vigente, emitiendo un dictamen al respecto.
3. En los casos de comprobarse que se cumple con la legislación vigente, se emitirá un Aval que así lo acredite firmado por el Delegado Territorial del CITMA en el territorio. De comprobarse que se incumplen normativas, en el dictamen elaborado por el equipo de inspectores y especialistas, se relacionarán claramente las violaciones detectadas y las medidas que se deben adoptar en cada caso y se fijará también el término mínimo que debe transcurrir para que la entidad pueda volver a solicitar el aval.
4. A partir de contar con el Aval relativo al cumplimiento de la legislación, la entidad deberá realizar un diagnóstico que posibilite elaborar el programa de acción y el cronograma para el alcance de objetivos superiores en su desempeño ambiental y a su vez crear las bases para el mejoramiento continuo de éste.
5. Realizado el diagnóstico, la entidad deberá presentar ante el CICA, por conducto de la Delegación Territorial correspondiente, su solicitud oficial acompañada del aval previamente obtenido, diagnóstico, programa de acción y el cronograma resultante del mismo.
6. El CICA revisará la documentación presentada por la entidad en la solicitud, en un término no mayor de 21 días hábiles a partir de la fecha de su recepción. De considerarse incompleta la información recibida o no resultar satisfactorios los compromisos establecidos, podrá solicitar a la entidad la documentación que aún requiera, deteniéndose el proceso hasta la presentación de la información solicitada o el cumplimiento de los requisitos exigidos.
7. Concluida la revisión satisfactoria de la solicitud, el CICA comunicará su conformidad con los objetivos y el plan trazados para alcanzar el reconocimiento ambiental y se establecerá inmediatamente el acta oficial de compromiso procediendo a otorgarse el Documento Acreditativo de la condición de Aspirante y fijándose en esa ocasión los criterios específicos que adicionalmente se requieran para el otorgamiento del Sello que acredita el Reconocimiento definitivo por parte de quien suscribe.
8. Una vez cumplidos los criterios que adicionalmente se establezcan para el otorgamiento del sello, la entidad interesada presentará al CICA un informe técnico sobre el cumplimiento del programa de acción, además de una valoración cualitativa y cuantitativa de los resultados que se van alcanzando, avalada por la Organización Sindical de la entidad.
9. El CICA dispondrá, para el proceso de verificación y elaboración del dictamen definitivo, de un plazo no mayor de 60 días hábiles contados a partir de presentada la información, a partir del cual dictaminará lo que corresponda.
10. Excepcionalmente, en el caso que alguna entidad considere que cumple todos los criterios generales y específicos establecidos para optar por el reconocimiento y el sello ambiental, podrá, mediante un solo trámite, presentar su solicitud y sus resultados para ser evaluados por el CICA, el cual en un término no mayor de 90 días hábiles a partir de su presentación, examinará toda la documentación y se pronunciará en caso de admitirse la propuesta, el reconocimiento podrá ser otorgado sin haber ostentado previamente la condición de Aspirante.
11. La vigencia del reconocimiento será de tres años y se validará nuevamente, siguiendo el mismo procedimiento antes descrito, siempre y cuando se mantengan o mejoren las condiciones bajo las cuales se otorgó. De no solicitarse la reevaluación, el reconocimiento perdería su validez automáticamente.
12. Las entidades reconocidas como aspirante a cualquiera de las categorías, dispondrán de dos años como máximo para la evaluación conducente a la opción del sello. En el caso de no solicitar dicha evaluación o no alcanzar el cumplimiento de los requisitos para obtenerlo se le retirará dicha condición o se podrá evaluar la posibilidad de mantenerle la misma por dos años más. De retirársela esta condición, para optar nuevamente por un reconocimiento, la entidad deberá reiniciar el procedimiento, después de transcurrido como mínimo un año de la pérdida del mismo.

Ing. Lázaro Lago Pérez

Especialista en Proyectos.