Pronósticos de estados financieros

Introducción

No obstante, es necesario predecir las actividades financieras en que va a incurrir la empresa, con la finalidad de planificar tomas de decisiones de inversión y financiamiento a corto y largo plazo. Es necesario entonces realizar estados financieros proyectados o pro formas.

Si la empresa se encuentra en un país bajo régimen inflacionario, es necesario ajustar sus cuentas y estados financieros a la inflación para evitar errores a la hora de la toma de decisiones.

Tanto los estados financieros proyectados, como los ajustados por inflación se desarrollan en la última parte del trabajo. En el presente trabajo se incluyen también ejemplos explicativos de los análisis financieros y los estados financieros proyectados y ajustados por inflación, para el mejor entendimiento de los puntos tratados en este trabajo.

El pronóstico de estados financieros

El análisis de la información financiera, antes de que ocurra, requiere la elaboración de los estados financieros por adelantado, basados en una serie de supuestos de lo que acontecerá en los próximos meses o años. Para ello, se requiere la elaboración de los estados financieros proyectados o pro forma, que representan la situación financiera y los resultados de la empresa si se llevan a cabo las políticas y ocurren los supuestos implicados en su elaboración. El análisis de estos estados financieros proyectados permite no sólo establecer lo que puede esperarse de las decisiones de inversión, crédito y gerencia, sino además, como instrumento de planificación, determinar cuál de múltiples decisiones que pueden tomarse en cuanto a las actividades de la empresa, es la más conveniente, la que produce mejores resultados y la que deja a la empresa en la situación financiera más favorable.

El pronóstico de los estados financieros puede llevarse a cabo con diferentes grados de detalle, que dependen de las disponibilidades de información y del uso final que se le vaya a dar; por ejemplo, en el caso del analista externo, que sólo cuenta con información financiera del dominio público, el pronóstico de los estados financieros será una simple transformación de los estados financieros históricos, modificando sus tendencias al incorporar cualquier información que tenga sobre el entorno económico y comercial, así como sobre los planes de desarrollo y cambios anticipados en la empresa. En este caso, el objetivo del pronóstico suele determinar en forma preliminar la conveniencia de otorgar un crédito o de invertir en la empresa; si se trata de montos significativos de dinero, se debería ampliar la base de información disponible y recurrir a la metodología empleada por el analista interno.

Cuando se trata de pronósticos de origen interno, para ser empleados como instrumento en la toma de decisiones y planificación por parte de la gerencia o para decisiones de inversión o crédito en montos significativos, el pronóstico suele ser mucho más detallado, con base en estudios detallados de las fuentes de generación de ingresos, planes de ventas, de producción, de inversiones y con los presupuestos detallados de gastos administrativos y de apoyo a las ventas, todo esto en función de la situación económica del país y la industria en que opera la empresa. La figura 1 muestra el proceso de elaboración de los estados financieros proyectados, desde el punto de vista del analista interno.

Se puede observar cómo la información macroeconómica se combina con los objetivos de la empresa para producir los planes de desarrollo a corto y largo plazos, los cuales dan lugar a la elaboración de presupuestos funcionales detallados y del presupuesto de efectivo que no sólo sirve como instrumento de administración de la tesorería de la empresa, sino que además forma la base para la elaboración detallada de los estados financieros proyectados. Hay que desatacar cómo estos estados financieros pueden analizarse para determinar si se cumplen los objetivos de la empresa, en el caso de utilizarlos como instrumento de planificación, o si concuerdan con las expectativas del inversionista o acreedor en el caso de emplearlos en decisiones de inversión o crédito.

Figura 1. Proceso de planificación financiera

El presupuesto de efectivo

El Presupuesto de efectivo es la figura central del proceso de planificación a corto plazo y un instrumento indispensable en la administración de la liquidez de la empresa, y constituye el nexo entre los planes de la gerencia, representados por los presupuestos funcionales y operativos (ventas, producción, inversiones, administración) y los estados financieros proyectados, en los que se analiza la factibilidad de estos planes de desarrollo de la empresa.

La elaboración del Presupuesto de efectivo comienza, en general, con la predicción de las variables macroeconómicas y su efecto sobre la situación de la industria en la cual opera la empresa y sobre las actividades de la empresa en particular. Con esta información y con los objetivos financieros y estratégicos de la gerencia, se procede a elaborar un plan de operaciones a largo plazo, generalmente de cinco años. Ello permite elaborar un presupuesto de ventas, en el que se estiman las ventas por producto y por región a lo largo del tiempo. Para cumplir con este pronóstico de ventas, se elabora un presupuesto o plan de producción y de compras, en el que se determina cuándo y cómo se efectuará la producción para satisfacer la demanda estimada. Con el esquema de producción se puede determinar si la capacidad instalada es suficiente para satisfacer la demanda y, en caso de no serlo, proceder a elaborar el presupuesto de nuevas inversiones en Activos fijos para tener la capacidad necesaria, tanto a corto como a largo plazos, o determinar las necesidades de arrendamiento de maquinaria, equipos, edificaciones, etc.; en este presupuesto de inversiones, también se considerará la renovación o reemplazo de las instalaciones existentes. De manera simultánea, se determina o establece cuándo y cuánto se gastará en labores de administración de la empresa y en la ejecución de las ventas, así como se toman las decisiones de inversiones en investigación de nuevos productos y otros gastos de carácter discrecional. De este modo se tienen esquematizados, a lo largo del tiempo, las posibles entradas y salidas de efectivo que permitirán determinar un programa detallado de los flujos de efectivo.

El pronóstico de ventas constituye el punto de partida y la clave de la elaboración de este presupuesto. En general, se elabora mediante la combinación de los pronósticos del personal que directamente participa en el mercadeo de los productos o servicios y aquellos de las oficinas de planificación. Los primeros conocen el mercado en todos sus detalles y pueden elaborar, con base en su experiencia o en modelos cuantitativos, un pronóstico de ventas por producto y por región para luego agregarlos y refinarlos a nivel de gerente de mercadeo, tratando de eliminar los posibles prejuicios de los vendedores o de los gerentes de marca, que suelen estar sesgados, ya sea en forma optimista o pesimista, según el caso. Estos pronósticos generalmente consideran las peculiaridades del mercado y tienen en cuenta los cambios percibidos en la actitud del consumidor por medio de la experiencia y el contacto directo; sin embargo, lamentable mente suelen ignorar los efectos de las variables macroeconómicas que afectan a la industria y las decisiones que puede tomar la gerencia general que afecten las ventas. De tal manera, para obtener una buena predicción es conveniente combinar estos pronósticos con los de la oficina de planificación que sí tienen en cuenta dichas variables, pero suelen ignorar las peculiaridades del mercado. Muchas veces, todo el proceso se combina con modelos cuantitativos o econométricos del mercado y la economía.

Tal pronóstico de ventas determinará la gran parte de las entradas de efectivo. Con estas proyecciones se elaborará el plan de producción, se detallará cuándo y cuánto se producirá, y se determinarán las necesidades de mano de obra, materia prima, servicios, etc. Este plan de producción puede variar desde estar en perfecta sincronización con las ventas hasta ser constante al nivel proyectado de las ventas esperadas. En el primer caso, casi no se tiene inventario, pero sí gran variabilidad en el consumo de las recursos, ya que se producen productos inmediatamente antes de venderlos; este esquema quizá no sea factible o antieconómico cuando se tiene un personal inamovible con pocas posibilidades de des pido y reenganche. En el segundo caso, el volumen de producción es constante y la fluctuación en las ventas se absorbe con el inventario. Estos dos esquemas de producción darán lugar a necesidades de efectivo y de inversiones en espacio de almacenaje muy diferentes; el tipo de plan de producción que se escoja tendrá un profundo efecto en los flujos de efectivo y, por ende, es importante considerarlo al elaborar el Presupuesto de efectivo.

La información obtenida sobre las ventas estimadas determina la mayor parte de los ingresos, en tanto que el presupuesto de producción (o de compras en el caso de una empresa de comercialización) determina las salidas de efectivo; sin embargo, existen otros movimientos de efectivo que en algunos casos pueden ser de importancia. Así, la empresa deberá detallar los desembolsos como consecuencia de las nuevas inversiones en planta y equipo, resultado de los niveles de producción estimados; aun que tales desembolsos están a la discreción de la gerencia, en el sentido de efectuarse a su conveniencia, sólo pueden posponerse por lapsos relativamente cortos. En forma análoga, deberá prepararse el esquema de desembolsos de inversiones y gastos en proyectos de investigación, desarrollo y expansión, en caso de haberlos.

Otros componentes importantes de ingresos y egresos son las actividades financieras de la empresa, como las emisiones de acciones y bonos, la deuda bancaria a corto y largo plazos y el pago de dividendos, entre otras; en el Presupuesto de efectivo, aunque sea elaborado a corto plazo, se deben considerar aquellas decisiones del largo plazo que se llevan a cabo dentro del periodo en estudio.

Otro componente importante en la determinación del presupuesto de efectivo son los gastos de administración y ventas. Estos egresos incluyen desembolsos comprometidos o contractuales (como la nómina de personal), pero incluyen además desembolsos discrecionales (como gastos de propaganda, bonos a directivos e inversiones en equipo e instalaciones administrativas, entre otros). En esta categoría se incluirían, además, los pagos por concepto de impuesto sobre la renta, ya sea los incurridos en periodos anteriores o los estimados sobre el periodo en estudio que deben pagarse a medida que se incurren.

El Presupuesto de efectivo recopila las proyecciones de entradas y salidas de efectivo representadas en los presupuestos funcionales que, además de servir de base para la elaboración de los estados financieros proyectados, tiene como objeto determinar las necesidades o excedentes temporales de efectivo en el transcurso de las operaciones, a fin de establecer y planificar con anticipación ya sea las necesidades de financiamiento a corto y mediano plazos, o prepararse para la inversión de los excedentes en instrumentos negociables de relativa liquidez. Permite determinar los momentos en el tiempo, los montos y la duración de las necesidades o excedentes de efectivo, con lo cual contribuye a administrar en forma eficiente el financiamiento y la liquidez de la empresa, mediante la planificación de la tesorería.

El lapso para el cual se prepara el Presupuesto de efectivo depende de factores tanto propios de la empresa como otros fuera de su alcance. En particular, el tamaño, los recursos administrativos y financieros, las relaciones con el mercado financiero y de capitales y la complejidad del proceso productivo, son algunos de los factores que determinan el lapso y la frecuencia con que se prepara el Presupuesto de efectivo. Entre los factores externos se pueden mencionar la predictibilidad de las entradas y salidas de efectivo, el costo del financiamiento, el costo de oportunidad del dinero ocioso, y los requerimientos de las instituciones financieras y accionistas de la empresa.

Las empresas que poseen mejores técnicas administrativas y con mayor variabilidad en los flujos de efectivo prepararán los presupuestos para lapsos anuales, con una frecuencia que puede llegar hasta diaria para los meses siguientes a la elaboración del presupuesto. Lo más común es encontrar presupuestos mensuales por un periodo de seis meses, pero llegan a hallarse presupuestos diarios para una semana, particularmente en países donde el costo del dinero es elevado. Los factores determinantes del lapso y frecuencia son en este orden: recursos administrativos y financieros, predictibilidad de los flujos, y costo del financiamiento a corto plazo. Las razones de la influencia, del primero y último factores, son obvias; no obstante, suele pensarse que cuanto menos predecibles sean los flujos de caja, menores serán la necesidad, el lapso y la frecuencia de la elaboración del presupuesto de efectivo, cuando en realidad debe suceder lo contrario. En la medida en que las discrepancias entre las entradas y salidas de efectivo sean menos anticipables, mayor será la necesidad de determinar su potencial magnitud, para preparar las posibles rutas de acción y proteger la liquidez de la empresa.

Se puede alegar que ante las incertidumbres que enfrenta la empresa, lo ideal es mantener un saldo de efectivo elevado que permita hacer frente a las eventualidades. No hace falta mucho para convencerse de lo caro que esta estrategia de protección puede costar a la empresa, en términos del financiamiento requerido para mantener esos saldos, sobre todo en los últimos años de inflación acelerada y altas tasas de interés. Adicionalmente, en esta época de escasez de fondos, a cualquier precio, ésta puede ser una estrategia no factible y la empresa se verá forzada a mantener saldos protectivos que tal vez lleguen a ser inferiores a los deseables. En estas condiciones, precisamente es más necesario el presupuesto de efectivo para la planificación y administración de la liquidez.

Ejemplo de preparación

Para ilustrar el proceso de elaboración y entender los potenciales del Presupuesto de efectivo como instrumento gerencial, a continuación se muestra un ejemplo, relativamente simplificado, pero lo suficientemente realista para que presente las complejidades, la metodología y las ideas básicas de los casos reales. En dicho ejemplo se supondrá que se trata de una parte integral de la planificación de la tesorería a corto plazo (como en la planificación de una pequeña o mediana empresa), comenzando con los presupuestos funcionales y operativos. El presupuesto se elaborará mensualmente para un periodo de seis meses, a partir de enero.

El presupuesto de ingresos (ventas): las ventas obtenidas en los cuatro meses pasados y las proyectadas para los siguientes ocho meses se muestran en la tabla 1. Se anticipa que los precios aumentarán ligeramente durante el periodo, con los valores que se incluyen también en la tabla 1.

Tabla 1. Ventas Reales y ventas proyectadas

Adicionalmente por las condiciones de crédito de la empresa y la experiencia obtenida en los últimos años con los clientes, se estima que el 20% de las ventas serán al contado con el resto a crédito. Éstas se cobrarán en un 40% en el mes siguiente, 50% dentro de dos meses y el 10% restante dentro de tres meses (se supone que no se presentan incobrables).

El presupuesto de producción: la producción se efectúa en el mes anterior a la venta, adquiriendo la materia prima y poniéndola en el proceso productivo durante ese mes anterior a la venta; no obstante, se compra a crédito y se cancela en el mes de la venta del producto elaborado con esa materia prima. Cada unidad de producto terminado requiere $0.30 de materia prima. Los salarios son relativamente fijos, ya que no se puede despedir a los obreros; sin embargo, con el uso de algún sobretiempo se puede aumentar la producción cuando ésta exceda la capacidad en un turno de 80 000 unidades. La nómina básica es de $25 000 y el sobretiempo cuesta $500 por cada 1000 unidades adicionales de producción. Los salarios se pagan en el mes en que se incurren. Para la producción, también se usan servicios de gas, electricidad, agua y otros suministros de menor cuantía, que ascienden a $2 000 más $0.05 por unidad producida.

El presupuesto de inversiones: la compañía, en vista de una mejora percibida en la aceptación de sus productos, planea hacer una renovación y ampliación de algunos equipos, para lo cual invertirá $30 000 en abril y $30 000 en mayo.

El presupuesto de administración: los gastos de administración se han presupuestado en $5 000 mensuales, y los gastos de propaganda y ventas se estiman en un 10% de los ingresos por ventas del mes, pagaderos en el mes en que incurren. La compañía debe, además, cancelar los dividendos que se decretarán en enero pagaderos en marzo, por un monto estimado de $20 000. La empresa hace, además, dos pagos de impuestos trimestrales, en marzo y junio, estimados en $5 000 cada uno. Sobre los financiamientos ya otorgados, se pagan intereses semestrales, que vencen en junio, por $20 000.

Con esta información correspondiente a los cuatro principales presupuestos funcionales, se pueden elaborar los esquemas de entradas y salidas de efectivo para los próximos seis meses.

Las entradas de efectivo

Las entradas de efectivo por concepto de ventas se muestran en la tabla 2, en la que se separan las ventas al contado de las hechas a crédito, a fin de separar estas últimas en sus componentes de cobro y colocar los respectivos montos en d preciso mes en que se hacen efectivos.

Hay que hacer notar cómo en enero, con ventas estimadas de $55 000, se cobran en el mismo mes $11 000, o sea el 20%. El 80% restante, es decir $44 000, se cobran a lo largo de los tres meses siguientes, con $17 600 cobrados en febrero (40%), $22 000 en marzo (50%) y $4 400 en abril (10%).

Las entradas de efectivo en enero se constituyen por las ventas en efectivo de ese mes y el cobro de las ventas a crédito efectuadas en meses anteriores, 10% de las ventas a crédito de octubre, 50% de las de noviembre y 40% de las de diciembre. Este defasaje entre ventas y cobro de las ventas produce las discrepancias entre el ingreso contable y las entradas de efectivo mencionadas en capítulos anteriores y que era una de las causas de la discrepancia entre el beneficio contable neto y la entrada neta de efectivo y entre los fondos provenientes de operaciones y el efectivo proveniente de operaciones. Estas discrepancias serán más pronunciadas cuanto mayores sean las fluctuaciones de las ventas cada mes y más largo sea el periodo de cobro y de producción de la empresa.

Tabla 2. Entrada de efectivo por ventas.

Mediante dicho procedimiento se pueden construir las entradas de efectivo de la tabla 2, observando cómo estas entradas tienen una variación mes a mes similar a la de las ventas, pero con un defasaje de un mes (en realidad, es entre uno y dos meses). Nótese que cuando las ventas comienzan a aumentar en febrero, las entradas de efectivo todavía disminuyen como consecuencia de la baja en ventas producidas meses antes. Las entradas de efectivo comienzan a incrementarse en marzo, como resultado del repunte en las ventas de febrero.

Los desembolsos de efectivo

Según los presupuestos funcionales y operativos, la empresa tendrá desembolsos por concepto del pago de materiales, mano de obra, servicios, gastos de administración y de ventas, inversiones, pago de dividendos y pago anticipado de impuestos estimados.

El esquema de desembolsos se presenta en la tabla 3, en la que la mayoría de los componentes se explican por sí solos, ya que son consecuencia directa de los presupuestos. Los rubros de pago de materiales y pago de sueldos requieren alguna explicación. Los materiales se compran en el mes de la producción, la cual se efectúa de acuerdo con las ventas estimadas en el mes siguiente; por ejemplo, las ventas de 50.000 unidades en enero son producidas en diciembre y se consumen materiales en ese mes por un valor de $15 000 ($0.30/unidad), los cuales se compraron en diciembre, pero se cancelarían en enero; de ahí que el pago por concepto de materiales en enero sea de $15 000.

En el concepto de sueldos, la nómina básica es la misma en todos los meses; el sobretiempo se paga a razón de $500 por cada 1 000 unidades en exceso de la producción de 80 000 unidades. Este nivel se excede sólo en abril y mayo, cuando se producen 90 000 y 100 000 unidades, respectivamente (para ser vendidas en mayo y junio). Dichos niveles producen 10 000 y 20 000 unidades en exceso de la capacidad en un turno, produciendo gastos de sobretiempo de $5 000 y $10 000, respectivamente, en abril y mayo.

Conclusión del presupuesto de efectivo

Las entradas y desembolsos mostrados en las tablas 2 y 3 se combinan en el Presupuesto de efectivo de la tabla 4, que representa el esquema a lo largo del tiempo de los excedentes o déficits de efectivo esperables en el transcurso de los seis meses siguientes.

Se puede observar cómo durante el primer mes hay un excedente de $16 900, pero durante los cuatro meses siguientes se presentan déficits, atribuibles fundamentalmente a los desembolsos, no recurrentes, por pago de Dividendos y nuevas inversiones y del defasaje entre ingresos de efectivo y gastos en efectivo, en virtud del esquema de producción de la empresa y de su experiencia en el cobro de las ventas.

El déficit acumulado sube continuamente y llega a alcanzar $64 190 en junio. Ante la magnitud de este déficit acumulado, cabe preguntarse si la empresa podrá continuar funcionando. Entonces, cabe recordar que éste es un presupuesto a corto plazo y que contiene el primer semestre de operaciones, que es precisamente el periodo en el cual las ventas se incrementan y, por ello, el defasaje entre desembolsos y entradas de efectivo es negativo para la empresa, además de ser el semestre en el que se presenta una serie de pagos no recurrentes. Cabe esperar que durante el segundo semestre se cobren los crecientes saldos de las ventas de los últimos tres meses, lo cual producirá un saldo favorable en el presupuesto de efectivo.

El Presupuesto de efectivo no puede utilizarse para emitir juicios en cuanto a la viabilidad prolongada de la empresa, pues para ello será necesario el análisis de los estados financieros proyectados, que se hará más adelante. Este Presupuesto de efectivo permite determinar el esquema de excedentes y déficits de efectivo para preparar la estrategia de financiamiento y de administración de la liquidez. No se pueden emitir juicios respecto a la rentabilidad de la empresa con base en esta técnica.

Tabla 3. Desembolsos de efectivo.

Tabla 4. Presupuesto de efectivo.

Los estados financieros proyectados (pro forma)

Los estados financieros proyectados presentan la información relativa a la situación financiera de la empresa en algún momento futuro, proyectada de acuerdo con un plan de actividades y una serie de supuestos necesarios para la elaboración de ese plan. En términos económicos, constituyen la expresión financiera de los resultados previstos si el plan se lleva a cabo. Como tal, son el instrumento para evaluar el cumplimiento de los objetivos y el impacto económico del plan de operaciones, antes de ponerlo en marcha. Indirectamente, los estados financieros proyectados permiten evaluar las necesidades de financiamiento para llevar a cabo ese plan y analizar la posibilidad de conseguir dicho financiamiento, determinando así la factibilidad del plan de desarrollo.

Como en el caso del presupuesto de efectivo, se podría elaborar una serie de diferentes estados financieros proyectados con base en diversos valores de los parámetros o supuestos y de las políticas de desarrollo (ventas, inversiones, investigaciones etc.), a fin de determinar un grupo de estados financieros que permitirían analizar la sensibilidad de la situación financiera a tales parámetros y políticas. Además, como los estados financieros proyectados son el reflejo económico de los planes de la empresa, pueden emplearse como instrumentos no sólo de evaluación del plan propuesto, sino también de selección de diferentes planes, es decir, escoger de entre una serie de estrategias de desarrollo aquellas que sean más convenientes a la empresa, a la luz de sus objetivos.

El analista interno: proyección detallada

Para ilustrar el proceso de elaboración de los estados financieros proyectados, se continuará con el ejemplo expuesto en la sección anterior en la elaboración del presupuesto de efectivo, o sea, desde el punto de vista del analista interno que dispone de información detallada sobre los planes de la empresa.

La tabla 5 muestra el Balance general al comienzo del periodo de pronóstico, que en el caso presente sería el correspondiente al 31 de diciembre.

Tabla 5. Balance general inicial

El Estado de rendimientos

La proyección de los estados financieros debe comenzar con el Estado de rendimientos, ya que antes de determinar el saldo de la cuenta de Ganancias retenidas o del Patrimonio en el Balance general, se debe obtener el pronóstico de las ganancias del periodo, resultado del Estado de rendimientos.

De la información del ejemplo anterior se sabe que las ventas del periodo enero-junio fueron de $508 500. La determinación del costo de bienes vendidos suele ser un poco más compleja como consecuencia del desfasaje que existe entre el consumo de las insumos del proceso productivo y el momento en que los bienes producidos con esos insumos son vendidos y se convierten en gasto. Para facilitar esta tarea, se ha diseñado la tabla 6, que muestra el detalle del presupuesto de producción; puede observarse que existe un mes de defasaje entre el momento en que los costos de materiales, de mano de obra y de servicios se convierten en gasto (la depreciación, como es constante, no es difícil determinarla). Al final de diciembre, los costos por esos conceptos se atribuyen a los bienes producidos durante ese mes, pero para ser vendidos en el mes siguiente; por consiguiente, forman parte del inventario y, al venderse en enero, pasan a ser gasto por concepto de bienes vendidos. Así, el gasto por concepto de materiales durante el semestre es el monto de los costos incurridos de diciembre a mayo, que coincide con los desembolsos de efectivo efectuados por ese concepto durante el semestre, al ser canalizados en el mes de la venta. Debe destacarse que esto es una coincidencia del ejemplo y que, en general, el monto de los desembolsos no coincide con el de gasto.

La tabla 7 recopila la determinación del costo de bienes vendidos en la proyección del Estado de rendimientos, que al incluir las cifras marcadas con un asterisco en la tabla 6, alcanza la suma de $364 500, lo cual produce un beneficio bruto de $144 000, sobre un ingreso por ventas de $508 500. Los gastos financieros sobre la deuda han sido cancelados y se incluyen en el presupuesto de efectivo; se supone que el monto cancelado constituye el gasto del periodo. Los gastas de administración y ventas son los efectivamente desembolsados y, según la tabla 3, ascienden a $80 850. El beneficio gravable asciende a $43 150, y si se supone una tasa impositiva del 30%, deja un Beneficio neto de $30 205.

Tabla 6. Presupuesto de producción.

Tabla 7. Estado de rendimiento proyectados para los meses de enero a junio.

El Balance general