Realidades y retos de la administración de justicia en Colombia a través de los medios electrónicos (página 2)

· UBICACIÓN DEL EXPEDIENTE: cuando se registra una actuación se debe ingresar la información de donde va a ser trasladado el expediente, esta información ha generado que el despacho tenga control sobre la ubicación física de los expedientes.

· GENERACIÓN DE FORMATOS Y PLANTILLAS: Es una herramienta que automatiza y estandariza documentos automáticos como carátulas, edictos, telegramas, etc., lo cual permite agilizar la generación de los mismos, sin necesidad que el funcionario y/o empleados tenga que realizar la búsqueda e incorporación manualmente de los datos básicos del expediente como son número de proceso, hoja de vida de los sujetos procesales e información de las actuaciones.

ADMINISTRACIÓN DE DEPÓSITOS JUDICIALES: Este módulo se integró al sistema JUSTICIA XXI en el año de 2002. El objeto del mismo es la administración de los depósitos judiciales, igualmente sistematiza los movimientos tales como constitución, ordenes, pago, conversión, fraccionamiento, prescripción, conciliación bancaria, reportes, informes etc. Funciona en estrecha relación con la información suministrada por el Banco Agrario, a través de medios electrónicos y físicos, la cual es alimentada por los despachos judiciales. El manejo, administración, regulación de los depósitos judiciales regidos por el sistema están establecidos en los acuerdos 1676 de 2002, 1857 de 2003 y 2621 de 2004, los que podrán bajar del web site de la Rama Judicial de Colombia3.

El sistema está dividido por diferentes herramientas las cuales relacionaré a continuación entre otras:

· Definiciones: Incluye la información necesaria y parametrizada para la jurisdicción donde se va a instalar como son actuaciones, formatos, ciudades, cárceles, hechos punibles, despachos, clasificación de los procesos, decisiones, etc.

· Radicación: Incorpora los datos básicos del proceso como son número único de radicación, ponente, clasificación del proceso, recurso, instancia, sujetos procesales.

· Registro de Actuaciones: Maneja las etapas que se han cumplido en el proceso y se pueden incluir o cambiar datos que tengan que ver con los sujetos procesales y sanciones.

· Reportes: Genera los reportes de ley como son notificaciones por estado, fijación en lista o otros reportes de control como el histórico de un proceso, registro de actuaciones en un periodo de tiempo determinado para control, listados de hechos punibles y los listados de relatoría.

· Estadísticas básicas: Genera datos como apoyo a los despachos judiciales y secretaria judiciales en la elaboración de las estadísticas para los despachos. Así mismo, dicha herramienta sirve como apoyo para el diligenciamiento de los formularios de estadísticas solicitados por la Unidad de Carrera Judicial y la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico.

· Títulos Judiciales: Maneja los títulos judiciales por cada proceso.

· Títulos por Sujeto: Maneja los títulos judiciales por sujeto.

· Consultas Dinámicas: Esta herramienta permite al usuario final construir y generar reportes básicos.

· Consulta Jurídica: Este módulo le permite consultar al interior del despacho y secretaria como al público, sobre el estado de los procesos por medio de pantallas de consulta dispuestas para tal fin.

· Consulta de procesos en Internet: a través de la página web de la Rama Judicial, los ciudadanos tienen acceso a la consulta de procesos a nivel nacional.

· Relatoría: En este módulo se incluyen las fichas de relatoría para ser consultadas por el personal de las Cortes o el público que es atendido en las relatorías.

· Intranet: Con este módulo se tiene acceso a la aplicación tipo WEB, para la consulta de jurisprudencia para cada una de las Altas Corporaciones y Tribunales.

· Auditoria: esté módulo se utiliza como control y seguimiento de las actividades que los diferentes funcionarios y empleados realizan sobre las bases de datos.

El programa fue desarrollado en respuesta de las necesidades y al vertiginoso avance de las nuevas tecnologías en todos los procesos de administrativos y operativo del Estado; el sistema judicial no podía quedar atrás por en el año 1996 se contrató el análisis, desarrollo, licenciamiento a perpetuidad, montaje y puesta en marcha, afinamiento del software aplicativo Justicia XXI, dicha aplicación fue entregada en el año de 1999. Se inicia su implantación a nivel nacional en el año 2000.

Mediante acuerdo 1591 de 2002, se establece el sistema de información de gestión de procesos y manejo documental (Justicia XXI)4.

El acuerdo en mención manifiesta que en ejecución del plan sectorial de desarrollo de la Rama Judicial 2003 – 2006, el sistema de información será implantado en los despachos judiciales, en el siguiente orden: los que tienen sede en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga y por especialidad, así:

a) Civil, Contencioso Administrativa y Disciplinaria. b) Laboral y Familia.

c) Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad, Penales Especializados del Circuito y Penales.

d) Promiscuos.

Los beneficios que se reciben y recibirán con su implementación tenemos entre otros:

· Conocimiento real de la demanda y de la carga en el aparato estatal de justicia.

· Optimización de las funciones judiciales al poder brindar recursos tecnológicos de punta a todos los funcionarios y empleados de la Rama Judicial.

· Información de los procesos judiciales a nivel nacional de manera consolidada, desagregada, veraz y oportuna, con una mayor cobertura en términos de número de usuarios y distribución geográfica, con una única versión de las aplicaciones a distribuir en los diferentes despachos.

disponibilidad de la información de manera oportuna.

Permite la generación de estadísticas sobre la base de datos de procesos y actuaciones judiciales.

· Se promueve y desarrolla el uso de tecnología de punta para apoyar el desarrollo profesional y técnico de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial.

· A través de la consulta en Internet, se permite optimizar el uso del tiempo, ya que al con tar con información disponible en línea, se logra un mejor servicio a la ciudadanía.

Fedatarios judiciales

El Consejo Superior de la Judicatura promulgó el ACUERDO No. PSAA06 -3334 de Marzo 2 de 2006 "Por el cual se reglamentan la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de administración de justicia" ciertamente la norma esta directamente concordada con la Ley 527 de 19995 pero no se ha materializado porque ciertamente los fedatarios no se han implementado, sólo se expidió la norma con el fin de interrumpir aparentemente el término de cumplimiento de la orden legal que se le dio al CSJ de un año para la implementación de éstos. Aún estamos en espera.

El proceso judicial electrónico en Colombia

Como experiencia particular quiero comentar que realicé en mi condición de Juez de la República un proceso judicial en formato electrónico, más exactamente una acción de tutela, lo que ustedes en otros países han denominado Acción de Amparo. Un ciudadano en Bogotá D.C., cansado de recibir spam accionó tutelarmente con el argumento que se le vulneraba el habeas data y la intimidad virtual, acepté la demanda y la que le di el trámite respectivo con el traslado (electrónico) de ley al demandado. Éste contestó la demanda y arguyó que el suscrito Juez no tenía competencia en razón a que los presuntos hechos habían ocurrido en la capital de la República y no en Rovira en donde está mi Juzgado. Desestimé los argumentos y esgrimí mi tesis de la competencia virtual con base en el domicilio virtual del afectado en donde se le vulneraba el derecho fundamental de habeas data y del domicilio virtual, al recibir grandes cantidades de correspondencia no solicitada.

Arguyó también el violador que se le vulneraba el debido proceso en razón a que según él, no podía comparecer físicamente al proceso; argumento no válido pues el expediente se le envío en un todo (electrónicamente), pues se le remitía la demanda amén de toda la correspondencia (evidencia) no solicitada recibida por el actor. Esto es, él tenía acceso completo al expediente constitucional que se abrumador acervo probatorio, al afirmar que si bien era cierto que él enviaba correspondencia comercial no solicitada, también lo era que lo hacia en razón a que en Colombia no estaba prohibido taxativamente hacerlo, pero se lo olvidaba que el enviar correspondencia no solicitada (perturbadora de la intimidad virtual y el hábeas data) y más en esas cantidades, existen normas supra que se lo impiden, como el artículo 15 de nuestra carta fundamental que protege el habeas data, en donde nadie podrá mortificar a otro ciudadano en su intimidad so pretexto de ejercer una aparente libertad, manipulación de la información y envío o uso de dirección electrónica no suministrado, lo cual el enviar correspondencia sin la anuencia del destinatario le violaba su intimidad (también la virtual), además la dirección de una persona se facilita a quien le pueda interesar por suministro voluntario, siempre y cuando medie algún elemento vinculante entre las dos partes, sin existir ello, nadie puede mortificar a otros, simplemente porque le llegó a sus manos (aparentemente en forma involuntaria o accidental, situación que nunca ocurre en e-marketing pues dichos listados siempre llegan por solicitud u oferta expresa) su dirección electrónicamente como suele argüirse.

Finalmente tutelé el derecho fundamental violado y ordené en consecuencia cesar cualquier envío en esta clase de correspondencia a las direcciones electrónicas del actor. Mis colegas en segunda instancia me decretaron la nulidad de mi actuación arguyendo la falta de competencia (tal vez falta de cultura informática) pues consideraron que se trataba de un asunto administrativo y no constitucional, además de la falta de jurisdicción material pues según estos consideraron hipotéticamente que los "buzones electrónicos" (creyeron que estaban dentro de la CPU) estaban en Bogotá y eran los jueces de esa ciudad quienes deberían conocer del asunto y no un Juez en Rovira, se les olvidó que los operadores de correo electrónico no tienen material y físicamente los servidores sede en un sólo lugar para administrar las direcciones electrónicas, todo por la potísima razón de la facilidad de manejar y situar datos en la red virtualmente hace impreciso saber dónde se encuentra exactamente en un determinado momento nuestra dirección electrónica.

La actuación de mi Estrado se realizo con base al principio constitucional de la Buena Fe, toda vez que para aquel entonces y para hoy lo es también, no existe aún oficina certificadora de firma digital judicial, además como quiera que se trataba de un procedimiento que en Colombia no requiere de mucha solemnidad, pues cualquier ciudadano sin ser Abogado puede acudir a cualquier operador judicial para que se le ampare el derecho constitucional vulnerado, sin exigírsele formalidad alguna. El actor acudió al Consejo Superior de la Judicatura mediante Derecho de Petici ón, que le certificaran por escrito si efectivamente el suscrito era realmente el Juez que lo condenaba a no violar más derechos fundamentales.

Experiencia internacional

El Dr. Federico Didier6 me cuenta que en la Justicia Federal Argentina donde trabaja, no se han implementado procesos judiciales virtuales hasta el momento, si nos referimos estrictamente a diligencias procesales como notificaciones electrónicas, audiencias por videoconferencia y demás, pero es un tema que se esta tratando de implementar por la infinidad de ventajas que trae aparejado. El encargado del centro de informática para la Justicia Federal de la provincia de Santa Fe, con quien se reunió, le participó algunas novedades que se implementarán a corto plazo en materia penal en la Justicia Nacional, a saber:

· Una base de datos en formato digital donde figurarán todos los antecedentes penales existentes sobre una persona, es decir, la base de datos que actualmente lleva en Argentina el Registro Nacional de Reincidencia y Estadística Criminal (al que hay que oficiar pidiendo informes en forma urgente cada vez que regresa una causa con un imputado privado de su libertad, a los fines de resolver las excarcelaciones planteadas o enterarse si hay pedidos de captura rondando por ahí), se digitalizaría y actualizaría, permitiendo a todos los juzgados del país acceder a la misma (vía intranet) y constatar todos los antecedentes penales de una persona; además los juzgados deberán cargar todas las diligencias procesales mas importantes que se vayan dando respecto de un imputado o procesado en dicha base de datos, a los fines de mantenerla actualizada diariamente.

· Lector de huellas digitales, que estaría en todos los juzgados, en donde se comparará la huella del imputado al ingresar una causa a un juzgado, con la huella ya registrada en la base de datos antes descrita, a los fines de no tener margen de error. Este sistema, además de servir a fines identificatorios, permitirá detectar en forma inmediata los casos de doble identidad (dos personas con el mismo DNI), los que al parecer en Argentina son muchos, y en algunos casos se han dado con relación a personas que cumplen o cumplieron condenas privativas de su libertad.

· Los oficios y pedidos de informes, se digitalizarán, proporcionándose mayor rapidez, orden y precisión.

Por su parte el Poder Judicial de la Provincia de Misiones – Argentina, se encuentra7 en la última etapa de implementación de un novedoso sistema tecnológico el que han llamado "alerta despacho". Consiste inicialmente en el envío vía SMS, del listado de causas que salieron a despacho (para ser consultada por las partes) al teléfono móvil de los profesionales intervinientes y un correo electrónico con la lista in extenso. La segunda parte consiste en la remisión de los contenidos de la resolución – providencia, o un abstrac. Carece de efectos a los fines de contar los plazos, pero la idea final es que los profesionales perciban la utilidad del medio y luego se implemente.

Asimismo, iniciarán próximamente lo que han denominamos consulta on line de saldos de los dineros depositados en las cuentas a nombre de los Juzgados y Ju icios de la carátula (o sea depósitos judiciales). En virtud del mismo el Juez y su Secretario podrán consultar los montos disponibles y movimientos a los fines de evitar las presentaciones de estados de cuenta por expediente. Luego y a solicitud de parte se implementarán las trasferencias electrónicas de fondos, obviando el tema de cheques, oficios u órdenes de pago.

Por último, también ya en su etapa final, y para el pago de alimentos al alimentario, la entrega de tarjetas magnéticas para la percepción en cajeros automáticos o el pago de cualquier servicio o producto (por parte del titular) vía post net, con la consiguiente devolución del 5% del monto por reintegro de IVA (Impuesto al Valor Agregado), con el consiguiente beneficio para el a limentario. Todo ello si el crédito del alimentario será percibido por más de un año, son pequeños proyectos que se unirán en el portal del poder judicial integrando el acceso a los servicios con el objeto de salir de la cultura del papel a la del bit.

En Zaragoza, España8,"u n n u e vo ssi te m a d e n o tific a cói n te le m á tic a d e la s re s o lu c io n e s ju d ic ia le s, impulsado por el Consejo General del Poder Judicial y el Consejo General de Procuradores, será implantado en cuatro juzgados de la capital aragonesa (…) este sistema (…) permite notificar directamente las resoluciones judiciales desde el propio ordenador del juez o del secretario judicial al Colegio de Procuradores, que a la vez las notificará mediante un sistema de firma electrónica a cada uno de los procuradores".

El Costa Rica, el Poder Judicial, mediante circular 36 del año 2000, establecida por la Corte Plena en sesión N° 15-2000, celebrada el 3 de abril del 2000, da a conocer el reglamento de notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos; señalando en el artículo 1 º que "se autoriza a los Tribunales de Justicia del I y II Circuitos Judiciales de San José, para notificar resoluciones judiciales por medios electrónicos".

En el Perú Según el Art. 163 del Código de Procedimientos Civiles (CPC) modificado por la Ley

27419, sólo determinadas resoluciones pueden efectuarse por medios electrónicos (las contenidas en el Art. 157 del CPC, salvo el traslado de la demanda o de la reconvención, citación para absolver posiciones y la sentencia).

Conclusiones

He resumido la experiencia que acontece en Colombia sobre la implementación de las nuevas tecnologías en el sistema judicial, resaltando cómo se ha presentado dificultades que se están sorteando. Efectivamente falta mucho por recorrer, para tener un verdadero proceso electrónico judicial, pues hasta el momento no hay interactividad virtual en los documentos electrónicos que se crean a través de los programas arriba comentados. El uso absoluto de los medios digitales en los procesos judiciales no opera todavía, como quisiéramos realmente que pasara, tal como ocurrió en el caso de la tutela electrónica; se realizó tal vez un incipiente comienzo, que en forma jurasica se hizo el primer esfuerzo y con la esperanza que no sea el último. Tal vez por la misma desconfianza que genera la utilización de los medios informáticos, como es la falta de relativas garantías en la fidelidad en el intercambio de la información o la misma intangibilidad del documento, crea desconfianza para su uso pleno. Urge la implementación de los Fedatarios Judiciales en Colombia.

Autor:

Alexander Díaz García

Juez Segundo Promiscuo Municipal. Rovira Tolima Colombia. Abogado de la Universidad Católica de Colombia. Especialista en Ciencias Penales y Criminológicas de la Universidad Externado de Colombia, especialista en Ciencias Constitucionales y Administrativas de la Universidad Católica de Colombia y experto en Nuevas Tecnologías y Protección de Datos de la Escuela de Gobierno y Políticas Públicas de Madrid, adscrita al Ministerio de Administración Pública de España. Facilitador de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla del Consejo Superior de la Judicatura de Colombia, en los módulos Interpretación Judicial, Jueces de Paz, Conciliación en Equidad para Jueces Formales y Transversalización de Género en la Rama Judicial. Docente del Módulo Contratación Electrónica Estatal de la Escuela Superior de Administración Pública Regional Tolima y ex-catedrático de Derecho Informático en la Universidad Cooperativa de Colombia, seccional Ibagué. Director de los proyectos académicos: Especialización, Maestría y Doctorado en Nuevas Tecnologías y Protección de Datos ; Juzgado Virtual y Proyecto de Ley Delitos Informáticos, adscrito a la Dirección de Postgrados de la Universidad Santiago de Cali en Cali Valle Colombia. Autor de varias obras de derecho informático, entre otras en soporte papel "D E R E C H O IN F O R M Á T IC O ENLTEOMSE D E L A IN F O R M Á T IC A J U R ÍDEICdiAtor"ial Leyer Bogotá y en soporte electrónico: EFECTOS JURÍDICOS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN COLOMBIA, DESVINCULACIÓN DEL SERVIDOR PÚBLICO POR USO IMPROPIO DEL EMAIL OFICIAL, PROTECCIÓN DEL DATO EN EL CONTEXTO JUDICIAL COLOMBIANO, ACCESO A LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA EN COLOMBIA A TRAVÉS DE LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS, LA ÉTICA EN EL DERECHO INFORMÁTICO. Entre otros. Conferencista del tema en varias Universidades del país y del exterior.