Ahorro de área ocupada.
Reducción del manejo de materiales.
Una mayor utilización de la maquinaria, de la mano de obra y de los servicios.
Reducción del material en proceso.
Acortamiento del tiempo de fabricación.
Reducción del trabajo administrativo y del trabajo indirecto en general.
Logro de una supervisión más fácil y mejor.
Disminución de la congestión y confusión.
Mayor facilidad de ajuste a los cambios de condiciones.
Otras ventajas diversas
Una buena distribución puede proporcionar otras muchas ventajas: un mejor y más fácil control de costes, mayor facilidad, mejor disposición de los obreros para el trabajo con incentivo, un mejor aspecto de las áreas de trabajo o mejores condiciones sanitarias, etc.
De una manera más positiva los objetivos básicos de una distribución en planta son los siguientes:
Integración conjunta de todos los factores que afecten a la distribución
Movimiento del material según distancias mínimas
Circulación del trabajo a través de la planta
Utilización efectiva de todo el espacio
Satisfacción y seguridad de los trabajadores
Flexibilidad de ordenación para facilitar cualquier reajuste
3.8 Tipos de Distribución en planta
Los tipos clásicos de distribución son tres:
Distribución por posición fija, es decir permaneciendo el material en situación invariable. Se trata de una distribución en la que el material o el componente permanecen en lugar fijo; todas las herramientas, maquinaría, hombre, y otras piezas de material concurren a ella. Todo el trabajo se hace, o el producto se ejecuta, con el componente principal estacionado en una misma posición.
Distribución por proceso, o distribución por función. En ellas todas las operaciones del mismo proceso, o tipo de procesos, están agrupadas. Las operaciones similares y el equipo están agrupados de acuerdo con el proceso o función que llevan a cabo.
Producción en cadena, en línea o por producto. En ésta, un producto o tipo de productos se realiza en un área, pero al contrario de la distribución fija, el material está en movimiento. Esta distribución dispone cada operación inmediatamente al lado de la siguiente.
3.9 Movimiento de Materiales
La manutención o movimiento de materiales ha sido alguna vez definido "el arte y la ciencia de manipular y almacenar material". Para mover materiales se necesitan unos equipos; para almacenarlos se necesitan unas instalaciones. La eficiencia del almacén afecta a la eficiencia de las operaciones de producción que se realiza en el taller. La instalación de un transportador mejora el flujo de los materiales a través de la fábrica, o puede provocar el colapso del tráfico de la planta.
Una definición completa debe incluir la mano de obra. El personal siempre forma parte del movimiento de materiales, tanto en las operaciones sencillas, como en las complejas. Por eso, se puede decir que una definición más completa podría ser:
"La manipulación o movimiento de materiales es la función que realiza un sistema compuesto de equipos, instalaciones y mano de obra al mover y almacenar material a fin de conseguir unos objetivos determinados, sujetos a condiciones de tiempo y lugar".
El movimiento que debe soportar un material no le añade ningún valor. Al desplazar un producto, se realiza un trabajo que es pagado y por consiguiente genera un coste, pero que no mejora el producto. Por lo tanto el movimiento de los materiales es una operación que debemos eliminar, minimizar o combinar de alguna forma con las operaciones productivas. Combinarlas, por ejemplo, permitiendo que una pieza acabada de pintar se seque mientras se desplaza al siguiente puesto de trabajo colgado del gancho de un transportador. O minimizarlas, haciendo que se reduzca el coste del desplazamiento reuniendo gran número de piezas en una sola unidad de carga.
Los equipos e instalaciones que integran estos sistemas que nos han de permitir el movimiento de los materiales de manera que podamos cumplir unos determinados objetivos como dice la definición y con un mínimo de operaciones improductivas.
Unidad de Carga
No es rentable mover los sacos o las cajas una a una. Deben reunirse de alguna manera para formar una unidad, a la que se llama unidad de carga, que con la ayuda de máquinas adecuadas, carretillas elevadoras, grúas, transpaletas, transportadores, nos permita mover de una sola vez 1.000, 2.000…30.000 kilos.
Una unidad de carga se puede conseguir con la reunión de pequeños envases, o de pequeñas piezas, en otros envases mayores los que a su vez se reúnen en paletas, en plataformas, en cestones o en los grandes contenedores diseñados para este fin.
El movimiento de materiales es el proceso que estos siguen desde su llegada a los almacenes hasta su despacho.
Los materiales deben tener localizaciones físicas específicas que permitan las actividades normales de almacén, como son la entrada y salida de inventario y la realización de inventarios físicos. Para permitir un adecuado movimiento de materiales es aconsejable:
Planificar, siempre que sea posible, un flujo de materiales en línea recta (recepción, almacenamiento, despacho).
Separar las áreas de recepción y despacho de materiales.
Considerar áreas separadas físicamente para materiales dañados, reparables o no, que esperan ser enviados a reparar o que acaban de ser reparados.
Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento en áreas especialmente acondicionadas para tal fin.
Diseñar los pasillos de circulación (aunque no sean espacios productivos) lo suficientemente anchos para permitir la circulación de montacargas y otros vehículos. Todos los pasillos secundarios deben fluir a un pasillo principal.
Indicar claramente el sentido y las velocidades máximas de circulación en los pasillos, a fin de reducir el riesgo de accidentes. Un buen sistema de señalización es una excelente inversión.
Establecer áreas especialmente protegidas para materiales valiosos.
Construir las plataformas de descarga a la altura de los vehículos de transporte típicos.
Las puertas de acceso y salida de los almacenes deben ser fácilmente manipulables por los operadores de los vehículos de movimiento de materiales.
Disponer de suficiente espacio en el área de recepción de materiales para el control de calidad.
3.10 Inventario
Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor.
Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.
El movimiento que se produce en los almacenes, de cada articulo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la requisición, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.
3.11 Control de Inventarios
Cada empresa debe analizar sus existencias con relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las características que cada artículo o grupo de artículos que presenta, de manera de facilitar el control.
También estar al tanto de su movimiento o detención, y lograr renovaciones adecuadas en relación a la necesidad que se tenga de cada artículo, así como variedades que se pueden reducirse.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en tránsito
Mercancías en consignación
Inventario (final)
Las funciones básicas de la empresa deben estar integradas en sistemas interrelacionadas. La función de control de los inventarios, por lo tanto, no puede tratarse aisladamente como una unidad independiente de las ventas, producción, abastecimiento y distribución.
Controlar los inventarios consiste precisamente en llevar una dirección continua de las operaciones que mantengan en un nivel óptimo las existencias en los almacenes. Habrán de analizarse las necesidades de ventas, los programas de producción y las oportunidades económicas de abastecimientos, para determinar el nivel óptimo de cada artículo. El nivel óptimo puede definirse como la cantidad de existencia que resulta del equilibrio de un mínimo de inversión, un mínimo de costo de operación y un mínimo de riesgo de tener faltantes que entorpezcan la producción la eficiencia administrativa o las ventas.
Codificación de materiales
La codificación es indispensable para la buena administración de un almacén de materiales y partes componentes para la manufactura, así como de productos terminados listos para su venta. Todo artículo, sea material o producto, debe tener un nombre y un número que sirva de identificación unificada en los departamentos de compras, ventas, almacenes, control de inventarios, procesamientos de compras y contabilidad.
La identificación del material debe tomar en cuenta solamente las características que sean de utilidad para la fábrica; de otra manera el sistema de identificación se complicará innecesariamente.
Un sistema de identificación no debe usar signos arbitrarios, sino letras y números; más aún, es preferible usar, solamente números para estar preparados para el uso de tarjetas perforadas, las cuales operan mejor con números que con letras.
Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.
Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias.
Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.
Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.
Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación para favorecer la normalización.
Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre el artículo y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.
Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.
Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
4.1 Tipo de Estudio
En este estudio se desarrolló una investigación de tipo descriptiva-evaluativa. El objeto de la investigación descriptiva es describir de forma exacta el evento estudiado, en este caso, se establecerán las características de todas las actividades que se realizan en el depósito y las relacionadas con el mismo, así como la evaluativa debido a que está se encarga de evaluar los resultados de programas que hayan o estén siendo aplicados. Aquí se evaluaron los sistemas aplicados para garantizar que son los adecuados y que contribuyen con el desarrollo eficiente del almacén.
4.2 Diseño de la Investigación
La investigación es de campo no experimental debido a que exclusivamente se observaron fenómenos tal y como se dieron en su ambiente natural, para luego estudiarlos. Ésta se llevó a cabo, realizando observaciones de manera directa del proceso de almacenamiento de mercancía y teniendo un acercamiento continuo con los trabajadores encargados de realizar dicha labor y el resguardo de la misma en el almacén.
4.3 Población
La población, en una investigación, esta determinada por el grupo de elementos que poseen las características comunes del fenómeno a estudiar, de acuerdo a esto, la población estuvo conformada por todas las actividades que se realizan en el depósito central, el grupo de instrumentos que utilizan y además los trabajadores que interactúan en las operaciones.
4.4 Muestra
Se tomó una muestra representativa, de tipo Intencionado. En este tipo de muestreo se seleccionan los elementos que el investigador considera que son representativos. En este caso se estudió a los trabajadores de mantenimiento por ser estos los que continuamente dependen del depósito para realizar sus actividades cotidianas de mantenimiento de planta, supervisor de mantenimiento y controlador de mantenimiento por ser los encargados de la gestión del almacén; se analizaron cada una de las actividades que integran el proceso principal del depósito, las cuales son: recepción, clasificación, almacenamiento y salida de materiales. Así mismo los procedimientos e instrumentos para el manejo de materiales, la infraestructura y el área del depósito, en general.
4.5 Procedimiento
Para la modificación de la gestión de almacenamiento se implementaron varias herramientas y se tocaron diversos aspectos: una distribución en planta, un estudio de manejo de materiales y un estudio de plan de inventario. La utilización de estas herramientas permitió abordar el problema, de manera acertada, y conseguir soluciones para la optimización del proceso de almacenaje realizado en el depósito de la planta. El procedimiento fue el siguiente:
Primeramente se analizarán cuales son los problemas con el espacio físico del depósito para enumerar cuales son las consecuencias que ocasiona.
Luego de enumerar los problemas, se aplicarán los conceptos y principios de distribución en planta para estudiar diversas soluciones.
Medir el área del depósito para deducir la capacidad de resguardo y trabajar en función de ésta.
Analizar los datos recabados y establecer diversas alternativas en cuanto a distribución, movimiento de materiales y control de mercancía.
Enumerar y explicar detalladamente todos las actividades que incluye la gestión de almacenamiento del depósito.
Realización de diagramas de procesos y de flujo recorrido que representen gráficamente las operaciones que se llevan a cabo actualmente para así establecer cuales son las modificaciones posibles.
Diseñar una distribución apropiada del depósito teniendo en cuenta las operaciones del depósito, recepción, clasificación, almacenamiento y despacho de mercancía.
Trazar recorridos de movimiento y manejo de materiales para permitir la fluidez en el traslado de la mercancía dentro del depósito
Diseñar una distribución apropiada del depósito teniendo en cuenta las operaciones del depósito, recepción, clasificación, almacenamiento, despacho de mercancía y los requerimientos establecidos en las Normas COVENIN.
Proponer un control de inventario a través de un sofware diseñado en Microsoft Acces, que permita evaluar la entrada, salida y existencias de mercancía del depósito, y así llevar una gestión más efectiva.
Realizar un estudio de costos de las mejoras estructurales que se requieren hacer al almacén con la finalidad de determinar el impacto económico en el presupuesto anual.
4.6 Recursos a utilizar
Implementos de seguridad para protección de la integridad física, en este caso, botas de seguridad, casco y mascarillas.
Tableros como soporte para escribir
Medios de consulta. Biblioteca de la Unexpo, Internet, documentos de la empresa, reportes, formatos, etc.
Planos del almacén y el programa AutoCAD para actualizar dichos planos.
Equipo computador, impresiones, copias, hojas, lápices, etc.
Cinta métrica o metro para medir distancias.
CAPÍTULO V
SITUACIÓN ACTUAL
5.1 Descripción del Proceso
En el almacén de la Planta de Distribución de Combustibles de Ciudad Bolívar se almacenan todos los materiales, insumos, equipos, repuestos, etc. empleados en la planta. Actualmente este depósito se halla congestionado por la carencia de una distribución y gestión de almacenamiento adecuada. El proceso de almacenamiento es muy sencillo, dado que la mercancía no es tratada, únicamente es resguardada en dichas instalaciones. Y este consiste en que los materiales son recibidos y revisados por el Controlador de Mantenimiento, quien es el custodio del almacén, una vez revisado los materiales y realizado los trámites administrativos establecidos por PDVSA para la recepción de los mismos, la mercancía es descargada en el almacén para su resguardo, sin contar para ello con una ubicación en específico. En este proceso los únicos involucrados son el Controlador de Mantenimiento y los transportistas de los materiales, ya que con ayuda de estos, los materiales son guardados en el almacén. Para el despacho de mercancía del almacén, el procedimiento también es sencillo, el solicitante le notifica al Controlador su demanda, este se dirige hasta el almacén o autoriza para que el solicitante se dirija a buscar por si mismo el material demandado, una vez ubicado el material solicitado (esto en ocasiones puede llegar a demorar mucho más del tiempo necesario debido a que el Controlador no conoce la ubicación de toda la mercancía resguardada, ni las cantidades que almacena en stop, a causa que no existe un sistema donde se pueda localizar esta información), este es retirado del almacén por el Controlador y entregado al solicitante, al momento de realizar la entrega se crea un reporte llamado FM CBL- 11 Solicitud de Materiales al Almacén (Ver anexo 1), el cual debe ser firmado por el Controlador y el solicitante. Este reporte no es creado cada vez que se retira algún material del almacén, contribuyendo esto, a la mala gestión dado que tampoco es posible llevar un control en físico del stop de la mercancía en almacén.
Debido a que no hay un recorrido establecido de la mercancía dentro del almacén, ni un recorrido único o estándar del Controlador en el mismo, no es posible visualizar el proceso de almacenamiento y despacho, mediante el uso de diagramas de recorridos, ya que el recorrido a realizar dependerá de los espacios disponibles en el depósito y el material a ubicar.
5.2 Generalidades del Depósito
Como ya se hizo acotación anteriormente, el almacén se encuentra congestionado debido a que no se cuenta con una distribución para el almacenamiento de los materiales, estos son colocados en cualquier lugar y bajo cualquier condición (ver figura 1). El área interna del depósito se halla subdividida por cercas tipo ciclón, formando cuartos pequeños cerrados (ver Plano Almacén. Situación Actual), pero estos no son aprovechados para la organización del mismo, además que, se encuentran resguardados muchos equipos dañados, mobiliarios desincorporados, cajas vacías, etc., restando esto espacio útil para el almacenaje de los materiales adquiridos, aunado a que las cosas viejas se mezclan con las nuevas (ver figura 2 y 3).
Figura 1.- Material almacenado
Figura 2.- Apilamiento de mobiliario desincorporado
Figura 3.- Apilamiento de mangueras nuevas con mangueras viejas y/o dañadas
Además de lo antes expuesto, el almacén no cumple con las especificaciones mínimas exigidas por las Normas COVENIN, representando esto un riesgo para las instalaciones, trabajadores, mercancía y medioambiente, debido a que en este almacén se resguardan ácido sulfúrico y aceites de diferentes especificaciones, en la actualidad se presentan derrames de estos hidrocarburos y químicos, ya que los contenedores donde estos se almacenan se corroen, originando así los derrames (ver figura 4). No se cuenta con un sistema de extracción de aire acorde a las necesidades del lugar, no cuenta con salidas de emergencia, únicamente tiene el portón de entrada ya que el otro fue bloqueado con la finalidad de evitar el hurto de los materiales, y la iluminación es inapropiada debido a que el sistema está dañado en su mayoría.
Figura 4.- Derrame de aceites
Con respecto a la mano de obra que labora en este depósito, solo se puede mencionar al Controlador, quien es el custodio de la mercancía que allí es resguardada, sin embargo, bajo las condiciones actuales esta persona no se da basto para llevar la gestión del almacén dado que, aun y cuando la entrada y salida de materiales no es tan frecuente como para necesitar un almacenista, no se cuenta con un sistema de apoyo para llevar el control de entradas, salidas, stop, ubicación, etc., así como tampoco existe un interés por su parte de llevar al menos registros en físico de lo que es sacado del almacén, ya que se cuenta con los formatos, pero estos no son llenados.
Para que se tenga una idea más clara de los problemas y sus consecuencias, a continuación se ilustran con un Diagrama de Ishikawa.
Para la realización de la espina de pescado, se estudiaron cinco elementos, siendo estos los de mayor influencia en la deficiencia de la Gestión de almacenamiento en la Planta SISOR de Ciudad Bolívar, hallándose las siguientes causas para cada una de ellas:
Distribución
Como causa a la mala distribución dentro del almacén se identificaron tres aspectos importantes: La mercancía resguardada carece de clasificación, por lo que todo es almacenado junto, no existen criterios estratégicos para su ubicación, por ende; No tiene áreas asignadas para cada tipo de mercancía, áreas que se ajusten a sus requerimientos y especificaciones técnicas; Y el diseño interior del depósito no es el apropiado, dado que no se ajusta a los requerimientos de los materiales resguardados.
Procesos u Operaciones
En este elemento, se halló como causa afectante el retraso en la entrega de materiales al ser solicitados al almacén, debido a que no se conoce la ubicación de toda la mercancía, ni su estado y/o cantidades almacenadas, generando esto, pérdida de tiempo en las labores de mantenimiento y operaciones.
Movimiento de Materiales
Para el caso de movimiento de materiales se identificaron tres causas primarias y una secundaria, siendo estas: La carencia de procedimientos que definan y estandaricen la entrada, salida y control de inventario de los materiales; Falta de espacio para circular y almacenar mercancía, esto causado por la constante acumulación de chatarra y basura dentro del almacén, generando el desperdicio y/o mal uso del espacio útil para el resguardo de los materiales; Y por último la falta de señalización de pasillos y áreas predeterminadas para almacenaje.
Mano de Obra
Para el elemento de mano de obra solo se identificaron dos causas que afectan la gestión de almacenamiento, las cuales son: El sobrecargo de trabajo al que es sometido en la actualidad el controlador de mantenimiento, a causa de que no se cuenta en estos momentos con la figura del supervisor de mantenimiento, teniendo el controlador que asumir la responsabilidad de ambos cargos, sumado a esto; El poco compromiso que ha demostrado el controlador, como custodio del almacén, en mantener un debido control y manejo de los materiales dentro del depósito.
Control de Inventarios
Se puede decir que este es uno de los elementos de mayor importancia dentro de la gestión de almacenamiento, hallándose para el mismo tres causas primarias y dos secundarias, las cuales son: No hay un control de las existencias de mercancías, esto debido a que no existe un sistema, bien sea electrónico o manual, que permita llevar registros de las entradas y salidas de materiales; Se carece de organización dentro del almacén, debido a que no se realiza una clasificación previa de los materiales, como ya se señaló anteriormente, y por último; La localización de los repuestos complicada, dificultando así los procesos dentro del almacén.
CAPÍTULO VI
SITUACIÓN PROPUESTA
Para la optimización de la gestión de almacenamiento en la Planta de Distribución de Combustibles de Ciudad Bolívar, es necesario considerar diversos aspectos como: Condiciones del Almacén; Distribución; Sistema Computarizado de Inventario y Procedimientos de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales.
6.1 Remodelaciones del Almacén
Primeramente, para garantizar una adecuada distribución, es necesario realizar mejoras a las condiciones físicas del almacén, ya que el mismo no está cumpliendo con las normas de seguridad, higiene y ambiente, por lo que a continuación se enumerarán cada una de las mejoras a realizarse en el almacén, tomando como criterios para la propuesta lo antes expuesto en el Diagrama de Ishikawa y lo establecido por las Normas Covenin (ver Plano Almacén. Propuesta):
1. Despeje de salida de emergencia
En la actualidad una de las salidas principales se haya obstruida, dado que junto a esta se construyó un cuarto hecho en tabiquería, donde resguardan equipos que requieren refrigeración y otros que no, inutilizando en su totalidad dicha salida, además que el mismo está delimitado por cerca tipo ciclón. Por lo que es necesario demoler dicho cuarto y reducir el área de cercado de 224 m2 a 160 m2, permitiendo esto el libre acceso por uno de los portones que servirían de salida de emergencia.
2. Creación de cuarto cerrado
En vista de que en el depósito hay materiales y equipos electrónicos, que requieren por sus especificaciones técnicas, ser almacenados en lugares refrigerados y libres de polvo, es necesario acondicionar un cuarto cerrado de 54 m2, hecho en tabiquería de 15" de grosor y techo razo, dicho cuarto deberá estar dividido internamente por una pared, creando así dos habitaciones, las cuales contarán con una (1) puerta con pomo y cerradura en cada una para la seguridad de las mismas. En una de estas habitaciones es necesario colocar un aire acondicionado, con la finalidad de refrigerar el lugar y hacerlo apto para el resguardo de equipos electrónicos, y la otra habitación será destinada para el almacenamiento de los equipos e implemento de seguridad junto con todo lo que es papelería.
3. Acondicionamiento de área para almacenaje de aceites
Como ya se ha comentado anteriormente, en este almacén resguardan una amplia variedad de aceites necesarios para la realización del mantenimiento a los distintos equipos, instalaciones, maquinarias, etc. que se hallan en la planta, por lo que es necesario acondicionar un área para el apropiado almacenaje de estos, cumpliendo con lo establecido en la Norma Covenin 2239-IV "Materiales Inflamables y Combustibles. Almacenamiento y Manipulación", y el Decreto 2.289 "Contentivo de las Normas para el Control de la Recuperación de Materiales Peligrosos y el Manejo de los Desechos Peligrosos". Las cuales establecen que los aceites deben ser resguardados en áreas que tengan pisos impermeabilizados, muros de contención y sistemas de recolección de producto, de manera que si se produce algún derrame, el aceite no sea absorbido por el piso y llegue al subsuelo. Por lo que se propone acondicionar un área de 45m2, bajo las condiciones antes expuestas.
4. Normalización del sistema eléctrico de distribución e iluminación
Es necesario restablecer el sistema eléctrico de distribución de iluminación, debido a que en su mayoría está dañado, dejando el almacén con poca iluminación, por esto se recomienda sustituir todo el cableado y las lámparas, ya que desde hace 18 años el sistema no ha recibido mantenimiento mayor.
5. Colocación de señalizaciones
Está establecido por las normas de seguridad, que todo almacén debe tener señalizaciones que indiquen: salidas de emergencia, alertas, ubicación de extintores, mangueras e hidrantes, materiales inflamables o corrosivos, etc.
6. Demarcación de zonas
El almacén en la actualidad carece de demarcación que ayude a establecer las áreas para la distribución, por lo que se recomienda, de acuerdo a la distribución que se propone, demarcar los pasillos, zonas de almacenaje para equipos y zonas de almacenaje temporal, todas estas con líneas de 15 cm de ancho pintadas en el piso, con pintura de tráfico.
7. Limpieza y acondicionamiento del techo externo
Con esto se busca mejorar la visibilidad dentro del almacén, debido a que todos los traga luz están tapados con una gran cantidad de hojas secas, que impiden el pase de la luz a través de estos, y la sustitución de las láminas de acerolit que presentan filtraciones, ya que esto permite el ingreso del agua al almacén cada vez que llueve, generando pérdida de la mercancía que es mojada.
8. Demolición de muros divisorios
Dentro de lo que conforma la distribución actual del almacén, se haya un pequeño muro de 30 cm de alto, que sirven como base al cercado tipo ciclón, de un área conformada por cuatro cuartos, dicho cercado dificulta el acceso al área mencionada, ya que no permite la libre circulación, además que no genera beneficios debido a que esto se diseñó con el fin de resguardar el área de los cuartos, pero cada uno de estos, cuenta con su propio cercado y puertas independientes, por lo que se recomienda demoler los 19 metros lineales de muro.
6.2 Estudio Económico
A fin de determinar el impacto que generará la propuesta al presupuesto de la planta, se estimó el monto total a invertir para realizar las remodelaciones necesarias al almacén. El análisis de precio se realizó por partidas, considerando los costos por: materiales, equipos y mano de obra.
En el renglón de materiales se estimó todos los materiales que necesitaría la empresa contratada para realizar la obra. Es importante destacar, que PDVSA suministrará materiales como: pinturas, materiales de electricidad, señalizaciones, etc. debido a que la Planta cuenta con amplios inventarios de estos materiales, además que de esta manera reducirían los costos de la obra.
En equipos se consideró todos los necesarios para llevar acabo la obra, cumpliendo con las normas de seguridad y calidad. El estimado se realizó sobre la base de las depreciaciones de dichos equipos.
Para la mano de obra, se tomó como cuadrilla base un (1) Caporal y tres (3) obreros, haciendo algunas excepciones en aquellos casos en los que se requiere de personal especializado. El costo de la jornada de trabajo y los beneficios se calcularon en base a los tabuladores usados por PDVSA.
A continuación, en la figura 5, se muestra un modelo de los cálculos realizados, el resto de los cálculos pueden ser revisados en el apéndice 1.
Figura 5.- Análisis de precios (Partida 1)
Figura 6.- Presupuesto de la Obra
Como se puede evidenciar en la figura 6, el valor total de la obra es de veintitrés millones, trescientos ochenta y dos mil, ciento treinta y tres bolívares, siendo este el estimado base par realizar la contratación, que por estar por debajo de los cincuenta y cinco millones (55.000.000) de bolívares se realizaría de conformidad a lo establecido en el Artículo 87 numeral 1, de la Ley de Licitaciones, además se recomienda exigir el siguiente plan de trabajo a la empresa o cooperativa que gane el proceso licitatorio.
La Planta de Distribución de Combustibles Ciudad Bolívar para este año tiene presupuestado un monto de 6.522.679.513 Bs., el cual está distribuido de la siguiente manera:
Figura 7.- Presupuesto 2007
Como se puede evidenciar en la gráfica siguiente, del total del presupuesto para este año, se estimó un 47% del presupuesto para la partida de Mantenimiento, la cual contempla la procura de materiales y la contratación de los diversos servicios para el mantenimiento mayor de la Planta y/u obras.
Gráfica 1.- Distribución Porcentual del Presupuesto
Para la realización de la obra de mejoras en el almacén, se tomaría parte del presupuesto para los Servicios Contratados de Mantenimiento, representando esto apenas un 1% de lo estimado, por lo que se puede concluir que el impacto no será significativo a modo de costos, pero si de gestión, ya que esta pequeña inversión les ayudará llevar una gestión de almacenamiento mas organizada y cumpliendo con lo establecido en las normas.
Gráfica 2.- Presupuesto Servicios Contratados de Mtto Vs. Obra de Mejoras del Almacén
6.3 Distribución
Para tener un almacén más organizado se propone sectorizar el área total por zonas y/o cuartos, los cuales serían: cuarto de pinturas, cuarto de instrumentación, cuarto de EPP y papelería, cuarto de mecánica, cuarto de electricidad, cuarto de equipos desincorporados, cuarto de archivos muertos, cuarto de equipos varios, área de aceites, zona de almacenaje temporal, zona de equipos y zona de mangueras. Dichos cuartos y zonas quedarán distribuidas según se muestra en el (Plano Almacén. Propuesta), mostrado anteriormente.
Para la realización de la distribución se quiso aprovechar la infraestructura que ya se tenía, consideraron como aspectos principales la compatibilidad de los químicos que allí se almacenan, de acuerdo a lo establecido en las Normas Covenin 2239:IV, y los recorridos que debe realizar el controlador para llegar hasta los materiales más demandados, como lo son el caso de la papelería o materiales de oficina y los equipos de protección personal.
Los químicos que se almacenan en el depósito son: aceites varios, pinturas y ácido sulfúrico (ácido de batería), este último, de acuerdo a su composición no puede ser almacenado junto a agua, ni puede estar expuesto al agua debido a que genera reacción exotérmica, al igual que no debe ser almacenado junto a las pinturas ni aceites por ser bases que reaccionan con los ácidos. Por esto se propone almacenar los envases de ácido de baterías en un lugar aislado de las bases, así como deben ser colocados en estantes de madera ya que también genera reacción con los metales.
Al tener el almacén organizado de esta manera, le facilita al controlador ubicar los materiales, ya que estos están clasificados por su funcionalidad, además que se deja espacio disponible para resguardar aquella mercancía que no se ajuste a la clasificación antes mencionada y que por lo generar está por tiempo limitado en el almacén.
Otra recomendación para garantizar un óptimo almacenaje de la mercancía es la adquisición de estantes y empaletados, ya que en la actualidad no cuentan con los suficientes para almacenar toda su mercancía, teniendo que colocarla en el piso, exponiéndola a agentes que podrían dañarla.
6.4 Sistema Computarizado de Inventario
Debido a la carencia de controles en el inventario, existente no solo en la Planta Ciudad Bolívar, sino también en el resto de las plantas pertenecientes a la Gerencia de Distribución Oriente, se propone el siguiente sistema, el cual podrá ser usado como una herramienta interna en la planta, hasta que la gerencia proporcione la herramienta a utilizar en todo el ramo SISOR.
Por medio de este sistema se espera tener un apoyo para el control del inventario, ya que la función de este software será registrar las entradas y salidas de materiales del almacén asociados a un usuario (persona solicitante del material) y un proveedor. Este software fue diseñado con Microsoft Acces, siendo una aplicación sencilla de usar.
Dicho programa presenta una pantalla inicial, donde el usuario clickea la opción a utilizar.
Figura 8.- Pantalla inicial del programa
Al ingresar en el menú de "Datos del Repuesto", se muestra una pantalla donde se puede cargar las salidas y entradas de materiales, en dicha pantalla se establece: Id del producto, N° SAP, Descripción, N° de Parte, Marca/Serie, Categoría, Unidades, Donde se utiliza, N° de Pedido y Ubicación.
Figura 09.- Pantalla "Datos del Repuesto"
En el menú de "Ver e Introducir Nuevo Proveedor" se podrá accesar a una base de datos de los distintos proveedores, donde se visualizará: Id del Proveedor, Nombre, Nombre de Contacto, Dirección, Ciudad, Estado; N° de Teléfono, N° de Fax y e-mail. Con esta base de datos se obtendrá un directorio de todos los proveedores que presten servicios a la Planta.
Figura 10.- Pantalla "Ver e Introducir Nuevo Proveedor"
En el menú de "Ver e Introducir Nuevo Trabajador" se visualizará una base de datos de los empleados de la planta, o de otras plantas y/o gerencias, esta pantalla mostrará: Id de Trabajador, Nombre, Cargo, Ubicación, Dirección de Domicilio, Ciudad, Estado, Teléfono, e-mail.
Figura 11.- Pantalla "Ver e Introducir Nuevo Trabajador"
Estas dos últimas bases de datos, funcionan como respaldo a la principal, que es "Datos del Repuesto", permitiendo hacer la aplicación más útil a otras funciones.
6.5 Procedimientos de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales
En vista de que la Planta carece de un procedimiento que establezca la manera de realizar las actividades relacionadas con el almacén, se propone un procedimiento titulado "Procedimientos de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales" (ver apéndice 2), el cuál establece las responsabilidades de los cargos relacionados con el almacén y sus operaciones, obedeciendo al Manual de Procedimientos Generales de la Gerencia de Distribución Oriente, donde se establece el formato y estructura de los documentos, procedimientos, instrucciones, etc, que son utilizados por todos los entes pertenecientes a dicha gerencia. Este procedimiento deberá ser incluido en el Manual de Mantenimiento, Tomo I.
CONCLUSIONES
Luego de la realización del estudio y de la aplicación de las herramientas pertinentes se han determinado las siguientes conclusiones:
Con las mejoras de las condiciones estructurales del almacén, habrá un mayor aprovechamiento del área del mismo, además que el almacenaje de la mercancía será de manera más segura para las instalaciones, personal y medioambiente.
Se esquematizó el proceso de recepción, almacenaje y despacho de la mercancía a través de un diagrama de procesos.
Se diversificó la mercancía de acuerdo a su utilidad por materiales de: mecánica, electricidad, instrumentación, papelería y equipos de protección personal.
La obra de mejoras estructurales dentro del almacén, apenas tendrá una repercusión del 1% en el presupuesto anual de la planta.
El Procedimiento de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales es una estandarización de los procesos que allí se mencionan.
El Sistema Computarizado de Inventario será un apoyo para la procura de materiales y repuestos para la Planta, ya que se podrán visualizar los stocks oportunamente, antes de que estos lleguen a cero.
Por medio del Sistema Computarizado de Inventario se podrá controlar la salida de materiales del almacén, a la vez que se podrá auditar si las salidas fueron justificadas, ya que se lleva un registro por trabajador.
RECOMENDACIONES
Luego de la realización del estudio y de la aplicación de las herramientas pertinentes se han determinado las siguientes recomendaciones:
1. Se recomienda diseñar un plan de donación de los equipos y mobiliarios desincorporados, a fin de evitar que estos se acumulen en el almacén.
2. Es necesario crear conciencia de orden entre el personal involucrado con el almacén.
3. Realizar inventarios cada seis (6) meses para constatar que se esté cumpliendo con los registros de entrada y salida de materiales en el sistema computarizado de inventario, y la distribución en el almacén.
4. Se recomienda registrar todos los movimientos de salidas del almacén en el formato FM CBL-11, para así tener un respaldo de las salidas de almacén al momento de realizar inventarios de existencia.
5. Realizar un estudio de las condiciones de ventilación del galpón, a fin de crear un proyecto que permita mejorar las condiciones del mismo en esta área.
6. Adquirir estantes y empaletados para evitar el almacenaje de la mercancía en el piso, y así mejorar las condiciones de resguardo de la misma.
7. Se recomienda adoptar el sistema de etiquetado de los materiales entrelazado con el sistema computarizado de inventarios, para facilitar el trabajo de ubicación, registro y seguimiento, y así hacer más efectivo dicho sistema.
8. Incluir el Procedimiento de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales en el Manual de Mantenimiento.
9. Realizar seguimiento del cumplimiento del Procedimiento de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales por el personal involucrado.
10. Proponer estas mejoras de gestión de almacenamiento, al la Gerencia de Distribución Oriente para que sea estudiada su posible aplicación al resto de las plantas pertenecientes a dicha gerencia.
REFERENCIAS
Alfonso García Cantú. Almacenes, Planeación, Organización y Control.
Alfonso García Cantú. Almacenes
Daniel Sipper-Robert Bulfin. Planeación y Control de la Producción. Editorial McGraw-Hill
Reforma Parcial del Decreto N° 2.289 de fecha 18 de Diciembre de 1997, Publicado en la Gaceta Oficial N° 5.212.
Joseph Vallhonrat. Localización, Distribución en Planta y Manutención. Editorial Productiva
Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N° 5.556 de fecha 13 de Noviembre de 2.001.
Manual de Procedimientos Generales (MG ORI-01), de Comercialización y Distribución Venezuela, Gerencia de Distribución Oriente.
Normas COVENIN 22:39-IV "Materiales Inflamables y Combustibles. Almacenamiento y Manipulación".
Richard Muther. Distribución en Planta. Segunda Edición. Editorial Hispano Europea.
Sim Narasimban. Planeación de la Producción y Control de Inventarios. Segunda Edición. Editorial Prentice-Hall
CONCLUSIONES
Luego de la realización del estudio y de la aplicación de las herramientas pertinentes se han determinado las siguientes conclusiones:
Con las mejoras de las condiciones estructurales del almacén, habrá un mayor aprovechamiento del área del mismo, además que el almacenaje de la mercancía será de manera más segura para las instalaciones, personal y medioambiente.
Se esquematizó el proceso de recepción, almacenaje y despacho de la mercancía a través de un diagrama de procesos.
Se diversificó la mercancía de acuerdo a su utilidad por materiales de: mecánica, electricidad, instrumentación, papelería y equipos de protección personal.
La obra de mejoras estructurales dentro del almacén, apenas tendrá una repercusión del 1% en el presupuesto anual de la planta.
El Procedimiento de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales es una estandarización de los procesos que allí se mencionan.
El Sistema Computarizado de Inventario será un apoyo para la procura de materiales y repuestos para la Planta, ya que se podrán visualizar los stocks oportunamente, antes de que estos lleguen a cero.
Por medio del Sistema Computarizado de Inventario se podrá controlar la salida de materiales del almacén, a la vez que se podrá auditar si las salidas fueron justificadas, ya que se lleva un registro por trabajador.
RECOMENDACIONES
Luego de la realización del estudio y de la aplicación de las herramientas pertinentes se han determinado las siguientes recomendaciones:
1. Se recomienda diseñar un plan de donación de los equipos y mobiliarios desincorporados, a fin de evitar que estos se acumulen en el almacén.
2. Es necesario crear conciencia de orden entre el personal involucrado con el almacén.
3. Realizar inventarios cada seis (6) meses para constatar que se esté cumpliendo con los registros de entrada y salida de materiales en el sistema computarizado de inventario, y la distribución en el almacén.
4. Se recomienda registrar todos los movimientos de salidas del almacén en el formato FM CBL-11, para así tener un respaldo de las salidas de almacén al momento de realizar inventarios de existencia.
5. Realizar un estudio de las condiciones de ventilación del galpón, a fin de crear un proyecto que permita mejorar las condiciones del mismo en esta área.
6. Adquirir estantes y empaletados para evitar el almacenaje de la mercancía en el piso, y así mejorar las condiciones de resguardo de la misma.
7. Se recomienda adoptar el sistema de etiquetado de los materiales entrelazado con el sistema computarizado de inventarios, para facilitar el trabajo de ubicación, registro y seguimiento, y así hacer más efectivo dicho sistema.
8. Incluir el Procedimiento de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales en el Manual de Mantenimiento.
9. Realizar seguimiento del cumplimiento del Procedimiento de Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de Materiales por el personal involucrado.
10. Proponer estas mejoras de gestión de almacenamiento, al la Gerencia de Distribución Oriente para que sea estudiada su posible aplicación al resto de las plantas pertenecientes a dicha gerencia.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Alfonso García Cantú. Almacenes, Planeación, Organización y Control.
Alfonso García Cantú. Almacenes
Daniel Sipper-Robert Bulfin. Planeación y Control de la Producción. Editorial McGraw-Hill
Reforma Parcial del Decreto N° 2.289 de fecha 18 de Diciembre de 1997, Publicado en la Gaceta Oficial N° 5.212.
Joseph Vallhonrat. Localización, Distribución en Planta y Manutención. Editorial Productiva
Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N° 5.556 de fecha 13 de Noviembre de 2.001.
Manual de Procedimientos Generales (MG ORI-01), de Comercialización y Distribución Venezuela, Gerencia de Distribución Oriente.
Normas COVENIN 22:39-IV "Materiales Inflamables y Combustibles. Almacenamiento y Manipulación".
Richard Muther. Distribución en Planta. Segunda Edición. Editorial Hispano Europea.
Sim Narasimban. Planeación de la Producción y Control de Inventarios. Segunda Edición. Editorial Prentice-Hall
ANEXO
DEDICATORIA
A mi Padre Topoderoso, por decirme que NO! A lo que erróneamente le pedí, y que hoy se está viendo materializado el fruto de esa respuesta, a través de este trabajo.
Y a todos los perseveradores, que no se rinden, sino que luchan hasta el final.
AGRADECIMIENTOS
Primeramente a Dios…
Luego a toda a mi familia, amigos por ser ese apoyo incondicional…
Al Prof. Cristancho, por todos los conocimientos impartidos y la amistad compartida…
Y a todo el personal de la Planta, por brindarme su apoyo, ayuda y amistad.
Autor:
Iván José Turmero Astros
Br García Isis. (2007)
Ingeniería Industrial. Universidad Nacional Politécnica "Antonio José de Sucre".
Vice-Rectorado Puerto Ordaz
Tutor Académico Jorge Cristancho
Tutor Industrial Guillermo Valbuena
Trabajo de Grado.
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