Manual de Procedimiento para las Cuentas por Pagar en la Universidad de Cienfuegos

Resumen

En la actualidad, innumerables son los intentos por lograr un adecuado control que proporcione el cumplimiento de los objetivos previstos en las entidades. Dentro de los elementos que propician este control, se encuentran los Manuales de Procedimientos, los que son instrumentos de apoyo donde se reflejan los pasos a seguir para ejecutar las actividades de un puesto determinado y funciones de la organización, con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal. En consecuencia, el objetivo general de este trabajo es, diseñar un Manual de Procedimientos para las Cuentas por Pagar de acuerdo con las características de la Universidad de Cienfuegos. Para la elaboración del mismo se utilizaron algunas de las técnicas de investigación, como fueron: entrevistas con los especialistas, trabajos de mesa y observación. Se estructuró en tres capítulos en los cuales se abordan aspectos generales sobre la contabilidad y la normativa vigente referida a esta temática, se realiza una caracterización y un diagnóstico de la entidad, así como la propuesta del manual de procedimientos, lo que resulta de gran utilidad para la entidad, ya que la misma cuenta con una herramienta fundamental para el trabajo y control de las operaciones.

Introducción

El Control Interno tiene una importancia relevante para las diferentes entidades en todo el país. Múltiples han sido los intentos por lograr un adecuado control que propicie alcanzar las metas trazadas. Para ello se realizan diferentes actividades de control que se diseñan con vistas a detectar las fallas e insuficiencias que puedan atentar contra el cumplimiento de los objetivos previstos en las entidades. El contexto actual se caracteriza por la competitividad, lo que contribuye a que las empresas que quieran mantenerse en el mercado, desarrollen capacidades que le permitan introducirse, mantenerse y ampliarse en él. Todas las empresas tanto productivas como de servicios, desarrollan su actividad en un ambiente altamente competitivo.

Numerosos han sido los intentos por lograr un adecuado control que proporcione el cumplimiento de los objetivos previstos en las entidades. Dentro de estos se encuentran los manuales de procedimientos, los cuales son instrumentos de apoyo que facilitan el aprendizaje del personal, que registran y trasmiten sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las entidades, y en él se encuentran de manera sistemática los pasos a seguir para ejecutar las actividades de un puesto determinado y/o funciones de la unidad administrativa, con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal.

Los cambios ocurridos en la economía cubana actual han incentivado la necesidad de que las entidades se introduzcan en un proceso de perfeccionamiento de sus sistemas de control interno y como respuesta a esos cambios, se han desarrollado métodos que permitan una visión global y estratégica de las organizaciones y de su entorno como punto de partida para el éxito en el control de los diferentes subsistemas contables y temáticas como son las Cuentas por Pagar.

En este sentido, los gastos presupuestarios se enmarcarán en las posibilidades reales de recursos financieros que se generen por la economía del país, y su utilización será de forma racional, a fin de garantizar los niveles de actividad planificados sin afectar la calidad

Dentro de los procesos que se ejecutan en las entidades, se encuentran las compras que se realizan a diferentes proveedores bajo determinadas condiciones contractuales, las cuales generan variadas obligaciones de pagos que se muestran en los Estados Financieros como son las Cuentas por Pagar, que por lo general son a corto plazo, las cuales generan un desembolso de efectivo con determinada periodicidad, en dependencia del ciclo de pago que tenga la entidad y por la importancia que tienen requieren un control permanente para evitar errores de diferentes tipos, lo cual lleva a proyectar esta cuestión como un riesgo que se puede presentar muy frecuentemente, y por lo cual dentro de las actividades de control que se deben establecer para prevenirlo se encuentra la confección de un manual de procedimientos.

En el presente trabajo se plantea un estudio en la Universidad de Cienfuegos, la cual adolece de un manual de procedimientos donde se normen todas las acciones que se deben seguir para complementar todo el proceso que se refiere al control de las Cuentas por Pagar, por lo que se hace absolutamente necesario prestar atención especial a las deficiencias que aún subsisten en esta entidad, que conspiran con el cumplimiento de sus objetivos, debiéndose implementar los procedimientos y mecanismos necesarios para resolver estas dificultades que consisten en el deterioro de la calidad.

Situación Problemática

En la Universidad de Cienfuegos existen problemas en la disciplina de Cuentas por Pagar al no contar con un Manual de Procedimientos. Estos problemas han sido detectados, fundamentalmente, en las asesorías realizadas por la Consultora de la Asociación Nacional de Economistas y Contadores de Cuba (CANEC), en las verificaciones presupuestarias y en otras acciones de control recibidas a lo largo de los años. En la actualidad, se ha trabajado en la confección de algunos manuales de procedimientos específicos para el área contable, no estando diseñado hasta el momento, el relacionado con las Cuentas por Pagar.

Atendiendo a lo expuesto anteriormente, el problema científico que se define en esta investigación es el siguiente:

Problema de investigación: ¿Cómo desarrollar y controlar las operaciones relacionadas con las Cuentas por Pagar en la Universidad de Cienfuegos?

Hipótesis: Si se diseña un manual de procedimientos para las Cuentas por Pagar en la Universidad de Cienfuegos, el centro contará con una herramienta de trabajo para el desarrollo y control de este proceso.

En función del abordaje del problema científico se puede trazar como objetivo general

Objetivo general: Diseñar el manual de procedimientos contables para las Cuentas por Pagar en la Universidad de Cienfuegos,

siendo necesario partir de una serie de objetivos específicos tales como:

1. Elaborar el marco teórico referencial.

2. Caracterizar la Universidad de Cienfuegos y diagnosticar la situación existente.

3. Diseñar el manual de procedimientos para las Cuentas por Pagar y el resultado de la validación por el método de expertos.

DESARROLLO

Diseño y resultado de validación del manual de procedimientos para las cuentas por pagar en la Universidad de Cienfuegos

Manual de Procedimientos para el registro y control de las Cuentas por Pagar

En este trabajo se realiza el diseño y se muestran los resultados de la validación del Manual de Procedimientos para las Cuentas por Pagar en el Departamento Económico de la Universidad de Cienfuegos. Para el diseño del manual de procedimiento se tiene en cuenta la legislación vigente en materia de control interno y en materia de registro contable (Resoluciones 60/2011, 354/2013 y 358/2013).

Este Manual de Procedimientos describe cómo preceder con respecto las Cuentas por Pagar en la Universidad de Cienfuegos.

• 1. Objetivos

Los objetivos de este Manual de Procedimientos son los siguientes:

• Establecer los procedimientos que deben ejecutarse para lograr un adecuado funcionamiento y control en la actividad de Cuentas por Pagar en la Universidad de Cienfuegos.

• Reunir en un cuerpo y de forma organizada el conjunto de los reglamentos, instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades que desarrolla una organización, lo que permite la ubicación rápida y el control de estas disposiciones, y sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas áreas organizativas que la integran.

• Proporcionar un nivel razonable de confiabilidad y exactitud en la información contable relacionada con esta actividad.

• Dar uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas áreas que participan en la actividad.

• 2. Alcance

Este manual abarca todas las actividades que se desarrollan en el proceso de Cuentas por Pagar en la Universidad de Cienfuegos y a todo el personal que tiene bajo su responsabilidad el control de estas cuentas.

• 3. Contabilización

En este momento se registra toda la información ocurrida, y se realizan todos los asientos contables pertinentes del período. El procedimiento contable debe estar referido a todos los posibles hechos u operaciones a ocurrir durante el proceso.

Para registrar el pago de un servicio

Para registrar el pago de facturas por bienes adquiridos a partir de Informe de Recepción

Para registrar el pago de servicios realizados a proyectos

Para registrar la compra de Activos Fijos Tangibles (AFT)

Para registrar el pago realizado a partir de cotización o pre-factura

Para rebajar el pago anticipado después de haber recepcionado los bienes

Para registrar la estimación de los gastos acumulados por pagar

Cuando el Informe de Recepción llega a Cobros y Pagos de ese Pago Anticipado

Devolución de liquidación de cuentas para el futuro

Cancelando el Anticipo a Justificar

Aspectos más comunes y esenciales

Se aplicó un cuestionario de 11 preguntas sobre la necesidad y objetividad del Manual de Procedimiento propuesto a un grupo de 13 expertos.Como resultado del cuestionario aplicado para la validación de dicho Manual de Procedimiento en la Universidad de Cienfuegos.El 57% de los expertos consideran muy adecuado el diseño del Manual de Procedimientos para el control de las Cuentas por Pagar porque : proporciona el control adecuado de estos recursos en la entidad acorde con sus características, se aplica a las operaciones de registro contable en la entidad conforme a las Normas Cubanas de Información Financiera, contribuye a la organización del proceso contable de la entidad y es necesaria la actualización periódica del Manual elaborado sobre la temática Cuentas por Pagar.

Coinciden 43% de las respuestas de los expertos en bastante adecuado: que el manual diseñado cumple con el principio básico de fijación de responsabilidades establecido en la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República, que contribuye a la detección de errores e irregularidades, que está en correspondencia con el plan de prevención de la entidad , propicia la adecuación de la Guía de Autocontrol emitida por la Contraloría General de la República en la entidad, constituye una herramienta de retroalimentación y mejora continua del Sistema de Control Interno en la entidad y constituye una necesidad para continuar perfeccionando el control interno atemperado al desarrollo económico-administrativo de la entidad, Considerando por tanto que la entidad debe continuar trabajando con dedicación en estos aspectos señalados para que se obtenga la categoría de muy adecuado.

Flujograma

Fuente: Elaboración propia.

Conclusiones

La entidad para tener un buen sistema de control interno, debe confeccionarun Manual de Procedimientos, en el cual incluya todas las actividades y establece responsabilidades de los funcionarios para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. A partir de la investigación desarrollada se puede arribar a las siguientes conclusiones:

1. El Manual de Procedimientos propuesto es un documento del sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

2. El Manual de Procedimientos responde a las características del centro y está en función de su estructura organizativa, en la que participa todo el personal que tiene a su cargo las Cuentas por Pagar.

3. El Manual de Procedimientos diseñado para el control de las Cuentas por Pagar, propicia en la Universidad de Cienfuegos, establecer funciones, fijar responsabilidades y contribuir a la organización del proceso contable en esta temática.

4. Mediante el criterio de expertos se pudo comprobar que el manual diseñado da respuesta al problema señalado en esta investigación, cumple con el principio básico de fijación de responsabilidades la Resolución 60/011 Normas del Sistema de Control Interno, lo cual fortalece el control de dichas cuentas y posibilita además, la adecuación de la Guía de Control Interno a la entidad, es de importancia su actualización periódica. Constituye una necesidad para continuar perfeccionando el control interno atemperado al desarrollo económico-administrativo de la entidad.

Recomendaciones

El Manual de Procedimientos para el control de las Cuentas por Pagar posibilita la fortaleza del centro frente a la gestión. Es el instrumento adecuado para poder desarrollar eficientemente las actividades, establecen responsabilidades a los encargados de todas las áreas, generan información útil y necesaria, para implantar medidas de seguridad, control y autocontrol así como objetivos que participen en el cumplimiento de la función.

Como resultado de la presente investigación se recomienda:

• Implementar lo establecido en el Manual de Procedimientos por parte de la dirección del centro.

• Proceder con una constante actualización del documento al introducirse modificaciones en la concepción del mismo y por cambios ocurridos en la organización, motivados por cualquier situación interna como externa.

• Establecer acciones de control por la Universidad para que se cumpla lo establecido en el manual.

Bibliografía

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12MINISTERIO DEFINANZASY PRECIOS. (2012,DICIEMBRE).Resolución 426/2012- ModificarlaSecciónIVNomencladoryClasificadores del Manual deNormas Cubanas deInformaciónFinanciera, puesta en vigorporlaResolución No235, con los anexos No. 1y2.

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14 BERICIARTO, F. A& NOA, R. (2014). Manual de Procedimientos para las Cuentas por Pagar en la Universidad de Cienfuegos. Trabajo de diploma en opción al título de licenciatura en Contabilidad y Finanzas

Autor:

Lic. Frank Abel Bericiarto Pérez

Lic. Reinier Noa Águila

Trabajo para Fórum de Ciencia y Técnica

"Año 56 de la Revolución"