Diseño sistema de control de gestión automatizado

RESUMEN

En el siguiente trabajo de grado se presenta un estudio que tuvo como propósito el diseño de un sistema de control de gestión automatizado para la medición y análisis de la mano de obra y con ello complementar el seguimiento y control de las actividades realizadas en el proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A. El estudio fue no experimental, descriptivo y aplicado. Se planteó como objetivo general: Diseñar un Sistema de Control de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A. Para realizar este objetivo general fue necesario realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa referente al proceso de realización del producto, los mecanismos de seguimiento y control utilizados, el software y aplicación utilizados en ella para el control de gestión y las exigencias del usuario para el sistema propuesto. Se normalizó los indicadores de mano de obra requeridos por la empresa mediante la metodología de normalización de EDELCA. El sistema de control de gestión automatizado propuesto se hizo en Microsoft Office Excel 2007. Se realizó un manual de usuario de manera de que la empresa posea una guía detallada del funcionamiento del sistema de control de gestión automatizado. Este estudio tiene como finalidad proveer información concerniente a la mano de obra (Ausentismo, Sobretiempo, Horas-trabajador y Adiestramiento al personal) a la Gerencia de manera de ayudar a la toma de decisiones y con ello aumentar el buen desempeño de las actividades en el proceso de realización del producto en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

INTRODUCCIÓN

A.P. ASOCIADOS, C.A, es una empresa dedicada a la fabricación de piezas mecánicas, construcciones metálicas y montaje industrial. Sus productos buscan satisfacer las necesidades de los clientes de una forma oportuna y confiable, el mercado de la empresa está comprendido por la industria siderúrgica, aluminio, petrolero, hidroeléctrico, construcción y automotriz, pertenecientes al país.

La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, en su búsqueda de complementar el seguimiento y control en sus actividades en el proceso de realización del producto, ha establecido la importancia de contar con un sistema de medición de la mano de obra, determinándose como proyecto el Diseño de un Sistema de Control de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

El correcto uso del Sistema de Control de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de Realización del Producto, le permitirá a la empresa, evaluar su desempeño, conocer las causas de las desviaciones que se presenten, así como también le garantiza la toma de decisiones de manera oportuna y efectiva.

Para el logro de los objetivos planteados en esta investigación de carácter no experimental, descriptiva y aplicada fue necesario: la recolección de la información técnica y bibliográfica existente de la empresa con respecto a los procesos que realizan y al seguimiento y control de sus actividades, entrevistas orales al personal de trabajo y la disponibilidad de recursos materiales.

La investigación está estructurada de la siguiente manera:

Capítulo I: El problema, está constituido por los antecedentes, planteamiento del problema, objetivo general y objetivos específicos, justificación, alcance, delimitaciones y por último limitaciones. Capítulo II: Marco empresarial, se presenta información referente a las generalidades de la empresa. Capítulo III: Marco teórico, contiene los conceptos básicos requeridos para la elaboración de la investigación. Capítulo IV: Marco metodológico, se presenta el tipo de investigación realizada, la población, muestra, los instrumentos para la recolección de información y el procedimiento necesario para alcanzar los objetivos. Capítulo V: Diagnóstico de la situación actual, muestra la situación actual referida al tema del proyecto. Capítulo VI: Situación propuesta, muestra los resultados de la investigación. Finalmente, se presentan las Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía y Apéndices.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

En el presente Capítulo se exponen los aspectos referidos al contexto en el cual se genera la situación que motivó la investigación, en él se muestra los antecedentes, planteamiento del problema, objetivos, justificación y alcance.

• ANTECEDENTES

En la actualidad es indispensable que toda empresa u organización realice un control de gestión a sus actividades, ya que a través de su utilización la empresa podrá tener una guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles.

La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A requiere de la utilización de indicadores de gestión para llevar a cabo el seguimiento y control de sus actividades de una manera más oportuna. Es por ello, que la empresa tiene a su disposición una serie de indicadores de gestión basada en la norma internacional ISO 9001:2008. Estos indicadores de gestión que posee la empresa están enfocados en:

• Mejorar la satisfacción del cliente.

• Procesar las órdenes de compra de los clientes con un mínimo de desviaciones en el cumplimiento.

• Planificar las órdenes de compra en un período = 10 días.

• Mantenimientos realizados.

• Indicadores mensuales.

La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A utiliza en el seguimiento y control de sus actividades el informe de gestión y el plan operativo.

Los informes de gestión representan para la empresa una herramienta de control de gestión muy importante, estos informes contienen avances del cumplimiento de las actividades realizadas con respecto a las programadas para el período.

El plan operativo, define el conjunto de operaciones o acciones a llevar a cabo por la empresa para un período.

• PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las organizaciones en su búsqueda de medir y evaluar el desempeño en sus actividades, requieren de la utilización de indicadores, los cuales determinan los resultados del comportamiento de los procesos, estos resultados al ser comparados con algún nivel de referencia permite conocer la desviación entre el valor programado y el alcanzado, y con ello ayudar a la toma de decisiones de las acciones correctivas o preventivas necesarias para garantizar un buen desempeño en las actividades que realizan.

Actualmente, la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A posee una serie de indicadores de gestión muy importantes basados en la norma internacional ISO 9001:2008 que aporta mucho al seguimiento y control de las actividades o proyectos que ejecutan, estos indicadores están enfocados en los procesos y clientes.

La información de las actividades del proceso de la ejecución de la realización del producto es manejada por la unidad de gestión de la calidad, la cual utiliza para la medición una serie de indicadores que son:

• Mejorar la satisfacción del cliente: eficacia y efectividad.

• Procesar las órdenes de compra de los clientes con un mínimo de desviaciones en el cumplimiento: entregas oportunas a los clientes, número de rechazos del cliente.

• Planificar las órdenes de compra en un período = 10 días: tiempo transcurrido.

• Mantenimientos realizados: número de mantenimientos realizados.

• Indicadores mensuales: número de indicadores medidos en el mes con metas cumplidas.

La empresa desea tener a su disposición indicadores claves para la medición y análisis de la mano de obra en el proceso de realización del producto y con esto complementar el seguimiento y control en sus actividades.

Este proyecto tiene como finalidad la realización de un Sistema de Control de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• OBJETIVOS

Los objetivos a cumplir durante el desarrollo de la investigación se mencionan a continuación:

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Sistema de Control de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1. Describir el proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• 2. Diagnosticar la situación actual del proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A en cuanto al sistema de seguimiento y control de gestión.

• 3. Realizar un análisis de brechas en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• 4. Determinar los requerimientos de los usuarios, para incorporarlos al sistema de control de gestión automatizado propuesto.

• 5. Diseñar los indicadores de gestión que permitan la medición y análisis de la mano de obra que interviene en el proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• 6. Normalizar los indicadores de gestión diseñados para la medición y análisis de la mano de obra para el proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• 7. Realizar los diferentes diagramas de flujo de datos del sistema de control gestión automatizado propuesto.

• 8. Diseñar el sistema de control gestión automatizado propuesto, elaborando un prototipo, que satisfaga los requerimientos de los usuarios.

• 9. Elaborar el manual del usuario del sistema de control de gestión automatizado propuesto.

• 10. Establecer los requerimientos del sistema de control de gestión automatizado propuesto.

• JUSTIFICACIÓN

Este proyecto es realizado para que la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, tenga a su disposición un Sistema de Control de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano de Obra, de manera de garantizar una medición más completa en el proceso de realización del producto que llevan a cabo y con ello ayudar a la toma de decisiones con el fin de mejorar el desempeño de la empresa.

• ALCANCE

Este proyecto contempla todos los pasos necesarios para el Diseño de un Sistema de Control de Gestión Automatizado para los indicadores de gestión de la mano de obra correspondientes al proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• DELIMITACIONES

Este estudio estará delimitado a las unidades organizativas de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

1.7 LIMITACIONES

El estudio se encuentra condicionado por el tiempo empleado para la recopilación de la información, así como por el tiempo empleado para la validación en la realización del Diseño del Sistema de Control de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de Realización del Producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

CAPÍTULO II

MARCO EMPRESARIAL

En éste capítulo se muestra las generalidades que posee la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

2.1 NOMBRE DE LA EMPRESA

A.P. ASOCIADOS, C.A.

2.2 RESEÑA HISTÓRICA

A.P. ASOCIADOS, C.A es una empresa venezolana, privada, perteneciente a la Industria Metalúrgica, con sede en Venezuela, dedicada a la fabricación y montaje de construcciones metalmecánicas.

La constitución de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, es producto de la iniciativa que surge de un grupo de profesionales e industriales con una amplia experiencia en las áreas de Metalurgia, Ingeniería, Fabricación, Mantenimiento y Montaje en construcciones metalmecánicas. Esta empresa fue creada para aprovechar las oportunidades de trabajo y servicios requeridos por el sector siderúrgico, aluminio, petrolero, hidroeléctrico, construcción y automotriz presentes en su mayoría en el estado bolívar. La empresa posee actualmente una capacidad de fabricación de 900 toneladas por mes, de las cuales 550 toneladas al mes corresponden a estructuras metálicas pesadas y 350 toneladas al mes a estructuras metálicas livianas.

A.P. ASOCIADOS, C.A inicia sus actividades el 12 de julio de 1982 en la ciudad de Puerto Ordaz, Estado Bolívar. Cabe destacar que la ubicación de la empresa no es un hecho fortuitito, es decir, en el momento de su concepción los creadores tomaron en cuenta distintos factores como clientes, materia prima.

2.3 MISIÓN

Satisfacer las necesidades metalmecánica de los clientes, apoyándonos en la excelencia de nuestra gente y tecnología de vanguardia.

2.4 VISIÓN

Ser una empresa líder en la prestación del Servicio Metalmecánico:

• Comprometida con un mercado diversificado a nivel nacional e internacional

• Con tecnología de vanguardia y conformada con recurso humano eficiente

• Que satisfaga los índices de calidad, rentabilidad y eficiencia.

• Que satisfaga los requerimientos de nuestros clientes, empleados, accionista y proveedores.

2.5 UBICACIÓN GEOGRÁFICA

La empresa se encuentra ubicada en la Calle Arboleda, Parcela 8, Zona Industrial Matanzas. Puerto Ordaz, Estado Bolívar. Venezuela.

2.6 DIMENSIONES DE LA PLANTA

La empresa posee una superficie total de 28.500 m2, de los cuales 5.500 m2 abarca los talleres, 1.300 m2 los almacenes, 265 m2 oficinas y el 21.435 m2 restantes está representado por el estacionamiento, áreas verdes.

2.7 MERCADO

A.P Asociados, C.A ha logrado incursionar en el mercado a través de la fabricación de piezas mecánicas, construcciones metálicas y montaje industrial.

2.7.1 MERCADO NACIONAL

Entre los principales clientes del mercado nacional se encuentran:

2.7.1.1 SECTOR SIDERÚRGICO

• SIDERURGICA DEL ORINOCO (SIDOR).

• CVG FERROMINERA DEL ORINOCO.

• ORINOCO IRON.

• CONSORCIO SIDERURGICO GUAYANA (CONSIGUA).

• VENPRECAR.

• SIDERURGICA DEL TURBIO (SIDETUR).

• PLANTA DE PELLAS (TOPPCA).

• MATERIALES SIDERURGICOS (MATESI).

2.7.1.2 SECTOR ALUMINIO

• CVG ALUMINIO DEL CARONÍ. ALCASA.

• CVG VENEZOLANA DE ALUMINIOS (VENALUM).

• CVG BAUXILUM.

2.7.1.3 SECTOR PETROLERO

• PETROLEOS DE VENEZUELA (PDVSA).

• SIN CRUDOS DE ORIENTE (SINCOR).

• SERVICIOS HALLIBURTON DE VZLA.

2.7.1.4 SECTOR HIDROELÉCTRICO

• ELECTRIFICACIÓN DEL CARONÍ (EDELCA).

2.7.1.5 SECTOR CONSTRUCCIÓN

• CONSTRUCTORA NORBERTO ODEBRECTH.

• CEMEX DE VZLA.

2.7.1.6 SECTOR AUTOMOTRIS.

• TOYOTA DE VENEZUELA

2.7.2 MERCADO INTERNACIONAL

La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A tiene focalizado sus productos al mercado nacional.

2.8 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO

A.P. ASOCIADOS, C.A realiza en sus actividades la fabricación de piezas mecánicas, construcciones metálicas, estructuras metalmecánicas, montaje industrial, entre otros.

La empresa no diseña ni desarrolla productos, debido a que todas las características principales del mismo son especificadas por el cliente en la solicitud del producto ( orden de compra) o mediante planos o croquis.

A continuación, en la figura 1 se representa el proceso central. Ejecución de la realización del producto:

Figura 1: Ejecución de la Realización del Producto

Fuente: Archivos A.P. ASOCIADOS, C.A.

2.9 PRODUCTOS

• Fabricación de Cono Bovedín.

• Fabricación de Tapas metálicas.

• Fabricación de Codo gigante.

• Fabricación de Ductos recolectores de humo.

• Fabricación de Ventiladores.

• Fabricación ductos refrigerados, Anillo separador, Tornillo hexagonal.

• Fabricación de Tubería de reinyección aire, gas de combustión y gas de tope para reformadores de OPCO.

• Fabricación de Distribuidor de Mezcla para Planta de Carbón.

• Fabricación de Cesta porta chatarra.

• Fabricación de baldes de recuperador Dravo.

• Fabricación de Recipiente de Presión.

• Fabricación de Jaibas.

• Fabricación de estructuras metálicas para torres, plataformas y escaleras.

• Fabricación de Galerías para cintas transportadoras, bajantes de chutes con planchas de impacto y torres de transferencia.

• Fabricación de Bastidores para Cintas Transportadoras.

• Fabricación y montaje de Almacén de Anodos.

• Fabricación y Montaje de Edificio Administrativo I.

• Fabricación e Instalación de Tubería de reinyección de aire, gas de combustión y gas de tope para reformadores de gas.

• Fabricación y Montaje de Estructura.

• Fabricación y Montaje de conos de cernidora en planta de procesamiento de mineral de hierro.

• Reconstrucción de Gancho de Grúa.

• Reconstrucción de carro porta acero líquido.

• Reconstrucción de cucharón.

2.10. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

A continuación se describen los cargos de la estructura organizativa de A.P. ASOCIADOS, C.A:

Junta Directiva: Ente administrativo que aporta información a los accionistas de la empresa en cuanto a las actividades puestas en marcha, así como también el establecimiento de lineamientos y políticas generales que han de ser cumplidas dentro de la misma.

Gerencia General: Máxima autoridad de la organización, responsable de administrar, coordinar y supervisar la gestión de los diferentes departamentos de la empresa, de acuerdo con las políticas y estrategias establecidas.

Administración y Contabilidad: Administrar, controlar y aprovechar al máximo los recursos financieros de la empresa.

Compras: Garantizar el reabastecimiento y almacenamiento de materias primas, insumos y herramientas necesarias en los diferentes departamentos de la empresa.

Planificación de la Producción: Fabricar y reparar piezas metálicas a través del desarrollo de métodos de trabajo adecuados, y de la planificación de los recursos humanos y materiales.

Gestión de la Calidad: Garantizar cumplir los requisitos de los clientes y con los requerimientos de la Norma COVENIN/ISO 9001. Informar a la Gerencia General sobre el funcionamiento de la Gestión de la Calidad.

Mantenimiento: Asegurar los servicios de mantenimiento de las maquinas fija y móviles.

A continuación, en la figura 2 se presenta el organigrama de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A:

Figura 2. Estructura Organizativa de la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

Fuente: Archivos A.P. ASOCIADOS, C.A.

CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

Mediante la definición de los conceptos se podrá conocer el significado de los elementos más utilizados para Diseñar el Sistema de Control de Gestión Automatizado.

3.1 CONTROL

El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el mismo. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos. El control no es un fin en sí mismo, es un medio para alcanzar el fin, o sea mejorar la operación del sistema.

3.2 SISTEMA El término sistema designa un conjunto de elementos en interrelación dinámica organizada en función de un objetivo, con vistas a lograr los resultados del trabajo de una organización.

3.3 GESTIÓN

Es dirigir las acciones que constituyan la puesta en marcha concreta de la política general de la empresa, es tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados.

3.4 CONTROL DE GESTIÓN

En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

3.5 LOS FINES DEL CONTROL DE GESTIÓN

El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos.

Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:

• Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.

• Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.

• Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

• Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.

3.6 SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es una estimulación organizada que aporta mucho a la toma de decisiones para la organización o empresa, y con ello lograr alcanzar los objetivos planteados.

3.7 CALIDAD

Satisfacer los requerimientos del cliente en forma consistente.

3.8 PROYECTO

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

3.9 META DEL PROYECTO

Es la cuantificación cualitativa y cuantitativa, del bien o servicio que se espera obtener producto de la ejecución de un Proyecto.

3.10 CONTROL DE PROYECTOS

Proceso que consiste en hacer seguimiento al desarrollo del proyecto, comparando los resultados obtenidos con los valores planificados (línea base), con la finalidad de poder identificar y alertar oportunamente posibles problemas y recomendar la adopción de las acciones preventivas y correctivas, cuando sea necesario.

3.11 PLAN OPERATIVO

El plan operativo anual es un documento en el que los responsables de la unidad funcional planifican, programan, administran y evalúan el conjunto de actividades que permitirán a la empresa cumplir con los temas, estrategias y metas diseñados a nivel estratégico en el corto plazo.

3.12 INFORME DE GESTIÓN

Documento que refleja los resultados parciales u obtenidos hasta una determinada fecha.

3.13 MANO DE OBRA

La mano de obra o trabajo fabril representa el factor humano de la producción, sin cuya intervención no podría realizarse la actividad manufacturera, independientemente del grado de desarrollo mecánico o automático de los procesos transformativos.

3.14 CARACTERÍSTICAS DE LA MANO DE OBRA

Entra algunas de las principales características de la mano de obra encontramos lo siguiente:

• Pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa.

• No pueden ser propiedad de la organización, a diferencia de los otros recursos. Los conocimientos, la experiencia, las habilidades, etc.; son parte del patrimonio personal.

• Las actividades de las personas en las organizaciones son, como se apunto, voluntarias; pero, no por el hecho de existir un contrato de trabajo la organización va a contar con el mejor esfuerzo de sus miembros; por lo contrario, solamente contara con el si perciben que esa actitud va a ser provechosa en alguna forma.

• Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, etc., intangibles; se manifiestan solamente a través del comportamiento de las personas en las organizaciones. Los miembros de ellas prestan un servicio a cambio de una remuneración económica y afectiva.

• El total de recursos humanos de un país o de una organización en un momento dado puede ser incrementado. Básicamente existen dos formas para tal fin: descubrimiento y mejoramiento.

• Los recursos humanos son variables de una persona a otra; no todo mundo posee las mismas habilidades, conocimientos, etc.

3.15 CLASIFICACIÓN DE LA MANO DE OBRA

La clasificación de la mano de obra va a depender directamente de la relación del trabajador con el proceso de fabricación del producto:

3.15.1 MANO DE OBRA DIRECTA

Es la fuerza laboral que se encuentra en contacto directo con la fabricación de un determinado producto que tiene que producir la empresa. Esta ha sido responsable del grueso manejo del trabajo por horas de las fábricas y el costo más importante de controlar y medir.

3.15.2 MANO DE OBRA INDIRECTA

Es la fuerza laboral que no se encuentra en contacto directo con el proceso de la fabricación de un determinado producto que tiene que producir la empresa. Entre los tipos de manos de obra tenemos: la recepción, oficinistas, servicios de limpieza, dibujantes, etc.

3.16 IMPORTANCIA DE LA MANO DE OBRA

Su importancia radica en que es el factor de producción por excelencia, debido a que es el que desarrolla una serie de actividades y tareas, y ayudado por instrumentos, infraestructura, entre otros, produce bienes y servicios de una manera satisfactoria.

3.17 PROCESO

Es un conjunto de procedimientos o actividades que se ejecutan de forma secuencial para obtener un determinado producto a través de la transformación de insumos.

3.18 INDICADOR DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados.

3.19 TIPOS DE INDICADORES DE GESTIÓN

Las organizaciones deben determinar los atributos cualitativos y cuantitativos que los clientes o usuarios valoran de los productos y/o servicios que se le suministran. Para realizar esa medición es necesario construir indicadores que permitan medir y conocer en cualquier momento el grado en que dichos atributos se están satisfaciendo. Los indicadores de gestión están referidos a indicadores de efectividad, eficiencia, eficacia, productividad y calidad.

3.19.1 INDICADORES DE EFECTIVIDAD

Los indicadores de efectividad involucra la eficacia y la eficiencia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles. Supone hacer lo correcto con gran exactitud y sin ningún desperdicio de tiempo o dinero.

3.19.2 INDICADORES DE EFICIENCIA

Los indicadores de eficiencia miden el logro de un objetivo al menor costo unitario posible. En este caso estamos buscando un uso óptimo de los recursos disponibles para lograr los objetivos deseados.

3.19.3 INDICADORES DE EFICACIA

Los indicadores de eficacia miden el grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir, cuánto de los resultados esperados se alcanzó. La eficacia consiste en concretar los esfuerzos de una entidad en las actividades y procesos que realmente deben llevarse a cabo para el cumplimiento de los objetivos formulados.

3.19.4 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

Los indicadores de productividad miden la relación entre la cantidad de producto/servicio obtenidos en un proceso y la cantidad de recursos consumidos para su obtención.

3.19.5 INDICADORES DE CALIDAD

La calidad es exceder las características de los clientes a un mínimo costo. La expresión del indicador de calidad está representada por el grado de concordancia entre las características de un producto y los requerimientos que debe satisfacer.

3.20 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

a) Simbolizan actividades importantes o críticas; (reclamaciones, productividad mensual, facturación mensual, absentismo).

c) Los resultados de los indicadores son cuantificables, y sus valores se expresan normalmente a través de un dato numérico o de un valor de clasificación.

d) El beneficio que se obtiene del uso de los indicadores supera la inversión de capturar y tratar los datos necesarios para su desarrollo.

e) Son comparables en el tiempo, y por tanto pueden representar la evolución del concepto valorado. De hecho, la utilidad de los indicadores se puede valorar por su capacidad para marcar tendencias.

f) Son fiables, es decir proporcionan confianza a los usuarios sobre la validez de las sucesivas medidas.

g) Son fáciles de establecer, mantener y utilizar.

3.21 BENEFICIOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos:

• Comunicar la estrategia.

• Comunicar las metas.

• Identificar problemas y oportunidades.

• Diagnosticar problemas.

• Entender procesos.

• Definir responsabilidades.

• Mejorar el control de la empresa.

• Identificar iniciativas y acciones necesarias.

• Medir comportamientos.

• Facilitar la delegación en las personas.

• Integrar la compensación con la actuación.

3.22 NORMALIZACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

Para trabajar con indicadores se debe establecer todo un sistema que incluya desde la correcta percepción del hecho o característica, hasta la toma de decisiones acertadas para mantener, mejorar e innovar el proceso del cual se da cuenta. Es por esto que en la normalización de Indicadores de Gestión se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

• Definición.

• Objetivo.

• Niveles de referencia y responsabilidad.

• Consideraciones de gestión

• Análisis.

• Información y datos.

• Reportes.

3.22.1 DEFINICIÓN

Consiste en la descripción del indicador teniendo en cuenta 5 aspectos:

• Nombre del indicador.

• Definición conceptual.

• Expresión matemática.

• Unidad de medida.

3.22.2 OBJETIVO

El objetivo expresa:

• ¿Para qué se quiere gerenciar el indicador?

• ¿Cuál es la finalidad del indicador?

3.22.3 NIVELES DE REFERENCIA Y RESPONSABILIDAD

3.22.3.1 NIVELES DE REFERENCIA

El acto de medir se realiza a través de la comparación, esta no es posible si no se cuenta con una referencia contra la cual contrastar el valor del indicador. Los niveles de referencia constituyen los valores con los cuales se compara el indicador.

Existen diversos niveles de referencia:

Planificado ————————–Meta

Histórico——————————Periodos anteriores

Estándar—————————–Las mejores condiciones

Diseño—————————— Capacidad instalada

Competencia——————— Otras Plantas, unidades, competidor, etc.

Estado del arte———————Avance tecnológico

3.22.3.2 RESPONSABILIDAD

Consiste en establecer la responsabilidad en cada asignación del indicador.

Asignaciones:

• Revisión y actualización de los niveles de referencia del indicador.

• Proponer la revisión y actualización de las consideraciones de gestión.

• Aprobación propuesta para la actualización de las consideraciones de gestión.

• Seguimiento y control del indicador.

• Registro y procesamiento de datos.

• Elaborar reporte de resultados del indicador.

• Aprobar reporte de resultados del indicador.

3.22.4 CONSIDERACIONES DE GESTIÓN

Comprende los rangos de desempeño y la periodicidad.

3.22.4.1 RANGOS DE DESEMPEÑO

Son los patrones bajo los cuales se analiza el indicador y permite interpretar el valor de los mismos. Son criterios de evaluación establecidos en base a los cuales se puede conocer el estado del indicador, estos criterios dependen del indicador que se está evaluando.

Los rangos de desempeño permiten identificar los valores en los cuales el indicador está en verde, amarillo o rojo (Ver Tabla 1).

Fuente: Metodología de Normalización de Indicadores de EDELCA

Las acciones a tomar de acuerdo al valor obtenido por el indicador se refleja en la siguiente representación gráfica: (ver figura 3)

Figura 3. Acciones a Tomar de Acuerdo al Resultado del Indicador

Fuente: Metodología de Normalización de Indicadores de EDELCA

3.22.4.2 PERIODICIDAD

Establece la frecuencia en que se medirá el indicador, la cual puede ser semanal, mensual, trimestral o anual dependiendo del indicador a analizar.

3.22.5 ANÁLISIS

La etapa de análisis del comportamiento del indicador se realizará tomando en cuenta su subdivisión y árbol de factores.

3.22.5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN

Las subdivisiones facilitan la determinación del área donde la variación del indicador es notoria, es decir, mediante la subdivisión se pueden determinar los lugares donde ocurrieron problemas que generan variación en el indicador. Es importante señalar que las subdivisiones no se aplican a todos los indicadores.

Tipos de subdivisión:

• Por atributos.

• Por segmento.

• Por región.

• Por tipo de máquina o equipo.

• Por período.

• Por especialidad.

3.22.5.2 ÁRBOL DE FACTORES

Es un diagrama que permite establecer y conocer las causas que actúan o pudieran actuar en determinado momento sobre el comportamiento del indicador.

Ejm: Qué afecta al tiempo de ciclo:

• Variaciones de la carga de trabajo.

• Retraso en la Recepción de insumos.

• Número de errores.

• Desbalance de la carga de trabajo.

3.22.6 INFORMACIÓN Y DATOS

El sistema de información y procesamiento de datos comprende el ingreso, procesamiento y obtención de la información requerida para medir el indicador.

• Fuente de información y captura de datos.

• Procesamiento y almacenamiento de datos.

3.22.7 REPORTES

Muestra los reportes que utilizará el indicador, en los reportes la situación del indicador se visualizará como semáforo que podrá tomar el color (verde, amarillo y rojo) según las consideraciones de gestión definidas para cada uno de ellos.

Los reportes deberán contener detalle gráfico que permita analizar y definir las causas de las desviaciones en los resultados obtenidos del indicador.

3.23 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

Es una descripción gráfica de un procedimiento para la resolución de un problema. Los diagramas de flujos de datos están compuestos por figuras conectadas con flechas. Para ejecutar un proceso comienza por el Inicio y se siguen las acciones indicadas por cada figura: el tipo de figura indica el tipo de paso que representa.

3.24 REGLAS PARA LA CREACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

• Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo y/o de Izquierda a derecha.

Partes: 1, 2