Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica su dirección que fluye la información procesos, se deben utilizar solamente líneas de flujo horizontal o vertical (nunca diagonales).
Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores, se debe tener en cuenta que solo se van a utilizar conectores cuando sean estrictamente necesario.
No deben quedar líneas de flujo sin conectar.
Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepto del símbolo final.
Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.
3.25 SÍMBOLOS UTILIZADOS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
A continuación en la tabla 2 y 3 están representados los símbolos utilizados para la realización de los diagramas de flujo de datos:
Fuente: Turmero, Iván. Guía de Diagrama de Flujo de Datos
Fuente: Turmero, Iván. Guía de Diagrama de Flujo de Datos
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
La información relacionada con el marco metodológico del presente trabajo, abarca el tipo de estudio, la población, muestra, los instrumentos que se emplearán en la recolección de los datos y finalmente se especifica el procedimiento.
4.1 TIPO DE ESTUDIO
El tipo de estudio realizado en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A es no experimental, descriptivo y aplicado. Es no experimental porque se realiza sin manipular deliberadamente variables. Es decir, no se hace variar intencionalmente las variables independientes. Lo que se hace en la investigación es observar fenómenos tal y como se dan en su contexto natural; situaciones ya existentes. Es descriptivo, ya que comprende la descripción y análisis del proceso de realización del producto así como también de los mecanismos de seguimiento y control de gestión empleados en este proceso. Es aplicado, puesto que el estudio está orientado a complementar los mecanismos de seguimiento y control en el proceso de realización del producto de la empresa, diseñando un sistema de control de gestión automatizado para medir y analizar la mano de obra. El diseño del sistema es una aplicación de la investigación.
4.2 POBLACIÓN
La población empleada para este estudio son los procesos llevados a cabo en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, los cuales son: proceso de la dirección, proceso de medición y mejora, proceso de apoyo y proceso de realización del producto.
4.3 MUESTRA
La muestra está representada por el proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.
4.4 INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE DATOS
Para la recolección de los datos e información necesaria se utilizaron los siguientes instrumentos:
4.4.1 ENTREVISTAS
Las entrevistas buscan opiniones por medio de preguntas, con el propósito de aclarar un determinado tema o asunto.
Se realizaron entrevistas no estructuradas al personal de trabajo de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, con la finalidad de recolectar toda la información necesaria que sirva de base para el desarrollo del proyecto.
INSPECCIÓN VISUAL
La inspección visual es un acto de verificación física, material y de funcionamiento de un proceso, equipo, maquinarias o de cualquier fenómeno o suceso del cual sea importante conocer las cualidades y características que lo identifican o describen.
4.4.3 RECURSOS MATERIALES
Lápiz, borrador y papel, necesarias tanto en las entrevistas como en la elaboración de los borradores del proyecto.
Computadora personal, empleadas en la transcripción y desarrollo del Proyecto.
Dispositivo de almacenamiento masivo USB, para almacenar toda la información concerniente al proyecto realizado, por su facilidad de manejo y bajo costo, para el respaldo de la información.
Video Beam y Laptop, empleados para la presentación y proyección del proyecto.
PROCEDIMIENTO
Para el desarrollo de este estudio fue necesario el desarrollo de los siguientes pasos que se describen a continuación:
1. Análisis y estudio de las referencias bibliográficas referentes a indicadores de gestión, mano de obra, sistema de control de gestión.
2. Recolección y revisión de la documentación bibliográfica existente en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, organización, funciones y procesos.
3. Descripción del proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.
4. Elaboración del diagnóstico de la situación actual del proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A en cuanto al sistema de seguimiento y control de gestión.
5. Realización del análisis de brechas en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.
6. Determinación de los requerimientos de los usuarios, para incorporarlos al Sistema de Control de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de Realización del Producto en la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.
7. Diseño de los indicadores de gestión de mano de obra para el proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.
8. Normalización de los indicadores de gestión diseñados.
9. Elaboración de los diferentes diagramas, con el objeto de conocer el comportamiento del flujo de información del sistema de control de gestión automatizado propuesto.
10. Realización del sistema de control de gestión automatizado propuesto, elaborando un prototipo en aplicaciones avanzadas de Microsoft Office Excel 2007 y su lenguaje de macros (VBA), que satisfaga los requerimientos de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.
11. Elaboración del manual de usuario y de los requerimientos del sistema de control de gestión automatizado propuesto.
12. Entrega del informe final.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
A continuación se presenta en la tabla 4 el cronograma de actividades:
Tabla 4: Cronograma de Actividades
Fuente: Elaboración Propia
CAPÍTULO V
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
En el presente Capítulo se expone el diagnóstico actual de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A
5.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE REALIZACIÓN DEL PRODUCTO DE LA EMPRESA A.P. ASOCIADOS, C.A
La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A realiza una serie de actividades en el proceso de realización del producto, las cuales están representadas en la Figura Nº 1: Ejecución de la Realización del Producto perteneciente al Capítulo III del presente trabajo, en la cual dicha figura presenta el orden secuencial de dichas actividades.
Para que el proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A se pueda llevar a cabo necesita de una serie de variables de entrada utilizadas para las actividades de dicho proceso, además de las variables de entrada, la ejecución del proceso va a generar variables de salidas.
En la siguiente Figura 4, están representadas las actividades que se desarrollan en el proceso de realización del producto, las variables de entrada y salida más significativas del proceso.
Figura 4. Descripción del Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A
Fuente: Elaboración Propia
5.2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA A.P. ASOCIADOS, C.A EN CUANTO AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN EN EL PROCESO DE REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
La gestión de proyectos representa una disciplina indispensable para organizar y administrar los recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos.
Actualmente la empresa utiliza tres (3) herramientas muy importantes para el seguimiento y control en el proceso de realización del producto, estas herramientas están representadas por el plan operativo, el tablero de control y el informe de gestión.
El plan operativo, define el conjunto de operaciones o acciones a llevar a cabo por la empresa, a su vez, también define cuales serán los indicadores claves que permitan evaluar el grado de cumplimiento de las actividades planteadas.
El informe de gestión, es una herramienta de control de gestión que es presentada ante la Gerencia. Este informe presenta información importante acerca del cumplimiento de los proyectos o actividades planteadas por la empresa. Este informe debe ser veraz y preciso, debido a esto se utilizan indicadores de gestión en el proceso ya que por medio de ellos se puede medir de manera exacta el avance de las actividades o proyectos programados, los factores que afectan su ejecución y con ello facilitar la toma decisiones.
El tablero de control, a través de esta herramienta se puede apreciar el comportamiento de los indicadores de gestión de forma periódica y con esto lograr detectar las posibles desviaciones en los resultados.
En la siguiente Tabla 5, están representados los indicadores que utiliza la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A para el seguimiento y control en el proceso de realización del producto.
Tabla 5. Indicadores Utilizados en el Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.
Fuente: Archivos A.P. ASOCIADOS, C.A
La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A. en su búsqueda de complementar el seguimiento y control de sus actividades y teniendo en cuenta la importancia que representa la medición y análisis de la mano de obra, ya tenían definidos en forma clara y precisa los indicadores de mano de obra que necesitaban en su proceso de realización del producto, los cuales son: sobretiempo, ausentismo, adiestramiento al personal y horas-trabajador.
5.3. ANÁLISIS DE BRECHAS
Para llevar a cabo un sistema de control de gestión en las empresas, es necesario que estás implementen alguna aplicación de software. La determinación de la aplicación de software va a estar determinado a las necesidades que posea la empresa.
En la implementación de la aplicación de software es necesario evitar los tres males más comunes:
Adquirir tecnología que no cumple con los requerimientos y por lo tanto es insuficiente para cumplir su labor.
Adquirir tecnología que excede los requerimientos y por lo tanto es desperdiciada en la compañía.
Adquirir tecnología que combina los dos males anteriores en uno solo. Este es el más común.
Para determinar la aplicación de software más adecuada para una empresa es necesario un análisis de brechas, el cual se basa en tres preguntas fundamentales:
¿Qué atributos y beneficios dice la gente que desea o necesita que le brinde un producto o servicio?
¿En qué medida el producto/servicio que usan satisface esas necesidades?
¿Existe una brecha entre lo que la gente desea y su grado de satisfacción con el producto/servicio que usan actualmente?
La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, utiliza en el seguimiento y control de sus actividades la aplicación Microsoft Office Excel 2007 en el Software Windows XP.
En la siguiente tabla 6 se muestra los atributos deseados, la importancia de cada atributo, la evaluación de cada atributo y la brecha existente.
Tabla 6. Análisis de Brechas de la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.
ATRIBUTOS | IMPORTANCIA | EVALUACIÓN | BRECHA |
Compatibilidad | 100% | 100% | 0% |
Fácil utilización | 100% | 100% | 0% |
Aplicaciones | 100% | 100% | 0% |
Fuente: Elaboración Propia
La brecha existente en cada uno de los tres (3) atributos deseados es de 0%, por lo tanto la empresa está satisfecha con la utilización de este software y esta aplicación en el seguimiento y control de sus actividades ya que esta satisface todas sus necesidades y no tienen contemplado cambiar ni adicionar algún software o aplicación adicional para el control de gestión debido a que no lo consideran necesario e implicaría además más costo en cuanto a compra de licencias.
El sistema de control de gestión automatizado propuesto tiene que estar diseñado para ser utilizado en Windows XP y en la aplicación Microsoft Office Excel 2007, de acuerdo a las exigencias de la empresa.
5.4. REQUERIMIENTOS DEL USUARIO
Se requiere que el sistema de control de gestión automatizado propuesto cuente con las siguientes cualidades:
Evaluar en forma periódica el comportamiento de la mano de obra en el proceso de realización del producto, a través de reportes (anual, mensual y empleado).
Almacenar diariamente en el sistema de control de gestión automatizado propuesto la información concerniente a la mano de obra.
Obtener resultados precisos y confiables.
Que el sistema de control de gestión automatizado propuesto posea gráficos correspondientes a las causas que pudieron afectar la variabilidad del resultado del indicador.
Controlar los reportes generados por el sistema.
Detectar las posibles causas en la desviación de los resultados de los indicadores con respectos a los parámetros establecidos.
Agregar y eliminar empleados del sistema de control de gestión automatizado propuesto.
.
CAPITULO VI
SITUACIÓN PROPUESTA
6.1. DISEÑO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN PARA LA MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE LA MANO DE OBRA EN EL PROCESO DE REALIZACIÓN DEL PRODUCTO EN LA EMPRESA A.P. ASOCIADOS, C.A
Para que la empresa pueda utilizar los indicadores de mano de obra: sobretiempo, ausentismo, adiestramiento al personal y horas-trabajador, fue necesario proponer la elaboración de diferentes formatos para la recolección de datos.
Los formatos de recolección de datos deben proporcionar la siguiente información:
Cédula de identidad.
Apellido.
Nombre.
Cargo.
Días de trabajo (Lunes – Viernes).
Fecha de cada uno de los días.
Horas correspondientes al indicador.
Causas de incumplimiento.
Observaciones.
Firma del responsable del formato.
A continuación los diferentes formatos correspondientes a cada indicador:
Sobretiempo:
Este formato representa el control semanal de las horas extras empleadas por cada trabajador en el proceso de realización del producto. Los responsables de recopilar la información en este formato son los supervisores. El formato se puede apreciar en el Apéndice A.
Adiestramiento al personal:
Mediante este formato se lleva el control de las horas de adiestramiento impartidas al personal en el proceso de realización del producto. Los responsables de recopilar la información en este formato son los supervisores. El formato se puede apreciar en el Apéndice A.
Ausentismo:
Este formato representa el control semanal de las horas de ausentismo de cada trabajador en el proceso de realización del producto. Los responsables de recopilar la información concerniente a este formato son los supervisores. El formato se puede apreciar en el Apéndice A.
Horas – trabajador
Este formato representa el control semanal de las horas laboradas por cada trabajador en el proceso de realización del producto. Los responsables de recopilar la información en este formato son los supervisores. Este formato se muestra en el Apéndice A.
6.2. NORMALIZACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DISEÑADOS PARA LA MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE LA MANO DE OBRA EN EL PROCESO DE REALIZACIÓN DEL PRODUCTO DE LA EMPRESA A.P. ASOCIADOS, C.A
El proceso de normalización aplicado a los indicadores de mano de obra está basado en la metodología de normalización de EDELCA, dicha metodología se puede apreciar en el punto 3.22 del capítulo III.
La normalización de los indicadores ausentismo, sobretiempo, horas-trabajador y adiestramiento al personal se muestra en el Apéndice B. A continuación un ejemplo de la normalización aplicado al indicador "ausentismo":
6.2.1 AUSENTISMO
La normalización del indicador ausentismo comprende siete (7) pasos: definición, objetivo, niveles de referencia y responsabilidad, consideraciones de gestión, análisis, datos e información y reportes.
6.2.1.1 DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición conceptual, expresión matemática y unidad de medida.
6.2.1.1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Ausentismo".
6.2.1.1.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas – hombres de ausencia con relación a las horas – hombres totales disponible.
6.2.1.1.3 EXPRESIÓN MATEMÁTICA
6.2.1.1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
6.2.1.2 OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir la cantidad de tiempo perdido debido a la ausencia del trabajador en un período de tiempo de trabajo programado en el proceso de realización del producto, con el fin de tomar las acciones pertinentes para mejorar el desempeño en la mano de obra.
6.2.1.3 NIVELES DE REFERENCIA Y RESPONSABILIDAD
6.2.1.3.1 NIVELES DE REFERENCIA
Los niveles de referencias fueron determinados por conceso por parte del equipo de control de gestión, tomando en cuenta su experiencia y expectativas. Los niveles de referencia están basados en la planificación (metas).
A continuación en la tabla 7, está representado el valor máximo que se desea obtener por parte del indicador ausentismo.
Tabla 7. Nivel de Referencia. Ausentismo.
NIVEL DE REFERENCIA | VALOR |
Planificado | 4% |
Fuente: Elaboración Propia
6.2.1.3.2 RESPONSABILIDAD
Los responsables del indicador ausentismo están representados en la tabla 8.
Tabla 8. Responsabilidad. Ausentismo
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y actualización de los niveles de referencia del indicador | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y actualización de las consideraciones de gestión | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para la actualización de las consideraciones de gestión | Gerente General |
Seguimiento y control del indicador | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de datos | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del indicador | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del indicador | Gerente General |
Fuente: Elaboración Propia
6.2.1.4 CONSIDERACIONES DE GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño, periodicidad de la medición.
6.2.1.4.1 RANGOS DE DESEMPEÑO
Los rangos de desempeño del indicador ausentismo están representados en la tabla 9.
Fuente: Elaboración Propia
6.2.1.4.2 PERIODICIDAD
Establece la frecuencia en la elaboración de los distintos reportes del indicador ausentismo. A continuación en la tabla 10 la periodicidad de la medición:
Tabla 10. Periodicidad. Ausentismo
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
Fuente: Elaboración Propia
6.2.1.5 ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del indicador se divide en árbol subdivisión y árbol de factores.
6.2.1.5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN
No aplica.
6.2.1.5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador ausentismo.
El árbol de factores del indicador ausentismo está representado en la figura 5.
Figura 5. Árbol de Factores. Ausentismo
Fuente: Elaboración Propia
6.2.1.6 INFORMACIÓN Y DATOS
Comprende la fuente de información y captura de datos, procesamiento de datos.
6.2.1.6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE DATOS
La fuente de información para este indicador (ausentismo), será las horas de ausencia de la mano de obra en el proceso de realización del producto y corresponde a los supervisores tomar los datos.
6.2.1.6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y posteriormente se consolida la información suministrada, ambas operaciones se realizan en el sistema de control de gestión automatizado propuesto.
6.2.1.7 REPORTE
Establece los reportes que utilizará el indicador.
6.2.1.7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en específico y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
6.2.1.7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
6.2.1.7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12) meses del año respectivo al análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad del indicador así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
6.3. DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN AUTOMATIZADO PROPUESTO
En la siguiente figura 6 está representado el diagrama de flujo de datos del sistema de control de gestión automatizado propuesto.
Figura 6. Diagrama de Flujo de Datos del Sistema de Control de Gestión Automatizado Propuesto
Fuente: Elaboración Propia
En la siguiente figura 7 está representado el diagrama de contexto del sistema de control de gestión automatizado propuesto.
Figura 7. Diagrama de Contexto del Sistema de Control de Gestión Automatizado Propuesto
Fuente: Elaboración Propia
6.4 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN AUTOMATIZADO
El sistema de control de gestión automatizado propuesto está en un archivo de Microsoft Office Excel 2007, el cual contiene siete (7) hojas: registro, consolidado, reporte anual, reporte mes, reporte empleado, mano de obra y aplicaciones.
A continuación se explica detalladamente el uso del sistema de control de gestión automatizado propuesto.
6.4.1 REGISTRO
En esta etapa se procede a hacer clic izquierdo al símbolo de A.P. ASOCIADOS, C.A para que de manera automática el sistema habilite una fila nueva al registro, en esta fila nueva el código, fecha, mes y cargo se colocan automáticamente, quedaría por parte del usuario seleccionar en la lista desplegable el empleado, el concepto (indicador), causa y horas.
En la siguiente figura 8, está representada la hoja de registro de datos:
Figura 8. Registro de datos
Fuente: Elaboración Propia
6.4.2 CONSOLIDADO
Después de haber ingresado en el registro todos los datos, es necesario entrar a la página de consolidado, de manera de consolidar en el sistema los nuevos datos ingresados al registro, para consolidar hay que hacer clic izquierdo en el símbolo de A.P. ASOCIADOS, C.A.
En esta página se muestra el ejecutado al año (horas), el estado de los indicadores en los 12 meses, las causas con sus horas totales y sus respectivos porcentajes (%) y el tablero de control del mes en curso.
A continuación, en la figura 9 se muestra la hoja de consolidado del sistema de control de gestión automatizado propuesto.
Figura 9. Consolidado
Fuente: Elaboración Propia
6.4.3 MANO DE OBRA
Se muestra la totalidad de los empleados que están en el sistema y por cada empleado se muestra la frecuencia de las veces que ha sido ingresado al registro y las horas acumuladas. Para agregar un empleado nuevo hay que hacer clic izquierdo en el símbolo de A.P. ASOCIADOS, C.A y automáticamente se genera una fila para ingresar los datos del nuevo empleado, los datos solicitados por cada empleado son: apellido, nombre, cedula de identidad y cargo. Para eliminar empleado seleccionar toda la fila del empleado y eliminarla.
Una vez agregado o eliminado todos los empleados necesarios se procede a hacer clic izquierdo en el botón de ordenar, de esta manera, vuelve a quedar ordenada la lista de empleados por apellidos.
A continuación, en la figura 10 se representa la hoja de registro de mano de obra:
Figura 10. Registro de Mano de Obra
Fuente: Elaboración Propia
6.4.4 APLICACIONES
Está hoja del sistema contiene los siguientes botones o comandos: reporte mensual, reporte de empleado, ordenar por horas, ordenar por fechas, respaldo y contactar.
A continuación, en la figura 11 se muestra la hoja de aplicaciones:
Figura 11. Hoja de Aplicaciones
Fuente: Elaboración Propia
6.4.5 ORDENAR POR HORAS
Para ordenar por horas la página de registro de datos, se selecciona la hoja aplicaciones y se procede a hacer clic izquierdo al botón de "ordenar por horas".
El registro va a ser ordenado de mayor a menor.
6.4.6 ORDENAR POR FECHAS
Para ordenar por fechas la página de registro de datos, se selecciona la hoja aplicaciones y se procede a hacer clic izquierdo al botón de "ordenar por fechas".
El registro va a ser ordenado desde la fecha más reciente a la fecha más antigua.
6.4.7 RESPALDO
Para hacer un respaldo del sistema, se procede a seleccionar la hoja aplicaciones y hacer clic izquierdo al botón "Respaldo".
6.4.8 CONTACTAR
Para obtener datos de contacto del autor del sistema en caso de cualquier duda, se selecciona la hoja aplicaciones y se hace clic izquierdo al botón "Contactar".
6.4.9 REPORTES
6.4.9.1 REPORTE ANUAL
Para acceder a este reporte hay que seleccionar la hoja que dice reporte anual.
A continuación, en la figura 12 se representa el reporte anual:
Figura 12. Reporte Anual
Fuente: Elaboración Propia
6.4.9.2 REPORTE EMPLEADO
Anual: Para acceder a este reporte hay que seleccionar la hoja que dice reporte empleado, luego seleccionar al empleado a través de la lista desplegable, y luego de haber seleccionado al empleado hacer clic izquierdo en el símbolo A.P. ASOCIADOS, C.A.
Mensual: si se desea obtener el reporte de un empleado pero de un mes en específico, se procede a ir a la hoja que dice aplicaciones, se hace clic izquierdo en el botón que dice reporte mensual, después de presionar el botón aparece un mensaje en donde dice que se especifique el mes del reporte que se desea obtener, se agrega el mes y a continuación el sistema crea el archivo reporte mensual, en este archivo creado se selecciona la hoja reporte empleado, se selecciona a través de la lista desplegable el nombre del empleado, se le da clic izquierdo al símbolo de A.P. ASOCIADOS, C.A y entonces aparecerá el reporte empleado de un mes en específico.
A continuación, en la figura 13 se representa el reporte empleado:
Figura 13. Reporte Empleado
Fuente: Elaboración Propia
6.4.9.3 REPORTE MENSUAL
Si se desea obtener el reporte mensual, se procede a ir a la hoja que dice aplicaciones, se hace clic izquierdo en el botón que dice reporte mensual, después de presionar el botón aparece un mensaje en donde dice que se especifique el mes del reporte que se desea obtener, se agrega el mes y a continuación aparece el reporte mensual del mes requerido.
A continuación, en la figura 14 está representado el reporte mensual:
Figura 14. Reporte Mensual
Fuente: Elaboración Propia
6.5 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN AUTOMATIZADO PROPUESTO
6.5.1. SOFTWARE
Software Windows XP con aplicación Microsoft Office Excel 2007.
Tener habilitada las Macros en la aplicación Microsoft Office Excel 2007, a continuación procedimiento para la habilitación de las Macros:
Abrir página de Microsoft Office Excel 2007 Botón de Office
Opciones de Excel Centro de confianza Configuración del centro de confianza Configuración de Macros
Habilitar todas las Macros Aceptar.
Guardar el sistema de control de gestión automatizado propuesto en una carpeta con el nombre (AP Asociados_Gestión) directamente en el disco local (C).
6.5.2. HADWARE
Recomendado un procesador Pentium IV como mínimo.
Impresora a color.
6.5.3 PERSONAL
La persona encarga de llevar a cabo el sistema de control de gestión automatizado propuesto, deberá contar con los siguientes conocimientos:
Manejo de Microsoft Office Excel 2007.
Fundamento sobre el proceso de realización del producto.
Capacidad para interpretar los resultados obtenidos y realizar los reportes.
6.5.4 DATOS
Los formatos de recolección de datos de cada indicador deben poseer toda la información requerida y deben estar verificadas por los supervisores respectivos.
CONCLUSIONES
Del estudio realizado en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, se obtuvieron las siguientes conclusiones:
1. Los indicadores de gestión se utilizan como estándares para la toma de decisiones, debido a esto su utilización es de suma importancia en cualquier organización.
2. Los indicadores de gestión para la medición y análisis de la mano de obra complementará el seguimiento y control del proceso de realización del producto de la empresa, con esto ayudará en la veracidad y precisión en los informes de gestión presentados ante la Gerencia.
3. Se determinó que tanto los factores internos como externos a la empresa pueden causar la variabilidad del resultado del indicador esperado en un momento determinado.
4. El sistema de control de gestión automatizado propuesto servirá como herramienta de evaluación del desempeño de la mano de obra en el proceso de realización del producto, facilitando la toma de decisiones de manera oportuna y confiable.
5. La aplicación Microsoft Office Excel 2007 representa una opción muy práctica y versátil para realizar sistemas de control de gestión.
6. El manual del usuario, es un instrumento de gran ayuda para el correcto manejo del sistema de control de gestión automatizado propuesto, ya que guía a los usuarios sobre los pasos que debe seguir para que el sistema trabaje de manera efectiva y oportuna.
RECOMENDACIONES
A continuación una serie de recomendaciones para la utilización del sistema de control de gestión automatizado propuesto:
Revisar periódicamente los indicadores de gestión desarrollados en este proyecto, con el objeto de actualizarlos a los cambios que pudieran ocurrir.
Hacer un respaldo del sistema de control de gestión automatizado propuesto por lo menos mensualmente.
Ingresar los datos recolectados de los formatos a la hoja de registro del sistema de control de gestión automatizado propuesto diariamente o semanalmente.
Los formatos de recolección de datos deben estar firmados por el supervisor respectivo antes de ser entregados al usuario del sistema de control de gestión automatizado propuesto.
BIBLIOGRAFÍA
1. ALBORNOZ, EMERYS. (2005). Administración de Empresas. Puerto Ordaz. Venezuela.
2. BURBIDGE, JOHN. (1979). Control de la Producción. Ediciones Deusto, S.A. Bilbao. España.
3. CHASE, RICHARD; AQUILANO, NICHOLAS. (1995). Dirección y Administración de la Producción y de las Operaciones. Irwin. Sexta Edición. España.
4. EDELCA, (2006), Guía Metodológica de Normalización de Indicadores. Puerto Ordaz. Venezuela.
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6. GUTIÉRREZ, HUMBERTO. (2005). Calidad Total y Productividad. McGraw-Hill. Segunda Edición. México.
7. ROJAS, ROSA. (1997). Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes de Investigación. Segunda Edición. Ediciones UNEXPO. Venezuela.
8. TOMPKINS, JAMES. (1992). La Producción Exitosa. McGraw-Hill. México.
9. TURMERO, IVÁN. (2009). Guía de Diagrama de Flujo de Datos. Puerto Ordaz. Venezuela.
11. http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/67/siscontrges.htm.
12. http://www.monografias.com/trabajos60/diagrama-flujo-datos/diagrama-flujo-datos.shtml.
13. http://es.wikipedia.org/wiki/Mano_de_obra.
14. http://es.wikipedia.org/wiki/Control_de_gesti%C3%B3n.
15. http://www.monografias.com/trabajos11/plantac/plantac.shtml.
16. /trabajos3/ctrolgestion/ctrolgestion.shtml.
APÉNDICE
NORMALIZACIÓN DE INDICADORES
AUSENTISMO
La normalización del indicador ausentismo comprende siete (7) pasos: definición, objetivo, nivel de referencia y responsabilidad, consideraciones de gestión, análisis, datos e información y reportes.
1. DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición conceptual, expresión matemática y unidad de medida.
1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Ausentismo".
1.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas – hombres de ausencia con relación a las horas – hombres disponibles.
1.3 EXPRESIÓN MATEMÁTICA
1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
2. OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir la cantidad de tiempo perdido debido a la ausencia del trabajador en un período de tiempo de trabajo programado en el proceso de realización del producto, con el fin de tomar las acciones pertinentes para mejorar el desempeño en la mano de obra.
3. NIVEL DE REFERENCIA Y RESPONSABILIDAD
3.1 NIVEL DE REFERENCIA
Representa el valor máximo que se desea obtener del indicador.
NIVEL DE REFERENCIA | VALOR |
Planificado | 4% |
3.2 RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y actualización de los niveles de referencia del indicador | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y actualización de las consideraciones de gestión | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para la actualización de las consideraciones de gestión | Gerente General |
Seguimiento y control del indicador | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de datos | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del indicador | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del indicador | Gerente General |
4. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño, periodicidad de la medición.
4.2 PERIODICIDAD
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
5. ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del indicador se realizará tomando en cuenta su subdivisión y árbol de factores.
5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN
No aplica.
5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador ausentismo.
6. INFORMACIÓN Y DATOS
Comprende la fuente de información y captura de datos, procesamiento de datos.
6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE DATOS
La fuente de información para este indicador (ausentismo), será las horas de ausencia de la mano de obra en el proceso de realización del producto y corresponde a los supervisores tomar los datos.
6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y posteriormente se consolida la información suministrada, ambas operaciones se realizan en el sistema de control de gestión automatizado propuesto.
7. REPORTE
Establece los reportes que utilizara el indicador.
7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en específico y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12) meses del año respectivo al análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad del indicador así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
SOBRETIEMPO
La normalización del indicador sobretiempo comprende siete (7) pasos: definición, objetivo, nivel de referencia y responsabilidad, consideraciones de gestión, análisis, datos e información y reportes.
1. DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición conceptual, expresión matemática y unidad de medida.
1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Sobretiempo".
DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas – hombres de sobretiempo realizadas con respecto a las horas – hombres disponibles.
EXPRESIÓN MATEMÁTICA
1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
2. OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir las horas – hombre de sobretiempo laboradas por el personal en el proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, con el fin de tomar las acciones pertinentes para mejorar el desempeño en la mano de obra.
3. NIVEL DE REFERENCIA Y RESPONSABILIDAD
3.1 NIVEL DE REFERENCIA
Representa el valor máximo que se desea obtener del indicador.
NIVEL DE REFERENCIA | VALOR |
Planificado | 4% |
3.2 RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y actualización de los niveles de referencia del indicador | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y actualización de las consideraciones de gestión | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para la actualización de las consideraciones de gestión | Gerente General |
Seguimiento y control del indicador | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de datos | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del indicador | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del indicador | Gerente General |
4. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño y periodicidad de la medición.
4.1 RANGOS DE DESEMPEÑO
4.2 PERIODICIDAD
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
5. ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del indicador se realizará tomando en cuenta su subdivisión y árbol de factores.
5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN
No aplica.
5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador sobretiempo.
6. INFORMACIÓN Y DATOS
Comprende la fuente de información y captura de datos, procesamiento de datos.
6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE DATOS
La fuente de información para este indicador (sobretiempo), será las horas de sobretiempo de la mano de obra del proceso de realización del producto y corresponde a los supervisores tomar los datos diariamente utilizando el formato de sobretiempo propuesto.
6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y posteriormente se consolida la información suministrada, ambas operaciones se realizan en el sistema de control de gestión automatizado propuesto.
7. REPORTE
Establece los reportes que utilizara el indicador.
7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en específico y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12) meses del año respectivo al análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad del indicador así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
HORAS – TRABAJADOR
La normalización del indicador horas – trabajador comprende siete (7) pasos: definición, objetivo, nivel de referencia y responsabilidad, consideraciones de gestión, análisis, datos e información y reportes.
1. DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición conceptual, expresión matemática y unidad de medida.
1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Horas – Trabajador".
1.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas – hombres trabajadas con respecto a las horas – hombres disponibles.
1.3 EXPRESIÓN MATEMÁTICA
1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
2. OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir el cumplimiento de las horas de trabajo programada por cada trabajador en el proceso de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, con el fin de tomar las acciones pertinentes para mejorar el desempeño en la mano de obra.
3. NIVEL DE REFERENCIA Y RESPONSABILIDAD
3.1 NIVEL DE REFERENCIA
Representa el valor mínimo que se desea obtener del indicador.
NIVEL DE REFERENCIA | VALOR |
Planificado | 90% |
3.2 RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y actualización de los niveles de referencia del indicador | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y actualización de las consideraciones de gestión | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para la actualización de las consideraciones de gestión | Gerente General |
Seguimiento y control del indicador | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de datos | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del indicador | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del indicador | Gerente General |
4. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño, periodicidad de la medición.
4.2 PERIODICIDAD E INTENSIDAD
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
5. ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del indicador se realizará tomando en cuenta su subdivisión y árbol de factores.
5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN
No aplica.
5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador horas – trabajador.
6. INFORMACIÓN Y DATOS
Comprende la fuente de información y captura de datos, procesamiento de datos.
6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE DATOS
La fuente de información para este indicador (horas – trabajador), será las horas trabajadas por la mano de obra del proceso de realización del producto y corresponde a los supervisores tomar los datos diariamente a través del formato Horas – Trabajador propuesto.
6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y posteriormente se consolida la información suministrada, ambas operaciones se realizan en el sistema de control de gestión automatizado propuesto.
7. REPORTE
Establece los reportes que utilizara el indicador.
7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en específico y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12) meses del año respectivo al análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad del indicador así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
ADIESTRAMIENTO AL PERSONAL
La normalización del indicador adiestramiento al personal comprende siete (7) pasos: definición, objetivo, nivel de referencia y responsabilidad, consideraciones de gestión, análisis, datos e información y reportes.
1. DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición conceptual, expresión matemática y unidad de medida.
1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Adiestramiento al Personal".
1.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas – hombres de adiestramiento impartidas al personal con respecto a las horas – hombres totales disponible.
1.3 EXPRESIÓN MATEMÁTICA
1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
2. OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir el esfuerzo de la organización para adiestrar al personal del proceso de realización del producto, con la finalidad de mejorar el desempeño de la mano de obra.
3. NIVEL DE REFERENCIA Y RESPONSABILIDAD
3.1 NIVEL DE REFERENCIA
Representa el valor mínimo que se desea obtener del indicador.
NIVEL DE REFERENCIA | VALOR |
Planificado | 2 % |
3.2 RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y actualización de los niveles de referencia del indicador | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y actualización de las consideraciones de gestión | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para la actualización de las consideraciones de gestión | Gerente General |
Seguimiento y control del indicador | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de datos | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del indicador | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del indicador | Gerente General |
4. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño, periodicidad de la medición.
4.1 RANGOS DE DESEMPEÑO
4.2 PERIODICIDAD
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
5. ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del indicador se realizará tomando en cuenta su subdivisión y árbol de factores.
5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN
No aplica.
5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador adiestramiento al personal.
6. INFORMACIÓN Y DATOS
Comprende la fuente de información y captura de datos, procesamiento de datos.
6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE DATOS
La fuente de información para este indicador (adiestramiento al personal), será las horas de adiestramientos impartidos al personal y corresponde a los supervisores tomar los datos.
6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y posteriormente se consolida la información suministrada, ambas operaciones se realizan en el sistema de control de gestión automatizado propuesto.
7. REPORTE
Establece los reportes que utilizara el indicador.
7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en específico y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer el tablero de control respectivo al mes de análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12) meses del año respectivo al análisis, las horas totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron la variabilidad del indicador así como también su peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las causas.
Edgar David, Carati Marcano
AGRADECIMIENTOS
A Dios Todopoderoso por estar conmigo siempre, protegiéndome y ayudándome a superar obstáculos.
A mi madre y padre por su constante apoyo y numerosos consejos.
A mi tutora académica Ing. Scandra Mora, por sus enseñanzas en el transcurso de mi carrera y por su apoyo.
A mi tutor industrial José Humberto Postiglione, por su receptividad y apoyo.
A la UNEXPO, Vice- Rectorado de Puerto Ordaz, por ser mi segunda casa, y de la cual estoy muy orgulloso.
Al señor Augusto Postiglione por haberme brindado la oportunidad de realizar el trabajo de grado en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A y por su apoyo recibido.
A todo el personal de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A por su orientación y colaboración en todo momento.
A todos ustedes muchas gracias…
Autor:
Edgar David, Carati Marcano
"Diseño de un Sistema de Control de Gestión Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A". Universidad Nacional "Experimental Politécnica Antonio José de Sucre" Vice-Rectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniería Industrial. Tutor Académico: Ing. Scandra Mora, MSc. Tutor Industrial: Ing. José Humberto Postiglione.
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