3. Qué debemos hacer?
- Concientizar a los directivos acerca de la necesidad del cambio. La evolución en los mercados y en la tecnología, y la indispensable actualización de los métodos de gestión empresarial.
Inventariar los recursos humanos existentes, y proceder a compararlos con las necesidades en materia de experiencias, capacidades y aptitudes que se requieren para el presente y futuro de las actividades.
Análisis de las actividades y costes estratégicos, y por otro lado la clasificación de las actividades en función de que generen o no valor agregado para los clientes externos o empresa, o bien no produzcan valor agregado alguno.
Las actividades y costes estratégicos son aquellas que dado un determinado nivel de producción, el incremento de dichos costes genera una reducción más que proporcional en los costes totales.
En cuanto a las actividades con o sin valor agregado, su clasificación y posterior análisis conduce a la eliminación, combinación o simplificación de las mismas a los efectos de mejorar la rentabilidad y competitividad de la empresa.
- Llevar a cabo un diagnóstico que permita conocer a fondo las operaciones de la empresa, poniendo especial hincapié en sus puntos críticos, que son aquellos generadores tanto de beneficios como de pérdidas. Esto debe hacerse no sólo contemplando los procesos productivos, sino prestando una gran atención a los aspectos vinculados al entorno social y cultural, tanto externo como internos a la empresa. Descubrir los mitos y paradigmas de sus empleados, directivos y propietarios lleva a saber en que medida los mismos entorpecen el desenvolvimiento de la empresa, por otro lado han de servir para tomarlos en consideración a los efectos de la labor de concientización. Esta labor de diagnóstico implica relevamientos estadísticos y cálculos de diferentes ratios, índices e indicadores. Entre ellos esta presente los niveles de calidad, los indicadores de gestión y los ratios de productividad, como así también los montos de desperdicios.
Implementar el Tablero de Comando como forma de control y guía. Lo más conveniente es que este Tablero de Comando suministre información por excepción y sirva para la Gestión Visual, lo cual permite de un "pantallazo" conocer el estado de los procesos, productos y servicios.
- Para mejorar, primero debemos saber donde estamos y cómo estamos evolucionando en nuestras operaciones diarias. Para ello se capacita e implementan sistemas básicos de estadísticas, tanto para controlar niveles de calidad, como para seguir muy de cerca los niveles de productividad y costos.
- En base a los requerimientos de los clientes, consumidores y organismos públicos, establecer los requisitos en materia de calidad, tanto del producto, como de su empaque, y tiempos de respuestas a los pedidos. Eso en cuanto a lo que se denomina clientes externos, pero lo mismo debe hacerse en relación a las necesidades de los clientes internos.
- Establecidos tales requisitos en materia de calidad, se debe planificar e implementar la Gestión de Calidad Total (TQM) más adecuada a la empresa. Para ello es fundamental (ver Punto 3) contar con estadísticas de calidad y su evolución, siendo el elemento más adecuado la aplicación del SPC (Control Estadístico de Procesos).
- En una economía como la de estos tiempos deben evitarse desperdicios, y la mejor manera de lograrlo es aplicando el Sistema de Producción Just in Time, el cual puede considerarse como la otra cara de la moneda del Kaizen. Adecuar el "Just in Time" a cada tipo de actividad es esencial y fundamental a la hora de responder de manera rápida, flexible, efectiva y eficiente, a las cambiantes necesidades y requerimientos del mercado.
- El disponer de máquinas en perfecto funcionamiento es fundamental y para ello lo mejor es aplicar el Mantenimiento Productivo Total, el cual no sólo permite reducir los tiempos de paros por averías, sino también ahorrar insumos y energía, evitar la producción de fallos, e incumplimientos de plazos. Cámaras frigoríficas, ordeñadoras, maquinas de cosecha, transportes y sobre todo transportes con cámaras de frío, sistemas de ventilación en gallineros, sistemas de riego son sólo algunas de las máquinas a seguir muy de cerca si no queremos incurrir en pérdidas, y para ello lo mejor es aplicar sistemas de prevención y predicción, mejorando los costes de mantenimiento y evitando tener que actuar por reacción.
En materia de actividades agropecuarias, forestales y ganaderas, no sólo es importante el mantenimiento productivo de los equipos, máquinas e instalaciones, sino además el de aquellos factores propios y únicos de la actividad como son los suelos (MPSP – Mantenimiento Productivo de Suelos y Pasturas), el Mantenimiento Productivo de Animales (MPAn) como gallinas ponedoras, vacas lecheras, animales reproductores entre otros), y el Mantenimiento Productivo de Árboles (MPAr) tanto de aquellos que se utilizan para la producción de frutos, como de semillas, hojas o destinados a su posterior corte o bien utilizados para sombra de animales o para cortar el viento).
En el caso del MPAn tenemos que tomar en consideración aspectos tales como su limpieza, vacunación, controles veterinarios y análisis bioquímicos entre otros, de forma regular y sistemática. Un software diseñado al efecto permite un seguimiento por animal de la vacunación, además de contar para cada uno de ellos con fichas electrónicas en cuanto a evolución de la producción, seguimiento de las enfermedades y resultados de los exámenes a los cuales fueron sometidos.
- Tomar en cuenta los conocimientos y experiencias que día a día suman los empleados y trabajadores lleva a la implementación de sistemas de sugerencias y círculos de calidad. Dar participación a los empleados es asegurar su compromiso. Y para ello le deben ser enseñadas las distintas herramientas en materia de gestión de calidad y productividad.
- Proceder al cálculo y análisis de la evolución en los índices de productividad, sean éstos monofactoriales o multifactoriales. De tal manera podrán calcularse el total producido por galón de combustible, la producción por hora hombre, o las toneladas obtenidas por cada unidad monetaria de coste total incurrido (sumatoria de mano de obra + amortización / depreciación + insumos (semillas + abonos + fertilizantes) + energía y combustibles + honorarios (veterinarios + ing. agrónomos + otros)).
- Estandarizar los procesos, implicando con ello la utilización del SPC tanto para indicadores de calidad como de gestión. Esto deberá ser agregado al Tablero de Comando, y utilizado para la posterior aplicación del Círculo de Deming (Planificar-Realizar-Evaluar-Actuar).
- Implementar desde el primer momento el Sistema Cinco "S", lo cual permite el ahorro de espacios físicos, ahorra insumos, evita accidentes y pérdidas de herramientas e instrumental, permite detectar a tiempo problemas en máquinas y equipos, e inclusive evita transmisión de enfermedades tanto en los trabajadores, como en las plantas y animales. Ejemplo: un plan de limpieza en la actividades bajo estudio sería la limpieza de corrales, del sector y máquina de ordeñe, limpiar el campo de malezas, entre otras.
- Todos los sistemas y métodos de trabajos están encaminados no sólo a satisfacer a los clientes y consumidores, sino también a detectar, eliminar y prevenir la generación de despilfarros. Temas o aspectos tales como el exceso de insumos, la sobreproducción, los tiempos perdidos por falta de insumos o máquinas averiadas, las cosechas antes o fuera de tiempo, los errores de empaque, las fallas de programación, son sólo algunas de las graves falencias que ocasionan desperdicios (mudas en japonés) en las actividades analizadas. Así cada tipo de flor o fruto tiene su tiempo o momento de cosecha a los efectos de que llegue al consumidor final o fábrica en las más óptimas condiciones de utilización o consumo.
En el caso del presupuesto de gastos y egresos es fundamental la aplicación del Presupuesto Base Cero, dando pie además a la puesta en práctica tanto de la Matriz de Reducción de Costos, como al sistema de Coste Objetivo.
La Matriz de Reducción de Costos consiste en una serie de columnas destinadas a los diversos tipos de métodos utilizables para el incremento de la productividad y consecuente reducción de costos que puedan aplicarse a la actividad agropecuaria específica, y por otro lado filas, destinadas éstas últimas a las distintas actividades y procesos implicados en la explotación. De tal forma se procede a analizar que métodos pueden ser aplicables y sus efectos en los costes finales, eligiéndose aquella combinación de metodologías que hagan máxima la rentabilidad de la explotación.
- Herramientas y/o software destinados al: control presupuestario (sobre todo el presupuesto de gastos y egresos), el control de gestión, el mantenimiento, la gestión visual, el tablero de comando, el SCP, el análisis paretiano y la contabilidad horizontal permiten (dentro de un diseño y utilización congruentes con la filosofía Kaizen) muy importantes ahorros, los cuales pueden llegar sin inconvenientes a ser del orden de un 30% del valor facturado para aquellas empresas consideradas tradicionales.
- En las actividades agropecuarias es posible y necesario aplicar tanto los métodos destinados al cambio rápido de herramientas como a los tiempos rápidos de preparación, de todas aquellas máquinas y herramientas utilizadas. Ahora bien, aplicada a la actividad agropecuaria, los tiempos rápidos de preparación pueden ser enfocados a la preparación del terreno para la siembra luego de finalizada la cosecha.
- Dentro del marco de la calidad y la prevención es fundamental generar métodos destinados a evitar fallas y errores, para lo cual son muy útiles tanto el Análisis Negativo, como la posterior creación o adopción, y posterior implementación de sistemas o herramientas de Poka-yoke. La cuestión es ponerse a pensar en todo aquello que puede llegar a salir mal y pensar en consecuencia en implementar metodologías para evitar su ocurrencia o de generarse la misma reducir al mínimo sus consecuencias negativas.
4. Conclusiones
Si bien las actividades agropecuarias están sujetas a factores ambientales, algunas pueden ser generadas bajo condiciones ambientales artificiales. Más allá de las características que le son propias y que en gran medida escapan a la posibilidad de control por parte de los propietarios y directivos, no por ello es menos cierto que la aplicación de mejores métodos de administración de la producción hará factible aprovechar al máximo de las condiciones positivas, reduciendo al mínimo las pérdidas en caso de registrarse factores negativos. El objetivo por excelencia es entonces lograr el más alto promedio de beneficios en el mediano y largo plazo.
Por otra parte, no sólo cuentas los resultados financieros para el kaizen, sino y por sobre todas las cosas la mejora en la calidad de vida laboral, lo cual lleva a menores crisis internas, mayor armonía grupal y un mejor trabajo en equipo, todo lo cual termina redundando en mayores y más consistentes niveles de beneficios y rendimientos.
Cada producto generado por la explotación agrícola requiere de características especiales en cuanto a calidad, tamaños, presentaciones, gustos, consistencias, e higiene entre muchos otros. Es responsabilidad de la empresa detectar cuales son ellas, procediendo a determinar el grado de cumplimiento a tales expectativas. Además es fundamental cumplir con los pedidos en los tiempos estipulados y al menor coste posible. La empresa agropecuaria no tiene como en otras actividades económicas posibilidades de determinar su política de precios, sino que los precios le vienen dados por el mercado, por tal motivo reducir costes y eliminar desperdicios es esencial a la hora de mejorar los márgenes de ganancia.
Anexos
5. Anexo 1 – Pasos para la implementación del Kaizen
- Concientización. Debe concientizarse a los propietarios y directivos acerca de la necesidad del cambio y sus motivos o razones, y la conveniencia de aplicar un enfoque sistemático para su concreción.
- Diagnóstico. Analizar las características propias de la empresa, como así también su marco y entorno social, cultural, económico, tecnológico y competitivo. Evaluar sistemáticamente los niveles de productividad, calidad, niveles de satisfacción y tiempos de respuesta. Revisar los costes ocultos y los grados de despilfarros.
- Planificación. En base a las conclusiones de la anterior etapa y en función de las capacidades y restricciones de la empresa, como así también de los objetivos estratégicos y políticas, fijar un desarrollo de actividades y sus plazos de ejecución a los efectos de lograr los resultados fijados como objetivos.
- Implantación. Proceder a la implementación de las actividades previamente planificadas, desarrollando para ello un plan de capacitación y entrenamiento con puesta inmediata en ejecución a los efectos de un eficaz feedback; aplicación de sistemas de control estadístico y de sistemas de información por excepción y gestión visual (tableros de comando, control estadístico de procesos, control de gestión y presupuestario).
- Evaluación de resultados. Medir los resultados obtenidos como resultados de los cambios y aplicaciones realizadas, comparándolos con los objetivos establecidos.
- Corrección del sistema. Resultante de la diferencia de resultados o de las dificultades de aplicación, o bien como resultado de nuevas condiciones o cambios en el entorno que motiven la aparición de nuevas oportunidades y amenazas o bien la existencia de nuevas fortalezas y/o debilidades, proceder a reajustar el o los sistemas de producción.
* Aclaración: la capacitación y aplicación en la etapa de implementación, implica todos los conceptos involucrados en el Kaizen, tales como: la detección, prevención y eliminación de mudas; el mantenimiento productivo total, la gestión total de calidad, el control estadístico de procesos, las herramientas de gestión de calidad, el trabajo en equipo, el trabajo en célula, el sistema kanban, entre otros.
6. Anexo 2 – Veinticuatro puntos para mejorar la rentabilidad
- Corrija la causa raíz y no los síntomas. Cualquiera sea el problema que se presente, concentre sus esfuerzos y energía en detectar y corregir la causa raíz de los mismos, evitando eliminar de forma momentánea sólo los síntomas. Actuar sobre los síntomas implica que tarde o temprano el problema se volverá a presentar, con la necesidad de reincidir en erogaciones para su corrección.
- A la hora de adquirir insumos no piense en el precio sino en el coste total. De nada ha de servir adquirir insumos de menor precio si para ello debemos renunciar a la calidad, adquirir grandes cantidades y no tener la seguridad de la fecha de entrega.
- Adquiera los insumos y componentes más aptos al tipo de suelo, clima y máquinas. No trate de hacer uso de insumos genéricos, trate de que los mismos sean los más aptos a las condiciones del entorno.
- Busque de manera constante la mayor polivalencia en sus operarios. No sólo cuenta tener un buen tractorista, sino también la capacidad que el mismo tenga para hacer las labores de mantenimiento y reparaciones básicas. De tal forma evitará paros por averías y reducirá la necesidad de contar con excesiva planta de trabajadores.
- Enriquezca las labores. Que el tractorista sepa y pueda manejar una sembradora como así también una cosechadora.
- Aplique la tercerización en todas aquellas actividades y labores que sea posible, y ello implique un ahorro de costes.
- Gane preferencias mediante productos uniformes, limpios y con buen empaque. Sean tomates, uvas, manzanas, huevos, miel o cualquier otro producto, que sean todos del mismo tamaño, gusto, color y características. Seleccione debidamente los productos en función a sus características.
- Seleccione el mejor momento para la cosecha de forma tal que el producto llegue de manera óptima al mercado y a los consumidores.
- Implemente de manera sistemática un mantenimiento productivo y preventivo de maquinas, equipos, instalaciones, galpones, suelos, pasturas, árboles y animales. Cuidar de los activos permite menores costes de mantenimiento, menores gastos por reparaciones, menos tiempos de paro por reparaciones, evita la degradación de sus activos más importantes que son la calidad del suelo y de los animales. Evite pensar: "Si no está roto no se toca".
- Permanezca alerta tanto a los cambios tecnológicos, como a las nuevas variedades de insumos y productos. Si el mercado demanda un nuevo tipo de frutas dele el gusto al consumidor. Trate de incorporar de ser posibles innovaciones que le den un mayor valor agregado a sus productos. Ejemplo de esto último son una nueva combinación de alimentos para las aves de corral que le cambie el gusto a sus carnes o hagan más sanos sus huevos. Incorporé nuevos cultivos y obtendrá nuevos tipos de miel.
- Reduzca costes mediante la reasignación de recursos a las actividades con mayores niveles de productividad y valor agregado.
- Diversifique la producción para evitar las trampas del mercado y del factor climático. Generé producciones que le permitan generar un ingreso seguro cualquiera sean las condiciones (excepto desastres naturales a los cuales no están ajenos ni siquiera la actividad industrial, tales como las inundaciones). Si tiene producción de manzanas y una parte de ellas no son aptas para colocar en el mercado, utilícelas como alimentos para cerdos.
- Implemente el Tablero de Comando, las estadísticas, el Control de Gestión y el Presupuesto. Deje de confiar en sus cuadernos y en su memoria, incorpore un sistema eficiente de información para el control, el análisis y toma de decisiones.
- Lleve su producción al punto en que los costes marginales igualan los ingresos marginales. Muchos desconocen los principios básicos de la microeconomía llevando sus niveles de producción por encima del óptimo de rentabilidad y beneficios.
- Adquiera o incorpore máquinas y equipos en función al tamaño de la explotación y condiciones del entorno. Evite las deseconomías de escala, e incorpore máquinas y equipos aptos para el tipo de explotación y condiciones de suelo y clima.
- Aplique medidas preventivas para evitar accidentes laborales. Mejorar la seguridad laboral terminará generando mayor productividad y con ello menores costes de producción, y un mayor compromiso de parte de los operarios.
- No admita cualquier calidad en sus productos, concéntrese en generar la mayor calidad posible. No se conforme sólo con producir más aceitunas o ciruelas o melones. Trate que los mismos tengan el mejor tamaño, sabor y presentación.
- Haga de su empresa un lugar óptimo para trabajar y desarrollarse en los planos profesionales y humano. Se produce más y mejor cuando las personas se sienten a gusto en sus actividades diarias.
- Incorpore la planificación continua a sus actividades de management. Recuerde siempre que: "el que no planifica, planifica para el desastre".
- Tenga siempre presente que la capacitación no es un gasto sino una inversión. Quién no invierte en capacitación está consumiendo su futuro. El avance tanto en materia de comercialización, como así también la continua incorporación de nuevas tecnologías y biotecnologías (sistemas de posicionamiento global –GPS– en las cosechadoras, inoculantes para la soja, nuevos tipos de semillas, imágenes satelitales y fertilizantes entre otras) hacen necesario la capacitación y entrenamiento tanto de los operarios como de los directivos. No menos importante ha sido la incorporación de nuevos productos financieros tales como los futuros y opciones destinados a productos agroalimentarios, y nuevos productos o servicios en materia de seguros.
- La logística también cuenta. El almacenamiento y transporte de la producción es tan importante como la producción misma. De nada le servirá generar las mejores rosas si por un problema de almacenamiento y/o transporte las mismas llegan en pésimo estado al mercado.
- Mantenga el orden y coseche resultados. La aplicación de las Cinco "S" en cualquier actividad agropecuaria da óptimos resultados.
- Busque y seleccione siempre la solución o metodología más simple, y no la más compleja.
- Analice el cumplimiento de los veintitrés puntos anteriores, y luego planifique su puesta en práctica en función a un orden de prioridades.
Haga una lista de éstos veinticuatro puntos y luego tíldelos, verificando que tan bien está Ud. comprometido con los resultados de su empresa agropecuaria.
7. Anexo 3 – En la búsqueda de la solución más simple y efectiva
El Kaizen busca soluciones sencillas pero poderosas. Lo importante es la comprensión del o los sistemas y sus respectivos procesos, teniendo bien en claro la importancia de las estadísticas para conocer el comportamiento de los procesos y su evolución en el tiempo.
El Kaizen como sistema de mejora continua implica también la innovación continua tanto de los productos como de los procesos. Generar nuevas y poderosas perspectivas, enfoques y puntos de vista es el gran secreto del Kaizen. De ello han surgido ideas tan simples y novedosas como el kanban, el poka-yoke, el andón, y las Cinco "S" entre muchas otras. Ideas simplísimas pero sin lugar a dudas muy poderosas. Y a pesar de esa simplicidad fueron difíciles de copiar por las empresas occidentales, embarulladas ellas en complejas ecuaciones y sofisticados software que nunca dieron los resultados prometidos.
Lo más sencillo es muchas veces lo más difícil de comprender, justamente porque lo más simple requiere de mayor abstracción. El Kaizen es la constante búsqueda de una mayor abstracción aplicada a la gestión empresaria.
Así, mientras las mayorías de los sistemas de gestión hacen de la complejidad su punto de apoyo, para el Kaizen lo fundamental es encontrar la simplicidad en las formas y procesos, que hagan más fluidos y precisos los diversos movimientos y actividades.
8. Bibliografía
Economía de la empresa agraria y alimentaria – Enrique Ballestero – Ediciones Mundi Prensa – 1991
Introducción al Análisis de Economía Agrícola – Bishop y Toussaint – Editorial Limusa – 1975
La empresa eficiente – Eduardo Arbones Malisani – Editorial Alfaomega Marcombo – 1999
Economía & Gestao dos Negocios Agroalimentares – Decio Zylbersztajn y Marcos Fava Neves – Pionera –2000
Kaizen aplicado a la actividad agropecuaria – Mauricio Lefcovich – – 2004
Análisis Inverso – Mauricio Lefcovich – www.winred.com – 2005
Análisis Negativo – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com – 2006
Matriz de Reducción de Costos – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com – 2005
Reducción de Costos mediante la asignación de la productividad a los costos – Mauricio Lefcovich – www.ilustrados.com – 2005
Mauricio Lefcovich
Consultor en Administración de Operaciones
Fecha de realización: Diciembre – 2006
- Capacitar, entrenar e implementar de forma conjunta los sistemas de kaizen adecuados a cada actividad:
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