Planificación y organización de actividades de intercambio profesional en las entidades

2. Resumen
4. Actividades y modalidades autorizadas
5. Procesos asociados a la planificación y realización de actividades de intercambio
6. Consideraciones finales
7. Conclusiones
8. Bibliografía

Resumen

El desarrollo de los recursos humanos constituye el pilar estratégico de la empresa moderna, como parte de lo cual se encuentra la capacitación, que en su sentido actual incluye el conocimiento de la entidad y sus formas de operar, lo cual requiere del intercambio periódico entre sus miembros.

Tomando en cuenta lo antes señalado, en el presente trabajo se describen los principales elementos que deben considerarse al planificar, aprobar y llevar a cabo actividades de intercambio con este propósito.

I. Introducción

Históricamente, los modelos de organización empresarial han ido sufriendo transformaciones, que van desde el enfoque de la empresa orientada hacia la creación de un producto o la prestación de un servicio que satisfaga plenamente las necesidades del cliente y proporcione la mayor cantidad de beneficios financieros, hasta el más moderno, en el cual la empresa y el entorno se funden con el objetivo de satisfacer a tres tipos de clientes: los internos, compuestos por los miembros de la entidad; los externos, que representan al cliente en su concepto tradicional de persona que demanda un producto o servicio y los dueños (públicos o privados) que por su papel e intereses se agrupan en una categoría particular.

Este cambio de enfoque, motivó el desarrollo e introducción en la práctica diaria de la administración de un nuevo concepto: «capital humano» como expresión y reconocimiento de que en cualquier empresa el factor decisivo en su desempeño es la acción del hombre.

Los aspectos antes mencionados evidencian la necesidad de una alta flexibilidad organizacional y elevada preparación del personal, tanto en el plano profesional como en el dominio de aspectos organizativos y metodológicos que rigen en la empresa, con lo cual se consolida su presencia en el mercado a partir de la claridad, rapidez y grado de certeza de las respuestas que brindan a los clientes, en particular, ante preguntas sobre productos, servicios o formas de pago poco usuales.

Lo antes expuesto pone de manifiesto la conveniencia de llevar a cabo reuniones de intercambio (actividad en lo sucesivo) de experiencias entre los miembros de la empresa, las cuales tienen como valor agregado que contribuyen a desarrollar las relaciones humanas entre éstos.

Tomando en cuenta todo lo señalado con anterioridad, en el presente trabajo se recogen los aspectos asociados a la planificación, aprobación y desarrollo de actividades con vistas a elevar el desempeño y el sentido de pertenencia, elementos indispensables en el camino hacia la excelencia empresarial.

II. Actividades y modalidades autorizadas

El primer aspecto que debe normalizarse en la entidad al acometer la incorporación de las actividades en la estrategia empresarial, lo constituyen las modalidades que pueden adoptar éstas, entre las que pueden señalarse las siguientes:

• Mesa Redonda. Consiste en la presentación de un tema por varios especialistas que tienen diferentes puntos de vista acerca de un tema o problema de actualidad, que puede ser precedida o no de la realización de un debate entre los presentes y los ponentes acerca de los planteamientos realizados y que requiere de un moderador.
• Panel. Grupo de expertos que expone o dialoga ante un grupo de especialistas en torno a un tema determinado.
• Seminario. Grupo reducido que estudia un tema internamente en varias sesiones en las que todos participan aportando sus resultados y experiencias.
• Simposio. Exposiciones orales de un grupo de especialistas, usualmente entre cuatro y seis, sobre aspectos de un mismo tema o problema, los cuales se complementan entre sí.
• Taller. Los autores o ponentes de un trabajo explican al auditorio todos los elementos de que disponen sobre el tema.
• Reuniones de trabajo. Son actividades en las cuales se analizan temas asociados a la gestión de un área funcional o ejecutiva, como pueden ser aspectos económicos, aseguramiento, etc.

Otro aspecto que, de manera simultánea, al anterior debe establecerse lo constituye las modalidades de participación en las actividades, entre las que pueden señalarse:

• Conferencias Magistrales. Presentación oral realizada por un especialista de alto nivel sobre un tema, con el objetivo de actualizar a los participantes en el mismo.
• Ponencias. Trabajo elaborado por uno o varios autores acerca de un tema determinado, aceptado por el Comité Organizador, que se expone en una Actividad de Intercambio por uno de sus autores, posterior a lo cual se realiza un debate de los aspectos planteados.
• Carteles (Posters). Trabajo elaborado por uno o varios autores acerca de un tema determinado aceptado por el Comité Organizador, que se expone en un cartel. Todos los trabajos presentados en esta modalidad se discuten simultáneamente en bloques, de una o varias sesiones, entre los autores y los interesados.
• Tormenta de ideas (Brain Storm). Un grupo reducido presenta sin restricción alguna sus ideas acerca de un tema.
• Competencias de Habilidades. Los participantes demuestran ante una Comisión Evaluadora, generalmente con carácter competitivo, sus habilidades para desarrollar una determinada actividad

Una vez definidos los tipos y modalidades de participación en las actividades, en dependencia de las características de la entidad, se requiere establecer el procedimiento para la realización de éstas, a partir del análisis de los procesos que tiene asociados, los cuales se analizan a continuación.

III. Procesos asociados a la planificación y realización de actividades de intercambio

III.1 Proceso general.

El proceso general para llevar a cabo cualesquiera de las actividades de intercambio de experiencias consta de los procesos que se indican en la figura 1 y que se detallan a continuación.

III.2 Proceso de Elaboración de Propuestas.

El proceso de elaboración de la propuesta al Órgano facultado para la aprobación de una actividad requiere de la definición previa de los funcionarios autorizados a realizar la propuesta (funcionario gestor), los cuales tienen la responsabilidad de analizar en la fecha establecida, por la entidad para la presentación de proposiciones la conveniencia de llevarla a cabo con personal de subordinación propia así como de conjunto con otras áreas. En este último caso colegiará con los funcionarios facultados de las otras áreas involucradas el desarrollo de los procesos incluidos en este documento.

En esta etapa, el funcionario gestor definirá los objetivos a lograr, los contenidos a tratar; tiempo asignado a cada uno de ellos a partir de los objetivos deseados; tipo de actividad a llevara cabo y modalidad en que se desarrollará el intercambio (Carteles, Ponencias, Mesas Redondas, Talleres, etc.); personas que tendrán a su cargo la conducción de los intercambios en la modalidad prevista; propuesta de actividades complementarias que faciliten a los participantes intercambiar libremente sobre temas de interés mutuo, así como su duración; composición de los participantes (relación nominal inicial) en cada una las tres categorías posibles: Comité Organizador, Participantes e Invitados.

Una vez concluida la fase de concepción de la Actividad se procede a la elaboración del presupuesto estimado del desarrollo de la actividad el cual debe incluir, como mínimo, las siguientes partidas: Souvenirs para los participantes, insumos requeridos para el desarrollo del evento; almuerzo, merienda y cena de los participantes según corresponda; alojamiento del personal, si es necesario; alquiler de locales para el desarrollo de la Actividad y actividades complementarias propuestas, como se indica a continuación:

• Determinación del estimado de participantes y su estructura, como se muestra en el ejemplo de la Tabla 1, donde se considera un 10% del subtotal estimado como reserva para imprevistos, que es una cifra usual.

Tabla 1. Estructura de los participantes

• Consideraciones generales, donde se recogen los supuestos que se utilizan en la elaboración del presupuesto, tales como quién asume los gastos de transportación, etc.
• Estimación del costo del evento, como se indica en la Tabla 2 donde se muestra la estructura del costo de realización del evento agrupado por aspectos fundamentales, en tanto en un Anexo a este documento se relaciona el detalle de cada partida del costo estimado.

Tabla 2. Estructura del presupuesto estimado.

• Elaboradores, que incluye el visto bueno.

El proceso de concepción de la Actividad culmina con la elaboración de una fundamentación de la misma, la cual, en no más de una cuartilla, describe en que consiste la propuesta de Actividad sometida a valoración, a partir de los aspectos siguientes: denominación de la actividad, para su identificación uniforme en el futuro; fundamentos, que recoge los objetivos y resultados proyectados que sustentan la realización de Actividad así como el Presupuesto Estimado finalizando con una tabla que recoge el nombre, cargo y firma de los participantes directos en la elaboración del documento

III.3 Proceso de aprobación

Una vez elaborado el Borrador de la Propuesta de Actividad el Funcionario Gestor entregará al encargado de recoger e integrar todas las propuestas para someterlas al análisis del órgano correspondiente, cuyo dictamen conduce a una de las alternativas siguientes:

1. Se aprueba la realización de la actividad sin modificaciones. En este caso el Funcionario Gestor continua trabajando en los aspectos organizativos relacionados con el desarrollo de la Actividad planificada.
2. Se aprueba la realización de la actividad con modificaciones. . En este caso el Funcionario Gestor realiza las modificaciones al proyecto aprobadas, continuando el trabajo en los aspectos organizativos relacionados con el desarrollo de la Actividad planificada.
3. Se recomienda realizar evaluaciones complementarias. El Funcionario Gestor incluye en el proyecto las evaluaciones solicitadas, posterior a lo cual repetirá el proceso de aprobación desde el principio.
4. No se aprueba la realización de la actividad. En este caso se finaliza el trabajo.

III.4 Proceso de preparación

III.4.1 Constitución del Comité Organizador

Una vez establecida la necesidad y conveniencias de llevar a cabo alguna de las Actividades de Intercambio se procede por parte del Funcionario Gestor a la constitución por designación del Comité Organizador, cuya cantidad final de integrantes estará en dependencia de la magnitud y duración de la actividad planificada, pero su número no debe ser en ningún caso inferior a tres.

Las funciones de los miembros de Comité Organizador son las siguientes:

• Presidente: Convocar las reuniones del Comité Organizador; aprobar el listado de delegados, invitados, miembros del Comité Organizador e invitados a la actividad de Inauguración y Clausura; aprobar los materiales de trabajo y promocionales a entregar a los participantes; aprobar el contenido del programa de la reunión; aprobar las estrategias de alternativas de locales a utilizar para el desarrollo de la reunión; aprobar todos los documentos que forman parte de la reunión; firmar los Diplomas de Participación y aprobar el sitio de alojamiento, si se requiere de este servicio.
• Vice-Presidente: Elaborar la propuesta de participantes en cada una de las categorías; revisar y proponer modificaciones de todos los documentos que forman parte del evento; elaborar la propuesta de Programa de la Reunión de conjunto con el Organizador; elaborar la propuesta de locales a utilizar para el desarrollo de la reunión; supervisar y controlar el trabajo del resto de los miembros del Comité Organizador.
• Organizador: Elaborar el programa en su versión inicial y la oficial aprobada por el Presidente, elaborar los Diplomas de Participación y las Credenciales en las tres modalidades; confeccionar la propuesta detallada de participantes por categorías; organizar el proceso de acreditación; elaborar las modificaciones al programa y entregarlas a la Secretaria para su distribución en las Sesiones; elaborar los comprobantes de entrega de refrigerios, almuerzo y cena según corresponda.
• Aseguramiento: Garantizar la disponibilidad de los locales aprobados para el desarrollo de la reunión; garantizar los materiales a entregar a los participantes; coordinar las actividades de Inauguración y Clausura; garantizar la entrega de los materiales en la acreditación; garantizar el control y distribución de los refrigerios en el horario establecido; entrega a los participantes de los comprobantes de entrada a la actividad de clausura; coordinar el alojamiento y recibimiento de los participantes que corresponda.
• Secretaria: obtener las copias impresas de las credenciales, entregar los materiales a los participantes durante la acreditación; verificar la correspondencia de los nombres de los participantes recogidos en los listados, para recoger las modificaciones requeridas; entregar los Diplomas de Participación.
• Miembros: apoyar la difusión de los documentos de la actividad; participar como ponentes, moderadores o panelistas en los temas que considere el Comité Organizador.
• Comisión de Actas y Relatoría: recoger todas las intervenciones que se produzcan; elaborar el Reporte de la Relatoría del Evento y presentarlo para su aprobación al término de la Actividad.

Es conveniente señalar que la descripción detallada de las funciones de cada uno de los miembros del comité Organizador, al ser una exposición metodológica, se refiere a seis personas como mínimo, lo cual contradice el mínimo de tres miembros señalado con anterioridad. Esto se debe a que metodológicamente las funciones deben segregarse como se indica, pero en el caso de una actividad pequeña, el Comité requiere de un número de integrantes menor, y deben distribuirse entre sus integrantes las restantes funciones que no son de la competencia directa de los cargos según la explicación anterior.

III.4.2 Definiciones del Comité Organizador

En dependencia de las modalidades que se decida utilizar en la Actividad, el Comité Organizador procederá a establecer los requisitos que deben cumplir los participantes en cada una de éstas:

• Carteles: dimensiones máximas, método de fijación en el sitio de exposición y forma de discusión.
• Ponencias: extensión del trabajo y del resumen; tipo de letra a utilizar; espaciado y cantidad máxima de autores que pueden figurar en el trabajo (no debe exceder a cuatro); forma de presentación y duración de la presentación y debate.
• Mesas Redondas: cantidad de expositores; tiempo de presentación disponible para cada uno de los ponentes y tiempo de debate con los participantes.
• Conferencias Magistrales: forma de presentación y duración de la misma.

III.4.3 Comunicación a los interesados

El Presidente del Comité Organizador emitirá durante el período previo a la realización a la Actividad, tantas Cartas de Comunicación a los interesados como considere necesarias, en las cuales los actualizará de los objetivos, temas, fecha de realización y otros aspectos organizativos, en un formato como en el ejemplo mostrado a continuación.

Primera Comunicación

Compañero(a):

Tengo el placer convocarlos a participar en la I Reunión Nacional de áreas de Economía de la Sociedad Havanatur S.A., la cual se desarrollará en la primera quincena del mes de julio en la Ciudad de La Habana, con el objetivo de iniciar el intercambio sistemático de experiencias de trabajo así como identificar las dificultades que aún subsisten en el trabajo para elaborar estrategias y acciones que permitan su solución.

Tomando en consideración que la presente reunión es la primera de este carácter, hemos decidido conformar la agenda a tratar a partir de las sugerencias que ustedes nos envíen antes del 15 de junio del 2002 a través de la dirección de correo electrónico. Igualmente necesitamos nos comuniquen por idéntica vía en la propia fecha los nombres de las personas a participar con vistas a garantizar las condiciones requeridas para su participación.

En próximas comunicaciones, les haremos llegar las precisiones organizativas del evento.

Agradeciendo su atención y contando con su segura cooperación y participación, queda de usted,

Cordialmente,

Presidente Comité Organizador

presidente[arroba]server.com.cu

Dado en Ciudad de la Habana, a los 12 días del mes de abril del 2002

III.4.4 Elaboración de documentos

III.4.4.1 Credenciales

Todos los participantes deben poseer una identificación durante el transcurso de la Actividad para facilitar el desenvolvimiento y acceso a los locales de trabajo, por lo cual se deben elaborar tres tipos de credenciales, una por cada categoría: Comité Organizador; Participante e Invitado, y cada tipo debe disponer, como mínimo, de los de los datos siguientes: logotipo identificador de la entidad que convoca a la actividad; actividad a que corresponde; tipo de credencial a que corresponde y nombre de la persona acreditada. Una variante muy atractiva, por la independencia que proporciona al Comité Organizador y la reducción en los gastos, al no necesitar de una publicitaria, es utilizar el Microsoft Publisher, un ejemplo de lo cual se muestra a continuación elaborado en la versión 2000 de esta aplicación.

Para ver los gráficos seleccione la opción "Descargar" del menú superior

III.4.4.2 Programa de la Actividad

Otro documento a elaborar durante el periodo de preparación de la actividad es el Programa Detallado, en el cual se brinda a los participantes los horarios y actividades planificadas que debe constar, como mínimo, de la siguiente información: página de encabezamiento, que recoge el logotipo de la entidad, denominación de la actividad y fecha de realización; programa detallado donde se relaciona la fecha, hora de comienzo y terminación, responsable de cada actividad; relación nominal de los miembros del Comité Organizador, el cual también puede elaborarse utilizando el Microsoft Publisher 2000.

III.4.4.3 Comprobantes de consumo

Otro aspecto a tener en cuenta, es que durante el desarrollo de actividades es usual ofrecer meriendas y otros refrigerios a los participantes, los cuales deben ser controlados. Para ello puede utilizarse un comprobante emitido al efecto con el cuño de la entidad, el cual debe contener la siguiente información: actividad a que corresponde; tipo de consumo que respalda; fecha de validez; sesión a que corresponde (mañana, tarde o noche), si procede, para lo cual puede utilizarse el mostrado a continuación, elaborado con el mismo procesador gráfico que los anteriores ejemplos.

III.4.4.4 Certificados de participación y ponente

Por último, debe señalarse que constituye una práctica usual entregar una constancia a los participantes, por lo cual es necesario elaborar el Certificado de Participación en cual debe contener como elementos mínimos los siguientes: logotipo de la entidad; denominación de la actividad; nombre del destinatario; firma del Presidente y del Secretario del Comité Organizador, como se ilustra en el ejemplo siguiente.

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

En el caso de que además de la participación se realicen Talleres, presentaciones de Carteles o ponencias, debe elaborarse el correspondiente diploma acreditativo, el cual además de incluir la información antes señalada, debe contener la relación de autores o participantes, así como el tema o título del trabajo en dependencia de la modalidad a que corresponda.

III.4.4.5 Libro de Resúmenes

Este documento contiene el título, relación de autores y el resumen de todos los trabajos presentados para facilitar a los participantes la selección de cuales presenciar y su elaboración se justifica cuando la cantidad de trabajos es elevada.

III.4.4.6 Libro de Trabajos

Este documento contiene en su totalidad todos los trabajos presentados y se elabora cuando el impacto de los trabajos amerita que se conviertan en materiales de consulta de los participantes la posterior a la conclusión de la actividad.

III.4.4.7 Registros para el Control Interno

Con vistas a mantener un adecuado control de la actividad, así como prevenir omisiones y recoger de manera centralizada los errores para su rectificación, es conveniente elaborar en la etapa de preparación de la actividad los documentos siguientes:

• Listado de Entrega de Materiales. Es una relación nominal de todos los participantes en cada una de las categorías con espacios habilitados para adiciones de última hora, que tiene como objetivo controlar la entrega de los materiales a cada uno de los participantes; conocer exactamente la cifra de éstos y registrar de manera manuscrita los errores en los nombres con vistas a poder arreglar e imprimir con anticipación suficiente al momento de la entrega los Certificados de Participación y de Ponente.
• Listado de Entrega de Certificados de Participación. Tiene como objetivo servir de constancia al Comité Organizador de haber realizado la entrega de este documento a los interesados.
• Listado de Entrega de Certificados de Ponentes. Ídem al anterior, para este documento.

III.5 Proceso de realización

Considerando el amplio espectro posible de combinaciones que pueden materializarse en la práctica, atendiendo a los objetivos de la actividad y la entidad que las convoca, sólo es posible señalar que durante su realización deben respetarse los principios siguientes: mantener informado a todos los participantes oportunamente de los ajustes a la programación original, así como establecer un mecanismo ágil para hacer llegar al Comité Organizador las quejas y/o inquietudes de los participantes para brindar solución a las mismas en el periodo de tiempo más breve posible.

IV. Consideraciones finales

Una vez culminada la actividad se elaborarán las Memorias que serán enviadas a todos los participantes y que deben contener, como mínimo, la siguiente información:

• Informe de la Comisión de Relatoría.
• Listado de Participantes por Categorías, incluyendo la forma de contactar con los mismos.

V. Conclusiones

Como conclusión de este trabajo puede señalarse que en el mismo se detallan los diferentes procesos asociados a la concepción, aprobación y desarrollo de actividades de intercambio destinadas a ampliar el conocimiento que tienen los empleados acerca de la entidad y la forma de operar de la misma, con lo cual se fortalece el sentido de pertenencia y se fomentan las relaciones personales entre sus miembros.

Por otra parte, se demuestra, para este tipo de actividad de relativa poca participación, la factibilidad de emplear el Microsoft Publisher 2000 como herramienta de trabajo para estos fines en el caso de actividades de participación reducida, lo que aumenta la autonomía del Comité Organizador y contribuye a reducir los gastos por este concepto al no necesitar de una publicitaria para elaborar los materiales requeridos, sin sacrificar la calidad de éstos.

V. Bibliografía

HV-NGE0102: «Estructura, formato y clasificación de los documentos que componen el Manual de Organización y Regulaciones Internas de la Sociedad Havanatur S.A.» Manual de Organización y Regulaciones Internas de la Sociedad Havanatur S.A.; Departamento de Organización y Sistemas, Sociedad Havanatur S.A.; Cuba; 2002.

HV-NGE0202: «Símbolos, abreviaturas, términos y siglas utilizadas en el Manual de Organización y Regulaciones Internas de la Sociedad Havanatur S.A.»; Manual de Organización y Regulaciones Internas de la Sociedad Havanatur S.A.; Departamento de Organización y Sistemas, Sociedad Havanatur S.A.; Cuba; 2002.

Castro, M.; Ruges, M.: «Sobre la metodología de la investigación económica»; Editorial Ciencias Sociales; Cuba; 1982.

Autor:

Lic. Jesús de la Caridad Mesa Oramas

Sistematizador, Sociedad Havanatur S.A., Corporación CIMEX S.A.

Lic. Félix López Cardoso; Jefe del Dpto. de Organización y Sistemas, Sociedad Havanatur S.A., Corporación CIMEX S.A.

e-mail: