Por tal razón el objetivo general del presente trabajo se enmarca en evaluar el Sistema de Control Interno para la Empresa Estatal Socialista Comercializadora Escambray, Cienfuegos mediante el desarrollo de los siguientes objetivos específicos:
- Estructurar el Ambiente de Control en la Entidad.
- Conformar la Evaluación de Riesgos por cada área de resultados claves.
- Definir las Actividades de Control por cada área de resultados claves.
- Diseñar la Información y Comunicación.
- Estructurar la Supervisión o Monitoreo.
Como resultado de esta investigación se logra un Sistema de Control Interno para la gestión coherente con la estrategia, la estructura y los aspectos no formales vinculados a los estilos y métodos de dirección que posibilitan adecuados procesos de toma de decisiones, asimilando así instrumentos y mecanismos que permitan salvar las limitaciones que como sistema de Control hasta ahora no le permita cumplir su función con eficiencia y eficacia. Se definieron los objetivos ajustados a las características del Entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la Entidad, actuando la estrategia como instrumento de dirección para mantenerla en equilibrio con sus entorno conociendo y utilizando los recursos disponibles.
El desarrollo de este trabajo ha permitido alcanzar resultados positivos en la Evaluación del Entorno de Control, la determinación de riesgos y su vinculación a las diferentes actividades de control, así como la planificación de la supervisión mediante guías que complementan el trabajo del Comité de Control, pudiendo hacerse extensivo al resto de las actividades la Comercializadora Escambray con similares características.
Desarrollo
Debe destacar los elementos que le dan un carácter nuevo o mejorado, así como las ventajas que representa respecto a los productos, procesos, servicios o tecnologías equivalentes que son utilizados en el país. Debe incluirse una descripción de las acciones científico – tecnológicas que dieron lugar a la innovación.
La complementación sinérgica de la planeación estratégica y el sistema de control interno constituyen dos elementos contemporáneos, en pleno auge de aceptación generalizada. En el Sistema de Control Interno es vital la correcta definición, ejecución y perfeccionamiento de sus cinco componentes Esto debe formar parte de un mecanismo que se autorregule, operando con información sintética y actualizada, que revise resultados, descubra tendencias e induzca comportamientos en todas las áreas de resultados claves, simultáneamente e interactuando, siguiendo una subyacente cadena causa-efecto entre ellas, donde , el Sistema de Control Interno ha de realizar una importante contribución al desempeño de la organización..
Todo lo anterior sirve de punto de partida para la investigación que aquí se presenta, ya que si bien es de todos conocidos que el Informe Coso, como patrón internacional y la Resolución 297 del 2003 emitida por el Ministerio de Finanzas y Precios en Cuba da las pautas a seguir en el establecimiento de un adecuado sistema de control no deja explícito el método a seguir para llegar al resultado que se aspira, ya que al nivel que se elaboran hacer esto no resulta posible si se espera que cada organización trace un sistema a su medida. En resumen no se encausa el cómo hacer, mediante pasos que guíen hacia el logro de los objetivos propuestos De ahí la novedad de este trabajo ya que sin pretender copiar un sistema de control interno de otro traza las pautas que conduzcan por un camino seguro y en el menor tiempo posible hacia la elaboración de un sistema de control interno que se adapte a las características estructurales y funcionales de cada organización y que conjugue armónicamente con la planeación estratégica.
En la guía, los pasos que se proponen están agrupados en tres grandes momentos: Diagnóstico, Diseño y Validación del Sistema de Control Interno:
- Diagnóstico
El conocimiento de la situación económica financiera actual de la entidad, para identificar los indicadores fundamentales que sirven de instrumento para medirlos, simultáneamente es importante el conocimiento de la planeación estratégica ya que ésta establece las metas, estrategias y objetivos trazados por la Dirección, se sabe que el Control Interno es parte de los procesos que concretan la misión de la organización. Por ultimo resulta imprescindible conocer las fallas que presenta el sistema actual. Por ello, se procede a efectuar el diagnóstico de los componentes del Sistema de Control Interno empleando cuestionarios, entrevistas creadas en la investigación, que facilitan este trabajo.
- Diseño
El diseño del Sistema de Control Interno para cada una de las entidades objeto de estudio se conformó teniendo en cuenta la Resolución 297 del 2003, no obstante resulta novedoso por cuanto su resultado final, a partir de los cinco componentes, responden a los objetivos estratégicos de la organización, lo que viabiliza que se cumplan las regulaciones vigentes que conciernen a la entidad, promoviendo una conducción ordenada y eficiente tanto de la etapa en que se diseñe el sistema como de su posterior autoevaluación por el comité de control interno y siempre encaminado a la búsqueda de la visión de la entidad.
- Validación
En la validación, aspectos que se proponen en esta investigación, fueron empleados diferentes herramientas que permitieron detectar la adecuación del sistema al objeto de estudio siempre partiendo de las características estructurales y funcionales de estos, los mas empleados fueron, Descriptivo, Flujogramas,. Cuestionarios, Método Delphi .
Para una mejor comprensión de las etapas anteriormente expuestas, que constituye el aporte de esta investigación, se hace una descripción mas detallada de las mismas.
- Diagnóstico
Revisión de la planeación estratégica en todos sus componentes desde la misión hasta las acciones estratégicas por áreas de resultados claves.
Se deben calcular las razones de liquidez, rentabilidad, endeudamiento, actividad, haciéndose de forma comparativa de al menos tres años.
Determinación de la situación existente de cada uno de los componentes mediante encuestas y cuestionarios que se diseñaron al efecto.
- Diseño del Sistema
Determinación de los elementos integrantes del Ambiente de control.
Debe tenerse en cuenta como aspecto nuevo que el ambiente de control satisfaga las expectativas de los valores compartidos y deseados que se ha propuesto la empresa.
b) Esclarecimiento de los riesgos externos.
Se vincula este aspecto con la matriz DAFO en lo relacionado a las amenazas.
c) Establecer las áreas de resultados claves, objetivos a lograr, riesgos internos y actividades de control.
Se tiene en cuenta para cada área de resultado clave los riesgos internos mediante diferentes técnicas tales como: revisión de registros internos de la organización y de las políticas de seguridad, inspección de las operaciones y entrevistas.
Concluido este paso se determinarán las actividades de control para eliminar o minimizar esos riesgos. Se dará una probabilidad de ocurrencia
d) Componentes del sistema de Información y de Comunicación.
Se identifica y amplia los elementos que conformarán el sistema informativo, estableciendo objetivos, frecuencia, usuarios. Se recoge los componentes de una comunicación eficaz interna y externa, proponiéndose encuestas a tener en cuenta.
e) Supervisión o Monitoreo.
Se determinan las actividades que deberán integrar la supervisión interna tales como rutinas de corte, autorevisiones, encuestas a usuarios de los servicios y/o productos de la organización.
- Validación
Métodos de evaluación del Control Interno
La evaluación del Control Interno se puede realizar a través de diferentes métodos: método descriptivo o de memorándum, método gráfico y método de cuestionario. Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres métodos es completo o eficaz, aisladamente, en todos los casos. En algunos casos, tal vez sea aplicable el método de gráficos, en otros puede ser conveniente usar el método de cuestionarios y en otros puede ser más fácil o puede ser de mejor interpretación el método descriptivo. En frecuentes ocasiones se usa una combinación de los tres métodos; la recopilación de antecedentes y la comprobación de los mismos se lleva a efecto usando, tanto gráficos o flujogramas, como cuestionarios o narrativos.
Descriptivo: El método descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los registros que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las operaciones a través de su manejo en los departamentos citados, es decir, consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del Sistema de Control Interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen.
Flujogramas: El método de flujogramas es aquel que se expone, por medio de cuadros o gráficos. Si se diseña un flujograma del sistema, será preciso que se visualice el flujo de la información y los documentos que se procesan. El flujograma debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quiénes conozcan los símbolos puedan extraer información útil relativa al sistema.
Cuestionarios: Consiste en usar como instrumento para la investigación, cuestionarios previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan las transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo, la forma en que fluyen las operaciones a través de los puestos o lugares donde se definen o se determinan los procedimientos de control para la conducción de las operaciones, es decir, consiste en la evaluación con base en preguntas.
Se emplean como herramientas que le dan mayor confiabilidad a la información obtenida, el paquete estadístico SPSS y el Método Delphi.
El método Delphi fue creado sobre los años 1963-64 por la Rand Corporation con el propósito de realizar pronósticos referidos a posibles acontecimientos que se pudieran manifestar en las diferentes ramas de la ciencia, la técnica y la política.
Elementos metodológicos que debe poseer la aplicación práctica del método:
En resumen se trata de lograr la posibilidad de acercarse a una respuesta satisfactoria dando los pasos de cómo fusionar en un esfuerzo armónico la gestión de los modelos adoptados para el Control Interno y la Planeación Estratégica. Los pasos propuestos y aplicados constituyen sin dudas, el aspecto novedoso que da enormes ventajas ya que centra la atención del directivo en una sola dirección y reduce el tiempo de elaboración del Sistema de Control Interno y deja en sus manos las herramientas que le permita la actualización sistemática del sistema elaborado.
Conclusiones
Debe describirse con precisión el grado de introducción que tiene la propuesta, aportando los elementos necesarios para poder establecer en qué medida es representativo el nivel alcanzado y si éste cubre las necesidades existentes. Igualmente debe mostrarse el ritmo de la introducción de la innovación en la práctica económico – social con el tiempo.
Esta guía propuesta, que partiendo de lo concebido en la Resolución 297 del 2003, desarrolla los pasos y las herramientas que logran un sistema de alta confiabilidad y estrecha relación con la planeación estratégica, puede ser extendida a todas aquellas que lo requieran.
El hecho de elaborar una guía que agilice la implementación del Sistema de Control Interno en la empresa hace que en el plano social se logre con mayor efectividad la conciencia de control, que todos los trabajadores deben poseer para que consolide el sentido de pertenencia que una buena entidad necesita.
Que existe una Organización plena en las área, efectuándose un control permanente en las mismas por parte de los jefes, sub. director y miembros del consejo de dirección, este ultima fue tomado como un acuerdo permanente para apoyar la actividad se supervisión.
La realización sistemática de controles y de su aplicación, la toma de decisiones en la empresa para erradicar las deficiencias detectadas, debe ser tareas priorizadas de cada directivo y trabajadores, lo que redundara en la eficacia y eficiencia del trabajo, el logro de la fiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las disposiciones vigentes que son de aplicación y que garanticen la preservación de los recursos materiales, financieros y humanos.
Las condiciones de trabajo deben ser mejoradas en cuanto a limpieza así como desarrollar aun más las posibilidades de superación.
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Autor:
MSc. Leidisara Martinez Calderín
Universidad de Cienfuegos.
Facultad de Ciencias económicas y empresariales
MSc. Martha Rosa López Toledo
Universidad de Cienfuegos.
Facultad de Ciencias económicas y empresariales
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