Reingeniería de la Auditoría interna y su incidencia en la gestión óptima de servicios municipales (página 5)

INTERPRETACION:

De acuerdo con el cuadro, se puede apreciar al igual que la entrevista, la mayor parte de las personas encuestadas tienen menos de 1 año de trabajo, lo cual es un problema para la adecuada ejecución de actividades y especialmente para dimensionar la importancia de temas institucionales.

PREGUNTA NR 03: ¿ Conoce que es reingeniería de procesos y porque debe aplicarse en un área o entidad ?

ANALISIS:

CUADRO NR 20:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

En esta respuesta obtenida de los encuestados, se aprecia que el 70% si conoce que es la reingeniería de procesos que se debe aplicar a la auditoría interna para que desarrolle una actividad facilitadora de la gestión de los servicios municipales.

PREGUNTA NR 04: ¿ Sabe como se constituyen, organizan y gestionan las dependencias de auditoría interna ?

ANALISIS:

CUADRO NR 21:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

El resultado obtenido, nos reporta que el 70% de los entrevistados si sabe como se constituyen, organizan y gestionan Oficinas de Auditoría Interna, en cambio el 30% restante no conoce ni comprende estos puntos pese a que está formando parte del sistema directa o indirectamente.

La respuesta nos lleva a deducir que la auditoría interna es importante. La gente sabe de su importancia. Pero sin embargo tiene que ser retroalimentada con nuevos paradigmas para que se enlace con la gestión institucional.

PREGUNTA NR 05: ¿ Se puede establecer las condiciones para la armonización del proceso administrativo de las municipalidades, con la reingeniería aplicada a la auditoría interna, de tal modo que ambas se conviertan en instrumentos de la optimización de los servicios municipales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 22:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

La respuesta en un 80% dice que si es posible establecer las condiciones para la armonización del proceso administrativo de las municipalidades, con la reingeniería aplicada a la auditoría interna, de tal modo que ambas se conviertan en instrumentos de la optimización de los servicios municipales.

En este contexto la auditoría interna ya es concebida como previa, concurrente y posterior. También es concebida como puntual y permanente. También es concebida como monitoreadora de sus observaciones y asesora de las actividades institucionales. Es decir en este marco ya hay otra concepción de esta actividad profesional

PREGUNTA NR 06: ¿ Las Direcciones de Servicios Municipales, disponen de Manuales (políticas, riesgos), planes (inversiones temporales y permanentes) y presupuestos (Ingresos y gastos) para realizar las actividades de su gestión?

ANALISIS:

CUADRO NR 23:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

Al respecto la respuesta mayoritaria de los encuestados es que en las dependencias municipales, no se dispone de Manuales (políticas, riesgos), planes (inversiones temporales y permanentes) y presupuestos (Ingresos y gastos) para realizar la gestión. Esta respuesta es contraria a la obtenida por los dirigentes entrevistados.

Lo que parece pasar, es que de existir estos documentos, no se difunden entre todos los trabajadores, por el consabido temor de ser investigados y denunciados en base a sus mismos documentos.

El hecho de tener los documentos normativos, guardarlos sin hacerlos conocer, es común en nuestro sector público. Al respecto siempre encuentran motivos para ello.

En este caso un preocupante 20% da entender que no sabe del tema, no le interesa, le da lo mismo que hay o no haya estos documentos para la gestión institucional.

PREGUNTA NR 07: ¿ Las Direcciones de Servicios Municipales, disponen de Manuales de Funciones, Reglamentos ( Organización y Funciones, De trabajo, Auditoria interna, auditoria externa), Memorias Anuales para realizar la gestión de los servicios municipales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 24:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

Un altísimo 60% de los encuestados manifiesta que las Direcciones de Servicios Municipales, no disponen de Manuales de Funciones, Reglamentos ( Organización y Funciones, De trabajo, Auditoria interna, auditoria externa), Memorias para realizar la gestión de los servicios municipales. Un 20% de los encuestados dice lo contrario, ellos responde que si existen todos estos documentos de gestión. Un 20% no sabe o no responde sobre la interrogante.

Si al 60% que contesta que no existen dichos documentos, le agregamos el 20% que no sabe, por que nunca lo ha tenido, nunca los ha leído; entonces resulta preocupante este resultado de 80% para una gestión eficiente y eficaz, por cuanto estos documentos constituyen el sustento de la gestión y la base para efectuar las conciliaciones, verificaciones, seguimientos, fiscalizaciones y control integral de las actividades de las municipalidades.

De acuerdo al criterio del investigador, estos documentos si existen, el hecho es que no se hacen conocer trabajadores por un capricho de los responsables, lo que termina perjudicando su accionar, el de las instituciones y por ende de la gestión transparente de los servicios municipales

Aquí lo adecuado es difundir estos documentos, para que los especialistas den sus aportes de modo que pueda realizarse la retroalimentación que corresponda. Finalmente todos vamos a ser los ganadores, porque la gestión adecuada de los recursos debe realizarse de la mejor manera.

PREGUNTA NR 08: ¿ Es necesario que Direcciones de Servicios Municipales, así como las Oficinas de auditoría Interna, cuenten con los documentos antes indicados para gestionar y evaluar adecuadamente los servicios municipales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 25:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

En esta respuesta, el 100% dice que si es necesario que las Direcciones de Servicios Municipales como las Oficinas de Auditoría Interna, cuenten con los documentos normativos, de gestión y control, para gestionar y evaluar adecuadamente los servicios municipales; de lo contrario no se puede medir la eficiencia, eficacia y economía de los recursos provenientes. En este contexto el 80%, que es un porcentaje alto, está totalmente seguro de la necesidad de contar con los documentos; un complementario 20% completa la respuesta de nuestros encuestados.

Es indudable que los documentos normativos, de gestión y control no pueden dejar de ser importantes, porque son los verdaderos estándares de la actividad institucional, el asunto es que no siempre las instituciones están orientadas a tenerlos disponibles por el costo que representa, por las interpretaciones que pueden darse sobre ellos y además porque no hay una fuerza exigente que debe provenir de parte de las entidades supervisoras, fiscalizadoras y de control del poder ejecutivo, poder legislativo y especialmente de la sociedad civil organizada.

PREGUNTA NR 09: ¿ Los documentos antes referidos funcionarían como estándares para evaluar la gestión de los servicios municipales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 26:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

El 80% de los encuestados está totalmente de acuerdo que los estándares de la gestión institucional lo constituyen los Manuales (de Políticas, Riesgos, Funciones, Procedimientos), Reglamentos ( de Organización y Funciones, De trabajo, Auditoria interna, auditoria externa), Memorias Anuales ( del Directorio, Gerencia), los Estados Financieros (Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de flujo de efectivo), los planes y presupuestos y otros documentos.

Estos estándares se utilizan para aplicarlos en la gestión y en la evaluación de los servicios municipales.

PREGUNTA NR 10: ¿ Actualmente la auditoría interna viene realizando el seguimiento y supervisión de la retroalimentación de los servicios municipales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 27:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

Un 90% de los encuestados manifiesta que la auditoría interna no realiza el monitoreo de las actividades observadas, es decir, se deduce que sólo evalúa e informa.

Un mínimo 5% manifiesta que si es correcto el monitoreo.

Otro 5% similar responde que no sabe sobre el tema.

Lo cierto en todo esto es que actualmente la auditoría interna se sigue aplicando en el marco tradicional, es decir planeación de actividades, ejecución de acciones de control e informe del auditor.

Actualmente, como ya lo hemos indicado, pero lo reiteramos, la concepción facilitadora de auditoría interna hacia la gestión institucional se concibe con el monitoreo puntual y permanente, con la asesoría y consultoría, con el enlace de las actividades de auditoría con el plan estratégico institucional. Con el uso de herramientas de gestión más adecuadas para que los recursos sean utilizados racionalmente.

PREGUNTA NR 11: ¿ Es necesario establecer estándares para medir la eficiencia, eficacia y economía para una óptima prestación de servicios municipales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 28:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

Aquí la respuesta es contundente. Lo adecuado es que las evaluaciones se midan contra algo que ha sido establecido o planificado y esto son los estándares. Estos estándares, son de utilidad tanto para la gestión como para evaluación aplicada por la Oficina de auditoría interna

PREGUNTA NR 12: ¿ Conoce y comprende la importancia de enlazar las acciones de control de la auditoría interna con el plan estratégico institucional ?

ANALISIS:

CUADRO NR 29:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

El 90% de los encuestados manifiesta conocer la importancia de la aplicación de una auditoria en el contexto del plan estratégico institucional.

El control ejercido por la auditoría interna no es una actividad distante, diferente y rara de las municipalidades. El control forma parte del proceso administrativo que deben aplicar los responsables de la gestión, por tanto debe enlazarse con cada elemento contenido en dicho documento; es decir con las metas, objetivos, misión y visión

PREGUNTA NR 13: ¿ Que tipo de auditoria se debe aplicar para evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los recursos que se utilizan en la prestación de servicios municipales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 30:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

En esta respuesta por porcentajes están divididos en un aceptable 50% apuesta por una auditoria interna, lo que denota la importancia de la auditoría interna como facilitadora de la gestión institucional.

Un 30% apuesta por la realización de una auditoria social externa, es decir evaluar en que medida los programas ejecutados benefician a la población

PREGUNTA NR 14: ¿ Se puede hablar que el hecho de incluir al seguimiento, supervisión y asesoría en las actividades de programación, gestión y evaluación de los servicios municipales, es parte de la reingeniería de la auditoría interna ?

ANALISIS:

CUADRO NR 31:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

El 80% está TOTALMENTE DE ACUERDO que la reingeniería de la auditoría interna se concibe en la inclusión del seguimiento, supervisión y asesoría de las actividades de programación, gestión y evaluación de los servicios municipales, lo que denota que la concepción tradicional de solo informar es un paradigma que va mas. Entonces, la labor del auditor, continúa mas allá del informe, es decir con el monitoreo, la asesoría, la consultoría, con el enlace directo con los planes estratégicos.

PREGUNTA NR 15: ¿ Concretamente que acciones de control, en el marco de la reingeniería de la auditoría interna, servirán para una gestión y evaluación eficiente, eficaz y económica de los recursos que utilizan los servicios municipales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 32:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

Un 70% de los encuestados acepta que las acciones de control que servirán para una gestión eficiente, eficaz y económica de los recursos, están constituídas por las acciones de cautela previa (control previo), acciones simultáneas (control concurrente) y verificaciones posteriores (control posterior).

Las otras alternativas abonan en beneficio de la realización de acciones de control, lo cual confirma el conocimiento y especialmente la comprensión de que el control es parte del proceso de gestión y cuando este es eficaz facilita la eficiencia, eficacia y economía de los recursos de las municipalidades.

PREGUNTA NR 16: ¿ Que mecanismos de control eficaces deben ser aplicadas por la auditoría interna-en el contexto de su reingeniería- para que faciliten la optimización de los servicios municipales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 33:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

Esta respuesta es muy importante, porque permite identificar los mecanismos de control que los encuestados quieren que aplique la auditoría interna como consolidación de la reingeniería aplicada a sus procesos, organización y administración interna.

PREGUNTA NR 17: ¿ La auditoria interna, considerando la reingeniería de su procesos, puede contribuir a la eficiencia, eficacia y economía de los recursos de los servicios municipales que gestionan las municipalidades ?

ANALISIS:

CUADRO NR 34:

FUENTE: MICROCONSULT-DHC

INTERPRETACION:

Esta respuesta confirma nuestra hipótesis planteada, por cuanto el 100% de los encuestados, acepta que la auditoría interna puede contribuir a la eficiencia, eficacia y economía de los recursos que utilizan los servicios municipales.

El hecho que los encuestados se manifiesten de esta forma, confirma que estas personas aceptan a la auditoría interna con sus principios, normas, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas. Asimismo aceptan sus mecanismos, lineamientos, elementos, es decir con todo su interno y entorno; por cuanto la auditoría interna no obstaculiza la gestión, si no por el contrario facilita, abona positivamente para que los responsables planifiquen, organicen, dirijan, coordinen y evalúen sus actividades, buscando siempre los mejores resultados.

3.3. CONTRASTACION Y VERIFICACION DE LA

HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION.

El proceso de la contrastación y verificación de nuestra hipótesis de trabajo se llevó a cabo en función de los dos objetivos propuestos.

Para el efecto hemos establecido la respectiva Matriz de Consistencia (Anexo No. 01) que nos ha permitido llevar a cabo el Modelo de investigación por objetivos, el mismo que ha consistido en partir del objetivo general de la investigación, el mismo que ha sido contrastado con los objetivos específicos y nos ha llevado a determinar las conclusiones parciales del trabajo de investigación, para luego derivar en la conclusión final; la misma que ha resultado totalmente concordante con la hipótesis planteada por la investigación, lo que nos ha llevado a aceptar la hipótesis del investigador.

Dicho proceso lo presentamos en el siguiente esquema:

Leyenda:

OG = Objetivo general

OE = Objetivos específicos

CP = Conclusiones parciales

CF = Conclusión final

HG = Hipótesis general

En el proceso de la consecución de los objetivos específicos propuestos al inicio del proceso de la investigación, en los cuales hemos discutido, analizado e interpretado las variables en el contexto de la realidad, con la finalidad de obtener conclusiones que nos han permitido verificar y contrastar los objetivos, hipótesis y conclusiones; y luego empleando criterios de calificación, hemos obtenido, con la entrevista y encuesta formulada a la muestra del trabajo de investigación, el resultado final que entre la hipótesis y las conclusiones hay una total relación, es decir la misma alcanza el cien por ciento (100%), de acuerdo con la calificación establecida en el Cuadro adjunto y que por lo tanto, esto se expresa en términos más precisos, en que nuestra hipótesis tiene una total consistencia y veracidad luego de la aplicación del proceso de investigación.

CAPÍTULO I V

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

4.1. CONCLUSIONES

4.1.1. CONCLUSION GENERAL

Los mecanismos de control mas eficaces que debe aplicar la auditoria interna- en el contexto de la reingeniería- están constituidos por el control previo, el control concurrente, el control posterior, el monitoreo puntual y permanente y la accesoria especializada. Estos mecanismos que tienen que enlazarse con el plan estratégico institucional de las municipalidades.

De esta forma la auditoria interna se convertirá en una herramienta facilitadora de la gestión óptima de los servicios municipales.

4.1.2. CONCLUSIONES PARCIALES

1. Queda establecido que el control ejercido por la auditoria interna forma parte del proceso administrativo de las municipalidades, por tanto sus actividades deben armonizarse adecuadamente, de tal modo que tanto la auditoria interna, como la gestión, se conviertan en instrumentos de optimización de los servicios municipales que recibe la sociedad.

1. 4.2. RECOMENDACIONES

   4.2.1. RECOMENDACIÓN GENERAL

   Recomiendo que la auditoria interna ya no sea concebida como una mera transmisora de hallazgos y observaciones. Ahora su reingeniería lo ha transformado en asesora, consultora, evaluadora permanente, monitoreadora de sus observaciones, trabaja enlazada con los programas, proyectos y planes de la entidad municipal y lo que es mas importante ya no será obstaculizadora de la gestión como tradicionalmente se le visto, sino mas bien facilitadora de la misma

   4.2.2. RECOMENDACIONES PARCIALES

   1. Para consolidar la gestión administrativa de los recursos que utilizan los servicios municipales y la evaluación de los mismos, recomendamos la formulación, adecuación o ajuste de los estándares, de modo que las municipalidades dispongan de elementos validos para llevar a cabo sus actividades.
   2. Los órganos, sus funciones, actividades, procesos y procedimientos deben estar armonizados para que puedan lograrse los objetivos. En este contexto recomendamos que las actividades de la auditoria interna deben armonizarse con las actividades de otras áreas, pero manteniendo el principio fundamental del auditor interno de independencia de criterio.
2. La gestión administrativa, como las actividades de control de la auditoria interna basan su trabajo en estándares. los estándares son patrones o indicadores de medición. son estándares para medir la eficiencia, eficacia y economía de los recursos que utilizan los servicios municipales, los planes, presupuestos, programas, manuales, reglamentos, instructivos y otros documentos o referencias sobre las cuales se evalúa la gestión.

BIBLIOGRAFÍA.

1.- Andrade E., Simón (1999) Planificación de desarrollo. Lima Editorial Rhodas.

2.- Contreras, E. (1995) Manual del Auditor. Lima: CONCYTEC

3.- Cashin, J. A., Neuwirth P.D. y Levy J.F. (1998) Manual de Auditoria. Madrid: Mc. Graw-Hill Inc

4.- Contraloría General de la República. (1998) Manual de Auditoría Gubernamental. Lima: Editora Perú.

5.- Contraloría General de la República.( 1998). Normas Técnicas de control interno para el Sector Público. Lima. Editora Perú.

6.- Elorreaga Montenegro, Gorostiaga. (2002). Curso de Auditoria Interna. Chiclayo- Perú. Edición a cargo del autor.

7.- Federación internacional de Contadores- IFAC – (2000) Normas Internacionales de Auditoria. Lima. Editado por la Federación de Colegios de Contadores del Perú.

8- Gerry Jonson y Scholes, Kevan. (1999) Dirección Estratégica. Madrid: Prentice May International Ltd.

9- Hernández, F. (1998) La auditoria operativa. Lima: Editorial San Marcos SA.

10- Holmes, A. W. (1999) Auditoria. México: Unión Tipográfica Hispanoamericana.

11 Informativo Caballero Bustamante (Informativo Auditoria). (2002). Control Interno. Lima. Editorial Tinco SA.

12 Instituto Auditores Internos de España– Coopers & Lybrand, SA. (1997). Los nuevos conceptos del control interno– Informe COSO– Madrid. Ediciones Díaz de Santos SA.

13 Instituto de Auditores Internos del Perú. (2001). El nuevo marco para la práctica profesional de la auditoria interna y código de ética. Lima. Edición a cargo The Institute of Internal Auditors.

14Koontz / O’Donnell (1990) Curso de Administración Moderna- Un análisis de sistemas y contingencias de las funciones administrativas. México. Litográfica Ingramex S.A.

15 Panéz, J. (1986) Auditoria Contemporánea. Lima: Iberoamericana de Editores SA.

16Tafur Portilla, Raúl. (1995). "La Tesis Universitaria". Lima. Editorial Mantaro.

17. Terry, George R. (1995) Principios de Administración. México: Compañía Editorial Continental SA.

18 Tuesta Riquelme, Yolanda. (2000). "El ABC de la Auditoria Gubernamental". Tomo I. Lima. Iberoamericana de Editores SA.

19.- Universidad Nacional de Ancash e Instituto de Desarrollo Gerencial. (2002). Gerencia y calidad en los sistemas de control. Lima. Edición a cargo de las dos entidades.

ANEXOS

ANEXO NR 2:

PREGUNTA No. 1: ¿ Cuál es el cargo que desempeña en su institución ?

PREGUNTA No. 2 : ¿ Cuál es el tiempo de trabajo en la municipalidad ?

PREGUNTA NR 3: ¿ Las municipalidades, disponen de Manuales de políticas, planes y presupuestos para realizar la gestión de los servicios municipales en beneficio de la comunidad ?

INTERPRETACION:

PREGUNTA NO. 4: ¿ Las municipalidades, disponen de Manuales de Procedimientos de los servicios municipales, Reglamentos del sistema de control interna de los servicios municipales, Reglamentos de auditoría interna; para realizar la evaluación de la gestión de los servicios municipales para la comunidad ?

PREGUNTA NR 5: ¿ Es necesario que las Direcciones de los Servicios Municipales, cuenten con los documentos antes indicados para gestionar y evaluar los servicios municipales que necesita la comunidad ?

PREGUNTA NR 6: ¿ Los documentos antes referidos funcionarían como estándares para la gestión y la evaluación de los servicios municipales que prestan a la comunidad ?

PREGUNTA NR 7: ¿ Es necesario que la comunidad, conozca los detalles de la gestión y evaluación de los servicios municipales ?

PREGUNTA NR 8: ¿ Cuales son las actividades que deben hacerse para concretar la reingeniería de procesos de la auditoría interna ?

ANALISIS:

CUADRO NR 8:

PREGUNTA NR 9: ¿ Existe actualmente monitoreo puntual y permanente de auditoría interna a las observaciones realizadas a los servicios municipales ?