- El grupo negociador
- Desempeño de roles
- Pautas metodológicas
- Información para negociar
- Importancia de la comunicación
- Marco de referencia
- Barreras en la comunicación
- Bibliografía
El artículo expone cómo la preparación de la negociación es una actividad interna del grupo negociador desarrollada mediante sesiones de trabajo dirigidas a esclarecer la tarea; dominar el tema de negociación; buscar la información necesaria y definir los roles.
Explica que la negociación es una forma de comunicación entre dos o más partes, que utiliza formas escritas, verbales y no verbales y constituye por ello, una forma de comunicación semiótica.
La preparación de la negociación, es parte importante del proceso negociador. Su planeación cuidadosa garantiza el desarrollo de la negociación y su culminación exitosa.
Negociar requiere de conocimientos, habilidades y aptitudes. Pero antes es necesario emprender un arduo trabajo en su preparación. Esta es una actividad interna del grupo negociador, que se desarrolla mediante sesiones de trabajo dirigidas a esclarecer la tarea, dominar el tema de negociación, buscar la información necesaria y definir los roles, de manera que cada uno de los integrantes del equipo conozca los aspectos generales de la negociación y las particularidades de su participación, logrando con ello una mayor coherencia e integración del equipo.
No existen dos negociaciones iguales, son tan diversas como la gama de productos, servicios, actividades y acciones que brindan y desarrollan las diferentes entidades involucradas en la misma.
Para una preparación exitosa de la negociación se debe tener en cuenta, al menos, lo siguiente:
- Ubicación del grupo en la tarea de negociación:
- Qué se pretende conseguir.
- Por qué se pretende conseguir.
- Intereses comunes y opuestos.
- Objetivos de la negociación:
- Lo que se tiene que conseguir.
- Lo que se quisiera conseguir.
- Información sobre la contraparte:
- Integrantes: cargos, nivel cultural, estilo y antecedentes.
- Poder de los negociadores.
- Puntos fuertes y débiles.
- Actitudes hacia nuestros puntos de vista.
Pronóstico de sus objetivos de negociación y de los resultados que se proponen alcanzar. Acciones que confirmen o no estos pronósticos.
Definir la información que se le brindará. Estimar cuándo se trabajará la desinformación.
Información sobre las sesiones de trabajo:
Lugar de la reunión, condiciones, contexto.
Agenda de Trabajo: asuntos a tratar y orden cronológico.
Escenario: lugar, preparación, ambiente, servicios, orden del día.
Plan de acción:
Elaborar el plan de acción (estrategia) para alcanzar los objetivos. Así como las medidas concretas (tácticas).
Decidir del enfoque general de la negociación: atacar, esperar, apoyarse en el poder, etc.
Decidir la posición a mantener y la oferta inicial. Nivel de flexibilidad.
Roles:
Definición de los roles de los miembros del equipo para el inicio de las negociaciones. Revisarlos al final de cada sesión de trabajo.
La formación de un grupo negociador es imprescindible y de su preparación dependerá, en gran medida, el éxito de la negociación en cuestión. El enfoque que aquí se expone acerca del grupo negociador, aplica y reconoce la utilidad de las dinámicas del trabajo grupal, que definen al grupo como "conjunto restringido de personas por constantes de tiempo y espacio, en mutuo contacto, articuladas por su representación interna y que se propone –de forma explícita o implícita– una tarea…". Así, el grupo negociador puede ser visto como un grupo centrado en la tarea, que se caracteriza por la ejecución de una tarea específica de negociación.
Durante las negociaciones es necesario asumir diferentes roles por parte de sus integrantes. Entendiéndose por rol un modelo organizado de conducta que define la posición que deberá asumir un individuo.
En el grupo negociador los roles se determinan de antemano, de acuerdo a la estrategia a seguir en la negociación y los objetivos de la misma. Entre los roles más importantes el autor considera:
Conductor (Líder). Es el encargado de la formación y preparación del grupo negociador. Asume la responsabilidad del equipo durante la negociación. Es el que abre la sesión de negociación, habla y da la palabra a los integrantes de su grupo; detecta y señala los obstáculos que presente la tarea; analiza la funcionalidad de los roles; cierra la sesión de negociación e informa a los jefes superiores.
Sintetizador. Se encarga de formular preguntas, hacer aclaraciones, resumir las generalidades, ganar tiempo en la negociación a favor de su grupo o de su conductor. Aclara las propuestas. Es un auxiliar del conductor.
Observador. Su labor fundamental durante la negociación consiste en escuchar, registrar señales, captar sutilezas y matices, "leer" el ambiente general y analizar las reacciones, la preparación y las relaciones entre los miembros de la contraparte.
Emergente. Puede preverse o surgir en la negociación. Da respuesta a la interpretación de una situación específica. Ayuda al clima y a la dinámica del proceso negociador. Enuncia o transmite algo como propio pero que en todo momento se corresponde con los intereses del grupo negociador y con los objetivos de la negociación. En diferentes situaciones pueden aparecer distintos emergentes.
Chivo expiatorio. Es un tipo especial de emergente al que se le asignan determinados aspectos negativos en la negociación. Esto le crea una imagen desfavorable con la contraparte y con frecuencia es eliminado del grupo negociador una vez cumplido su rol.
Para la organización del grupo negociador se deben seguir determinadas pautas metodológicas:
Tarea: Objetivo del grupo. ¿Para qué?
El objetivo del grupo es preparar y llevar a cabo una negociación, actividad en la que se centrará la tarea. La diversidad y complejidad de las negociaciones requiere, con frecuencia, que el grupo esté integrado por personas de diferentes especialidades (comerciales, abogados, economistas, psicólogos, etc.). El dominio de la tarea permite un mayor esclarecimiento, comprensión, aceptación y movilidad de roles que deben desempeñar cada uno de los integrantes del grupo.
Temática: Contenido de las sesiones. ¿Qué?
En la etapa de preparación de la negociación el contenido de las sesiones estará dirigido a esclarecer la tarea y buscar toda la información necesaria que permita su dominio por parte de cada uno de los integrantes del grupo. Durante el desarrollo de la negociación el contenido de las sesiones del grupo dependerá del avance que se tenga en las negociaciones y la habilidad con que se manejen y apliquen las diferentes técnicas.
Técnicas: Procedimientos para desarrollar la actividad. ¿Cómo?
Con frecuencia se tiende a confundir las técnicas con la dinámica. Ambas son elementos de gran importancia. Las técnicas de negociación son diversas y deben ser de dominio del grupo en correspondencia con la tarea asignada y la estrategia a seguir. Tanto las técnicas como la estrategia deben ser discutidas con el grupo, nunca impuestas. De esta manera el grupo estará más comprometido con esa tarea que debe ver como suya. Las técnicas (¿cómo?) deben responder a la temática (¿qué?) y validar la tarea (¿para qué?).
Coordinación: Guía el proceso grupal.
El coordinador debe mantener y sustentar el encuadre y comunicación del grupo, satisfacer las necesidades de información, detectar oportunidades y amenazas, analizar la funcionalidad de los roles y participar activamente con el grupo.
Dinámica: Formas de llevar a cabo la tarea.
Las dinámicas están relacionadas con las formas de llevar a cabo esta tarea (¿cómo?), el movimiento de roles y el clima o ambiente que rodea el espacio generado por la interacción individuo-grupo en el proceso de su desarrollo (espacio grupal).
La preparación de la negociación depende, en buena medida, de la organización del sistema de información de la entidad. Éste debe basarse en la estructura, misión y posibilidades propias de la entidad. Entre las principales actividades de información se destacan: la captación de información interna y externa sobre el objeto de la negociación, la contraparte y sus negociadores; la evaluación y análisis de esta información y su diseminación a los miembros del Grupo Negociador y otros implicados.
El conocimiento de esta información permitirá:
Evaluar las fortalezas y debilidades de la contraparte e identificar las propias.
Conocer opiniones de la otra parte. Conocer opiniones sobre ella.
Disminuir la incertidumbre y evitar sorpresas.
Elaborar propuestas y sus variantes.
Reconocer y enfrentar cambios en el desarrollo de la negociación.
Importancia de la comunicación
La comunicación en la negociación es importante, porque a través de sus formas se expresa la gestión de la entidad y se proyecta la imagen de su cultura organizacional y profesionalidad, de ahí su importancia en la preparación del Grupo Negociador.
Negociar es también una forma de comunicación entre dos o más partes con intereses comunes y con intereses opuestos. Durante la negociación se brindan puntos de vista; se reciben otros, que se mezclan, para arribar a soluciones convenientes y alcanzar un compromiso aceptable para todos.
Es frecuente que el personal de dirección, especialistas, vendedores, promotores y otros de la entidad, participen en negociaciones con clientes, proveedores, distribuidores u otras personas vinculadas con la actividad. La comunicación que se establece en la preparación de la negociación y durante ella, crea, mantiene y desarrolla las relaciones humanas, que, en ocasiones, son más importantes que el logro de un acuerdo aislado.
En la negociación, las formas de comunicación pueden ser diversas: escritas, verbales y no verbales.
Mediante la forma escrita se intercambian mensajes que podrían contribuir a la preparación del Grupo Negociador y su información respecto del tema de negociación o su contraparte, también a establecer o mantener, las relaciones y a crear un clima de confianza mutua.
La forma verbal es la primordial en el desarrollo de la negociación y define su curso y culminación exitosa.
La forma no verbal se utiliza durante el desarrollo de la negociación. Está constituida por gestos y acciones que actúan como señales o significantes y pueden ser empleados de forma independiente o en combinación con la forma verbal.
En todas estas formas de comunicación se debe prestar atención a que el mensaje que se quiere transmitir llegue y sea entendido por su receptor.
Pero negociar es también una forma particular de comunicación semiótica que por su confluencia de códigos (lenguaje administrativo, legal, técnico, artístico, etc.) adquiere características específicas pues, en este proceso comunicativo, cada parte emite mensajes destinados a su comprensión por la otra. Recuérdese que en el acto de comunicación intervienen: emisor, receptor, mensaje, código, referente.
El emisor es quien elabora y emite el mensaje.
El receptor es quien recibe este mensaje. El conocimiento del receptor y sus códigos contribuye a que se entienda mejor el mensaje.
El código es el sistema de signos convencionales necesarios para la comunicación, cuyo conocimiento es imprescindible para elaborar y comprender el mensaje, podría ser el conocimiento del lenguaje técnico o artístico necesario para una negociación específica o el conocimiento del idioma en que se desarrolla la negociación.
El referente, por su parte, es el sujeto u objeto al que se hace referencia en el mensaje.
El mensaje puede tener dos tipos de significados fundamentales: directo e indirecto. El significado directo expresa el sentido recto de lo que se expresa. Su manifestación más frecuente es en forma verbal. El significado indirecto expresa un sentido entre líneas, a veces, metafórico.
Toda la variedad de significados que pueden recibirse en un mensaje apuntan a la complejidad del proceso de comunicación y a la necesidad de analizar cada uno de estos factores en aras de una mejor comprensión de los significados de los mensajes recibidos y emitidos durante la negociación.
La interpretación de un mensaje depende de los códigos que se reconozcan. Esto es lo que se denomina marco de referencia. En la medida que el marco de referencia entre emisor y receptor sea diferente o semejante, así estará favorecida o no, la comunicación.
Como la cultura del individuo juega un importante papel, pues caracteriza y define su comportamiento, en el marco de referencia esta condición se debe tener muy en cuenta para la elaboración del mensaje y en su comprensión. Cuando se trata de emisores y receptores de culturas diferentes el proceso puede ser más complejo.
Los individuos que reciben un mensaje suelen relacionarlo con los grupos sociales a que pertenecen. Juzgarán el mensaje, lo considerarán negativo o positivo; aceptable o condenable, según ayude o de valor o no, a su grupo social. Este marco de referencia constituye una especie de "filtro" de la información: diferentes grupos pueden asimilar el contenido manifiesto como contenido implícito o viceversa, o pueden llegar hasta la transformación de los contenidos manifiestos en su opuesto.
Muy variadas pueden ser las barreras que se encuentren en la comunicación durante la negociación. Una de ellas es la percepción diferente que puedan tener las partes o sus miembros con relación a un problema o aspecto de la negociación. Esta percepción depende de la formación profesional, cultura, vivencias, códigos y lenguaje del individuo.
Otra barrera puede ser la falta de control de las emociones, como la ira, las actitudes defensivas, el miedo o la vergüenza, que pueden suscitar conflictos innecesarios.
Si bien el lenguaje es el medio de comunicación por excelencia, con él, la influencia de los movimientos corporales, del modo de vestir, los gestos y la expresión del rostro, también comunican, significativamente, durante determinadas situaciones de negociación si el observador está atento. Cuando no hay correspondencia entre la comunicación verbal y no verbal, puede surgir otra barrera para la comunicación.
La desconfianza es una barrera que existe por el desconocimiento mutuo de las partes, no obstante, puede ser superada en el desarrollo de la negociación, o mejor aún, en la etapa de su preparación.
Como ha sido expuesto, todo el trabajo de preparación de la negociación se pondrá de manifiesto durante el desarrollo de sus sesiones de trabajo, en las que no siempre hay tiempo para consultas y que en ocasiones, sus resultados van a depender de la preparación, experiencia y habilidad de los integrantes del grupo negociador y de su agilidad de acción y respuesta.
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Datos del autor
Edgar Timor Sánchez
(1947) es Asesor de la Vicepresidencia Comercial del Instituto Cubano del Arte y la Industria Cinematográficos (ICAIC). Licenciado y Master en Ciencias Filológicas del Instituto Poligráfico de Moscú. Master en Desarrollo Cultural y Profesor Auxiliar Adjunto del Instituto Superior de Arte (Universidad de las Artes de Cuba), Profesor Adjunto del Centro Nacional de Superación para la Cultura. Investigador Agregado.