El cálculo del costo neto del transporte debe manejarse en función de las capacidades y forma de operación de cada modalidad, ya que el tipo de vehículos utilizados como transportes turísticos varían entre una y otra. Se debe poner especial cuidado con los impuestos que maneja cada modalidad de transporte, para evitar cambios o modificaciones de último momento en el precio final del producto integral.
5.5.3.1.- Vías de acceso y traslados.- En esta etapa se define la ruta a seguir hacia el destino elegido, así como el pre-itinerario de todo el viaje, según la modalidad del transporte a utilizar, considerando:
Número y alcance de los aeropuertos cercanos al destino.
Número de caminos de acceso y vías alternas.
Terminales del Autobuses y Ferroviarias en servicio.
Puertos de altura y cabotaje más próximos.
5.5.3.2.- Tipo de Transporte requerido.- según el pre-itinerario, se definirán las modalidades de transporte a utilizar y se cotizará el servicio según las condiciones de cada una. Los servicios multimodales de transporte son aquellas distintas modalidades proporcionadas por un solo operador. De aquí se desprende la siguiente clasificación de transportes y vías de comunicación:
Modalidad de Transporte
Autotransporte de Pasaje
Aviación Civil de Pasajeros
Ferrocarriles
Transbordadores y Cruceros
Vías de Comunicación
Carreteras y Terminales
Aeropuertos y rutas por aire
Terminales y vías férreas
Puertos y rutas marinas
5.5.3.3.- Tiempos de Traslado. Una vez definidos la distribución geográfica y los medios de transporte para el producto integral, es necesario establecer los tiempos de traslado, incluyendo tiempos de conexión en aeropuertos, transbordos entre modalidades y escalas en el trayecto. Uno de los aspectos a considerar en este tema son las distancias a recorrer, dadas en las siguientes unidades de medida y sus equivalencias:
Millajes y kilometrajes para transportes terrestres
Millajes náuticos para transportes aéreos y acuáticos
1 milla = 1.609 kilómetros
1 nudo = 1 milla náutica/hora
1 milla náutica = 1.852 kilómetros
Conociendo estos valores, será sencillo estructurar itinerarios de viaje, cuya función es facilitar la interpretación sobre la ejecución de los tiempos de traslado. Cuando se tienen establecidos la distribución geográfica y los medios de transportes, sin contar previamente con los itinerarios correspondientes, los tiempos de traslado se pueden determinar dividiendo la distancia total entre la velocidad media del vehículo utilizado para la transportación. Las herramientas más utilizadas para la elaboración de itinerarios y sus tiempos de traslado son:
Official Airline Guide (OAG)
Travel Information Manual
Tablas de distancias en kilómetros y millajes
Itinerarios de vuelo de las Aerolíneas
Itinerarios de corrida de las empresas de Autotransporte
Itinerarios de corrida de Ferrocarriles
5.5.4.- Costos de otros Servicios
5.5.4.1.- Alimentos y bebidas adicionales.- Según el tipo de producto, los alimentos y bebidas no contemplados en los planes de hospedaje se deben considerar si las actividades del programa son pocas, lo que dará pauta para negociar con el hotel, o bien, con otros establecimientos, el consumo de alimentos y bebidas por el cliente, basado en los siguientes criterios:
Por número de personas
Por menú estándar o general
Por selección a la carta
Por menú especial
Por buffete
Por límite de consumo
5.5.4.2.- Tours y excursiones.- Por lo general, los tours y excursiones son operados con tarifas por persona. La mayoría de éstos son temáticos, incluyendo visitas a sitios que, por lo general, tienen características en común, o bien, involucran actividades iguales o similares.
Si la Agencia de Viajes o DMC no cuenta con personal capacitado para conducir un tour o excursión, entonces deberá contar con proveedores especializados para tal actividad, quienes otorgarán tarifas por persona, especificando si éstas incluyen uso de equipos, material, entradas a recintos u otros servicios. Cuando la Agencia de Viajes o DMC cuentan con un área especializada para tours y excursiones, entonces se sumarán todos los costos de operación y el sueldo de los conductores especializados, y el total se prorrateará entre el mínimo de pasajeros requeridos para el producto turístico integral.
Los tours y excursiones se clasifican de acuerdo al tipo de actividades que se realizan, así como al tipo de lugares que se visitan:
Actividades de Ecoturismo
Actividades de Aventura
Zonas Arqueológicas y Sitios Históricos
Sitios Temáticos y Recreativos
5.5.4.3.- Entradas a Recintos Culturales y Recreativos.- A diferencia de los tours y excursiones, el acceso a este tipo de lugares se cotiza de manera individual, ya que en estos sitios, las actividades a realizar no requieren guías especializados o conductores que impartan un recorrido por tales sitios. En la mayoría de los casos, la Agencia de Viajes o DMC es directamente responsable de investigar las tarifas de acceso a tales recintos, considerando tarifas para niños, adultos, maestros, jóvenes, estudiantes y adultos mayores. Los sitios a considerar son:
Balnearios y parque acuáticos
Museos y galerías de arte
Parques de diversiones
Santuarios y monumentos
5.5.4.4.- Número de Pasajeros.- Gran número de proveedores de servicios turísticos y de viaje ofrecen tarifas promocionales por número de pasajeros. Es preciso definir si el proveedor ofrece este tipo de tarifas o será necesario darles otro tratamiento.
Con base en la clasificación de los productos turísticos integrales, la Agencia de Viajes o DMC establecerán los máximos y mínimos de pasajeros que se requieren para vender un producto integral. Este criterio ayudará a que la agencia no registre pérdidas o gastos inútiles, al comercializar sus productos y los de sus proveedores.
Con mucha frecuencia, el número de pasajeros aplica como criterio de cotización para clientes grupales, quienes requerirán de autobuses turísticos, áreas exclusivas en hoteles, cruceros o aviones, así como servicios especializados en grupos.
El máximo número de pasajeros debe establecerse de acuerdo al límite de capacidad de los transportes y hoteles, contemplando a los coordinadores y guías del grupo, quienes requerirán de los mismos servicios para viajar y entrarán en la cotización como viáticos de los coordinadores. El mínimo requerido de pasajeros se establecerá con base en el punto de equilibrio de las ventas, en el que no se registra pérdida ni ganancia.
5.5.5.- Costos de Operación
5.5.5.1.- Conductores y Coordinadores de Grupos.- Una vez definido el costo de todos los servicios, inicia el cálculo de los sueldos de quienes asistirán al viaje (si así lo requiere el producto), conduciendo y coordinando las actividades de los viajeros, sobre todo si se trata de un grupo. Además, es necesario contemplar los servicios que requerirán los coordinadores y conductores durantes el viaje. El procedimiento para cotizar este concepto, dentro del producto integral, se establece así:
1. Definir el número de conductores y coordinadores que asistirán al viaje.
2. Establecer sueldos por día y multiplicarlos por el tiempo de viaje.
3. Prorratear el total de sueldos entre el mínimo de pasajeros.
5.5.5.2.- Viáticos del personal a cargo.- En los productos integrales destinados a grupos, para calcular el costo de los viáticos, se utilizarán los procedimientos planteados anteriormente y se establecerá de la siguiente manera:
1. Sumar los costos de todos los servicios en el producto integral (excepto los de autotransporte de turismo) por persona.
2. Multiplicar el total por el número de coordinadores y conductores que asistirán al viaje.
3. El costo total de los viáticos del personal a cargo se prorrateará entre el mínimo de pasajeros requerido para el producto integral.
5.5.5.3.- Comisiones y tarifas especiales.- Es necesario determinar qué proveedores otorgarán tarifas especiales y quiénes otorgarán comisiones, de tal manera que la Agencia de Viajes o DMC ajuste sus precios y no tenga complicaciones al hacer integrar su contabilidad. Cuando la totalidad de los proveedores ofrecen tarifas especiales, la Agencia de Viajes o DMC puede establecer su beneficio o utilidad, nivelando el precio de su producto con el total de los precios al público de los servicios integrados, si el nivel socioeconómico del mercado lo permite.
Cuando los proveedores otorgan tarifas comisionables a las Agencias de Viajes o DMC"s, éstas deben determinar bajo qué condiciones podrán cobrar dichas comisiones, además de investigar cuáles son los criterios de facturación al cobro. De ahí se tomará una decisión para utilizar las comisiones como una herramienta en la fijación del precio, o bien, como un apoyo en los ingresos de la empresa.
5.5.5.4.- Cortesías.- En ocasiones, pueden presentarse clientes que requieren un trato especial o están contemplados como clientes importantes (VIP), por lo que puede resultar conveniente establecer costos de servicios adicionales para otorgárselos a este tipo de clientes. Este concepto se establece tomando en cuenta los siguientes criterios:
1. Determinar cuántos espacios se destinarán para clientes VIP.
2. Elegir los servicios que se les otorgarán sin cargo extra.
3. Obtener el costo total de los servicios elegidos y prorratear.
5.5.5.5.- Impuestos a declarar.- Los impuestos prioritarios a declarar, tanto en las Agencias de Viajes y las DMC"s, como en cualquier otro tipo de empresa, son el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el Impuesto Sobre la Renta (ISR), entre otros impuestos. Sin embargo, el IVA siempre tendrá prioridad en la operación de la empresa, por lo que es conveniente contemplarlo en la utilidad o beneficio del producto integral.
Hay que recordar que las comisiones causan impuestos, sobre todo el IVA, que es un impuesto federal, pues se trata del pago de un contrato de compra-venta de servicios, de arrendamiento de equipo o de transporte. Por eso es necesario desglosar los impuestos de los cobros por comisiones de los proveedores.
5.5.6.- Precio de Venta
Pudiera parecer sencillo establecer el precio de venta al público de los productos integrales ofertados, sin embargo, el contexto en el que se comercializan dichos productos está lleno competencia, situación que coloca a cualquier empresa en un predicamento sin final feliz.
Aunque se tiene contemplado un mercado meta, se han hecho las investigaciones pertinentes para comercializar y promover el producto integral, no todos los resultados que arroja dicha investigación son certeros, pues el criterio de los clientes reales y potenciales puede cambiar ante cualquier eventualidad.
5.5.6.1.- Comisiones.- Para comercializar los productos integrales a través de intermediarios u otorgar incentivos por venta, es necesario calcular porcentajes, por procedimiento de inversa simple, para pagarlos a intermediarios y fuerzas de ventas. Por otro lado, hay que calcular otro porcentaje del costo total, destinado a otorgar tarifas especiales, descuentos y promociones, ya que dichas estrategias servirán para mantener o incrementar las ventas en temporadas de poca afluencia turística.
En algunas Agencias de Viajes o DMC"s, las comisiones se pagan completas, sin tomar en cuenta al intermediario o fuerza de venta. Es decir, si el producto es vendido por un intermediario, se paga la comisión correspondiente, tanto al intermediario como al vendedor interno; pero si el producto es vendido directamente al cliente, por la fuerza de ventas interna, ésta recibe su comisión mas el porcentaje destinado a intermediarios.
De ahí que la Agencia de Viajes o DMC establezca una política de comisiones y las gestiones pertinentes para realizar sus pagos, para que los intermediarios y la fuerza interna de ventas conozcan el beneficio que obtendrán al vender el producto integrado por la Agencia de Viajes o DMC. Esto servirá como incentivo para incrementar las ventas y los ingresos que deriven de los productos integrales ofertados.
5.5.6.2.- Utilidad o Beneficio.- Ya se dijo que las tarifas especiales pueden ser útiles para establecer el precio de venta de un producto integral. Sin embargo, en muchos casos, la diferencia entre las tarifas especiales, en la integración del producto turístico, y las tarifas normales, publicadas por los proveedores, es bastante amplia; por lo tanto, la Agencia de Viajes o DMC puede buscar un punto en el que no tenga pérdida, pero sin encarecer su producto.
Por otro lado, se pueden establecer criterios o políticas que permitan establecer utilidades o beneficios, dentro de precio de venta del producto integral, que permitan alcanzar la mayor competitividad en el mercado. Estos criterios se conocen como políticas de mark-up:
1. Adecuación al tipo de cliente: a través de la diversificación de los servicios, de acuerdo a sus necesidades de viaje.
2. Accesible: sobre precios que permitan pagar el producto, o bien, a través de facilidades de pago o créditos.
3. Generar fuerza competitiva: a través de la calidad de los servicios integrados, así como de los servicios de la Agencia de Viajes o DMC.
4. Máximos precios permisibles: precios que no excedan los promedios del mercado y que permitan flexibilidad para ser negociados.
5. Visión de Nuevos Productos: los precios competitivos darán la pauta para la integración de nuevos productos.
6. Incursión en otros mercados: los precios competitivos permiten conservar mercados cautivos y atraer nuevos mercados.
7. Contribución al beneficio global interno: los precios deben generar beneficios, tanto económicos como personales a la empresa.
Operación de turismo CICE
6.1.- CONCEPTUALIZACIÓN DEL TURISMO CICE
Concepto: Turismo de Congresos, Incentivos, Convenciones y Exposiciones. Genéricamente conocidos como congresos y convenciones, este tipo de eventos funcionan a la manera de un grupo organizado, para la consecución de un objetivo común, y su principal característica consiste en la homogeneidad de sus integrantes.
Definición: Son eventos de comunicación y convivencia que, en un destino geográfico y en fecha preestablecida, reúnen a un grupo de personas que comparten un interés común y cuya presencia obedece al afán personal, o al propósito de una empresa, de propiciar la convivencia, superación, capacitación, educación o conocer nuevas situaciones en especial.
Finalidad turística: promover la utilización de los recursos turísticos y la planta turística del país, de manera integral, para lograr las siguientes metas:
Incrementar la ocupación hotelera y vender sus servicios.
Incrementar las ventas y rentas en transportes.
Dar publicidad a los proveedores de servicios y captar eventos futuros.
6.1.1.- Clasificación de los eventos CICE
1.- Convención: reunión de grupo en el que se comparten intereses similares, de carácter comercial, industrial, profesional, político, religiosos, etc., que convergen en una fecha y lugar preestablecidos, para tratar asuntos de interés comñun y tomar decisiones al respecto.
2.- Congreso: reunión de grupo similar al anterior, que se organiza para asociaciones médicas, profesionales y laborales.
3.- Conferencia: reunión de grupo en la que su formato de sesiones de trabajo, por lo general se invitan a exponentes, destacados en temas de especialidad.
4.- Simposium: reunión de grupo, encabezado por expertos o profesionales que dominan un área de conocimiento, cuyo objetivo es exponerlo a un auditorio que comparte ese interés específico.
5.- Jornada: reunión grupal regida por programas de trabajo, investigación y estudio, encaminadas a resolver un problema planteado ante un auditorio interesado en el tema, cuyas resoluciones y resultados se publican posteriormente.
6.- Seminario: es una serie de reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes, con reconocido dominio en su área, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos, que comparten su interés por el tema a tratar.
7.- Coloquio: evento que agrupa a un número de distinguidos especialistas o expertos en diversas disciplinas, sobre un área de conocimiento en general, quienes exponen y transmiten sus conocimientos acerca de uno o más temas específicos.
8.- Mesa redonda: reunión formada por un limitado número de especialistas o expertos en un área cognoscitiva, así como de participantes que intercambian sus experiencias y conocimientos, bajo la guía y control de un coordinador, cuyo discurso se da a conocer en el momento o posteriormente.
9.- Panel o foro de discusión: reunión enfocada a propiciar el intercambio y la conciliación de opiniones y conceptos, por parte de los integrantes del presidium, quienes posteriormente discuten o responden a los temas a tratar, con el auditorio participante, controlado o guiado por un presidente. En el panel, los ponentes compartes los mismos o similares conceptos; en el foro, los ponentes deben externar y conciliar conceptos opuestos.
10.- Brain storm: similar al formato del panel, en el que se tratan los temas a discusión por parte de los participantes, planteando libre y espontáneamente todas las ideas que llegan a la mente, con el fin de generar soluciones creativas.
11.- Buzz group o grupo de debate: reunión de 15 a 20 grupos en asamblea general, organizado para tratar o discutir uno o varios temas, bajo la guía y control de un presidente, que expresan sus opiniones de acuerdo a reglas de tiempo y orden de discusión, con un portavoz en cada grupo.
12.- Tribuna libre: reunión en la que un limitado número de participantes intercambian libremente sus opiniones, ante un auditorio el cual no interviene o interfiere.
13.- Workshop: reuniones de un limitado número de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente. Sus resultados pueden ser temas de discusión en otros eventos.
14.- Salón: reunión apoyada con una exposición gráfica acerca de un tema o ponencia general.
15.- Exposiciones y ferias: eventos en los que se exhiben o ponen al alcance artículos, obras, productos o servicios, que se vinculan entre sí en áreas comunes de conocimiento científico, tecnológico, profesional o comercial, cuyo objetivo es acercar a los expositores especialistas y al público interesado, ofreciendo una perspectiva más amplia y tangible de los trabajos que ofrecen los expositores especialistas.
6.1.2.- Exposiciones y ferias
Importancia: las ferias y exposiciones representan una importante actividad, que se puede realizar independientemente o en conjunto con otros eventos integrales, favoreciendo el intercambio de información, la comercialización y la difusión de conocimientos, bienes y servicios vinculados en un área o mercado específicos. En estos eventos se reúnen vendedores (expositores) para promover sus productos o servicios hacia los compradores (visitantes), por tiempo determinado, en un lugar especializado en este tipo de eventos (recinto ferial).
1.- Exposiciones Comerciales y de servicios: muestras o exhibiciones, de carácter privado o semi-privado, que reúnen a miembros de un sector comercial, empresarial, profesional o social, con el fin de promover la venta de productos y servicios a un segmento de mercado específico.
2.- Exposiciones Industriales y tecnológicas: muestras o exhibiciones, de carácter privado o semi-privado, que reúnen a los miembros de un sector empresarial, profesional o comercial, en el área de la industria, con el fin de mostrar avances tecnológicos y estimular la venta entre los miembros de dicho sector. Las ventas son al mayoreo o por pedido.
3.- Ferias especializadas: exhibición de productos y servicios de consumo, que concurren en un área específica, con el objeto de concretar ventas y son organizadas por asociaciones y cámaras comerciales.
4.- Ferias populares: celebración que incluye generalmente exhibiciones comerciales, actividades de entretenimiento y fiestas cívicas o religiosas, que giran alrededor de un tema cultural, población o figura religiosa.
6.1.3.- Características de los eventos integrales CICE
6.2.- PROCESOS DE CONSTRUCCIÓN DE UN EVENTO CICE
6.2.1.- Instrumentos de planeación y deliberación
6.2.1.1.- Factores de planeación
Determinar la finalidad y el tema del evento.
Establecer los presupuestos de operación.
Programar fechas de montaje, realización y desmontaje.
Elegir la ciudad sede y el recinto para el evento.
Estructurar una agenda y el programa de juntas.
Selección del tipo de personal que participará en el evento.
6.2.1.2.- Elementos a examinar
Tipo de evento según las necesidades del cliente.
Capital disponible para los costos de operación.
Magnitud de participación pública y/u oficial.
Interés profesional de invitados y asistentes.
Presencia de familiares, amigos y acompañantes.
Cantidad de tiempo libre adicional disponible.
Facilidades y servicios en la ciudad sede.
Condiciones climatológicas.
6.2.1.3.- Programa social
Organización de cocteles
Cenas, banquetes, bailes y desayunos.
Asistencia a eventos culturales y recreativos.
Visitas a museos y exposiciones de otra índole.
Visitas a empresas y centros profesionales del ramo.
Excursiones y recorridos guiados.
Visitas a recintos turísticos.
6.2.2.- Instrumentos de organización y desarrollo
6.2.2.1.- Etapas del evento
6.2.2.3.- Perfil del evento
1.- Título del evento.
2.- Lugar sede: capital o ciudad comercial.
3.- Tipo de evento.
4.- Objetivos general y específicos.
5.- Misión.
6.- Justificación.
7.- Denominación.
8.- Fechas: montaje, realización, desmontaje.
9.- Extensión: local, nacional o internacional.
10.- Aforo y capacidad.
11.- Recinto sede: hotel, salón o recinto ferial.
12.- Segmento de mercado.
13.- Patrocinadores.
14.- Motivos de elección de la sede.
15.- Cuadro de oradores y expositores.
16.- Asistentes, participantes y acompañantes.
17.- Cuadro de transportes.
18.- Datos generales y monografía de la ciudad sede.
19.- Datos generales del recinto sede, instalaciones, servicios y prestigio.
20.- Programas: general, específicos, de acompañantes, de asistentes, de participantes.
21.- Programa promocional y publicitario para la difusión del evento.
22.- Elección de alimentos y bebidas, salones, montajes y servicios.
23.- Análisis de los instrumentos de publicidad para la difusión del evento.
24.- Formatos impresos de publicidad para la difusión del evento.
25.- Formatos de registro y evaluación del evento.
26.- Monografía y datos generales del tema a tratar en el evento.
27.- Organigrama de la empresa operadora del evento.
28.- Cotizaciones de alimentos, salones, recintos y montajes.
29.- Cotizaciones de hospedaje por tipo de ocupación.
30.- Cotizaciones de servicios de transportes.
31.- Cotizaciones de programas de promoción y publicidad.
32.- Cotización de servicios para dignatarios e invitados VIP.
33.- Cotización de entradas a eventos culturales y educativos.
34.- Cotización de entradas a sitios recreativos, culturales y educativos.
35.- Sueldos del personal directamente contratado para el evento.
36.- Presupuesto del evento: ingresos, costos y gastos de operación.
Construcción de productos turísticos integrales
Fuentes de información
ACERENZA, Miguel Ángel. Agencias de Viajes. Editorial Trillas. México, 1992.
BÁEZ Casillas, Sixto. Hotelería. CECSA. México, 1997.
BARONA Mayorga, Leonardo R. Autotransporte Federal de Pasaje. Editorial Trillas. México, 2006.
BUENDÍA, Juan Manuel. Organización de Reuniones. Editorial Trillas. México, 1991.
CARREÓN Martínez, Josefa. Apuntes de Congresos y Convenciones. Escuela Sup. de Turismo, I.P.N. México, 2001.
CRAVIOTO Magallón, Tonatiuh. Organización de Congresos y Convenciones. Editorial Trillas. México, 1991.
DE LA TORRE Zermeño, Francisco. Agencias de Viajes y Transportación. Editorial Trillas. México, 1995.
DE LA TORRE, Francisco; Russo, Humberto. Teoría y práctica para Sobrecargos y Edecanes. Editorial Diana. México, 1985.
FOSTER, Dennis L. Alimentos y Bebidas: operaciones, métodos y control de costos. McGraw-Hill. México, 1995.
FOSTER, Dennis L. Introducción al estudio de la Industria de la Hospitalidad. McGraw-Hill. México, 1998.
FOSTER, Dennis L. Introducción a los Viajes y al Turismo. McGraw-Hill. México, 1998.
GURRÍA Di-Bella, Manuel. Introducción al Turismo. Editorial Trillas. México, 1999.
PETRA, Nicolae. Las Agencias de Viajes y de Turismo. Editorial Diana. México, 1990.
RAMÍREZ Blanco, Manuel. Teoría General del Turismo. Editorial Diana. México, 1991.
YARTO, Eduardo. Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones. Editorial Trillas. México, 2007.
Autor:
L.T. Leonardo Rodolfo Barona Mayorga
| INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE TURISMO |
| |||
CARRERA: | LICENCIADO EN TURISMO | ||||
ACADEMIA: | AGENCIAS DE VIAJES Y LÍNEAS DE TRANSPORTE | ||||
DOCUMENTO: | GUÍA DE AGENCIAS DE VIAJES Y TURISMO CICE | ||||
[1] Esta definición y las siguientes han sido formuladas a criterio del Autor.
[2] Cabe aclarar que al cliente se le considera como tal cuando adquiere en renta el uso del servicio de autotransporte, pero no lo ha utilizado aún. Hasta el momento en que lo utiliza ya se le puede considerar como pasajero.
[3] NOTA DEL AUTOR.
[4] NOTA DEL AUTOR.
[5] Este concepto también se utiliza para describir la configuración de los aeropuertos.
[6] Al no tener un patrón de descripción, ésta se ha diseñado a criterio del Autor.
[7] Este concepto aún es poco conocido en el autotransporte, sin embargo, algunas empresas armadoras ya lo utilizan al ofrecer la opción de separar o aislar el espacio del pasaje y la cabina del operador.
| Página siguiente |