Procedimiento general para la instrumentación del sistema de información

Introducción

La sistematización constituye una herramienta metodológica que permite organizar el conocimiento significativo para la toma de decisiones. Dicha metodología está compuesta por un conjunto de etapas que se realizan secuencialmente para dar vida a una aplicación en forma evolutiva. Cada etapa se integra por un conjunto de acciones encaminadas para obtener productos como: especificaciones, diagramas, formatos, código, pruebas y documentos diversos. En el caso de esta investigación, el desarrollo de estas acciones contribuirá a elevar el nivel de información que permita un mejor apoyo a la gestión administrativa de la Aldea Universitaria "Alberto Smith" y por ende a la toma de decisiones que amerita la Coordinadora de la Institución.

Para lograr este aporte a la organización educativa señalada, en el presente capítulo se presenta el siguiente procedimiento para construir un sistema de información pertinente a los trámites administrativos que se requieren en el funcionamiento del recinto universitario, como se ilustra en la figura 1.

Elaboración del procedimiento para la instrumentación del sistema de información para la gestión administrativa de la Aldea Universitaria "Alberto Smith" del eje Valles del Tuy

3.1.1 Caracterización del Sistema de Información a elaborar

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.

En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las empresas ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una empresa hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.

Los sistemas de información pueden ser clasificados atendiendo a diferentes puntos de vista como a continuación se exponen:

• De acuerdo al elemento principal de proceso de la información:

• Manuales: cuando el hombre auxiliado por cierto equipo (máquinas de escribir, sumadoras, archivos, etc.) realiza las principales funciones de recopilación, registro, almacenamiento, cálculo y generación de información.

• Mecanizadas: cuando cierta maquinaria realiza las principales funciones de procesamiento.

Los sistemas manuales son adecuados en procesos sencillos, que manejan pequeños volúmenes de datos, sin realizar cálculos complejos y que mantener actualizada la información no es problemático. En cambio, los mecanizados tienden a sistematizar aquellas actividades complejas, que requieren manipular altos volúmenes de datos en tiempos cortos de respuesta.

Para el proceso de la información combinar el sistema manual y mecanizado, dado que algunas acciones como llenar la ficha física de inscripción u obtener datos particulares de los triunfadores se realiza manualmente en formatos de papel bond, sin embargo cuando se va a rendir el informe de la totalidad de los datos en colectivo, se necesita el sistema mecanizado para sistematizar el grosor de la información y agilizar las respuestas.

• De acuerdo al tipo de interacción Hombre-Máquina:

• Batch: el usuario proporciona los datos necesarios para la ejecución de un proceso y espera a que el computador termine la tarea para recibir los resultados.

• En Línea: existe un diálogo directo entre el usuario y el computador durante la ejecución de un proceso.

El tipo Batch de sistemas es adecuado en tareas que manejan grandes volúmenes de datos y que no requieren que el operador tome decisiones durante el proceso, por ejemplo: la nómina, la expedición de estadísticas censales, etc. Mientras que los sistemas en Línea son adecuados para el manejo de pequeños volúmenes de datos que requieren tiempos de respuesta cortos, por ejemplo: sistemas bancarios, de reservación, de consulta, etc.

• En cuanto a la organización física de los principales recursos de procesamiento de datos:

• Procesos centralizados: los recursos se encuentran ubicados en un área física determinada, por lo que su acceso se realiza en las misma instalación o desde lugares retirados, mediante líneas de comunicación de datos (telefónicas, microondas, satélite, etc.).

• Proceso distribuido: los recursos se encuentran diseminados en diversos lugares de una zona territorial (ciudad, país, continente, etc.), por lo que el procesamiento se realiza en el propio lugar donde se originan los datos, existiendo la posibilidad de compartir información entre las diversas instalaciones, mediante la información de una "Red de comunicación".

Cuando la organización es pequeña o tiene grandes necesidades de procesar altos volúmenes de información en tiempos cortos de respuesta, es conveniente integrar los recursos en forma centralizada. Por el contrario, si la empresa es grande y tiene altos requerimientos de proceso, es deseable hacer uso del concepto distribuido.

A continuación en la Figura Nº 01 se muestra el procedimiento que se propone para construir el sistema de información y que constituye el objetivo fundamental de la investigación.

Figura Nº 01 Procedimiento para construir un Sistema de Información.

Fuente: Elaboración propia.

De acuerdo a los recursos humanos y materiales con que cuenta la aldea universitaria "Alberto Smith", se considera que el sistema de información conveniente para su respectiva gestión administrativa debe tener las siguientes características:

• En cuanto a la interacción con la maquinaria, los datos se procesarán en línea, porque ello permitirá enviar con premura las informaciones que constantemente son requeridas por la coordinación estadal, coordinación regional, control de estudios, coordinadores académicos y en algunas circunstancias coordinadores de otras aldeas universitarias, profesores y estudiantes en general.

• En relación a la organización física de los recursos de procesamiento de datos y por el horario de funcionamiento de la aldea universitaria "Alberto Smith", el sistema de información estará distribuido en tres ambientes:

• Los fines de semana, en las instalaciones del Complejo Educativo "Alberto Smith" en Ocumare del Tuy, donde funciona la Coordinación de la Aldea Universitaria del mismo nombre, y se cuenta con un computador donado por la Fundación Misión Sucre para el procesamiento de datos.

• De lunes a viernes, durante el día, la información se obtiene desde el pendrive de la Coordinadora que contiene una gran parte de datos de la Aldea "Alberto Smith", los cuales al ser requeridos con rapidez se envían desde un computador del Liceo Las Dos Lagunas, ubicado en Santa Teresa del Tuy donde labora en la semana la gerente de la Aldea.

• De lunes a viernes, durante la noche, los datos se procesan igual desde el mismo pendrive pero se envían desde el computador personal de la residencia de la Coordinadora, ubicada en Charallave,

La ventaja de poder contar con recursos institucionales y propios en diversos lugares de los Valles del Tuy permite compartir la información entre diferentes entes y en el momento que son requeridos.

3.1.2 Desarrollo del Sistema de Información (SI).

Para el desarrollo del SI para la gestión administrativa de la Aldea Universitaria "Alberto Smith" se procederá a la ejecución por etapas llevando un orden cronológico, en donde los resultados producidos por una fase generan las funciones de la siguiente y así sucesivamente en todo el proceso. Por ello es necesario planear y controlar la realización de las actividades que componen el ciclo de desarrollo de los sistemas, sus interrelaciones y el papel del proceso administrativo.

3.1.3 Etapas de desarrollo

En la guía para crear el SI, Peña (2006) menciona el papel que juega cada una de las etapas que conforman el ciclo de desarrollo de los sistemas de información, estos son los siguientes:

• Análisis: define los requerimientos de información solicitados por la Coordinación Estadal, Regional o Académicas y la forma más adecuada de responderlos.

• Diseño: describe la estructura, funciones e interrelaciones de los componentes del SI de la Aldea.

• Programación: elabora los elementos del sistema (programas, archivos, reportes, etc.).

• Implantación: prueba e instala el SI construido para la gestión administrativa de la Aldea.

• Operación: hace uso del sistema de información.

• Mantenimiento: modifica el sistema en función a los nuevos requerimientos que se van presentando.

Asimismo, en cuanto a la participación del proceso administrativo se refieren:

• Planeación: se establecen los objetivos, estrategias, programas de acción y determinación de recursos con los que cuenta la institución universitaria objeto de este estudio.

Control: se evalúan los resultados conforme a las metas esperadas, se realizan las correcciones necesarias influenciando la ejecución de la siguiente etapa.

Este ciclo de desarrollo de sistemas se visualiza de la forma siguiente:

Figura 2. Proceso de desarrollo de sistemas de información. (SI)

Fuente: [Peña, 2006]

A continuación serán desarrolladas cada una de las etapas que son tenidas en cuenta en el procedimiento para el desarrollo del sistema de información que se propone.

3.1.3.1 Etapa de análisis del SI

En esta etapa se identifica con precisión las necesidades de información de una organización y se establece la alternativa de solución más conveniente para satisfacerla. Las acciones a realizar durante el análisis de sistemas están agrupadas en fases de la siguiente manera:

• 1. Fase de planeación, la planeación se compone de las siguientes actividades:

• Definición de objetivos. Se establecen las metas y plazos esperados por alcanzar durante la etapa.

• Formulación de estrategias. Se definen los principales caminos de acción a seguir.

• Determinación de recursos. Se identifican los recursos humanos, materiales y económicos a participar.

• Establecimiento del plan de trabajo. En base al compromiso, importancia, tiempo y recursos disponibles, se formula el calendario de trabajo.

• 2. Determinación de Requerimientos, la determinación de requerimientos se realiza mediante las tareas siguientes:

• Definición del caso de estudio. Se identifica el tema central que motiva el inicio del estudio, pudiendo ser la creación de un nuevo sistema ó la modificación a uno ya existente.

• Estudio de la organización. Se determina con precisión las áreas usuarias participantes, su estructura orgánica, funciones, interrelaciones y compromisos con otras.

• Análisis de procedimientos. Se estudian todos los procedimientos relacionados con el problema planteado, identificando para cada uno de ellos: los objetivos que persiguen, las actividades que realizan, secuencia y periodicidad, responsables, niveles de agregación, sus relaciones con otros puntos de control y situaciones especiales que imperan.

• Análisis de información. Se identificaran los flujos de información, documentos y reportes, operaciones (de registro, validación, almacenamiento, clasificación, cálculo y presentación), volúmenes y períodos; que se desprenden de la ejecución de los procedimientos estudiados.

• Identificación de recursos. Se hace un reconocimiento de los recursos humanos y materiales participantes en el desarrollo de las actividades.

• Determinación de puntos críticos. Consiste en identificar claramente aquellos aspectos que entorpecen y limitan el buen funcionamiento de los procedimientos actuales, los problemas más comunes y relevantes que se presentan, los motivos que crean insatisfacción y aquellos que deben ser cubiertos a plenitud. Por ejemplo: ¿El contenido de los reportes generados, satisface realmente las necesidades del usuario? ¿Los tiempos de respuesta ofrecidos, son oportunos?, etc.

• Establecimiento del problema a resolver. Una vez realizadas las actividades anteriores se está en condición de precisar el problema, su naturaleza, grado de complejidad e implicaciones que tiene (organizaciones, económicas, etc.).

• 3. Fase de definición de la alternativa de solución, la definición de la alternativa de solución implica las siguientes consideraciones:

• Tipos de alternativas. La solución del problema a resolver pudiera consistir de pequeñas o sustanciales modificaciones al sistema actual, el desarrollo de uno nuevo, el aprovechamiento de novedosas tecnologías y equipos que sustituyan o refuercen a los mecanismos existentes. Su propuesta estará en función a la naturaleza del requerimiento y a los recursos disponibles.

• Definición de la alternativa. Cada propuesta deberá estar debidamente fundamentada, describiendo las aportaciones o cambios estructurales de organización, procedimientos, manejo de información, recursos necesarios, costos, tiempo de implementación repercusiones, ventajas y desventajas que implicaría llevarla a cabo.

• Establecimiento de criterios de decisión. En base a las prioridades y recursos disponibles, se determinan los principales aspectos a satisfacer por las propuestas. Por ejemplo: economía del proyecto, plazo de terminación, etc.

• Comparación de alternativas. Se establece el grado de satisfacción que cada opción brinda a los criterios de decisión, de tal manera que se distinga la más ventajosa.

• Elección. Una vez evaluadas las diversas alternativas se escoge aquella que ofrece las mayores ventajas y cuya realización es factible en los términos de costo y tiempo esperados.

• 4. Fase de descripción del sistema propuesto. Al describir el sistema que se propone como solución se debe tomar en cuenta:

• Perfil general del sistema. Se confirma el objetivo que persigue la propuesta, la naturaleza de esta y el programa para llevarla a cabo.

• Modelo organizacional. Se establece el esquema orgánico de áreas participantes, funciones e interrelaciones.

• Estructura general de información. Se crea un esquema global de los principales flujos de información que componen el sistema, identificando sus objetivos, interrelaciónales, participantes y periodicidades. Por ejemplo en un sistema de nómina, aparecerían los siguientes flujos:

• Actualización de la plantilla de personal.

• Registro de movimientos: incidencias, préstamos, etc.

• Actualización de los aspectos contractuales de ingresos y egresos de los empleados.

• Cálculo de la nómina.

• Distribución del pago.

• 5. Fase de control, se lleva a cabo mediante la ejecución de tres actividades a saber:

• Presentación del sistema. Se prepara un documento en el que se refleja la composición y estructura del sistema de información a desarrollar, destacando el conjunto de productos (salidas, reportes, etc.) a generar.

• Revisión de la propuesta. El grupo de usuarios revisará el material proporcionado por el área que realizó la propuesta, verificando que satisfaga a sus requerimientos planteados.

• Modificaciones a la propuesta. Todas aquellas observaciones serán analizadas realizando los ajustes necesarios a la estructura del sistema propuesto.

3.1.3.2 Etapa de Diseño del SI

El diseño tiene el propósito de establecer los aspectos lógicos y físicos de las salidas, modelos de organización y representación de datos, entradas y procesos que componen el sistema, considerando las bondades y limitaciones de los recursos disponibles en la satisfacción de las especificaciones brindadas por el análisis.

Las funciones que se realizan durante el diseño de sistemas son las siguientes:

• 1. Planeación:

• Definición de Objetivos. Se determinan las metas y el plazo esperado para su obtención.

• Formulación de Estrategias. Se establece la metodología a seguir, seleccionando las técnicas más adecuadas.

• Determinación de Recursos. Se identifican los recursos humanos, técnicos y materiales que se necesitarán.

• Elaboración del Plan de Trabajo. En función a la prioridad, tiempo y recursos disponibles se formula el programa de actividades.

• 2. Diseño de Salidas:

• Interpretación de Requerimientos. Con base a las especificaciones resultantes de la "Definición de Productos de Información" hecha en el análisis, se determina la forma de presentación más adecuada, de contenido (encabezados, datos, totales, etc.) y medio (papel, pantalla, etc.).

• Diseño Físico. Las especificaciones del reporte son plasmadas en un "Lay – Out" que es una hoja cuadricular, en donde se precisa el número de renglón y columna en donde se imprimirá la información.

• 3. Definición de la Base de Datos:

• Descripción Completa de Datos. Se determina con exactitud el conjunto de datos a manejar con sus características físicas de: tipo, longitud y código de equivalencia.

• Elaboración de Estructuras de Datos. Se tipifican los datos con base a su naturaleza y fuente de actualización y uso en la generación de salidas.

• Establecimiento del Modelo de Datos. Se conciben los grupos lógicos de datos (archivos), sus relaciones y formas de acceso (mediante llaves), estableciendo un modelo lógico de base de datos.

• Definición del Tipo Organización. Acceso y formato de los archivos, identificando sus campos, llaves y orden de almacenamiento.

• 4. Diseño de Entradas:

• Interpretación de Requerimientos. Con base a las especificaciones hechas en la definición de insumos por el análisis y la definición de la base de datos, se establecen los medios (documentos, parámetros, etc.) que alimentarán y actualizarán los archivos que integran al sistema, determinado el contenido (datos, cifras de control, etc.) y medio adecuados.

• 5. Definición de Procesos:

• Establecimiento de la Arquitectura del Sistema. Se definen los principales procesos que hará el sistema y sus interrelaciones mediante las entradas y salidas que manejan. Estos a su vez se subdividen en procesos más específicos, hasta llegar al nivel de un programa. Finalmente se elige la secuencia de operación de los procesos.

• 6. Descripción de Procesos. Para cada proceso definido en la arquitectura del sistema, se determina: su objetivo (captura, validación, actualización, clasificación, selección, cálculo, comparación, impresión, explotación, respaldo, etc.), resultados a producir (reportes, archivos, desplegados, etc.) y descripción del procedimiento que realiza (lectura de archivos, selección de registros especiales, etc.).

• 7. Control:

• Presentación del Sistema. El resultado de las actividades anteriores es plasmado en un documento que describe los principales elementos del sistema de información.

• Revisión de la propuesta. Se evalúan los formatos de salidas conforme a las necesidades planteadas, se valida el contenido de las entradas y los archivos que se manejan, repasando los procesos que se pretenden realizar.

• Modificaciones a la propuesta. Se adaptan aquellas diferencias y errores encontrados en el diseño del sistema propuesto.

3.1.3.3 Etapa de programación del SI

El propósito que persigue la programación de sistemas es el describir en un lenguaje de computación adecuado, los procedimientos que realizará el computador al manipular los datos para obtener los resultados deseados.

Las actividades a realizar se agrupan en las etapas que se describen a continuación:

• Planeación: La especificación de las tareas es la primera etapa en la que se ventilan los siguientes aspectos:

• Definición de Objetivos. Es el establecimiento de las actividades de programación a realizar.

• Formulación de Estrategias. Es la elección de las técnicas y estándares de programación por aplicar.

• Elección de Lenguajes y Paquetes de Programación. Consiste en identificar el soporte que brinde mayores facilidades para la programación del sistema. Se deberá escoger entre los diversos compiladores e intérpretes, utilerías, paquetes de aplicación, manejadores de bases de datos, etc.

• Elaboración de Programas Establecimiento del Plan de Trabajo. En base a los recursos disponibles, se define el calendario tentativo de trabajo.

• Elaboración de Programas, para cada uno de los procedimientos definidos en el diseño del sistema se elabora un programa a través de las siguientes actividades:

• Interpretación de las especificaciones del procedimiento. Debe quedar bien claro el objetivo que persigue el procedimiento, cuáles serán los resultados que arrojarán y los elementos de entrada que podrán disponer.

• Definición del método de solución. Se elabora la "lógica" de solución al problema, mediante la definición de un conjunto de algoritmos (secuencia de operaciones).

• Codificación en el lenguaje de programación elegido. La solución definida anteriormente se transcrita a las reglas, formatos y elementos del lenguaje de programación seleccionado.

• Captura del programa. Una vez codificado el programa, se alimenta al computador, haciendo uso de algún dispositivo (memorias, pendrives entre otros).

• Compilación y depuración del programa. El programa es interpretado por el compilador del lenguaje que utilizó. En caso de existir error de sintaxis, éste deberá ser corregido para poder generar el "Programa Objeto", adecuado a la ejecución del proceso.

• Pruebas del programa. Una vez que se eliminaron los errores del programa fuente y se pudo generar el objeto correspondiente, se crean algunos datos de prueba para alimentar la ejecución del programa, estando pendiente de su funcionamiento y de los resultados que produce, revisándolos contra los objetivos esperados en la definición del procedimiento, las discrepancias (errores de lógica normalmente) deberán ser corregidas hasta obtener los resultados deseados.

• Liberación del Programa. Sucede cuando el programa está libre de errores, de sintaxis y de lógica, habiendo generado el programa objeto y obteniendo los resultados correctos en las últimas pruebas realizadas.

• Prueba de Sistema: la prueba del sistema se divide en dos acciones a saber:

• Definición de la estrategia de prueba. Se crea una muestra de datos que reúnan las diversas variedades de casos que se pueden presentar durante la operación del sistema. Así mismo se diseñan datos erróneos para verificar que el sistema los detecta.

• Prueba por módulos. Como el sistema está dividido en varios módulos, éstos se van provocando secuencial y paralelamente para que al liberarse se vayan integrando de acuerdo al orden preestablecido, y de esta manera probar todo el sistema.

• Control: El control de la programación requiere la ejecución de tres tareas:

• Presentación del sistema. Se elabora un documento que contenga la descripción de los programas, archivos, documentos fuente, repostes y demás resultados del sistema.

• Revisión del sistema. Los usuarios repasan el documento, evaluando los resultados contra las especificaciones que habían hecho anteriormente.

• Modificaciones al sistema. Se hacen los ajustes a los reportes, programas y archivos que se requieran.

3.1.3.4 Etapa de implantación del SI

La implantación del Sistema puede ser desarrollada de diversas maneras. Existen cuatro modos para hacer la implantación:

• 1. Paralelo: Implica correr los dos sistemas (nuevo y viejo) por un período de tiempo, para asegurarnos que no hay errores en el sistema nuevo. Su mayor ventaja es que reduce el riesgo de que el sistema nuevo falle

• 2. Piloto: Se implanta el sistema nuevo por divisiones o dependencias, se mantiene por un periodo de prueba hasta que se determina que es exitoso y se implanta en otra dependencia, hasta lograr la totalidad de la organización.

• 3. Por fases: Se implanta por fases, permitiendo que la organización se vaya acostumbrando poco a poco.

• 4.  Directo: Se desactiva el sistema viejo, y se conecta el nuevo de aquí en adelante. Es mucho más riesgoso que los demás, porque puede haber errores que no se detectaron antes y perderse datos.

3.1.3.5 Etapas de operación y mantenimiento del SI

En esta etapa se incluye la solución de los errores, el material para adiestramientos o procedimientos que deben ser corregidos. Se debe evaluar su ejecutoria (velocidad, rendimiento, exactitud, etc.) y el impacto en el negocio. Operación se refiere a las actividades necesarias para mantener el sistema corriendo en un nivel aceptable de ejecución. Se debe observar la seguridad en el sistema, los planes de recuperación o "backups" entre otras cosas.

El objetivo de la operación de un sistema, es el de realizar adecuadamente los procedimientos de alimentación y tratamiento de los datos, en la generación de los resultados esperados. Las acciones que normalmente se realizan en la operación de un sistema son las siguientes:

• Planeación. Se establece el calendario de funcionamiento del sistema conforme a su periodicidad.

• Alimentación de información:

• Recopilación de datos

• Codificación de datos en los documentos fuente preestablecidos.

• Captura de los documentos.

• Validación y Corrección de los datos capturados.

• Actualización de archivos.

• Tratamiento de la Información. Se realizan los diversos procesos de selección, clasificación, cálculo, etc. necesarios en el manejo de la información recibida.

• Explotación de la Información. Una vez procesada la información, se procede a la generación de los diversos tipos de salidas (reportes, pantallas, archivos magnéticos, etc.) conforme a su requisición.

• Protección del Sistema. Se deberán realizar los respaldos necesarios al sistema después de cada modificación o actualización procurando o conservar el número adecuado de versiones.

• Control. Es necesario tener un control del uso del sistema, documentos que reciben resultados que se han generado, respaldos realizados, etc.

Recomendaciones en la operación. Para un adecuado uso del sistema se hacen las siguientes observaciones:

• Tener personal capacitado en su operación.

• Contar con la documentación necesaria y debidamente actualizada.

• Llevar una adecuada programación y control de la operación, calendario, recursos, documentos y resultados.

• Emplear medidas de seguridad en el acceso al sistema, solamente personal autorizado lo podrá manejar.

• Ejecutar correctamente los procedimientos que integran el sistema, respetando el orden de las operaciones.

El mantenimiento se encarga de corregir las fallas detectadas durante la operación de un sistema de información, así como el de realizar las modificaciones pertinentes a los nuevos requerimientos que se van presentando. Las principales funciones que se realizan en el mantenimiento de un sistema son las siguientes:

• Planeación. Consiste en la detección (falla) o planteamiento del nuevo requerimiento.

• Definición de los Ajustes a realizar. Se hace un análisis del cambio a efectuar, considerando:

• Grado de Dificultad. Se estima el esfuerzo, costo y tiempo se llevaría la modificación.

• Repercusiones. Se vislumbran la consecuencias en la estructura, contenido y funcionamiento del sistema.

• Factibilidad. En base a los recursos requeridos y los disponibles, se decide la posibilidad de aplicar la modificación.

• Ejecución de las Modificaciones. Se llevan a cabo las modificaciones necesarias para satisfacer al requerimiento planteado.

• Pruebas de las Modificaciones. Se prueban exhaustivamente los cambios hechos al sistema, procurando detectar y corregir posibles errores.

• Liberación. Se actualiza la documentación y se procede a informar y adiestrar al personal involucrado en la operación del sistema.

Recomendaciones en el mantenimiento:

Para lograr un adecuado mantenimiento al sistema, se hacen las siguientes sugerencias:

• Tener un seguimiento del sistema, a efecto de evaluar la alimentación de datos, ejecución de procesos, revisión de resultados y respaldo de la información.

• Evaluar el empleo de recursos y tiempo de respuesta que ocupa el sistema en su operación, para optimizarla.

• Analizar detalladamente las fallas detectadas, así como los nuevos requerimientos antes de iniciar cualquier alteración.

• Incorporar las experiencias y avances tecnológicos para la optimización del sistema.

• Respaldar el sistema antes de comenzar los cambios.

• Durante la modificación, respetar las normas, estándares y procedimientos que han respaldado la construcción del sistema.

• Probar detenidamente las modificaciones realizada.

Validación del procedimiento general

Para la validación de la propuesta se consultó a los especialistas de los diferentes cargos gerenciales de la Misión Sucre del eje Valles del Tuy, quienes se encontraban para el momento en su respectiva reunión mensual, aquí se encuentran representados un grupo de ocho compañeros y compañeras que constituyen el ciento por ciento del personal con posibilidades de ser entrevistado. En el Anexo Nº 01 se muestra el instrumento aplicado para ese proceso, el personal encuestado fue el siguiente:

• Por la Coordinación Regional:

• Coordinadora Regional.

• Asesor cubano de la Misión Sucre.

• Por los Coordinadores de las Aldeas Universitarias:

• Coordinadores del Municipio "Cristóbal Rojas"

• Coordinadores del Municipio "Independencia"

• Coordinadores del Municipio "Paz Castillo".

• Coordinadores del Municipio "Simón Bolívar"

• Coordinadores del Municipio "Tomás Lander"

• Coordinadores del Municipio "Urdaneta".

Datos de los especialistas seleccionados.

Tabla Nº 01 Tabla de los años de experiencia del grupo de expertos que validaron el procedimiento aplicado.

Fuente: Elaboración propia.

Valoración brindada por los especialistas sobre la propuesta.

Tabla Nº 02 Resultados de la encuesta aplicada al grupo de expertos como validación del procedimiento aplicado.

Fuente: Elaboración propia.

Como se observa en la Tabla Nº 02 los diferentes indicadores o funciones objetivo evaluados alcanzan un valor modal de 5 que esta relacionado con la calificación de muy importante por lo que resumiendo se puede decir lo siguiente:

El procedimiento propuesto es:

• Comprensible.

• Tiene posibilidades de generalización a otras aldeas universitarias.

• Es flexible ante los cambios del entorno.

• Tiene valor práctico y metodológico.

• Tiene capacidad de ser asumido y compartido por la Misión Sucre.

Autor:

Carmen Camero