Comparación descriptiva y analítica de un proceso de abastecimiento basado en el PMBOK

RESUMEN

El manejo de proyectos individuales al interior de una organización trae consigo problemas. De hecho, muchos de estos problemas se han llegado a ver como inevitables, aceptándolos como parte de nuestra la realidad. Durante años las empresas han buscado soluciones a estos contratiempos. Pero debemos dudar de su eficacia puesto que los mismos problemas se siguen repitiendo en cada proyecto.

Desde una visión general de los principales procesos de la gestión de adquisiciones de la administración de proyectos, por un lado el PMBOK este solo tiene en cuenta tres procesos; la planificación, la ejecución, y el cierre. Mientras el grupo de procesos dado por el manual de compras para el Manejo Integral de Residuos Sólidos( MIRS) de Corantioquia posee cinco procesos; el de iniciación, la planificación, la ejecución, el control y el cierre.

Se descompone cada uno de los procesos a su interior en subprocesos para hacer una comparación del proceso utilizado por las Mirs de Corantioquia y la gestión de adquisiciones del proyecto de Pmbok.

PALABRAS CLAVES:

Procesos de gestión ,PMBOK, compras, adquisiciones, procesos

ABSTRACT:

From an overview of the main processes of procurement management project management, on one hand the PMBOK this only takes into account three processes, planning, implementation, and closure. While the group given by the manual process of shopping for Solid Waste Management (MIRS) of Corantioquia has five processes: the initiation, planning, implementation, monitoring and closure.

It decomposes each of the processes to internal threads to make a comparison of the process used by the Mirs of Corantioquia procurement and project management PMBOK.

KEYWORDS:

Process management, PMBOK, purchases, acquisitions,

1. DESCRIPCIONES GENERALES

PROCESO DE ADQUISICIONES SEGÚN PMBOK

PROCESO DE ADQUISICIONES SEGÚN MIRS SUROESTE

Fuente: Comprobación de Lectura y Comprensión, Capítulo 12 PMBOK® Guide, Edición 2000

Desde una visión general de los principales procesos de la gestión de adquisiciones de la administración de proyectos, por un lado el PMBOK este solo tiene en cuenta tres procesos; la planificación, la ejecución, y el cierre. Mientras el grupo de procesos dado por el manual de compras para la MIRS de Corantioquia posee cinco procesos; el de iniciación, la planificación, la ejecución , el control y el cierre.

Se descompone cada uno de los procesos a su interior en subprocesos para hacer una comparación del proceso utilizado por las Mirs de Corantioquia y la gestión de adquisiciones del proyecto de Pmbok.

El grupo de procesos de planificación tienen en cuenta generalidades de la gestión de adquisiciones del Proyecto, incluye los procesos requeridos para la adquisición de bienes y de servicios de afuera de la organización ejecutora. Proporciona una visión general de los siguientes subprocesos, Planeación de adquisiciones – Planeación de la búsqueda de proveedores – Selección de proveedores – Administración del Contrato –Cierre del Contrato

En el Pmbok, La Administración de la gestión de adquisiciones del Proyecto es en la relación comprador-vendedor. La relación comprador-vendedor puede existir a muchos niveles en un solo proyecto. Dependiendo del área de aplicación, el vendedor puede ser llamado contratista, un vendedor, o un proveedor.

La gestión de adquisiciones del proyecto del Pmbok vista desde los grupos de procesos los resume en dos, en la planificación y la ejecución mientras que la Mirs lo determina en los cinco procesos propuestos por la grafica del grupo de procesos; iniciación, planificación ejecución y control. El Pmbok es mucha más optimo y productivo.

Haciendo una comparación entre la gestión de adquisiciones del Pmbok y el manual teórico de compra propuesto por las Mirs se llega a lo siguiente;

• Planificación de adquisiciones del Pmbok es el proceso de identificar que necesidades del proyecto pueden ser mejor cumplidas al procurar productos o servicios de afuera de la organización ejecutora. Esto involucra considerar si hay que, como, cuanto, y cuando adquirirlo, referenciado sobre el alcance del proyecto.

En la Mirs La compresión del aprovisionamiento en su significado, es prever sus necesidades , planificarlas, satisfacerlas por medio de la compra, es asegurarse completamente de que se recibe lo que se ha pedido , de que se almacena y se envía alas diferentes áreas de empresa donde se origina la petición de compra

En este subproceso hay una gran relación entre las dos definiciones y por significado son claramente relacionadas

• La Planificación de adquisiciones en el Pmbok. esta dada por los siguiente subprocesos de entrada

o Enunciado del alcance. Este provee información importante sobre las necesidades del proyecto y estrategias que se deben tener en cuenta para la planeación de adquisiciones

o Descripción del producto. provee información importante sobre cualquier tema técnico o preocupaciones que se deberán tener en cuenta durante la planeación de la adquisición

o Recursos para la adquisición Si la organización ejecutora no dispone de un grupo formal de contratación, el equipo de proyecto tendrá que proveer tanto los recursos como la experiencia para dar soporte a las actividades de adquisición.

o Condiciones de mercado El proceso de planeación de la adquisición debe considerar que productos y servicios están disponibles en el mercado, de quien, y bajo que términos y condiciones

o Salidas a otros procesos de planificación otras salidas de planeación, estas se deberán de considerar durante el proceso de planeación de adquisiciones. Otras salidas de planeación que se deberán considerar incluyen costos preliminares y estimados de tiempo y costo, gestión de a calidad, proyecciones de flujo de ingreso, la estructura de desglose de trabajo, riesgos identificados, y recursos humano planificados.

o Restricciones. son factores que limitan las opciones del comprador. Una de las restricciones más comunes para muchos proyectos son la limitación de fondos

o Hipótesis. son factores que, para propósitos de planeación, serán consideradas como verdaderas, reales, o ciertas.

En el manual de adquisiciones dado por la Mirs la planificación se inicia con los siguientes subprocesos

• Misión de aprovisionamiento

• Definición de la función de compras

• Objetivo de aprovisionamiento

• Políticas del aprovisionamiento

En el Pmbok y en las Mirs, en ambos casos son procesos de entrada, el Pmbok inicia de la determinación del alcance del proyecto- las necesidades y estrategias a seguir-. En las Mirs su significado es prever sus necesidades , planificarlas, satisfacerlas por medio de la compra , el punto clave de partida para ambos son las necesidades, en la definición de la función de compras (Mirs) y la descripción del producto (Pmbok) este ultimo proporciona información importante sobre el tema o aspecto técnico, en la Mirs se expresa con exactitud cuantitativamente los recursos teniendo en cuenta el desuso para que no afecten las finanzas del proyecto. El Pmbok en los demás subprocesos – el grupo de personas en cargadas del proceso de adquisición, las condiciones del mercado – productos y servicios disponibles quien lo provee y en qué términos, las opciones que limitan el comprador Las suposiciones son factores que, para propósitos de planeación, serán consideradas como verdaderas, reales. Para la Mirs los objetivos del aprovisionamiento están en el flujo de materiales para el funcionamiento, mantenerse el lo optimo y cuidar la calidad y las políticas tienen una relación con la situación del mercado propuesto en Pmbok

• Herramientas y Técnicas para la Planeación de la adquisición

o Análisis de hacer o comprar. Esta es una técnica de la administración general y una parte de la definición del alcance que puede ser usada para determinar si la organización puede producir más eficientemente un producto.

Para la Mirs establece una clara directriz en cuanto La calidad conveniente. Idoneidad del producto, establecer unos criterios de calidad mediante un plan de muestreo, mediante el análisis de especificaciones, tales como:

o Flexibilidad, grado de tolerancia.

o La competitividad, promover la competencia.

o La exactitud, especificaciones que describan el articulo. o La verificación, susceptibles a ser verificadas

o Los catálogos, medio para verificar las especificaciones

· La cantidad correcta en el momento más adecuado.

· El mejor precio

o Juicio de expertos. Las opiniones expertas, la experiencia, por cualquier grupo o individuos con conocimiento especializado o entrenamiento.

Para la Mirs no es tenido en cuenta este aparte para en el manual teórico de compras

o Selección del tipo de contrato. Los diferentes tipos de contratos son más o menos apropiados para los diferentes tipos de compras. Los contratos generalmente caen en una de tres categorías amplias:

Contratos a precio fijo o de suma total Contratos de costo reembolsables Contratos de precios unitarios

En la Mirs la contratación en las compras se hace

A. CLASES DE CONTRATOS

– De compraventa: Articulo 09 del código de comercio "Un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa, y la otra a pagarla en dinero"

– De permuta: Articulo 1850 del código de comercio "Cuando el precio consiste parte en dinero y parte en otra cosa, se entenderá permuta si la cosa vale más que el dinero; y la venta en caso contrario"

– De suministro: Articulo 968 del código de comercio "Es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación a cumplir a favor de otra independientemente prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.

B. ASPECTOS LEGALES DE LA COMPRA

– Relación contractual entre vendedor y comprador es una relación legal

– Todo contrato se hará por escrito y las cláusulas en forma clara y concisa

– ,Los contratos firmados son documentos legales.

– En caso de cambio en los términos del contrato se realizaran por escrito.

– Las cláusulas referentes a precio, cantidad, condiciones de pago, garantía e indemnización deben realizarse con sumo cuidado.

– No se omitirán los aspectos vinculados con la aceptación o no de los bienes objeto de la compra.

– Suscribir auditorías internas.

• Salidas de la Planeación de adquisiciones

o Plan de gestión de adquisiciones El plan debe describir los procesos que quedan de la gestión de adquisiciones desde la planeación de la búsqueda de proveedores hasta el cierre del contrato) serán administrados.

¿Qué tipos de contratos serán utilizados? En las Mirs el contrato utilizado es de acuerdo a monto de la compras y su frecuencia; de acuerdo con la ley de adquisiciones estatal Ley 80 de 1993. según la cuantía pueden ser directas y licitación , las directas son especiales ordinarias , las especiales son caja menor y avances ; las ordinarias son por orden de compras, cuando es inferior a $ 500.000 o por contratos mediante tres cotizaciones si es mayor a $500.000 y menor a $2.000.000. Las licitaciones son privadas o públicas, privadas cuando se trata de adquisición o permuta de bienes inmuebles cuyo valor es a $ 2.000.000 y menor de 7.000.000. se hace publicas cuando es superior a igual a $ 7.000.000

¿Si se utilizaran estimaciones independientes como criterios de evaluación, quien los preparará y cuando? El gerente de la Mirs como gerente general de la organización es el directamente responsable, con su equipo de las áreas funciones de la organización, sus directores es de anotar que no se es clara la situación

¿Si la organización ejecutora tiene un departamento de adquisiciones, que acciones puede tomar el equipo administrativo de proyecto por si solo? Una organización es una unidad productora para este caso el departamento de compras tienen autoridad en compras directas ya se a especiales o ordinarias .según el numeral anterior.

¿Si se necesitan documentos estandarizados de adquisiciones donde se puede encontrar? En anexo hay formato de adquisiciones para su regulación en reglamentación de adquisiciones

¿Cómo se administraran múltiples proveedores? Mediante un procedimiento de control administrativo, Registro de proponentes, registro de proveedores, documentos anexos, registro de contratistas con formulario de inscripción debidamente diligenciado.

¿Cómo se coordinaran la adquisición con otros aspectos de proyecto tales como la cronograma informes de rendimiento? Asegura la entrega de materiales y suministros acordes a lo paneado (Project) para así evitar retrasos en el cronograma de actividades en primera instancia esta como responsable el director de proyectos, el analista el Almacenista, este verifica la calidad y puede rechazar los recursos no acordes con la orden de compra, registra los inventarios de almacén general en los tiempos, coto y calidad previstos.

• Enunciados del trabajo. describe el articulo con suficiente detalle para permitir al vendedor potencial determinar si ellos son capaces de proveerlo. El "detalle suficiente" puede variar de acuerdo con la naturaleza del ítem, las necesidades del comprador, o la forma esperada de contrato.

En las Mirs el listado de artículos requerimos son obtenidos de WBS elaborado anteriormente; es el de departamento de compra el tienen una directa relación con cada artículo que se utiliza y un código que es asignado de acuerdo a un plan preestablecido. Realizado por el equipo dl proyecto.

Planeación de búsqueda de proveedores

La planeación de la solicitación involucra preparar documentos que son necesarios para soportar la búsqueda de proveedores

• Entradas a la Planificación de la Búsqueda de proveedores

o Plan para la gestión de adquisiciones. .

o Enunciados del trabajo.

o Otras salidas de procesos de planeación.

En las Mirs hay documentos que respaldan este aparte y que se detallan posteriormente – Búsqueda de proveedores .

• Herramientas y Técnicas para la Planeación de la búsqueda de proveedores

o Formularios estándar incluye contratos estándar, descripciones estándar de productos , o versiones estandarizadas de todo o pare los documentos de una licitación

En la Mirs se hace con el registro de proveedores en el inscriben personas naturales jurídicas, llenando lo requisitos preestablecidos y sean aceptados por la entidad para hacer el respectivo suministro de bienes o servicios , con base en ordenes o contratos. es de mencionar que el registro de contratistas es aquel en el cual la entidad lleva una relación de personas naturales o jurídicas con capacidad de prestar servicios de carácter profesional, técnico en el campo de obras o procesos de sistematización.

El registro de proveedores debe contener mínimo

o Nombre o razón social

o Numero, fecha y registro notarial de escritura notarial

o Domicilio, dirección y teléfono

o Nombre del gerente o representante legal

o Listas de empresa con las que públicas o privadas con

las el solicitante haya contratado

o Clase de producto bien o servicio

o Detalle de banco y compañías de seguros con los que

tiene relación

o Referencias comerciales

Para el registro de contratistas, la inscripción debe contener:

o Nombre o razón social del contratista

o Numero, fecha y registro notarial de escritura notarial

o Domicilio, dirección y teléfono

o Nombre del gerente o representante legal

o Grupo de especialización

o Personal técnico y científico especificando la clase se

vinculación a su servicio, titulo , numero de matrícula,

cedula de ciudadanía y experiencia de cada uno

o Descripción de equipo y maquinaria de propiedad del solicitante y su valor en libros

Las Mirs tienen un gran relación con otras entidades. Alcaldías gobernación, ONG, organismos descentralizados y en su interior está la auditoría interna que vela por el cumplimiento de objetivos y los recursos involucrados

• Salidas de la Planeación de la búsqueda de proveedores

o Documentos de adquisición. Los documentos de adquisición son usados para solicitar propuestas de potenciales vendedores. El término "licitación" y "cotización" son usados generalmente cuando decisión de selección de fuentes será orientada por precio mientras que el término "propuesta" es generalmente usado en consideraciones no financieras tales como habilidades técnicas o aproximaciones son de importancia suprema (como cuando se adquieren servicios profesionales).

LaS compras inferiores a $ 500.000 se elabora un proyecto de orden de compra y se envía a sección de presupuesto. Las adquisiciones entre $500.000 y $2.000.000, el jefe de la unidad de adquisiciones conseguirá mínimo tres cotizaciones que se llevara a una junta de licitación y este surge un contrato de compra venta cuando la adquisición es entre $2.000.000 y $ 7.000.000 los pasos a seguir son, el jefe de la unidad de adquisiciones conseguirá mínimo tres cotizaciones que se llevara a una junta de licitación se determina la reserva presupuestal y posteriormente se fija calendario para licitación privada y se recomienda la gerentes ordenar su apertura, a ella se convocan mediante propuesta a cinco invitados a participar, se enviara pliego de condiciones, la junta de licitaciones se reúne fijando el día de apertura levantando el acta correspondiente , de igual manera se reunirá en el cierre discriminando el numero de participantes, es de recordar en una licitación privada el numero de participante no puede ser inferior a dos , porque entonces se considera desierta. La propuestas son enviadas a la sección Jurídica para su estudio a al unidad financiera para el estudio económico y a al dependencia solicitada para el concepto técnico, el secretario de la junta escoge la mejor propuesta seguidamente se pasa a proceso de contratación y se exige la documentación pertinente.

o Criterios de evaluación. Los criterios de evaluación usados para calificar o cuantificar propuestas. Estos pueden ser objetivos "el administrador de proyecto propuesto debe ser un Administrador de Proyectos PMI) o subjetivo (" el administrador de proyectos propuesto debe de tener experiencia previa con proyectos similares, documentada"). Los criterios de evaluación son muchas veces incluidos como parte de los documentos de procuración.

En la Mirs no define que el gerente del proyecto sea PMI, es una asignación por meritocracia con sustentación y record profesional demostrable.

o Los criterios de evaluación pueden estar limitados al precio de compra si el articulo adquirir es fácilmente obtenible de varios proveedores.

En la Mirs Se recurre una base datos de proponentes disponible hecha con todos lo requerimientos necesarios

Búsqueda de proveedores

La búsqueda de proveedores comprende obtener respuesta de los potenciales proveedores (licitaciones y propuestas) de los vendedores potenciales sobre como las necesidades del proyecto se pueden cumplir. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es gastada por los vendedores potenciales, normalmente sin costo para el proyecto.

• Entradas a la búsqueda de proveedores

o Documentos de adquisición.

o Listas de vendedores calificados. Algunas organizaciones mantienen

lista o archivos con información sobre vendedores potenciales. Estas

listas generalmente contienen información sobre la experiencia relevante y otras características de los vendedores potenciales.

Cuando el comprador se documenta sobre la compra posible después de la visita de un agente o vendedor, es como adquiere experiencia y busca proveedores.

En la Mirs se han mencionado los posibles vendedores en las listas de proponentes

Selección de proveedores .Es la responsabilidad mas importante del departamento y su propósito es localizar fuentes fiables y progresivas de suministros, asegurando su interés y cooperación.

Cualidades del proveedor es el que proporciona calidad especificada, tiempo esperado, precio pactado y anuncia tiempos de escasez.

Clases de proveedores, grandes proveedores: En negocios grandes, materias primas

Proveedores de suministros básicos medianos negocios. Se debe tener en cuenta proveedor único o varios proveedores, proporciona opciones.

Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:

o La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.

o Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.

o Las restricciones legales

o Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas

vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.

• Herramientas y Técnicas para búsqueda de proveedores

o Conferencias de proponentes. Las conferencias de proponentes (también llamadas conferencias de contratistas, conferencias de vendedores, y conferencias pre propuestas, son reuniones con vendedores potenciales previa a la preparación de una propuesta. Estas son usadas para asegurarse que todos los vendedores potenciales tienen un entendimiento claro y común de la adquisición (requerimientos técnicos, requerimientos de contractuales.)

Hay políticas organizacionales de atraer nuevos proveedores para mantener actualizada al base de datos.

o Publicidad. Las listas existentes de vendedores potenciales muchas veces pueden ser expandidas al colocarse anuncios publicitarios en publicaciones de circulación general tales como periódicos o en publicaciones especializadas tales como gacetas profesionales.

Como es una unidad de gestión descentralizada y sus planes se hacen para un trienio en líneas muy puntuales de acción, definición del alcance estos programas son de impacto social por lo tanto son conocidos por diferentes estamentos

• Salidas de la búsqueda de proveedores

o Propuestas. Las propuestas son documentos preparados por el vendedor que describen la habilidad y voluntad para proveer el producto requerido. Estos documentos son preparados de acuerdo con los requerimientos de los documentos de procuración relevantes. Para las Mirs la propuesta del vendedor es dada en la

documentación necesaria y anexo al registro ya sea de contratista o proveedor y consta la siguiente información, registro mercantil actualizado, constitución y gerencia de sociedad por cámara de comercio, estados financieros certificado por cantador publico, referencias bancarias escritas, certificados de calidad del producto o servicio ofrecido, catálogos, listas de bienes, fichas técnicas.

Selección de proveedores

La selección de proveedores involucra el recibo de oferta o propuestas y la aplicación de criterios de evaluación para elegir a un proveedor, los factores para elegirlo son,

El precio puede ser el factor determinante para un articulo común

Las propuestas están muchas veces divididas en secciones técnicas (aproximación) y comerciales (precio) que deben ser avaluadas de manera separada.

Muchas veces se requieren múltiples proveedores para productos críticos.

La Mirs en la selección de proveedores se va sección de políticas de proveedores, un ítem anterior

• Entradas a la Selección de Fuentes

o Propuestas.

Se dan según la modalidad de adquisición y la cuantía

o Criterio de evaluación. Los criterios de evaluación están descritos en la Políticas organizacionales. Cualquiera y todas las organizaciones involucradas en el proyecto pueden tener políticas formales o informales que puedan afectar la evaluación de las propuestas.

Es tan acorde a la función y la misión de adquisiciones dada en el proceso de planificación de adquisiciones

• Herramientas y Técnicas para la Selección de proveedores

o Negociación de contratos. La negociación del contrato involucra la clarificación y mutuo acuerdo sobre la estructura y requerimientos del contrato previamente a la firma de este. Hasta el grado que sea posible, el lenguaje final del contrato deberá reflejar todos los acuerdos logrados. Los temas que se deberán cubrir incluyen, pero no se limitan a, responsabilidades y autoridades, términos aplicables y la ley, aproximaciones administrativas y técnicas, financiación del contrato, y precio.

Después de tener el registro de proveedor o el registro de contratista los controles de jurídica , la financiera y la técnica se pasa a adjudicarle el contrato . el manual de compras de las Mirs no hace mucha claridad en este aspecto.

o Sistemas de ponderación, es un método para cuantificar datos cualitativos con el objeto de minimizar la subjetividad en la selección de proveedor

En la Mirs no se hace este tipo de valoración cuantitativa

o Sistema selección. Un sistema de filtros involucra el establecimiento de requerimientos mínimos de desempeño para uno o más de los criterios de evaluación

No se aplica en la Mirs

o Estimativos independientes. Para varias adquisiciones, la organización compradora puede preparar sus propios estimados como un chequeo de los precios propuestos. Salidas de la

No aplica para la Mirs

• Salidas de la Selección de `proveedores

o Contrato. Un contrato es un acuerdo mutuo que obliga al vendedor a proveer el producto especificado y obliga al comprador a pagar por el. Un contrato es vinculo legal sujeto a resolución en las cortes

Es el representante legal de Corantioquia el que valida el contrato después de haber controlado los procesos legales pertinentes, pólizas, seguros, documentación anexa entre otras

Administración del Contrato

es el proceso de asegurar que el desempeño del vendedor cumplirá con los requerimientos contractuales. Proveedores y múltiples productos involucrados.

En las Mirs se presenta cuando todos lo insumos y materiales ingresa al almacén, es un administración interna de stock e inventarios, mediante los siguientes procesos

Proceso de control de plazos

Proceso en el control de La recepción Proceso de control de la calidad. Proceso de control de la cantidad. Proceso de control de precios. Proceso de control de existencias.

• Entradas a la Administración de Contratos

o Contrato. Para la firma de contrato se debe cumplir todos lo reglamentado y exigidos por la ley de contratación y adquisiciones, las Mirs son un programa de un institución descentralizada es de carácter publicó

o Resultados de trabajo. Los resultados del trabajo del vendedor que entregas han sido completadas y cuáles no, hasta qué punto los estándar de calidad se han cumplido, en que costos se ha incurrido o se ha comprometido,

En las Mirs se da la siguiente secuencia

SECUENCIA DE LA ACTIVIDAD DE COMPRA

1. Recibir requisiciones

2. Revisión de requisiciones

3. Selección de proveedores.

4. Solicitud de cotización

5. Análisis de alternativas

6. Realización del pedido

7. Colocación del pedido

8. Regulación del pedido

9. Seguimiento y activación del pedido.

10. Recepción e inspección del pedido.

11. Comprobación de la factura y pago de proveedor

o Pedidos de cambio. pueden incluir modificaciones a los términos del contrato o a la descripción de los productos o servicios que deben ser previstos.

En la recepción de inspección de materiales se hacen los ajuste por cambios y se refrenda en la factura de cobro por parte del vendedor

o Facturas del vendedor. El vendedor debe elaborar facturas de tiempo en tiempo solicitando pago por el trabajo ejecutado. Los requerimientos de facturación, incluyendo la documentación de soporte necesaria, están usualmente definidas en el contrato.

Las facturas son parte y quántica , se convierte en un sistema de control, el preces es la en el recepción del almacén su soporte es el pedido luego s e pasa financiera, se corrobora en la asignación presupuestal, se codifica y se eleva la orden de cancelación en los términos pactados

• Herramientas y Técnicas para la Administración de Contratos

o Sistema de control de cambios al contrato. Un sistema de control de cambios al contrato define los procesos por los cuales el contrato puede ser modificado.

Para el director de proyecto en las Mirs los cambio generados en el alcance, repercuten en el contrato y bajo su responsabilidad se dan y se autorizan dichos cambios, para ello se utilizan actas de modificación en las diferentes áreas de conocimiento aplicadas a un proyecto.

o Informes de rendimiento, proveen a la administración con información sobre que tan efectivamente el vendedor está logrando los objetivos contractuales.

Se elevan actas parciales de proceso cumplimiento se hace u seguimiento de lo proyectado (Project) a lo realizado.

o Sistemas de pago. Los pagos al vendedor son generalmente manejados por el sistema de cuantas a pagar de la organización ejecutora.. En proyectos más grandes con muchos o muy complejos requerimientos de procuración, el proyecto puede desarrollar su propio sistema. En cualquier caso, el sistema debe incluir las revisiones y aprobaciones del equipo de gestión proyecto.

El sistema de pagos queda pactado en la parte de legalización del contrato, los informes de rendimiento que propone el Pmbok en el ítem anterior es la base para su liquidación y posterior desembolso. pago por actas parciales

• Salidas de la Administración de Contratos

o Correspondencia. Las condiciones y términos de contrato muchas veces requieren de documentación escrita de ciertos aspectos de la comunicación comprador / vendedor, tales como advertencias de ejecuciones insatisfactorias y de cambios o clarificaciones en el contrato.

La oficina de aspecto jurídicos de Corantioquia se es la encargada de los procesos revisar y autorizar mientras que la oficina de comunicaciones, compilar l, asume y tramita toda la información mediante la documentación que se origina en aspecto legales , de gestión y de control, en la que se incurre cuando se hace el pacto y la negociación del contrato y el proyecto

o Cambios al contrato. Los cambios aprobados o no son a través de los procesos de planeación y adquisición del proyecto, y del plan del proyecto y otros documentos relevantes a medida que estos son actualizados como sea necesario.

En la Mirs no se contempla, este aspecto con importancia requerida lo que se hace es originar un informe de novedad

o solicitud de pago. Esto asume que el proyecto esta usando un sistema externo de pago. Si el proyecto tiene su sistema interno, la salida aquí seria simplemente "pagos".

El sistema de pago es por liquidación de actas parciales es de

sistema interno

Cierre del Contrato

El cierre del contrato es similar al cierre administrativo en que involucra tanto la verificación del producto y el cierre administrativo Los términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos para el cierre del contrato.

La terminación temprana de un contrato es un caso especial del cierre de un contrato.

• Entradas al Cierre de Contratos

o Documentación contrato. La documentación contractual incluye los cronogramas de respaldo, los cambios aprobados y propuestos de contrato, toda documentación técnica desarrolladas por proveedor, los reportes del desempeño del proveedor, documentos financieros tales como facturas o registros de pagos, y los resultados de cualquier inspección relacionada con el contrato.

Es la oficina de comunicaciones la encargada de prepara toda la documentación requerida y necesaria para sentarse elabora el proceso de cierre , es último proceso de control es la confrontación de lo planeado y lo realizado

o Herramientas y Técnicas para el Cierre de Contratos

o Auditorias de procuración. Una auditoria de procuración es una revisión estructurada de los procesos de procuración desde la planeación de la procuración hasta la administración del contrato. El objetivo de una auditoria de procuración es identificar los logros y fracasos que obligan a la transferencia a otros ítem de procuración en este proyecto o a otros proyectos dentro de la organización ejecutora.

En la Mirs a existe el oficina de control interno que la que se realiza un monitoreo, este es un procesos continuo de verificación de proceso, resultados, aciertos y cuellos de botella.

• Salidas del Cierre de Contratos

o Archivos de contrato. Un juego completo indexado de archivos deberá ser preparado para su inclusión con los archivos finales del proyecto

La oficina de comunicaciones es la encargada.

o Aceptación formal y cierre. La persona o organización responsable por la administración del contrato deberá proveer al vendedor con la notificación escrita de que el contrato ha sido completado. Los requerimientos para la aceptación formal y cierre están usualmente definidos en el contrato.

Es la etapa final de liquidación son convocados las partes y en una mesa de trabajo se finiquitica el contrato, se levanta un acta de liquidación

CONCLUSIONES

El PMBOK es muy claro y puntual en dar diferencia en cuanto a, Los Procesos de Gestión y los Grupos de Procesos, este ultimo define y aplica el proceso administrativo de un proyecto puesto que contempla un proceso de Inicio, Planificación, Ejecución, Control y por último el Cierre. Mientras los Procesos de Gestión están categorizados según al grupo al cual se pertenece donde cada uno tienen una actividad específica a desarrollar es por esto que el PMBOK los agrupa en tres procesos, la planificación, la ejecución y el cierre.

El manual de Gestión de adquisiciones de la MIRS comparado bajo el mismo esquema de Procesos de la Gestión y Grupo de Procesos, este utiliza el mismo esquema, la diferencia más puntual esta en los Procesos de Gestión de Adquisiciones es que se conforman tres grandes grupos de acción: la Gestión de Aprovisionamiento, La Gestión de Compras y la Gestión de stock.