Modulo levantamiento de información

Enviado por yimialej

Indice1. Introducción 2. Organización y Sistemas 3. Modelos. 4. Bibliografia.

Con el fin de facilitar el estudio de las organizaciones en las cuales se desenvuelven nuestras actividades diarias se presentan estas notas tratando de mostrar de la manera más elemental algunos fundamentos del enfoque de sistemas que permitan al participante introducirse en la formulación de algún modelo de análisis para el estudio de los procesos y procedimientos que se dan en la organización. Se introducen algunas definiciones y nociones básicas sobre sistemas para usarlas luego un marco de referencia, luego se introduce el uso del análisis estructurado, como instrumento para la presentación de los modelos, de esta forma se podrá establecer el enlace con los diagramas de procedimientos para aplicarlos como técnica de simplificación del trabajo. El material está orientado hacia personas que no poseen ningún conocimiento previo acerca de sistemas ni organizaciones, de allí su carácter elemental y su horma de presentación en lenguaje sencillo, tratando de lograr un efecto didáctico. Las observaciones que se pueda hacer al material contribuirán a mejorar su presentación para ediciones posteriores.

2. Organización y Sistemas

En su intento por comprender y explicar mejor el funcionamiento de las organizaciones, diferentes disciplinas tales como la administración, la sociología, etc., han buscado una aproximación a través del enfoque de sistemas. Se entiende por sistema a "un conjunto de elementos concretos o abstractos, que interactúan para el logro de un objetivo". Puede concebirse una organización como integrada por un conjunto de componentes o partes las cuales trabajan coordinadamente (interactúan), para lograr un objetivo previamente fijado. Esa organización se encuentra en estrecha relación con el medio que la rodea (medio ambiente), y esto se puede poner de manifiesto por las siguientes razones:

El objetivo de toda organización es el de satisfacer alguna necesidad del medio en el cual se desenvuelven.
Los recursos e insumos que la organización necesita para su funcionamiento, los provee el medio ambiente.
El producto o servicio que se genera en la organización, va el medio ambiente.
Cuando los productos o servicios satisfacen las necesidades del medio ambiente, éste contribuye a que la organización continué funcionando.

En virtud de lo expuesto se clasifica a las organizaciones como sistemas sociales abiertos con las siguientes características:

Dependen de los insumos que les proporciona el medio para poder mantenerse en funcionamiento.
Transforman los insumos en productos o servicios, a través de una serie de proceso.
Debe existir una información de retorno, del medio ambiente, esta información constituye un insumo según el cual el control del sistema es informado sobre las necesidades del medio y la forma como los productos del sistema las satisfacen dichas necesidades.
Existe una tendencia dentro de las organizaciones, hacia la super-especialización, esto se manifiesta a través de sucesivas divisiones del trabajo con la consecuente creación de funciones y cargos.

3. Modelos.

Cuando se intenta estudiar una organización, ante la imposibilidad de conocer todas las interrelaciones (Sobre todo entre el elemento humano), que se dan en ella, se recurre a una representacion simplificada de ella, que permita estudiar una caracteristica o un cojunto de ellas; se dice entonces que se ha construido un "modelo" de la organización. El modelo y el sistema son sistemas diferentes. Existen partes y relaciones del sistema que no están en el modelo y viceversa. Puede haber varios modelos de un mismo sistema, así, una maqueta, un diorama, una foto y un plano son modelos diferentes de un área geográfica. La creación de modelos es una formas que el hombre ha ideado para tratar y estudiar la realidad.

Un modelo organizacional: puede lograrse una primera aproximacion al estudio de las organizaciones, formulando el siguiente modelo:

Qué	Fines, Objetivos, Metas,
Cuánto Cuando Con qué	Planificación
Quien donde	Estructura Organica
Cómo	Normas Procedimientos Reglas	Organización

El mismo puede ser explicado como sigue: Una orgranizacion responde a un qué, esto es el objetivo hacia el cual ella se direge, el mismo es orientado a través de las politicas que se formulan en el nivel mas alto de la organización. El objetivo de una organización no es estático, puede cambiar a lo largo de la vida de la misma y se logrará ese cambio por medio de reorientaciones y reformulaciones de políticas.

Para lograr los fines u objetivos se recurre a la planificacion l o cual no es más qie determinar, cuánto, cuándo y con qué.
Para que la planificacion se haga efectiva es necesario estabelcer quién y donde. La ordenacion de quién y dónde constituye lo que se ha denominado tradicionalmente LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN.
La parte importante del modelo es el de establecer el cómo se llevaran a cabo los planes, esto se logra a través de las normas, procedimientos y reglas. El conjunto de estructura y procedimientos es loque se denomina organización en un sentido organico. En la mayor parte de nuestras organizaciones falla alguna de las partes del modelo produciendo ineficiencias en el logro de los objetivos de los mismos.

3. Estudio del sistema actual

Rara vez se emprende el estudio total de una organización, sobre todo en organizacoines que ya están funcionando, lo más frecuentemente es que se plantee el estudio, creacion o reorganizacion de una parte de la organización, bien sea una unidad administrativa o un conjunto de operaciones tales como la elaboracion de la nomima, la incorporacion del personal, etc. En todo caso lo que se pretende en intentar conocer como opera el sistema actual y efectuar los cambios necesarios de manera sistemática para lograr mejorar, o sustituir el sistema. Para llevar a cabo n trabajo de esta naturaleza se necesita tener una pauta de operación; ninguna organización es igual a otra, ya que aún cuando tengan las msima estructura el elemento humano dentro de ellas las hace diferentes ya que introduce elementos coductuales y de comportamiento que el confieren ese carácter distintivo a la organización. Así que para poder modificar un sistema o subsistema organizativo es necesario determinar cómo opera el sistema actual. Especificaciones: para emprender el estudio del sistema actual se procede a: Recopilacion de informacion: Recopilar la informacion necesaria de los diferentes tipos de usuarios del sistema. Los usuarios pueden clasificarse como sigue:

Usuarios operadores: estas son las personas que hacen funcionar el sistema, en todos los niveles.
Usuario responsable: generalmente es un gerente, es el responsable administrativo o directo del sistema.
Usurio dueño: éste generalmente es una persona al más alto nivel, vicepresidente, rector, etc. No tiene porque coincidir con el usuario responsable.
Existe otro tipo de usuario: el usuario externo, este será el cliente o cualquier persona a ser servida por la organización o por el sistema.

Al recopilar la informacion de los diferentres usuarios se pretende: A). Obtener o determinar los requerimientos de cada tipo de usuario para ver cuales son satisfechos por el sistema actual y cuales deben ser incorporados al sistema nuevo. B). Determinar el grado, tipo y secuencia de participacion de cada usuario en el funcionamiento del sistema. C). Objetivos del sistema, actuales y futuros. D). Estructuras y relaciones. E). Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo diseño, ejemplo:

Cambios de requisitos
Cambios de tecnología
Cambios Sociales
Cambios en las personas
Cambios en los componentes o sus cantidades (cuentas por cobrar, inventarios etc.)
Cambios de costo

Instrumentos: para recopilar esta informacion se pueden utilizar diferentes métodos e instrumentos tales como:

Entrevistas
Observacion de actividades
Técnicas Audiovisuales
Cuestionarios (Encuestas)
Inspeccion
Simulacion

Entrevista: la entrevista es uno de los procedimientos de relevamiento de informacion mas difundidos y peor utilizados. Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las más importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse:

La entrevista estructurada
La entrevista no estructurada

La entrevista estructurada:Constituye un interrogatorio , para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código. La entrevista no estructurada:deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar. Generalemente al iniciar el estudio de una sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos más altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tópicos para una entrevista estructurada. Para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber: En el contacto inicial, establezca una atmofera agradable y de confianza, no adopte postura de sabelotodo ni de experto. Es necesario lograr la colaboracion del entrevistado y no el rechazo. Aun cuando la entrevista sea estructurada es recomendable hacerls preguntas de una manera aparentemente informal, que el intrevistado no se sienta interrogado, el entrevistador debe evitar hacer gestos o expresiones que impliquen reprobacion, critica, sorpresa. Las preguntas deben hacerce en un tono natural y aun cuando se tenga el cuestionario (cedula) de preguntas como referencias, evite el tono de lectura o interrogatorio. Se debe mantener el orden de las pregunttas de acuerdoal cuestionario. (Esto no es válido para la entrevista no estructurada Se debe dar a la persona entrevistada, suficiente tiempo para pensar la respuesta. Para pasar de conjunto de preguntas a otro: Se recomienda usar frases de transmision tales como; "muy bien", "bueno", continuando con….". Si es necesario introducir un cambio en el cuestionario durante el proceso, debe dejarse constancia de ello. No deben usarse frases que sugieran la respuesta, ejem.: ¿Cree ud. Que es mejor?, ¿Piensa ud. Que es fatal…? Las preguntas deben reunir el requisito de ser neutras, ejem.: ¿Qué opina ud. sobre?, ¿Cuál es su idea acerca del punto?, ¿Cómo explicaria ud. la situacion ? Para registrar las respuestas a la entrevista se recomienda:

Tener el cuestionario en una posicion que permita escribir y hace anotaciones sin distraerse.
Diponer los elementos de modo que pueda dominar visualmente al entrevistado y la encuesta.
Anotor todo aquello que pueda ser útil posteriormente, gestos, signos, de admiracion, disgreciones, etc.
Al concluir la entrevista debe dejarse establecido si habrá otras entrevistas.

Ventajas y limitaciones de la entrevista: la entrevista como todo instrumento tiene ventjas y desventajas, entre las ventajas pueden citarse:

Es una tecnica eficaz para averiguar que dicen, que hacen los usuarios al menos en el campo de los sistemas.
Las respuestas se pueden tratar estadisticamente.
Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas en los cuestionarios a veces no se responde en absolutpo o se reponde sólo en parte.
Se puede repreguntar par aclarar respuestas ambiguas.
Se complementan las repuestas verbales con los gestos y otras manifestaciones de la comunicación no verbal.

Entre las limitaciones se pueden señalar:

Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acueerdo a la persona que responde.
Si la persona que entrevista o la que reponde tienen limitaciones en la expresion verbal, no se aprovecho la entrevista.
La informacion que se obtiene es estática (lo que la persona dice que hace).
El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse.
Puede responder insinceramente.
Puede ser sincero y sin embargo expresar la respuesta en la forma adecuada.

A pesar de todas las desventajas, la entrevista será para la persona que trabaja en sistemas, un auxiliar poderoso para revelar informacion acerca de procesos y procedimientos. Observacion de actividades: los metodos de revelamiento de informacion se pueden dividir en estáticos y dinamicos, se denomina estaticos aquellos en los que las personas dicen lo que hacen, este es un corte estatico de sus actividades, el cuestionario tambien es un metodo estatico, sin embargo el relavatamiento a través de la observacion directa o la simulacion es un revelamiento dinamico, por cuanto se obtiene lo que realmente hace la persona en cada caso.

La obervacion puede tener varias modalidades. Una de esas modalidades es la obervacion general: es aquella en l a cual se pretende obtener una vision global del medio ambiente del sitema, en este tipo de obervacion si se revela informacion sobre factores como:

Movimiento del personal y documentos en general
Tipos de maquinas y equipos de uso.
El ritmo de trabajo.
El nivel de desperdicio, de tiempo y recursos y sus posibles causas.
Número de asesores en el area.
Algunas apreciaciones sobre imprevistos y los problemas que pueden surgir.
Evaluar el grado en el cual un procedimiento se está llevando a cabo y cuáles son los factores que posiblemente requieran atencion especial.

Otro tipo de obervacion: es la que se lleva a cabo sore un personal seleccionado, ejemplo sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacen, profesores, bedeles, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad especifica. En este tipo de obervacion se tratará de determinar: – La cantidad de tiempo perdido usado en cada tarea o actividad (se usaran funciogramas).

Tiempo usado en llevar formularios
Tiempo empleado en el uso del telefono.
Tiempo usado en traslados y otros movimientos.
Tiempo usado en tareas de archivos.

Este tipo de obervacion no implica medicion de tiempos y movimientos como se utiliza en estudios de eficiencia, ya que en ese tipo de estudios se traa de determinar estandares de tiempo par cada operación, en la observacion de la que aquí se trata lo que se pretende es obtner un valor aproximado de cuan productivo es un trabajador o una tarea, cuál es la estructura u organización de trabajo de una unidad administrativa, si hay superposicion o traslape en las tareas, funciones y cuan importante es la cantidad de tiempo dedicada a cada tarea o actividad. El tercer tipo de observacion es el de la ruta o camino que sigue un documento o forma, qué pasos sigue, a qué procesos es sometido y por quién, en esta parte encontraremos un valioso auxiliar en los graficos y diagrmas como se verá mas adelante. Algunas caracteristicas caracteristicas de este método de observacion son:

Hay menos posibilidad de perder o dejar de observar actividades relacionadas con formas (formularios), ejemplo: chequear, analizar, calcular, archivar, etc.
Las unidades administrativas a través de las cuales pasa la forma, están indentificadas y es posible establcer las idas y venidas e incluso medir los espacios recorridos.
Las demoras y retardos pueden ser determinadas y computadas.
Es mas facil identificar la fuente y el destino final de cada documento.

Tecnicas audiovisuales: en casos muy especiales (sobre todo en procesos productivos) en los cuales el proceso o procedimiento está construido por un gran numero de movimientos, se pueden utilizar peliculas, videos o cualquier metdo que permita grabar el proceso y luego someterlo a un analisis detallado; este metodo se utiliza para analizar la coordinacion de equipos deportivos en accion, puede ser aplicada tambien para analizar los movimientos en almacenes, puestos de despacho de mercancias, taquillas de atencion al publico, departamentos de procesamiento de datos. Una modalidad de este tipo de tecnica es la llamada micro-movimiento en la cual se filma el proceso a velocidad normal y luego se proyecta en camara lenta o a velocidad menor, incluso se analisa cuadro por cuadro. Este caso especial se aplica para el estudio de operaciones de maquinas de contabilidad, terminales, etc. Existen otras variantes como la cronociclografia, o fotografia de larga exposicion con flash intermitente, el cual permite fotografiar las manos de un operador pero ya este tipo sale de los limites del trabajo de sistemas. Cuestionario (encuesta) el cuestionario en sistema puede ser utilizado como ayuda o complemento de ls entrevistas y obsrvaciones personales. Los cuestionarios se clasifican de diferente formas de acuerdo a variados criterios, asi encontramos que de acuerdo a la presencia o no del encuestado hay:

Cuestionario de respuesta directa que son los que se utlizan en las entrevistas estructuradas.
Cuestionarios de respuestas indirectas tambien llamadas encuestas po rcorreo.

De acuerdo que las respuestas esten prestablecidas (codificadas) o no, se tendaran:

cuestionarios precodificados: en los cuales el encuestado solo debe señalar la respuesta con una cruz o palabra, se dice que es un cuestionario de preguntas cerradas o de preguntas en abánico con alternativas multiples.
Cuestionario postcodificados, son aquellos cuyas respuestas son libres, preguntas abiertas.

Preparacion de los cuestionarios: de acuerdo a la forma de las preguntas, se clasifican en:

Preguntas Abiertas: de las cualesse habló en la entrevista no estructurada.
Preguntas cerradas dicotómicas: aquellas que se responden marcando; si; no; con opinion, sin opinion, etc.
Preguntas de eleccion multiple:
- com preguntas en abanico: estas son preguntas cerradas con varias opciones a escoger.
- Preguntas de estimación: son preguntas cerradas con varias opciones hay un grado de intensidad creciente o decreciente.

Las preguntas pueden clasificarse tambien como:

preguntas de hecho, aquellas que se relacionan con cuestiones concretas y tangibles, ejemplo:
Horas trabajadas?
Número de documentos. Procesados?
Profesión?
Posee bienes muebles?
preguntas de acción, aquellas en las cuales se pretende averiguar sobre decisiones tomadas:
Número de expedientes aprobados?
Participó en la elaboracion de los procedimientos?
Preguntas de intencion, son las que pretenden averiguar cuál sería la actitud del cuestionado en determinada circunstancia.
Cómo resolvería ud. Determinada situacion?

Otras indicaciones sobre cuestionarios: en la elaboracion de cuestoinarios es recondable:

incluir sólo preguntas relacionadas con el problema. (Más adelante se darán indicaciones al respecto).
No redundar incluyendo preguntas cuyas respuestas se pueda obtener en otras fuentes con mas exactitud. (se veran esas fuentes más adelante)
Las preguntas deben ser de facil comprension.
Las preguntas deben guardar secuencia lógica.
Las preguntas no deben ser muy numerosas, sobre todo cuando las encuestas van dirigidas a usuarios responsables o usuarios dueños ya que estos carecen de tiempo para responder cuestionarios.
Las preguntas no deben sugerir las respuestas.
Se pueden utilizar preguntas de control, (especialmente en las entrevistas no estructuradas) para verificar la veracidad de determinadas respuestas.
Deben incluirse en el cuestionario algunas secciones o partes tales como:
- Presentacion: en esta parte se explica la finalidad y objetivos del mismo. Tambien en esta parte se pide la colaboracion de lso funcionarios o encuestados y se presenta al ente o unidad que efectúa la investigacion.
- Instruciones para responder el cuestionario.

Ventajas y limitaciones del cuestionario: entre las ventajas se pueden mencionar:

Menor costo que la entrevista y otras tecnicas
Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al número de personas y área física.
Menor peligro de distorcsión en las respuestas, así como mayor tiempo para reflexionar los mismos.

Entre las limitaciones se pueden mencionar:

No se pueden solicitar aclaratorias a ciertas respuestas.
Dificultades para verificar la informacion.
Pueden haber un gran número de cuestionarios no respondidos.

Como se dijo al comienzo, el cuestionario es un auxiliar o complemento de otros medios de relevantamiento de información. Inspecciones: las inspecciones consiste en revisar (previo permiso de las instancias correspondientes) otras fuentes de informacion como:

Reportes periodisticos (memoranda y cuentas)
Reporte de auditoria
Recortes de prensa
Record de cantidad
Sugerencias de los empleados
Quejas de usuarios y clientes
Organigramas (reales y aparentes)
Estructuras de control
Archivos y manuales, etc.

Simulacion: la simulacion es una técnica de relevantamiento de informacion dinámica y consiste en hacer circular un documento en un procedimiento y observar cada uno de los pasos y procesos a los cuales es sometido, esto sirve para constrastar con la informacion relevada por los metodos estaticos. Dada la importancia y frecuencia con la que se utilizan los cuestionarios (y encuestas) como instrumentos de levantamiento de informacion, es recomendable examinar cada pregunta del cuestionario previamente antes de su aplicación, a continuacion se presentan una serie de interrogantes sobre el contenido, forma y orden de las preguntas y algunas sobre las posibles respuestas. Sobre el contenido:

¿Es necesario hacer todas y cada una de las preguntas?
¿Son suficientemente precisas las preguntas a fin de que motiven las respuestas que se necesiten?
¿Cubren las preguntas en conjunto los aspectos esenciales de la informacion que se necesita?
¿Se necesitan preguntas más especificas o concretas para poder obtener una informacion más precisa de la situacion?, o por el contrario, ¿deben ser más generales para que rindan un cuadro global de la situacion?
¿Son oportunas las preguntas y estan libres de una orientacion paracializada que sugiera ya la respuesta?
¿Se permiten suficientes alternativas de respuestas, a fin de contribuir a la plenitud y exactitud de expresion?

Sobre la forma de las preguntas:

¿Es cada pregunta breve y clara, libre de tecnisismo y ambiguedades?
¿Es la pregunta ambigua porque deja por fuera alternativas importantes, o porque el marco de referencia es insuficiente?
¿Se emplean frases estereotipadas, emotivas o superlativas que contribuyen a viciar la respuesta?
¿Se emplean frases inapropiadas o rudas que, por provocar sentimientos hostiles, puedan contribuir a invalidar las respuestas?
¿Existe alguna forma más impersonal de hacer la pregunta que aumente las posibilidades de obtener una informacion mas precisa?

Sobre el orden de preguntas:

¿Preparan las preguntas iniciales el terreno para las siguientes?
¿Estan ordenadas a fin de faciliatar la atencion y "limar" resistencia?

Sobre las respuestas:

¿Conviene que las respuestas se den mediante una simple marca en el cuestionario?; ¿Mediante unas dos o tres palabras?; ¿mediantes respuestas libres?
Si la pregunta debe "Marcarse", ¿se deben emplear dicotomías, opciones multiples, o escalas?
¿Se toman en cuenta las diferencias de precision en las preguntas según se utilicen escalas oridinales, de intervalo, o de proporcion?
¿Se ha diseñado el cuestionario con miras a facilitar la tabulacion de los datos?
¿Se dan instrucciones concisas y claras colocadas cerca de cada operación, y mediante el uso de ejemplos cuando es del caso?
¿Cuándo se dan respuestas de opciones multiples, se colocan las diferentes opciones al azar a fin de reducir la posibilidad de errores sistemáticos?
¿Se ha tomado una muestra aleatoria de los sujetos que no contestaron a fin de obtener sus respuestas y compararlas con las dadas?

Cuestionarios: prueba prelimiar:

¿Se probó previamente el cuestionario con un grupo reducido de sujetos?
¿Se explicaron plenamente los propositos y las preguntas durante esta prueba?
¿Despues de modificaciones introducidas al instrumento, se verificó la confiabilidad de las respuestas?

Clasificacion de los datos:

¿se pensó desde los inicios de la investigacion en la forma de ordenar y clasificar los datos?
¿No aparecen los datos en más de una categoría a la vez?
¿Es insuficiente la informacion disponible?, o por el contrario, ¿se presentan datos que están demás para el estudio?

Recopilacion de datos:

¿Fué parcial en su juicios el observador por haber conocido previamente la actuación de los sujetos del estudio?
¿Se verificaron y comprobaron todos los aspectos de la recoleccion, como anotaciones, computos y procedimientos ?
¿Se analizó en forma crítica la autenticidad y fidelidad delas fuentes? ¿se mencionan tales fuentes a fin de que puedan ser consultadas si se desea?
¿Utiliza el informe medios graficos o pictoricos cuando sean indicados? ¿Son efectivos en su confesion?

4. Bibliografia.

Felix Alfedo Marales B Síntesis Administrativa

Autor:

Peraza Yimi

TM. En Informática Barquisimeto – venezuela Edad. 18 años