Informe resumen de tecnología de información para negocios Tecnología :Groupware
Enviado por mclogan11
Informe resumen de tecnología de información para negocios Tecnología :Groupware
Indice1. Introducción 2. ¿Que es GroupWare? 3. Las Bases de Datos y el Groupware 4. Desarrollo de Aplicaciones
El ingreso a la nueva era de e-business ha traído consigo cambios significantes en la forma de trabajar e interactuar entre personas y compañías. El surgimiento de nuevas tecnologías repletas de nuevos términos y conceptos, hace que estar actualizado sea un verdadero reto para cualquier profesional de hoy en día. En el medio de las tecnologías de información se habla de una nueva clase de software llamado GroupWare. El GroupWare permite a una organización concretar el potencial total de sus redes y su personal. Con GroupWare los grupos de trabajo pueden colaborar en una manera más inteligente, más rápida, más productiva, logran, a través del GroupWare, hacer más con menos recursos. Hasta ahora la tecnología de cómputo ha servido principalmente para automatizar las aplicaciones, basadas en transacciones, de la operación de las empresas. En otros casos, las tecnologías de cómputo se han enfocado a incrementar la productividad. Las herramientas necesarias para administrar la rica variedad de información basada en documentos, la cual es la esencia misma de muchos de los procesos de negocios, simplemente no existían. Las limitaciones de la tecnología obstaculizaba el trabajo en grupo en vez de fomentarlo. GroupWare resuelve estos dilemas.
Así que, ¿qué es GroupWare? "El Groupware" o también llamado "Trabajo Colaborativo" es un software que en particular permite a las organizaciones comunicar, colaborar y coordinar procesos clave de negocios. El GroupWare es tan atractivo porque permite a las empresas crear un acervo del conocimiento experto y una memoria de la organización para luego compartir este conocimiento y experiencia. El concepto "Groupware" es la convergencia de lo que en años anteriores se consideraban tecnologías independientes: como la mensajería, la conferencia y los flujos de información dentro de una organización o entre diferentes organizaciones. Poniendo el concepto en tres planos diferentes: la comunicación, la coordinación y la colaboración, podemos decir que Groupware es una herramienta que ayuda a los individuos a trabajar juntos en un modo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas de organización tradicionales, proporcionando: • Comunicación con colegas a través de correo electrónico. • Colaboración en grupos de trabajo a través de un espacio de trabajo virtual. • Coordinación de procesos estratégicos rediseñando la estructura del proceso de negocios para comunicar y crear mecanismos de colaboración así como implementar políticas bien definidas en la empresa.
¿Cómo aplicar el GroupWare? Sistemas Estratégicos GroupWare es una plataforma poderosa para desarrollar sistemas estratégicos. Un sistema estratégico ayuda a coordinar las actividades de una organización para lograr sus metas de negocio. Permite a las empresas ser proactivas, compartir el conocimiento y trabajar en grupo en formas que las hagan más competitivas. Los sistemas estratégicos de GroupWare son aplicaciones adelantadas que ayudan a tomar decisiones y a cumplir las metas organizacionales. Por ejemplo, un sistema estratégico permite al usuario dar seguimiento a las actividades de la competencia, tener acceso a la información de productos y supervisar el avance del ciclo de ventas con sus clientes.
Rediseño de los procesos de negocios La competencia globalizada obliga a las organizaciones a cambiar constantemente sus estructuras y prácticas para adaptarse al entorno cambiante. "Reingeniería" es el término popular que describe hoy estos esfuerzos para adecuar la organización y poder enfrentar los nuevos retos. El trabajo de reingeniería corporativa comienza por las metas del negocio, continúa por los procesos en uso para lograr dichos objetivos y se detiene a cada paso para preguntarse el por qué de cada uno de ellos. Si las respuestas a estas preguntas no están específicamente ligadas al logro de las metas del negocio, el proceso se rediseña, el trabajo se redefine o el departamento completo puede reestructurarse, consolidarse o, incluso, eliminarse.
¿Cómo son posibles estas transformaciones tan dramáticas? Una clave para lograr proyectos de reingeniería exitosos es la aplicación de la tecnología de cómputo a los procesos de negocios. Las funciones básicas de oficina, de contabilidad y de bases de datos fueron los objetivos iniciales de la computarización. Más tarde las compañías buscaron la ventaja competitiva a través de las soluciones de cómputo para el trabajo en grupo o GroupWare. Las imágenes digitalizadas de documentos en un ambiente de grupo de trabajo Las imágenes digitalizadas de documentos y los documentos electrónicos constituyen una de las herramientas más poderosas con que la empresa cuenta para hacer avanzar el proceso de reingeniería. Un sistema de manejo de imágenes de documentos permite almacenar, distribuir y consultar documentos a través de la red. El manejo de imágenes de documentos no es una ruta a la "mítica oficina sin papel", más bien se trata de una manera sencilla de incrementar la productividad al evitar que los empleados con mayores conocimientos y experiencia desperdicien tiempo en labores más simples. El Groupware responde a los principales Retos que un negocio requiere hoy en día. Es así como por medio del uso de esta tecnología cada persona o empresa logra:
1. Hacer que la tecnología mantenga comunicados a todos los integrantes de una corporación, sin importar barreras geográficas o de tiempo. 2. Hacer que la tecnología provea una manera efectiva de diseñar y de evolucionar las prácticas de acción productivas para la corporación (Políticas y Procedimientos). 3. Estas prácticas constituyen la fuerza motriz de una organización y se pueden referir a la operación y administración o al proceso mismo del negocio. 4. Hacer que la tecnología permita a la organización capitalizar conocimientos, experiencias, creatividad e iniciativa de los individuos. 5. Hacer que esta tecnología promueva una cultura de compromiso a través de los procesos de la corporación. 6. Permitir generar diagnósticos de los procesos para apoyar acciones efectivas que ofrezcan un valor agregado a la corporación.
De esta manera cada corporación logra capitalizar esta evolución mediante diversos mecanismos: • Recolectando la Información que generan. • Almacenándola. • Generando diagnósticos. • Administrándola. • Armando planes de acción alrededor de esta información. • Implantando los planes de acción. • Dando un seguimiento detallado de cada instancia. • Recolectando de nuevo la información. • Retroalimentando los procesos.
Los Elementos Fundamentales del GroupWare El GroupWare combina tres elementos fundamentales:
1. Una base de datos de documentos distribuida, confiable y escalable. Este modelo centrado en la base de datos da a los usuarios la habilidad de conjuntar, compartir y administrar una gran variedad de documentos vitales para llevar a cabo la operación del negocio. 2. Un sistema integrado de mensajería para enviar y recibir correo electrónico y para mover documentos a través de un flujo de trabajo o workflow. 3. Un ambiente de desarrollo para crear rápidamente aplicaciones estratégicas portables y escalables, las cuales extienden la información basada en documentos y la información estructurada.
3. Las Bases de Datos y el Groupware
La tecnología de Groupware permite el manejo de Bases de Datos Documentales y su interrelación con Bases de Datos Relaciónales, así como el desarrollo de páginas WEB que permiten interrelacionar con BDs relacionales, objetos ligados o incrustados, imágenes, voz/ sonido y video. Además, permite también el Control de versiones, el Monitoreo de cambios a un documento por diferentes usuarios y la Ligas a otros documentos.
Replicación La tecnología de Groupware permite la replicación de información entre grupos de trabajo ayudando a mantenerla sincronizada a lo largo de sitios dispersos geográficamente. La replicación puede ser: • Bidireccional Sincroniza los cambios hechos en todos los sitios. • Eficiente Se maneja a nivel campo replicando sólo aquellos campos que se modificaron. • Selectiva Es posible replicar sólo un subconjunto de una BD basándonos en políticas de acceso a las BD. • Replicación a nivel cliente Permite el mismo nivel de acceso a la información a usuarios móviles o conectados remotamente. • Vía Background Permite al usuario continuar con otras tareas mientras ésta se lleva a cabo.
Seguridad La seguridad es un punto de suma importancia en el manejo de información, especialmente cuando se maneja información confidencial de la corporación. La tecnología de Groupware provee diferentes tipos y niveles de seguridad: • Autenticación de usuarios. • Control de Acceso por roles a sitios, aplicaciones e inclusive a documentos y campos. • Encriptación de información. • Manejo de firmas electrónicas.
Mensajería La mensajería es otra de las bondades de Groupware y provee a los usuarios con las siguientes ventajas: • Flujo de información entre diferentes clientes de correo. • Flujo de correo sobre Internet. • Consulta de correo usando browsers (Internet Explorer, Netscape, Spin, etc.). • Colaboración entre Grupos de Trabajo. • Las aplicaciones pueden habilitarse para envío electrónico de los documentos que estas contienen. • En los documentos enviados se pueden manejar ligas a otros documentos o a aplicaciones relacionadas. • Notificación de eventos y recordatorios vía correo a las personas involucradas en los procesos.
Con tecnología Groupware es posible desarrollar una gran variedad de soluciones de negocios combinando las siguientes categorías básicas:
Difusion Es crítico que la información esté disponible para todos con oportunidad. Características: Información Estática Ejemplos: • Noticias de la industria • Boletines • Juntas: agendas y minutas • Conocimiento
Referencia Características: La información se utiliza como referencia de consulta. Ejemplos: • Políticas y Procedimientos • Investigación de Mercados • Librerías de Código de Software
Seguimiento Características: • Información que se actualiza constantemente. • Aplicaciones interactivas con muchos usuarios que aportan a la captura de información. Ejemplos: • Seguimiento de Ventas • Reportes de estado de proyectos • Seguimiento de Empleados • Seguimiento de Servicios
Discusion Características: • Comunicación entre miembros de uno o más grupos. • La comunicación es del tipo "estructurada" y/o "no-estructurada". • Foros para el diálogo.} Ejemplos: • Brainstorming • Retroalimentación / Opiniones • Soporte y Servicio a Clientes
Workflow Características: Automatización de tareas rutinarias: • Circular formatos • Enviar Recordatorios • Actualizaciones periódicas automáticas • Involucrar a miembros de distintos grupos Ejemplos: • Compras • Control de Gastos • Procesamiento de Crédito • Gastos de viaje • Aviso de vacaciones • Solicitud de Inversiones Una o más de las categorías anteriores ofrecen soluciones para: • Recursos Humanos • Hospitales • Educación • Gobierno • Industria • Comercial • Ventas • Legal • Agencias de Viaje • Manufactura • Banca y Seguros • Operaciones • Logística • Finanzas • Administración • Planeación • Control de Calidad • ISO 9000
GroupWare y la red mundial (World Wide Web) La tecnología groupware como el caso de Domino, provee un ambiente abierto con los estándares propios de Internet y a la vez con las ventajas de Notes para desarrollar aplicaciones de negocios que corren en Intranets, extranets e Internet. Domino es una tecnología que transforma el servidor de Lotus Notes en uno más de aplicaciones para Internet, permitiendo a cualquier cliente WEB participar en forma segura en las aplicaciones Notes. Todas las ventajas de las aplicaciones Notes mencionadas anteriormente están disponibles en Internet (seguridad, organización, facilidad de uso, integración RDMS entre otras más). El impacto del GroupWare en la red mundial radica en la facilidad con que las aplicaciones del Web incorporan el manejo de bases de datos de documentos, aprovechan la infraestructura de mensajería para enviar y recibir correo electrónico y para distribuir documentos en un flujo de trabajo sin fronteras, habilitan el manejo de formas, soportan la ejecución de aplicaciones remotas (tales como scripts o macros en el front-end y en el servidor) y logran la integración con los sistemas manejadores de bases de datos relacionales (RDBMS) y con los sistemas de proceso de transacciones.
Los usuarios de WEB pueden: • Acceder a sus datos en forma segura. • Modificar, agregar y eliminar información en sus aplicaciones desde un browser. • Usar las características de navegación propias de Notes.
Soporte Multiplataforma Otro factor muy importante en cuanto a estas tecnologías es la versatilidad y portabilidad que tiene de convivir en ambientes multi-plataformas tanto al nivel de Hardware como de Sistemas Operativos (Windows NT, Unix, OS/400, OS/390), Macintosh, WEB Browser.
Computación Móvil Adicionalmente, también es factible beneficiar a los usuarios remotos de la compañía para poder incrementar su productividad y poder interactuar con el negocio desde cualquier punto: • Acceso a servidores desde notebooks vía módem así como desde palm pilots. • Replicación bidireccional vía módem. • Consulta a bases de datos en línea vía módem. • Consulta a bases de datos vía browser.
GroupWare ya superó la etapa de la curiosidad explosiva de una moda pasajera. Al combinar conceptos de administración de grupos de trabajo con tecnologías de cómputo en ambientes cliente/servidor, el GroupWare automatiza todas aquellas tareas rutinarias que son práctica recurrente en todas las organizaciones. El conocimiento experto, entendido como aquel que se genera como resultado del trabajo realizado por una persona o grupo de personas en una organización, es el activo más valioso de ésta. Hasta ahora este conocimiento experto se perdía cuando estas personas cambiaban de organización. En la actualidad el GroupWare fomenta la creación del acervo de conocimiento de la organización capitalizando la experiencia acumulada para compartirla.
La frase para reflexionar: Los problemas significativos que enfrentamos no pueden resolverse con el mismo nivel de pensamiento que teníamos cuando los creamos. Albert Einstein.
Autor:
Gerson David Padgett
Cuenta: 9613148 Tegucigalpa M.D.D Honduras C.A.