Distribución de gastos fijos. Sobre una base de horas empresa

2. La Propuesta
3. Aplicación en el Presupuesto
4. Aplicación en la Práctica
5. Bibliografía

1. INTRODUCCIÓN

El objeto de este trabajo es presentar una alternativa, que plantee una forma más razonable de distribución, forman parte de esta propuesta una hoja de Excel configurable de Jornadas de trabajo y día de cierre de mes, a seleccionar por el usuario en la página de índice, que permite determinar días a trabajar por meses y años (elegible también) y otra de Word que contiene los Artículos de la Ley del Trabajo, vigentes en Venezuela, que aplican al estudio, los cuales en su conjunto sirven de plataforma a este trabajo. Demás está decir, que sin la apertura de las tres hojas esta investigación no tiene sentido práctico. Ver libro de "Costos" desarrollado en Excel.

Para los que hemos trabajado en el área de costos contables, y algunos que no lo han hecho también, sabemos que lo más complicado es la distribución de los gastos de planta, fábrica o fabricación (carga fabril), fijos, semivariables o variables.

En estándar existen diversos métodos cuya aplicación se hace sobre una sola base, horas de mano de obra directa u horas hombre, horas máquinas o el costo primo, generalmente. La distribución en estándar y otros sistemas de costos, de la carga fabril, sobre una base única crea una distorsión en la valorización de la producción, ya que se subsidian los gastos dependiendo del sistema de distribución. En ABC (Costos Basados en Actividades) tiene diferentes bases de distribución, ajustados a los causales de costos, que permiten una mayor precisión.

En ambos casos, así como, en costos reales, se cargan los gastos fijos de manera que crean distorsiones, es decir, la misma cantidad se carga en todos los meses, de ahí que sean fijos, incluso en aquellos que se conceden vacaciones colectivas, generalmente Diciembre y Enero, pero también, en aquellos meses que no tienen festivos, de acuerdo a la Ley del Trabajo, ejemplo de estos son los alquileres, depreciaciones en línea recta, sueldos y gastos conexos con nómina, por decir algunos, cuya tasa de absorción varía por la producción.

1. LA PROPUESTA

Al efecto, para simplificar y hacer más razonable esta repartición, y a manera de propuesta, planteo a continuación, la que en mi opinión es una forma más equilibrada de distribución de los Gastos Fijos de Planta, la misma es sobre la base de las horas de labor anuales de la empresa, es decir, la sumatoria de las horas estimadas mensuales. Esta base implica, que los meses de más horas de labor llevarán una carga mayor de gastos, lo cual no sólo es razonable y justo, sino que permite una mayor precisión en la determinación del costo.

El método propuesto permite mejorar la exactitud en el costeo, al considerar una mejor distribución de la carga fabril, si adicionalmente se registran el impacto de las gestiones de Almacén, Compras y Control de Calidad a los inventarios y los efectos de la inflación en la tenencia de los mismos, el costo de los productos será más preciso, éste último impacto es objeto de otro estudio.

Valuar de manera más precisa los productos manufacturados permite:

• Una base sólida para la fijación de precios y la concesión de descuentos y promociones.
• Tomar una decisión más acertada de hacer o comprar un producto.
• Posicionar los productos por costos o diferenciación.

1. Una de las columnas sobre las cuales descansa la organización de una Empresa, es sin lugar a dudas su presupuesto, materia sobre la cual hay excelentes tratados, sin embargo como parte fundamental de la propuesta de este trabajo, tengo algunas sugerencias de importancia, como son:

   1. Determinación fecha de fiestas movibles (Carnaval y semana santa)
   2. Precisar días de feriados.
   3. Fijación de días de cierre.
   4. Jornadas de labor.
   5. Cálculo horas de labor.
   6. Apartados y provisiones.
   7. Aplicación propuesta.
2. APLICACIÓN EN EL PRESUPUESTO

1. Sobre la base de una fórmula ideada por el astrónomo y matemático alemán Carl F. Gauss (1777-1855), se determina con precisión las fechas de carnaval y semana santa, de peso significativo en la producción, dado que, representa 4 ó 5 días de producción.

2. DETERMINACION FECHA DE FIESTAS MOVIBLES (CARNAVAL Y SEMANA SANTA).
3. DETERMINACIÓN DIAS FESTIVOS

En Venezuela, como en muchos países de América Latina, no se labora una cantidad de días, festivos nacionales (fiestas patrias), religiosos y los de celebración internacional como el 1° de Mayo y el 12 de Octubre. Hay que agregar, además, que dependiendo de la ciudad o región, se le suman a estos días las fiestas patronales y las de celebración local, éste último grupo de días no es incluido en el estudio. De acuerdo a la Ley Orgánica del Trabajo vigente, el artículo 212 contempla:

"Artículo 212.- Son días feriados, a los efectos de esta Ley:

1. Los domingos;
2. El 1° de Enero, el Jueves y el Viernes Santos, el 1° de Mayo y el 25 de Diciembre;
3. Los señalados en la Ley de Fiestas Nacionales; y
4. Los que se hayan declarado o se declaren festivos por el Gobierno Nacional, por los Estados o por las Municipalidades, hasta un límite total de tres (3) por año.

Durante los días feriados se suspenderán las labores y permanecerán cerradas para el público las empresas y establecimientos, sin que se pueda efectuar en ellos trabajo de ninguna especie, salvo las excepciones previstas en esta Ley."

Como muestra el siguiente cuadro:

Cabe destacar, que el Lunes y Martes de Carnaval son concedidos por una buena parte de las Empresas en el territorio nacional, además, el sábado de gloria, en aquellas empresas que trabajan tres turnos. El cuadro anterior es la primera piedra del presupuesto, ya que permite por deducción determinar los días efectivos de labor en el ejercicio, base de los presupuestos de producción y ventas. La hoja de cálculo "Determinación Fiestas Movibles", incluida en el libro Costos precisa las fechas correspondientes a los días de Carnaval y Semana Santa, incluyendo sábado de gloria, en un lapso de 10 años, el primero de ellos modificable a discreción del usuario.

1. FIJACIÓN DE LOS DIAS DE CIERRE

En cuanto a los días de cierre de producción, que generalmente coincide con el último día del mes, la experiencia me indica que la mejor fecha para cerrar, es sin lugar a dudas, el último domingo del mes, veamos por qué:

1. 1. En cuanto a las tomas, se hacen más efectivas si éstas son cíclicas, es decir, un tipo de inventario por mes, así tendríamos cuatro (4) tomas al año de Producto Terminado, otras tantas de Materia Prima e igual número de Material de Empaque, salvo Proceso que si hay que contarlo mensualmente, para los ajustes de rigor. Esta periodicidad puede aplicarse a otros tipos de inventarios: papelería y material de oficina, partes y repuestos, uniformes y material de seguridad, etc. La periodicidad permite detectar y corregir sobre la marcha fallas en normas y procedimientos, así cómo también si fuere el caso, sustracción de material.

      De manera que en los meses primero, cuarto, séptimo y décimo del ejercicio se toman, de acuerdo a esta propuesta, el inventario de Materia Prima, en el segundo, quinto, octavo y undécimo, Material de Empaque y en el tercero, sexto, noveno y duodécimo, Producto Terminado, esto quiere decir, para una empresa que cierre su ejercicio en Diciembre, las tomas se harán de acuerdo a lo indicado en la columna de "MESES", y para aquellas cuya fecha de Cierre de Ejercicio sea diferente a Diciembre, corresponderán las de la columna "PERIODOS", es decir, estas tomas serán de la siguiente forma:

   2. En caso de inventarios físicos, agiliza los conteos, al permitir una mejor planificación, eliminar la parada de la producción, y por tanto, la improductividad y la presión que esta acción genera, por lo tanto, las tomas físicas se hacen el último sábado del mes, en caso de contratiempos se puede continuar el domingo.

   TIPO DE INVENTARIO	MESES	PERIODOS
   Materia Prima	Ene., Abr., Jul. y Oct.	1º, 4º, 7º y 10º
   Material de Empaque	Feb., May., Ago. y Nov.	2º, 5º, 8º y 11º
   Producto Terminado	Mar., Jun., Sep. y Dic.	3º, 6º, 9º y 12º
   Productos en Proceso	Todos los meses	Todos los períodos

2. Facilita el registro de las operaciones, al hacer los cortes de manera natural como nóminas y sus gastos conexos, como son el S.S.O. y el Paro Forzoso, entre otras operaciones de corte semanal.
3. Permite un mejor análisis, ya que concede, en algunos meses, una mayor cantidad de días, sobre todo, en las Empresas que el cierre de producción no coincide con el de administración y ventas.

De adoptarse esta política, la hoja de cálculo "Determinación Cierres de mes", ubicada en el libro "Costos", permite visualizar las fechas de inicio y cierre de mes, también disponible para el ultimo día del mes, así como también las fechas de inicio y reintegro de vacaciones, para éstas sobre un escenario de inicio en el tercer lunes de diciembre.

1. Una vez determinadas las fechas de las fiestas móviles y los días festivos, se procede al cálculo de las horas de labor, tomando en consideración la(s) jornada(s) de labor de la Empresa

   El primer paso permite señalar las horas, que por días, semanas o meses, se han de trabajar. La hoja de cálculo "Jornadas de Trabajo", incluida en el libro "Costos" muestra algunas combinaciones de horario para uno, dos o tres turnos de labor, sobre la base del máximo de jornada permitido por la Ley Orgánica del Trabajo. Al efecto, la L.O.T. vigente en Venezuela establece, en el artículo 195 lo siguiente:

   "Artículo 195.- Salvo las excepciones previstas en esta Ley, la jornada diurna no podrá exceder de ocho (8) horas diarias, ni de cuarenta y cuatro (44) semanales; la jornada nocturna no podrá exceder de siete (7) horas diarias, ni de cuarenta (40) semanales; y la jornada mixta no podrá exceder de siete y media (7½) horas por día, ni de cuarenta y dos (42) por semana.

   Se considerará como jornada diurna la cumplida entre las 5:00 am y las 7:00 pm.

   Se considerará como jornada nocturna la cumplida entre las 7:00 pm y las 5:00 am.

   Se considerará como jornada mixta la que comprende períodos de trabajo diurnos y nocturnos.

   Cuando la jornada mixta tenga un período nocturno mayor de cuatro (4) horas, se considerará como jornada nocturna.

   Parágrafo Unico.- El Ejecutivo Nacional podrá mediante resolución especial, determinar aquellas labores en las cuales podrá permitirse la prolongación de la jornada nocturna, pagándose dicha prolongación como trabajo extraordinario nocturno."

   Sin embargo, al respecto de la jornada de trabajo, la misma Ley Orgánica del Trabajo, en su artículo 196 expresa:

   "Artículo 196.- Por acuerdo entre el patrono y los trabajadores, podrá establecerse una jornada diaria de hasta nueve (9) horas sin que se exceda el límite semanal de cuarenta y cuatro (44) horas, para otorgar a los trabajadores dos (2) días completos de descanso cada semana."

   La aplicación del artículo anterior autoriza a jornadas mayores de 8 horas diarias, en la jornada diurna, y mayores a los tiempos estipulados por jornada, con el objeto de descansar sábado y domingo. Igualmente, el artículo 190, faculta a la Empresa a la continuidad de la jornada, concediendo ½ hora para la comida, imputable ésta a la jornada de trabajo, éste último artículo, dispone:

   "Artículo 190.- Cuando por la naturaleza de la labor el trabajador no pueda ausentarse del lugar donde efectúe sus servicios durante las horas de reposo y de comidas, la duración de estos reposos y comidas será imputada como tiempo de trabajo efectivo a su jornada normal de trabajo"

2. JORNADAS DE TRABAJO
3. CALCULO HORAS DE TRABAJO.

Para los efectos de este trabajo, la muestra considerada está regida por los siguientes parámetros:

1. Inicio de Ejercicio: 1º de Enero.
2. Jornada de Labor: Elegible por el usuario, en la página del Indice de la hoja "Costos", ver detalles en la página "Jornadas de Trabajo".
3. Año: También a escoger, en página Indice de la hoja "Costos".
4. Vacaciones: Colectivas, a partir del tercer Lunes de Diciembre.
5. Cierre de Ejercicio: 31 de Diciembre

Los totales por jornadas (diurna y nocturna) y por turnos (primero, segundo o tercero), están determinados en las hojas "Horas de Labor x Jornada" y "Horas de Labor x Turno", del libro "Costos".

NOTA: En caso de uso, favor adaptar a los requerimientos y condiciones, o ponerse en contacto con el autor.

1. APARTADOS Y PROVISIONES

Con el objeto de distribuir de manera más equitativa los apartados y provisiones que genera la nómina, adicional a los tradicionales, es decir, vacaciones, utilidades, prestaciones sociales (de acuerdo a la Ley Orgánica del Trabajo, las políticas o compromisos contractuales de la Empresa) y los parafiscales (S.S.O., I.N.C.E, Ley de Política Habitacional y Paro Forzoso.), en mi opinión, sugiero se considere:

1. Crear apartado y provisiones distribuidos a lo largo del año, tanto para días festivos como para el período de vacaciones, que comprenda además los apartados parafiscales (Seguro Social Obligatorio, Paro Forzoso, Ley de Política Habitacional y el I.N.C.E.).
2. Crear provisiones para utilidades que incluya como base de cálculo todos los elementos del salario, en aquellas Empresas donde por contrato o política estén previstos de esta manera.
3. Crear provisiones para prestaciones sociales, distribuidos igualmente a lo largo del año, de acuerdo a las estadísticas, es decir, considerando el porcentaje de despidos de años anteriores, o estimado para el año por un evento previsto, por ejemplo cierre de una línea o adquisición de una máquina o equipo que desplace puestos de trabajo.
4. Crear apartados para los compromisos contractuales, en aquellas Empresas donde hubiere contrato, de acuerdo a la experiencia de años anteriores para algunas cláusulas, de igual manera acudir a los expedientes del personal, para determinar aquellos gastos variables como H.C.M., útiles escolares y otras, donde el número de personas dependientes del personal empleado tenga incidencia.
5. Crear provisiones para mantenimientos correctivos o en su defecto amortizarlos de acuerdo a la vida útil estimada para los mismos, esto con el objeto de distribuirlos y no impactar en los meses en que ocurren.

Al respecto en la hoja "Pres. Gastos Personal" del libro "Costos", se muestra una aplicación de lo anteriormente expuesto.

1. APLICACION DE LA PROPUESTA

Una vez determinadas las horas efectivas de labor sobre la base de las fechas de días movibles, de cierres de mes y de vacaciones y los días feriados, se procede a la distribución de los gastos fijos sobre las mismas (horas efectivas de labor), asignándole a cada mes el cargo correspondiente sobre la base de la proporcionalidad, al respecto, ver las hojas "Dist. Gastos Personal" y "Dist. Dep. Edificio" del libro "Costos".

1. En los casos de gastos como demanda facturada de electricidad (la parte fija de los recibos de electricidad), sueldos, beneficios y gastos conexos con nómina del personal de gerencia y supervisión, alquiler de edificaciones y mejoras a propiedades arrendadas, la depreciación de edificaciones, mobiliario de oficina, vehículos, gastos de instalación, material de despacho (paletas y cestas), herramientas de taller, software, moldes y troqueles, los mantenimientos programados (preventivos) y los estimados para correctivos, los gastos de pólizas de seguros, impuestos nacionales y municipales, suscripciones y afiliaciones, correspondientes a producción deben crearse un provisión y ser cargados por la asignación presupuestada, sobre la base de horas empresa y revisados y ajustados, en mi opinión, cada seis meses o antes si hubiere un monto significativo en una cuenta. La aplicación de esta manera va a permitir una distribución razonable de los gastos y evitará variaciones significativas mensuales.

2. APLICACIÓN EN LA PRACTICA
3. BIBLIOGRAFÍA

GARAY, J.. (2002). Legislación Laboral Práctica. Venezuela, Ediciones Juan Garay. 238 pp.

Trabajo elaborado por:

Carlos E. Watts J.

Licenciado en Contaduría Pública Egresado de la Universidad Nacional Abierta de Venezuela

Sus sugerencias y consultas serán bienvenidas a: