Como elaborar el proyecto de organización de bibliotecas

Enviado por lucho1954

Este texto es una adaptación de: Illescas, M.J. "Elaborar un proyecto para la biblioteca del centro". En: Curso multimedia de Bibliotecas Escolares. Madrid: MEC, 1998. [CD-ROM].

1. El modelo de proyecto que en él se presenta tiene como finalidad ofrecer a los centros educativos un método de trabajo para el desarrollo progresivo de una biblioteca escolar entendida como un lugar de aprendizaje e investigación, un centro de recursos para la enseñanza abierto al exterior, en el que se pongan a disposición de la comunidad educativa documentos en todos los soportes actuales de la información, producidos tanto dentro como fuera del centro. La metodología propuesta parte del análisis de la situación de la biblioteca en cada centro, de las realizaciones anteriores y de los objetivos que el centro persigue en cuanto a la formación lectora de su alumnado, como elementos fundamentales para la definición de las actuaciones que se desea emprender. Una vez conocido lo que se tiene y adónde se quiere llegar en un futuro no muy lejano, es necesario tener un proyecto en el que se definan los objetivos y las acciones para conseguirlo. El proyecto garantiza que éstos estén bien definidos, bien secuenciados y temporalizados, así como bien repartidos entre los miembros del equipo. Además, permitirá hacer en su momento una evaluación de los logros y un análisis de lo que no se ha podido realizar, junto con las causas que hayan impedido conseguir un objetivo o realizar una actividad.

Integrar la biblioteca escolar en los procesos educativos del centro, organizarla, automatizarla y dinamizarla requiere la realización de toda una serie de tareas bastante complejas que suponen, además, la introducción de cambios importantes en el centro. El proyecto es el reconocimiento tácito de que no se puede hacer todo a la vez, sino que se deben concentrar los recursos en un número limitado de objetivos, abordándolos poco a poco con una planificación realista. "El concepto de limitación puede que resulte poco atractivo, pero siempre existe una selección involuntaria, por exclusión, de prioridades en el servicio. Los bibliotecarios deciden a diario sobre las opciones que se les presentan. Tomadas individualmente, esas opciones parecen en su mayoría poco importantes. ¿Qué libros hay que comprar? ¿Qué material hay que catalogar primero?… No obstante, el efecto de esas decisiones es acumulativo. Con ellas se define la biblioteca, se determina cómo se gasta el presupuesto y en qué debe ocupar su tiempo el personal."

Las bibliotecas escolares cuentan, en general, con escasos recursos, que deben ser muy bien aprovechados. Por ello, es muy importante que la selección de objetivos se haga de forma consciente y meditada, de tal modo que se pueda ir mejorando la biblioteca paulatinamente. "Creemos que dada la situación actual, evidentemente con muchas carencias, es necesario hablar de un modelo de biblioteca al que hay que llegar y que hay que ir construyendo curso a curso."

Para facilitar la elaboración del proyecto, se ofrecen a continuación una serie de pautas y un modelo de trabajo.

2. Planificar el cambio

Tanto la consecución del modelo de biblioteca escolar expuesto como la introducción de la informática en la misma, implican toda una serie de cambios organizativos y curriculares que hay que considerar cuidadosamente para tomar las decisiones adecuadas.

2.1. Utilizar una metodología adecuada

Para planificar es conveniente seguir una metodología apropiada: la de proyectos. Esta metodología ya se ha aplicado en los centros educativos para la elaboración de los Proyectos Educativo y Curricular. En síntesis, se trata de:

Analizar la situación de partida.
Definir los objetivos que se desea conseguir.
Determinar las acciones y actividades que contribuirán a ello.
Prever una evaluación que permita hacer un seguimiento del desarrollo de estas últimas, comprobar los logros y, consecuentemente, modificar el análisis inicial para reiniciar el proceso.
Todo esto significa tomar una serie de decisiones que tendrán que ser aprobadas por los órganos colegiados del centro.

2.2. Transformar la biblioteca: transformar el centro

La creación o transformación de una biblioteca escolar acorde con la reforma educativa implica replantear en el centro todos los aspectos relacionados con la formación lectora de los alumnos y alumnas, la gestión de los recursos didácticos y documentales y la difusión de la información. Entre los cambios que habrá que abordar se encuentran:

Hacer de la biblioteca un nuevo espacio de aprendizaje, con actividades de carácter transversal a todas las áreas y materias, integradas en el currículo y, consecuentemente, en el horario de los alumnos, dejando tiempo para la realización de las mismas.

Fomentar la utilización de ese espacio educativo por parte de todo el profesorado para formar a los alumnos como lectores polivalentes y críticos. Esto implica un cambio de percepción de la formación lectora entendida como tarea común, así como sobre el papel de la biblioteca, que se deberá concretar en la introducción de modificaciones en los Proyectos Educativo y Curricular, así como en las programaciones de aula.

"La actitud del profesorado ante la biblioteca es fundamental. De poco sirve tener una buena sala, correcta dotación de fondos, que estos estén organizados, etc., si el claustro de profesores no asume que la biblioteca escolar es una herramienta valiosa e imprescindible para alcanzar muchos de los objetivos educativos. El uso adecuado de la biblioteca implica también una determinada metodología y la utilización por el alumnado de fuentes diversas de información y consulta además -o en lugar- del libro de texto. Implica que la función de la biblioteca se encuentre recogida en las programaciones de cada nivel y en el Proyecto Curricular del Centro."

En la Programación General Anual deberá constar el plan de trabajo elaborado por el profesor bibliotecario, así como el presupuesto que se dedica a la adquisición de nuevos fondos y a la realización de actividades (semanas del libro, boletines de la biblioteca, reprografía del material de actividades, certámenes,)."

Facilitar recursos para la organización de la biblioteca según pautas normalizadas para que pueda ofrecer los fondos y los servicios adecuados a sus objetivos.

Hacer que todo esto se refleje en el presupuesto, mediante la modificación de las formas de inversión en documentos.

Introducir los cambios organizativos derivados de los puntos anteriores.

2.3. Automatizar implica reorganizar

La automatización de una biblioteca constituye tan sólo un medio y no un fin en sí misma. Por ello es conveniente reflexionar sobre lo que se espera de la automatización y sobre los objetivos de la misma. La introducción de un sistema automatizado en una biblioteca escolar puede contribuir a la consecución de los siguientes objetivos:

Mejorar la gestión de la biblioteca para ofrecer nuevos servicios.
Ampliar la difusión y el uso de los recursos que están repartidos por el centro.
Ahorrar tiempo, aprovechando la catalogación realizada por otras bibliotecas.
Ofrecer más servicios y recursos mediante la cooperación con otras bibliotecas.
Ofrecer a los alumnos nuevos instrumentos y oportunidades para aprender, investigar y documentarse.

La automatización de la biblioteca, o la sustitución de un sistema ya instalado, es un proceso complejo que exige una buena planificación, ya que introducirá bastantes cambios en la organización y el funcionamiento de la misma. Los resultados podrían estar muy alejados de las expectativas si no se parte de una planificación rigurosa y una organización adecuada del trabajo, teniendo en cuenta los problemas que pueden surgir.

Es preciso prever en la planificación cómo se va a realizar el paso de un sistema manual a otro automatizado y cómo se va a informar a los alumnos y profesores. Es fundamental informar sobre el proyecto: por qué se quiere automatizar, qué cambios entrañará el nuevo sistema, qué formación van a recibir, etc. Conviene dar información periódica sobre el desarrollo del proyecto por medios formales e informales. La comunicación interna juega un papel esencial ya que será más fácil implicar a personas bien informadas que a personas totalmente ajenas al proceso.

La informatización en sí misma no organizará la biblioteca; tan sólo constituirá una buena ocasión para revelar problemas y para aportar soluciones, para intentar hacer una reflexión crítica y constructiva que permita reorganizar las funciones y las diferentes tareas, así como para introducir mejoras. En la biblioteca escolar es necesario que esta reflexión considere, asimismo, una serie de criterios pedagógicos fundamentales. En cualquier proceso de automatización de una biblioteca es importante seguir algunas orientaciones prácticas fruto de la experiencia de otras bibliotecas cuando se han enfrentado a procesos similares.

2.4. Establecer un presupuesto adecuado

Conseguir una buena biblioteca depende en gran medida del presupuesto que se le dedique. Sus gastos son muy diversos; podemos distinguir entre los gastos de inversión, que sólo se realizan una vez, y los gastos de mantenimiento, que son repetitivos y se derivan del propio funcionamiento de la biblioteca. Los principales gastos de inversión son: compra de libros y otros documentos, instalaciones y mobiliario, equipos informáticos, equipos audiovisuales, etc. Los gastos de funcionamiento son, entre otros: reposición de documentos deteriorados, material fungible, organización de actividades de dinamización, mantenimiento del equipo informático y audiovisual, telecomunicaciones, etc.

Es necesario garantizar que la biblioteca del centro cuente con los recursos económicos que necesita. Se debe reservar anualmente una parte del presupuesto del centro para la biblioteca, lo cual implica que ésta se integre totalmente en el proceso educativo del centro, pasando a ser el recurso educativo básico. La autonomía de gestión económica de los centros educativos deja en manos de la Comisión económica y, en último término, del Consejo Escolar la elaboración de un proyecto de presupuesto y la toma de decisiones sobre el destino de los fondos, distribuyéndolos libremente por capítulos según las necesidades e intereses. Por otro lado, permite la obtención de recursos extraordinarios por diferentes vías. La dotación de un presupuesto para la biblioteca depende, pues, de la voluntad del equipo docente, refrendada por la aprobación del Consejo Escolar.

Cuando se elabora el proyecto de presupuesto, es aconsejable abrir un subapartado contable relativo a la biblioteca, que permita contar con datos precisos sobre lo gastado en un año. Esto facilitará, en su caso, el cálculo de un aumento o disminución de dicha cantidad en cursos posteriores. El subapartado "biblioteca" se puede incluir en cualquiera de los siguientes apartados previstos por la legislación: suministros, material de oficina o gastos diversos.

3. El modelo de trabajo que se propone a continuación ha sido experimentado en varios centros educativos y se ha confirmado como un instrumento útil para la definición y organización del trabajo. Comprende un cuestionario para el análisis de la situación inicial, una definición de objetivos a largo plazo, sugerencias de iniciativas que se pueden emprender para conseguirlos, sugerencias para la identificación de las tareas implícitas y una serie de impresos para simplificar las tareas de planificación.

Al proyectorar el proyecto de la biblioteca, habrá que tener en cuenta los siguientes aspectos:

El proyecto de la biblioteca deberá ser un documento consensuado entre todos los miembros del claustro, puesto que pasará a formar parte de la Programación General Anual y en la mayor parte de los casos supondrá una revisión del Proyecto Educativo y del Proyecto Curricular.
Es fundamental partir de una valoración de la situación inicial y de las posibilidades y de los recursos reales, así como de las demandas del entorno.
Es necesario ser realista a la hora de proyectorar el proyecto, pues lo importante es ir creando mecanismos útiles y eficaces que sienten las bases para conseguir en el futuro objetivos más ambiciosos.
Es aconsejable formular objetivos e iniciativas abarcables, de forma clara y precisa. Todo ello con el fin de facilitar la puesta en práctica del proyecto y su evaluación.

3.1. Análisis de la situación de partida y del contexto general

Es una fase esencial porque condiciona el resto del trabajo. Realizar un análisis de la situación de partida permitirá obtener un retrato lo más fiel posible de la realidad, que lleve a formular objetivos ajustados a los recursos con los que cuenta el centro y la zona.

A continuación hay que diseñar cuestionarios para evaluar la situación de partida de la biblioteca del centro en lo relativo a diversos aspectos básicos en lo relativo a:

Mobiliario y equipamiento
Fondos
Funcionamiento
Actividad pedagógica

Además, es conveniente estudiar:

La Programación General Anual para comprobar si incluye alguna actividad o proyecto relacionado con la biblioteca o con la promoción de la lectura.

El Proyecto Educativo del Centro y el Proyecto Curricular para comprobar si recogen suficientemente la importancia de la formación lectora de los alumnos y de su formación como usuarios de diversas fuentes de información y si reflejan la importancia de capacitar a los alumnos para el aprendizaje autónomo.

Los principales problemas que se detectan en el centro en relación con la lectura, sus posibles explicaciones y qué soluciones se podrían intentar.

Puede ser interesante hacer este análisis inicial en equipo para que todos puedan aportar sugerencias sobre las modificaciones habría que introducir en los proyectos pedagógicos del centro.

3.2. Estudio de la información recogida

El análisis de la situación que se propone está organizado por temas (instalaciones, fondos, funcionamiento y actividad pedagógica). En el caso de los cuestionarios cerrados (CUESTIONARIOS 1, 2 , 3 y 4) las preguntas están formuladas de tal modo que aquéllas cuya respuesta es negativa indican los aspectos sobre los que hace falta intervenir.

En el caso del análisis de los proyectos del centro y de la problemática existente en relación con la lectura, el análisis es, por su naturaleza, de carácter abierto.

Es conveniente realizar un análisis creativo de todas esas respuestas en el que participe todo el equipo, con el fin de constatar las principales carencias, su repercusión en la biblioteca y en el centro, las oportunidades de actuación para modificar la situación y las posibles respuestas de la biblioteca. Para ello se puede utilizar el Cuadro 1 (Síntesis del estudio de la situación inicial). En este análisis es importante tomar en consideración tanto la información objetiva obtenida mediante los cuestionarios como las impresiones subjetivas, que ofrecen una perspectiva diferente.

Una vez analizados los resultados, será necesario redactar un breve informe de síntesis de una o dos páginas, que formará parte del proyecto y que servirá para contrastar con la evaluación de resultados en el futuro.

3.3. Funciones de la biblioteca escolar y definición de los objetivos del proyecto

"Las bibliotecas son reflejo de la diversidad y características de las comunidades a las que prestan sus servicios. Un servicio óptimo no puede medirse simplemente con cifras, sino que está basado en la adecuación de los roles de la biblioteca con las necesidades y expectativas de su comunidad. Según las comunidades van cambiando, así lo hacen sus bibliotecas."

Las funciones que debe cumplir una biblioteca escolar son las siguientes:

Recopilar toda la documentación existente en el centro, así como los materiales y recursos didácticos relevantes, independientemente del soporte.
Organizar los recursos de tal modo que sean fácilmente accesibles y utilizables. Hacer posible su uso cuando se necesiten, mediante un sistema de información centralizado.
Establecer canales de difusión de la información en el centro educativo, contribuyendo a la creación de una fluida red de comunicación interna.
Difundir entre alumnos y profesores información en diferentes soportes para satisfacer las necesidades curriculares, culturales y complementarias. Ofrecerles asistencia y orientación.
Constituir el ámbito adecuado en el que los alumnos adquieran las capacidades necesarias para el uso de las distintas fuentes de información. Colaborar con los profesores para la consecución de los objetivos pedagógicos relacionados con este aspecto.
Impulsar actividades que fomenten la lectura como medio de entretenimiento y de información.
Actuar como enlace con otras fuentes y servicios de información externos y fomentar su uso por parte de alumnos y profesores.
Garantizar dichas funciones supone establecer unos objetivos que respondan a las características y necesidades de los usuarios, tengan en cuenta los recursos con que se cuenta y orienten las actuaciones que se emprendan.

3.4. Objetivos a largo plazo

Nos ha parecido útil ofrecer una propuesta de cuatro objetivos a largo plazo, para orientar y facilitar el trabajo de los equipos de los centros educativos, que deberán concretar las iniciativas dirigidas a su consecución. Estos objetivos son:

Equilibrar el fondo
Garantizar la disponibilidad de los documentos
Difundir los fondos y hacer que circulen por el centro educativo
Ampliar las posibilidades de uso pedagógico de la biblioteca escolar
El orden indicado no implica ningún tipo de prioridad. De hecho, en la biblioteca escolar el objetivo principal es el último, aunque los anteriores contribuyan indiscutiblemente a su consecución.

3.5. Seleccionar las iniciativas

Las iniciativas que se sugieren a continuación conducirán a la consecución de los cuatro objetivos en un plazo de tiempo razonable. Proponemos que cada centro seleccione aquéllas que considere más apropiadas a su situación actual, pensando en su realización a lo largo de uno o dos cursos escolares.

Iniciativas para difundir los fondos y hacer que circulen por el centro escolar

Diseñar hojas informativas para difundir las actividades de la biblioteca.
Dar a conocer las nuevas adquisiciones por diferentes medios (exposiciones, tablones de anuncios, hojas informativas, etc.).
Establecer los mecanismos más idóneos para difundir informaciones de interés a diferentes destinatarios dentro del centro escolar.
Instalar tablones de información cultural en la biblioteca y en otros lugares del centro.
Organizar un servicio de información.
Definir las condiciones del préstamo que se aplicarán a los diferentes usuarios de la biblioteca (alumnado, profesorado, aulas, equipos docentes, departamentos, antiguos alumnos, etc.), en lo que se refiere a tipos de documentos que se prestará a cada uno, número máximo de ejemplares, periodo máximo de préstamo, prórrogas, reservas, etc.
Ofrecer un servicio ágil de préstamo individual y colectivo, aprovechando las ventajas de la automatización.
Gestionar los documentos de las bibliotecas de aula y de departamento como una modalidad de préstamo (préstamo colectivo mensual, trimestral o anual de lotes de documentos) para facilitar la gestión centralizada y el mejor aprovechamiento de los recursos.
Promover la circulación de lotes de documentos prestados por la biblioteca entre las aulas que impartan el mismo nivel.
Realizar estadísticas de préstamo que permitan evaluar el servicio.
Proyectorar y difundir guías de lectura con variedad y amplitud de criterios: curriculares, géneros literarios, autores, ilustradores, temas interdisciplinares.

Iniciativas para ampliar las posibilidades de uso pedagógico de la biblioteca escolar

Modificar el Proyecto Educativo y el Proyecto Curricular de tal modo que reflejen la importancia primordial de la formación lectora de los alumnos y alumnas y su formación como usuarios de fuentes diversas de información.
proyectorar un proyecto de lectura para el centro.
Conseguir que la biblioteca forme parte de la vida del centro, estimulando que los profesores la utilicen como un recurso fundamental en su trabajo y desarrollando con ellos actividades concretas sobre distintos aspectos del currículo.
Algunos ejemplos de esto son:
Difundir una "Guía de la biblioteca" entre alumnos y profesores.
Identificar aquellos objetivos y actividades que sólo se pueden realizar si se acude a la biblioteca escolar.
Informar a los profesores sobre el sistema de organización de los fondos, para que posteriormente puedan trabajar en la biblioteca con sus alumnos.
Mantener el interés por la biblioteca de los profesores de las áreas que tradicionalmente la usan (Lengua y Literatura, Ciencias Sociales, etc.).
Difundir las posibilidades de la biblioteca como recurso pedagógico en otras áreas con menos tradición de uso (Matemáticas, Ciencias de la Naturaleza…)
Diseñar junto con los profesores propuestas de actividades que pueden enriquecer la práctica docente contando con el espacio de la biblioteca.
Organizar desde la biblioteca, y en colaboración con otras instituciones, la conmemoración de fechas o acontecimientos que merezca la pena destacar, mediante la exposición de libros y otros documentos relacionados con el tema, proyectoración de guías de lectura, celebración de algún acto especial, etc.
Implicar a los alumnos y profesores en diversas tareas de organización de la biblioteca (equipamiento de los documentos, decoración, gestión del préstamo, información, etc.)
Establecer un horario de utilización de la biblioteca mediante el que puedan acceder a ella todos los grupos de alumnos el mayor número de ocasiones posible, desarrollándose tanto tareas de consulta y estudio como de animación, préstamo y lectura libre.
Hacer un estudio sobre la posibilidad de que los alumnos y alumnas puedan acudir a la biblioteca para satisfacer sus necesidades de información, aunque sea en horario lectivo.
Hacer un estudio sobre la instalación de una red local en el centro, que permita la consulta del catálogo de la biblioteca desde diferentes puntos.
Identificar los recursos externos al centro que la biblioteca puede ofrecer para el enriquecimiento del trabajo pedagógico.
Establecer canales de comunicación con la biblioteca pública más cercana y organizar actividades conjuntas.
Proyectorar y dar a conocer al claustro de profesores el plan de trabajo a desarrollar desde la biblioteca, incluyéndolo, además, en la Programación General Anual.
Establecer un plan de evaluación del servicio de biblioteca.

3.6. Identificar las tareas

Cada una de las iniciativas sugeridas lleva consigo toda una serie de actividades y tareas muy concretas. Para empezar a trabajar, es necesario identificar todas estas tareas implícitas. Por ejemplo, para "proyectorar un plan priorizado de compra de documentos nuevos en diferentes soportes, teniendo en cuenta las posibles carencias de la biblioteca y las necesidades manifestadas por profesores y alumnos", habrá que dar los siguientes pasos:

Estudiar las carencias existentes en el fondo.
Realizar una encuesta entre profesores y alumnos sobre sus necesidades e intereses o establecer un sistema que permita obtener esta información.
Solicitar catálogos a editoriales, visitar librerías y bibliotecas.
Mirar los catálogos para buscar lo que se necesita.
Entrar en contacto con las editoriales.
Examinar algunos de los documentos que parecen responder a las necesidades.
proyectorar una lista de documentos.
Establecer prioridades entre los mismos para comprarlos en varias fases.
A la hora de planificar habrá que tener en cuenta el tiempo de realización de todas estas tareas, que se pueden repartir entre varias personas.

3.7. Organizar el trabajo

Ante todas estas iniciativas con sus correspondientes tareas, lo lógico será preguntarse por dónde empezar. Es conveniente ordenar el trabajo y saber qué es lo que va antes y después, ya que no se puede abordar todo en el mismo momento.

Para establecer prioridades a la hora de ordenar el trabajo y decidir por dónde se va a empezar, es interesante que una vez seleccionadas las iniciativas a emprender, se clasifiquen en "imprescindibles" y "deseables".

Además, se debe decidir quién o quiénes se van a a ocupar de cada una de las tareas. Muchas de las actividades se podrán realizar en paralelo pues puede haber un responsable para cada una de ellas; también se puede contar con equipos de alumnos y alumnas que colaboren en su realización.

Por otro lado, es necesario calcular el periodo en que se desea concluir cada una de las iniciativas. Es conveniente ser muy realista en cuanto a los plazos. Es mejor emprender pocas iniciativas en un principio y completarlas con otras en el caso de que las primeras se realicen antes de lo previsto.

Todos estos datos se deben reflejar en un cuadro-resumen para cada uno de los objetivos. Por otro lado, puede ser práctico utilizar un cuadro para la planificación de las tareas correspondientes a cada una de las iniciativas seleccionadas.

3.8. Revisión de los resultados

El análisis de los resultados conseguidos debe comprobar hasta qué punto se han desarrollado las iniciativas previstas en el proyecto y cómo han contribuido a la consecución de los objetivos. Se debe analizar el impacto que han tenido en los servicios que ofrece la biblioteca y si cubren mejor las necesidades de los usuarios7. Por otro lado, es importante aprovechar la experiencia obtenida para la planificación del trabajo del próximo curso escolar. Para esta evaluación se propone la utilización de un modelo de cuestionario.

Lic. Luis Menacho Chiok,