Conservación de documentos en el Archivo Histórico de Camagüey

• Resumen

Los documentos del Archivo Histórico Provincial de Camagüey son afectados por las condiciones ambientales emergentes de la condición insular y muy estrecha del territorio cubano, lo cual, hace que la atmósfera esté cargada del ión cloruro, operándose transformaciones químicas en las escrituras de los documentos.

Como consecuencia de la humedad relativa y temperaturas altas, se originan microrganismos, insectos y roedores, que producen efectos negativos como: reblandecimiento del papel, foxing, micelio, pigmentaciones, corrosión, quebraduras, amarillamiento, dentro de la afectación por insectos encontramos perforaciones o abrasiones. La descomposición de los documentos producen contaminación ambiental, para la salud humana pueden producir afectaciones dermatológicas, infecciones respiratorias y alergias. Los productos químicos empleados para eliminar insectos que atacan la documentación son tóxicos y contaminantes del medio ambiente, son de elevados costos y Cuba tiene que importarlos para utilizarlos, dada la situación económica del país, ha influido sobre el estado de conservación de los fondos documentales.

De esto se deriva el problema científico: ¿Cómo identificar una alternativa para minimizar el deterioro de la documentación?, lo que da origen al objetivo: Empleo de la raíz del Vetiver, para la acción repelente de las termitas. El procedimiento seguido se describe a continuación; 1Cultivo del Vetiver; 2Recolección de la planta; 3Corte y secado de la raíz; 4Almacenamiento; 5Aplicación en los depósitos de documentos. Todo lo cual permitió establecer una metodología para el uso alternativo de la raíz del Vetiver en la conservación de documentos y la minimización de las termitas, teniendo un impacto: económico, social, histórico, cultural y ambiental.

Palabras claves: Conservación preventiva de documentos, contaminación ambiental.

• Introducción

A nivel mundial hay una fuerte tendencia de reemplazar el uso de los productos químicos por los naturales, no contaminantes, son de menor costo y no tóxicos para el hombre.

Los factores externos afectan indudablemente la documentación del Archivo Histórico Provincial de Camagüey, ya que estos se manifiestan por las condiciones adversas presentes, con temperatura y humedad relativa inadecuada, favoreciendo la aparición de microorganismos e insectos. (ver fig.1 y 2). Todo esto conlleva actualmente al aceleramiento avanzado de deterioro que tienen nuestros documentos, de gran valor histórico, lo que juega un rol esencial la conservación preventiva.(ver fig. 3 y 4).

Fig.1 Afectación por microorganismos.

Fig. 2 Afectación por insectos (Comején).

Fig. 3 y 4 Depósitos de documentos del Archivo Histórico Provincial de Camagüey.

Como alternativa para el control de insectos (ejemplo el comején), existen plantas que poseen características especiales en su constitución bioquímica que por su olor característico, se vuelve pestilente al desecarse la raíz, lo que produce un efecto repelente y tóxico, utilizando esta, para ahuyentar termitas, como es el caso de la planta Vetiver (Vetiveria Zizanoides). (ver fig.3 y 4).

Fig. 3 Vetiveria Zizanoides (Vetiver).

Fig. 4 Raíz del Vetiver.

El Vetiver pertenece a la familia botánica Poacea (Gramínea), su origen es de Asia tropical. Se ha extendido por vía del cultivo a regiones tropicales y subtropicales de todo el mundo. Cultivada en patios y jardínes de toda Cuba, se reporta como abundante en regiones tabacaleras de Pinar del Río. Su parte útil son las raíces, no tiene estolones, tiene unos rizomas muy cortos (2-3 mm) y un sistema radicular masivo finamente estructurado que puede crecer muy rápidamente; en algunas, la profundidad de las raíces ha alcanzado de 3 a 4 m durante el primer año. Este profundo sistema radicular hace que la planta del vetiver sea extremadamente tolerante a la sequía. Posee unos tallos rígidos y enhiestos que pueden mantenerse firmes hasta en un flujo de agua relativamente profundo. Es de gran importancia en la medicina, también en el control de la erosión de los suelos, sus acéites esenciales en perfumería y jabonería, para techar viviendas rústicas, como valla contra incendios y para hacer objetos de artesanía, etc.

Hasta el momento las afectaciones presentes en los documentos por el Comején se manifiestan provocando abrasiones o perforaciones (en ocasiones los daños son tan notables que el documento no puede recuperarse), todo lo cual se ha corroborado al aplicarles el método científico Diagnos (verifica el estado de conservación de los documentos). (ver anexo 1).

Antes de utilizar el Vetiver, se han tomado otras series de medidas como es el plan de fumigación permanente, otras fumigaciones con gases tóxicos, plan de conservación preventiva, dentro de este: la no existencia de cestos de basura en los depósitos para no atraer insectos, limpieza de documentos, no arrimar los documentos a las paredes, arreglos del techo para evitar filtraciones y no se produzca humedad en la documentación que favorezcan otros riesgos, y construcción de un nuevo depósito con el objetivo de eliminar uno de los depósitos de pésimas condiciones ambientales para la conservación de documentos y utilizar este para otros fines.

Para conservar en buen estado los documentos del Archivo Histórico Provincial, se deben mantener los depósitos con temperatura y humedad relativa adecuada, mediante la instalación de equipos de climatización y deshumificadores, así como la utilización de aspiradoras para minimizar el polvo característico de algunas encuadernaciones.

Subtítulo: Alternativa de conservación preventiva en el archivo Histórico Provincial: Uso del Vetiver.

En estudio realizado en el año 2008 por el laboratorio de entomología de la Dirección Provincial de Sanidad Vegetal1, se detectó la especie de termitas(comején): Prohrinoterme simplex en el depósito de documentos # 5 y otros daños ocasionados en un estante de madera en el depósito # 3 (ver fig.5 y 6), y en la documentación de los diferentes depósitos del Archivo Histórico Provincial de Camagüey, observados por especialistas de conservación de documentos de la propia entidad.

1Informe realizado por la Dirección Provincial de Sanidad Vegetal. Estudio entomológico en el Archivo Histórico Provincial de Camagüey. 2008.

Fig. 5 Estante afectado por comején en

Fig. 6 Termitero (comején) el depósito # 3.

Partiendo de este estudio entomológico, se comienza este proyecto por dos años, tomando como alternativa de conservación de la documentación del Archivo Histórico Provincial de Camagüey, la utilización de la raíz del Vetiver como repelente del comején y así conservar el acervo documental de gran valor histórico para la provincia y la nación.

• Resultados del proyecto

Teniendo en cuenta los dos años de duración del proyecto desde agosto/2009 – agosto/2011, se tuvieron en cuenta varias actividades a realizar, las cuales se plantean a continuación:

EVOLUCIÓN DE LA ESPECIE DE TERMITA EXISTENTE EN LOS DEPÓSITOS.

-En los muestreos realizados mensualmente a los depósitos de documentos # 1, 3, 4 y 5 del Archivo Histórico Provincial por el método al azar, no se detectó a la (Isóptera: Rhinotermitidae) Prohrinoterme simplex (Comején), en ninguno de los rastreos efectuados, ni otros insectos de interés para la institución.

En los informes2 de estos muestreos realizados por la Dirección Provincial de Sanidad Vegetal ha demostrado que durante los controles en la evolución de las termitas, esta no estuvo presente durante la puesta las raíces del Vetiver, en la documentación.

En controles y revisiones3 periódicas realizados a los depósitos de documentos por los especialistas de conservación, no se observa la especie de interés para este proyecto con la utilización de las raíces alternativas.

COLOCACIÓN DE LAS RAÍCES DEL VETIVER

Para la puesta de las raíces del Vetiver en los depósitos en este proyecto se tuvo en cuenta un procedimiento a seguir realizado por la autora del proyecto, el cual se representa en en el siguiente esquema:

2Informes realizado por la Dirección provincial de Sanidad Vegetal. Estudios entomológicos en el Archivo Histórico Provincial de Camagüey. 2009 – 2011.

3Archivo Histórico Provincial de Camagüey. Actas de conformidad para la conservación de documentos. Normas ISO 9001: 2008. Dpto de Conservación y Restauración.

En los diferentes depósitos del Archivo Histórico Provincial se colocaron las raíces del Vetiver a partir de 2009 – 2011:

-Depósito 1: se colocaron en varias partes del depósito.

-Depósito 3: se colocaron en varias partes del depósito.

-Depósito 4: se colocaron en varias partes del depósito.

-Depósito 5: se colocaron en varias partes del depósito.

• Informe sobre la evolución de la plaga

Este proyecto se realizó a través del método científico generales teóricos – empíricos, mediante la observación. A través de los informes del Registro de las Actas de Conformidad se puede demostrar que durante las observaciones que se han realizado mensualmente a los depósitos de documentos, hasta la fecha después de puesta las raíces del Vetiver no se ha observado la presencia de las termitas en los documentos. También se puede demostrar el daño del comején a través de fotos digitales y en informes del estado de conservación de documentos a través del Método Diagnos (fotos tomadas antes de la puesta de la raíz del Vetiver). Los resultados del diagnóstico muestran los factores que en mayor o en menor porciento inciden en el estado de conservación de la documentación. Se realizaron encuestas a los investigadores y usuarios, lo que dió como resultado:

En la pregunta # 1 demostró que a simple vista el estado de conservación de la documentación, se considera regular con un 86 %, de buena con un 24 % y con un 4 % de malo. En la pregunta # 2 se obtuvo como resultado que un 72 % de los investigadores y usuarios conoce cuando la documentación es afectada por insectos. En la pregunta # 3 el 100 % de los usuarios e investigadores no ha visto presencia de comején, el 30 % ha visto presencia de residuos y el 100 % no ha visto presencia de trazas o pececillo de plata. En la pregunta # 4, el 84 % si ha visto la presencia de perforaciones o abrasiones en la documentación revisada. En la pregunta # 5 de la encuesta a usuarios e investigadores, el resultó que el 80 % de ellos considera que la afectación de la documentación del Archivo Histórico Provincial es media, con poca afectación un 10 % y con grandes afectaciones el 10 %. En la pregunta # 6, la escala que se propuso de 0 -4 daño no significativo, de 5 -9 daño medio y 10 ó más grandes daños significativos, lo que dió como resultado la escala de daño medio en la documentación del Archivo Histórico Provincial.

Se verificó algunos documentos al azar de los que se le había realizado el Diagnos y no se observa otras afectaciones a parte de las que se habían detectados, o sea que el nivel o porciento de afectación se mantuvo igual a la que se vió antes de comenzar el proyecto. De esto se deriva como resultado que no existió presencia de comején (termitas) en los documentos durante la etapa de duración del proyecto con la puesta de las raíces del Vetiver.

• Caracterización de los depósitos a controlar

*Observación científica.

Durante las revisiones y controles a los depósitos de documentos del Archivo Histórico Provincial de Camagüey, desde noviembre de 2009 hasta agosto de 2011, no se observó a la Prohrinoterme simplex (comején), a pesar de las condiciones climáticas que presentan los mismos, las cuales no son las adecuadas para la conservación y preservación del patrimonio documental.

Características de los depósitos.

De manera general el estado técnico de algunos estantes de los depósitos donde se conserva la documentación no es adecuado.

Depósito # 1:

• -Tiene 1 puerta y 2 ventana.

• -Tiene 3,20 m de ancho x 8,00 m de largo.

• -Presenta deterioro en las paredes, caída del repello y la pintura.

• -Temperatura no adecuada > 22 o C.

• -No hay control de la humedad relativa.

• -Poca ventilación.

• -Hacinamiento de la documentación.

• -Presencia de polvo frecuente, producto a las características de la edificación, tránsito de vehículos constantemente por la calle de enfrente.

Depósito # 3:

En este depósito se realizó un estudio climático, por ser este el que mayor riesgo de deterioro presenta la documentación por las pésimas condiciones ambientales que presenta.

• -Tiene 3 puertas y 1 ventana.

• -Tiene 3,20 m de ancho x 8,00 m de largo.

• -Presenta deterioro en las paredes, caída del repello y la pintura.

• -Temperatura no adecuada.

• -Poca ventilación.

• -Hacinamiento de la documentación.

• -Presencia y desprendimiento de polvo constante, producto a las características de la encuadernación de los documentos.

Depósito # 4:

• -Paredes con falta de repello, fino y pintura.

• -Tiene 6.40 m de largo y 4.29 de ancho.

• -Temperatura no adecuada > 22 o C.

• -Poca iluminación.

• -Estantes de gran altura, empotrados a la pared, lo que impide la circulación del aire y por ende la ventilación, la gran mayoría tienen constitución de madera, lo cual no es conveniente para la documentación.

• -Hacinamiento de la documentación.

• -Presencia de polvo frecuente, producto a las características de la edificación, tránsito de vehículos constantemente por la calle enfrente.

Depósito # 5:

-Tiene 1 puerta y varias ventanillas de cristal en mal estado.

• -Tiene 14.65 m de largo y 3.50 de ancho.

• -Presenta deterioro en las paredes, caída del repello y la pintura.

• -Temperatura no adecuada > 22 o C.

• -No hay control de la humedad relativa.

• -Poca ventilación.

• -Escasa iluminación.

• -Hacinamiento de la documentación.

• -Presencia de polvo frecuente.

*Estudio climático4

• (Informe). El estudio en el depósito # 3, con tomas de temperatura y humedad relativa del aire de forma contínua desde el 18 de octubre de 2010, en forma de gráficos (hidrotermogramas). La desviación del valor registrado ha sido controlada a través un termómetro en el caso de la temperatura y de un sicrómetro Asmann de ventilación forzada en el caso de la humedad. Hubo un primer informe del estudio de seis meses, desde octubre 2010 hasta marzo de 2011, que los valores de humedad relativa > 60 % y de temperatura > 22 o C rebasan los límites recomendados. Y un segundo informe que demostró en el estudio que los valores de humedad relativa fueron > de 72 % y la máximas de temperatura > de 23 o C, en los próximos 6 meses correspondientes(abril hasta septiembre), no adecuados estos rangos de temperatura y humedad para la conservación de documentos.

• El informe realizado por el Centro Meteorológico se encuentra archivado, al igual que el Registro de control de temperatura de los demás depósitos, estos valores de temperatura se registran con termómetros líquido en vidrio propios de la entidad, los cuales son aptos para el uso.

• Según estudios realizados por Viñas5, un microclima controlado en los depósitos de documentos debe estar la humedad relativa (HR / 50 – 60 %) y la temperatura / 16 – 21 0C. Por lo que los resultados antes expuestos justifican las malas condiciones ambientales en que se conservan los documentos del Archivo Histórico Provincial de Camagüey.

4Informes realizado por el Centro Meteorológico de Camagüey. Estudio climático en el depósito # 3 del Archivo Histórico Provincial de Camagüey. Departamento de Conservación y restauración. 2010 – 2011.

• 5Viñas, V. (1988). Las técnicas tradicionales de restauración. Un estudio del RAMP, UNESCO. 1988, pág 16 – 21.

• Conclusiones

• Permite mantener la calidad de los servicios ofreciéndoles a los clientes una documentación en buen estado contribuyendo además a elevar su cultura histórica.

• Conservación preventiva de la documentación a través de métodos naturales.

• Mejora las condiciones de seguridad, salud y medio ambiente de los trabajadores del Archivo Histórico Provincial, investigadores y usuarios.

• El proyecto realizado contribuirá a mejorar las condiciones de conservación del patrimonio documental de la provincia prolongando su vida útil y disminuir las importaciones de productos químicos.

• Bibliografía

-Alegre, J. (2007). Manual sobre el uso y manejo del gras vetiver (Chrosopogon

zizanioides )

. Recuperado el día 20 de noviembre de 2010 de http://www.vetiver.org

-Brand, A. y Foucaud J. (2000). Ambiente y conservación de las colecciones de bibliotecas. Santiago de Chile: [s.n].

-DED-Perú . 2005. Póster el sistema vetiver IINCAGRO-Pozuzo, Proyecto INRENA-

IANP/DED-Perú. Recuperado el día 12 de Abril de 2009 de http:// www.zonasdeamortiguamiento.org

-Greenland, J. 1987. Vetiver la barrera contra la erosión. Banco Mundial, Fundación

Empresa Polar, Fundación Chaipattan, Total Venezuela, Red Latinoamérica de vetiver

Maracay.87 pp. Ediciones Polar.

-Roig, J.T. (1974). Plantas medicinales, aromáticas o venenosas de Cuba. La Habana. Editorial Científica Técnica. Pág 949.

-Viñas, V. (1988). Las técnicas tradicionales de restauración. Un estudio del RAMP, UNESCO. 1988, pág 16 – 21.

Las imágenes fueron tomadas de:

ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE CAMAGÜEY. (2011). Cuba.Camagüey.

• Anexos

ANEXO 1

Método DIAGNOS

ha – hojas afectadas (folios)

Total- Total de hojas afectadas

Autor:

Niurvys Osorio Suárez.

Ing. Agrónomo(1999), maestrante de Educación Ambiental.

Archivo Histórico Provincial de Camagüey