Procedimientos y técnicas de auditoría (página 2)

Desarrollo del programa de auditoría.

Un programa de auditoria es un conjunto documentado de procedimientos diseñados para alcanzar los objetivos de auditoria planificados. El esquema típico de un programa de auditoria incluye lo siguiente:

2. Tema de auditoria: Donde se identifica el área a ser auditada.
3. Objetivos de Auditoria: Donde se indica el propósito del trabajo de auditoria a realizar.
4. Alcances de auditoria: Aquí se identifica los sistemas específicos o unidades de organización que se han de incluir en la revisión en un período de tiempo determinado.
5. Planificación previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el trabajo así como las fuentes de información para pruebas o revisión y lugares físicos o instalaciones donde se va auditar.
6. Procedimientos de auditoria: para:

• Recopilación de datos.
• Identificación de lista de personas a entrevistar.
• Identificación y selección del enfoque del trabajo
• Identificación y obtención de políticas, normas y directivas.
• Desarrollo de herramientas y metodología para probar y verificar los controles existentes.
• Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones.
• Procedimientos de comunicación con la gerencia.
• Procedimientos de seguimiento.

El programa de auditoria se convierte también en una guía para documentar los diversos pasos de auditoria y para señalar la ubicación del material de evidencia. Generalmente tiene la siguiente estructura:

Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, las de cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los controles establecidos por las políticas o procedimientos son eficaces.

Asignación de Recursos de auditoría.

La asignación de recursos para el trabajo de auditoria debe considerar las técnicas de administración de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos básicos: Desarrollar un plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe existir algún mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt  

Así mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:  

Los recursos deben comprender también las habilidades con las que cuenta el grupo de trabajo de auditoria y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del personal para la realización del trabajo de auditoria, como los períodos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estén realizando, etc.

Evaluación de fortalezas y debilidades de auditoría.

Luego de desarrollar el programa de auditoria y recopilar evidencia de auditoria, el siguiente paso es evaluar la información recopilada con la finalidad de desarrollar una opinión. Para esto generalmente se utiliza una matriz de control con la que se evaluará el nivel de los controles identificados, esta matriz tiene sobre el eje vertical los tipos de errores que pueden presentarse en el área y un eje horizontal los controles conocidos para detectar o corregir los errores, luego se establece un puntaje (puede ser de 1 a 10 ó 0 a 20, la idea es que cuantifique calidad) para cada correspondencia, una vez completada, la matriz muestra las áreas en que los controles no existen o son débiles, obviamente el auditor debe tener el suficiente criterio para juzgar cuando no lo hay si es necesario el control. Por ejemplo:  

En esta parte de evaluación de debilidades y fortalezas también se debe elegir o determinar la materialidad de las observaciones o hallazgos de auditoria. El auditor de sistemas debe juzgar cuales observaciones son materiales a diversos niveles de la gerencia y se debe informar de acuerdo a ello.

Informe de auditoría.

Los informes de auditoria son el producto final del trabajo del auditor de sistemas, este informe es utilizado para indicar las observaciones y recomendaciones a la gerencia, aquí también se expone la opinión sobre lo adecuado o lo inadecuado de los controles o procedimientos revisados durante la auditoria, no existe un formato específico para exponer un informe de auditoria de sistemas de información, pero generalmente tiene la siguiente estructura o contenido:

• Introducción al informe, donde se expresara los objetivos de la auditoria, el período o alcance cubierto por la misma, y una expresión general sobre la naturaleza o extensión de los procedimientos de auditoria realizados.
• Observaciones detalladas y recomendaciones de auditoria.
• Respuestas de la gerencia a las observaciones con respecto a las acciones correctivas.
• Conclusión global del auditor expresando una opinión sobre los controles y procedimientos revisados.

Seguimiento de las observaciones de auditoría.

El trabajo de auditoria es un proceso continuo, se debe entender que no serviría de nada el trabajo de auditoria si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la gerencia, se están realizando, para esto se debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de seguimiento dependerá del carácter crítico de las observaciones de auditoria. El nivel de revisión de seguimiento del auditor de sistemas dependerá de diversos factores, en algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la situación actual, en otros casos tendrá que hacer una revisión más técnica del sistema

Metodología de una auditoría de Sistemas

Existen algunas metodologías de Auditorias de Sistemas y todas depende de lo que se pretenda revisar o analizar, pero como estándar analizaremos las cuatro fases básicas de un proceso de revisión:

• Estudio preliminar
• Revisión y evaluación de controles y seguridades
• Examen detallado de áreas criticas
• Comunicación de resultados

Estudio preliminar.- Incluye definir el grupo de trabajo, el programa de auditoria, efectuar visitas a la unidad informática para conocer detalles de la misma, elaborar un cuestionario para la obtención de información para evaluar preliminarmente el control interno solicitud de plan de actividades, manuales de políticas, reglamentos, entrevistas con los principales funcionarios del PAD.

Revisión y evaluación de controles y seguridades.- Consiste de la revisión de los diagrama de flujo de proceso, realización de pruebas de cumplimiento de las seguridades, revisión de aplicaciones de las áreas criticas, Revisión de procesos históricos (backups), Revisión de documentación y archivos entre otras actividades.

Examen detallado de áreas criticas.-Con las fases anteriores el auditor descubre las áreas criticas y sobre ellas hace un estudio y análisis profundo en los que definirá concretamente su grupo de trabajo y la distribución de carga del mismo, establecerá los motivos, objetivos, alcance recurso que usara, definirá la metodología de trabajo, la duración de la auditoria, Presentará el plan de trabajo y analizara detalladamente cada problema encontrado con todo lo anteriormente analizado en este folleto.

Comunicación de resultados.- Se elaborara el borrador del informe a ser discutido con los ejecutivos de la empresa hasta llegar al informe definitivo, el cual presentara esquemáticamente en forma de matriz, cuadros o redacción simple y concisa que destaque los problemas encontrados, los efectos y las recomendaciones de la Auditoria.

El informe debe contener lo siguiente:

• Motivos de la Auditoria
• Objetivos
• Alcance
• Estructura Orgánico-Funcional del área Informática
• Configuración del Hardware y Software instalado
• Control Interno
• Resultados de la Auditoria
• Caso Práctico

Controles

Conjunto de disposiciones metódicas, cuyo fin es vigilar las funciones y actitudes de las empresas y para ello permite verificar si todo se realiza conforme a los programas adoptados, ordenes impartidas y principios admitidos.

Clasificación general de los controles

• Controles Preventivo: Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas del riesgo, permitiendo cierto margen de violaciones.

Ejemplos: Letrero "No fumar" para salvaguardar las instalaciones Sistemas de claves de acceso

• Controles detectivos: Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego de ocurridos. Son los mas importantes para el auditor. En cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los controles preventivos.

Ejemplo: Archivos y procesos que sirvan como pistas de auditoria Procedimientos de validación

• Controles Correctivos: Ayudan a la investigación y corrección de las causas del riesgo. La corrección adecuada puede resultar difícil e ineficiente, siendo necesaria la implantación de controles detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la corrección de errores es en si una actividad altamente propensa a errores.

 Principales Controles físicos y lógicos

Controles particulares tanto en la parte física como en la lógica se detallan a continuación

Autenticidad

Permiten verificar la identidad

2. Passwords
1. Firmas digitales

Exactitud

Aseguran la coherencia de los datos

2. Validación de campos
1. Validación de excesos

Totalidad

Evitan la omisión de registros así como garantizan la conclusión de un proceso de envío

2. Conteo de registros
1. Cifras de control

Redundancia

Evitan la duplicidad de datos

2. Cancelación de lotes
1. Verificación de secuencias

Privacidad

Aseguran la protección de los datos

2. Compactación
1. Encriptación

Existencia

Aseguran la disponibilidad de los datos

2. Bitácora de estados
1. Mantenimiento de activos

Protección de Activos

Destrucción o corrupción de información o del hardware

2. Extintores
1. Passwords

Efectividad

Aseguran el logro de los objetivos

2. Encuestas de satisfacción
1. Medición de niveles de servicio

Eficiencia

Aseguran el uso óptimo de los recursos

2. Programas monitores
1. Análisis costo-beneficio

 Controles automáticos o lógicos

Periodicidad de cambio de claves de acceso

Los cambios de las claves de acceso a los programas se deben realizar periódicamente. Normalmente los usuarios se acostumbran a conservar la misma clave que le asignaron inicialmente.

El no cambiar las claves periódicamente aumenta la posibilidad de que personas no autorizadas conozcan y utilicen claves de usuarios del sistema de computación.

Por lo tanto se recomienda cambiar claves por lo menos trimestralmente.

Combinación de alfanuméricos en claves de acceso

No es conveniente que la clave este compuesta por códigos de empleados, ya que una persona no autorizada a través de pruebas simples o de deducciones puede dar con dicha clave.

Para redefinir claves es necesario considerar los tipos de claves que existen:

Individuales

Pertenecen a un solo usuario, por tanto es individual y personal. Esta clave permite al momento de efectuar las transacciones registrar a los responsables de cualquier cambio.

Confidenciales

De forma confidencial los usuarios deberán ser instruidos formalmente respecto al uso de las claves.

No significativas

Las claves no deben corresponder a números secuenciales ni a nombres o fechas.

Verificación de datos de entrada

Incluir rutinas que verifiquen la compatibilidad de los datos mas no su exactitud o precisión; tal es el caso de la validación del tipo de datos que contienen los campos o verificar si se encuentran dentro de un rango.

Conteo de registros

Consiste en crear campos de memoria para ir acumulando cada registro que se ingresa y verificar con los totales ya registrados.

Totales de Control

Se realiza mediante la creación de totales de línea, columnas, cantidad de formularios, cifras de control, etc. , y automáticamente verificar con un campo en el cual se van acumulando los registros, separando solo aquellos formularios o registros con diferencias.

Verificación de limites

Consiste en la verificación automática de tablas, códigos, limites mínimos y máximos o bajo determinadas condiciones dadas previamente.

Verificación de secuencias

En ciertos procesos los registros deben observar cierta secuencia numérica o alfabética, ascendente o descendente, esta verificación debe hacerse mediante rutinas independientes del programa en si.

Dígito auto verificador

Consiste en incluir un dígito adicional a una codificación, el mismo que es resultado de la aplicación de un algoritmo o formula, conocido como MODULOS, que detecta la corrección o no del código. Tal es el caso por ejemplo del décimo dígito de la cédula de identidad, calculado con el modulo 10 o el ultimo dígito del RUC calculado con el módulo 11.

Utilizar software de seguridad en los microcomputadores

El software de seguridad permite restringir el acceso al microcomputador, de tal modo que solo el personal autorizado pueda utilizarlo.

Adicionalmente, este software permite reforzar la segregación de funciones y la confidencialidad de la información mediante controles para que los usuarios puedan acceder solo a los programas y datos para los que están autorizados.

Programas de este tipo son: WACHDOG, LATTICE, SECRET DISK, entre otros.

Controles administrativos en un ambiente de Procesamiento de Datos

La máxima autoridad del Área de Informática de una empresa o institución debe implantar los siguientes controles que se agruparan de la siguiente forma:

1.- Controles de Preinstalación

2.- Controles de Organización y Planificación

3.- Controles de Sistemas en Desarrollo y Producción

4.- Controles de Procesamiento

5.- Controles de Operación

6.- Controles de uso de Microcomputadores

Controles de Preinstalación

Hacen referencia a procesos y actividades previas a la adquisición e instalación de un equipo de computación y obviamente a la automatización de los sistemas existentes.

Objetivos:

• Garantizar que el hardware y software se adquieran siempre y cuando tengan la seguridad de que los sistemas computarizados proporcionaran mayores beneficios que cualquier otra alternativa.
• Garantizar la selección adecuada de equipos y sistemas de computación
• Asegurar la elaboración de un plan de actividades previo a la instalación

Acciones a seguir:

• Elaboración de un informe técnico en el que se justifique la adquisición del equipo, software y servicios de computación, incluyendo un estudio costo-beneficio.
• Formación de un comité que coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisición e instalación
• Elaborar un plan de instalación de equipo y software (fechas, actividades, responsables) el mismo que debe contar con la aprobación de los proveedores del equipo.
• Elaborar un instructivo con procedimientos a seguir para la selección y adquisición de equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en normas y disposiciones legales.
• Efectuar las acciones necesarias para una mayor participación de proveedores.
• Asegurar respaldo de mantenimiento y asistencia técnica.

Controles de organización y Planificación

Se refiere a la definición clara de funciones, línea de autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del área PAD, en labores tales como:

2. Diseñar un sistema
1. Elaborar los programas
2. Operar el sistema
3. Control de calidad

Se debe evitar que una misma persona tenga el control de toda una operación.

Es importante la utilización óptima de recursos en el PAD mediante la preparación de planes a ser evaluados continuamente

 Acciones a seguir

• La unidad informática debe estar al mas alto nivel de la pirámide administrativa de manera que cumpla con sus objetivos, cuente con el apoyo necesario y la dirección efectiva.
• Las funciones de operación, programación y diseño de sistemas deben estar claramente delimitadas.
• Deben existir mecanismos necesarios a fin de asegurar que los programadores y analistas no tengan acceso a la operación del computador y los operadores a su vez no conozcan la documentación de programas y sistemas.
• Debe existir una unidad de control de calidad, tanto de datos de entrada como de los resultado del procesamiento.
• El manejo y custodia de dispositivos y archivos magnéticos deben estar expresamente definidos por escrito.
• Las actividades del PAD deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo plazo sujetos a evaluación y ajustes periódicos "Plan Maestro de Informática"
• Debe existir una participación efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD en la planificación y evaluación del cumplimiento del plan.
• Las instrucciones deben impartirse por escrito.

Controles de Sistema en Desarrollo y Producción

Se debe justificar que los sistemas han sido la mejor opción para la empresa, bajo una relación costo-beneficio que proporcionen oportuna y efectiva información, que los sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se encuentren debidamente documentados.

Acciones a seguir:

Los usuarios deben participar en el diseño e implantación de los sistemas pues aportan conocimiento y experiencia de su área y esta actividad facilita el proceso de cambio

• El personal de auditoria interna/control debe formar parte del grupo de diseño para sugerir y solicitar la implantación de rutinas de control
• El desarrollo, diseño y mantenimiento de sistemas obedece a planes específicos, metodologías estándares, procedimientos y en general a normatividad escrita y aprobada.
• Cada fase concluida debe ser aprobada documentadamente por los usuarios mediante actas u otros mecanismos a fin de evitar reclamos posteriores.
• Los programas antes de pasar a Producción deben ser probados con datos que agoten todas las excepciones posibles.
• Todos los sistemas deben estar debidamente documentados y actualizados. La documentación deberá contener:

Informe de factibilidad

Diagrama de bloque

Diagrama de lógica del programa

Objetivos del programa

Listado original del programa y versiones que incluyan los cambios efectuados con antecedentes de pedido y aprobación de modificaciones

Formatos de salida

Resultados de pruebas realizadas

• Implantar procedimientos de solicitud, aprobación y ejecución de cambios a programas, formatos de los sistemas en desarrollo.
• El sistema concluido será entregado al usuario previo entrenamiento y elaboración de los manuales de operación respectivos

Controles de Procesamiento

Los controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue la información desde la entrada hasta la salida de la información, lo que conlleva al establecimiento de una serie de seguridades para:

• Asegurar que todos los datos sean procesados
• Garantizar la exactitud de los datos procesados
• Garantizar que se grabe un archivo para uso de la gerencia y con fines de auditoria
• Asegurar que los resultados sean entregados a los usuarios en forma oportuna y en las mejores condiciones.

Acciones a seguir:

• Validación de datos de entrada previo procesamiento debe ser realizada en forma automática: clave, dígito auto verificador, totales de lotes, etc.
• Preparación de datos de entrada debe ser responsabilidad de usuarios y consecuentemente su corrección.
• Recepción de datos de entrada y distribución de información de salida debe obedecer a un horario elaborado en coordinación con el usuario, realizando un debido control de calidad.
• Adoptar acciones necesaria para correcciones de errores.
• Analizar conveniencia costo-beneficio de estandarización de formularios, fuente para agilitar la captura de datos y minimizar errores.
• Los procesos interactivos deben garantizar una adecuada interrelación entre usuario y sistema.
• Planificar el mantenimiento del hardware y software, tomando todas las seguridades para garantizar la integridad de la información y el buen servicio a usuarios.

Controles de Operación

Abarcan todo el ambiente de la operación del equipo central de computación y dispositivos de almacenamiento, la administración de la cintoteca y la operación de terminales y equipos de comunicación por parte de los usuarios de sistemas on line.

Los controles tienen como fin:

• Prevenir o detectar errores accidentales que puedan ocurrir en el Centro de Cómputo durante un proceso
• Evitar o detectar el manejo de datos con fines fraudulentos por parte de funcionarios del PAD
• Garantizar la integridad de los recursos informáticos.
• Asegurar la utilización adecuada de equipos acorde a planes y objetivos.

Recursos

Informáticos

Acciones a seguir:

• El acceso al centro de cómputo debe contar con las seguridades necesarias para reservar el ingreso al personal autorizado
• Implantar claves o password para garantizar operación de consola y equipo central (mainframe), a personal autorizado.
• Formular políticas respecto a seguridad, privacidad y protección de las facilidades de procesamiento ante eventos como: incendio, vandalismo, robo y uso indebido, intentos de violación y como responder ante esos eventos.
• Mantener un registro permanente (bitácora) de todos los procesos realizados, dejando constancia de suspensiones o cancelaciones de procesos.
• Los operadores del equipo central deben estar entrenados para recuperar o restaurar información en caso de destrucción de archivos.
• Los backups no deben ser menores de dos (padres e hijos) y deben guardarse en lugares seguros y adecuados, preferentemente en bóvedas de bancos.
• Se deben implantar calendarios de operación a fin de establecer prioridades de proceso.
• Todas las actividades del Centro de Computo deben normarse mediante manuales, instructivos, normas, reglamentos, etc.
• El proveedor de hardware y software deberá proporcionar lo siguiente:

Manual de operación de equipos

Manual de lenguaje de programación

Manual de utilitarios disponibles

Manual de Sistemas operativos

• Las instalaciones deben contar con sistema de alarma por presencia de fuego, humo, así como extintores de incendio, conexiones eléctricas seguras, entre otras.
• Instalar equipos que protejan la información y los dispositivos en caso de variación de voltaje como: reguladores de voltaje, supresores pico, UPS, generadores de energía.
• Contratar pólizas de seguros para proteger la información, equipos, personal y todo riesgo que se produzca por casos fortuitos o mala operación.

Controles en el uso del Microcomputador

Es la tarea mas difícil pues son equipos mas vulnerables, de fácil acceso, de fácil explotación pero los controles que se implanten ayudaran a garantizar la integridad y confidencialidad de la información.

 Acciones a seguir:

• Adquisición de equipos de protección como supresores de pico, reguladores de voltaje y de ser posible UPS previo a la adquisición del equipo
• Vencida la garantía de mantenimiento del proveedor se debe contratar mantenimiento preventivo y correctivo.
• Establecer procedimientos para obtención de backups de paquetes y de archivos de datos.
• Revisión periódica y sorpresiva del contenido del disco para verificar la instalación de aplicaciones no relacionadas a la gestión de la empresa.
• Mantener programas y procedimientos de detección e inmunización de virus en copias no autorizadas o datos procesados en otros equipos.
• Propender a la estandarización del Sistema Operativo, software utilizado como procesadores de palabras, hojas electrónicas, manejadores de base de datos y mantener actualizadas las versiones y la capacitación sobre modificaciones incluidas.

Analizados los distintos tipos de controles que se aplican en la Auditoria de Sistemas efectuaremos a continuación el análisis de casos de situaciones hipotéticas planteadas como problemáticas en distintas empresas , con la finalidad de efectuar el análisis del caso e identificar las acciones que se deberían implementar .

• Análisis de Casos de Controles Administrativos

Martinez Lucia