La contabilidad como herramienta de la administracion y la gerencia de la empresa

Introducción

El estudio análisis y comprensión del concepto de partida doble, los registros simples y los registros compuestos, la ecuación contable y su aplicación, así como el control de inventarios de mercancías y las obligaciones laborales son los temas de los que se ocupa el presente ensayo.

Para ello, procederemos a estructurar los niveles, clases, grupos, cuentas, subcuentas y auxiliares de acuerdo al número de dígitos. Así mismo, procederemos a definir brevemente el tratado de la partida doble, y mediante un ejercicio en cuentas T, demostrar cómo a aumentan o disminuyen las cuentas para el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y para cuentas de costos de ventas.

De otra parte, elaboraremos cinco registros simples y cinco registros compuestos, mediante un ejercicio práctico que diseñaremos, aplicando la ecuación contable. Luego procederemos a elaborar un ejercicio, con seis transacciones, al cual se le aplique los sistemas UEPS, PEPS y promedio ponderado, desarrollando el croquis de una tarjeta kardex.

Por último, elaboraremos el trazado de una planilla de nómina y aplicando mediante un ejercicio práctico el salario base, el subsidio de transporte, horas extras ordinarias y dominicales, las deducciones y descuentos; y el neto a pagar.

1.- CATÁLOGO DE CUENTAS: ESTRUCTURAR LOS NIVELES, CLASES, GRUPOS, CUENTAS; SUBCUENTAS Y AUXILIARES DE ACUERDO AL NÚMERO DE DÍGITOS.

El catálogo de cuentas está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:

CLASE: El primer dígito

GRUPO: Los dos primeros dígitos

CUENTA: Los cuatro primeros dígitos

SUBCUENTA: Los seis primeros dígitos

AUXILIARES: Con siete o más dígitos.

Las clases que identifican el primer dígito, son:

CLASE 1 Activo

CLASE 2 Pasivo

CLASE 3 Patrimonio

CLASE 4 Ingresos

CLASE 5 Gastos

CLASE 6 Costo de ventas

CLASE 7 Costo de producción o de operación

CLASE 8 Cuentas de orden deudoras

CLASE 9 Cuentas de orden acreedoras

Las clases 1,2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General; las clases 4,5 y 6 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas o Estado de Resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de Orden.

DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS:

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes y futuros; y comprende los siguientes grupos: El disponible de inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, la planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones. Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito, con excepción de las Provisiones, las Depreciaciones, el Agotamiento y las Amortizaciones que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas, mensual o anualmente deben ajustarse por inflación de acuerdo con las normas.

El Disponible, comprende las cuentas que registran recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos. Entre éstos podemos señalar la Caja, los depósitos en bancos y otras entidades.

La Caja registra la existencia de dinero en efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, en moneda nacional y extranjera, disponible en forma inmediata.

DÉBITOS:

a.- Por las entradas de dinero en efectivo y por los cheques con que cuenta el ente económico, en moneda nacional o extranjera.

b.-Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos

c.-Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor.

CREDITOS:

a.- Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro.

b.-Por faltantes en caja al efectuar arqueos.

c.-Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor

d. Por el valor de los pagos en efectivo, en los que por necesidades del ente económico se requieren.

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos y gravámenes, las obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados y provisiones, los Bancos y papeles comerciales. Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito. Los pasivos expresados en moneda extranjera el último día del mes o año, se ajustará por inflación conforme a las normas legales.

Comprende el valor de las obligaciones contraídas por el ente económico, mediante la obtención de recursos provenientes de establecimientos de créditos o de otras instituciones financieras y otros entes distintos de los anteriores, del país o del exterior, también incluye los compromisos de recompra de inversiones y cartera negociada.

Registra el monto del capital de las obligaciones contraídas por el ente económico, en moneda nacional o extranjera, con establecimientos bancarios.

CRÉDITOS:

a.- Por el valor de las financiaciones o préstamos recibidos.

b.- Por el valor de las notas débito recibidas

c.- Por el valor del ajuste por diferencia en cambio, corrección monetaria o por pacto de reajuste, si fuere el caso.

DÉBITOS

a.- Por el valor de los pagos parciales o totales aplicables a las obligaciones registradas.

b.-Por el valor de las notas créditos por abonos o cancelación de obligaciones.

c. Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera.

Agrupa las cuentas que representan el valor de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrado por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, Superávit, Reservas, Revalorización de Patrimonio, Dividendos y Resultados de los ejercicios. Las cuentas deben ajustarse de conformidad con las normas vigentes.

Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas o aportantes ponen a disposición del ente económico, mediante cuotas, acciones o monto asignado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas de constitución o reformas, o suscripción de acciones según el tipo de sociedad, con el lleno de los requisitos legales.

Para el caso de las compañías por acciones estará constituido por el Capital Autorizado, el suscrito y el Pagado, cuyo registro se hará por separado para cada uno por el monto correspondiente.

Registra el ingreso real al patrimonio del ente económico de los aportes efectuados por los accionistas.

CRÉDITOS: Registro del Capital Autorizado.

a.-Por la suma fijada en la escritura de constitución (310505), con cargo a la subcuenta 310510, y por los aumentos o modificaciones del Capital Autorizado.

DÉBITOS:

a.- Por el valor del Capital Autorizado al constituirse el ente económico (310510), con abono a la subcuenta 310505, Capital Autorizado, y por los aumentos o modificaciones del Capital Autorizado.

Registra el valor de los aportes sociales realizados por los socios al momento de constituir el ente económico, respaldados por la escritura pública de constitución; así como los incrementos posteriores efectuados mediante las escrituras de reforma de estatutos correspondientes, previo el cumplimiento de los requisitos legales vigentes al momento de la constitución o del aumento.

CRÉDITOS:

a.- Por el valor nominal de los aportes recaudados efectivamente.

b.-Por el valor dado a los aportes efectuados en especie con cargo a la cuenta respectiva del Activo, según la naturaleza del mismo.

c. Por el valor de aquellas utilidades que la Junta de Socios ordene capitalizar.

DÉBITOS:

a.- Por el valor nominal de los aportes al retiro de los asociados o la cesión de cuotas.

b.-Por el valor nominal de los aportes en la reducción del capital, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.

c.- Por el valor nominal de los aportes al momento de liquidarse el ente económico.

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico, en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados, y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos no causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al grupo 59, ganancias y pérdidas.

Comprende los valores recibidos o causados como resultado de sus actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social, mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por conceptos de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico.

Las cuentas de este grupo deben ajustarse por inflación, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en las actividades de compra, venta y reparación o mantenimiento de bienes o productos a los cuales no se les realizan procesos de transformación, como automotores, combustibles, materias primas agropecuarias, animales vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de vestir, calzado y enseres domésticos, durante el ejercicio.

CRÉDITOS:

a.- Por el valor de los ingresos por venta, reparación o mantenimiento de bienes o mercancía, según factura o cuenta de cobro.

DÉBITOS:

a.-Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

Registra el valor de las devoluciones, originadas en ventas realizadas por el ente económico.

CRÉDITOS:

a.- Por cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

DÉBITOS:

a.- Por el valor de las devoluciones

b.-Por el valor de los ajustes por inflación.

Está integrado por los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico, e inclusive entre otros, los ítems relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de Activos e inversiones, dividendos y participantes, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico por concepto de rendimientos de capital, a través de actividades diferentes a las de su objeto social principal.

CRÉDITOS:

a.- Por el valor de los interese corrientes o de mora devengados.

b.-Por el valor de la corrección monetaria de as cuentas de ahorro y depósitos a término fijo en UPAC.

c.- Por el valor de los rendimientos devengados por las inversiones.

DÉBITOS:

a.- Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico, en desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado, así como el valor del ajuste por inflación.

Mediante el sistema de causación se registrará, con cargo a las cuentas del Estado de Resultados, los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo, aunque no se haya hecho efectivo el pago.

Al final del ejercicio económico, las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al Grupo 59, Ganancias y Pérdidas.

Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en desarrollo del objeto social principal del ente económico, y registra, sobre la base de la causación , las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico, incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa. Las cuentas de este grupo deben ajustarse por inflación, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Registra los gastos ocasionados por concepto de la relación laboral existente, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el reglamento interno del ente económico y por el pacto laboral.

DÉBITOS:

a.- Por el valor pagado o causado en virtud de los contratos de trabajo y normas laborales vigentes.

b.-Por el valor del ajuste por inflación.

CRÉDITOS:

a.- Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

CUENTAS DE ORDEN CONTINGENTES:

Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

CUENTAS DE ORDEN FIDUCIARIAS:

Reflejan los Activos, los Pasivos, el Patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.

CUENTAS DE ORDEN FISCALES:

Reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas e el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.

CUENTAS DE ORDEN DE CONTROL: Son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros, que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno.

REGISTROS EN LAS CUENTAS DE ORDEN: Se deben observar las siguientes normas:

• Se deben registrar bajo cuentas de orden por derecho contingentes, los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.

• Se deben registrar bajo cuentas de orden por responsabilidades contingentes, los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones.

• Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas específicas según la deudora o acreedora por el contrario respectiva.

Las cuentas de orden no pueden empelarse como sustituto para omitir el registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las normas técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones.

2.- DEFINA EL TRATADO DE PARTIDA DOBLE Y MEDIANTE UN EJERCICIO DE CUENTAS T, DEMUESTRE CÓMO AUMENTAN O DISMINUYEN LAS CUENTAS PARA EL ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO, INGRESOS, GASTOS Y PARA CUENTAS DE COSTOS DE VENTAS.

EL PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE: Consiste en la realización de la operación mercantil afectando en cada una de ellas por los menos dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita, teniendo en cuenta en cualquier registro contable la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, este hecho se conoce como el principio de la partida doble.

Débitos: Es el registro de un aumento en una cuenta del activo y de un aumento en una cuenta de gastos. Así mismo es la disminución en una cuenta del pasivo o del patrimonio.

Crédito: Es el registro de un aumento en una cuenta de naturaleza pasiva o de patrimonio, como el registro de un aumento en una cuenta de ingresos. De la misma manera es la disminución en una cuenta de ingresos.

CUENTAS PARA EL ACTIVO

La empresa tenía en su cuenta un saldo de $500 pesos y hace una consignación en efectivo en la cuenta bancaria por valor de $14.750.215 pesos.

CUENTAS PARA EL PASIVO

La empresa adquiere una obligación crediticia por valor de $ 2.750.000 con el Banco Santander, y se paga al mes siguiente la totalidad del crédito y además la empresa tenía una nota débito por $ 50.

CUENTAS PARA EL PATRIMONIO:

La sociedad Bavaria Ltda se constituyó por un capital autorizado de $20.000.000 valor recaudao con cargo a la subcuenta 3105

CUENTAS PARA LOS INGRESOS:

La empresa vendió 1000 cajas de cerveza por valor de $15.000.000, de las cuales le fueron devueltas 500 cajas, por valor de $7.500.000,oo.

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL MENOR

CUENTAS PARA LOS GASTOS:

La empresa pagó la suma de $35.000.000 por concepto de nómina mensual, debiendo el pago de honorarios por comisiones por ventas de $7.500.000, que fueron cancelados al final del ejercicio.

CUENTAS PARA LOS COSTOS DE VENTAS:

La empresa produce libros escolares e invirtió por costo de producción la suma de $ 2.000.000

3.- ELABORE 5 REGISTROS SIMPLES Y CINCO REGISTROS COMPUESTOS.

REGISTROS SIMPLES

La empresa consigna en efectivo en su cuenta del BBVA plaza de Bolívar, POR VALOR DE $2.750.000.

La empresa consigna un cheque de su cuenta BBVA la suma de 1500.000 a su cuenta del Banco Santander.

2105 OBLIGACIONES FINANCIERAS BANCOS NACIONALES

La empresa solicitó un crédito por la suma de $ 2.750.500, y le fueron desembolsados.

3105 APORTES SOCIALES La empresa recaudó la suma de 200.000.000 por concepto de capital social.

4135 INGRESOS OPERACIONALES COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR.

La empresa por valor de venta de mercancía recibió la suma de $500.000.000 y le devolvieron mercancía por valor de $ 250.000.000

4155 INGRESOS OPERACIONALES COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR.

REGISTROS COMPUESTOS:

a.- Se compra una máquina guadaña por valor de $3.500.000, se paga el 50 de contado y el 50 por ciento a crédito.

b.- Se compra un vehículo por valor de $ 50.000.000, se paga el 50% EN EFECTIVO, y el saldo se paga con la entrega de un lote de terreno por ese valor.

c.- La empresa vende la suma de $600.000, recibe como pago el 50 por ciento, y el resto se lo devuelven en mercancía porque no alcanzan a pagárselo.

d.- A la empresa se la causa la suma de $50.000 por intereses corriente, recibe el pago del 30% y el resto le solicitan un plazo de seis meses para pagarlo.

e.- A los empleados hay que pagarles la suma de 25.000.000 por salarios, se les pagó la suma de 15.000.000, y el resto se les pago con productos del inventario.

4.- MEDIANTE UN EJERCICIO PRÁCTICO APLIQUE LA ECUACIÓN CONTABLE

Es el equilibrio que debe existir en los registros contables, que se constituye en la representación de la situación financiera del ente económico, teniendo en cuenta los recursos y propiedades con los que la empresa realiza sus actividades, las obligaciones con terceros y la participación de los dueños.

LA ECUACIÓN CONTABLE:

ACTIVO= PASIVO mas PATRIMONIO

PATRIMONIO= ACTIVO menos PASIVO

PASIVO=ACTIVO menos PATRIMONIO.

EJERCICIO: Inversiones LA CATLEYA tiene un efectivo en Caja de 15.000.000, un disponible en bancos de 5.000.000, 5.000.000 en equipos de oficina, cuentas por cobrar de 10.000.000, 15.000.000 en terrenos y edificios, 10.000.000 de cuentas por pagar a proveedores, 20.000.000 de obligaciones financieras con bancos nacionales. Explique la ecuación contable.

5.- ELABORE UN EJERCICIO, CON SEIS TRANSACCIONES AL CUAL LE APLIQUE LOS SISTEMAS UEPS, PEPS Y PROMEDIO PONDERADO, DESARROLLANDOLO CON EL CROQUIS DE LA TARJETA KARDEX.

-SISTEMA PEPS:

La COMERCIALIZADORA EL TREBOL, suministra la siguiente información:

Inventario inicial al 01 de enero del año 1, producto A, 1200 unidades a $4500 Inventario cada uno.

Durante el mes de febrero realiza las siguientes transacciones:

Compras:

Febrero 03 450 unidades a $4.890 cada uno

Febrero 09 600 unidades a $4950 cada uno

Febrero 15 540 unidades a $ 5.010 cada una

Febrero 20 360 unidades a $ 5.100 cada uno.

VENTAS:

Febrero 7 450 unidades a $ 8.100 cada uno

Febrero 14 750 unidades a $ 5.100 cada uno

Febrero 19 450 unidades a % 8.400 cada uno.

TARJETA KARDEX METODO PEPS:

-SISTEMA UEPS:

La COMERCIALIZADORA DEL CARIBE, suministra la siguiente información:

Inventario inicial al 01 de enero del año 1, producto A, 1200 unidades a $4500 Inventario cada uno.

Durante el mes de febrero realiza las siguientes transacciones:

Compras:

Febrero 03 450 unidades a $4.890 cada uno

Febrero 09 600 unidades a $4950 cada uno

Febrero 15 540 unidades a $ 5.010 cada una

Febrero 20 360 unidades a $ 5.100 cada uno.

VENTAS:

Febrero 7 450 unidades a $ 8.100 cada uno

Febrero 14 750 unidades a $ 5.100 cada uno

Febrero 19 450 unidades a % 8.400 cada uno.

TARJETA KARDEX METODO UEPS:

METODO DEL PROMEDIO PONDERADO:

La COMERCIALIZADORA DEL AMOZANONAS, suministra la siguiente información:

Inventario inicial al 01 de enero del año 1, producto A, 1200 unidades a $4500 Inventario cada uno.

Durante el mes de febrero realiza las siguientes transacciones:

Compras:

Febrero 03 450 unidades a $4.890 cada uno

Febrero 09 600 unidades a $4950 cada uno

Febrero 15 540 unidades a $ 5.010 cada una

Febrero 20 360 unidades a $ 5.100 cada uno.

VENTAS:

Febrero 7 450 unidades a $ 8.100 cada uno

Febrero 14 750 unidades a $ 5.100 cada uno

Febrero 19 450 unidades a % 8.400 cada uno.

TARJETA KARDEX METODO PROMEDIO PONDERADO:

Autor:

Inocencio Meléndez Julio

Magíster en Administración

Magíster en Derecho

Doctorando en Derecho Patrimonial: La Contratación Contemporánea.