Sistema informático para apoyar la gestión de la calidad del proceso de posgrado

Resumen

Dentro de los procesos formativos de pertinencia e impacto que dan respuesta a demandas sociales se encuentra el proceso de posgrado, que tiene como función la superación permanente de los profesionales en acción. Esta investigación tiene dos propósitos fundamentales. Primero, analizar la gestión de este proceso centrando la mayor atención a la gestión de la calidad del posgrado que se ha convertido en una condición indispensable para toda estrategia dirigida al éxito de las instituciones. Y segundo, diseñar un sistema informático que permita la obtención de los indicadores de calidad y la comparación con los criterios de medidas que son definidos anualmente en la proyección estratégica de la universidad. Con la herramienta que se diseña se pueden obtener reportes y realizar análisis histórico de un gran cúmulo de información almacenada, se apoya la gestión de la calidad del proceso de posgrado, posibilitando una toma de decisiones oportuna y acertada.

PALABRAS CLAVE

Gestión, calidad, posgrado, indicadores, almacén de datos

COMPUTER SYSTEM TO SUPPORT QUALITY MANAGEMENT PROCESS GRADUATE STUDIES

ABSTRACT

Within the learning processes of relevance and impact that respond to social demands is the process of graduate whose function is constant improvement of the professionals in action. This research has two main purposes. First, analyzing the management process focusing greater attention to quality management graduate has become a prerequisite for any strategy to successful institutions. Second, to design a computer system that allows the collection of quality indicators and comparison criteria measures are defined annually in the strategic projection of the university. With the tool can be designed to obtain reports and perform historical analysis of a large body of stored information, supports the management of the quality of the graduate, enabling a timely and successful decision-making.

KEYWORDS

Management, quality, graduate studies, indicators, data warehouse

Introducción

Dentro de la misión de la universidad está, a partir de sus actividades de posgrado, el irradiar conocimiento a todo el territorio en el que se encuentre ubicada. Esto define los indicadores de pertinencia e impacto que ha de tener la actividad académica desarrollada desde las aulas en la transformación social de la región. La universidad ha de brindar la capacitación oportuna, adecuada y concreta que permita a los graduados que participan de los procesos de posgrado, realizar una actividad profesional consciente. De ahí que los indicadores anteriormente referidos, dan cuenta del actuar protagónico de los egresados a través de su actividad de posgrado, en el desarrollo social.

El posgrado es un proceso que involucra producción, transferencia, adaptación, diseminación y aplicación de conocimientos. Por ello la actividad de postgrado está –o debe estar- profundamente articulada a los sistemas de innovación, ciencia y tecnología en cualquier país y debe ser atendido como una de las variables que definen el éxito de estos últimos.[1]

El proceso de formación de posgrado tiene como función la superación permanente de los profesionales en acción. Dentro de las formas organizativas actuales de la actividad de posgrado se incluyen cursos, diplomados, maestrías y doctorados. En este ámbito las esferas de desempeño docente, investigativa, de aplicación tecnológica y el ejercicio especializado de una profesión son, lógicamente, más relevantes que en el proceso de formación de pregrado. De ahí que autores como Víctor Cruz la conciban como una formación de nivel avanzado.[2]

Como se ha afirmado anteriormente, es un proceso formativo que da respuesta a demandas sociales, de manera que su pertinencia está dada por la respuesta que dan las actividades de posgrado a las necesidades de desarrollo económico y social del territorio y del país. Exigiendo "un diálogo interactivo permanente"[3] entre las universidades y las empresas de producción y servicios. Mientras que el impacto es una consecuencia planificada de los resultados alcanzados.

En el programa de posgrado se debe concebir de qué forma se espera impactar en los profesionales, en su desempeño y en las situaciones socio – profesionales en las que ellos se implican, dando respuestas apropiadas, en todos los sentidos: académico, científico, tecnológico, social y económico.

En esta investigación se asumen algunas consideraciones aportadas por el Dr. Alejandro Estrabao et al en Gestión de procesos universitarios. Allí se define la gestión como: el proceso que se desarrolla a través del amplio sistema de relaciones e interacciones de carácter social que se establecen entre los sujetos implicados en el mismo, dirigido a crear, desarrollar y preservar, en un clima social adecuado, el talento humano, competente y motivado que desempeñe con pertinencia, impacto y optimización sus procesos para alcanzar los objetivos de la organización.[4]

La gestión del proceso de posgrado se define a su vez mediante dos dimensiones: la gestión académica y la gestión de la calidad. La gestión académica se tiene que complementar permanentemente con la gestión de la calidad para lograr la pertinencia e impacto, así como la optimización de los recursos intelectuales y materiales.

Se especifica la gestión académica como el proceso que lleva a cabo el personal docente y que se desarrolla a través de relaciones de colaboración (entre sujetos e instituciones), para asegurar mediante la planificación, organización, ejecución y control, el desarrollo exitoso de las actividades propias del proceso formativo.[5]

Un concepto muy difundido sobre calidad aplicado a actividades de posgrado es el planteado por Valerino y Yáber donde la establecen como "la cantidad, grado y oportunidad en que el resultado o producto satisface la necesidad de los usuarios".[6] La calidad interactúa ampliamente con la productividad, la eficiencia, eficacia, impacto y pertinencia del posgrado. Por lo que constituye un elemento indispensable a la hora de tomar decisiones sobre la elección de la institución.

La gestión de la calidad es un proceso que implica planificar según las políticas, los procedimientos, planes, programas e indicadores previamente conciliados; asegurar y controlar lo planificado, medir y mejorar estableciendo metas ascendentes, siendo los indicadores los descriptores de los avances o retrocesos obtenidos.[7]

Desarrollo

Gestión académica del proceso de posgrado

La gestión académica permite que las actividades de posgrado se diseñen y ejecuten de acuerdo a las necesidades que le dieron lugar. Se realiza mediante las categorías didácticas que le dan el sentido formativo al proceso, y participan todos los sujetos involucrados: profesores, estudiantes, directivos y todos cuantos contraigan algún compromiso con los objetivos trazados a nivel de institución.

El alcance de las actividades de posgrado debe determinarse de acuerdo a los objetivos que la precisan, que expresan las necesidades sociales y productivas a las que se les dan solución. Se especifican los aprendizajes que deben alcanzar los egresados, en dependencia de la forma organizativa que se trate, precisando el contenido que se abarca.

El contenido como expresión de los conocimientos, habilidades y valores, deben estar en correspondencia a las respuestas que da el profesional a los problemas de su esfera de competencia. Por otro lado, la estructura temática es la organización que se le da al programa de posgrado, en dependencia del tiempo y de los objetivos y debe diseñarse de forma coherente.

La estructura metodológica está dada por el conjunto de actividades que desarrollan profesores y estudiantes en plena interacción con el propósito de lograr los objetivos previstos y que deben aprovechar tanto las actividades presenciales como las de trabajo independiente y en equipo para lograr incentivar el autoestudio, y permitir que los estudiantes de posgrado sean capaces de aprender con autonomía.

La evaluación de las actividades de posgrado debe estar en correspondencia con el resto de sus cualidades (pertinencia, alcances, actualidad, desempeño profesional, compromiso social, coherencia y autonomía), para que se comprueben los aprendizajes previstos en el programa.

Por tanto, al concebir el programa de posgrado se deben incluir los factores de pertinencia, que se completan con la precisión de sus alcances, que a su vez, deben ser didácticamente precisados en el objetivo general del programa. El objetivo general, conduce directamente a los contenidos, los cuales deben ser consecuentes con la identificación de los desempeños profesionales a lograr, la actualización de los conocimientos y el compromiso profesional que se refuerza a través de los valores que el posgrado fomenta. Se obtiene identificando los nichos de conocimiento que se requieren para dar respuesta a los problemas del territorio.

Es imprescindible que el conocimiento adquirido en el proceso de enseñanza aprendizaje del posgrado se materialice, fructifique y consolide, a través de las transformaciones que sus actores (los graduados), puedan ejercer en el medio que los circunda y que permita elevar el rendimiento productivo y las habilidades profesionales en cada uno de los escenarios en que participan.

Por su parte la estructura del programa se expresa en dos dimensiones, por un lado, la estructura temática que garantiza la coherencia del mismo y por otra parte, la estructura metodológica que apunta a que los estudiantes de posgrado reafirmen sus atributos de autonomía y colaboración, tal y como las exigencias del desarrollo profesional demandan.

La enseñanza de posgrado consolida aspectos teóricos y prácticos que complementa la enseñanza de pregrado y le permite entonces enfrentar nuevos retos profesionales como es la maestría (grado académico) o alcanzar un grado científico (doctorado).

La universidad ha de ser emprendida como la mayor y principal proveedora de oportunidades de aprendizaje y de generación de nuevos conocimientos al más alto nivel científico, capaz de incrementar el impacto social de la actividad de investigación – desarrollo – innovación y extensión que acomete, vinculada a la sociedad, aprendiendo de ella y creciéndose para influir en su perfeccionamiento y transformación.[8]

Gestión de la calidad del proceso de posgrado

En la actualidad, la educación de posgrado debe dar respuestas a necesidades impuestas por el aumento considerable de las matrículas, mayor nivel de compromiso social de los profesionales, mayor presencia de la innovación y la creación de conocimientos en las soluciones a esos problemas. Estos factores, y otros, marcan un considerable reto a las instituciones de educación superior en relación con la calidad del posgrado y particularmente con su gestión.

Como ya se ha reconocido, la enseñanza de posgrado debe responder a los intereses del entorno en que se desempeña el graduado universitario, debiendo considerarse una estructura metodológica y formativa que le permitan poder enfrentar soluciones que surgen en el quehacer productivo y social, el cual abarca la esfera de influencias del graduado universitario. Es decir, entre más cercanas sean la estructura metodológica y los contenidos que abarque la enseñanza de posgrado a las necesidades de un territorio o del país, más efectiva será la calidad de la enseñanza de posgrado.

Para poder evaluar la calidad del proceso formativo de posgrado, como parte de la gestión universitaria, se hace necesario establecer un conjunto de indicadores, que no son más que la expresión de los aspectos esenciales que definen el desarrollo del proceso, y de esa forma poderlo administrar para dar una respuesta eficiente, efectiva y eficaz a las necesidades detectadas.

Sin embargo, para poder gestionar la calidad es necesario evaluar cuantitativamente esos indicadores, y se establecen los criterios de medida, que resultan instrumentos que permiten capturar la información acerca de si realmente se ha cumplido con la proyección del posgrado.

Esta investigación se lleva a cabo en la Universidad de Oriente, donde los indicadores fundamentales son mostrados en la Tabla 1, acompañados de los criterios de medida que han sido definidos en la proyección estratégica de dicha universidad para el año 2015 y garantizan poder evaluar oportunamente el cumplimiento de cada uno de ellos.

Tabla 1. Indicadores y criterios de medida del proceso de posgrado de la Universidad de Oriente

Para la obtención de los indicadores anteriores se hace necesario:

• Conocer la cantidad de graduados, cantidad de participantes y porcentaje de graduados respecto a los participantes, según el sexo, ocupación, profesión, grupo de edades, cargo, cuadro, país, centro de trabajo, organismo, tipo de posgrado, actividad de posgrado, año y mes.

• Conocer la cantidad de participantes, cantidad de graduados, necesidades concertadas, así como el porcentaje de participantes y graduados respecto a las necesidades, según el tipo de posgrado de que se trate, el centro de trabajo y organismo al que pertenecen, la temática y el año de ejecución.

• Conocer la cantidad de entidades con actividades concertadas y el porcentaje de esta cantidad respecto al total de entidades del territorio, según el tipo de posgrado, actividad, año y mes.

• Conocer la cantidad de programas de maestrías y doctorados que se acreditan, la cantidad que son de excelencia y el porcentaje de estas cantidades respecto al total de programas, según el centro de origen, tipo de posgrado y año.

Como se puede apreciar, para la obtención de esos indicadores hay que manejar un gran cúmulo de datos y es necesario acceder a información archivada en años anteriores. Si este proceso se realiza manualmente resulta muy engorroso y se consume una cantidad de tiempo considerable.

El proceso de gestión de la calidad debe ser perfeccionado, con un flujo de información más oportuno, confiable y de fácil interacción entre los gestores a los diferentes niveles institucionales, con lo cual se permita cumplir satisfactoriamente los objetivos de la universidad: elevar la formación integral de profesores y adiestrados, satisfacer las necesidades de capacitación a los profesionales del territorio y lograr impacto en el desarrollo local tanto en lo económico como en lo social.

La herramienta que se desarrolla optimiza el proceso de manejo de la información que se utiliza en la gestión de la calidad del proceso de posgrado en la Universidad de Oriente; a través de ella se evalúa el comportamiento de cada uno de los indicadores clave. Arroja el valor cuantitativo de estos y realiza la comparación con valores definidos que garantizan la toma de decisiones apropiadas, según los resultados alcanzados, con lo cual se contribuye a la mejoría de la calidad de la actividad de posgrado.

Diseño del sistema informático

Actualmente en la Universidad de Oriente se cuenta con un sistema informático de gestión del proceso de posgrado, que por su naturaleza, es incapaz de posibilitarle al cliente realizar consultas eficientes sobre la información relativa a las actividades de posgrado, generar reportes con los indicadores de calidad relevantes y acceder a la información que se tiene archivada tanto de meses como de años anteriores.

Para apoyar la gestión de la calidad del proceso de posgrado, se diseña un sistema informático que permita la obtención y análisis de cada uno de los indicadores clave, arrojar el valor cuantitativo de estos y realizar la comparación con valores definidos que garantizan la toma de decisiones apropiadas según los resultados alcanzados, contribuyendo a la mejoría de la calidad del proceso de posgrado.

Para lograr lo anteriormente mencionado es necesario tramitar datos guardados en diversos formatos (ficheros Excel y base de datos relacional), para luego depurarlos, integrarlos y almacenarlos en un solo destino que constituye el almacén de datos o data warehouse (DW). Esto permitirá su posterior acceso para el análisis y correspondiente explotación. El procedimiento que satisface estas necesidades lleva por nombre Data Warehousing.

Un almacén de datos es diseñado con un objetivo de explotación distinto al de las bases de datos de los sistemas operacionales. El primero es una base de datos orientada al análisis, y el segundo es una base de datos orientada al proceso. El almacén es una base de datos multidimensional que se diseña para consultar eficientemente la información relativa a las actividades básicas de la organización y no para soportar los procesos que se realizan en ella.

El objetivo del almacén de datos es asistir al usuario en el entendimiento del pasado y contar con los elementos para la planeación del futuro. Esta herramienta es actualmente el centro de atención de las grandes instituciones, porque proveen un ambiente para que las organizaciones hagan un mejor uso de la información que está siendo registrada por las diversas aplicaciones operacionales.[9]

Los almacenes de datos están formados por tablas de dimensiones y tablas de hechos. Las primeras representan los aspectos relevantes, mediante los cuales el usuario podrá filtrar y manejar la información almacenada en las tablas de hechos. Y las segundas contienen los hechos que serán utilizados por los analistas para apoyar el proceso de toma de decisiones. Los hechos son gestionados con el propósito de que se construyan indicadores basados en ellos, a través de la creación de un cubo multidimensional.

Para la elaboración del sistema informático o almacén de datos se utilizó la metodología Hefesto. Es una metodología propia, cuya propuesta está fundamentada en una muy amplia investigación, comparación de metodologías existentes y experiencias en procesos de confección de almacenes de datos[10]

La metodología propone empezar recolectando las necesidades de información de los usuarios y obtener las preguntas clave del negocio. Luego, se deben identificar los indicadores resultantes y sus respectivas perspectivas de análisis, mediante los cuales se construirá el modelo conceptual de datos del DW.

Después, se analizan los OLTP (On Line Transaction Processing) para determinar cómo se construirán los indicadores, señalar las correspondencias con los datos fuentes y para seleccionar los campos de estudio de cada perspectiva.

Luego, se pasará a la construcción del modelo lógico del depósito, en donde se establece cual es el tipo de esquema que se implementará. Seguidamente, se confeccionan las tablas de dimensiones y las tablas de hechos, para luego efectuar sus respectivas uniones.

Y por último, se definen los procesos de extracción, transformación y carga de los datos fuentes, que poblarán y actualizarán el DW.

Existen diferentes esquemas para modelar un almacén de datos. Estos son: estrella, copo de nieve y constelación. Para modelar el almacén se utilizó la variante esquema en constelación, por ser la que mejor se ajusta a la solución de la problemática.

Los esquemas en constelación están formados por una tabla de hechos principal y por una o más tablas de hechos auxiliares, las cuales pueden ser sumarizaciones de la principal. Dichas tablas yacen en el centro del modelo y están relacionadas con sus respectivas tablas de dimensiones.

No es necesario que las diferentes tablas de hechos compartan las mismas tablas de dimensiones, ya que, las tablas de hechos auxiliares pueden vincularse con solo algunas de las tablas de dimensiones asignadas a la tabla de hechos principal, y también pueden hacerlo con nuevas tablas de dimensiones.

Su diseño y cualidades son muy similares a las del esquema en estrella, pero posee una serie de diferencias con el mismo, que son precisamente las que lo destacan y caracterizan. Entre ellas se pueden mencionar: permite tener más de una tabla de hechos, por lo cual se podrán analizar más aspectos, contribuye a la reutilización de las tablas de dimensiones, ya que una misma tabla de dimensión puede utilizarse para varias tablas de hechos.

El almacén de datos diseñado consta de una tabla de hechos principal y tres tablas de hechos auxiliares que se relacionan con sus respectivas tablas de dimensiones. En Figura 1 se puede apreciar el modelo del almacén diseñado. Los nombres de las tablas comienzan con la letra d y h. Las que empiezan con d se refieren a las tablas de dimensiones y las otras son las tablas de hechos.

Figura 1. Modelo Lógico del Almacén de Datos

Para emigrar los datos desde el sistema fuente al almacén de datos, se realiza el Proceso ETL (Extract, Transform y Load). La extracción se desarrolla a partir de la recolección de los datos de las fuentes de origen a partir de consultas en la herramienta Kettle. Una vez que son seleccionados y extraídos, se guardan en un almacenamiento intermedio. La transformación se lleva a cabo en la conversión de los datos inconsistentes en un conjunto de datos compatibles para que sean cargados en el almacén. Por último, en la carga, se guarda la estructura de datos del DW con aquellos datos transformados y que residen en el almacenamiento intermedio y datos que están en las fuentes origen y que tienen correspondencia directa con el depósito de datos. Este proceso se muestra en Fig. 2 que aparece a continuación.

Figura 2. Proceso ETL

Luego, se aplica el Proceso OLAP (On Line Analytic Processing) para conformar la estructura de un cubo multidimensional con el propósito de obtener una abstracción de la base de datos multidimensional y el usuario pueda entonces realizar las consultas según los indicadores que desee analizar.

Se utiliza la herramienta Pentaho Schema Workbench para la creación de los cubos, que son utilizados por JPivot y Pentaho Report para visualizar los indicadores y dimensiones que forman el almacén y para establecer la comparación con los valores de calidad.

Conclusiones

La herramienta que se desarrolla optimiza el proceso de manejo de la información que se utiliza en la gestión de la calidad del proceso de posgrado en la Universidad de Oriente; a través de ella se evalúa el comportamiento de cada uno de los indicadores clave. Arroja el valor cuantitativo de estos y realiza la comparación con valores definidos que posibilitan la toma de decisiones apropiadas, según los resultados alcanzados, con lo cual se contribuye a la mejoría de la calidad de la actividad de posgrado.

De ahí que el proceso de gestión se puede perfeccionar, con un flujo de información más oportuno, confiable y de fácil interacción entre los gestores a los diferentes niveles institucionales, todo lo cual permite cumplir satisfactoriamente los objetivos de la universidad: elevar la formación integral de profesores y adiestrados, satisfacer las necesidades de capacitación a los profesionales del territorio y lograr impacto en el desarrollo local tanto en lo económico como en lo social.

Autor:

Ing. Yolanda María Pardo Llosas

Universidad de Oriente. Departamento de Ingeniería Informática. Ingeniera Informática.

Dra. C María Elena Pardo Gómez

Universidad de Oriente. Centro de Estudios de la Educación Superior Manuel F. Gran. Ingeniera en Control Automático.

Dra. C Silvia Cruz Baranda

Universidad de Oriente. Dirección de Posgrado. Arquitecta.

[1] N??ez Jover, J. (2002). Conocimiento de postgrado y sociedad. Reflexiones desde una teor?a del conocimiento socialmente significativo. Sinaloa, M?xico.

[2] Cruz, V. (2002). Modelos educativos del postgrado: una visi?n internacional. Sinaloa, M?xico.

[3] Castro Lamas, J. (2010) Fortalecimiento de los estudios de posgrado. Direcci?n de Educaci?n de Posgrado, MES, La Habana, Cuba. Material In?dito.

[4] Estrabao, A. y otros. (2012). Gesti?n de procesos universitarios. Saarbr?cken, Alemania. Editorial Acad?mica Espa?ola. P.20.

[5] Pardo, M. y Izquierdo, J. Curso sobre formaci?n virtual universitaria. [Conferencia].

[6] Y?ber, G. Y Mora, J. Gesti?n de calidad de programas de postgrado; estudio de casos. Disponible en: http://www. Gestuniv.com.ar/gu_08/v3n2a2.htm [Consultado el 14 de Diciembre de 2014].

[7] Cruz Baranda, S. y otros. (2012). La gesti?n del proceso de posgrado. Su integraci?n con el proceso de ciencia e innovaci?n. Santiago de Cuba.

[8] Bernaza, G. y Lee, F. (2002). El proceso de ense?anza aprendizaje en la educaci?n de postgrado: reflexiones, interrogantes y propuestas innovadoras. Sinaloa, M?xico. P.98.

[9] Ben?tez Cosme, D. (2013). Almac?n de Datos para la sala situacional en el Centro Provincial de Higiene y Epidemiolog?a en Santiago de Cuba. Tesis presentada en opci?n al t?tulo de Ingeniero Inform?tico. Santiago de Cuba.

[10] Bernabeu, R.(2009). Data Warehousing: Investigaci?n y Sistematizaci?n de Conceptos – HEFESTO: Metodolog?a propia para la Construcci?n de un Data Warehouse. C?rdoba, Argentina. Free Software Foundation.