Planeación de requerimientos de materiales. Planeación y control de la producción (página 2)

1. Cálculo de requerimientos netos

2. Definición de tamaño de lote

3. Desfase en el tiempo

4. Explosión de materiales

5. Iteración

A continuación se describe brevemente en qué consiste cada función:

1. Cálculo de requerimientos netos: El MRP considera los requerimientos brutos, obtenidos  el Plan Maestro De Producción (MPS por sus siglas en inglés) para los productos terminados, y los requerimientos obtenidos de Una corrida previa de MRP para los componentes. A ellos les esta el inventario disponible y cualquier trabajo en Proceso actualmente en piso. Así, el resultado es lo que realmente el sistema requiere producir y/o comprar Para satisfacer la demanda en el tiempo requerido. Un elemento muy común utilizado al momento de obtener Los requerimientos netos: es el considerar un inventario de seguridad para protegerse contra la variabilidad en la Demanda independiente, la cual no es controlable. Aunque puede parecer simple, las implicaciones son Grandes, pues se está fabricando algo que realmente no se sabe si se va a utilizar o no. En sí, lo que se hace Es engañar al sistema con una demanda adicional inexistente para mantener dicho inventario de seguridad. Aunque esto suena lógico y está incluido en cualquier sistema MRP, rompe con el fundamento de la Metodología al involucrar Elementos estadísticos y de inventarios en  un sistema que pretende ser libre de ellos.

2. Definición de tamaño de lote: El objetivo de esta función es agrupar los requerimientos netos en lotes

Económicamente eficientes para la planta o el proveedor. Algunas de las reglas y algoritmos que se utilizan para Definir lotes son:

a. Lote por lote: cada requerimiento neto es un lote.

b. Periodo de orden fijo (fixed order period-FOP): agrupa los requerimientos de un periodo fijo 

(Hay que definir dicho periodo). 

c. Cantidad fija: utiliza EOQ o alguna variación del modelo para calcular un lote óptimo y ajustar los

Requerimientos netos a dicho lote.

d. Otros: Algunos métodos son el Wagner-Whitin sin embargo no es nuestro objetivo explicarlos. 

3. Desfase en el tiempo: Consiste en desfasar los requerimientos partiendo de su fecha de entrega, utilizando

leadtimes fijos para determinar su fecha de inicio. Como veremos más adelante, este es uno de los problemas

de fondo del MRP y que pone en duda la universalidad profesada por sus precursores. 

4. Explosión de materiales: Es la parte estructural del MRP que ejecuta su concepto fundamental: ligar la

Demanda dependiente con la independiente. Esto lo hace por medio de la lista de materiales de cada producto

Terminado, por medio de la cual todos los componentes de un artículo se relacionan en un orden lógico de

Ensamble para formar un producto terminado. Así, cada requerimiento neto de un artículo de alto nivel genera

Requerimientos brutos para componentes de más bajo nivel.

5. Iteración: Consiste en repetir los cuatro primeros pasos para cada nivel de la lista de materiales hasta

Obtener los requerimientos de cada artículo y componente. Al ejecutar el algoritmo, es decir, las cinco

Funcionalidades descritas, el MRP genera tres tipos de documentos de salida o outputs: 

Órdenes planeadas: Son las órdenes de trabajo o de compras obtenidas a partir de los cálculos del MRP.

Normalmente, una orden incluirá componentes de varios pedidos o requerimientos, correspondientes a varios clientes.

Noticias de cambio: Indican cambios en las especificaciones de trabajos existentes, ya sea en cantidad o tiempo.

Noticias de excepción: Indican cuando hay requerimientos que no se pueden cumplir, pues necesitaban haberse iniciado a procesar en el pasado. El planeador de producción debe tomar decisiones sobre estos Requerimientos con el objetivo de expeditarlos o negociar las fechas compromiso con el cliente. Lo descrito en esta sección es un breve resumen de lo que sí hace el MRP. Aunque puede haber funcionalidades adicionales, el concepto básico y la lógica del sistema se basan en estas cinco funcionalidades y los tres outputs descritos. A continuación se describe lo que no hace el MRP, es decir, sus principales problemas.

Los problemas del MRP

Las deficiencias del MRP pueden crear la toma de decisiones errónea de manera sistemática, creando un ambiente de producción con altos inventarios fuera de control y un backlog extenso, ocasionando entregas tarde y  conflictos en el control de piso. Ahora bien, esto no necesariamente sucede en todos los ambientes ni en todos los sistemas de manufactura, sino sólo en aquéllos en los que se presentan las circunstancias que no Considera el MRP. Por lo tanto, es necesario conocer y entender en qué consisten los problemas y cómo se pueden identificar. El modelo básico sobre el cual está definido el algoritmo del MRP es el de una línea de ensamble con leadtimes fijos. Este gran supuesto conlleva tres grandes problemas:

1. Capacidad infinita: los leadtimes fijos considerados no se ven afectados por la carga actual de la línea de Producción, por lo que el MRP asume que no hay restricción de capacidad. En otras palabras, el MRP considera que se cuenta con una capacidad infinita de producción. En la actualidad existen módulos que trabajan en conjunto con el MRP para tratar de atacar este Ambos módulos buscan identificar problemas de capacidad y ofrecer alternativas de solución (retrasar o expeditar). Sin embargo, ambos procesos se corren una vez que los pedidos han sido capturados y que el back Log existe, es decir, no eliminan el problema desde su raíz y por lo tanto no ofrecen una solución sistemática.

2. Largos leadtimes planeados: El supuesto de leadtimes fijos, además de asumir capacidad finita, asume

También leadtimes constantes. Sin embargo, en la mayoría de los sistemas de manufactura esto no es cierto. Al contrario, los leadtimes son variables y presentan un comportamiento estocástico que en muchas ocasiones se puede caracterizar por medio de una variable aleatoria, es decir, se le puede estimar una media, una varianza y una  distribución de probabilidad. Sin embargo, el MRP no está diseñado, por obvias razones de cómputo, para trabajar con variables aleatorias, sino con números fijos. Como consecuencia, los planeadores normalmente asignan  leadtimes más largos para "cubrirse" contra cualquier retraso. Esta decisión ocasiona incremento en los niveles de inventario, pues una de las reglas básicas de manufactura es que a mayor leadtime, mayor inventario de seguridad. Además, al incrementar el leadtime se incrementa el inventario en proceso y se saturan los centros productivos, por lo que la capacidad de responder rápidamente a la demanda se pierde (en otras palabras, se inducen tiempos de ciclo mayores).

3. Nerviosismo en el sistema: Dada la estructura del algoritmo del MRP, es fácil inducir cambios drásticos con

Variaciones muy pequeñas en los requerimientos brutos. Por ejemplo, dada una corrida factible del MRP, si se

Modifica levemente la demanda, puede obtenerse un plan no factible. Este problema comúnmente se resuelve utilizando periodos congelados de planeación.

Conclusiones

A lo largo de este artículo se ha tratado de describir de manera objetiva las funcionalidades del MRP y sus

Problemas de fondo. Por lo tanto, al evaluar si el MRP es lo mejor para la planeación y control de su sistema de

Manufactura, considere lo siguiente: 

¿El proceso de producción se asemeja a una línea de ensamble? En la medida que cada componente provenga de un proceso de producción con considerable variabilidad, el modelo del MRP no será el más recomendable. 

¿Cómo se comporta la demanda de los artículos a administrar? El MRP, dados los problemas descritos, se aplica mejor a artículos con alto movimiento, alta frecuencia y baja variabilidad. Sin embargo, esta no es un condición suficiente, sino más bien una condición necesaria para que el MRP funcione adecuadamente.

¿Cómo se comportan los leadtimes de los procesos productivos y de los proveedores? Esta es una pregunta que muy pocas empresas pueden contestar. Es raro encontrar un gerente de logística, producción o abastecimientos que lleve un control estricto de los leadtimes de producción y de sus proveedores. Esto es desconcertante, pues como hemos visto, un leadtime controlado tiene implicaciones importantes en los inventarios y en la rapidez del sistema para reaccionar. Así que comience hoy a medir los leadtimes y verifique qué tan constantes y fijos son. Probablemente  se llevará una sorpresa y entenderá por qué su MRP no ha estado funcionando como esperaba.

¿La capacidad instalada es suficiente para atender la demanda? El MRP trabajará de manera adecuada y sin problemas siempre y cuando la capacidad instalada en su proceso restricción sea considerablemente mayor a la demanda que atiende. De lo contrario, se rompe el supuesto básico de capacidad infinita y los planes provenientes de un MRP difícilmente serán factibles en la realidad. Así que si su empresa está por implementar el MRP o ha operado con él por un tiempo y no ha tenido los resultados esperados, evalúe una vez más si es lo que su sistema de manufactura necesita para cumplir con las necesidades actuales del mercado. 

Administración de materiales

FUNDAMENTOS

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES.

Tema 1) Definición de Administración de Materiales

Podemos definir a la Administración de Materiales como un conjunto de técnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organización desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes.

2) Materiales o Inventarios

Cuando  nos referimos a "materiales" estamos hablando de los  siguientes

Productos:

1) Aquellos que la organización adquiere para ser procesados o transformados en el proceso productivo, es decir las materias primas.

2) Los que esta fabrica, es decir los productos terminados, y

3) Los productos que permanecen semi-elaborados (bien porque no pudieron ser terminados en la planta de producción o aquellos que intencionalmente se almacenan para ser acabados posteriormente (productos en proceso). De igual forma en el rubro de  "materiales"  se debe incluir aquellos productos que se utilizan en el mantenimiento de la maquinaria, equipos e instalaciones así como al conjunto de suministros que se utilizan para realizar los trabajos de orden administrativo. En este curso utilizaremos  como sinónimo de  materiales  el termino  inventarios. Normalmente los materiales o  inventarios están separados físicamente en diversos almacenes, a saber: Almacén de Materia Prima, Almacén de Productos Terminados, y Almacén de  Repuestos y Suministros, tal cual como describimos a los "materiales" anteriormente. En algunas empresas existen almacenes de productos semi-procesados, listos para ser finalizados según las necesidades de la organización.

Existen dos tipos especiales de inventarios que son:

1) Los inventarios de distribución, son  productos terminados que la organización mantiene en almacenes especiales, fuera de su planta de producción, para facilitar su colocación en el consumidor final. 

2) Inventarios en consignación, que son cantidades de productos terminados, que están en poder de un tercero y que este pone a la venta. Este tercero solamente cancela (paga) a la empresa dueña del inventario la  cantidad que vende del  producto. 

Resumiendo, cuando nos referimos a los inventarios de una empresa, entonces, estamos hablando de los productos que la empresa posee en diversas ocasiones.

Este curso esta enfocado hacia la "Administración de Inventarios", ya que no contempla algunos temas como por ejemplo, la Distribución Física que deben estudiarse en la "Administración de Materiales".

Notas: 

1) En la practica y en muchas publicaciones en español, un termino que se utiliza para referirse a los inventarios  es "Stock",  a pesar de su origen ingles.

2) Dos términos equivalentes para el vocablo "producto(s)" que utilizaremos en este curso serán: 'ítem(s)" y "renglón(es)" 

3) Problemática de los Inventarios.

Según su naturaleza o tipo, las empresas poseerán en diversas  proporciones los tipos de inventario antes señalados. Por ejemplo, una empresa fabricante de cerveza puede tener tan solo 20 o 30 productos en su inventario de materia prima, pero en cambio puede contar con  12 o 15 mil  renglones en su almacén de repuestos. O  empresas manufactureras puede poseer entre 400 y 500 ítems en su almacén de materia prima y entre 2500 y 3000 productos distintos  en su almacén de productos terminados. Una  empresa dedicada tan solo a la  distribución puede poseer miles de ítems en su almacén de distribución y miles de renglones en su almacén de repuestos y suministros. Es evidente que la tenencia de estos inventarios acarrea costos a la organización (costos de tenencia) veamos:

a) Es necesario poseer una lugar acondicionado para su resguardo (almacén).

El almacén genera costos relacionados con su funcionamiento: alquiler, electricidad, agua, suministros, etc.

b) El manejo de los materiales se efectúa con equipos especializados tales como: carretillas, montacargas, grúas, etc.

c) Es necesario contar con personal que se dedique únicamente a las labores inherentes del almacén: despacho y traslado de los productos, recepción de proveedores, etc.

d) Las organizaciones normalmente toman pólizas de seguros para asegurar las mercancías contra incendio, robo, terremotos, etc.

e) Existen perdidas por productos que se dañan, hurtos y  obsolescencia.

f) En ultimo lugar, y no por ello menos importante: el costo de oportunidad, es decir lo que la empresa deja de ganar por tener una cantidad de dinero inmovilizada en inventarios, cuando, por ejemplo, pudiera tener ese dinero invertido en productos, en un banco acreditando intereses. Por otra parte, la carencia de inventarios, en un momento determinado puede tener como consecuencia costos derivados de:

a) Pérdida de ventas por inexistencia de productos terminados.

b) Pérdida de clientes e imagen en  el mercado por la razón anterior.

c) Pérdidas ocasionadas por paradas de producción motivada a carencia de materias primas.

d) Pérdidas de lotes de producción por carencia de otro ítem  necesario para su fabricación.

e) Perdidas de producción en tiempo y materiales por inexistencia de repuestos. Por lo que, tanto los excesos de inventarios, que disparan o incrementan innecesariamente los  costos  de tenencia mencionados previamente y las deficiencias de inventario, también conocidas como stock-out, atentan contra un objetivo básico de la organización como lo es la maximización de las ganancias y  puede convertirse en un grave problema financiero para la empresa.

4) Objetivos de la Administración de Inventarios.

Dada la problemática que se presento anteriormente la Administración de Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes -potencialmente en conflicto-  objetivos:

Maximizar el servicio al cliente. 

Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción.

Minimizar la inversión en inventarios.

Tema 2 FILOSOFÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.

1) Introducción.

Anteriormente señalábamos que  la Administración de Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:

a) Maximizar el servicio al cliente. 

b) Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción.

c) Minimizar la inversión en inventarios.

También señalábamos que estos objetivos se encontraban potencialmente en conflicto. Un  ejemplo de este conflicto lo podemos ver en el ejemplo siguiente: Una manera de maximizar el servicio a los clientes, es decir satisfacer todos sus

Requerimientos de productos, es incrementar el tamaño de los inventarios de productos terminados. Aquí puede observarse que se consigue el objetivo "a"

Pero no se satisface el objetivo "c". No obstante existen maneras, probadas en la industria, de equilibrar

Dichos objetivos. Para lograrlo nos basaremos en la filosofía siguiente.

2) Filosofía para la Administración de Inventarios.

Como filosofía de trabajo para la administración de inventarios tendremos: Los  inventarios son  activos muy costosos que pueden ser reemplazados con un activo menos costoso llamado información. Para hacer esto la información debe ser exacta, confiable, consistente y debe estar disponible a

3) ¿Cuál es el significado práctico de esta Filosofía? Reemplazar  "inventarios" con  "información" significa efectuar un uso intensivo, pero adecuado de los sistemas de información para resolver la problemática que confrontan las organizaciones en el manejo de los inventarios. Se trata, fundamentalmente, pero no solamente ello, de instaurar un eficiente manejo de las transacciones y registros referentes al uso, consumo, movimientos, etc.  de los productos, de manera tal de obtener información que permita, entre otras cosas:

a) Comprar los ítems sólo cuando se requieran.

b) Adquirir solo las cantidades de productos necesarias.

Lo anteriormente planteado permite contestar las preguntas clásicas de la administración de inventarios como lo son: ¿Cuánto comprar? y ¿Cuándo comprar?

De igual forma por medio del procesamiento de estos y otros datos referentes a los ítems en inventario también podemos:

a) Efectuar pronósticos acertados de ventas y por ende producir solo las cantidades necesarias y en la oportunidad que estas se requieran.

b) Clasificar los productos según su importancia.

c) Evaluar permanentemente a los proveedores. Todo lo anteriormente señalado es posible ya que los sistemas de información

Integrados, que en la actualidad utilizan la mayoría de las organizaciones, cuentan con la capacidad de efectuar el procesamiento de los datos, relativos a los productos, y así mediante la aplicación  de modelos matemáticos, bien sea  Propios de la administración de inventarios o de modelos genéricos, proveer la información para la toma de decisiones, que permitan lograr los tres objetivos que se plantearon en la introducción de este documento. Como ejemplos de los modelos  matemáticos que están disponibles para ser utilizados en los sistemas de información, podríamos señalar:  

a) Un modelo de pronósticos utilizando el método de los mínimos cuadrados

(Modelo matemático general)

b) El calculo de el lote económico de compras, que es un modelo utilizado específicamente en la administración de inventarios (el  cual estudiaremos posteriormente) Por ultimo podemos mencionar que por medio del uso de los sistemas de

Información es posible, en cualquier momento dado, poseer la información actualizada sobre:

Transacciones de Inventario

Veamos algunos ejemplos para el  caso de cualquier ítem del almacén de materia prima

a) Que cantidades de producto se poseen y donde están ubicados (Existencia)

b) Cuales ítems y en que cantidad  están pedidos a los proveedores y en que fechas arribaran a la empresa. (Pedido)

c) Cuales y que cantidades de productos serán utilizados y para que serán utilizados (Comprometido)

d) Que cantidades de productos y cuando debemos despachar a nuestros clientes. (Vendido)

Tema 3 TRANSACCIONES Y REGISTROS DE INVENTARIOS

1) Introducción.

En la clase anterior hablamos de reemplazar  "inventarios" con  "información", decíamos que se trata de instaurar un eficiente manejo de las transacciones y registros referentes al uso, consumo, movimientos, etc.  de los productos, de manera tal de obtener información que permita, entre otras cosas:

a) Comprar los items cuando se requieran.

b) Adquirir sólo las cantidades de productos necesarias. En la presente clase estudiaremos con detalle las transacciones y registros de inventarios, con la finalidad de entender el impacto que ellos tienen en la  consecución de una adecuada respuesta a los objetivos arriba planteados.

2) Transacciones de Inventarios.

Podemos definir las transacciones de inventarios como aquellas operaciones o movimientos que incrementan o disminuyen la existencia de un producto en almacén. La figura 1 presenta algunas de estas transacciones 

Figura 1. Transacciones de Inventario

EXISTENCIA COMPRAS DEVOLUCIONES AJUSTES VENTAS APRODUCCIÓN COMPROMETIDO TRANSFERENCIAS

Veamos algunos ejemplos para el  caso de cualquier ítem del almacén de materia prima.

f) En un momento dado existe en almacén una cantidad Q0 del producto.

g) Ocurre un envío o salida del ítem hacia el área de producción de q

Unidades (con el objeto de fabricar un componente dado) Esto quiere decir que ahora están en almacén Q1=Q0-qa

h) Ingresan al almacén q

Unidades del producto, motivado a la recepción de una orden de compras. Entonces ahora hay: Q2=Q1+q bunidades.

i) Se realiza el envío de qc unidades al proveedor,  las cuales son devueltas ya que resultaron defectuosas. Ahora  en almacén permanecen Q3=Q2-qc unidades.

j) Se reciben q

Unidades del producto por una transferencia realizada desde otro almacén de la empresa. Esto quiere decir que la existencia en almacén es de Q

4=Q3+q d unidades. Como puede observarse, la realización de las diversas transacciones afecta el nivel de existencia del producto, haciendo que esta  aumente o disminuye según sea clase de operación que se efectúe. Ahora bien, normalmente en las empresas con un grado mediano de  organización, se genera en su sistema de información un documento (físico o Electrónico) en cada oportunidad  que se realiza una transacción de inventario, de forma tal de dejarla registrada o documentada. Estos documentos son parte de lo que denominaremos registros de inventarios.

2) Registros de Inventarios. Como mencionamos anteriormente, los registros de inventarios son aquellos documentos que reflejan las transacciones realizadas con los diversos renglones. También debemos incluir en esta categoría a los  documentos físicos o electrónicos que reflejan  las cantidades de productos que la empresa tiene disponible, comprometido, ordenado o en proceso. En un sistema de información los últimos  parámetros pueden encontrarse centralizados en lo que se denomina el archivo maestro de inventario. En el archivo maestro de inventario, entonces, podemos encontrar la información crítica sobre  un producto determinado. Algunos de los datos o parámetros que típicos de este archivo maestro son:

a) Código del producto.

b) Descripción del producto.

c) Unidad de medida del producto.

d) Cantidad en existencia.

e) Cantidad comprometida.

f) Política de notificación. (*)

g) Tamaño del lote (*)

h) Nivel de reorden (*)

i) Proveedor habitual.

j) Stock de reserva. (*)

k) Clasificación ABC, (*)

l) Cantidad ordenada, entre otros datos

Nota: (*) Estos parámetros serán estudiados posteriormente.

3) Transacciones y Registros: El problema de la concordancia.

Podemos concluir de los puntos analizados anteriormente, que una transacción de inventario genera un documento o registro, la cual a su vez actualiza otro registro que contiene un parámetro fundamental como lo es la cantidad en existencia de un producto. Podemos observar, entonces, que cada movimiento físico del Producto conlleva la realización de un movimiento lógico en el sistema.  Es necesario que todos los  movimientos físicos activen dichos   movimientos lógicos en el sistema  y  más aun  que estos  reflejen cabalmente lo ocurrido en el movimiento físico o transacción. Si esto no ocurre entonces los parámetros críticos del sistema, y especialmente el

Valor de la existencia, no reflejarán la realidad física del producto. Esto trae como consecuencia que la información para la  toma de decisiones este errada y por ende las decisiones que se realicen sobre el producto. En otras palabras es necesario que exista una concordancia total entre la transacción física y el registro que esta genere. Veamos dos casos que ilustren lo anteriormente planteado. Supongamos el caso de un  ítem de materia prima, del cual el archivo maestro de

Inventario (registro) señale que su existencia es  de 1500 unidades. Supongamos también que:

1) Cada vez que se compra el producto se compran  500 unidades (Lote de compras)

2) Se coloca, es decir, se solicita al proveedor,  una orden de compra cuando el nivel de la existencia del producto es igual

Caso 1

Digamos que en el almacén se recibe un pedido del producto, es decir la recepción de una orden de compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepción efectiva de las 500 unidades, es decir la transacción,  pero cuando se realiza el registro del ingreso del producto en el sistema, el operador, por un error humano, transcribe que se recibieron sólo  50 unidades. ¿Que sucederá?

Evidentemente, el sistema, en el archivo maestro indicará que hay en  existencia 1550 unidades (1500+50) del producto, cuando físicamente en el almacén hay 2000 unidades (1500+500). Podemos observar, entonces, que la empresa, y mas

Específicamente el gerente de inventario, tomará las próximas  decisiones referentes al renglón, considerando que hay en existencia 1550 unidades del producto (lo que le indica el sistema),  cuando en realidad se tienen 2000

Unidades, es decir habrá 450 unidades (2000-1550) que no son visibles para los efectos de toma de decisiones.

De aquí adelante, el valor de la existencia que señale el maestro de inventario nunca tendrá concordancia con la cantidad que físicamente existe en el almacén. Veamos: Supongamos que se realizan tres transacciones de salida: una de 200 unidades, otra de 300 unidades y otra de 400 unidades. Se realizan también,  correctamente, los distintos registros. Las cantidades en existencia que reflejara el maestro de inventarios

Al efectuar los tres registros, el sistema reflejará que hay en existencia  650 unidades, cuando en realidad existen 1100 unidades (650+450 no visible).  Adicionalmente, al realizarse el último registro, el sistema alertará que el nivel de la existencia está por debajo del nivel de reorden (800 unidades) y por lo tanto  se procederá a colocar  una orden de compra por 500 unidades (lote de compras).

Como podemos observar NO era necesario colocar esta orden de compras ya que en realidad existen 1100 unidades ya que las órdenes de compra deben colocarse cuando la existencia del producto es igual o menor  a 800 unidades. Esto causa, por lo tanto, que se generan una serie de costos innecesarios para la organización.

Caso 2

Suponga en el almacén se recibe un pedido del producto, es decir la recepción de una orden de compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepción efectiva de las 500 unidades, es decir la transacción,  pero al efectuar  el registro del ingreso en el sistema, el operador, por un descuido, realiza tal registro dos veces. Es decir efectúa un primer registro por 500 unidades y luego un segundo registro por 500 unidades más.  ¿Que sucederá?  En este caso, el sistema, en el archivo maestro, indicará que hay una  existencia de 2500 unidades del producto (1500+500+500), cuando físicamente en el almacén sólo hay  2000 unidades (1500+500). El gerente de inventario, tomará las próximas decisiones referentes al renglón considerando que hay en existencia 2500 unidades del producto (lo que le indica el sistema),  cuando en realidad posee 2000 unidades, es decir habrá 500 unidades (2500-2000) que aparecen adicionalmente para los efectos de toma de decisiones.

De aquí adelante el valor de la existencia que señale el maestro de inventario nunca tendrá concordancia con la cantidad que físicamente existe en el almacén. Veamos: Supongamos que se realizan cuatro transacciones de salida: una de 400 unidades, otra de 300 unidades, otra de 400 unidades y la ultima por 300. Se realizan también,  correctamente, los distintos registros. La cantidad en existencia que reflejara el maestro de inventarios (MI) será: Al terminar de efectuar los cuatro  registros, el sistema reflejara que hay en existencia  1100, cuando en realidad sólo existen 600 unidades (1100-500 unidades "adicionales").  Al ocurrir el último registro el sistema NO alertará que el nivel de la existencia está por debajo del nivel de reorden (800 unidades)  por lo tanto NO se tomará Ninguna decisión sobre colocar  una orden de compra. Como podemos observar este es el caso contrario al analizado  anteriormente, ya que ES  necesario colocar una orden de compra porque en el almacén en Realidad sólo hay 600 unidades y el punto (nivel) de reorden es de 800 unidades.  Esta situación, es decir la  presencia en los registros del sistema de información de una cantidad de unidades que efectivamente no existen (500 unidades) Desencadenará efectos indeseables en el área de manufactura. El  gerente o planificador  de producción  tomará decisiones de programar la fabricación de lotes de productos, del cual este renglón sea componente, en el entendido que existen 1100 unidades. Así, por ejemplo, si un cliente efectúa al departamento de ventas el pedido de un  Producto que requiere digamos de 1000 unidades del renglón en cuestión, el gerente de producción  comunicará al departamento de ventas que si se puede cumplir con este pedido, quien a su vez informará al cliente que puede contar con

la cantidad de producto solicitado,  cuando en realidad esto no es posible.  Por supuesto esto traerá como consecuencia que la organización, cuando detecte la deficiencia del ítem, deba contactar al proveedor del producto y colocar con carácter de urgencia una orden de compras, así como dar explicaciones al cliente sobre el retardo para entregar su pedido (Si es que el cliente no cancela la orden) Lo dos casos  anteriormente señalados muestran de manera gráfica sólo algunos problemas  que se presentan cuando no existe concordancia entre las transacciones de inventario y sus registros. No obstante pueden inferirse la naturaleza y efectos de los problemas que afrontará la organización cuando esta situación se presenta frecuentemente.

Enviado por:

Varios

Desarrollado y enviado por:

Profesor Leopoldo Colmenares