Procedimiento de auditoria a partir de la identificación de riesgos en los procesos (página 2)

Conformación del Expediente.

Terminado el borrador de informe, el auditor actuante inicia la organización del expediente auditoria, como continuidad del proceso.

En Cuba, el Decreto Ley 159, de 1995, establece: "La dirección o administración de todas las entidades estatales y las personas naturales y jurídicas del sector no estatal, están obligados a habilitar un Expediente Único que contenga, los informes donde se muestren los resultados de las auditorias, inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales, realizadas a la entidad".

Una vez terminada la Auditoria y después de confeccionado el informe correspondiente, los papeles de trabajo se organizan para ser registrados en el archivo permanente, y servirán para ser consultados en acciones futuras.

La preparación del expediente requiere una adecuada organización y ejecución de las diferentes acciones en cada uno de los procesos de la auditoria.

Después de arreglados anotados en el índice, los papeles de trabajo están listos para su almacenamiento. Un procedimiento satisfactorio de almacenamiento, es el que da protección contra azares, tales como, incendios, robos, y asegura que los papeles de trabajo puedan encontrarse rápidamente y consultarse cuando sea necesario.

Unos papeles de trabajo que no son accesibles, son, obviamente, de poca utilidad; por lo que el auditor, luego de terminado el proceso, puede destruir aquellos papeles de trabajo que no tengan ningún valor con relación al informe.

Por las características que poseen los expedientes de auditoria y la información variada que ellos almacenan, la manera en que estos deben ser archivados está sujeta a controversias, a continuación se muestra una de las variantes que se pueden utilizar para archivar los documentos siguiendo un orden, con el objetivo de uniformar y organizar la documentación lógica y funcionalmente.

• Carátula de identificación

• Índice

• Constancia de Entrega del informe final

• Copia del informe final

• Acta de Notificación Final de la auditoria

• Acta de información de la auditoria a los trabajadores, directivos y funcionarios

• Borrador del informe

• Orden de trabajo

• Carta de presentación

• Acta de Declaración de no Impedimentos

• Exploración

• Planeamiento

• Resultados de los trabajos de supervisión en el terreno y de mesa.

Archivar según la documentación acopiada en el curso de las comprobaciones e investigaciones realizadas, organizadas por cuentas y agrupadas por temas.

• Acta de Notificación y análisis parciales de deficiencias.

• Papeles de trabajo

• Acta de requerimiento

• Acta de ocupación documentos

• Acta de devolución de documentos ocupados

• Actas de declaración

• Balance General

• Estado de Resultado

• Estado de Costo de la producción y/o de la Mercancía Vendida

• Asientos de Ajustes

• Otros documentos

Los últimos pasos de una auditoria son los referidos a la reunión de información y análisis del informe final y, posteriormente, la confección del plan de medidas para erradicar las deficiencias detectadas.

Todos los documentos que conforman el expediente se numeran consecutivamente en cada hoja a partir del orden concebido en la hoja control de documentos del referido expediente. Los papeles constituidos por hojas columnares, se doblan de forma que resulte fácil su identificación.

Cada expediente tiene su tapa, la cual se titula en el centro superior: EXPEDIENTE DE AUDITORIA; en líneas subsiguientes y a varios espacios, se expone:

• Categoría.

• Número de la orden de trabajo

• Nombre de la entidad auditada.

• Organismo a la que está subordinada

• Tipo de auditoria.

• Fecha de inicio y terminación de la auditoria.

• Auditores participantes y sus cargos.

Los expedientes se controlan por medio del Registro de Acciones de Control ejecutadas, se archivan siguiendo el número de la orden de trabajo correspondiente, se conservan y custodian según lo establecido.

Si en el transcurso de dicho término no se ha ejecutado una nueva acción, los expedientes deben conservarse hasta que se ejecute otra. Los que por su clasificación requieran de una conservación especial, se archivan de acuerdo con lo establecido para cada caso, específicamente.

Este se clasifica según se catalogue la auditoria, de acuerdo con lo establecido en la Ley del Secreto Estatal y su reglamentación u otras disposiciones legales. La categoría o clasificación que se otorgue, se consigna en el margen superior derecho de la tapa de cada legajo, donde se debe consignar, además, el número del ejemplar y el número de cada hoja.

Todas las etapas de la auditoria están estrechamente relacionados con un proceso que implica dirigir los esfuerzos de los auditores involucrados, instruirlos, mantenerlos informados acerca de problemas significativos encontrados; además, conlleva revisar el trabajo realizado y proporcionar capacitación en el campo, el cual abordaremos en el epígrafe siguiente.

3.3.1 Supervisión.

Un proceso técnico sumamente importante involucrado en cualquiera de las etapas es la supervisión, el mismo consiste en dirigir y controlar la auditoria interna desde su inicio hasta la presentación del informe al nivel competente, implica determinar si se están alcanzando los objetivos previstos, y dirigir los esfuerzos de los auditores internos hacia su cumplimiento.

La supervisión debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo de auditoria y en proporción inversa a la experiencia, la preparación técnica y la capacidad profesional del auditor supervisado, evitando errores tales como:

• Omisión de las evidencias que soportan el desarrollo de cada uno de los procesos.

• Incumplimiento en la confección de los papeles de trabajo de la auditoria.

• Cumplimiento de tareas extemporáneas.

• Organización inadecuada del archivo de los papeles de trabajo.

• Imposibilidad de que un tercero compruebe el Informe y la correspondencia con los exámenes.

En caso de que la auditoria sea tan compleja que requiera los servicios de varios auditores, el supervisor establecerá una línea de mando con un auditor como supervisor, designando, para esa actividad, al de mayor experiencia y capacidad profesional.

Una supervisión adecuada debe asegurar que:

• Todos los miembros del grupo de auditoria hayan comprendido, de forma clara y satisfactoria, el plan de auditoria, y que no tengan impedimentos personales que limiten su participación en el trabajo.

• La auditoria se ejecuta de acuerdo con las normas de auditoria y las prácticas para esta actividad.

• Se le de cumplimiento al plan de auditoria elaborado al efecto y se apliquen los procedimientos previstos, considerando las modificaciones autorizadas.

• El trabajo realizado por el jefe de grupo sea revisado por el supervisor.

• Los papeles de trabajo contengan evidencias que sustenten adecuadamente las conclusiones, recomendaciones y opiniones, así como los señalamientos reflejados en el informe final.

La supervisión tiene normalmente dos niveles de ejecución: el que corresponde al que se realiza sistemáticamente por el jefe de grupo a medida que se avance en los distintos procesos de manera de garantizar que los papeles de trabajo sean legibles y comprensibles, y el que acomete el funcionario de la dirección designado como supervisor, dejando siempre marcas de su revisión en los papeles de trabajo y la emisión del modelo " Acta de supervisión ",la cual expresará las insuficiencias o fallas técnicas detectadas y las recomendaciones que de ellas se deriven.

Es cierto que, cuando la supervisión se realiza antes de la terminación de cualquier proceso, se contribuye a mejorar la calidad del próximo, si se cumplen las recomendaciones emitidas por el supervisor; no así cuando sólo se realiza al terminar la auditoria, el cumplimiento de cada una de las partes que integran el proceso, permitirá valorar el riesgo; estos se mencionan a continuación:

• Impedimentos de los auditores que limiten comprender de forma clara y precisa la etapa que se supervisa.

• Incumplimiento de las recomendaciones dejadas en supervisiones anteriores.

• Selección inadecuada del momento óptimo para la supervisión, según requerimientos de la auditoria y/o el auditor que realice el trabajo.

• Incapacidad del supervisor para valorar el desenvolvimiento de una actividad y/o auditoria.

Otros elementos de control de calidad que deben ser cuidadosamente protegidos en las funciones de auditoria son:

• El debido grado de independencia de los auditores.

• La debida asignación de los miembros del personal a los equipos de auditoria.

• Asegurar que el personal tenga el grado adecuado de educación y experiencia requeridas para cada tarea.

• Métodos que permitan a los auditores buscar la asistencia técnica, consejo y asesoría sobre contabilidad y auditoria a niveles de conocimiento más altos a través de personas con mayor competencia, juicio y autoridad.

Vital importancia reviste este proceso, pues constituye un aval confiable, para evaluar los resultados del trabajo del auditor, proceso no identificado como una de las etapas de la auditoria, pero que la autora considera imprescindible para corregir la formación y preparación profesional del auditor interno, del cual se derivan los siguientes objetivos:

• Evaluar el trabajo del personal que directamente labora en una auditoria, al concluir la misma.

• Identificar los puntos fuertes y débiles de los empleados, de manera que se pueden determinar las necesidades de formación y desarrollo de los mismos.

• Valorar profundamente y con justeza cada uno de los indicadores que se analizan.

• Considerar, de acuerdo con las debilidades y problemas existentes, las necesidades de superación, si el resultado de trabajo lo demuestra.

Esta evaluación se realiza:

• A los auditores actuantes, por el jefe de grupo.

• Al jefe de grupo, por el supervisor actuante.

• Al supervisor, por el jefe de la unidad organizativa.

Este proceso también está sujeto a riesgos, relacionados a continuación:

• Evaluación incorrecta.

• Evaluación injusta que influya negativamente en los resultados individuales.

• Incumplimiento de la evaluación, lo cual impide que el evaluado tome conciencia de las limitaciones que se le señalan.

Conclusiones

• La adecuada gestión de riesgos garantizará mejoras en la calidad de los procesos de la auditoria interna.

• La identificación de los riesgos está destinada a orientar la labor del auditor interno a determinar con mayor certeza las deficiencias que posee la organización, lo cual contribuye a la disminución de su impacto.

• La Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República, no ofrece una metodología que facilite la identificación de los riesgos para los directivos y auditores del sistema nacional.

• La auditoria interna debe ser concebida como una actividad preventiva, destinada a crear valor.

• El Procedimiento de General Aplicación constituye una herramienta, que le permita administrar a los profesionales de la actividad los riesgos vinculados a cada etapa, bajo la concepción de un proceso integrador.

Recomendaciones

• Se recomienda esta investigación como material de capacitación y herramienta de trabajo para los auditores del sistema.

Bibliografía

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• Blanco, E. L. El Control Interno en los sistemas informáticos de las pequeñas y medianas empresas. Revista Auditoría y Control (La Habana) Número especial. Noviembre 2003.

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• González, G. I. Resumen de la Primera Jornada de Control Interno. El Control Interno como profesión: Métodos y disciplinas. Disponible en: http://ocu.ucr.ac.cr/boletin 2-2002-artiulo6.htm 2002, entre otros que surgirán en el transcurso de la investigación.

• Torrente, T. y B. Chacón: El Control Interno. Un Instrumento eficaz para la administración, revista Auditoria y Control, no. 7, diciembre de 2002.

Autor:

Lic. Olaida H. León Smith

Auditor Principal. Dirección de Supervisión, Auditoria y Control. Ministerio de la Industria Sidero Mecánica y el Reciclaje.

Profesor Instructor. Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales. Departamento de Contabilidad y Finanzas. Universidad de Oriente.

Lic. Adrian León Galán

Auditor Principal. Dirección de Supervisión, Auditoria y Control. Ministerio de la Industria Sidero Mecánica y el Reciclaje.

Lic. Nancy Elvira Benítez Frías

Especialista en Gestión Económica.

Profesora Asistente. Universidad de las Ciencias de la Cultura Física y el Deporte. Universidad de Granma

[1] Capote C G. El Control Interno y el Control. Revista de Auditoria y Control. Número 7. La Habana. Cuba. 2000.

[2] Carmona M. El papel de la auditoria en los procesos de mejora continua de la gestión. Revista Auditoria y Control. Número 8. La Habana. Cuba. 2003. p.34

[3] Ministerio de Auditoria y Control. Resolución No 353. Metodología de Calificación de las Auditorias. Cuba 2008.