Capacitación 8ªSeleccionar Bloques de celdas
Escoger un conjunto de celdas
Podemos fácilmente seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre la celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratón nos movemos hacia la esquina opuesta.
Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas del teclado movernos a la última.
Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos movemos a la D5.
¿Qué hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?.
Por ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4
Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón.
Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el botón del ratón y nos movemos a D3
Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón.
SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS
Puede ser útil seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un mismo formato a todas las celdas
Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que designa la primera columna.
Capacitación 9ªIntroducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de Trabajo
En la hoja de cálculo podemos introducir texto, números y funciones.
Nos situamos marcando con el ratón por ejemplo en la celda A2 y escribimos PRESUPUESTO ANUAL.
Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el símbolo X que nos permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos equivocado o arrepentido.
Y aparece el símbolo para confirmar o introducir la información. Otra forma de confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro teclado.
REALIZAR CORRECCIONES
Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:
Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido en la parte superior.
Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de la celda.
Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado para realizar modificaciones.
Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que poner PRESUPUESTO MENSUAL
Capacitación 10ªNombrar celdas y rangos
Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a través de las columnas, las filas o manejando las celdas individualmente.
Pero Excel también tiene en los Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de información. La principal característica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que seria un conjunto de solo una celda.
¿Y por que es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no es mas que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo mentalmente en la hoja de calculo. Pero si la hoja es muy grande ¿Podríamos recordar exactamente la posición de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas?
Es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37
Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que esté marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla intro.
Ya tenemos nuestro primer rango.
Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si ahora quisiermos ir de nuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla F5
Aquí se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que excel nos lleve de a la posición deseada
Los rangos tienen muchas mas utilidades que se vuelven mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y compleja es la hoja de calculo en la que estamos trabajando
Dar Formato a los Datos introducidos
Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que deseamos dar formato.
Vamos a realizar un ejemplo en el que:
A) Pondremos una Línea de Contorno a nuestro presupuesto.
B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamaño de las letras.
C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto.
E) Y el fondo de las celdas con números lo pondremos de color verde claro
Podemos utilizar el menú Formato de la Barra superior o Barra menú.
También podemos acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado en el botón de flecha "Mas botones" para que se visualicen el resto de opciones.
Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos con el comando Ver de la Barra de Menú
Capacitación 12ªEjemplo de Formato
A) Vamos a poner una línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias celdas.
Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las celdas sobre las que queremos aplicar el formato.
Y aparece el formulario Formato de celdas.
En nuestro ejemplo en Línea hemos seleccionado una gruesa.
Pulsamos sobre Contorno
Y Pulsamos Aceptar
Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.
B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las letras..
Seleccionamos las celdas
En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón que muestra un triángulo para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo Verdana.
Y aumentamos el tamaño de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botón y seleccionado 16
C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita.
Y pulsamos la N de la Barra de Formato
D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los conceptos de gastos.
Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.
Si nuestra pantalla no muestra el botón Color de Fuente, pulsamos sobre el botón Mas Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre el botón Color de fuente.
Marcamos el color deseado.
E) Poner el fondo de las celdas con números de color verde claro.
Seleccionamos la celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo.
En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno.
Y pulsamos sobre el color verde claro.
Hemos cambiado el tamaño de las columnas para visualizar las palabras completas. Como vimos anteriormente para cambiar el tamaño de las columnas nos situamos con el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el botón del ratón nos movemos.
Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda como muestra la imagen de la derecha.
Capacitación 13ªFormulario Formato de Celdas
Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de Menú
Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.
Pulsando sobre Formato en la Barra superior y
Celdas.
En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaña de Fuente
En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva opción.
Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas utilizando la pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo unas líneas más gruesas.
Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner un formato monetario por ejemplo.
En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas
Cpacitación 14ªAutoformatos en excel
El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y evaluar nuestro trabajo.
Ya hemos tenido algún contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma mas rápida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni esfuerzo.
Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una pagina sin formatos.
El siguiente paso es seleccionar una celda que esté dentro de una tabla, por ejemplo C5.
Cuando esté marcada en el menú Formato, pulsaremos en la opción Autoformato
Atención, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Si hubiéramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos daría un mensaje de error.
Para evitarlo, solo tenemos que posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos dar autoformato. Al pulsar en Autoformato, nos surge el siguiente cuadro de dialogo
De entre todos los ejemplos predefinidos podemos elegir el formato que consideremos mas apropiado para nuestra tabla.
Sólo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y después aceptar.
Este es nuestra tabla, tal como la hemos "diseñado" rápida y sencillamente.
Capacitación 15ª Alinear los Datos
Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineación por varios caminos. Por ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora:
A) Los números los vamos a centrar con respecto a su celda.
Seleccionamos las celdas correspondientes a los números que queremos centrar.
En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botón Mas Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato.
B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha.
Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro camino.
Marcamos la celda y pulsamos el botón DERECHO del ratón
Pulsamos sobre Formato de celdas
Pulsamos sobre la pestaña Alineación
Y en Horizontal seleccionamos Derecha
Y el resultado
Cacitación 16ªDesbordamiento de datos
Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones numéricas se produzca una desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la Excel nos llama la atención sobre ello con el símbolo "#"
Hay varias formas en que Excel actúa frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con datos numéricos
Si el desbordamiento se produce con datos texto, el comportamiento de Excel depende de la situación de la celda situada inmediatamente a su derecha.
Si está vacía, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si está ocupada entonces solo será visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda.
Es este ejemplo vemos dos desbordamientos distintos, el titulo de la celda B2 en texto que se prolonga a C2. Y el desbordamiento numérico de E5, que al ser la cifra más extensa de la longitud de la celda, se muestra con el símbolo # repetido todo el ancho de la celda
Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el resultado de nuestros cálculos. No, el dato sigue estando allí, para verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato
Si el desborda una celda, numérica sin formula, podemos ver su contenido sin necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando en ella y veremos como su valor aparece en la barra de formulas
Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos ver el contenido de la celda en notación científica.
La notación científica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como el numero que haya tras el signo +
Capacitación 17ªGuardar y Recuperar los Archivos
GUARDAR LOS ARCHIVOS
Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de cálculo.
En la Barra de Menú pulsamos sobre Archivo y
Guardar como
En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y trabajos.
Y pulsamos Guardar
RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS
Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Menú
Pulsamos sobre Abrir
Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por los diferentes directorios para encontrarlo.
Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los últimos que hemos archivado con Excel al final del menú Archivo puede aparecer.
Capacitación 18ªPropiedades del archivo
Las "Propiedades de archivo" es una funcionalidad de Excel que puede llegar a ser extremadamente útil en entornos de trabajo profesionales. Sobre todo en lugares de trabajo donde es imprescindible trabajar en equipos, o donde un grupo de personas necesita trabajar, acceder e incluso participar en el trabajo de otras personas.
En el siguiente cuadro de diálogo nos encontramos con diversas opciones de personalización agrupadas en varios apartados, uno en cada pestaña. En algunas pestañas puedes introducir datos y en solo Excel puede gestionar esos datos
Por ejemplo en la pestaña General no podremos introducir ningún dato. Aparecerá con los datos vacíos hasta que lo guardemos por primera vez. En esta pestaña aparecen los datos relacionados con la información de la grabación del archivo. Vamos a verla mas detenidamente.
En las opciones de la pestaña general podemos ver tres zonas bien diferenciadas, La primera zona se refiere a la información del archivo. Por ejemplo Tipo y Tamaño, nos informan, como sus propios nombres indican, el tipo de archivo y el tamaño que ocupa el archivo
Ubicación es una opción mucho mas útil, con ella podremos saber concretamente, en el directorio, en el disco o en el terminal de red en que esta situado físicamente el archivo. Esto resulta útil cuando se trabaja en redes locales, con múltiples lugares de trabajo. Siempre es conveniente saber en que ordenador esta guardada la información.
En la segunda zona de la pestaña, La información que nos puede resultar útil de esta pestaña hace referencia a las fechas y horas importantes para el documento
Creado, hace referencia al momento en que fue creado el archivo, es muy útil para conoce cuando se inicio el trabajo y para distinguir bocetos de trabajo y versiones que hagan referencia al mismo proyecto.
Modificado, nos ayudara a saber cuando se grabó por ultima vez la información del archivo. Mas de una vez podemos encontrarnos dudando sobre que archivo contiene la información mas actualizada.
En ultimo acceso, nos informa de la ultima vez que alguien abrió el archivo solo para consultarlo, sin grabar en él información. Esta información puede resultarnos especialmente útil en ambientes de trabajo corporativo, donde hay una gran números de personas accediendo a los documentos y necesitamos saber que a que versión se esta accediendo.
En la ultima zona, se nos mostrarán los atributos del archivo
Se nos dirá si podemos escribir en el, o si es solo lectura. Se nos dirá si ha sido modificado o no. Si es un archivo oculto o visible. Y por último si es un archivo de sistema o No.
De esta zona, ahora solo nos interesa saber, que gracias al atributo Modificado, podemos distinguir fácilmente las versiones viejas de las nuevas. Y gracias al atributo Sólo lectura se limita el que se pueda modificar en nuestro fichero.
Hemos visto una pestaña en la que no podemos introducir información, veremos ahora una en la que si podemos introducir información. Veremos la pestaña "Resumen"
Esta vez la ventana estará dividida en dos zonas, en la superior, podremos introducir la información relativa al autor.
Como por ejemplo: el titulo del libro y el asunto del que trata. Estos dos campos que pueden parecer obvios cuando estamos trabajando en él. Pero intentar encontrar un libro en particular, cuando hace meses que no lo hemos abierto puede ser una tarea desesperante si no está bien clasificado.
El titulo y el asunto nos ayudan a manejar fácilmente grandes bibliotecas de libros.
Los campos personales de Autor, Administrador y Organización:
Adquieren todo su sentido cuando trabajamos en una organización amplia, y especialmente si trabajamos en equipo o en red.
Estos campos deben ser los suficientemente descriptivos, para que cuando el proyecto pase de una fase a otra se pueda identificar claramente al autor, por si es necesaria ponerse en contacto con él.
En la ventana inferior introduciremos información relativa al contenido del libro de trabajo, comentarios, palabras claves para buscar el libro mas a delante.
Excel tiene un sistema de búsqueda, para encontrar y ordenar los libros basándose en los campos de esta zona. Así pues la descripciones deben ser lo mas claras y homogéneas posibles, para que sea posible encontrar fácilmente todos los libros según palabras claves o categorías.
Si activamos "Guardar vista previa", cuando vayamos abrir un libro de trabajo veremos una imagen de la primera hoja de calculo y decidir si es el que queremos abrir.
Capacitación 19ªOperaciones Numéricas
REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS
Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.
Sumar números.
Marcamos los números que deseamos sumar.
Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar.
COMPONENTES DE LAS FUNCIONES
Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7).
La anterior fórmula se compone de:
Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto.
A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA
Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7
EJEMPLOS
Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir nosotros la fórmula.
Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1
Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y
Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de la Barra fórmulas.
SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS
Vamos a sumar por filas y por columnas.
Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.
Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes.
Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de fórmulas.
Y el resultado es que:
Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de sumar los dos números de cada fila.
Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números de la columna superior.
Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas
Capacitación 20ªOperaciones matemáticos
Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y fácilmente con el programa Excel.
SUMAR
Para sumar directamente varios números:
Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operación matemática.
Sumamos utilizando el signo +
Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda.
Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.
MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS
Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado.
Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.
Potencias. elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado de 16
EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS
En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.
El programa Excel calcula en un cierto orden:
Primero las operaciones entre paréntesis.
Las potencias
Las multiplicaciones y divisiones
Sumas y restas.
EJEMPLO
Realizar la operación 4*(4-3)
NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13
Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4.
Por tanto el resultado es 4
EJEMPLO
¿Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ?
El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5
Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125
A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875
Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un número negativo -861
Capacitación 21ªOrden de las operaciones
Lo más normal es que solo utilicemos formulas con dos operadores.
Pero Excel es mucho más potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos operandos y operadores como necesitemos.
Vamos a ver algunos ejemplos:
Con un solo operador hacemos que el contenido de una celda aparezca en otra
Y si modificamos la celda original, tambien se modificara automáticamente la celda de la formula.
Con dos operadores:
Ya conocemos suficientemente este tipo de formulas, asi que no le dedicaremos mas tiempo
Con mas de dos operadores. Esto lo veremos mas claramente con un ejemplo
En la siguiente imagen calculamos los beneficios por participación, y le restamos los impuestos.
Hemos escrito la formula tal como la enunciamos: Los ingresos menos los gastos, divididos por el numero de participaciones y finalmente le restamos los impuestos.
El resultado obtenido es 534
Pero Excel tiene un sistema de prioridad de operandos, esto significa que Excel comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de dos en dos empezando por los operandos mas importantes según su orden de prioridad
El orden es el siguiente: Primero se ejecutan las operaciones que estan entre paréntesis, primero los mas anidados. Segundo la exponenciacion. Tercero la multiplicación y división, en caso de igual importancia se evalua primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se evaluan la suma y la resta, con el mismo criterio de igualdad que la multiplicación y la division.
Asi pues en la operación anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos por el numero de participaciones y el resultado se lo restamos a los ingresos y al total le restamos los impuestos.
Para construir la formula que queriamos tendríamos que haber usado los paréntesis para priorizar las operaciones como en el ejemplo inferior
Capacitación 22ªListas
Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introducción de datos en las hojas de cálculo.
Una de ellas son las listas.
Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel crea automáticamente una lista con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo.
Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos
Nos situamos en la primera celda vacía que haya tras los datos y pulsamos el botón derecho del ratón
En el menú que se ha desplegado, elegiremos la opción "Elegir de la lista".
Excel nos mostrara una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el momento.
Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo tenemos que pulsar en él.
Excel tiene otras funciones de automatización relacionada con las listas, por ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la ventana
Veremos que una nota nos va mostrando los distintos días de la semana y si soltamos el ratón
Vemos que se crea automáticamente una lista con los días de la semana.
Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los días de la semana, los días de la semana abreviados, los meses y los meses abreviados.
Capacitación 23ªFunciones
Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.
Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:
Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función.
El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA
El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.
En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las fórmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas.
Las funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3…), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma.
Por tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades
Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro
=SUMA(A1;A2;A3;A4)
Utilizamos la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la última
=SUMA(A1:A4)
Sumamos mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas
=A1+A2+A3+A4
EJEMPLO
Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos funciones:
Calcular las sumas y
Una función para calcular que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un mes y zona.
El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botón Combinar y centrar.
Para adaptar el formato de los números hemos utilizado el botón Euro de la barra de formato.
Vamos a utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular los totales. Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7)
Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden la ventas más bajas utilizamos la función Mínimo que se designa por MIN.
Vamos a calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)
La función queda =MIN(B4:C7)
Escribimos la función en la celda B11
Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.
Una de las cuestiones más interesantes de las Hojas de Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el número 122,00 que aparece en la celda C7 por el número 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al resultado mínimo de ventas.
Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la función mínimo también.
Capcitación 24ªInsertar Función
El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las que se accede fácilmente partiendo del botón Pegar Función.
Nos situamos en la celda donde queremos colocar la fórmula y donde se mostrara el resultado de la función. en nuestro ejemplo vamos a calcular la media aritmética de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y el resultado queremos que aparezca en E4. La media aritmética suma los números y los divide entre el número de elementos sumados. Por tanto nuestra función realizará la operación matemática de sumar 4+6+2+10 y dividir por cuatro.
En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Pegar Función
Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en que se encuentra la función que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre una Categoría de la función. En nuestro ejemplo la función media aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones Estadísticas.
Y una vez seleccionada la Categoría de la función nos queda seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la función, el nombre que designa a la media aritmética es PROMEDIO
Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro correspondiente a la función promedio. Ahora se trata de especificar los argumentos de la función PROMEDIO. En nuestro caso consiste en especificar las celdas que contienen los números a los que queremos calcular la media aritmética. El programa automáticamente asume que son los números que se encuentran a la izquierda de la casilla donde estamos introduciendo la fórmula. Si el programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar para el cálculo cambiamos los nombres de las celdas donde pone Número1.
Y en la celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de aplicar dicha función a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media aritmética da cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos introducido la fórmula
Capacitación 25ªCrear series
Si necesitamos escribir una serie de números o una serie de términos como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creación de modo muy rápido de la serie.
Vamos a generar la serie con los meses del año.
Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.
Nos situamos en la esquina de la celda.
Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.
Y el resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos términos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del año de forma automática.
CREAR SERIES NUMERICAS
Con Excel es fácil crear series numéricas.
Vamos a generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de cálculo solo el 2 y el 4.
Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente.
Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra.
manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie.
Y el resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica
Capacitación 26ªUtilizar nombres de rango en las funciones
Hemos aprendido en anteriores lecciones la importancia de los rangos y como dar nombre a los rangos. En esta lección aprenderemos la utilidad de aplicar los rangos a las funciones.
Vamos a verlo con un ejemplo
Crearemos un rango para cada mes y también para cada articulo, como ya sabemos, simplemente seleccionando las celdas que deseemos y dándole el nombre de su titulo
Y también para el articulo
Ahora crearemos una formula que que sume las compras realizada en Enero. Para ellos solo tendremos que teclear en la celda correspondiente al siguiente formula "=Suma(Enero)"
Como podemos ver Excel ha calculado el resultado del sumatorio del rango de Enero, sin tener que introducir las celdas de inicio y final.
Podemos darle el nombre que queramos a los rangos, por ejemplo es mas fácil identificar el rango SumaComprasEnero, que simplemente Enero.
Los rangos tienen una peculiaridad mas, son referencias absolutas. Por ejemplo:
Si copiamos la formula de enero en febrero, al contrario de lo que ocurre en otras ocasiones, la formula no se actualizara con los datos de su nueva columna.
Si no que el resultado sigue haciendo referencia al contenido del rango que hemos definido como Enero.
La principal utilidad de esto es que podemos utilizar facilmente las rangos de las funciones en cualquier parte de la hoja de cálculo, sin preocuparnos por celdas, ni casillas. Simplemente tendremos que haber definido bien el rango como por ejemplo "ComprasEnero"
Capacitación 27ªCopiar
La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la información ya esta introducida y reproducirlas en otras:
Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o las celdas donde se encuentra la información que deseamos copiar.
Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al comando copiar.
Partiendo del Comando Edición de la Barra de menú
Pulsando el Botón DERECHO del ratón.
Seleccionar el área donde se copiara el contenido.
Seleccionamos Edición en la Barra de menú.
Y pulsamos sobre Pegar
Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando la Barra de Formato.
EJEMPLO
Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuación en vez de escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6.
Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter.
Pulsamos con el ratón sobre la celda A2 y la marcamos.
Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente.
En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia.
Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece seleccionamos pegar.
Marcamos la celda A5 y pulsando el botón DERECHO del ratón, en el menú que aparece, seleccionamos Pegar.
Repetimos la operación en la celda A6.
Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina superior izquierda.
Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En la imagen la celda activa es la A6 como se muestra también en la Barra de fórmulas que muestra el nombre de la celda activa y su contenido.
Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es:
Marcar la celda
Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra.
Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se reproduce la información.
EJEMPLO
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3, C4, C5 y C6.
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter
Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda.
Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botón del ratón nos movemos hasta C6.
Soltamos el botón y aparece el resultado de copiar la celda.
Y el resultado
Capacitación 28ªCopiar Fórmulas
Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Cálculo.
Para copiar una fórmula se emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por tanto:
Seleccionamos las celdas donde se encuentra la fórmula que deseamos copiar.
Pulsamos el comando Edición y Copiar
Marcamos las celdas donde queremos copiar la fórmula
Pulsamos Edición y Pegar
EJEMPLO
Tenemos unos números en la columna A que queremos sumar a los números de la columna B.
Se trata de sumar el número de la celda A1 y el número de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y así con todas las filas de números.
Partimos de los números que se muestran en la primera imagen.
En la celda C1 vamos a introducir la fórmula para sumar los dos números de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de una fórmula. A continuación escribimos la operación matemática que queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre paréntesis las celdas sobre las que se realiza la operación. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde terminan los datos.
Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la celda C1.
Pulsamos sobre la celda C1
Y pulsando en el botón DERECHO del ratón seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se poner intermitente.
Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botón DERECHO del ratón seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc".
Y el resultado que aparece es el siguiente
Es importante observar que no hemos copiado el número 9 que estaba en la celda C1 sino la fórmula que estaba en esa celda..
Y es importante comprender que la copia de la fórmula es una copia relativa y no absoluta. Es decir hemos copiado la fórmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es =SUMA(A2:B2).
Al copiar la fórmula una fila más abajo el programa por defecto asume que los números que queremos sumar son también de la fila siguiente.
Si queremos que al copiar la fórmula en otra celda el resultado se mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos emplear una copia absoluta.
Tenemos que escribir el signo del dólar "$" antes de las letras y los números que corresponden a las celdas. De esta forma la copia será absoluta y no relativa.
La anterior función quedaría =SUMA($A$1:$B$1)
Capacitación 29ªCopiar el número de una celda pero no la fórmula
Hemos visto que por el procedimiento más sencillo de copiar y pegar si una celda tiene una fórmula lo que se copia es la fórmula y no el valor o el resultado de la fórmula.
En ocasiones deseamos copiar el resultado de una fórmula que esta en una celda pero no la fórmula en si.
Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son:
Marcamos la celda que deseamos copiar. Por ejemplo la misma que anteriormente la C1
Pulsamos Edición y Copiar
Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2
Seleccionamos Edición y Pegado Especial. Igualmente pulsando el botón DERECHO del ratón.
En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Valores.
Y se pulsa Aceptar y la tecla Escape
Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos números anteriores de la fila, aparece el número 9 que hemos copiado de la celda C1.
Capacitación 30ªCopiar Formato
Otra opción de copiado consiste en copiar el formato de una celda a otras. Por ejemplo si tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo, tamaño de la letra, negrita en una celda y queremos utilizar el mismo formato en otras.
Seleccionamos Edición y Copiar, una vez marcada la celda de donde queremos tomar el formato.
Seleccionamos Edición y Pegado especial
En el cuadro de Pegado Especial que aparece marcamos Formatos.
Igualmente podemos copiar el formato utilizando el botón Copiar Formato de la Barra de Formato.
Marcamos la celda que tiene el formato que deseamos copiar.
Pulsamos sobre el botón Copiar Formato de la Barra de Formato.
Y pulsamos sobre la celda a la que queremos aplicar el nuevo formato.
EJEMPLO
En la celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra, tamaño, negrita y fondo amarillo. Queremos copiar esas características de formato a las celdas A2, A3 y A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato a cada celda.
Y el resultado es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las restantes
Capacitación 31ªMover
Para quitar la información que hemos introducido en una zona de la Hoja de cálculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar.
Para mover la información introducida en celdas, columnas o filas.
Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar de ubicación.
Pulsamos Edición en la Barra superior
Pulsamos sobre Cortar
Marcamos donde queremos que se coloque la información que estamos moviendo.
Pulsamos Pegar
Podemos utilizar directamente los botones de la Barra de formato para cortar y pegar
Si pegamos sobre una zona que contiene información, la misma la borramos al pegar una nueva información encima.
Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra acción, un botón muy útil y seguramente uno de los más utilizados es el botón de Deshacer que encontramos a continuación en la barra Estándar.
EJEMPLO
Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.
Marcamos la columna A, pulsamos Edición y Cortar.
Marcamos la columna C y pulsamos Pegar
Capacitación 32ªLos Gráficos
Es fácil realizar gráficos partiendo de unos datos con el Asistente de gráficos.
Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.
Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gráfico.
- En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Asistente de gráficos
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