Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar el Tipo de gráfico. Es decir de que grupo queremos el gráfico y dentro del tipo de gráfico seleccionar a la derecha uno concreto. En nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido Líneas y hemos seleccionado la primera opción dentro del grupo de gráficos disponibles.
En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para realizar el gráfico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas desde las que se tomarán los datos para dibujar el gráfico. Y aparece bien definido el rango de celdas desde el que se tomarán los datos. Si las celdas que aparecen a continuación de Rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos de gráfico debemos escribir el rango correcto.
En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de añadir un título. En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos añadir un título a los ejes del gráfico., En nuestro caso añadimos Meses para la escala horizontal y millones para la vertical como títulos explicativos de los ejes.
El último cuadro nos permite seleccionar la ubicación del gráfico. Podemos colocar el gráfico insertado en una Hoja o podemos asignar una hoja para el gráfico.
Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del recuadro del gráfico y moviéndonos sin dejar de pulsar, podemos modificar el tamaño del gráfico.
Una cuestión muy interesante en relación a los gráficos en que se encuentran enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo en la celda A4 el número 46 por 99 y pulsamos Enter, el gráfico refleja automáticamente el nuevo dato.
Capacitación 33ªModificar gráficos
Además de poder realizar cambios en los gráficos modificando los valores que se encuentran vinculados al gráfico, podemos modificar el formato. Es fácil cambiar la visualización del gráfico.
Comenzamos cambiando el área de gráfico.
Pulsamos sobre el área de gráfico. En nuestro ejemplo la zona blanca. Aparecen unos puntos recuadrando todo el gráfico.
Pulsamos el botón DERECHO del ratón y aparece un menú.
Seleccionamos el comando para cambiar el área de gráfico. Podemos modificar el formato, el tipo de gráfico, de que celdas proceden los datos para trazar el gráfico, los títulos del gráfico y la ubicación. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de área de gráfico
Aparece el cuadro de Formato de área del gráfico en el que podemos cambiar el formato del texto que aparece en el área de gráfico. Nosotros en nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana en Negrita y de Tamaño 8. Y pulsamos Aceptar
Del mismo modo, es decir marcándolo y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos activar el menú para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.
Aparece un menú para cambiar el Formato de leyenda. En nuestro ejemplo hemos decidido pulsar sobre la pestaña Tramas para cambiar el color del fondo y seleccionar un celeste.
Hemos igualmente marcado el área de trazado y pulsado el botón DERECHO del ratón. El área de trazado se muestra encuadrada por puntos negros y una línea discontinua. Del menú que aparece seleccionamos Formato de área de trazado.
En el cuadro de Formato del área de trazado seleccionamos también un fondo celeste para el área de trazado.
En la siguiente imagen se muestra ell resultado de aplicar el nuevo formato a nuestro gráfico inicial.
Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los gráficos pero indudablemente los menú permiten otras múltiples posibilidades como borrar una parte del gráfico como vemos en la siguiente imagen.
Capacitación 34ªAñadir Dibujos
Una forma fácil de añadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de Dibujo.
Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos activar seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobre Barras de herramientas y Dibujo
Desde esta barra podemos acceder a múltiples figuras gráficas predefinidas como diferentes tipos de flechas.
Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas.
Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Líneas y elegimos un tipo de flecha.
Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el botón del ratón, hasta el otro extremo.
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Una vez dibujadas podemos cambiar la orientación de las flechas mediante el comando Dibujo de la Barra de Dibujo
Marcamos la flecha que queremos girar.
Pulsamos Dibujo
Pulsamos Girar o voltear
Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la izquierda.
En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar y como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.
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La Barra de Dibujo dispone de botones para dibujar directamente algunas figuras o para cambiar el formato.
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Capacitación 35ªinsertar
INSERTAR CELDAS
Nos situamos donde deseamos insertar la celda
Seleccionamos Insertar en la Barra de menú
Pulsamos sobre Celdas
Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en blanco arriba o abajo de donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar
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INSERTAR COLUMNAS
Marcamos la columna donde deseamos añadir una nueva columna en blanco a su izquierda.
Seleccionamos Insertar en la Barra de menú.
Pulsamos sobre Columnas.
Si queremos añadir varias columnas marcamos varias columnas antes de seleccionar Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la Barra en que se encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin soltar el botón del ratón nos desplazamos.
El número de columnas en la hoja de cálculo se mantiene en 256. Para añadir nuevas columnas el programa elimina las últimas. Por tanto si las últimas filas contienen datos el programa no permite añadir nuevas columnas.
INSERTAR FILAS
Nos situamos a la altura donde queremos añadir una fila. La fila se añade arriba de donde estamos.
Pulsamos Insertar
Y pulsamos sobre Filas
INSERTAR HOJAS DE CALCULO
Pulsamos Insertar
Y hacemos clic sobre Hoja de cálculo
Una vez insertada podemos cambiar su posición en el libro simplemente pulsando sobre la pestaña Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada arrastramos la pestaña a la posición seleccionada.
Pulsando sobre las pestañas de Hojas que se encuentran en la parte de abajo de la Hoja de trabajo y pulsando el botón DERECHO del ratón accedemos al menú desde el que podemos Eliminar, Mover o Cambiar el nombre a la Hoja. Además podemos Insertar Hojas y Gráficos.
Capacitación 36ªEliminar
ELIMINAR CELDAS
Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar.
Pulsamos sobre Edición
Y sobre Eliminar
En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que ocuparan el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o izquierda y pulsamos Aceptar
ELIMINAR COLUMNAS
Seleccionamos la columna que deseamos eliminar.
Pulsamos sobre Edición en la Barra de menú.
Pulsamos sobre Eliminar
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ELIMINAR FILA
Marcamos la fila que deseamos eliminar
Pulsamos Edición
Pulsamos Eliminar
ELIMINAR HOJA
Nos situamos en la Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en otra Hoja pulsamos la pestaña correspondiente a la Hoja que deseamos eliminar en la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no perder datos tener claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar una Hoja. Vamos a eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5.
Pulsamos sobre Edición.
Y seleccionamos Eliminar Hoja
Capaciación 37ªOrtografía
Mediante la verificación ortográfica podemos comprobar los errores del texto.
Activamos la función de corrección ortográfica desde el comando Herramientas de la Barra de menú.
Y pulsamos sobre Ortografía.
Igualmente podemos activar la corrección ortográfica pulsando sobre el botón de la Barra Estándar que activa la verificación ortográfica.
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En el cuadro de diálogo que aparece podemos optar por:
Omitir si consideramos que la palabra no constituye una falta de ortografía y preferimos mantenerla.
Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. La palabra que escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si preferimos otra opción para realizar el cambio tenemos que marcarla entre las sugerencias o poner otra que nos parezca más adecuada.
Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra en el fichero que muestra Agregar palabras a. Agregar nos permite incorporar una palabra que es correcta y el programa la considera un error. Al incorporarla la próxima vez no aparecerá como error.
Cambiar todas, permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja de cálculo
El comando Autocorrección nos permite activar o desactivar algunas funciones automáticas del programa como sustituir dos mayúsculas iniciales por una. Si tenemos activada Corregir DOs MAyúsculas cuando escribimos CAmión el programa lo sustituye automáticamente por Camión.
Para activar o desactivar las diferentes opciones del comando Autocorregir:
Pulsamos Herramientas en la Barra superior
Y seleccionamos Autocorrección
Capacitación 38ªOrtografía
Ya hemos hablado de cómo Excel nos facilita la introducción de datos. Vamos a ver ahora otra de estas características.
La opción Autocompletar consiste en que Excel recuerda los datos que estamos introduciendo y si en la misma columna..
Introducimos un dato nuevo, Excel lo compara con los existentes y si empieza igual, Excel lo completa con los datos que coincidan con los caracteres introducidos
Si queremos aceptar su sugerencia sólo tendremos que pulsar la tecla intro.Pero si queremos introducir otra palabra sólo tendremos que seguir tecleando ignorando su sugerencia
Si hubiera dos o más palabras que coincidieran su inicio, Excel no mostrara una sugerencia hasta que escribamos una letra que marcara la diferencia entre las dos opciones
Excel guarda aun una herramienta mas para facilitarnos el trabajo, el Autollenado, su utilidad es copiar datos.
Por ejemplo: Al situar el puntero en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, tras dejar pulsado el botón del ratón durante unos instantes
Podemos arrastrar el ratón hacia abajo
Y Excel nos muestra el texto que insertara tantas veces como celdas señalemos.
También podemos copiar mas de una celda. Simplemente seleccionando cuantas celdas deseemos
Y arrastrando como ya sabemos. Pero hay que tener en cuenta que este sistema no desplaza, simplemente copia sin preocuparse de los datos que hubiera previamente en esas celdas,
El resultado final es el siguiente
Capacitación 39ªImprimir
Antes de imprimir la página suele ser necesario Configurar la página para definir cuestiones como la orientación, los márgenes y poner un título de cabecera
Nos aparece un cuadro donde podemos definir:
La Orientación. Donde decidimos si queremos imprimir la página en Vertical o en Horizontal
Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara exactamente lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se imprime tal como aparece en pantalla durante la elaboración de la Hoja de cálculo.
Si lo que vamos a imprimir consta de varias páginas podemos movernos para ver como va a quedar en papel las demás páginas pulsando Siguiente
La opción Márgenes nos permite visualizar donde se encuentran los márgenes del documento que vamos a imprimir.
una vez que comprobamos que la página se visualiza y va a quedar en papel como deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a esta opción desde la Barra de menú pulsando Archivo e Imprimir.
Nos aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las propiedades de la impresora para seleccionar el tipo de papel y las características de la impresión. Igualmente podemos seleccionar:
El Intervalo de páginas. Donde podemos seleccionar imprimir Todas las páginas. El cuadro permite otra opción interesante que es imprimir únicamente un grupo de páginas. para imprimir algunas páginas y no todas debemos seleccionar Páginas y en Desde poner el número correspondiente a la primera página que queremos imprimir y en hasta la última.
La opción Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el Libro, únicamente las Hojas activas o un grupo de celdas. Una opción que puede ser interesante es imprimir únicamente un grupo de celdas. Si queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir las seleccionamos y pulsamos la opción Selección.
Una vez configurada la página y definido el tipo de impresión que deseamos pulsamos Aceptar y la impresora comenzará la impresión.
Un camino rápido si la configuración de la página y el tipo de impresión que tenemos definido con anterioridad es el deseado, es pulsar directamente el botón Imprimir de la Barra Estándar.
Capacitación 40ªEl ayudante de office
Excel es una aplicación muy completa y llena de posibilidades, tanto que es muy difícil llegar a tener en la cabeza todas las características que pueden sernos útil en nuestro trabajo cotidiano.
Por eso Excel guarda, aun, una herramienta mas que es la mas útil de todas las vistas hasta ahora. Ya que es la llave de todas las demás.
Estoy hablando del Ayudante de Office
Las herramientas de ayuda de Excel, están en el signo de interrogación de la barra principal.
Excel tiene dos formas de ayudarnos: la ayuda de Microsoft Excel y La ayuda contextual de la opción "¿Qué es esto?" .
La primera opción llama directamente al ayudante de Office para una consulta.La segunda opción, muestra el ayudante de Office pero solo aparece en pantalla sin mostrar ningún dialogo.
La tercera opción es una ayuda contextual, tras seleccionarla podemos pinchar en cualquier ítem de Excel y se nos mostrara un cuadro con información explicativa sobre el.
Volviendo a al Ayudante de Office. El ayudante es una herramienta contextual, esto significa que su comportamiento cambia según nuestros actos.
Por ejemplo si le llamamos desde una hoja en blanco nos aparece el siguiente dialogo
O bien puede mostrarnos sugerencias según las herramientas que estemos utilizando en ese momento
Por ejemplo si estamos trabajando con formulas y nos hemos equivocado, el ayudante puede sorprendernos con este dialogo
El ayudante dispone de un buen numero de opciones que permiten personalizar su comportamiento.
Pulsando en el botón derecho del ratón sobre el ayudante, desplegamos una menu que nos permite: ocultar el ayudante, o cambiar el muñeco que representa al ayudante por uno de los ocho disponibles, o mostrar algunas animaciones del repertorio del ayudante que tengamos elegido en ese momento
Respecto a las opciones, aquí vemos algunas de las que podemos personalizar para hacer mas cómodo a nuestro ayudante, como por ejemplo que se mueva cuando moleste a nuestra área de trabajo o activar o desactivar el sonido
Capacitación 41ªComo obtener ayuda
La ventana de ayuda surge cuando pulsamos en alguna de las opciones que el ayudante de Office.
La ventana de ayuda tiene varias zonas:
La pestaña de contenido permite buscar ayuda sobre un tema
La pestaña de Asistente para ayuda se comporta como el ayudante de Office sugiriendo respuestas para nuestras preguntas.
La pestaña del índice nos permite buscar ayuda sobre un concepto introduciendo una palabra clave.
Por ultimo la zona derecha de la ventana es donde se nos muestra la ayuda que Office nos ofrece.
–Proceso de fabricación
-Localización geográfica de las instalaciones
-Localización geográfica de las instalaciones
-Equipos necesarios para la fabricación de los productos o la venta de los servicios
Estrategia del proceso productivo
-Debe describir el plan
PLAN DE FINANCIAMIENTO
Autor:
Gianella Mosquera
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