Estudio de ingeniería de métodos para optimizar el proceso de facturación en el área de cajas de Traki Ivg Plus C.A.

Generalidades de la empresa Ubicación 1 Ubicación Geográfica De TRAKI IVG Plus C.A.   Sus instalaciones se entienden sobre una superficie de 18.705,46 m2, dividido en 3 niveles, el nivel 1 cuenta con 6268,56 m2, nivel 2 con 6231,09 m2 y el nivel 3 con 6205,81 m2.

Generalidades de la empresa Reseña Histórica de la Empresa 2 Antonio Chambra Brouri, nacido en San Félix – Estado Bolívar, inaugura en el año 1984 su primera mini tienda denominada TRAFIC en su ciudad natal, luego creo sucursales en san Félix, Puerto Ordaz, Ciudad Bolívar y Maturín; en vista del auge surgido a mediados de 1988 crea una distribuidora y le da por nombre CONTACTO DISTRIBUIDORA, C.A. ubicada en un local del Centro Comercial Trébol I, convirtiéndose en 1991 en TRAKI DISTRIBUIDORA, C.A. En el año 2003 se hace la tienda orgullo de la organización en la tierra que lo vio nacer y se denomina CIUDAD TRAKI ALTAVISTA imponente con sus 14000 metros cuadrados y su Feria de Comidas sitio obligatorio de reunión de los Guayaneses y de los que nos visitan.

Generalidades de la empresa Estructura Organizativa Gerente Sub – Gerente Coordinador de Caja Coordinador de Nivel Coordinador de Almacén Personal obrero 3

Generalidades de la empresa Descripción del Proceso Productivo (Servicio) 4 Traki es un grupo de empresas privadas, eficientes y rentables que le venden a los consumidores de Venezuela artículos variados, muebles, juguetería y ropa para caballeros, damas y niños, tomando como premisas fundamentales una esmerada atención al público, precios accesibles, calidad que satisfaga las necesidades del cliente y maximizar niveles de excelencia en cada uno de los procesos u operaciones que desarrolla.

5 Planteamiento del problema En la empresa Traki IVG Plus C.A. el principal problema es la demora en el proceso de facturación y esto se genera por varias causas en orden de importancia:   La deficiencia mas grave a considerar en el área de caja, es la demora en el proceso de facturación. La cual acarrea otros problemas, tales como, extensas colas, concentración excesiva de personas en esta área y en la salida. Gracias a las visitas realizadas durante el periodo de estudio se logró determinar, las causas que originan este problema.   Debido al renombre que posee Traki IVG Plus, C.A., gran cantidad de consumidores visitan diariamente sus instalaciones; por lo general, la mercancía pierde el número de codificación que detecta el sistema para su posterior facturación. Además, existe la deficiencia en los puntos de venta manipulados en el área de cajas para formalizar cancelaciones debitadas y a crédito. Consecuentemente, se debe someter el proceso de facturación de Traki IVG Plus, C.A. a un estudio de ingeniería de métodos, con el propósito de optimizar las actividades que lo conforman.

6 Objetivo general Realizar un estudio de ingeniería de métodos en el proceso de facturación, en el área de cajas de la empresa Traki IVG Plus C.A. y Proponer un Método Eficiente de Trabajo que permita mejorar el Proceso para mayor satisfacción del cliente.

7 Objetivos específicos Identificar los elementos del proceso de facturación de la empresa Traki IVG Plus C.A. Obtener toda la información del proceso dibujos, especificaciones, requerimientos cuantitativos, etc.) Describir el proceso y presentar los hechos e información en forma ordenada para su estudio y análisis. Elaborar los diagramas de proceso y flujo actual de la empresa. Aplicar las preguntas de la OIT al personal de Traki IVG Plus C.A. Aplicar la técnica del interrogatorio a la actividad más crítica del proceso. Aplicar los enfoques primarios del análisis operacional. Evaluar el método actual de trabajo en la empresa. Describir el nuevo método de trabajo. Elaborar el Diagrama de Proceso Propuesto. Elaborar el Diagrama Flujo-Recorrido Propuesto. Definir las mejoras propuestas. Realizar el análisis general del proceso.

8 Objetivos Específicos Identificar los elementos del proceso de facturación y someterlos a un estudio de tiempo. Registrar la lectura de tiempos del proceso de facturación por medio del cronometraje. Determinar el tamaño de la muestra a la cual se le realizara el estudio. Calcular la desviación estándar de la muestra. Calcular el tiempo promedio estándar para el estudio. Calcular el intervalo de confianza por medio del método de probabilidad t de Student. Calcular el intervalo de la muestra empleando el criterio de decisión. Calcular el factor de calificación del personal de caja a través del método de Westinghouse. Calcular el tiempo normal requerido por el personal de caja para realizar la facturación. Determinar la jornada de trabajo del personal de caja. Calcular las tolerancias por fatigas atribuidas al personal de caja. Calcular el tiempo estándar requerido por el personal de caja para realizar satisfactoriamente el proceso de facturación.

9 Diseño metodológico Investigación   De acuerdo con la estructura de la investigación a desarrollar y con el fin de cumplir con los objetivos del estudio, se implementó un método de investigación descriptivo, el cual se desenvuelve dentro de una investigación de campo, evaluativa y aplicada, de tipo no experimental y cualitativa

10 Diseño metodológico Es de fundamental importancia comenzar el estudio definiendo la población a estudiar, en el caso de la empresa Ciudad Traki IVG plus C.A. está definida por las cajeras que operan en el área de facturación. Para efectos de este proyecto, la muestra corresponde a un grupo de 3 cajeras que laboran en el área de facturación de Traki IVG plus C.A., y a los agentes que lo afectan. Población y muestra

11 Diseño metodológico Recursos Observación directa Entrevistas y visitas Internet Grabadora Cámara Digital Cronómetro

12 Situación actual Diagrama de proceso

13 Situación actual

14 Situación actual Resumen

15 Situación propuesta La propuesta es eliminar el traslado del cajero a almacén para buscar código a la mercancía que llega sin precio, se propone instalar junto con el sistema de facturación un programa que permita al cajero sin moverse de su caja introducir el estilo de la mercancía y esta le proporcione código y precio. Nuevo Método de Trabajo

Diagrama de proceso 16 Situación propuesta

17 Situación propuesta

18 Situación propuesta Resumen

19 Diagrama de Flujo

20 Estudio de tiempo   El proceso de facturación, está dividido en varios elementos. Esta división se realizó considerando que éstos fueran lo suficientemente medibles. Se consideró que el proceso se divide en las siguientes operaciones fundamentales:   El primer elemento (E-1) consiste en chequear los códigos de los productos con el lector de códigos de barra.   El segundo elemento (E-2) está definido por el cancelación de la mercancía, el cual puede hacerse en efectivo o con tarjeta.   El tercer elemento (E-3) esta definido por la colocación de la mercancía en la cesta para que posteriormente el cliente la empaque.

21 Estudio de tiempo Tamaño De La Muestra   Para verificar si el tamaño de la muestra utilizado es apropiado para el estudio de tiempos del proceso de facturación en tiendas Traki IVG Plus, C.A. se procede de la siguiente manera:

22 Estudio de tiempo  

23 Confiabilidad Del Estudio:   El coeficiente de confianza seleccionado para la muestra en estudio corresponde al 90%. C = 90% = 0.90 Estudio de tiempo Tiempo Promedio Seleccionado (TPS):   Para el cálculo del tiempo promedio seleccionado del proceso se sumaron los promedios de tiempo (TPS) correspondientes a cada ciclo:   TPS = TPS1 + TPS2 + TPS3   TPS = 2,435 min + 3,549 min + 2,214 min   TPS = 8,198 min.

24 Estudio de tiempo Intervalo De Confianza: Para fijar la probabilidad t Student se calcula el nivel de significancia a y los grados de libertad n-1. c =1- a a =1- c a = 1 – 0.90= 0,10 v = n -1=10 -1= 9 Estos valores se localizan en la tabla de distribución t Student obteniéndose ta,v= t(0,10;9)= 1,383 4 * tc2 * S2     I = 8,198 + = 8,992798761 min

25 Estudio de tiempo Intervalo De Confianza: I = 8,198 –   = 7,403201239 min I = 8,992798761 min – 7,403201239 min = 1,589597522 min Intervalo De La Muestra   Im Im   = 1,589597523 min

26 Estudio de tiempo Empleando el criterio de decisión: Si Im = I se acepta la muestra Si Im > I, entonces se rechaza la muestra Como: 1,589597522 = 1,589597523 Se acepta el tamaño de la muestra, por lo que no es necesario realizar nuevas lecturas.

27 Estudio de tiempo Factor De Calificación A Través Del Método Westinghouse La Calificación de Velocidad (Cv) se calculó de acuerdo al Sistema Westinghouse, el cual permite realizar una evaluación cualitativa y cuantitativa de la manera de actuar del operario al ejecutar la operación de facturación, como se muestra a continuación. Calificación de la velocidad por el método Westinghouse.

28 Estudio de tiempo La calificación es igual a: Cv= 1±c = 1+ 0,18 = 1,18 Cv = 1,18 Lo que quiere decir que el operario presenta un 18% de eficiencia por encima del promedio. Tiempo Normal TN = TPS *Cv TN = (8,198). (1,18) = 9,67364 min   El valor obtenido anteriormente, indica el tiempo que requiere el Operario Normal para realizar sus operaciones cuando trabaja a una velocidad estándar y sin ninguna demora, ya sea por razones personales o circunstancias inevitables

29 Estudio de tiempo Jornada De Trabajo (JT): El horario de trabajo en la empresa tiendas Traki IVG Plus, C.A., son dos turnos de 9:00am a 5:00pm una hora de receso un grupo de 12:00pm a 1:00pm , de 2:00pm a 10:00pm un grupo de 5:30pm a 6:30pm y de 7:00pm a 8:00pm, lo que quiere decir, que la jornada de trabajo es de 8 horas al día y es una jornada de tipo continua.

30 Estudio de tiempo Tolerancias Por Fatiga Condiciones De Trabajo

31 Repetitividad Y Esfuerzo Aplicado Estudio de tiempo

32 Estudio de tiempo Posición De Trabajo Análisis de tolerancias:   Almuerzo: cuentan con 60 minutos de receso los dos turnos.   Merienda: En la empresa no existen concesiones por motivo de merienda.

33 Tiempo de Preparación Inicial: 15 minutos, en este tiempo se verifica el estado del puesto de trabajo y se realizan las previsiones correspondientes.   Tiempo de Preparación Final: 30 minutos, durante este tiempo se limpian los puestos de trabajo, se ordena y limpia el área.   Fatiga: La fatiga en el operario es constante, debido a que el proceso de facturación es monótono y repetitivo dando como resultado cansancio mental y físico del operario.   Necesidades Personales: La empresa tiene establecido un tiempo de 10 minutos por concepto de necesidades personales. Estudio de tiempo

34 Jornada Efectiva De Trabajo   Para el cálculo de la JET, se aplica lo siguiente: JET: Jornada de Trabajo – Tolerancias fijas JET: 480 – (60 + 15 + 30 + 10) JET: 365 min. Estudio de tiempo Ahora se procede a normalizar las tolerancias (variables), para ello se debe tener en cuenta los 40 minutos de tolerancia por fatiga y los 10 minutos por necesidades personales: JET – (Fatiga + NP) Fatiga + NP TN X

35 Estudio de tiempo 365 – (40 + 10) (40 + 10) 9,67364 X X = 1,535498413 min.   Por último el tiempo estándar de la operación carga de baterías viene dado por la ecuación:   TE: TN + ?Tolerancias TE: 9,67364 min + 1,535498413 min TE: 11,20913841 min.

36 Estudio de tiempo Resultados   Después de haber realizado el estudio de tiempo en el proceso de facturación en Traki IVG plus C.A., se obtuvieron los siguientes resultados:   A través de las medidas de tiempo tomada en el proceso de facturación se ha determinado que el tiempo promedio estándar (TPS) es de 8,198 min.   El tiempo normal en que el operario realiza la actividad de facturado en Tiendas Traki IVG plus C.A. es 9,67364 min y este valor representa el tiempo necesario para que un operario de tipo promedio realice la actividad.

37 Se asignaron tolerancias por concepto de fatiga y necesidades personales haciendo uso del método sistemático, dando como resultado tolerancias variables de 1,535498413 min.   Por último se determinó para la operación de facturación de mercancía el tiempo estándar cuyo valor obtenido fue de 11,20913841 min. Estudio de tiempo

38 Conclusiones Al realizar el análisis de los resultados obtenidos de la investigación se obtuvieron las siguientes conclusiones:   Se observo un derroche de tiempo importante, en la cantidad de traslados realizados por el personal de cajas, a la hora de chequear un producto que no posee etiqueta. Se pudo notar la perdida de tiempo en el proceso, debido al traslado al área de supervisión, para la búsqueda de material, cuando este es insuficiente.   Se evidencio la falta de puntualidad por parte del personal de cajas de Traki IVG Plus, lo cual produce retrasos en proceso de facturación.  

39 Se logro notar que existe tiempo de ocio por parte del personal de cajas, atribuido al uso constante del celular, lo que trae como consecuencia el retraso a la hora de facturar y las extensas colas en el área.   Se observo que la actividad de empaquetamiento no esta incluida en el proceso de facturación, lo cual obliga al cliente a realizar dicha operación, provocando así, obstrucción en el área, retrasos y extensas colas.   De acuerdo a las mediciones de tiempo realizadas en el área de cajas se puede concluir que el tiempo promedio estándar, para que una cajera de tipo medio, plenamente calificada y adiestrada, trabajando a un ritmo normal, lleve a cabo la operación, es de 8,198 minutos. Conclusiones

40 Conclusiones El tiempo normal que emplea una cajera para realizar el proceso de chequeo, cobro y colocación de mercancía es de 9,67364 minutos, el cual representa el tiempo sin adiciones por retrasos y/o situaciones inusuales.   Por otra parte, aplicando el método sistemático, se asignaron las tolerancias por fatiga y se sumaron a las necesidades personales, lo cual conduce a la atribución de concesiones por concepto de tolerancias variables de 1,535498413 minutos para el área de cajas.   Finalmente, se logró determinar el tiempo estandarizado para llevar a cabo el proceso de facturación de mercancía, en el área de cajas de Traki IVG Plus C.A., el cual es de 11,20913841 min.

41 Recomendaciones Implantar un software en las computadoras de caja que le permita al operario verificar los precios evitando los traslados al almacén.   Habilitar una alarma que permita al operario de caja comunicar al supervisor la insuficiencia de material, fallas en el sistema o insuficiencia de fondos, evitando los traslados a supervisión.   Adquirir nuevos equipos que ocupen menos espacio en el área de trabajo y permitan la efectividad del proceso.   Incluir en el contenido de trabajo del personal de caja el empaquetamiento de la mercancía, o en su defecto, emplear empaquetadores con el fin de minimizar las extensas colas; y evitando así que los clientes realicen esta labor.  

42 Recomendaciones Plantear la permanencia de supervisores en el área de cajas, para evitar así, el retraso por bloqueo de máquinas y puntos de venta a la hora de cancelaciones con tarjetas de débito y/o crédito.   Estandarizar los tiempos promedios requeridos para los diferentes elementos que conforman el proceso de facturación, con el propósito de mejorar y agilizar la operación.   Proporcionar un programa de entrenamiento o inducción más avanzado al personal de cajas al momento de ingresar a la empresa para optimizar el proceso. Aprovechar al máximo la capacidad de personal en el área de cajas.

43 Recomendaciones Mantener un buen trato jefe-empleado para crear un ambiente laboral sano y agradable. Así como también, realizar supervisión constantemente en el área de cajas, con el fin de disminuir el ocio, ausencia u otras demoras evitables, y de esta manera aumentar la eficiencia del trabajador.   Realizar estudio y estandarización de tiempo periódicamente. Para ello se recomienda utilizar los pasos observados en esta práctica en cuanto a estándares de tiempo.    Se recomienda a la empresa Traki IVG Plus implantar las acciones que se exponen en este trabajo de investigación para optimizar así su proceso de facturación.