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Mejoras al proceso de gestión de servicio de documento del área de sistemas y documentación

    RESUMEN

    En el siguiente trabajo se realizó un levantamiento de procesos llevado a cabo en el área de Sistema y Documentación adscrita al Proyecto de Mantenimiento Mayor Rehabilitación y Mejoras Región Sur. La investigación está enmarcada en un diseño Experimental de campo, de tipo descriptiva, exploratoria, proyectiva y evaluativa. La información fue recopilada a través de la entrevista no estructurada de su personal. Se planteó como objetivo general: Mejorar el proceso de gestión de servicio de documento del área de sistema y documentación adscrita al Proyecto de Mantenimiento Mayor Rehabilitación y Mejoras – Región Sur. Mediante el análisis de la situación actual de los procesos, se desarrollaron una serie de mejoras que optimizan los procesos. Se realizó la normalización de los procesos. Se analizó las condiciones ambientales y físicas del área.

    Palabras claves: Levantamiento de Procesos, Mejoras, Normalización de Procesos, Gestión de Servicio, Condiciones Físicas y Ambientales.

    INTRODUCCIÓN

    El Área de Sistemas y Documentación adscrita a la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región Sur, contempla dentro de sus funciones la recepción, resguardo, distribución y conservación de los documentos generados por los proyectos que actualmente se ejecutan en las centrales hidroeléctricas: Simón Bolívar, ubicada en Gurí, Francisco de Miranda ubicada en Caruachi y Antonio José de Sucre ubicada en ciudad Guayana.

    Debido al proceso de conformación de la estructura organizativa de Corpoelec actualmente no se cuenta con una estructura formal aprobada hasta el último nivel es por ello que la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región Sur esta laborando mediante funciones que responde tanto al proceso medular como a los procesos de apoyo.

    Es por ello que él, Área de Sistemas y Documentación trabaja en función de organizar la gestión a nivel documental que es generada por los múltiples proyectos que actualmente se ejecutan.

    Esta investigación tiene como finalidad diagnosticar y generar propuestas en cuanto al proceso que se lleva a cabo en la unidad.

    Se justifica esta investigación, puesto que no existe una estructura organizativa para la unidad en donde se contemple las funciones y procesos específicos, y tiene como propósito mejorar el proceso de gestión de servicio de documento del Área de Sistemas y Documentación perteneciente a la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región Sur.

    Para el área es de suma importancia puesto que tiene como objetivo principal satisfacer de manera eficaz, oportuna y con servicio de calidad las necesidades de información de sus usuarios; y la forma de cumplirlo es normalizar y cumplir al cien por ciento con las actividades que se deben realizar en el área de sistema y documentación.

    A través de este informe se presenta el resultado de la investigación realizada en los siguientes capítulos:

    v Capítulo I: se expone el problema objeto de la investigación.

    v Capítulo II: se describen las generalidades de la empresa.

    v Capítulo III: se presenta el soporte teórico que sustentan la investigación.

    v Capítulo IV: se presenta el diseño metodológico que fue sugerido para realizar el estudio.

    v Capítulo V: se plantea la situación actual.

    v Capítulo VI: se describe la situación propuesta.

    Finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones, bibliografía, apéndices y anexos

    CAPITULO I

    El PROBLEMA

    1.1. Planteamiento Del Problema

    CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista, adscrita al Ministerio del Poder Popular de Energía Eléctrica, es una institución que nace con la visión de reorganizar y unificar el sector eléctrico venezolano a fin de garantizar la prestación de un servicio eléctrico confiable, incluyente y con sentido social.

    Los Proyectos de Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras Región Sur que actualmente se llevan a cabo en las centrales hidroeléctricas de Gurí, Caruachi, y Macagua; en donde se realizan el acondicionamiento, rehabilitación o reemplazo de los componentes y equipos que ya cumplieron su vida útil con la premisa de extender la producción de energía eléctrica. Los trabajos serán realizando por los fabricantes y empresas contratistas nacionales y extranjeras bajo la supervisión de la Coordinación Nacional de Mantenimiento operacional de Plantas Hidroeléctricas.

    El Área de Sistemas y Documentación se encuentra adscrita a la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región Sur (CNMOPH-RS), dentro de las funciones y procesos medulares que lleva a cabo realiza la labor de recepción, envió, resguardo y distribución de la documentación generada por los Proyectos de Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras Región Sur.

    Esta área lleva a cabo las funciones de un archivo de gestión puesto que trabaja y maneja documentos impresos con información pública y privada, generada y recibida por las unidades organizativas de CORPOELEC, en el desarrollo de sus actividades y funciones administrativas que tengan encomendadas y conservados como instrumentos para su gestión e información.

    Actualmente el Área de Sistema y Documentación se encarga de apoyar a las unidades adscritas a la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región Sur, para la cual debe proveer los documentos referidos a: los contratos, comunicaciones, información técnica, correspondencia y otros, necesario para que las distintas unidades puedan consultar la información correspondiente y a su vez prestar servicio de escaneado y fotocopia a las mismas.

    Los procesos que se llevan a cabo en el área son la recepción, resguardo, distribución y envió de documentos, digitalización y registro en el sistema de manejo electrónico de documentos (MED).

    El área no cuenta con normas, ni instrucciones estandarizadas ni normalizadas aplicadas para la gestión de documentos oficiales asociados a la gestión de CORPOELEC; ya que la misma se está iniciando su conformación.

    Antecedentes:

    Desde el inicio de la modernización en la planta Gurí desde el año 2002, se ha generado una gran cantidad de documento, expedientes, e información técnica y otros, proveniente de los trabajos y contratos realizando por los fabricantes y empresas contratistas nacionales y extranjeras. Estos documentos no eran registrados, ni archivados y estaban esparcidos por las unidades adscritas a la planta Gurí.

    Esta situación llevó a los directivos a tomar la decisión de crear una oficina o área que se encargara de reunir, gestionar y distribuir la documentación.

    Por lo que la empresa hizo uso de los servicios que prestan los consorcios de ingenierías, para crear un sistema y manejo de información; la empresa Tecnoconsult ganó la licitación del contrato.

    Los trabajos ejecutados por Tecnoconsult dieron inicio el 01 de junio del 2007 y culminó el 30 de septiembre del 2007. El alcance de contrato contemplo: la elaboración de una base de datos para el registro de la documentación; ordenamiento físico de la documentación; evaluación de documentos a clasificar y controlar; clasificación, codificación y almacenamiento de la información. Además se instruyo al personal de la planta Gurí en cuanto a las funciones que se debía cumplir en la nueva unidad.

    Para realizar estos trabajos primeramente se hizo una recopilación de la información que se encontraba en las distintas unidades de la planta Gurí. Posterior a esto se cumplió con el alcance propuesto en el contrato; a la unidad se le asigno el nombre de sistema de documentación perteneciente a la antigua PMPG y bajo la responsabilidad de los trabajadores de la planta Guri.

    El Área de Sistema y Documentación fue creada para gestionar la documentación e información de los Proyectos de Mantenimiento de la planta Gurí, pero sin embargo en la actualidad tiene a su cargo la gestión de documentación del Proyecto de Mantenimiento Mayor Rehabilitación y Mejoras Región Sur. Las funciones y procesos medulares se han multiplicado por lo que maneja mayor documentación pertenecientes a las plantas hidroeléctricas Gurí, Macagua, Caruachi y posteriormente Tocoma.

    En estos momentos se continúa con la transferencia de documentación de la planta Macagua al Área de Sistema y Documentación.

    Se realizará un levantamiento de procesos para normalizar los procesos llevadas a cabo dentro del área.

    1.2. Formulación Del Problema

    La necesidad del levantamiento de procesos del área, nace ya que se necesita normalizar, estandarizar las instrucciones y normas que regirán las actividades que debe cumplir el área en su proceso de gestión de servicio de documentación, así como garantizar la organización y conservación de los documentos impresos, a fin de satisfacer las necesidades de información para la gestión de la empresa. Y a su vez presentar una propuestas de mejora en cuanto a las condiciones de físicas y ambientales del archivo.

    La problemática planteada tiene origen en que es un área nueva y debido al proceso de conformación de la estructura organizativa de Corpoelec actualmente no se cuenta con una estructura formal aprobada hasta el último nivel; es por ello que esta laborando mediante funciones que responde tanto al proceso medular como a los procesos de apoyo. Esta área fue creada para gestionar documentación del proyecto de mantenimiento de la planta Guri y ahora tiene mayor alcance con los Proyecto de Mantenimiento Mayor

    Rehabilitación y Mejoras Región Sur, por esta razón se está acoplando para responder a sus nuevas funciones con las mismas condiciones de trabajo.

    De esta manera esta situación ocasiona las siguientes consecuencias:

    · No se tienen establecidos los roles del equipo de trabajo.

    · Archivo sin codificación y sin identificación.

    · No se llevan a cabo las actividades propias de un archivo de gestión.

    · Duplicidad de documentación dentro del archivo.

    · No existe manual de procedimientos de la unidad.

    La investigación abarcará la recopilación, revisión, análisis y propuestas aplicadas a los subprocesos en cuanto a la recepción, digitalización, resguardo, distribución, organización y codificación, desincorporación de documentos, atención a los usuarios, gestión de la unidad y mantenimiento de las condiciones físicas y ambientales del archivo.

    La finalidad de esta investigación se presenta para crear mejoras dentro de la gestión tomando en cuenta cuatro aspectos: Los procesos, el personal, los recursos y la infraestructura.

    1.3. ALCANCE:

    Optimizar el proceso de gestión de servicio de documentación; la cual se orientará a diagnosticar, levantamiento de procesos y generar propuestas para establecer, normalizar y estandarizar los procesos, actividades y funciones, también contemplara la organización del archivo, con el propósito de mejorar la gestión del Área de Sistemas y Documentación adscrita a la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región Sur. A su vez crear propuestas para el mantenimiento de las condiciones físicas y ambientales para el archivo de la unidad.

    1.4. DELIMITACIONES:

    La investigación se desarrollara en el Área de Sistemas y Documentación ubicada en la Central Hidroeléctrica Simón Bolívar Gurí, específicamente en el edificio administrativo planta baja.

    1.5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA:

    Para la CORPOELEC es de suma importancia que en todas sus áreas se logre los más altos estándares de eficiencia y calidad.

    Esta investigación es importante puesto que la unidad está en la búsqueda de mejorar su gestión y cumplir con sus objetivos que son garantizar la organización y conservación de los documentos y proveer de manera eficiente y oportuna la información correspondiente que soliciten las distintas unidades.

    La justificación de esta investigación se sustenta en que el área no cuenta con una estructura organizativa y solo lleva a cabo funciones y procesos medulares para la cual se desea establecer los procesos y funciones que debe cumplir para realizar una buena gestión y que se ajuste a las normas de CORPOELC, mediante la creación e implementación de mejoras a la gestión de la unidad.

    La implementación de esta investigación tiene como beneficiado todas aquellas unidades que estén relacionados con los Proyectos de Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras Región Sur, puesto que obtendrán la documentación correspondiente de forma eficaz, oportuna y con un servicio de calidad.

    1.6. OBJETIVO GENERAL

    Mejorar el proceso de gestión de servicio de documento del Área de Sistemas y Documentación adscrita a la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región Sur

    1.7. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

    · Diagnosticar los aspectos relacionados con la gestión llevada a cabo en el Área de Sistemas y Documentación.

    · Crear normas e instrucciones internas en el área, en cuanto a la recepción, resguardo, distribución, desincorporación de documentos y atención al usuario.

    · Elaborar una metodología que permita controlar y mantener la organización e identificación del archivo.

    · Proponer mejoras de las condiciones físicas y ambientales para el archivo.

    CAPITULO II

    GENERALIDADES DE LA EMPRESA

    2.1. BREVE DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

    Corpoelec, Empresa Eléctrica Socialista, adscrita al Ministerio del Poder Popular de Energía Eléctrica, es una institución que nace con la visión de reorganizar y unificar, en una empresa única, al sector eléctrico venezolano, a fin de garantizar la prestación de un servicio confiable, de calidad y eficiente, no excluyente y con sentido social. Como Institución que fortalece al sector eléctrico, participar en todas las actividades y jornadas de contribución social impulsadas por el Gobierno Bolivariano.

    Su creación data del 31 de julio de 2007, mediante el Decreto Presidencial Nº 5.330 por el cual el presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Rafael Chávez Frías, ordenó la reorganización del Sector Eléctrico Nacional con la finalidad de mejorar el servicio en todo el país.

    En su Artículo 2º, el Decreto define a Corpoelec como una "empresa operadora estatal encargada de realizar las actividades de generación, transmisión, distribución y comercialización de potencia y energía eléctrica". La responsabilidad de direccionar toda la política eléctrica quedaba en manos del Ministerio del Poder Popular para la Energía y el Petróleo, MENPET. Hecho publicó el Decreto, todas las empresas que existían en el sector, provenientes de los ámbitos público y privado (EDELCA, EDC, ENELVEN, ENELCO, ENELBAR, CADAFE, GENEVAPCA, ELEBOL, ELEVAL, SENECA, ENAGEN, CALEY, CALIFE Y TURBOVEN) trabajaron en sinergia para avanzar en el proceso de fusión, y facilitar la transición armoniosa del sector.

    Dada la creciente demanda y las exigencias del Sistema Eléctrico Nacional, SEN, el 21 de octubre de 2009 el Ejecutivo Nacional crea el Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica, MPPEE, bajo cuyo paraguas se adscribe a Corpoelec. Este mandato, que se publicó como Decreto N° 6.991 en la Gaceta Oficial 39.294 del 28 de octubre, dispone que el titular de esta cartera será, a su vez, la máxima autoridad de Corpoelec.

    Con la posterior Ley de Reforma Parcial del Decreto, en agosto de 2010 (Gaceta Oficial N° 39.493), el estatus de fusión de las empresas cambia al de integración, la cual se cumplió el 31 de diciembre de 2011. También destaca en esta reforma el cambio de la denominación de Decreto con Rango y Fuerza de Ley, por la de Ley Orgánica de Reorganización del Sector Eléctrico. La integración estaba en marcha.

    Hoy, con la Integración en una sola unidad operativa y administrativa como es Corpoelec, el Gobierno Bolivariano garantiza un desarrollo eléctrico acorde con los requerimientos de la población venezolana, y en correspondencia con los lineamientos del Primer Plan Socialista de 2008-2013, primera fase del Plan Simón Bolívar.

    2.2. Misión

    Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido social y sostenibilidad, en todo el territorio nacional, a través de la utilización de tecnología de vanguardia en la ejecución de los procesos de generación, transmisión, distribución y comercialización del Sistema Eléctrico Nacional, integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores calificados, motivados y comprometidos con valores éticos socialistas, para contribuir con el desarrollo político, social y económico del país.

    2.3. Visión

    Ser una Corporación con ética y carácter socialista, modelo en la prestación de servicio público, garante del suministro de energía eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, que promueva la participación de las comunidades organizadas en la gestión de la Corporación, en concordancia con las políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el progreso del país, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo venezolano.

    2.4. Valores Corporativos

    · Ética Socialista

    · Responsabilidad

    · Autocrítica

    · Respeto

    · Honestidad

    · Eficiencia

    · Compromiso

    2.5. Generación

    El parque de generación del Sistema Eléctrico Nacional, asciende a unos 24.000 megavatios de capacidad instalada y está conformado por un significativo número de infraestructuras, localizadas en su mayoría, en la región de Guayana, donde funcionan los complejos hidroeléctricos más grandes del país. Éstos ofrecen más del 62% del potencial eléctrico que llega a hogares e industrias de toda la Nación.

    Otro 35% de la generación de electricidad proviene de plantas termoeléctricas, y casi un 3% corresponde al sistema de generación distribuida, conformada por grupos electrógenos. Esto ha sido posible, gracias al rescate del parque de generación por parte de la Corporación Eléctrica Nacional, que viene de sufrir más de dos décadas de desinversión, lo que le ha proporcionado fragilidad al sistema eléctrico, haciéndolo, sobre todo, dependiente de una sola fuente generadora.

    CORPOELEC viene revirtiendo esa situación, y por eso está empeñada en ofrecerles a los venezolanos y venezolanas, un sector eléctrico digno, confiable y de calidad, invirtiendo importantes recursos para ampliar y reforzar el parque de generación, y a la vez promueve el desarrollo de fuentes alternativas de energía, como la eólica o solar.

    Las obras acometidas el año pasado incrementaron la capacidad de Generación en más de 2.116 megavatios. Para el 2011 se tiene planteado poner en marcha una serie de obras que incluyen tres plantas móviles, la rehabilitación de las unidades de Planta Centro y dos plantas flotantes para Caracas.

    En la actualidad, el patrimonio de generación de energía eléctrica existente en Venezuela es el siguiente:

    2.5.1. Plantas Termoeléctricas:

    · Josefa Camejo (Falcón)

    · Complejo Termoeléctrico General Rafael Urdaneta (Termozulia I y II) (Zulia)

    · Argimiro Gabaldón (Lara)

    · Planta Centro (Carabobo)

    · Antonio José de Sucre (Sucre) (en ejecución)

    · Termocentro (Miranda) (en ejecución)

    · Ezequiel Zamora (en ejecución)

    · Alberto Lovera (en ejecución)

    · Juan Manuel Valdez (en ejecución)

    · San Diego de Cabrutica (en ejecución)

    · Termoisla (en ejecución)

    2.5.2. Plantas Hidroeléctrica:

    · Simón Bolívar (Bolívar)

    · Antonio José de Sucre (Bolívar)

    · Francisco de Miranda (Bolívar)

    · Masparro (Barinas)

    · Juan Antonio Rodríguez Domínguez (Barinas)

    · General José Antonio Páez (Mérida)

    · Manuel Piar (Bolívar) (en ejecución)

    · Fabricio Ojeda (Mérida) (en ejecución)

    · Leonardo Ruiz Pineda (Táchira) (en ejecución)

    2.5.3. Plantas de Generación Distribuida (Grupos electrógenos):

    · Mantecal (Apure)

    · El Palito (Carabobo)

    · Arismendi (Barinas)

    · Guanapa I y II (Barinas)

    · Caño Zancudo (Mérida)

    · Coloncito (Táchira)

    · La Fría I y II (Táchira)

    · Tomoporo (Trujillo)

    · Caripito (Monagas)

    · Cruz Peraza (Monagas)

    · Temblador (Monagas)

    · Cantarrana (Miranda)

    · Camaguán (Guárico)

    · Puerto Ayacucho (Amazonas)

    · Aragua de Barcelona (Anzoátegui)

    · Clarines (Anzoátegui)

    · Cuartel (Anzoátegui)

    · El Rincón (Anzoátegui)

    · Achaguas (Apure)

    · Coro (Falcón)

    · Punto Fijo I y II (Falcón)

    · Boca de Río (Nueva Esparta)

    · Luisa Cáceres I y II (Nueva Esparta)

    · Luisa Cáceres III y IV (Nueva Esparta)

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