Activo como dinero convertido en Sistemas Activos de producción y/o prestación (página 2)

Ejemplos: en un terreno urbano se construye un Cine, un hotel, una biblioteca. Se prepara un terreno rural para producir vegetales, criar animales o practicar deportes. Una montaña para la explotación minera. Un edificio es utilizado por el Estado para un destacamento policial.

Podemos generalizar diciendo que cada Sistema Activo aparece en nuestro mundo como un Medio apto para alcanzar un Fin específico y pasa a ser un sistema más, en la complejidad socioeconómica de toda comunidad organizada. Genéricamente se les denomina empresas, compañías, instituciones, negocios, clubes, complejos.

Aún cuando algunos componentes de los Activos, puedan ser tomados de la naturaleza en forma gratuita. Por ejemplo: cursos de agua, árboles, animales salvajes, piedras, etc. En su mayoría es necesario obtenerlos en la forma de Bienes y Servicios, es decir, pagando un precio por ellos. Precisamente la Contabilidad solo incorpora al Sistema los Bienes y Servicios obtenidos a cambio de un precio, o bien recibidos por aporte, donación, contribución, subsidio.

Capacidad y Funcionalidad de cada Sistema Activo

En cada Sistema Activo es posible visualizar su capacidad y funcionalidad para el objetivo que se han propuesto los responsables de cada Proyecto..

La idea de capacidad, nos advierte que todo Sistema Activo tiene límites en el volumen de actividad que puede alcanzar. Un Supermercado tiene una capacidad superior a una Despensa atendida por su dueño.

La idea de funcionalidad, nos lleva a la relación entre el esfuerzo humano y los medios que lo facilitan. Hace falta al menos un mínimo grado de funcionalidad para ejercer la actividad a la que está destinado cada Sistema Activo. Por ejemplo: no podemos concebir una Carnicería, sin mostrador, equipo de frío, balanza, cuchillos, sierra, moledora de carne. Ni un centro asistencial sin camillas, instrumental médico, artículos de limpieza y desinfección.

La comprobación delas condiciones de capacidad y funcionalidad, que presentan los Sistemas Activos en relación a sus respectivos objetivos, permiten destacar a su vez y como aporte teórico a la Contabilidad, otras tres condiciones observables:

• 1. Presencia: todo Sistema Activo ocupa un espacio y un tiempo en el devenir socioeconómico de nuestro mundo;

• 2. Dependencia: todo Sistema Activo depende hasta su construcción y luego durante su accionar, del contexto socioeconómico del que forma parte;

• 3. Identidad: cada Sistema Activo es único, aún cuando guarde similitud con otros. Una Farmacia es similar (nunca igual) a otra. Pero muy diferente de un Cine o una Bodega.

En recuadro tenemos que decir que la Contabilidad es solo una HERRAMIENTA del Contador, quien no enfrenta Cuentas y Valores, sino que las utiliza para conocer y comprender mejor cada realidad que se está manifestando en nuestro mundo real.

Cuando un Sistema Activo ha alcanzado su capacidad y funcionalidad, esto es: surge como un sistema apto para la actividad de………

Estamos frente a una INVERSIÓN DE DINERO en una actividad del mundo empresario. O bien, ante una ASIGNACIÓN DE RECURSOS en una actividad o particular sin fines de lucro.

Puesto en marcha un Sistema Activo, se va modificando con movimientos de Entradas y Salidas. La Contabilidad es la ciencia que estudia los procesos de transformación pero no lo hace como una totalidad indefinida. Sino mediante el seguimiento de los respectivos procesos de varios Subsistemas (ver punto 5. Siguiente), que reconoce como "órganos vitales" de cada Sistema Activo. Única forma de obtener información útil a la Gestión de cada Proyecto.

Los conocimientos contables deben aportar a la conducción de cada Proyecto, importantes datos monetarios que le permiten mantener y aún mejorar la capacidad y funcionalidad de cada uno de los Subsistemas para la eficiencia del Sistema Activo.

Subsistemas con funciones específicas que conforman cada Sistema Activo

Para lograr un Sistema Activo que tenga la capacidad y funcionalidad exigida por su objetivo, deben resolverse diferentes problemáticas. Cada problemática tiene por solución la construcción de un SUBSISTEMA con función específica.

Casa Sistema Activo resulta por lo tanto un conjunto de Subsistemas específicos. Recordemos que un sistema, es un "conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo".

Sistemas Activos conformados por sus diferentes Subsistemas, están en nuestro mundo cumpliendo sus respectivos roles en una sociedad organizada. La propiedad de los mismos puede ser heredada de una a otra generación o cambiar de propietarios, sin que esto necesariamente afecte su existencia y funcionalidad.

La Contabilidad ha reconocido en Rubros y Cuentas del Activo los Subsistemas con funciones específicas, pero en la teoría no ha profundizado en los porqués y cómo de la presencia de cada uno. Respuestas básicas a todo conocimiento científico.

A la enseñanza de la Contabilidad se ha trasladado la idea del aprendizaje de la técnica de la Partida Doble, sin que sea lo suficientemente acompañado con conocimientos de la realidad socioeconómica de las organizaciones. Es más, creemos que la técnica debe ser propuesta sobre estos conocimientos y no al revés.

En el punto 6 siguiente, intentamos demostrar que el RESULTADO con sus Ingresos y Egresos, así como los COSTOS, son también SUBSISTEMAS de un Sistema Activo. Aunque a diferencia de los Subsistemas del Activo, de presencia permanente, Resultado y Costo se manifiestan en forma temporal y presentan características distintivas.

Si bien se justifica que Resultado y Costo se los presente como datos paralelos al Activo. No se justifica que se los considere una realidad en sí mismo y no una parte necesaria de la realidad de cada Sistema Activo.

Ejemplo: cuando observamos como dato la CUENTA SUELDOS…..$———–, nos vemos inducidos a pensar que es dinero Gastado (o perdido), cuando el dato sigue siendo relativo a DINERO INVERTIDO en el Sistema Activo, con una característica especial:

dinero que transitoriamente esta siendo destinado a Sueldos (y se está recuperando con los Ingresos que se están generando).

Tengamos en cuenta además, que la naturaleza de los bienes o de los servicios, no es la que determina el Subsistema al que debe incorporarse. Porque no es la cualidad intrínseca de los mismos, sino la función que pueden cumplir para el Proyecto. Así una computadora puede corresponder en un caso a Bienes de Uso y en otro a Bienes de Cambio. El pago de un servicio de transporte de carga, puede asignarse a Resultado, Bienes de Cambio o Bienes de Uso, según el caso.

En su mayoría cada Sistema Activo está en permanente desarrollo, por una Gestión preocupada por mejorar sus Subsistemas, en la búsqueda de mayor eficiencia, de aumentar la capacidad y/o mejorar la funcionalidad.

A continuación trataremos de explicitar las funciones básicas y universales de los Subsistemas, observables en Sistemas Activos en cualquier tiempo y lugar.

• a) Funciones específicas de transacciones

Una parte de la inversión total de cada Proyecto se debe mantener en la forma de DINERO DISPONIBLE. El Subsistema Dinero Disponible adquiere complejidad cuando no es suficiente el dinero efectivo y surge la necesidad de disponer de una o más cuentas bancarias, administrar valores, hacer transferencias, mantener moneda extranjera, etc.

El dinero debe formar parte de todo Sistema Activo porque cumple varias funciones: comprar para reponer stocks, incorporar bienes duraderos, cancelar compras anteriores. También para comprar insumos operativos como reparaciones, mantenimientos, etc. a los que luego nos referiremos.

• b) Funciones específicas de producción y/o ventas

Salvo para los proyectos cuyo fin es el Servicio, por ejemplo: una compañía de seguros. Todo Proyecto que tenga como fin la venta de bienes producidos o de reventa, exige una Inversión de dinero en un SUBSISTEMA de STOCKS o de existencias que conforman el inventario de mercaderías, materiales, materias primas.

Nadie inaugura un nuevo negocio sin este subsistema ya conformado. Porque sabemos que un Subsistema de Stocks no es simplemente una cantidad de cosas de diferentes marcas, tamaños, colores, sabores, precios, modelos, etc. Es una manifestación física planificada que ha demandado una importante Inversión de Dinero.

Esta inversión exige la reposición periódica de lo vendido, para mantener la funcionalidad. Para estas reposiciones se establecen contactos habituales con un mercado proveedor, al que se integra cada Proyecto.

La Contabilidad es una herramienta de análisis que puede aportar conocimientos importantes a la Gestión de cada Proyecto, aportando datos, no solo de Saldos de Mercaderías, Materiales o Materia Prima, sino de Procesos de Compras y de Ventas analizados comparativamente mes a mes, trimestre a trimestre, año a año.

• c) Funciones específicas de cobranzas

En todo Proyecto que haga ventas en cuenta corriente u otras formas de crédito, aparece una forma de Activo que podemos reconocer como SUBSISTEMA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS, reconocido por la Contabilidad como Cuentas de Deudores por Ventas, Documentos por Cobrar, Tarjetas de Crédito, etc.

Así como en el grupo anterior, aparecía la necesidad de mantener un Stocks. En este subsistema aparece la necesidad de decidir ventas a créditos y administrar las cobranzas.

A su vez, el monto de la Inversión en Créditos por Cobrar produce efectos sobre otros Subsistemas del Sistema Activo. Por ejemplo: puede disminuir las disponibilidades, imposibilitar reposiciones, aumentar compromisos externos, dificultar inversiones en bienes duraderos. El seguimiento de la política de créditos puede recibir un importante aporte informativo desde la Contabilidad.

• d) Funciones específicas de capacidad instalada

La instalación física de un Proyecto suele estar conformada por inmuebles, muebles, máquinas, rodados, sistemas, herramientas, oficinas, playas de estacionamiento, etc. La capacidad instalada aparece como un SUBSISTEMA INSTALADO para funcionar como: Estación de Servicio, Frigorífico, Fábrica de Dulces, Playa de Estacionamiento, Librería, Fotocopiadora.

Por lo tanto cada uno de estos Subsistemas no son simples inventarios de cosas, sino construcciones aptas para fines específicos. Estos Subsistemas Instalados adquieren un valor que puede ser muy superior a la suma del valor de las cosas incorporadas.

Subsistemas Operativos, con Dinero a cambio de Bienes y Servicios, para tramos de actividad del Sistema Activo

Todo Sistema Activo necesita para el desarrollo de la actividad a la que está destinado, del auxilio de sucesivos SUBSISTEMAS OPERATIVOS, obtenidos con Bienes y Servicios.

Cada Proyecto pone en marcha su Sistema Activo para una actividad que si bien permanente, va cumpliendo sus fines en forma sucesiva. Algunas actividades necesitan largos períodos de tiempo para alcanzar el fin propuesto, por ejemplo: plantaciones de cereales, verduras, árboles. Otras, lo alcanzan con cada artículo o producto vendido, servicio prestado.

La Contabilidad debe establecer la relación lógica entre los Fines y los Medios utilizados para alcanzarlos. Así cada Subsistema Operativo debe determinarse válido solo para el mismo tiempo en el que consigue sus fines. La relación medios a fines hace que para la Contabilidad no existan "cortes" en forma arbitraria, sino lógicas y verificables en la realidad de cada Proyecto.

Cada Subsistema Operativo se construye con mano de obra, suministros, provisiones, insumos, reparaciones, impuestos, etc. Permiten lograr para cada tramo de actividad la plataforma operativa que necesita el Sistema Activo, para los fines de ese tramo.

La Contabilidad no se limita a la obtención de listados de diferentes tipos de "Egresos", para un ejercicio. Hace el armado de estas plataformas operativas, generalmente en tiempos más cortos, para estudiarlas en su composición relativa, compararlas entre sí y con los fines alcanzados.

No estamos proponiendo eliminar Conceptos como RESULTADO o COSTOS. Simplemente nos estamos ocupando de observar y profundizar en la realidad monetario-contable de los proyectos organizacionales, para comprender qué es y porqué esta parte del fenómeno observable.

Conocimientos Financieros sobre el dinero invertido en cada Sistema Activo

La Contabilidad, hace el seguimiento FINANCIERO de cada Proyecto, con datos contables que agregan una información posible y a su vez útil a la Gestión de los Proyectos.

Queremos decir con esto, que cualquiera sea el origen del dinero invertido en un Proyecto, en nada cambia el análisis que hemos estado haciendo sobre los Sistemas Activos.

En otras palabras, contabilizar datos del origen del dinero y del valor adeudado de bienes y servicios incorporados o consumidos, aporta a la Contabilidad DATOS FINANCIEROS que se traducen en información financiera útil a la Gestión.

La información financiera es importante porque favorece la utilización inteligente de la CAPACIDAD FINANCIERA para asumir compromisos que alcance cada Proyecto. Ejemplo: plazos con Proveedores, que permiten compras y cancelaciones periódicas sin variaciones en el nivel de las Deudas.

Teniendo en cuenta que las Deudas no son "la parte negativa del Patrimonio", sino una posibilidad de utilizar dinero ajeno en forma ventajosa para el Proyecto.

Es posible asociar determinados procesos financieros, con uno o más Subsistemas funcionales específicos que se están desarrollando. A partir de este análisis podríamos hablar de CAPACIDAD FINANCIERA de un Proyecto, que asume compromisos calculados en función de ventas, cobranzas, etc.

Desde la teoría contable suelen aparecer "ruidos extraños", que no aportan claridad a la comprensión del tema monetario-contable que nos ocupa. En la medida en que se establecen extrañas asociaciones entre el Sistema Activo y el problema Financiero que ayuda a resolverlo.

Algunos ejemplos:

– las Deudas forman parte del Patrimonio y son la parte negativa del mismo; cuando podría afirmarse que indican dinero que momentáneamente esta siendo utilizado en el Sistema Activo.

– el Activo menos las Deudas determinan el Patrimonio Neto; cuando podemos decir que Deudas mas Patrimonio Neto explican la totalidad del dinero invertido en la actividad.

-las Ganancias aumentan el Patrimonio Neto. Cuando podría decirse que el dato Ganancias, señala el mejor origen de un dinero incorporado al Sistema Activo, la autofinanciación de un Proyecto.

• 1. Para la Contabilidad, Activo es dinero convertido en un SISTEMA ACTIVO de PRODUCCIÓN y/o PRESTACIÓN

A modo de conclusión de este trabajo, tenemos que afirmar que para la Teoría Contable, la realidad monetaria de los Proyectos Organizados, aparece como un mundo artificial observable y verificable. Que se presenta como el objeto de conocimiento que la Contabilidad, que debe estudiar y comprender porqué, cómo y para qué.

Reducir a datos monetarios cada una de estas manifestaciones, sigue siendo el instrumental al alcance del Contador. Datos que pueden ser mejorados y aumentados, pero también interpretados cada vez mejor, para descubrir fallas, anomalías, tendencias, incidencias, que puedan traducirse en INFORMACIÓN útil a la Gestión.

Tengamos en cuenta que la información puede y debe ser mucho más rica que el dato.

Porque una buena información ayuda a corregir, cambiar, agregar, quitar, insistir. A un Proyecto como "paciente" no le importa el nombre del "remedio", pueda llamarse Activo, Pasivo, NIC, NIFF le importa "sanar o prevenir enfermedades".

También cuando un tercero se vincula a un Proyecto, necesita certezas, conocimientos que le den seguridades al momento de involucrarse.

La idea es entonces, seguir profundizando en el conocimiento de los Sistemas Activos de Producción y/o Prestación. A la vez que seguir mejorando las herramientas contables de seguimiento y configuración en datos relevantes.

Autor:

José Gabriel Ortega Paredes