Optimización del proceso de gestión de procura de materiales y servicios en la gerencia de la central hidroeléctrica (página 2)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
ü Proveer una salvaguardia para la variación en el tiempo de entrega de las materias primas: cuando se le pide a un vendedor que despache un material, pueden presentarse demoras por una serie de razones, una variación normal en el tiempo de despacho, una escasez de material en la planta del vendedor que haga que se acumulen los pedidos pendientes, una huelga imprevista en la planta del vendedor, un pedido perdido o un despacho de material incorrecto o defectuoso.
ü Sacarle provecho al tamaño del pedido de compra económico: menores costos administrativos, menores costos de envío favorecen los pedidos grandes, cuanto más grande es el envío, menor será el costo por unidad.
Costos del inventario. Al tomar cualquier decisión que afecte el tamaño del inventario, se deben tener en cuenta los siguientes costos:
ü Costos de mantenimiento: Esta categoría incluye los costos de las instalaciones de almacenamiento, el manejo, el seguro, hurto, la rotura, la obsolescencia, la depreciación, los impuestos, y el costo de oportunidad del material. Obviamente, los altos costos de mantenimiento tienden a favorecer unos bajos niveles de inventarios y la reposición frecuente.
ü Costos de preparación (o de cambio en la producción): La fabricación de cada producto diferente implica obtener los materiales necesarios, arreglar la preparación del equipo especifico, diligenciar los documento requeridos, cargar de manera apropiada el tiempo, y los materiales, y desalojar los anteriores suministros de material.
ü Costos de las órdenes: Estos se refieren a los costos administrativos y de oficina para elaborar la orden de compra o de producción. Los costos de las órdenes incluyen todos los detalles, tales como contar los artículos y calcular las cantidades de órdenes.
ü Costos de los faltantes: Cuando las existencias de un artículo están agotadas, los pedidos de ese artículo deben esperar hasta que estas se repongan o cancelarse. Existe una transacción entre llevar las existencias para satisfacer la demanda y los costos resultantes del agotamiento de las mismas.
Sistema de inventario Un sistema de inventario provee la estructura organizacional y las políticas operativas para mantener y controlar los bienes que se van a almacenar. El sistema es responsable de ordenar y recibir los bienes, de coordinar la colocación de los pedidos, y de rastrear lo que se ha ordenado, que cantidad y a quien. Además el sistema debe hacer un seguimiento para responder a preguntas tales como: ¿el proveedor ha recibido el pedido?, ¿el pedido ha sido despachado?, ¿las fechas son correctas?, ¿existen procedimientos para hacer un nuevo pedido o devolver la mercancía indeseable?
La cadena de suministros Es el conjunto de procesos para posicionar e intercambiar materiales, servicios, productos, e información, en la logística integrada.
Figura 6 Flujo de Proceso Cadena de Suministro. Fuente: Portal internet La Gestión de la Cadena de Suministro es la planificación, organización y control de las actividades de la cadena de suministro. Con la finalidad de maximizar el valor del producto/servicio y disminuir los costos de la organización.
Una exitosa cadena de suministros entrega al cliente final el producto apropiado, en el lugar correcto y en el tiempo exacto, al precio requerido y con el menor costo posible.
Figura 7.Gestión de Cadena de Suministro. Fuente: Portal internet Logística de la cadena de suministros Es la parte del proceso de la cadena de suministros que planea, lleva a cabo y controla el flujo y almacenamiento eficientes y efectivos de bienes y servicios, así como de la información relacionada.
Una estrategia logística cuenta con tres objetivos:
ü La reducción de costos: Dirigida hacia lograr minimizar los costos variables asociados con el desplazamiento y el almacenamiento.
ü La reducción de capital: Dirigida hacia la minimización del nivel de inversión en el sistema logístico.
ü Mejora del servicio: Dependen del nivel proporcionado al servicio de logística.
Líneas de acción permanentes para valoración de la red logística.
ü Demanda: El nivel de demanda y su dispersión geográfica influyen en la configuración.
ü Servicio al cliente: Considera la Disponibilidad de inventario, la velocidad de entrega y la precisión para cumplir con un pedido.
ü Características del producto: Características como peso del producto, volumen, valor y riesgo.
ü Costos de logística: Costos asociados por el suministro físico y la distribución física.
ü Políticas de precios: Cambios en las políticas de precios bajo los cuales se adquieren o se venden los bienes.
Demora Se entiende como la suspensión de la actividad normal que no ocurre en el ciclo de trabajo.
Demora Inevitable Es un suceso completamente ajeno a la voluntad y control del trabajador, que impide realizar su trabajo de manera productiva, entre los que se pueden mencionar las horas de comida del operario, necesidades personales, instrucciones del jefe, entre otros.
Las demoras inevitables incluyen interrupciones hechas por el supervisor, analista de tiempo y otros, irregularidades en los materiales, dificultad de mantener tolerancia e interferencias debidas a la asignación de varias máquinas a un operario. Cada operario tendrá numerosas interrupciones en el curso del día de trabajo.
Demora Evitable Es cualquier tiempo del asignado a una tarea, que está bajo el control del trabajador, y que ha sido gastado inactivamente, o para ejecutar operaciones para la realización del trabajo. Entre los que se pueden mencionar: mala operación, ocio, falla del equipo, entre otros. En la determinación del tiempo estándar no se consideran las demoras evitables causadas intencionalmente por el obrero.
Análisis de Costos Es la justificación lógica de su precio unitario, es decir, que mediante el examen de los componentes que integran dicha unidad de obra, se determina el valor que la misma tiene para un lugar determinado en circunstancias propias de espacio y tiempo.
Para realizar los cálculos respectivos se deben considerar los aspectos siguientes: Costo de funcionamiento o alquiler de la maquinaria y el equipo de eficiencia de la maquinaria y utilización del equipo, costo de los materiales, cantidad de materiales por unidad de obra, tabulador de salarios y oficios de las cargas sociales, rendimiento de la mano de obra y análisis de los costos indirectos.
Costos Indirectos Los costos indirectos son aquellos en los cuales es necesario incurrir pero que no son fácilmente identificables con una unidad de obra determinada, tales como gastos administrativos, dirección técnica, intereses impuestos, utilidades, etc. Estos costos indirectos se agregan a los costos directos para poder obtener el costo total de la obra o actividad.
Las formas y bases de cálculo para la determinación de los costos, difieren de acuerdo a la costumbre que al respecto se tenga en cada país, existen por esto varias tendencias: si la utilidad permanece a estos costos o debe calcularse separadamente, si solo debe calcularse como alícuotas de la mano de obra exclusivamente, si se hace sobre una base fija constante o variable para las distintas partes de la obra, o si se incluyen partidas de depreciación de activos entre otros criterios.
En Venezuela, el procedimiento generalmente utilizado es del calcular sobre el total de los costos directos, un tanto por ciento por concepto de gastos generales, dirección técnica imprevista, etc.
Teoría de costos En su acepción más general, los costos se pueden definir como los desembolsos o erogaciones en efectivo, en otros bienes o en acciones de capital, identificados con mercancías o servicios adquiridos. Desde el punto de vista de la contabilidad de costos son aquellas erogaciones de recursos económicos incurridos y aplicados en la operación de un proceso o fabricación de un producto con la finalidad de generar ingresos en el futuro. Constituyen el recurso que se sacrifica para alcanzar un objetivo específico y representan la base para el costo de los productos, el proceso de planeación y control, la evaluación del desempeño y la toma de decisiones gerenciales.
Diagrama Causa – Efecto. Esta técnica fue desarrollada por el Doctor Kaoru Ishikawa en 1953 cuando se encontraba trabajando con un grupo de ingenieros de la firma Kawasaki Steel Works. El resumen del trabajo lo presentó en un primer diagrama, al que le dio el nombre de Diagrama de Causa y Efecto. Su aplicación se incrementó y llegó a ser muy popular a través de la revista GembaTo QC (Control de Calidad para Supervisores) publicada por la Unión de Científicos e Ingenieros Japoneses (JUSE). Debido a su forma se le conoce como el diagrama de Espina de Pescado. El reconocido experto en calidad Dr. J.M. Juran publicó en su conocido Manual de Control de Calidad esta técnica, dándole el nombre de Diagrama de Ishikawa.
El diagrama de Ishikawa conocido también como causa-efecto o diagrama de espina de pez, es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema. Nos permite, por tanto, lograr un conocimiento común de un problema complejo, sin ser nunca sustitutivo de los datos. Es un instrumento eficaz para el análisis de las diferentes causas que ocasionan el problema. Su ventaja consiste en el poder visualizar las diferentes cadenas Causa y Efecto, que pueden estar presentes en un problema, facilitando los estudios posteriores de evaluación el grado de aporte de cada una de estas causas. Ver Figura Nº 13
Figura 8 Flujo de Diagrama Causa- Efecto. Fuente: Portal internet El diagrama se elabora de la siguiente manera:
1. Se debe concretar cuál va a ser el problema o "efecto" a solucionar, se dibuja una flecha y se pone el tema a tratar al final de la misma.
2. Identificar las causas principales a través de flechas secundarias que terminan en la flecha principal, se pueden establecer categorías dependiendo de cada problema.
3. Se debe identificar las causas secundarias a través de flechas que terminan en las flechas secundarias, esto se puede realizar mediante un análisis de cada parámetro, escribiendo cada causa de forma concisa.
4. Se puede hacer una asignación de la importancia de cada factor.
5. Se usan 5 categorías para definir el esquema de Ishikawa: materiales, equipos, métodos de trabajo, mano de obra, medio ambiente; conocidas como las 5M"s.
Se puede establecer una relevancia de las causas principales para tratar unas antes que otras, además se puede añadir cualquier otra información que sea de utilidad para el proceso y ayude a la resolución del problema.
Es utilizado mayormente para:
ü Visualizar las causas principales y secundarias de un problema.
ü Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su análisis y la identificación de soluciones.
ü Analizar procesos en búsqueda de mejoras.
ü Conduce a modificar procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con soluciones sencillas.
ü Educa sobre la comprensión de un problema.
ü Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema.
ü Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no solo al final, sino durante cada etapa del proceso.
Matriz Foda Es una herramienta que se utiliza para comprender las fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una empresa u organización.
El análisis de variables controlables (las debilidades y fortalezas son internas de la organización y por lo tanto se puede actuar sobre ellas con mayor facilidad), en cuanto las variables no controlables (las oportunidades y amenazas las presenta el contexto y la mayor acción que se puede tomar con respecto a ellas es preverlas y actuar a nuestra conveniencia).
ü Parte Interna
Fortalezas: Son los elementos positivos que los integrantes de la organización perciben (sienten) que poseen y que constituyen recursos necesarios y poderosos para alcanzar los objetivos (el fin de la organización, empresa).
Debilidades: Son los elementos, recursos, habilidades, actitudes técnicas que los miembros de la organización sienten que la empresa no tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización.
ü Parte Externa
Oportunidades: Son aquellos factores, recursos que los integrantes de la empresa sienten (perciben) que pueden aprovechar o utilizar para hacer posible el logro de los objetivos.
Amenazas: Se refiere a los factores ambientales externos que los miembros de la empresa sienten que les puede afectar negativamente, los cuales pueden ser de tipo político, económico, tecnológico; son todos los factores externos a la organización que se encuentran en el medio ambiente mediato y, en algunas ocasiones inmediato.
Tabla 1 matriz Foda
Fortalezas (F) Realizar un listado de las fortalezas | Debilidades (D) Realizar un listado de las debilidades | |
Oportunidades (O) Realizar un listado de las oportunidades | Estrategias FO Usar fortalezas para formar ventajas de las oportunidades | Estrategias DO Superar debilidades tomando ventaja de las oportunidades |
AMENAZAS (A) Realizar un listado de las amenazas | Estrategias FA Usar fortalezas para evadir amenazas | Estrategias DA Minimizar debilidades para evitar amenazas |
Fuente: Elaboración Propia Definición de Términos Básicos Costos: En su acepción más general, los costos se pueden definir como los desembolsos o erogaciones en efectivo, en otros bienes o en acciones de capital, identificados con mercancías o servicios adquiridos.
Costos de Administración: Son aquellos costos que se originan en el área de administración de la empresa.
Costo de Conversión: Son los costos necesarios para transformar los materiales directos en productos terminados, es decir, representan la sumatoria de los costos de mano de obra y los costos indirectos de fabricación.
Costos fijos: Constituyen los costos que permanecen contante en un periodo determinado independientemente de los cambios en el volumen de las operaciones, es decir, que no sufren modificaciones relacionadas con los aumentos o disminuciones que se puedan generar en el proceso productivo.
Costos de Distribución o Venta: Comprenden los costos erogados desde el momento en que el producto terminado es situado en el almacén hasta que es entregado al consumidor o cliente.
Costos de Producción: Son los costos que se aplican en el proceso productivo, es decir, son los desembolsos necesarios que se incurren para transformar la materia prima en producto terminado.
Equipos: Constituyen también un elemento del costo directo de la unidad de la obra, ya que son las maquinarias, utensilios y vehículos, que emplea el contratista para la ejecución de la obra.
Mano de Obra: La mano de obra representa el costo del trabajo manual requerido para la ejecución de una actividad y dentro de la estructuración del costo es la cantidad pagada por la realización de una faena.
Mano de Obra Directa: Se refiere a las remuneraciones pagadas a los trabajadores que directamente intervienen en la transformación de las materias primas en productos terminados y que pueden ser controladas de una manera efectiva. Además, pueden asociarse fácilmente con un determinado producto.
Mano de Obra Indirecta: Son aquellas remuneraciones pagadas a los trabajadores que desempeñan labores indirectas en la producción, es decir, que por sus características no se consideran mano de obra directa. Entre éstas, se pueden mencionar: los capataces, inspectores, choferes, empleados del almacén, bonificaciones por horas extras, entre otras.
Materiales: Los materiales constituyen elemento del costo directo de la unidad de obra, y están sujetos a sufrir fluctuaciones debido a la calidad, a los precios de adquisición, al transporte hasta el sitio de la obra, al eventual almacenaje, a su utilización, desperdicios, etc.
Materiales Directos: Constituyen el primer elemento de los costos y son los costos de todos los bienes que integran físicamente el producto y que pueden ser identificados y cuantificados en cada unidad de producción.
Materiales Indirectos: Conformado por todos los materiales que por su naturaleza no pueden identificarse en una unidad producida, como por ejemplo combustibles herramientas de corta vida, etc.
Proceso: Se denomina proceso a la consecución de determinados actos, acciones, sucesos o hechos que deben necesariamente sucederse para completar un fin específico Producción: Se denomina producción a cualquier tipo de actividad destinada a la fabricación, elaboración u obtención de bienes y servicios.
CAPITULO IV
Para el desarrollo de esta investigación, se llevó a cabo las herramientas metodológicas utilizadas para detallar con precisión la problemática planteada con respecto al sistema de gestión de procura presente en la Gerencia de Planta Macagua. Las estrategias metodológicas nos permitieron obtener la información requerida para recopilar, presentar y analizar los datos, iniciando desde el tipo de estudio, diseño de la investigación, población y muestra, fuente de información y procedimiento metodológico para llevar a cabo la investigación.
Tipo de Estudio De acuerdo a la situación y características planteadas del problema, la investigación se tipifica como "Descriptiva y Predictiva" ya que se enfoca en describir la situación actual que presenta la Gerencia de Planta Macagua. Para Dankhe (1986) los estudios descriptivos "buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis" p.120. Así mismo, Hurtado de Barrera (2007) explica que en la investigación predictiva "se observa un evento durante cierto tiempo, se describe, se analiza y se buscan explicaciones y factores relacionados entre sí, de modo tal que logra anticipar cuál será el comportamiento futuro o la tendencia de ese evento" p.54.
A través de este tipo de investigación se podrá optimizar el proceso de procura de materiales y servicios de los mencionados departamentos para obtener el proceso requerido cumpliendo con los estándares de calidad deseados. Descriptiva. Fue necesario conocer, describir, registrar y analizar toda la información correspondiente al proceso de procura de materiales y servicios.
Diseño de Investigación Esta investigación fue de campo no experimental así como también documental. Dado que se basó en métodos que permitieron recopilar los datos en forma directa de la realidad donde se presentaban.
La investigación de campo no experimental según Arias (2006) "consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existentes" p.70.
La investigación documental es "un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas" p.76 (Arias, 2006).
Población La población o universo de estudio está representado por todos los procesos y operaciones que conforman el sistema de gestión de procura de materiales y servicios, bajo la modalidad de contratación directa.Sobre la población, los autores Stracuzzi, S. &Martins, F. (2006) definen que es: "el conjunto finito o infinito de elementos, personas o cosas pertinentes a una investigación y que generalmente suele ser inaccesible".
Muestra La muestra poblacional de este modo también se relaciona con la población, es decir, quedó establecida por todos los procedimientos y operaciones que comprende el proceso de gestión de procura de materiales en la Gerencia de Planta Macagua (CORPOELEC), siendo esta seleccionada de manera no aleatoria con fines especiales, ya que este proceso se desea optimizar. Sobre la muestra, según Stracuzzi, S.
&Martins, F. (ob.cit.): "una muestra no es más que la escogencia de una parte representativa de una población cuyas características reproduce de la manera más exacta posible" Técnicas para la Recolección de Datos Para efectos de este trabajo de investigación, se utilizaron técnicas instrumentos que fueron necesarios para la recolección de datos y la obtención de información, orientadas de manera esencial a alcanzar los fines propuestos para este estudio.
Por lo que se utilizaron las siguientes técnicas:
§ Revisión de documentación Al respecto, la Universidad Nacional Abierta (1990), define que: "La documentación se busca en el estudio de documentos, cuyo propósito está dirigido principalmente a racionalizar las actividades investigativas para que esta se realice dentro de las condiciones que aseguren la realidad de la Investigación." Esta técnica permitió extraer información de distintas fuentes bibliográficas que se consultaron para la recopilación de información fueron provenientes de internet, registros de documentos, tesis de grado e informes elaborados por la empresa, normas y procedimientos, manuales; con la finalidad de esclarecer la data e información necesaria en la investigación. Además formular las bases teóricas que darán relevancia al mismo, y así alcanzar los objetivos de estudio propuesto.
§ Consultas académicas e industriales Se realizaron consultas tanto al tutor académico como al industrial, con el propósito de establecer los parámetros de la investigación desarrollados, además de esto se obtuvo una orientación sobre los pasos utilizados para atacar el problema, y así contar con una asesoría especializada que permitió aclarar dudas referentes a la investigación.
§ Observación directa Se realizaron una serie observaciones periódicas en el área de estudio donde se utiliza el sistema de gestión de procura de materiales y servicios, además de conocer detalladamente los distintos procesos que se lleva a cabo en el área para la obtención de la procura efectiva, y conocer el comportamiento e importancia de la misma.
Ante esto, Méndez (2000) expresa que: "Observar lleva al investigador a verificar lo que se quiere investigar, implica identificar las características y elementos del objeto de conocimiento, al igual que conocer todas aquellas investigaciones realizadas hasta ese momento".
§ Entrevistas no estructuradas La entrevista no estructurada, Consistió en realizar una serie de consultas y preguntas al personal involucrado en el proceso de gestión de procura de materiales, tanto como en la parte administrativa como en la parte técnica.
Briones (1990), afirma que: "La entrevista no estructurada es aquella que incluye temas de estudio, dentro de las cuales el investigador formula preguntas que le parecen más apropiadas y con el vocabulario que más se adapte a la situación""
§ Mediciones de campo Esta técnica consistió en realizar una serie de mediciones que permitieron obtener algunos valores necesarios para medir el tiempo de demora de los proveedores de materiales y servicios de Planta Macagua, necesarios para los mantenimientos en la empresa.
§ Recursos y Equipos
· Computadora para el registro y desarrollo de la investigación
· Cámara fotográfica.
· Memoria USB (Pendrive) para el almacenamiento de la información en digital.
· Intranet de Corpoelec, para recopilar información acerca de información general de la empresa y trabajos similares ya realizados.
· Internet, para la búsqueda de términos y conceptos que permitan la sustentación teórica de la investigación.
· Lápiz, Hojas, Bolígrafo.
· Pendrive
· Equipos de Protección Personal
· Lente de seguridad.
· Casco.
· Botas de seguridad.
· Protectores auditivos.
· Mascarilla.
Procedimiento Metodológico La búsqueda de información y los datos requeridos fueron sustentados por la aplicación de las técnicas de recolección de datos por medio de observaciones directas y aportes de información por parte del personal involucrado en la gestión de procura de materiales. En esta investigación se especificó paso a paso todas las acciones o actividades, los cuales nos permitieron cumplir los objetivos trazados, como se presentan a continuación:
1. Recabar información relacionada con el sistema de gestión de procura de materiales y servicios en la Gerencia que integran la División Planta Macagua, con el propósito de profundizar el conocimiento necesario y obtener la información precisa para el desarrollo del informe. Algunas de las actividades que permitieron darle respuestas a estos objetivos son:
o Entrevistas no estructuradas al personal de gestión de procura.
o Búsqueda de información en guías de archivo técnico de CORPOELEC 2. Diagnosticar la situación actual del sistema de gestión de procura de materiales y servicios, bajo la modalidad de contratación directa para poder establecer los parámetros base que guiaron el desarrollo del estudio y que permitieron esclarecer las problemáticas existente a través de:
Entrevistas no estructuradas al equipo de gestión de procura, el cual se hizo de gran importancia ya que a través de esta información recabada se pudo observar como estaba la gerencia de Planta Macagua en cuanto a su gestión de procura de materiales y servicios.
3. Identificar las actividades improductivas en el proceso de gestión de procura de materiales bajo la modalidad de contratación directa, para eliminarlas y establecer actividades productivas, esto se logro por medio de la observación directa del autor y algunas entrevista al personal de procura de materiales y servicios 4. Diagnosticar las causas y efectos que generan el retraso en el sistema de gestión de procura de materiales y servicios, con el propósito de desarrollar una optimización efectiva y productiva para el proceso de gestión de procura, cabe destacar que estas causas y efectos fueron identificadas mediante la realización de un diagrama Ishikawa. Ver fig. 9.
5. Realizar un análisis FODA para determinar estrategias que permitan tomar decisiones conformes a la optimización del proceso de procura de materiales y servicios, bajo la modalidad de contratación directa. Este procedimiento fue logrado realizando las siguientes actividades:
· Análisis FODA
· Entrevistas no estructuras
· Observación directa 6. Diseñar el plan de optimización del proceso de gestión de procura de materiales y servicios bajo la modalidad de contratación directa a través de un manual de procedimientos, el cual es realizado mediante:
· Observación directa.
· Entrevistas al equipo y Gerencia procura
· Guía de Manual de procedimientos de CORPOELEC CAPÍTULO V
En este capítulo se explica la situación actual del proceso de gestión de procura de materiales y servicios, bajo la modalidad de contratación directa que presenta la Gerencia de Planta Macagua, evidenciada mediante la observación directa, flujograma de proceso actual de la Gerencia de procura de materiales y servicios, así como también un diagrama Ishikawa y la matriz FODA.
Diagnóstico de la situación actual. La Gerencia de Planta Macagua y el departamento de Ingeniería de Mantenimiento fueron creados con la finalidad de integrar, consolidar y optimizar las practicas de operación y mantenimiento de los equipos, sistemas e instalaciones para la producción de potencia y energía asociada a la Central Hidroeléctrica Macagua, coordinando los procesos de gestión necesarios con las respectivas unidades involucradas para garantizar su máxima disponibilidad, asegurando o restableciendo su funcionamiento de acuerdo con los parámetros de calidad de servicios establecidos por la empresa".
El proceso de procura en la Gerencia de Planta Macagua tiene como objetivo garantizar la obtención de los materiales, servicios u obras que requieran las diferentes áreas de la empresa, a los efectos de que los servicios que brinda en su conjunto, puedan ser cumplidos de manera efectiva y oportuna.
En términos generales, el proceso de procura de materiales y equipos en la Gerencia de Planta Macagua actualmente contempla:
Ø Una gestión integral de las compras, asegurando todos los pasos del proceso desde la planificación hasta su ejecución, seguimiento y control, a través de los denominados Grupos de Compras (gestión de compras especializada).
Ø Clasificar los tipos de procura, focalizándose en las compras de bienes y servicios estratégicos, generando un amplio conocimiento de los Grupos de Compras en las necesidades del negocio y en el mercado de los citados bienes, servicios y obras.
Ø El proceso de contratación de bienes y servicios lo inician las unidades Organizativas con la creación de la solicitud de pedido, una vez que el proceso de adjudicación del proveedor concluye, la Unidad de Compra recibe la solicitud del pedido para la creación y liberación del mismo, las estrategias de liberación son de acuerdo a lo establecido en el Manual de Delegación Financiera y Administrativa, éste proceso culmina cuando el bien ha sido recibido por el almacén.
Ø El proceso de Adquisición de Servicios lo inician las unidades Organizativas con la solicitud del pedido de servicio y liberación del mismo; una vez que el proceso de adjudicación del proveedor o contratista concluye la unidad Organizativa continua con el proceso de creación y liberación de pedido y obtiene la firma del mismo por parte del proveedor o contratista, las estrategias de liberación son de acuerdo a lo establecido en el Manual de Delegación Financiera y Administrativa, éste proceso culmina cuando el proveedor o contratista ejecuta el servicio y entrega valuación, informe o factura del servicio prestado; luego se genera la hoja de entrada del servicio y la misma es liberada por la unidad organizativa.
Ø El proceso de gestión de procura es efectuado mediante tres modalidades de las cuales podemos encontrar la modalidad en fondo de anticipo, contratación directa y caja chica. En este estudio, se ilustra y evalúa el proceso de gestión de procura de materiales bajo la modalidad de contratación directa, para así detectar el cuello de botella o las causas que generan retrasos en el proceso procura.
Situación actual del proceso de procura de materiales bajo la modalidad de contratación directa En la actualidad, el proceso de gestión de procura de materiales y servicios bajo las diferentes modalidades presenta inconformidades por el retraso con los materiales y servicios que son pedidos para ejecutar cualquier tipo de mantenimiento tanto dentro como fuera de la central hidroeléctrica.
Normalmente, el pedido de materiales y servicios bajo esta modalidad es declarado desierto con mucha frecuencia, obteniendo como resultado incumplimiento de solitud de pedidos efectiva para la obtención de los materiales y servicio. De igual manera, existe un manejo lento en los requerimientos de los materiales que se traducen en tiempos largos de procura y déficit de servicios. Es importante resaltar que sin la entrada de estos materiales a unidades críticas para el proceso productivo de la empresa en el tiempo que se requiere, se produce retraso en la generación de energía eléctrica para el estado y para el país.
Actualmente, la gerencia y el equipo de procura cuentan con un proceso operativo engorroso, conformado por una gran cantidad de actividades que se deben ejecutar al momento de realizar un pedido. Esta situación genera demora en el proceso de gestión de procura de materiales y servicios.
Cabe resaltar que el déficit de los equipos, materiales y servicios que presenta la planta actualmente, puede generar consigo pérdidas en la generación de energía eléctrica, costos por mantenimiento en maquinas, equipos y operaciones que se desempeñen dentro de la planta en un momento determinado.
A continuación se presenta el flujograma de proceso de gestión de procura de materiales y servicios en la modalidad de contratación directa, donde se puede observar de manera clara y precisa el porqué es conocido como engorroso.
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