Balance general

INTRODUCCIÓN

Los dueños y gerentes de empresas necesitan tener información financiera actualizada para tomar las decisiones oportunas y acertadas sobre sus futuras operaciones. Estas operaciones y transacciones ocurren durante períodos

fiscales que alteran constantemente los saldos en sus estados cuentas. Dichos cambios deben reportarse y reflejarse periódicamente en documentos llamados Estados Financieros. Uno de estos documentos es llamados Balances Generales.

El balance general, muestra en unidades monetarias la situación financiera de una empresa o entidad económica en una fecha determinada, además, tiene el propósito de mostrar la naturaleza de los recursos económicos de la empresa, así como los derechos de los acreedores y de la participación de los dueños.

El balance es un estado de situación financiera y comprende información clasificada y agrupada en tres grupos principales: activos, pasivos y capital. En cuanto a su importancia, es un estado principal y se considera el estado financiero más importante.

El término "balance" que se emplea para denominar a este estado financiero no es el mejor; el término "balance general" proviene del balance que hacen por una parte la lista de los bienes que se dispone y por otra la de los individuos, sociedades o instituciones que se reunieron en el negocio.

1.- BALANCE GENERAL

El balance general es una imagen de la empresa en un momento determinado. Incluye los activos y pasivos, proporcionando información sobre el patrimonio neto de la empresa. En otras palabras un balance general es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.

Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo. El balance general consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa.

2.- PARTES DE UN BALANCE GENERAL

? Activos

? Pasivos

? Patrimonio

2.1.- ACTIVOS

Los activos pueden definirse como el conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre los que se tiene propiedad, así como cualquier costo o gasto incurrido con anterioridad a la fecha del balance, que debe ser aplicado a ingresos futuros. En otras palabras, los activos son todos los bienes que tiene la empresa y posee valor tales como:

? El dinero en caja y en bancos.

? Las cuentas por cobrar a los clientes

? Las materias primas en existencia o almacén

? Las máquinas y equipos

? Los vehículos

? Los muebles y enseres

? Las construcciones y terrenos

Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.

Por otro lado y según el autor, existen otras formas de clasificar a los activos. Una de ellas lo clasifica en tres grupos principales: Circulantes, Fijos y Cargos diferidos. Otros reconoce dos grupos: Los Activos Circulantes y los No Circulante. La base fundamental para hacer la distinción entre circulante y no circulante es primariamente el propósito con que se efectúa la inversión, es decir si es permanente o no.

2.1.1.- Activos Corrientes

Por definición, son considerados activos corrientes el efectivo y todas aquellas otras cuentas que se espera se conviertan, a su vez, en efectivo o que se hayan de consumir durante el ciclo normal de operaciones. En otras palabras, son aquellos activos que son más fáciles en convertir en dinero en efectivo durante el período normal de operaciones del negocio. Algunos de estos activos pueden ser:

2.1.1.1- Caja y Bancos

Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo, los cheques al día no consignados, el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco. Este efectivo debe estar sujeto a libre disposición y sin restricciones.

2.1.1.2- Cuentas por Cobrar

Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.

2.1.1.3- Inventarios

Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa.

2.1.1.3.1- Inventarios de Materias Primas

Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboración del balance, valoradas al costo.

2.1.1.3.2- Inventario de Producción en Proceso

Es el valor de los productos que están en proceso de elaboración. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realización del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc.

2.1.1.3.3- Inventario de Producción Terminada

Es el importe de la producción de bienes cuya elaboración ha sido completamente finalizada, ha pasado los correspondientes controles de calidad y técnicos vigentes y entregada al almacén de la entidad o vendidas al cliente sin haber sido previamente almacenada, sí en el momento de su terminación se desconoce que parte corresponde transferir para el inventario de Mercancías para la Venta y que parte para el inventario de Producciones Propias para Insumo. O sea, es el valor de la mercadería que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de producción.

2.1.2.- Activos Fijos

Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades.

? Maquinaria y Equipo

? Vehículos

? Muebles y Enseres

? Construcciones

? Terrenos

Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de compra. Los activos fijos sufren desgaste con el uso, los cuales reciben el nombre de "depreciación".

2.1.3.- Otros Activos

En contabilidad, otros activos, son aquellos que no se pueden clasificar, ni como circulantes, ni como fijos, pero que son propiedades que la organización tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas, por ejemplo: gastos pagados por adelantado, alquileres, patentes, seguros, papelería, etc.

2.2.- PASIVOS

Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categorías.

? Pasivos corrientes o a corto plazo.

? Pasivos a largo plazo

? Otros pasivos.

2.2.1- Pasivos Corrientes

Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año. En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad: Sobre giros, Obligaciones bancarias, Cuentas por pagar a proveedores, Anticipos, Otras cuentas por pagar, Prestaciones sociales por pagar, Impuestos por pagar, Asignaciones a proyectos, etc.

2.2.1.1- Sobregiros:

Son cupos negociados con plazos, montos y tasas pactados, con el cual el banco autoriza al cliente a girar sin fondos de su cuenta corriente solucionando situaciones transitorias de iliquidez. En el caso de los balances generales indican los sobregiros vigentes en la fecha de realización del mismo.

2.2.1.2- Obligaciones Bancarias:

Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades financieras.

2.2.1.3- Cuentas por Pagar a proveedores:

Representan los importes pendientes de pago a proveedores por operaciones corrientes a corto plazo, independientemente que su pago se efectúe previa o posteriormente a la recepción o aceptación de las mercancías, materiales, servicios recibidos, etc. Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores.

2.2.1.4- Anticipos:

Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.

2.2.1.5- Otras Cuentas por Pagar:

Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.

2.2.1.6- Prestaciones y cesantías consolidadas:

Representa el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento.

2.2.1.7- Impuestos por Pagar:

Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance.

2.2.2- Pasivo a Largo Plazo:

Los pasivos a largo plazo están representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un año (1), o al ciclo normal de las operaciones de éste es mayor. Se originan de la necesidad de financiamiento de la empresa ya sea, para la adquisición de activos fijos, cancelación de bonos, redención de acciones preferentes, etc. Los pasivos a largo plazo dentro de las

empresas más comunes son: los Préstamos hipotecarios y bonos u obligaciones por pagar.

2.2.3- Otros Pasivos

Al igual que los activos, la clasificación: Otros pasivos, se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo, tales como: préstamos sin

interés, ni fecha específica de cancelación; y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.

2.3.- PATRIMONIO

En el lenguaje contable el patrimonio, puede definirse como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee una unidad económica en una fecha determinada, y que constituye precisamente el objeto material de estudio de la contabilidad. Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance. Esta conformado por el Capital y Utilidades Acumuladas.

2.3.1- Capital

Representa la inversión inicial y aportes posteriores que hayan realizado los dueños o accionistas de la empresa para la constitución y operación de la misma. Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.

2.3.2- Utilidades Retenidas:

Son las ganancias que la empresa va teniendo en el tiempo, las cuáles se van acumulando. Estas se pueden capitalizar (convertirse en Capital) o distribuirse a los dueños a través del pago de dividendos.

2.3.3- Utilidades del Período Anterior:

Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias.

El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operación:

Patrimonio Es igual a Activos menos Pasivos.

PATRIMONIO = ACTIVOS – PASIVOS Luego, ACTIVOS es igual a PASIVOS más PATRIMONIO

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

3.- Tipos De Balances Generales

Los balances generales se formulan de acuerdo con un formato y un criterio estándar para que la información básica de la empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posición financiera, capacidad de lucro y fuentes de fondeo. Según estas características los balances se pueden clasificar en:

3.1. Balance General Comparativo

Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran en relación con uno o más periodos, con el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la posición financiera de una empresa y facilitar su análisis.

3.2.- Balance General Consolidado

Es aquél que muestra la situación financiera y resultados de operación de una entidad compuesta por la compañía tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad económica.

Se formula sustituyendo la inversión de la tenedora en acciones de compañías subsidiarias, con los activos y pasivos de éstas, eliminando los saldos y operaciones efectuadas entre las distintas compañías, así como las utilidades no realizadas por la entidad.

3.3- Balance General Estimativo

Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que usualmente son sujetos de rectificación.

3.4- Balance General Proforma

Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de mostrar una propuesta o una situación financiera futura probable.

3.5- Balance Operacional Financiero Del Sector Público

Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y déficit de las dependencias y entidades del Sector Público Federal deducidas de las operaciones compensadas realizadas entre ellas. La diferencia entre gastos e ingresos totales genera el déficit o superávit económico.

3.6- Balance Presupuestario

Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos del Gobierno Federal más los de las entidades paraestatales de control presupuestario directo.

3.7- Balance Primario Del Sector Público

El balance primario es igual a la diferencia entre los ingresos totales del Sector Público y sus gastos totales, excluyendo los intereses. Debido a que la mayor parte del pago de intereses de un ejercicio fiscal está determinado por la acumulación de deuda de ejercicios anteriores, el balance primario mide el esfuerzo realizado en el periodo corriente para ajustar las finanzas públicas.

4.- MÉTODOS DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE

La presentación de las diferentes cuentas que integran el balance se puede realizar en función de su orden creciente o decreciente de liquidez. El método es creciente cuando se presentan primero los activos de mayor liquidez o disponibilidad y a continuación en este orden de importancia las demás cuentas. Se dice que el balance está clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad decreciente, cuando los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente, observando ese orden los activos realizables o corrientes.

5.- FORMAS DE PRESENTACIÓN DE UN BALANCE GENERAL

En función a su grado de análisis, el balance general se puede representar de diversas formas. Por lo tanto, se puede decir que dependiendo del grado de información requerida, se puede generar un balance general tan detallado o tan sencillo como se quiera. A continuación, las formas más comunes de presentación de un balance general:

5.1- Representación en Forma de Cuenta:

Es la presentación más usual, se muestra los activos al lado izquierdo y los pasivos mas capital al lado derecho. Es decir, los activos igual a pasivo más capital. En esta forma se emplean dos páginas, en la de la izquierda, se anota clasificadamente el activo y en la

de la derecha, el pasivo y el capital contable, Ejemplo:

Como se puede observar, el total del activo es igual al total del pasivo más el capital, razón por la cual el balance general en forma de cuenta se basa en la fórmula:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

*Que expresada por medio de literales queda: A = P + C

*La fórmula anterior se conoce con el nombre de formula del balance general

5.2- Representación En Forma de Cuenta:

Conserva la misma fórmula pero invertida; es decir, capital más pasivo es igual a activo. El estado muestra en el lado izquierdo y en primer término al capital y en segundo término al pasivo; a la derecha los activos principiando por los no circulantes y terminado con los circulantes.

5.3- Representación En Forma de Reporte:

Es una presentación vertical, mostrándose en primer lugar los activos, posteriormente los pasivos y por ultimo el capital, es decir activo menos pasivo igual a capital. De tal manera que la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo para determinar el capital contable. Ejemplo:

De acuerdo con lo anterior, vemos que el balance general en forma de reporte se basa en la formula:

ACTIVO – PASIVO = CAPITAL

Que expresada por medio de literales queda: A – P = C Esta fórmula se conoce con el nombre de fórmula capital.

5.4- Representación En Forma de Condición Financiera:

Se obtiene el capital de trabajo que es la diferencia entre activos y pasivos circulantes;

aumentando los activos no circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes.

6.- REGLAS DE PRESENTACIÓN DE UN BALANCE GENERAL

En la presentación de un balance o de un estado financiero en general, deben proporcionarse algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales de presentación. El balance general debe de contener los siguientes datos:

6.1- ENCABEZADO

6.1.1- Nombre de la empresa o nombre del propietario

6.1.2-Indicación de que se trata de un balance general o estado de situación financiera.

6.1.3- Fecha de formulación

6.2- CUERPO

6.2.1- Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo

6.2.2- Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo

6.2.3- Importe del capital contable

6.3- FIRMAS

6.3.1- Del contador que hizo y autorizó

6.3.1- Del propietario o responsable legal del negocio.

7.- Guía para elaborar el Balance General

A continuación se presenta un modelo del formato para elaborar el balance general. Obsérvelo cuidadosamente y siguiendo los pasos descritos anteriormente.

EMPRESA:

BALANCE GENERAL

FECHA:

ACTIVOS PASIVO Y PATRIMONIO

8.- ESTADO DE CAMBIOS DE CAPITAL CONTABLE Y ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS.

En la actualidad se usa con mucha frecuencia un estado que muestra las alteraciones sufridas en el patrimonio de los socios, es decir en las diferentes clasificaciones del capital contable durante un lapso o periodo determinado. A este estado se le llama estado de cambios del capital contable. Cuando durante un lapso determinado el capital social no ha sufrido modificación, puede eliminarse del estado el renglón del capital social y solo incluir los cambios en las utilidades retenidas.

La importancia de estos estados estriba en el interés que el accionista socio o propietario de una empresa tiene en conocer las modificaciones que ha sufrido su patrimonio o la proporción que a él le corresponda durante un ejercicio social o un periodo. En forma secundaria, el estado tiene interés porque muestra los dividendos repartidos, las segregaciones que se hacen de las utilidades para fines generales o específicos (traspasos a las reservas de capital) así como las cantidades que se encuentran disponibles de las utilidades para ser repartidas en forma de dividendos o para aplicarlas a fines generales o específicos.

A continuación y para terminar, mostraremos una tabla donde se muestran los orígenes o causas de los aumentos o disminuciones de capital contable.

CONCLUSION

Del trabajo realizado por parte de nuestro equipo podemos concluir a pesar de que existen varios estados financieros, los que destacan o sobresalen más por su utilización son el Estado de Situación Financiera o Balance General y el Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias.

En está parte de nuestro trabajo nos enfocamos hacia lo que es el Balance General, de este se comprendió que consta de tres partes principales que son: encabezado, cuerpo y notas que se tengan que realizar.

De esto el encabezado consta de los datos generales de la empresa de la que es dicho balance, por su parte el cuerpo consta de la información que nos proporciona la ecuación básica de la contabilidad, la cual es: Activo es igual a Pasivo más Capital Contable, y la parte final del balance nos sirve para colocar las notas al pie que normalmente se colocan en un documento anexo debido a la extensión de estas.

BIBLIOGRAFIA

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ORTIZ ANAYA, Héctor 1997 Flujo de Caja y Proyecciones Financieras. Bogotá, Colombia.

Autor:

Luis Cabello

John Rodríguez

Jesús Rangel

Taerone Yépez

Enviado por:

MSc. Ing. Iván Turmero

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO CÁTEDRA: COSTOS Y PRESUPUESTOS

PUERTO ORDAZ, MARZO DE 2008