Metodología de Análisis Algunas deficiencias: Número excesivo de etapas, “desandar lo andado”, falta de unificación, demasiado movimiento de personas, exceso de registros para fines de referencia o anotación, elevada cantidad de documentos. 13 Dovey
Manual de Procedimientos Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan. Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecución, facilitan la toma de decisiones programadas, capacitan al nuevo personal, elementos de consulta en caso de duda, jefes no participan en decisiones programadas. Desventajas: enlentecen el trabajo, difícil mantenimiento actualizado, pueden limitar la iniciativa del personal. Recomendable. Tamaño, rotación del personal.
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Manual de Procedimientos El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios. Contenido:
IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha de elaboración, fecha de vigencia. OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se desarrolla. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde. PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de llenado. CURSOGRAMA.
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Tendencias modernas para la mejora de procesos Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo:
Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.
No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma evolucionó hacia medios informáticos, permitiendo actualización permanente, y consultas interactivas del usuario.
La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniería.
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Procesos CONCEPTO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000).
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que tienen el propósito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada), transformándolos en un grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente.
17 Tendencia modernas para la mejora de procesos
Procesos Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción del enfoque basado en procesos
18 Tendencia modernas para la mejora de procesos
ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 9001:2000 Identificar los procesos Determinar su secuencia e interacción Comprensión y cumplimiento de requisitos Consideración de procesos en términos de agregado de valor Obtención de resultados de desempeño y eficacia Mejora continua en base a mediciones objetivas
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CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Clasificación
Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios, principales: constituyen la razón de ser de la organización, asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el cliente. Varían por tipo de industria. Ej: Ventas, Producción.
Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son los mismos para todas las empresas. Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
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Orientación a procesos 21 Finanzas Contabilidad Mking Calidad Fabricación Compras Adm. y Fin. Comercial Producción Gerencia General Ventas Interior Montevideo Ensamblado Envasado Dirección Departamentos Sección Proceso Comercial Proceso de Producción Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto. Gerencia
Mapa de Procesos 22 (Gp:) Actividad 1.1.1 (Gp:) Sub-proceso 1.1 (Gp:) Sub-proceso 1.n (Gp:) Actividad 1.1.n (Gp:) Tarea 1.1.1.1 (Gp:) Tarea 1.1.1.2 (Gp:) rea 1.1.1.n
Proceso 1 Diferencia entre proceso y procedimiento Proceso: “¿Qué se hace?” Procedimiento: “¿Cómo se hace?”
GESTIÓN POR PROCESOS Toda la organización tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a través de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan . La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.
PERMITE
Optimización de los procesos
Simplificación de los procesos
Mejora continua de los procesos
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LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES…
Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos. 24
MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR: 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas
CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje común y realizar comparaciones;
ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO 25
DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS AYUDA A:
Identificar y comunicar las características de los procesos. Formar al personal. Compartir conocimiento y experiencia. Efectuar la medición de los procesos. Llevar a cabo auditorías. Analizar, revisar y mejorar los procesos.
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DIAGRAMA DE FLUJO Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente, con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo
PERMITE: Ver un proceso o parte de él Detectar “cuellos de botella” Detectar ausencia o duplicación de controles Racionalizar la documentación Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realización Facilitar la elaboración de la documentación Otros. 27
Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios, en forma lógica, estructurada, y secuencial.
Utilidades: Graficación automática de procesos (Flow Charts). Descripción resumida de tareas y acceso a documentación ampliada. Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución. Simulación automática de procesos. Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales. http://www.wizspro.com/
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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos, que permite describir los mismos en un formato , uniforme y fácilmente actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Selección de personal
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