Análisis y diseño de procesos y procedimientos de trabajo

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO Concepto. Alcance de la Técnica. Ventajas de su utilización. Aplicación de la Técnica. Sistemas de graficación de curso gramas. Características. Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales. Tendencias modernas para la mejora de procesos. Metodología de análisis. Manual de procedimientos. Elaboración y presentación. 1

INTRODUCCION Dos conceptos de organización: Organización como función o proceso. Organización como el resultado de esa función o proceso: Organización como estructura formal. Organización como estructura y sistemas administrativos.

Organización como estructura y sistemas adminitrativos.

Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con frecuencia de políticas.

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CONCEPTO Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización.

Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución.

Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método. 3

Estructura y Procedimientos Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados.

Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos).

Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.

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Estructura y Procedimientos Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función. Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano. Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la organización formal.

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ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS Alcance:

En el campo de los procedimientos, es muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr unificación.

Ventajas:

maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos, para una buena toma de decisiones.

sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de información..

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Descripción de Procedimientos: Forma narrativa. Diagrama de Procedimientos.

Forma Narrativa, fallas: Lectura extensa: complica interpretación, Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto, Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información, Distintas interpretaciones, Complica elaboración.

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.

Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo.

Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes de información.  8

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Ventajas del Diagrama de Procedimientos:

Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad, Facilita apreciación en conjunto del procedimiento, Evita diferencias de interpretación.

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APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”, Analizar un procedimiento y detectar problemas, Diseñar propuestas de cambio “propuesto”, Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos. 10

Metodología de Análisis Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados. Preguntas: Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se hace?, qué sucedería si no se hace?, … Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas?,…. Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar?,…. Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,… Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?,…. 11

Metodología de Análisis Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo.

Alternativas del análisis:

Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones.

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