La divulgación que tiene actualmente el costeo basado en actividades se debe al libro de Jonson and Kaplan (1987): "Pérdidas relevantes surgimiento y fallos de la Administración contable". Este tomó como punto de partida el análisis de los cambios que se venían produciendo en el proceso de producción y comercialización debido a las nuevas técnicas de programación y control que se estaban poniendo en práctica y la necesidad de buscar nuevas técnicas de determinación y análisis de costos a tono con el nuevo entorno en que se desarrollan los negocios. Otra obra de gran importancia sobre este tema es sin duda "Costes y Efectos", publicada en 1999, por los que son considerados por muchos los padres de ABC/ABM (Robert S. Kaplan y Robin Cooper).
El modelo ABC permite mayor exactitud en la asignación de los costos de las empresas y permite la visión de ellos por actividad. El concepto tratado por Solano (1998), define a la actividad: ""es lo que hace una empresa, la forma en que los tiempos se consume y las salidas de los procesos, es decir transformar recursos (materiales, mano de obra, tecnología) en salidas".
Otra definición de actividad, extraídas de otros autores (Amat, Baujín, Castelló, Tamarit, Ripoll, Vega, Garbey, Pérez, Sánchez), la señalan como "la actuación o conjunto de actuaciones que se realizan en la empresa para la obtención de un bien o servicio".
La metodología de costeo convencional presenta dos fases principales:
1. La primera fase de acumulación de los costos de los recursos insumidos en una clasificación natural o autodescriptiva de los mismos (cuentas contables de gastos), los cuales a su vez pueden ser directos o indirectos.
2. La segunda fase es la adjudicación de los costos indirectos, esta última fase del costeo convencional es la cuestionada por los seguidores del ABC. Con los costos directos no existen controversias por que su imputación es tangible y verificable.
El cuestionamiento en el costeo convencional en esta segunda fase es debido a que este utiliza bases de volumen, como horas hombre, horas máquina, kilogramos de producto terminado, etc. no tomando en cuenta el grado de dificultad en elaborar los productos, esto descalificaría la precisión del costeo convencional, según los seguidores de esta metodología.
El hecho que el costeo convencional utilice bases de volumen para la distribución de los costos indirectos no significa que no pueda considerar nuevas bases como los inductores de actividad y uso.
Una crítica que ha recibido la técnica de costeo ABC por algunos es que no cumple con los principios contables; sin embargo, esto no es del todo cierto ya que por ejemplo versiones actualizadas del Plan Contable General aplicado para empresas peruanas plantea diseñar las cuentas costos con denominación de actividades en lugar de centros de costos de esta forma es posible efectuar la dinámica contable en función a actividades, tal como se hace otros países.
Pero la adopción de estas nuevas bases de distribución en función a las actividades demandará inversión de recursos y tiempo que algunas organizaciones no están dispuestas a brindar.
El ABC requiere de dos consideraciones básicas y previas para su aplicación; una de ellas, es que la empresa haya diversificado sus líneas de productos y servicios en forma considerable y la segunda es que una porción importante de sus costos sean indirectos.
Existen empresas que han obtenido beneficios importantes derivados de una adecuada implantación del ABC; sin embargo, también existen compañías que debido a una mala administración del proyecto no han logrado reducir sus costos, incrementar sus utilidades, mejorar su desempeño o realizar cambio alguno.
Aplicaciones de la metodología ABC
Las principales aplicaciones que se pueden tener con un sistema ABC son:
.El costeo de actividades
.El costeo de productos
.La reducción de costos
.El mejoramiento de procesos
.La Administración del desempeño
.El presupuesto basado en actividades
Es normal que se quiera alcanzar la mayor cantidad de información a la vez; sin embargo, lo recomendable es establecer una secuencia de avance realista, de acuerdo con las prioridades de la empresa, e ir avanzando paulatinamente, hasta contar con toda la funcionalidad que se requiera.
Avanzar en forma gradual permitirá a la empresa asimilar y dar pasos firmes en la implantación del concepto ABC.
¿Qué es el ABC y cómo puede utilizarse?
ABC son las siglas en inglés de "Activity Based Costing" que en español significa Costeo Basado en Actividades, siendo esta una metodología para asignar los costos y gastos de una empresa.
La metodología ABC se basa en el hecho de que una empresa para producir requiere realizar actividades las cuales consumen recursos, por lo que primero se costean las actividades y luego el costo de las mismas es asignado a los diferentes objetos de costo (productos, servicios, grupos de clientes y regiones, etc.) que demandan dichas actividades; con esto se logra una mayor precisión en la determinación de los costos y la rentabilidad.
Apaza, sobre el ABC remarca:"La diferencia entre los sistemas tradicionales de asignación básica de costos y los sistemas ABC consiste en que estos últimos se centran en la acumulación de costos en actividades clave, en tanto que la asignación tradicional de costos se centra en la acumulación de costos en unidades de la organización como departamentos."
El alcance completo de ABC incluye las actividades de todos los procesos principales de la organización; sin embargo, puede iniciarse con las actividades de fábrica para obtener información para efectos financieros (valoración de inventarios por ejemplo) y luego pasar a las actividades de los demás procesos para obtener información para la toma de decisiones gerenciales.
¿Cómo saber si su empresa requiere el costeo ABC y está en posibilidades de acceder a él?
A continuación se describen algunos aspectos importantes que deben considerarse para evaluar si se justifica en una empresa la implantación de un sistema ABC:
a. Existencia de sistema integrado funcionando adecuadamente
Para que una empresa pueda implantar el costeo ABC, primero debe contar con sistemas automatizados para el procesamiento y registro integral de sus operaciones, en virtud de que una gran cantidad de la información que es requerida por el costeo ABC proviene de datos estadísticos de subsistemas operativos, tales como Compras, Almacenes, Producción, Ventas, etc., así como de subsistemas financieros como Contabilidad General, Activos Fijos, Cobranza, etc.
Si la empresa no cuenta con un sistema integrado para la cuantificación de sus actividades primeramente debe dedicar sus esfuerzos a resolver este asunto.
b. Sistema de Costeo funcionando adecuadamente
En el caso de empresas manufactureras se debe contar previamente con un costeo adecuado de los materiales y mano de obra directos, debido a que la mecánica de costeo de los mismos permanece intacta al adoptar la técnica ABC. Es decir, si una empresa costea por orden o proceso, en forma estándar o histórica bajo un esquema absorbente lo seguirá haciendo de igual manera aún después de utilizar ABC.
Lo único que cambiará con el ABC para efectos de costeo de productos, es la asignación de los gastos indirectos de fabricación a los productos o servicios que será en función a bases de actividad.
En una empresa de servicios los costos directos normalmente son mínimos, la mayor parte son indirectos, por lo que el ABC se aplica por "default".
c. Magnitud significativa en los gastos indirectos
Si una empresa se encuentra con altos niveles de costos indirectos, se deberá considerar seriamente la aplicación de la técnica ABC.
Uno de los cambios importantes en el ambiente de manufactura ha sido la incorporación de maquinaria y equipo con tecnología avanzada, lo cual, en consecuencia, ha generado una reducción en los costos de mano de obra directa.
d. Alta diversidad de productos, clientes, canales de distribución y puntos de venta
Cuando una empresa fabrica en una misma planta diversas líneas y tipos de productos y costea bajo la técnica tradicional de asignación de gastos indirectos normalmente se incurre en subsidios cruzados entre los diferentes productos, porque la distribución se realiza con bases de volumen, las cuales no reflejan de manera adecuada la absorción de todos los recursos utilizados en la planta.
En resumen, podemos establecer que si una empresa tiene un sistema administrativo integral, un considerable nivel de costos indirectos y además existe una alta diversidad de productos, canales de distribución, puntos de venta, clientes, y la imperante necesidad de precisión respecto al costo unitario de producción, se deberá considerar seriamente la implantación el costeo ABC en su empresa.
Tipos de empresas para implantar el ABC
El sistema ABC puede ser aplicado en algunos tipos de empresas. La aplicación del sistema ABC depende principalmente de las particularidades de las diferentes empresas. Sin embargo los siguientes son las características de las empresas en que un sistema basado en actividades puede ser implementada: a) aquellas en las que los costos indirectos de fabricación configuran una parte importante de los costos totales.
Empresas en las que se observa un crecimiento, ano tras ano en sus costos indirectos.
Empresas con alto volumen en sus costos fijos.
Empresas en la que los costos indirectos se vienen imputando a los productos mediante una base arbitraria.
Empresas en las que la asignación de los costos indirectos a los productos individuales no resulta realmente proporcional respecto al volumen de producción de los productos.
Empresas inmersas en un entorno de fuerte competencia.
Las empresas en las que existen una gran variedad de productos y de procesos de producción, en las que además los volúmenes de producción varían sensiblemente.
Empresas con mucha diversidad de las estructuras de apoyo, dada a los productos.
Empresas con un nivel alto de coincidencia de procesos o actividades entre los productos.
Empresas en la que existe un gran número de canales de distribución y de compradores que provocan la necesidad de acometer actividades de ventas muy diferenciadas.
Empresas en que se demuestre que existe insatisfacciones con el sistema de costos existente.
Empresas en que se haya escogido como forma de competir el "liderazgo de costos".
Concluidas la relación de empresas que pueden aplicar un sistema ABC, se deja el camino abierto para proseguir investigando en otros trabajos los avances y aplicaciones del Sistema de Gestión y Costo basado en Actividades.
Diseño e implementación del sistema
Una vez que la alta dirección y las gerencias operativas ya definieron el enfoque y alcance del proyecto ABC, se deben organizar los equipos de trabajo, capacitar al personal de la empresa, diseñar el modelo ABC, desarrollar y probar el sistema y por último implantarlo.
Análisis de importancia relativa de los costos
Es fundamental realizar un análisis de los costos de los procesos involucrados.
En este trabajo se debe incluir el análisis paretiano para identificar en que actividades se encuentra el 80% de los costos. Este análisis servirá para entender la estructura de costos de las operaciones de la empresa, y con esto tener bases para focalizar el diseño del modelo.
Diseño del modelo ABC
Las principales recomendaciones para el diseño de un modelo ABC son:
1. Definición de objetos de costo
La definición de objetos de costo es fundamental para el diseño del modelo ABC, ya que establece las dimensiones de información que debe proporcionar el modelo. Esta definición dependerá del alcance que se quiera dar al sistema y las características de operación de la empresa, los objetos de costos pueden ser:
. Productos y línea de productos.
. Clientes o segmentos de clientes.
. Canal de distribución o ruta.
. Zona, región geográfica y país.
2. Definición de actividades y Procesos
Para la definición de actividades es recomendable considerar los siguientes aspectos:
. Utilizar el enfoque de la Cadena de Valor para determinar las actividades del negocio.
. Por otro lado: "Un proceso se define como una serie de actividades ligadas a fin de alcanzar un propósito específico".
. Para efectos de lograr una adecuada precisión en el costeo de actividades es suficiente con llegar al tercer nivel en la definición de las mismas.
Implantación
Las recomendaciones básicas para el proceso de implantación son:
. El ABC, proporciona información valiosa para la toma de decisiones, pero los beneficios se obtienen siempre y cuando se lleven a cabo posteriores acciones correctivas.
. El ABC debe estar conformando parte de los sistemas administrativos integrados.
. Se debe ver la organización como una serie de procesos integrados y administrar las actividades inherentes a cada proceso.
. El ABC debe estar integrado con los procesos de reingeniería en caso de estarse dando.
. El involucramiento de la alta dirección y la gerencia es necesario a lo largo de todo el proyecto para lograr una adecuada implantación.
Conclusiones parciales
El ABC aporta información empresarial útil para promover la ventaja competitiva en las empresas; sin embargo, no todas las empresas que emprenden un proyecto de implantación del ABC logran concretar los beneficios cualitativos y cuantitativos que se pueden obtener.
Una implantación exitosa se debe en gran medida a la forma en que se desarrolla el proyecto y el compromiso de los funcionarios de más alto nivel en el éxito del mismo; además, del convencimiento de estos de que el ABC es una herramienta que representará una ventaja competitiva inminente.
Bibliografía
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6. Sáez Torrecilla. Contabilidad de Costos. Mc Graw Hill. México. (1997)
7. http//: www.monografías.com
Autoras:
Lic. Yanet Alemán Ferro
Lic. Ariela Arias García
Lic. Mannie García Delgado
Centro de Estudios de Turismo. Universidad de Matanzas.
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