Sistema de control interno: instrumento para la efectividad de las municipalidades (página 4)

ELEMENTOS

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Planeamiento de la Administración de Riesgos

1 Se ha desarrollado un Plan de actividades de identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos

2 La Dirección (Directorio, Gerencias y Jefaturas) ha establecido y difundido lineamientos y políticas para la administración de riesgos

3 El planeamiento de la administración de riesgos es especifico en algunas áreas, como en la asignación de responsabilidades y monitoreo de los mismos

4 La entidad cuenta y ha puesto en práctica el Plan de Administración de Riesgos

Identificación de Riesgos

5 Están identificados los riesgos significativos por cada objetivo

6 Se han identificado los eventos negativos (riesgos) que pueden afectar el desarrollo de las actividades

7 Se ha participado en la identificación de los riesgos de las actividades de las diferentes unidades orgánicas o procesos

8 En la identificación de riesgos se ha tomado en consideración aspectos internos (de la entidad) y externos (fuera de la entidad)

Valoración de riesgos

9 En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados (probabilidad

de ocurrencia)

10 En el desarrollo de sus actividades se ha cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados (impacto)

11 Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificación han sido registrados por escrito

Respuesta al riesgo

12 Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados

13 Se han definido lineamientos para efectuar seguimiento periódico a los controles desarrollados con respecto a los riesgos Contraloría General de la República

ELEMENTOS

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Procedimiento de Autorización y Aprobación

1 Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas están claramente definidos en manuales o directivas y son realizados para todos los procesos y actividades

2 Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas han sido adecuadamente comunicados a los responsables

Segregación de funciones

3 Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo

4 Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude

Evaluación Costo-Beneficio

5 El costo de los controles establecidos para sus actividades está de acuerdo a los resultados esperados (beneficios)

6 Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se puede obtener

Controles sobre el acceso a los recursos o archivos*

7 Se han establecido políticas y procedimientos documentados que se siguen para la utilización y protección de los recursos o archivos

8 El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre otros

9 Periódicamente se comparan los recursos asignados con los registros de la entidad (por ejemplo arqueos, inventarios u otros)

10 Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad para los mismos

11 Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos

Verificaciones y conciliaciones

12 Las unidades orgánicas periódicamente llevan a cabo verificaciones sobre la ejecución de los procesos, actividades y tareas

13 Periódicamente se comparan los resultados con los registros de los procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes

Evaluación de desempeño

14 La municipalidad cuenta con indicadores de desempeño para los procesos, actividades y tareas

15 La evaluación de desempeño se hace con base en los planes organizacionales, disposiciones normativas vigentes

Rendición de cuentas

16 La municipalidad cuenta con procedimientos y lineamientos internos que se siguen para la rendición de cuentas

17 La administración municipal exige periódicamente la presentación de declaraciones juradas a su personal

18 Conoce sus responsabilidades con respecto de las rendiciones de cuenta

Documentación de procesos, actividades y tareas

19 El personal conoce qué procesos involucran a su unidad orgánica y qué rol le corresponde en los mismos

20 Los procesos , actividades y tareas de la entidad se encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual que sus modificaciones

Revisión de procesos, actividades y tareas

21 Se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente

22 Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias

Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones

23 Se cuenta con políticas y procedimientos escritos para la administración de los sistemas de información

24 Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos, a las redes instaladas, así como al respaldo de la información (backup)

25 Los sistemas de información cuentan con controles y sistemas que evitan el acceso no autorizado a la información

26 La entidad cuenta con un Plan Operativo Informático

27 El Área de informática cuenta con un Plan de Contingencias

28 Se han definido los controles de acceso general (seguridad Física y Lógica de los equipos centrales)

29 Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados, creación de usuarios con accesos propios(contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente

30 Los programas informáticos (software) de la entidad cuentan con licencias y autorizaciones de uso

31 La entidad cuenta con un adecuado servicio de soporte técnico para las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) Contraloría General de la República

32 Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo así como de las modificaciones de los existentes en carpetas documentadas.

33 La entidad ha definido políticas sobre el cambio frecuente de contraseñas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule de las funciones.

34 La entidad ha establecido controles para la adquisición paquetes software

ELEMENTOS

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Funciones y características de la información

1 La información municipal es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

2 Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información

Información y responsabilidad

3 Los titulares y funcionarios identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios en las áreas respectivas

4 Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades

Calidad y suficiencia de la información

5 La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades

6 Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información

Sistemas de información

7 La municipalidad está integrada a un solo sistema de información y se ajusta a las necesidades de sus actividades

8 Periódicamente se solicita a los usuarios opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras

Flexibilidad al cambio

9 Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento

Archivo institucional

10 La municipalidad cuenta con una unidad orgánica que se encarga de administrar la documentación e información generada por la entidad

11 La administración de los documentos e información se realiza de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para la preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y físicos)

12 Los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con una ubicación y acondicionamiento apropiado

Comunicación interna

13 La municipalidad ha elaborado y difundido documentos que orienten la comunicación interna

14 La administración mantiene actualizado a la Alcaldía respecto al desempeño, desarrollo, riesgos, principales iniciativas y cualquier otros eventos resultantes

15 La municipalidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la denuncia de actos indebidos por parte del personal

Comunicación externa

16 La municipalidad cuenta con mecanismos y procedimientos adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestión institucional

17 El portal de transparencia de la municipalidad se encuentra adecuadamente actualizado

18 La municipalidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública)

Canales de comunicación

19 Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación interna y externa, considerándose diversos tipos de comunicación: memorando, paneles informativos, boletines, revistas

20 Estos canales de comunicación permiten que la información fluya de manera clara, ordenada y oportuna

ELEMENTOS

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Actividades de prevención y monitoreo

1 En el desarrollo de las labores municipales, se realizan acciones de supervisión para conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido, quedando evidencia de ello

2 Las unidades orgánicas municipales realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo)

Seguimiento de resultados

3 Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección

4 Cuando se descubre oportunidades de mejora continua institucional, se disponen medidas para desarrollarlas

5 Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el Organo de Control Institucional.

Compromiso de mejoramiento

6 La municipalidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora continua que son ejecutados posteriormente

7 Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones realizadas

8 Se implementan las recomendaciones que formulan los Órganos de control, las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento continuo institucional.