Proyecto Automatización Sistema de inventario y servicios (página 2)

Costos de personal

• Analista de sistemas RD$ 26,000.00

• Técnico electricista RD$ 4,500.00

Total de Costos: RD$ 174,219.64

Detalles de Beneficios

Beneficios Tangibles

• Incremento de clientes RD$ 90,000.00

• Búsqueda más rápida de los precios de los productos RD$ 8,000.00

• Disminución en el tiempo empleado en los procesos RD$ 18,000.00

• Reducción en la taza de error RD$ 10,500.00

• Manejo de más transacciones con el nuevo sistema RD$ 10,500.00

• Aumento en la velocidad de procesamiento RD$ 15,500.00

• Integración de los datos RD$ 20,500.00

• Total Beneficios Tangibles: RD$ 173,000.00

Beneficios Intangibles

• Mejor información

• Mejor servicio al cliente

• Empleados y clientes más satisfechos

• Mejores condiciones de trabajo

• Acceso rápido a la información

• Respuesta más rápida a la solicitud de los clientes

• Consulta de información más rápida y eficiente

• Eliminación de tareas u actividades tediosas

Total Beneficios intangibles: RD$ 70,00.00

Total de Beneficios RD$ 323,000.00

Beneficios neto = Total de beneficios – costo Total RD$ 148,780.36

Análisis de flujo de efectivo Proyecto de Automatización Sistema de Inventario y Servicios Tegra, Srl

DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD DEL PROYECTO Y SU ACEPTACIÓN

Las proyecciones de ingreso para la empresa, muestran que en el primer (1er) trimestre la empresa genera unos 20,000 pesos, pero debido a que los costos superan a los ingresos, el análisis refleja un flujo de efectivo negativo, pero a partir del tercer (3er) trimestre presenta un flujo de efectivo acumulado positivo, superando así, los costos incurridos en la instalación del sistema y generando ganancias que superan los 15,000 a partir del cuarto (4to) trimestre.

Como se puede apreciar, la recuperación de la inversión se realiza en un periodo aproximado de 1 año, donde se refleja que la inversión es retornada en cantidades positivas, por lo que, el equipo de analista sugiere a la gerencia dar curso a la propuesta recomendada, ya que el mismo, refleja un conjunto de beneficios que incrementarán las ganancias de la empresa.

Lista de Actividades

Descripción de Actividades

Descripción De Las Actividades

Actividad # 1

Nombre: Iniciar Proyecto

Descripción: En esta etapa se procede a empezar con el levantamiento del proyecto.

Actividad # 2

Nombre: Organizar el proyecto

Descripción: La organización del proyecto consiste en la asignación de cada una de las tareas o fases a cada uno de los ejecutores (equipo del proyecto).

Actividad # 3

Nombre: Analizar el problema

Descripción: Esta actividad consiste en verificar el sistema actual de la empresa como una forma de saber lo que se necesita para mejorarlo. Se determina la información necesaria para el desarrollo del programa. Se determina lo que se necesita resolver.

.

Actividad # 4

Nombre: Analizar los requerimientos

Descripción: En esta actividad se estudiarán elementos necesarios para la implantación de un sistema de facturación automatizado.

Actividad # 5

Nombre: Discutir presupuesto

Descripción: En esta estaba lo que se busca es tener un claro entendimiento del presupuesto que se tiene a disposición para lo que tiene que ver con el desarrollo del nuevo sistema, y así poder establecer los límites en los costos.

Actividad # 6

Nombre: Evaluar costos operacionales

Descripción: En esta actividad se procede a verificar el costo de operación que tiene el proyecto para ver si es factible.

Actividad # 7

Nombre: Verificar recursos disponibles

Descripción: Esta actividad consiste en verificar todos los recursos con los que cuenta la empresa tales como los elementos de hardware, para así ser utilizados posteriormente.

Actividad # 8

Nombre: Cotizar las compras

Descripción: Esta etapa es ante de establecer el presupuesto original; se cotizan todos los equipos que serán necesarios para la implantación del nuevo sistema.

Actividad # 9

Nombre: Evaluar personal de apoyo

Descripción: En esta etapa se procede a realizar una entrevista a los candidatos para ver si cumplen con los requerimientos establecidos para la vacante.

Actividad # 10

Nombre: Contratar personal apoyo técnico

Descripción: En esta etapa se procede a contratar al personal que haya cumplido con el requerimiento establecido.

Actividad # 11

Nombre: Diseñar software de aplicación

Descripción: En esta etapa se diseña el software de aplicación el cual será utilizado por los usuarios para que estos puedan llevar a cabo las tareas necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. Mediante esta se obtiene la solución al problema utilizando las técnicas de programación.

Actividad # 12

Nombre: Documentar software

Descripción: en esta actividad se registra toda la información necesaria para llevar a cabo el procesamiento que se requiere.

Actividad # 13

Nombre: Probar aplicación

Descripción: Aquí lo que se hace es que una vez se ha desarrollado el software se procede a probarlo para ver si funciona de la forma esperada.

Actividad # 14

Nombre: Discutir características de equipos

Descripción: Aquí lo que se realiza es una consulta para ver las características que necesitan reunir los equipos para desarrollar el nuevo sistema.

Actividad # 15

Nombre: Comprar equipos

Descripción: Aquí se procese a adquirir los equipos que han sido aprobados previamente.

Actividad # 16

Nombre: Comprar manejador de BBDD

Descripción: Se procede a comprar el manejador de base de datos que ha sido elegido para realizar el levantamiento de la información del sistema.

Actividad # 17

Nombre: Verificar suministros de equipos

Descripción: Una vez es realizada la compra de los equipos, se procede a verificar su funcionamiento para ver si no tienen problemas de fabricación.

Actividad # 18

Nombre: Instalar hardware

Descripción: Una vez los equipos son verificados se procede a desarrollar la instalación de los mismos.

Actividad # 19

Nombre: Comprar sistema operativo y licencia

Descripción: En esta actividad se procede a adquirir el sistema operativo que se va a utilizar con su respectiva licencia.

Actividad # 20

Nombre: Configurar sistema operativo

Descripción: En esta etapa se procede a instalar el sistema operativo.

Actividad # 21

Nombre: Verificar archivos de configuración

Descripción: En esta actividad se procede a realizar una verificación de los archivos que han sido previamente configurados.

Actividad # 22

Nombre: Crear usuarios del S. O

Descripción: En esta actividad se procede a crear usuarios del sistema operativo para que estos puedan tener acceso a los recursos del sistema.

Actividad # 23

Nombre: Crear Directorios

Descripción: En esta actividad se procede a realizar la creación de directorios para de esta manera tener control de la información que se va a manejar.

Actividad # 24

Nombre: Crear Interfaces

Descripción: En esta etapa se procede a desarrollar tanto la interfaz de hardware como de software, para que de esa forma los usuarios puedan comunicarse con el sistema.

Actividad # 25

Nombre: Definir modelos de datos

Descripción: aquí se procede a definir los conceptos que van a ser empleados para describir el modelo de los datos como por ejemplo los atributos y las entidades.

Actividad # 26

Nombre: Crear base de datos

Descripción: En esta cada conjunto de tablas va a tener definido un espacio de nombres por separado.

Actividad # 27 Nombre: Crear Tabla

Descripción: Aquí se procede a desarrollar el tipo de datos que contendrá cada tabla.

Actividad # 28

Nombre: Cargar datos a tabla

Descripción: En esta actividad se procede a introducir todos los datos existentes, correspondiente a cada tabla

Actividad # 29

Nombre: Depurar información

Descripción: En esta actividad se revisar la información previamente introducida para identificar y corregir errores.

Actividad # 30

Nombre: Configurar SQL Server

Descripción: En esta actividad se procede a personalizar el sistema de gestión de base de datos SQL Server.

Actividad # 31

Nombre: Crear usuarios de BBDD

Descripción: En esta actividad se procede a crear los usuarios de la base de datos para que la información sea manejada correctamente por cada usuario.

Actividad # 32

Nombre: Verificar funcionamiento

Descripción: Aquí se procede a analizar que el sistema de base de datos funciona de acuerdo con los requerimientos.

Actividad # 33

Nombre: Definir perfiles de usuarios

Descripción: En esta actividad se procede a definir la contraseña que tendrá cada usuario para manejar la información.

Actividad # 34

Nombre: Configurar usuarios administrativos

Descripción: En esta etapa configuráremos los usuarios administrativos a los cuales le otorgaremos permisos especiales para así proteger mejor la información.

Actividad # 35

Nombre: Configurar software de seguridad

Descripción: En esta se procede a instalar el software de seguridad como antivirus para de esta manera proteger la información del sistema.

Actividad # 36

Nombre: Poner en Marcha Sistema de aplicación

Descripción: En esta actividad se procede a poner en ejecución el sistema de aplicación que ha sido desarrollado.

Actividad # 37

Nombre: Verificar funcionamiento del sistema

Descripción: En esta actividad se procede a probar el sistema para ver si este funciona correctamente y cumple con los requerimientos estipulados.

Actividad # 38

Nombre: Capacitar personal

Descripción: En esta actividad se procede a dar un entrenamiento a los usuarios que utilizaran el nuevo sistema, para que estos vayan adaptándose al mismo.

Actividad # 39

Nombre: Realizar prueba de usuario

Descripción: Esta actividad es como un test que se realizará para ver si el sistema funciona correctamente y sin errores.

Actividad # 40

Nombre: Dar mantenimiento al sistema

Descripción: Se le da mantenimiento progresivo al sistema para tener una garantía de que el sistema no tenga errores de operación, además que el sistema sea efectivo y eficiente.

Actividad # 41

Nombre: Aprobar arquitectura del software

Descripción: En esta actividad los miembros del proyecto se reúnen para analizar la arquitectura del software; es decir, el diseño de la estructura del sistema, entonces luego si los miembros están de acuerdo se procede a aprobarla.

Actividad # 42

Nombre: Establecer calendario de ejecución

Descripción: Aquí se procede a establecer el tiempo que se dedicará a cada fase en el desarrollo del nuevo sistema.

Actividad # 43

Nombre: Presentar proyecto al comité

Descripción: Una vez el proyecto es culminado se procede a presentarlo al comité.

Actividad # 44

Nombre: Elaborar informe de reunión

Descripción: Se procede a elaborar un informé que contendrá las decisiones que han sido tomadas por el comité.

Actividad # 45

Nombre: Aprobar proyecto

Descripción: Una vez el proyecto es concluido y presentado al comité se procede a aprobarse para de esta manera ponerlo en funcionamiento en la empresa.

Actividad # 46

Nombre: Implementar proyecto

Descripción: Esta actividad consiste en que una vez el proyecto es aprobado se procede a implementarse.

Matriz de secuencia

Matriz de tiempo

Matriz de información

Matriz De Riesgos

Matriz De Costo

Red De Actividades A Escala De Tiempo (CPM-PERT)

Descripción De Las Limitaciones De

Recursos

Descripción de las Limitaciones de Recursos

Este proyecto está diseñado con el objetivo de ofrecer un servicio más práctico y eficiente en el manejo de los procesos realizados por la empresa. Debido a que

el proyecto posee un costo medio, podemos decir que no tiene un costo elevado, es de fácil adquisición.

En el plano de infraestructura, el proyecto tiene ciertas limitaciones, pues el espacio físico de la empresa es un tanto pequeño, debido a que, parte del área de compras es compartido por el departamento de almacén. Esto interfiere con parte de la implementación, pues el alcance del proyecto involucra la instalación de una PC y sus componentes de hardware en el área de compras. Pero esto, no desviará el objetivo general y específicos del proyecto, pues se realizaran los cambios de lugar en el espacio físico, para lograr una óptima implementación.

Otra limitación que presentó el análisis e identificación de los requerimientos del proyecto, fue el hermetismo para ofrecer información interna de la empresa como son, los costos pagados por la venta al extranjero de los cartuchos, así como, la carencia de disponibilidad, de parte de los empleados para responder preguntas en presencia del presidente de la empresa. En este acápite resultó tedioso el que los empleados respondieran preguntas referente a su labor desempeñada en la empresa, pues temían ser reprendidos de una manera u otra. Pero sean cuales sean las limitaciones, el comité de dirección evaluará cada una de ellas y dará respuesta dentro de lo posible.

Diagrama de Gantt (MS PROYECT)

Diccionario Logico De Datos

Diccionario Físico De Datos

Diagrama entidad relación de

La base de datos

RELACIÓN DE LAS TABLAS

DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

Mantenimiento De Clientes/ Proveedores

Descripción De las tablas

Pantallas Y Procesos Del Sistema Propuesto

Entrada Al Sistema

Este formulario permite tener acceso al sistema. Para ello el usuario tendrá que

introducir su Nombre de usuario y su clave de acceso, la clave debe ser correcta, ya que si es equivocada, no permitira que ingrese al sistema

Menú principal

En esta pantalla se despliegan cada uno de las aplicaciones que el usuario puede elegir.

Captura el equipo, el usuario y la fecha, además tiene el control para imprimir los reportes.

En los reportes podermos imprimir los respectivos reportes

Reportes de ventas Reportes de servicios

Reportes unificados de ventas y servicios Reportes de inventarios, etc.

Herramientas De Seguimiento Y Control

Herramientas de Seguimiento y Control

El proyecto Automatización sistema de compra Empresa, se encuentra en su fase pre-final de análisis, diseño, documentación, prueba y evaluación de recursos técnicos y logísticos.

Para establecer un seguimiento y control adecuado el comité de dirección presenta informes de avances del proyecto, así como, reportes de las acciones, tareas y/o actividades realizadas, para lograr así, una plena supervisión del proyecto. Algunas tareas que realizamos para lograr el control sistemático y periódico del proyecto son:

• Dar seguimiento a las actividades: La coordinadora general del proyecto es la encargada de presentar un informe quincenal del avance o estado actual del proyecto, así como, las fases del mismo que ya se hayan entregado y la utilización del presupuesto; su informe es presentado al comité de dirección en un periodo máximo de 21 días.

• Controlar el estado de las actividades: El supervisor general es el responsable de velar que la lista de actividades del proyecto se realicen en el tiempo esperado sin demora, para lograrlo, es el encargado de dar seguimiento constante a las tareas ejecutadas en el transcurso del proyecto y realizar acciones correctivas en las actividades que así lo ameriten. Debe reportar su informe a la coordinadora general.

• Medir los resultados: Los encargados de desarrollar el software de aplicación deberán presentar un esquema resumido de los módulos que hayan completado para determinar el cumplimiento o desviación de los objetivos del proyecto. Estos deben hacer su reporte a la coordinadora general, en un plazo de 15 días laborables.

Anexos

FICHA DE OBSERVACIÓN

"El sistema Venta y del inventario de Artículos de Tegra, SRL"

Entrevista hecha al sub-Gerente de Tegra, SRL.

Objeto: Realización del Sistema de Inventario en Tegra, SRL.

Objetivo: Observar el manejo del Sistema de inventario y de ventas.

Elementos a Observar:

1. El Sistema de Inventario utilizado en Tegra, SRL., es el adecuado:

• 2. El manejo del inventario de mercancía en Tegra, SRL está automatizado:

• 3. Qué mercancías controla el sistema de inventario:

5. Los Artículos de uso de Tegra, SRL, son contemplados dentro del inventario de mercancía existente en el local.

CUESTIONARIO PARA LA REALIZACIÓN DE LA ENTREVISTA

Entrevistado: Lic. Wander Agramonte. Entrevistadores: Wilkin Reyes y Yoely Fernández Preguntas

• 1. ¿Cuéntenos una reseña histórica de su negocio desde sus inicios hasta hoy día?

• 2. ¿Que la motivo a usted a convertirse en empresario y a realizar un puesto de venta?

• 3. ¿Con cuántos empleados cuenta en su negocio?

• 4. ¿Cuáles son las jornadas de trabajo?

• 5. ¿Cada qué tiempo y como surte su negocio?

• 6. ¿Además del Venta en el local que otros servicios ofrece?

• 7. ¿Qué tipo de control o como usted lleva el inventario de los artículos que usted tiene en su local?

• 8. ¿Si usted tuviera que cambiar algo de su negocio que sería?

• 9. ¿Lleva un control de las ventas diarias?

3.1 Cuestionario a algunos clientes.

Gráfica #1.

¿Con qué frecuencia visita usted T egra, SRL?

ANÁLISIS.

Primeramente mencionaremos en porcentaje los valores representados en la gráfica, las 21 personas representan el 31.3% que visitan siempre el local, las 33 personas que contestaron que a veces representan el 49% y las 13 que asisten poco representan el 19.7% del total de la población encuestada.

Para recabar información es positivo el 31,3% por qué se puede apreciar que el local tiene público suscrito pero debe captar a aquellas personas que asisten a veces ya que es una población considerable son el 49% de esta encuesta.

Para recolectar datos que nos ayudarán a mejorar el sistema de Ventas y Servicios, teníamos que saber con qué frecuencia el usuario visita el local, ésta pregunta es interesante, y refleja que los usuarios son de pasadas y que van solo con un objetivo encontrar los artículos que buscan, por lo que nos dimos cuenta que son clientes ocasionales, por lo que el negocio debe proponerse en mercadear más el local y dar a conocer toda la gama de servicios y Artículos que ofrecen y aún mas mejorar el control de mercancía que tienen.

Gráfica #2.

Considera usted que la atención de Tegra, SRL. Es:

ANALISIS.

En la evaluación o ítem excelente 5 personas contestaron y esto representa el 7.46% del la población, en el ítem buena obtuvo una valoración de 38 personas que vienen representando el 56,72% una ponderación buena para el local, y 19 de los encuestados respondieron que la atención es regular mostrando así en la grafica un 28.36%, y con 5 personas que solo les para deficiente la atención y estos vienen representando sólo, pero que significan mucho a la larga el 7.46%.

Notamos que son muy complacientes, pero hay ciertas cosas que deben mejorar e ir anotando aquellos artículos que los clientes buscan y ven que ellos no captan al cliente por no tenerlo, analizar si son rentables y así poder contrarrestar a la competencia.

Una buena atención asegura clientela, ordenando el negocio se logran frutos provechosos y que ayuden a generar mejores ganancias tanto económicas como personales.

Gráfica #3.

Considere usted que la Empresa Tegra, SRL, cuenta con unos buenos artículos y de buena Calidad.

En cuanto a los artículos al analizar los resultados y graficarlos se puede observar que las 3 personas representan un 4.48% en la barra de deficiente, las otras 15 representan el 22.39% que contestaron que los artículos son regulares, pero Tegra SRL, según lo reflejado por clientes que fueron encuestados y que estos representan 39 personas o sea un 58.21% considera que es bueno, y 10 de 67 personas encuestadas contestaron que es excelente representando en este análisis un 14.92%.

Gráfica #4.

Qué tiempo le toma realizar un pago de un artículo comprado en Tegra, SRL.

ANÁLISIS.

En este gráfica mostramos en porcentaje el tiempo en que demora hacer un pago de un artículo comprado en Tegra, SRL, de 67 encuestados, 43 respondieron de 3 a 5 minutos, lo cual es un 64.18%, 17 personas de 5 a 8 minutos, un porcentaje de 25.37% consideramos que algo elevado, y 7 personas coinciden en 8 o más minuto que hay que esperar para pagar el articulo con un porcentaje de 10.45%.

La gráfica muestra un porcentaje de aceptación en cuanto al pago de un artículo comprado, pero hay que tener en consideración que se hubiera un personal solo encargado de cobrar y otro para atender fuera mucho más rápido y así se pudiese satisfacer a la clientela ya que hubieron sugerencias en cuanto a la cantidad de personal para atender ya que si usted iba a pagar solo un lápiz había que esperar que la muchacha se desocupará para que cobrara.

ANÁLISIS DE LAS PREGUNTAS HECHAS AL LIC. WANDER AGRAMONTE:

La respuesta del Lic.Wander Agramonte, nos ayudó a comprender que la empresa desde sus inicios es un negocio de dos socios, el cual lleva en el mercado varios años brindando servicios de calidad a todos sus usuarios, nos indica que se necesita de personal eficiente, de carácter ético profesional dispuesto a atender de una manera eficaz, rápida y exacta a sus distintos usuarios, indicándonos todos estos puntos que se debería automatizar apresuradamente una de sus actividades laborales internas como lo es el Sistema de Ventas y Manejo se Inventario, el cual determinara un mayor control de sus mercancías y por ende una mejor atención al público en general.

Específicamente la respuesta de esta pregunta nos ayuda grandemente a obtener información relevante sobre los antecedentes de la empresa, lo cual es muy importante para el desarrollo del Sistema que estamos proponiendo a la empresa.

CONCLUSIONES

Debido a la gran competencia que existe en el mercado, la empresa Tegra, SRL, debe de buscar la manera de poder mantenerse a la altura de los demás y con una posición en el mercado. De esta manera se beneficia la propia Empresa, como también sus clientes antiguos y los que están por venir. No hay que ser un genio para darse cuenta que una compañía bien organizada trabaja con más rapidez y con mejor calidad.

La implantación de un nuevo sistema de facturación y manejo de Inventario sería una buena decisión para que Tegra, SRL, se mantenga luchando en el mercado con mayor fuerza. Los propios empleados de la compañía están de acuerdo con el cambio a un nuevo sistema. Este sistema va a reforzar la estructura de trabajo que tiene Tegra, SRL, haciéndola más rápida y confiable. De esta manera puede llegar a ser más atractiva para los clientes.

Muchas veces se dice que es bueno el cambio, que hay que experimentar nuevas cosas y no quedarse en lo mismo. Este viene a ser el caso de Tegra, SRL, este debe de buscar el cambio para poder mantenerse fuerte en este mundo de los negocios. Tegra, SRL, debe darse cuenta que al hacer cambios de vez en cuando puede resultar muy beneficioso para la empresa; por eso, cambiarse a un nuevo sistema de facturación es el mejor camino que puede tomar en este momento.

RECOMENDACIONES

La tecnología es un punto clave. Básicamente los negocios que no han optado por esta opción se están quedando atrás. Los mismos clientes están exigiendo estas nuevas herramientas ya que la palabra tecnología pueda llegar a ser el equivalente a perfecto. Por eso, se le recomienda a la empresa Tegra, SRL., adquirir equipo nuevo para poder ejecutar programas de mejor estructura y calidad, como lo es el nuevo sistema de facturación e Inventario ya mencionado. El personal debe de estar preparado para poder manejar estos nuevos equipos y programas. Para lograrlo, se tiene pensado capacitar el personal de Tegra, SRL, antes de entregar el producto terminado de manera gratuita. El costo de esta tecnología puede ser un alto, pero los resultados obtenidos serán más que satisfactorios.

Autor:

YOELY FERNÁNDEZ

DA9105 WILKINREYES PUJOLS

BG-8286

Santiago, República Dominicana Noviembre 2014