Sistema automatizado informativo para la comunidad de residencia estudiantil de la Universidad de Pinar del Rio "Hermanos Saiz Montes de Oca" (Saicre) (página 2)

Actualmente en la Residencia se fortalece la estructura organizativa y se dispone del personal idóneo para el desarrollo de la labor educativa que llevan a cabo todos los trabajadores en esta área teniendo en cuenta la superación del personal según las funciones propias de cada uno, la cual se ha sistematizado y variado en diferentes líneas del trabajo educativo.

La estrategia integral para el desarrollo de la labor educativa y política ideológica se aplica articulada en las acciones extensionistas del proyecto educativo, donde participan en la atención de la misma todos los trabajadores de la Residencia, sus líderes estudiantiles, becados en general y las facultades como parte inseparable para el eficaz desarrollo de esta labor.

La CRE tiene entre sus funciones:

• Controlar el registro de becados.
• Controlar el registro de indicadores de los becados:

• Evaluaciones.
• Sanciones.
• Reconocimientos.
• Actividades.
• Tratamientos.

A cada becado se le realizan dos evaluaciones semestrales y una anual en el curso. En cada semestre como promedio cada becado tiene 5 cuartelerías con igual número de guardias. Sistemáticamente se realizan inspecciones a los cuartos donde el orden, la limpieza e higiene, el cuidado de la propiedad social y la estética son los principales parámetros evaluados.

Otra de las funciones que en la Residencia se desarrolla es la emulación, caracterizada por una notable y reconocida influencia dentro de los estudiantes lo cual constituye una de las fortalezas que sustenta el trabajo de la beca, en este proceso se categorizan los cuartos de acuerdo al cumplimientos de los parámetros mencionados anteriormente, junto a otros más que son medidos durante las inspecciones sistemáticas y del análisis del comportamiento de los integrantes de cada cuarto.

La gestión de información de los becados y sus indicadores en la CRE se realiza de forma manual conllevando a que su actualización y validación resulta ineficiente, además de consumir mucho tiempo, provocando que la operatividad, profundidad de los análisis y el nivel de utilización de los datos se afecten considerablemente. Por tales motivos se decidió desarrollar un sistema informático que permite gestionar la información de los becados y que cumple con las exigencias del cliente.

El software fue desarrollado con uso del gestor de base de datos Microsoft Access y de su lenguaje residente "Visual Basic para Aplicaciones", utilizándose para su análisis y diseño la notación UML y la herramienta CASE Rational Rose Enterprise Edition. Cuenta con un su sistema de ayuda creado en RoboHELP Office 9.0 y funcionalidades para garantizar la seguridad de la información.

Navegación de SAICRE

Al diseñar la navegación de SAICRE se tuvieron en cuenta los estándares de diseño preestablecidos por Windows para las aplicaciones de escritorio, esta es la razón que determina que el usuario pueda navegar auxiliándose del Menú Principal. Es importante señalar que las opciones que brinda el Menú Principal se activan o no de acuerdo al tipo de usuario que ingrese al sistema lo cual cumplimenta la seguridad de la información.

El usuario navegará en SAICRE utilizando:

• Menú de Administradores
• Menú de Consultantes

A continuación se muestra la figura 1 con el Menú de Administradores.

Figura 1: Barra de Menú de Administradores de SAICRE.

En el caso de la Barra de Menú de Consultantes será igual a la figura 1 sin las opciones:

• Actualizar Registro de Becados
• Actualizar Registro de Indicadores

El sistema está dotado de varias opciones donde las más representativas consisten en registrar la información de los becados y sus indicadores, a partir de estas funcionalidades se obtienen reportes por criterios según los intereses del usuario, con la facilidad de que pueden ser guardados en disco en ficheros TxT. A continuación se muestran las principales interfaces.

Actualizar Registro de Becados.

Al seleccionar la opción de Incorporar del menú Actualizar Becado se muestra la ventana Añadir Becado (figura 2).

Figura 2: Ventana Añadir Becado.

Actualizar Registros de Indicadores

El proceso de actualización de indicadores se logra todo en una sola interfaz, la cual se muestra en la figura 3. Como puede apreciarse para actualizar un indicador (Insertar, Editar o Eliminar) de un becado basta con seleccionar la ficha del indicador.

Figura 3: Interfaz de actualización de indicadores.

En la interfaz (figura 3) en el momento en que el usuario requiera actualizar los ficheros maestros puede hacer uso del botón generar . Ejemplo de lo expresado puede verse en la figura 4 del proceso Modificar Datos del Becado, en el cual es posible actualizar el Registro de Carreras y en éste el de Facultades.

Los ficheros maestros utilizados en SAICRE son:

• Cursos
• Nacionalidades
• Carreras
• Facultades
• Ubicaciones
• Tipos de Evaluaciones
• Tipos de Sanciones
• Tipos de Reconocimientos
• Tipos de Actividades
• Tipos de Enfermedades

Figura 4: Actualizando ficheros maestros en el proceso "Modificar Datos del Becado".

Reportes de Indicadores y Becados

El Reporte de Indicadores es capaz de mostrar en la misma interfaz la información de todos los Indicadores como puede verse en la figura 5. A su vez los nodos del árbol que contengan información complementaria podrá ser visualizada al seleccionar el nodo en cuestión, esto se ilustra en la figura 6.

Figura 5: Reporte de Indicadores del Becado.

Figura 6: Información complementaria del Nodo Becado.

Los reportes de becados además de tener lo novedoso de los Reportes de Indicadores se adiciona que totalizan la información por nodo, así por ejemplo, el Reporte por Nacionalidad que se muestra en la figura 7 totaliza el número de becados por:

• Nacionalidad
• Facultad
• Carrera

Figura 7: Reporte por Nacionalidad.

Conclusiones

• Se implementó la base de datos SAICRE-DATOS, única en su tipo normalizada capaz de recoger la información del becado y sus indicadores en la Comunidad de Residencia Estudiantil de la UPR.
• Se desarrolló el sistema automatizado SAICRE que gestiona la base de datos y que cumple con los requerimientos del cliente, posibilitando consultar la información del becado y obtener los reportes requeridos que facilitan la toma de decisiones por parte de los directivos de la Comunidad de Residencia Estudiantil.
• Se implementaron funcionalidades que permiten la seguridad de SAICRE y SAICRE-DATOS.
• SAICRE dispone de Ayuda en línea y un Manual de Usuario que facilitan su explotación.

Bibliografía

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Autor:

Oliver Milan Telleria

MSc. Manuel López Vázquez

MSc. Caridad Salazar Alea

Universidad de Pinar del Río

"Hermanos Saíz Montes de Oca"

Facultad de Informática y Telecomunicaciones

Departamento de Informática

Pinar del Río, 2008