Sistema automatizado informativo para la comunidad de residencia estudiantil de la Universidad de Pinar del Rio "Hermanos Saiz Montes de Oca" (Saicre)
Enviado por yasiel
Resumen
El trabajo Sistema Automatizado Informativo para la Comunidad de Residencia Estudiantil de la UPR surge ante la necesidad de gestionar de manera eficiente la información del becado de la comunidad referida y de sus indicadores para lograr su control y obtener con rapidez consultas y reportes necesitados, gestión que se realizaba de forma manual. El software fue desarrollado con uso del gestor de base de datos Microsoft Access y de su lenguaje residente "Visual Basic para Aplicaciones", utilizándose para su análisis y diseño artefactos del Lenguaje Unificado de Modelado (UML) y la herramienta CASE Rational Rose Enterprise Edition. Este producto informático resalta no sólo por los beneficios que trae consigo su uso al humanizar el trabajo y ahorrar recursos, sino también, por las cuestiones novedosas que presenta en sus procesos de actualización, de reportes, así como las herramientas brindadas para garantizar su seguridad.
Introducción
La evolución de esta sociedad se apoya fuertemente en el desarrollo acelerado de nuevas tecnologías de la información y comunicaciones, impulsadas por los adelantos de la Informática, que avizoran un cambio de paradigma en todos los ámbitos de la vida en sociedad.
El desarrollo de los sistemas informáticos se ha convertido en un apoyo fundamental para las instituciones, al simplificar sus tareas, proporcionando información rápida y segura. La Universidad de Pinar del Río cuenta con una infraestructura informática, su uso eficiente constituye un reto para la Universidad y por esta razón una de las tareas fundamentales que se llevan a cabo es la de informatizar los procesos que forman parte de la vida universitaria y de esta forma contribuir a que la gestión universitaria transite hacía estadios superiores en el orden cualitativo y en alternativa transformadora a la práctica sistemática, donde la integración armónica de los fundamentos administrativos y tecnológicos permita transitar a la excelencia universitaria.
El personal directivo de la Comunidad de Residencia Estudiantil en la Universidad de Pinar del Río lleva el control de los becados y sus indicadores de forma manuscrita, en dicha comunidad residen un elevado número de estudiantes. La dirección de la CRE lleva el control de los ingresos y bajas de los estudiantes a esta comunidad, la ubicación y el registro de diferentes indicadores como las evaluaciones que se le hacen a los becados en cada semestre y anualmente, las evaluaciones en actividades de cuartelerías, guardias, inspecciones a los cuartos, también se controlan sus reconocimientos, sanciones y tratamientos en caso de que el albergado padezca de enfermedades.
Debido a las peculiaridades de cómo se lleva a cabo este control y que el volumen de información a gestionar es considerablemente elevado, la actualización y validación de la información resulta ineficiente además de consumir mucho tiempo, provocando que la operatividad, profundidad de los análisis y el nivel de consulta de los datos se vean afectados, no pudiendo en ocasiones contar con información fidedigna en el momento de hacer un análisis y tomar decisiones por parte de la administración de la residencia.
De lo anteriormente expuesto, surge la interrogante de ¿cómo optimizar la gestión de información de los becados y sus indicadores para lograr la operatividad, profundidad de los análisis y la toma de decisiones por parte de los directivos de la Comunidad de Residencia Estudiantil en la Universidad de Pinar del Río?.
Para dar respuesta a la interrogante se propuso desarrollar un sistema automatizado que gestione la información de los becados de la CRE en la UPR y que cumpla con las exigencias del cliente.
Como aporte práctico de la investigación se obtuvo un producto informático que permite gestionar en la CRE la información de los becados y sus indicadores, que resalta no sólo por los beneficios que trae consigo su uso al humanizar el trabajo y ahorrar recursos, sino también, por las cuestiones novedosas que presenta en sus procesos de actualización, de reportes, así como las herramientas brindadas para garantizar la seguridad de la información.
Desarrollo
Caracterización de la Residencia Estudiantil de la UPR
La Comunidad de Residencia Estudiantil de la UPR, considerada de primer nivel en el país, actualmente la componen 985 estudiantes, 204 son extranjeros y de éstos 31 pertenecen al pregrado compensado. Posee 6 edificios, cada uno con 4 plantas, teniendo en total 243 cuartos. En este recinto se brindan servicios al becado que coadyuvan a su mejor estancia, algunos servicios lo constituyen los de consultorio y enfermería, librería universitaria, correo postal, comedor estudiantil, cafetería, cerrajería, barbería y otros más.
La CRE se convierte en un espacio abierto de participación y diálogo, a través de acciones que en su mayoría son programadas por la Vicerrectoría de Extensión Universitaria, actividades culturales, recreativas, deportivas y de trabajo social, así como la celebración de conmemoraciones y fiestas nacionales de los países de origen, propiciando un ambiente de cooperación, solidaridad y respeto mutuo entre todos los residentes becados.
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