Normalización del manual organizativo y de procedimientos, Inviobras (PPT)

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL. PRÁCTICA PROFESIONAL NORMALIZACIÓN DEL MANUAL ORGANIZATIVO Y DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COSTOS DEL INSTITUTO DE VIVIENDAS OBRAS Y SERVICIOS DEL ESTADO BOLÍVAR (INVIOBRAS) AUTORA: Ninoska García CIUDAD GUAYANA, ENERO DE 2010 TUTOR INDUSTRIAL: Ing. Claudia Hernay TUTOR ACADÉMICO: MSc. Ing. Iván Turmero

EL PROBLEMA. Inviobras Bolívar, instituto gubernamental dedicado a la administración y ejecución de obras de vialidad, infraestructura y viviendas, tiene el compromiso de lograr la satisfacción de las necesidades de sus clientes en términos de calidad eficiencia y transparencia a través de un recurso humano competente el mejoramiento continuo de sus procesos, el uso efectivo de sus recursos y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentos aplicables.

Esta institución la responsabilidad de administrar los recursos destinados a proyectar, programar, ejecutar, inspeccionar y mantener las obras, edificaciones e instalaciones de bienes del dominio público y privado así como a la red vial del estado y la política estatal de viviendas de interés social pero aun así la aceptamos como optimismo.

Inviobras Bolívar esta conformada por varias gerencias entre las cuales, esta la gerencia de proyectos; dicha gerencia esta dividida por dos departamento como son: Departamento proyectos y el departamento de costos, donde se realizara el estudio del mismo.

Actualmente el departamento de costos necesita actualizar la normalización del manual organizativo y el de procedimiento del departamento de costos encargada de elaborar, revisar y conformar ofertas técnico-económicas y reconsideraciones de precios de obras en ejecución y por ejecutar, contratadas por Inviobras Bolívar. Así como establecer el modelo estratégico que proporcione la comprensión de las actividades y labores que servirán para poder lograr el uso eficaz y eficiente de los recursos que se designan. Por tal motivo surge la necesidad de proponer una mejora en el estudio organizativo con el objetivo de evaluar y analizar las oportunidades de progreso que traigan consigo una estructura organizativa y manual de procedimiento adecuada a las necesidades de este Departamento.

OBJETIVOS.

Normalizar los Manuales, Organizativo y de Procedimientos del Departamento de Costos del Instituto de Viviendas Obras y Servicios del Estado Bolívar (INVIOBRAS).

Obj. General: Obj. Especificos. Diagnosticar la documentación interna del departamento de costos que permita desarrollar la situación actual del mismo.

Evaluar el estado actual de los procedimientos.

Estudiar los Objetivos, funciones y atribuciones establecidas para cada cargo correspondiente. Definir los procesos a normalizar.

Implementar el manual Organizativo del departamento de costos.

Implementar el manual de procedimiento de las actividades que laboran en el departamento de costos.

GENERALIDADES DE LA EMPRESA. El instituto tiene como domicilio la localidad de Ciudad Guayana, Municipio Caroní del Estado Bolívar, sin perjuicio de que se puedan establecer oficinas y dependencias que se consideren necesarias en cualquier otro lugar del Estado. Así mismo posee oficinas en Ciudad Bolívar, Upata y un almacén en San Félix.

Reseña Histórica. El 22 de junio de 1993 fue creado, mediante decreto publicado en gaceta extraordinaria, el Instituto de la Vivienda del Estado Bolívar (InviBolívar). Para entonces el objetivo principal de este organismo era “estudiar y administrar la política de vivienda de interés social, de conformidad con el plan de desarrollo del estado y las políticas nacionales que formule el Ejecutivo Nacional, así como la ejecución de obras para el equipamiento y consolidación de barrios”.

Para diciembre del año 2002 el Consejo Legislativo del Estado Bolívar sancionó la Ley de Reforma del Instituto de la Vivienda del Estado Bolívar (InviBolívar), y se crea el Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar (InviobrasBolívar) para ejecutar todas las obras públicas en la entidad incluyendo la construcción de desarrollos urbanos, infraestructura de servicios, obras civiles menores y también las labores de construcción, conservación y reparación de edificaciones, redes viales y demás desarrollos que el Ejecutivo Regional considere convenientes para el bienestar de la comunidad.

El patrimonio del instituto fue conformado por los bienes, créditos y acciones de las hoy extintas Dirección de Obras Públicas del Estado Bolívar y la Dirección de Mantenimiento de la Gobernación.

Actualmente, la institución cuenta con una fuerza laboral que emplea de manera directa a 261 personas (231 empleados y 30 obreros) aproximadamente. Así mismo, posee oficinas en Ciudad Bolívar, Upata y un almacén en San Félix.

POLITICA DE LA EMPRESA.

Inviobras Bolívar, instituto gubernamental dedicado a la administración y ejecución de obras de vialidad, infraestructura y viviendas, tiene el compromiso de lograr la satisfacción de las necesidades de sus clientes, en términos de Calidad, Eficiencia y Transparencia , a través de un recurso humano competente, el mejoramiento continuo de sus procesos, el uso efectivo de sus recursos y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

MISION. VISION. Instituto que planifica, ejecuta y administra obras de infraestructura con calidad, oportunidad y eficiencia; mejorando así la calidad de vida de los habitantes del estado Bolívar

Ser Instituto rector que sirva de marco de referencia en la administración y ejecución de proyectos de infraestructura, cumpliendo estándares de calidad reconocidos nacional e internacionalmente.

TIPO DE INVESTIGACIÓN De acuerdo a la naturaleza de los objetivos y el nivel de conocimiento deseado, la investigación se presenta a continuación se considera:

De tipo descriptiva, evaluativa, de campo y documental. Es descriptiva,debido a que permite conocer, describir y analizar la estructura y la organización del Departamento de Costos de Inviobras, Estado Bolívar. Es de tipo evaluativa, debido a que se analiza y estudia cada cargo y cada proceso de dicho Departamento así como también las actividades que labora cada empleado, con el propósito de corregir las deficiencias existentes y proponer mejoras que faciliten alcanzar el logro de los objetivos propuestos para éste Departamento. También se dice que es de campo, debido a las entrevistas no estructuradas y encuestas directas realizadas a los empleados para conocer la situación actual de la Departamento y las actividades que cada uno labora. POBLACIÓN Y MUESTRA. Para efectos de esta investigación, la población y la muestra se ven representada por las funciones, objetivos y procesos que ejerce el Departamento de Costo. La población tomada en cuenta para la encuesta está conformada por 7 (siete) trabajadores que laboran en el Departamento de Costos que esta Adscrita a la Gerencia de Proyectos distribuidos de la siguiente manera: 1 Jefe del Departamento de Costos. 1 Especialista III. 1 Especialista II. 1 Especialista I. 1 Analista III 1 Analista II. 1 Analista I.

PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO La metodología a utilizar en el estudio de organización tiene las siguientes fases:

Identificar el Problema a desarrollar tomando en cuenta los beneficios y necesidades del Departamento de Costos.

Delimitación del tema, formulación de objetivo general y específicos.

Establecer la necesidad de realizar un estudio de organización y de procedimiento del departamento, por medio de la recopilación de datos y la aplicación de entrevistas y encuestas no estructuradas e información documentada.

Detallar la situación actual del departamento de Costos.

Estudiar y examinar los factores internos y externos, a través de un análisis FODA de la situación y se crearán estrategias.

Consulta con el sistema de Gestión de Calidad, con la finalidad de adquirir la reglamentación acerca de los manuales y procedimiento de trabajo.

Normalización del manual y los procedimientos que laboran en el departamento de costos.

Por ultimo establecer las conclusiones y las recomendaciones que se consideren convenientes en todos los aspectos estudiados.

ANÁLISIS. Manual de Organización.

Descripción de Cargos. Una vez agrupadas las funciones por especialización se procedieron a definir el trabajo para cada actividad y conjunto de tares, formulando de esta manera los cargos específicos del Departamento de Costos. Cada descripción de cargo que contiene la siguiente información:

Titulo del Cargo: Nombre del cargo aprobado por las autoridades de la empresa.

Área Funcional: Nombre de la unidad o lugar en el cual el ocupante del cargo desempeña sus funciones.

Código del Cargo: Todos los cargos fueron codificados de tal forma que permita determinar a qué departamento pertenece y que nivel de importancia tiene en este Departamento.

Reporta A: Para indicar quien es el supervisor o jefe inmediato de ese cargo.

Objetivo del Cargo: Definir en forma clara los objetivos que se pretenden cumplir dentro del cargo.

Funciones/ Responsabilidades del Cargo: Detalla cada una de las funciones y tareas que se deben cumplir en el cargo.

Perfil del Cargo: Indica: La educación y habilidades específicas que debe poseer la persona a ocupar ese cargo.

ANÁLISIS. Descripción de Unidad.

La descripción de unidad contiene la siguiente información.

Identificación de la Unidad: Nombre de la unidad a quien reporta y la que supervisa.

Adscrita A: Nombre de la unidad a cuales pertenece.

Misión: Es la razón de ser de la unidad. Debe expresarse en forma sencilla, precisa y concreta. Evitar el señalamiento de actividades concretas a desarrollar tales como planificar, coordinar.

Propósito: Refiere en forma breve y sucinta la naturaleza de la unidad y lo distingue en forma rápida el rol de los otros cargos.

Funciones: Las funciones contemplan en forma genérica las actividades que laboran en el departamento ya que a través de ellas pueden alcanzar sus fines objetivos y satisfacer su propósito.

Relaciones Externas e Internas: Constituyen los vínculos o conexiones que tiene el cargo descrito con otro cargo o unidades internas de la empresa, y o con proveedores o instituciones externas, para la ejecución de las funciones asignadas.

ANÁLISIS. Manual de Procedimiento.

Estos procedimientos establecen como deben efectuar las diferentes actividades el personal que labora en el departamento de costos, la documentación que se debe utilizar y las normas que se deben aplicar.

Cada procedimiento contiene la siguiente información: Titulo del Procedimiento: Describe en pocas palabras el contenido del procedimiento.

Propósito: Se especifica en forma breve y concisa el objetivo que se pretende lograr a través de la elaboración y ejecución del proceso.

Alcance: Indica todos aquellos aspectos que abarca el proceso a describir, igualmente debe hacerse en forma breve.

Términos y definiciones: En aquellos casos que se considere necesario, será utilizada esta sección para aclarar terminología empleada en el procedimiento.

Normas de Trabajo: Establece aquellas pautas de carácter constante, que regulan el procedimiento.

Entradas al proceso: Solicitudes de actividades a ejecutar. Descripción del proceso: Conjunto de pasos enumerados, que indican en forma clara y explícita el modo de proceder para llevar a cabo una determinada actividad.

Salidas del proceso: El producto final con su respuesta. Referencias: Consultas que sirven como guía para la elaboración del procedimiento de cada actividad.

ORGANIGRAMAS. (Gp:) DPTO. DE COSTOS (Gp:) RELACIONES EXTERNAS (Gp:) RELACIONES INTERNAS (Gp:) Elaborar, revisar y conformar ofertas técnico – económico y reconsideraciones, de precios de obras en ejecución y por ejecutar contratadas por Inviobras Bolívar. (Gp:) – Gerencias Operativas como son: * Gerencia General de Operaciones. * Gerencia de Inspección. * Gerencia de Proyectos. * Coordinación de vialidad. – Consultaría Jurídica. – Auditoria Interna. – Gerencia de Administrción. – Departamento de Proyectos. – Habitad y viienda.

(Gp:) – Realizar el 100% de estimaciones de costos correspondientes a proyectos revisados y adecuados por la institución.

(Gp:) – Revisar el 100% de las ofertas recibidas (presupuesto original, presupuesto de partidas no previstas y presupuesto modificado).

(Gp:) – Revisar y conformar el 100% de las reconsideraciones de precios de obras en ejecución mayores a dos meses a través del método de escapatoria.

(Gp:) – Empresas Contratistas y Cooperativas. – Proveedores de materiales y equipos. – Entes Gubernamentales.

DIAGRAMA FUNCIONAL.

(Gp:) -Velar por el buen funcionamiento del software de trabajo utilizado en el Dpto. de Costos.

-Garantizar el cumplimiento de los procedimientos y demás documento del S.G.C.

-Coordinar la buena ejecución de las instrucciones asignadas.

(Gp:) Realizar el 100% de estimaciones de costos correspondientes a proyectos revisados y adecuados por la institución. (Gp:) Revisar el 100% de las ofertas recibidas (presupuesto original, presupuesto de partidas no previstas y presupuesto modificado). (Gp:) Revisar y conformar el 100% de las reconsideraciones de precios de obras en ejecución mayores a dos meses a través del método de escalatoria. (Gp:) – Buscar información en las diversas comerciales e Internet.

– Actualizar los precios de los insumos (Mano de Obra, Materiales y Equipos).

– Tener a los contratistas al tanto, si el presupuesto del proyecto ha sido aumentado dependiendo de la actualización de los insumos. (Gp:) – Solicitar expediente en archivo.

– Verificar el presupuesto original con el modificado.

– Revisar informes de partidas no previstas, de aumentos y disminuciones (que estén firmadas y selladas por la gerencia de inspección).

– Conformar y /o devolver presupuesto al contratista en caso en que aplique. (Gp:) – Tener en cuenta que a la hora de calcular el método escalatoria a obras, que las mismas reflejen un tiempo mayor de dos meses en ejecución.

– Diagnosticar en el mercado los precios de los insumos ya que influyen en el valor de la obra.

– Realizar los cálculos en base a los índices del Banco central de Venezuela.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL.

(Gp:) DPTO. DE PROYECTOS

(Gp:) DPTO. DE COSTOS.

(Gp:) Elaborar revisar y conformar ofertas técnico- económico y reconsideraciones, de precios de obras en ejecución y por ejecutar contratadas por Inviobras Bolívar. (Gp:) Contribuir a la elaboración de proyectos recreativos, educativos, salud, vialidad, vivienda y atención de casos críticos en el estado de acuerdo a las necesidades de las comunidades. (Gp:) GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES (Gp:) Formular, evaluar y revisar proyectos de inversión social, en cuanto aspectos técnicos, económicos y sociales considerando estimaciones de costos, análisis de precios a fin de cumplir de forma optima las metas trazadas por el instituto Inviobras Bolívar. (Gp:) GERENCIA DE PROYECTOS

ORGANIGRAMA DE MISIONES.

(Gp:) GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES (Gp:) GERENCIA DE PROYECTOS (Gp:) DPTO. DE PROYECTOS (Gp:) DPTO. DE COSTOS

ORGANIGRAMA DE POSICIÓN MACRO.

(Gp:) GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES (Gp:) GERENCIA DE PROYECTOS (Gp:) 1 GERENTE (Gp:) DPTO. DE PROYECTOS (Gp:) DPTO. DE COSTOS (Gp:) 1 Jefe. 10 Especialistas. 4 Analistas.

(Gp:) 1 Jefe. 3 Especialistas. 2 Analistas.

ORGANIGRAMA DE POSICIÓN DIMENSIONADO.

DESCRIPCIÓN DE UNIDAD. Manual de Organización Departamento de Costos CÓDIGO: EDICIÓN: REVISIÓN: ELABORADO: REVISADO: APROBADO: DESCRIPCION DE UNIDAD. Identificación de la Unidad: Departamento de Costos. Adscrita a la: Gerencia de Proyectos

Misión: Elaborar, revisar, evaluar y conformar ofertas técnico-económicas, de obras en ejecución y por ejecutar, contratas por Inviobras Bolívar.

Propósito: Hacer estimaciones de costos, basado en la actualización de precios en el mercado para la ejecución de una obra.

Funciones: Ingresar la información en el modulo de registro de solicitudes realizadas por otras gerencias o departamentos.

Elaborar tabuladores que contenga información actualizada de precios de materiales y equipos obtenida en el mercado.

Elaborar presupuestos basados en estructuras de costo.

Evaluar honorarios profesionales para elaboración de proyectos y/o inspección de obras. Revisar y evaluar partidas adicionales de obras civiles. Realizar escalaciones de precios de proyectos en ejecución.