Normalización del manual organizativo y de procedimientos, Inviobras (PPT) (página 2)

Revisar y conformar presupuestos modificados.

RELACIONES:

INTERNAS: Gerencia General de Operaciones, Gerencia de Inspección, Gerencia de Proyectos, Auditoria, Consultaría jurídica, Coordinación de vialidad, Departamento de proyectos.

EXTERNAS: Empresas contratistas y cooperativas, proveedores de materiales y equipos, entes Gubernamentales. DESCRIPCIÓN DE UNIDAD.

DESCRIPCIÓN DE CARGOS.

DESCRIPCIÓN DE CARGOS. EXPERIENCIA: MINIMA AFIN. NIVEL I: O AÑOS NIVEL II: 6 AÑOS NIVEL III: 9 AÑOS RELACIONES CON OTRAS AREAS. INTERNAS: EXTERNAS: TODAS LAS GERENCIAS Y PERSONAL ADMINISTRATIVO. CONTRATISTAS, ENTES GUBERNAMENTALES Y COMUNIDADES. REVISADO POR: APROBADO POR: GERENTE DE RECURSOS HUMANOS. MAXIMA AUTORIDAD DEL AREA.

Propósito. Realizar estimaciones de los costos de las obras y/o proyectos solicitados. Alcance. Presentar la cuantificación financiera de ofertas técnico-económicas, basada en estructura de estimación de costos emitidos por las diferentes gerencias operativas. Términos y Definiciones. Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización respecto a la calidad. Es por ende un elemento fundamental para la mejora de Institución.

Presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. Computo Métricos: Cálculo detallado de las cantidades de obra. Partidas Adicionales: Son aquellas cuyos precios unitarios no hubieren sido previstas en el presupuesto original del contrato. Se clasificaran en: (Obras extras, obras complementarias, obras nuevas). Escalación de precio: Se define como el cambio o variación en los precios bases de estimación de un presupuesto contratado, por el incremento de los mismos al transcurrir el tiempo. Los elementos básicos que explican la escalación son la inflación, aumento de precios por oferta y demanda y las variaciones. Honorarios Profesionales: Son las cantidades en bolívares que el consultor, debe cobrar por la actividad ejecutada a solicitud por el ente contratante. Presupuesto Modificado: Es el presupuesto resultante de los cambios ocurridos en el transcurso de la ejecución de la obra, referente a las cantidades de las partidas pudiendo existir aumentos disminución, partidas no previstas y/o variaciones de precios. Normas de Trabajo. Todos los registros derivados de la aplicación de este documento se deben conservar según lo establecido en el procedimiento P-02, Control de Registro. Todos los registros poseen un código único asignado dentro del SGC. Todas las solicitudes recibidas deben de proceder de las gerencias operativas. Entradas al Proceso. Revisión, evaluación, elaboración y conformación de ofertas técnico- económicas de obras en ejecución y por ejecutar MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

F. Descripción Del Proceso.   Gerente de Proyecto.   Recibe y revisa solicitudes de las gerencias operativas y gira instrucciones al jefe de departamento de costos.   Nota: La solicitud recibida puede estar conformada por uno o varios componentes:   Oferta presentada por Contratistas. Presupuesto Modificados. Oferta de Honorarios Profesionales. Actualización o Escalaciones de Precios. Cómputos Métricos. Partidas Adicionales.   Jefe de Departamento Costos.   Recibe solicitudes emitidas por el Gerente de Proyectos, para elaborar, evaluar, conformar y/o revisar costos de proyectos de obras, emitidas por las gerencias operativas.   Luego vacía la información en el módulo de registro de solicitudes del departamento de Costos y se gira instrucciones a los especialistas y/o analistas, según las actividades a ejecutar.  

Especialistas /Analista.   Especialistas y/o analistas realizan una evaluación, elaboración y/o corrección de ofertas y/o presupuestos. Revisa si el presupuesto tiene correcciones:   Redacta una comunicación, indicando las correcciones de presupuesto al contratista son su numero correlativo correspondiente, emitido por la gerencia de proyecto. Procede a llamar al contratista y le comunica lo ocurrido. Rápidamente anota para lleva el registro de llamadas en un cuaderno de control del departamento de costos.   Nota: La notificación será con correlativo de comunicaciones de la gerencia de proyectos.

El jefe de costos conjuntamente con el gerente de proyecto firma y avala el comunicado y la devolución del presupuesto para previa revisión.   Contratista.

Recibe el presupuesto corregido y memorándum explicativo. Realiza correcciones indicadas por el departamento de costos.   Remite ofertas y/o presupuesto en físico y en digital, con un oficio al departamento de costos en un plazo no mayor de (3 días hábiles) a la fecha de recepción del presupuesto.  

Si el presupuesto no tiene correcciones:   Conforma el presupuesto y/o oferta y lo remite con memorándum al:   Jefe de Departamento de Costos.   Revisa el presupuesto y memorando conformado por el especialista / analista. Luego remite el memo al gerente de proyectos, para conformarlo El jefe de costos remite a la unidad que género su solicitud como son: Gerencia General, Gerencia de Inspección, Gerencia General de gestión social.   G. Salidas del Proceso.   01- Control de registro de llamadas a contratistas. 02- Control de registro de memorándum. 02- Normas Escalatorias de Precios por formulas polinómicas. 03- Oferta presentada por Contratistas. 04- Presupuesto Modificados. 05- Oferta de Honorarios Profesionales. 06- Actualización o Escalaciones de Precios. 07- Cómputos Métricos. 08- Partidas Adicionales.   

H. Referencias.   Manual de Fórmulas Polinómicas. Ley de Contrataciones Públicas. Registro de llamadas.   I. Aprobaciones.       REVISADO POR. APROBADO POR. Gerente de Inspección.

Coordinación de sistema de Gestión. Representante de la Dirección.

A. Propósito.   Establecer los lineamientos para asegurar que las modificaciones en los presupuestos de las obras cumplen con los requisitos técnicos, administrativos y legales correspondientes.   B. Alcance.   Aplica a todas las modificaciones en obras administradas por la Institución.   C. Términos y Definiciones.   Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización respecto a la calidad.   D. Normas de Trabajo.   Todos los registros derivados de la aplicación de este documento se deben conservar según lo establecido en el procedimiento P-02 Control de los Registros.   Todas las modificaciones, incluyendo sus niveles de aprobación, deben cumplir con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.   Todas Las Variaciones de Precios se regirán por lo establecido en la Norma de Escalatoria de Precios por Fórmulas Polinómicas. Publicada en enero de 1995 en la Gaceta del Estado Bolívar Nº 28 Resolución 01.   Todos los recaudos deben ser presentados debidamente avalados por el Inspector de Obra y conformados por la Gerencia de Inspección y la Gerencia de Proyectos.   E.Entradas al Proceso.  Solicitud de Modificación de Presupuesto.

F. Descripción del Proceso.   Nota: Antes del trámite del presupuesto modificado debe de conformarse el presupuesto de obras adicionales y/o escalatorias en el caso que aplique.  Tramite de Obras Adicionales.   Inspector de Obra   Recibe del Contratista, Presupuesto de Obras Adicionales con sus Análisis de Precios Unitarios presupuesto de aumento, presupuesto de disminución y con esta información elabora informes justificativos de cada presupuesto con la siguiente información.   Nº de Partida. Descripción. Unidad. Cantidad. Lapso de Ejecución (aplicado a partidas adicionales). Porcentaje (%) de Ejecución (donde aplique). Justificación de la Partida, donde se explique al detalle el alcance real de la misma.   Nota: El ingeniero inspector revisa que las partidas incluidas en el presupuesto de Obras Extras, sean las que requieran ser ejecutadas en obra y debe verificar que no estén incluidas en el presupuesto original. Además debe presentar informe de justificación de la obra extra.   Jefe del Departamento de Administración de Obras   Verifica que la información esté completa y envía a la Gerencia de Proyectos (Departamento de Costos), para la revisión y conformación de precios.   Nota: En caso de algún ajuste en los precios unitarios, La Gerencia de Proyectos tiene la potestad de contactar al Contratista y/o al Inspector de Obras, para revisar detalles y ajustes de las observaciones realizadas en la solicitud.  

Gerente de Proyecto

Recibe y revisa la solicitud de Partidas Adicionales, emitidas de Administración de obras. Luego la remite a:

Jefe del Departamento de Costos   Revisa los recaudos que contemplan las partidas adicionales como son: Obras extras, Obras complementarias, Obras nuevas. Luego asigna las evaluaciones de las mismas a los especialistas y/o analistas del Departamento de Costos. y avala el presupuesto de Obras Adicionales.   Nota: El Departamento de Costos sólo avala precios unitarios, no cantidades de obra.   Jefe del Departamento de Administración de Obras   Una vez recibido el presupuesto de Obras Adicionales conformado, entrega copia al Contratista y al Inspector de Obras.   Nota: La aprobación de un presupuesto de Obras Adicionales, no implica la autorización para su ejecución.   Nota: La ejecución y el cobro de estas partidas, esta sujeto a la presentación y aprobación del presupuesto modificado correspondiente con todos sus recaudos, y éste a su vez a la disponibilidad presupuestaria del contrato (ver sección 1 de este documento).    Trámite de Variación de Precios por Fórmula Escalatoria.   Inspector de Obra   Recibe del Contratista, la solicitud de reconsideración de precios por Fórmula Escalatoria de la(s) valuación(es) tramitadas, conjuntamente con el archivo digital del presupuesto y los análisis de precios.

Elabora informe donde indique las partidas relacionadas en la(s) valuación(es) tramitadas y el lapso en el cual fueron ejecutadas por mes.   Nota: El Informe debe contener:   Nº de Contrato. Nombre de la Empresa. Nombre de la Obra. Fecha del Contrato. Fecha de Inicio de los Trabajos. Cronograma de ejecución y desembolso de Obra.   Nota: Ver instrucción de trabajo referida a la actualización o Escalación de precios.   Jefe del Departamento de Administración de Obras   Verifica que la información esté completa y envía a la Gerencia de Proyectos (Departamento de Costos), para la revisión y reconsideración de precios.   Nota: Para la reconsideración se utilizan los índices de precios del Banco Central de Venezuela.   Nota: En caso que amerite, La Gerencia de Proyectos tiene la potestad de contactar al Contratista y/o al Inspector de Obras, para revisar o aclarar detalles de la solicitud.        

Jefe del Departamento de Costos   Elabora y avala la fórmula escalatoria del contrato y posteriormente revisará los cálculos mensuales de las escalatorias de cada valuación una vez conformadas por la inspección, de acuerdo a los índices de precios publicados por el Banco central de Venezuela.   Nota: La aprobación de las Escalatorias por parte del Departamento de Costos no implica su cancelación directa e inmediata.   Jefe del Departamento de Administración de Obras   Una vez recibida la reconsideración de precios conformada, entrega copia al Contratista y al Inspector de Obras, así mismo envía original al expediente del contrato de obra.

Nota: Para la cancelación de la escalatoria, el contratista debe presentar una valuación de reconsideración de precios de la(s) valuación(es) ya tramitadas.   Nota: El cobro de la reconsideración esta sujeta a la disponibilidad presupuestaria del contrato

Tramite para Modificación de Presupuestos.   Gerente de Inspección   Una vez recibida la solicitud de modificación (del Cliente, Contratista, Inspector de Obra, Gerencia de Proyectos u Otras Instancias), imparte instrucción al Inspector de Obras y otras partes involucradas para dar inicio formal al proceso de modificación.

Inspector de Obra   Elabora conjuntamente con el Contratista y el personal de la Gerencia de Proyectos asignado, la información relativa a la modificación y remite a la Gerencia de Inspección.   Nota: La información contiene, mas no se limita a, los siguientes documentos: Presupuesto original Presupuesto Modificado.  Nota: El presupuesto modificado puede contener uno o más de los siguientes soportes: Presupuesto de Aumentos. Presupuesto de Disminuciones. Presupuesto de Obras Adicionales (Obras extras, obras complementarias y obras nuevas). (Si es el caso y previamente avalado por el Dpto. de Costos). (ver sección 2 de este documento). Análisis de Precios Unitarios de las Obras Adicionales. Variación de Precios por Fórmulas Escalatorias (Si es el caso y previamente avalado por el Dpto. de Costos). (ver sección 2 de este documento). Informe justificativo del inspector de obras, donde se incluya la descripción, alcance y fecha de ejecución de las partidas. Cuadro demostrativo de modificación de obra. Cronograma de ejecución y desembolso modificado. Planos y memoria descriptiva de modificación (Si es el caso).   Gerente de Inspección   Evalúa conjuntamente con el personal a su cargo (Jefe del Departamento de Inspección y Jefe de Administración de Obras), la viabilidad de la solicitud, así mismo que la documentación esté completa y debidamente soportada.        

Jefe de Administración de Obras   En caso que la solicitud cumpla todos los requisitos establecidos, envía a la Gerencia de Proyectos para su conformación, trámites y modificaciones requeridas.   Nota: La Gerencia de Proyectos tiene la potestad de contactar al Contratista y/o al Inspector de Obras, para revisar detalles de la modificación.     Gerente de Proyectos   Recibe y revisa la solicitud de modificación. Según el tipo de modificación la remite a:   Jefe del Departamento de Proyectos: si la modificación es referente al alcance físico de la obra, este revisa y avala que las mismas estén correctas en términos de operatividad de la obra.   Jefe del Departamento de Costos: si la modificación es en cuanto a Obras Adicionales (obras extras, obras complementarias y obras nuevas).   Nota: Se revisa que los precios del Presupuesto Modificado coincidan con los aprobados previamente por este Departamento.   Nota: Si la modificación corresponde a Variación de Precios, verificará si es procedente una reconsideración de precios a través de fórmulas escalatorias.  

Jefe de Administración de Obras   Una vez recibidas las modificaciones de la Gerencia de Proyectos, asegura que la misma esté debidamente conformada por las autoridades correspondientes.   Conjuntamente con el Jefe del Departamento de Inspección, revisa los documentos derivados de la modificación (Presupuestos, Partidas, Cronogramas, Planos, Especificaciones Técnicas, entre otros), asegurando que satisfacen los cambios realizados.   Una vez conformada la modificación y revisada la documentación, envía a Presidencia para su aprobación, mediante Punto de Cuenta.   Nota: En caso de que se requiera la aprobación del Consejo Estadal de Planificación y Políticas Públicas, envía la modificación a la Dirección de Proyectos de la Gobernación del Estado.   Nota: En caso de que la modificación exceda el monto contratado, debe verificar con la Gerencia de Administración y Finanzas, la existencia de disponibilidad presupuestaria, para la aprobación del Punto de Cuenta.   Una vez aprobada por Presidencia, entrega copia al Contratista y al Inspector de Obras, así mismo envía original al expediente del contrato de obra.

Nota: Ver instrucción nº? de proceso de actualización Escalación de precios. G. Salidas del Proceso. Presupuesto Modificado con todos los soportes. H.Referencias. P-02 Control de los Registros. Ley de Contrataciones Públicas. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Norma de Escalatoria de Precios por Fórmulas Polinómicas. Publicada en enero de1995 en la Gaceta del Estado Bolívar Nº 28 Resolución 01. I. Aprobaciones.

A. Propósito.   Dar a conocer cuales son los parámetros básicos y esenciales para el desarrollo de los cálculos, de las tarifas honorarios para la cancelación de aranceles de los consultores que elaboran o realizan proyectos y/o inspección de obra de Ingeniería.   B.Alcance.   Aplica desde la evaluación de honorarios hasta la inspección de proyecto de obras.

C.Términos y Definiciones.   Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización respecto a la calidad.   Honorarios Profesionales: Cantidad en bolívares, que el consultor debe cobrar por la actividad ejecutada por el ente contratante.

Sueldo Básico Mensual (SBM): Se le paga al personal directamente vinculado al servicio profesional, cuyo valor en función del tiempo de graduado, tiempo de trabajo continuo, tipo y alcances de responsabilidades, profundidad de formación académica (Post- Grado); que englobados bajo el concepto de años de experiencia se identifica con un nivel de Escalación.

Horas Netas Trabajadas al Año: Determinan el número de horas netas trabajadas al año, se debe calcular el número de días realmente laborables del personal en el año y dividir este valor por 12 (doce) meses.

Etapas del desarrollo de un proyecto: Etapas que se requieren para el desarrollo de un proyecto.   Estudios preliminares: Esquemas y posibles soluciones para llevar a cabo un anteproyecto e implantación de un proyecto tipo o la adecuación de una edificación existente; estos comprenden los análisis sobres las distintas posibilidades de alcanzar objetivos en la elaboración de un ante- proyecto.   Topografía, Catastro y Evalúo: Comprende el estudio de la parcela de terreno señalada en el documento del contrato conforme a las especificaciones establecidas en el mismo.   Estudios Geotécnicos y de suelos: Comprende el estudio de las mismas ya que previamente se llevara a cabo en terrenos estudiados la construcción de la obra.   Ante-Proyecto: Comprende el delineamiento general de la edificación, la descripción, planteamiento del problema, la determinación de los requisitos del proyecto, el análisis de las soluciones propuestas, conclusiones y recomendaciones.   Proyecto: En el proyecto se contempla las siguientes estructuras o edificaciones; Obras de Arquitectura, Obras de estructuras, Obras de Instalaciones Sanitarias, Obras de Instalaciones Eléctricas, Obras de Instalaciones Mecánicas y Obras de Servicios.   Proyecto de Ingeniería de Alta Envergadura: Proyectos que comprenden un alto estudio y desarrollo de Ingeniería Integral como pueden ser:   Aeropuertos Internacionales. Autopistas. Hospitales. Estadium de juegos profesionales. Puentes. Obras culturales (Catedrales, Teatro).  

Proyecto de Media Envergadura: Proyectos que comprenden una Ingeniería básica y de detalle como son:   Construcción de Aceras Brocales. Reparaciones de Vialidad. Remodelaciones y Ampliación de edificaciones. Edificaciones Recreacionales. Embaulamientos.   E. Entradas al Proceso. Solicitud de evaluación de oferta de Honorarios Profesionales suministrado por: Gerencia de Inspección y Gerencia de Proyecto, para diagnosticar los Honorarios Profesionales, dependiendo el rango de experiencia, para la elaboración y/o inspección de proyectos de obras.

F . Descripción del Proceso. Gerente de Proyecto. Recibe solicitudes por parte de las gerencias operativas como son: (Gerencia de inspección, Gerencia de proyecto).

Jefe de Costos.

Recibe del Gerente de Proyecto solicitud de evaluación de Honorarios Profesionales la registra en el sistema de control de solicitudes y asigna para realizar la revisión y/o evaluación de dicha oferta.  

Especialista y/o Analistas. Para llevar a cabo la evaluación de una oferta de servicio por Honorarios Profesionales, de proyectos se deben considerar varios criterios como; dependiendo del nivel del proyecto a ejecutar y su experiencia del personal calificado. Este primer paso comprende todas aquellas actividades y etapas   intermedias que se requieren para la elaboración de un proyecto, desde su programación inicial hasta la elaboración de presupuesto. El desarrollo de un proyecto comprende lo siguiente:   Estudios preliminares. Topografía, Catastro y Evalúo. Estudios Geotécnicos y de suelos. Ante-Proyecto. Proyecto.   Tomando en cuenta los criterios de proyectos de obras de Ingeniería se pueden clasificar de la siguiente manera.   Proyecto de Ingeniería de alta Envergadura Proyecto de Media Envergadura.   Nota: Toda esta clasificación permitirá desarrollar el cálculo razonable de la oferta de servicio que se requiere contratar. Ya que dependiendo de la clasificación del personal profesional y técnico y su soporte de curriculum, se evaluaran los pagos por Honorario Profesionales. 

Especialista / Analista. Debe tomar en cuenta antes de llenar la tabla para el cálculo de Honorarios Profesionales, identificar: Nombre del Profesional. Selección de los años de experiencia del profesional. Estimación del numero horas totales a trabajar en el proyecto. Verifica que el profesional cuente con el curriculum que reúna el perfil para la elaboración del contrato respectivo.   Una vez introducidos esos requisitos, el tabulador arrojara una cifra dependiendo el nivel del profesional incluirá el (8%) del IVA. Se ingresaran los profesionales de acuerdo al tipo de tarea que desempeñe bien sea: Director, Ingeniero Civil, Ingeniero Inspector, Coordinador, Asesor, Supervisor, Asistente o Dibujante.   Finalmente la base del cálculo de Honorarios Profesionales es la unidad tributaria y su asignación por el tipo de profesional y experiencia ya que viene dada por el tabulador del, C.I.V en los manuales de cálculos de Honorarios Profesionales en el tiempo de ejecución de la inspección de la obra a ejecutar.   G. Salidas del proceso. Presupuesto de Honorarios profesionales conformado.

  H. Referencias. P- 02 Control de Registros. Tabulador del colegio de Ingeniero. Guía de Honorarios Profesionales.

I. Aprobaciones.

A. Propósito.   Saber el costo total de una obra a través de presupuestos en función de análisis de precios unitarios.   B. Alcance.   Soportes en base a cálculos matemáticos al precio unitario de cada partida de un presupuesto.   C. Términos y Definiciones.   Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización respecto a la calidad.   Análisis de Precios Unitarios (A.P.U): Es un método de cálculo matemático que demuestra detalladamente ante terceros y para la empresa u organismos los diferentes costos que inciden en una obra determinada.   Partida: Es la norma de mediciones, la parte mas pequeña en que se ha dividido una obra definida mediante su código, su descripción y su unidad de medida.   Presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Normas de Trabajo.   Todos los registros derivados de la aplicación de este documento se deben conservar según lo establecido en el procedimiento P- 02, Control de Registros.   Entradas al Proceso.   Solicitud de elaboración de presupuesto estimado en base a cómputos métricos suministrado por: Departamento de Proyectos, Gerencia Inspección, Coordinación de vialidad y Gerencia General de operaciones.   Descripción del Proceso.   Elaboración de Presupuesto por estimación de costos   Jefe de Costos. Recibe del Gerente de Proyectos la solicitud de elaboración de presupuesto. Registra la solicitud en el sistema de control de solicitudes y asigna al analista y/o especialista de costo la elaboración de los presupuestos.  

Especialista de Costos / Analista de Costos  Elabora el presupuesto estimado en la base master, de precios referenciales (Programa Lulowin); considerando los siguientes aspectos: Elabora el presupuesto basado en las estructuras de costos, según los criterios establecidos en las normas covenin.  Verifica precios de mercado en las regiones (Materiales, Equipos y Mano de obras), que intervienen en las estructuras de costos de los A.P.U.  Chequea la base de materiales, equipo y mano de obra existentes en el programa Lulowin. En el caso que existan diferencias entre el precio de la base del programa y el precio actuante al momento de la elaboración, actualizan los insumos necesarios y arroja el valor correspondiente a cada partida.  Conforma el presupuesto y elabora comunicación de respuesta a la gerencia solicitante, revisada y avalada previamente por el jefe de Costos.   G. Salidas del Proceso.   Presupuesto Original con sus respectivos precios referenciales por partidas y sus correspondientes análisis de precios unitarios, donde se cuantifica el monto total de la obra.   H. Referencias.   P- 02 Control de Registros. A.P.U (Análisis de Precios Unitários). Programa Lulowin. Normas Covenin.   I. Aprobaciones.