Sistema de gestión en salud, seguridad e higiene en el trabajo

Objetivo

Establecer las responsabilidades, requisitos y actividades necesarias para la planificación y realización de las Auditorías Internas al Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo (SG-QHSE) de la Universidad Autónoma de Santo Domingo Seccional Santiago, así como para informar sus resultados, mantener los registros que se deriven de su aplicación, con el fin principal de establecer si existe conformidad, adecuación y eficacia de los requisitos de la NTC-OHSAS 18001:2007.

• ALCANCE

Este manual aplica a solo a auditorías internas que se lleven a cabo en la Universidadpara evaluar los requisitos de la NTC-OHSAS 18001:2007 y temas afines a ésta.

• RESPONSABLE

El responsable de la adecuada aplicación del procedimiento de auditorías internas del sistema es el coordinador del Área de Salud Ocupacional. Es el encargado de elaborar, apoyar y hacer seguimiento al "Programa de Auditorías Internas del Sistema". Participa en la formación y selección del equipo de auditores internos del sistema, coordinando estas actividades con los líderes de los procesos de Universidad Autónoma de Santo Domingo Seccional Santiago.

Tanto los auditores internos como los responsables de los procesos auditados, deben seguir las directrices y procedimientos establecidos en este documento.

Precisiones

• NORMAS APLICABLES

• Para la Universidad

OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 se encuentra en la versión 2007, la cual fue preparada por la BSI (British StandardsInstitution), que se refiere a una serie de indicaciones sobre la salud y seguridad ocupacional y del trabajo; es una especificación internacionalmente aceptada por lo que la BSI la ha denominado como norma BS. Las empresas que adoptan un sistema de gestión de gestión en seguridad y salud en el trabajo (SGSST), lo hacen como una decisión de interés para la protección de la empresa y sus empleados, alcanzar y demostrar un sólido desempeño de la seguridad y salud en el trabajo (SST), mediante el control de los riesgos para la SST, acorde con su política y objetivos de SST, basándose en el contexto de una legislación cada vez más exigente del desarrollo de políticas económicas y otras medidas para fomentar la protección ambiental y el desarrollo sostenible, es una norma que se basa en la metodología PHVA y su promoción.

Esta norma se puede usar tanto partes internas como externas, incluyendo organismos de verificación, el propósito de la implementación y mantenimiento de esta norma es el de proporcionar a la organización los elementos de un sistema de gestión de la SST eficaz que puedan ser integrados con otros requisitos de gestión y ayudar a la organización a lograr los objetivos de SST y económicos.

• Para el auditor

ISO 19011

La ISO 19001 se encuentra en la versión 2011, la cual fue preparada por el comité técnico ISO/TC 176, gestión aseguramiento de la calidad y el subcomité SC 3, tecnologías de apoyo. Esta norma provee una guía para todos los usuarios, incluyendo organizaciones pequeñas y medianas y se concentra en lo que se conoce comúnmente como auditorías internas y auditorías internas (primera parte) y auditorías conducidas por parte de los clientes sobre sus proveedores (segunda parte). Es una norma que se basa en la metodología PHVA y su promoción.

• CARACTERÍSTICAS

• Principios y criterios

La auditoría interna es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias, que se rige por los principios establecidos en la NTC-ISO 19011 de Independencia, base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Posee un enfoque basado en la evidencia como método racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles.

• Beneficios

La cultura de la evaluación y regulación permanente en la planificación, en la verificación y en las acciones conducentes al mejoramiento del servicio educativo, se fortalece mediante los procesos de autoevaluación, autorregulación, evaluación externa y el programa de auditorías internas.

Las auditorías internas de un sistema actúan como una herramienta eficaz de evaluación de la gestión que permite identificar problemas, no conformidades (reales o potenciales), oportunidades de mejora, riesgos, así como para realizar el seguimiento del proceso del cierre de las acciones formuladas.

Los resultados de las auditorías internas no se utilizan como un mecanismo para tomar represalias contra las personas, sino que se emplean para tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora sobre los procesos, de modo que se preserve el ambiente de transparencia, colaboración y mutua confianza necesarias para que las auditorías sean un mecanismo verdaderamente útil de retroalimentación.

El programa de auditorías constituye un medio para el seguimiento, evaluación y mejoramiento continuo a través de la valoración de la efectividad de las acciones de mejoramiento, así mismo aseguran la sostenibilidad de los niveles de calidad alcanzados dado que contribuyen al cumplimiento de las metas y objetivos trazados para cada programa como parte del Plan de Desarrollo Institucional.

• AUDITORES

Los auditores internos, atienden los principios institucionales del Proyecto Educativo Institucional para garantizar el mejoramiento de la capacidad de autorregulación y siguen los principios establecidos en la NTC-ISO 19011 para auditores: Conducta ética, Presentación ecuánime y debido cuidado profesional. Debe ser ético, imparcial, honesto y prudente, abierto a nuevas ideas o alternativas, flexible, observador, versátil, persistente hacia el logro de los objetivos de formación integral humana.

El auditor interno, de la misma forma que el par académico, reconoce en la evaluación externa una oportunidad de poner en evidencia las fortalezas y debilidades de un programa académico o proceso para contribuir eficazmente en el mejoramiento de su calidad. Ello conlleva asumir la crítica en el sentido más académico del término, esto es, capacidad de destacar lo que merece ser destacado y no como exploración unilateral de lo que debe ser rechazado.

El auditor interno es independiente del área o proceso a auditar, por lo tanto no puede auditar aquellos procesos que están bajo su autoridad, ni aquellos en los cuales interviene directamente.

El auditor interno reconoce su compromiso con el mejoramiento continuo del servicio educativo de la Seccional y asume su labor de manera abierta y objetiva en un clima que propicia la discusión y autocrítica académica.

• Perfil del auditor interno

Los auditores internos son designados según el siguiente perfil:

Educación: Profesional universitario en cualquier disciplina, preferiblemente con formación en la rama de la salud y experiencia en salud ocupacional o afines.

Formación: Cumplir como mínimo 16 horas de formación como auditor interno en NTC-OHSAS 18001 y certificación de participación en auditorías internas en el campo de la salud ocupacional. Conocimiento y capacidad de aplicación de la normatividad vigente para la Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental.

Experiencia: Antigüedad superior a seis meses en Universidad Autónoma de Santo Domingo Seccional Santiago, en cualquier cargo.

Competencias

• Aplica principios, procedimientos y técnicas de auditoría en la evaluación de los procesos auditados para asegurar la cultura del mejoramiento continuo en la institución.

• Planifica y organiza, establece prioridades, recopila, clasifica y analiza información relevante para el cumplimiento de los criterios de la auditoría.

• Demuestra y aplica los parámetros legales en educación superior vigentes con el fin de fortalecer la interacción entro los procesos en el logro de mayores niveles de calidad en la organización educativa.

• Reconoce y refiere en la evaluación los referentes institucionales y si es el caso profesionales, disciplinares y sociales en procura del fortalecimiento del Sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.

• Aporta al mejoramiento del proceso a través del reconocimiento de iniciativas y recomendaciones, el análisis de problemas y situaciones potenciales, motivando laformulación de acciones de mejoramiento y de innovación articulados en Planes de mejoramiento de la calidad.

• Demuestra conocimiento del proceso, interés y respeto por la información sustentada y apreciaciones del equipo auditado en un diálogo permanente que facilita el desarrollo de la auditoría, así como propicia acuerdos que permitan avanzar en el fortalecimiento del sistema y del servicio educativo.

Nota: en caso de realizarse una auditoría interna por un ente externo, los auditores externos deben cumplir con las disposiciones establecidas en este documento.

• Equipos de auditores

En los equipos de auditorías interna de la Universidad se privilegia la participación de miembros de los Comités de autoevaluación y regulación de facultades, profesores que han tenido experiencia en el campo de salud ocupacional, seguridad industrial e higiene en el trabajo y en auditorías de NTC-OHSAS 18001:2007. Es compromiso institucional la cualificación permanente en procesos de salud ocupacional en el sector educativo en procura de construir y consolidar el SG-QHSE institucional.

• AUDITADOS

Las personas que reciben la auditoría interna responden las preguntas de los auditores con objetividad y veracidad, así como suministran oportunamente la información solicitada que permita valorar el cumplimiento de los criterios de la auditoría.

Quienes tienen la autoridad en cada proceso deben velar porque se tomen, lo antes posible, a la entrega del informe de auditoría, las acciones de mejora que puedan surgir de los resultados de la auditoría.

• LINEAMIENTOS

• Programa

El programa de auditorías internas se orienta a la evaluación de la mejora de la capacidad de la Seccional para cumplir sus objetivos estratégicos. Por la complejidad del servicio educativo es flexible y ajustada a cada proceso y sus interacciones, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:

• Reconocer la importancia que tienen el proceso o actividad que se va a auditar, para lograr la satisfacción de los estudiantes por el logro de los objetivos de la Universidad Autónoma de Santo Domingo Seccional Santiago y el programa académico en particular.

• Integrar las exigencias y compromisos de los procesos de acreditación de alta calidad de programas y de la institución como referentes para la formulación de oportunidades de mejora y de valoración de la capacidad de innovación en el proceso auditado.

• Identificar los cambios significativos efectuados en el proceso o en una actividad, desde la anterior auditoría interna de calidad, en lo relacionado con los referentes, los resultados, métodos, recursos y responsabilidad.

• Analizar previamente los referentes normativos externos e internos para valorar su implementación y cumplimiento.

• Tener en cuenta los informes de anteriores auditorías, tanto internas como externas, de los procesos o actividades que se van a auditar.

• Considerar las solicitudes de mejoramiento (quejas/reclamos) de los estudiantes con respecto al desempeño del proceso que se va a auditar.

• Programar por lo menos un ciclo de auditorías internas de seguridad y salud ocupacional en el año; si se requiere, se pueden programar auditorías internas de calidad adicionales al programa inicial.

Después de revisar estos lineamientos, la programación de auditorías internas de salud ocupacional reflejará los resultados del análisis así:

• En la selección y conformación del equipo auditor.

• En el número de auditores asignados para auditar cada proceso. Pueden ser dos o más, donde estará un auditor líder y los demás actuarán como auditores en formación u observadores.

• En la experiencia específica de los auditores que auditarán cada proceso.

• En la duración de cada auditoría para cada proceso o actividad, tanto para la preparación como para la ejecución de la misma.

• EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CICLO DE AUDITORÍAS

• Evaluación del ciclo de auditoría

La evaluación del ciclo de auditoría se realiza semestralmente a través de los registros de auditoria de los equipos de auditores, con relación a los criterios y alcance definidos previamente. En dicha evaluación se incluye el cumplimiento del programa de auditoría interna establecido, el cumplimiento de la ejecución de las auditorías de acuerdo con lo planeado y la contribución al fortalecimiento del Sistema.

• Evaluación de auditores internos

El equipo auditor se evalúa a través de los resultados de la autoevaluación y heteroevaluación, con el propósito de mejorar el desempeño y fortalecer la formación y capacitación de auditores. La heteroevaluación es responsabilidad del líder del proceso auditado. (Ver formato de Evaluación de Auditores Internos F-SO-OH-0027)

• Seguimiento de las auditorías internas

Con el fin de asegurar la eficacia del ciclo de auditorías se realiza el seguimiento y verificación de la toma de acciones por parte de los líderes de los procesos auditados con el fin de garantizar que las acciones cubran la totalidad de las no conformidades y oportunidades de mejora registradas atendiendo las directrices del Procedimiento para la toma de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.

El SG-QHSE es el responsable del seguimiento y verificación del cumplimiento del programa de auditorías, así como de elaborar el informe general de auditorías internas insumo para revisión de la alta dirección.

• INFORME GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA

El informe general de auditorías internas se realiza una vez concluido cada ciclo de auditorías internas con el fin de realizar seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría, identificar necesidades de capacitación y de recursos para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos, comunicar los logros globales del programa de auditoría a la alta dirección.

Las etapas básicas contempladas para la elaboración del informe son:

• 1. Verificación de entrega de informes y registros de las auditorías programadas.

• 2. Revisión e identificación de tendencias en los hallazgos registrados

• 3. Identificación de tendencias en las fortalezas

• 4. Identificación de tendencias en el señalamiento de no conformidades reales, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora.

• 5. Valoración del cumplimiento de los criterios y alcance del ciclo de auditorías internas.

• 6. Redacción del documento Informe general de auditorías

• 7. Aprobación por parte del Representante a la alta dirección

• 8. Socialización del informe de auditorías a través de intranet y/o el aplicativo disponible.

• 9. Inclusión del informe de auditoría como insumo para la revisión por la alta dirección.

Descripción del proceso

5.1 Flujograma para la ejecución de las Auditorías Internas

• Guía de requerimientos de la NTC-OHSAS 18001:2007

Los requerimientos de la NTC-OHSAS 18001:2007 se encuentran en el intranet de la Universidad Santo Tomas en el formato MT-SO-OH-004: Requerimientos OHSAS.

El documento está dividido en tres secciones, el encabezado tiene el logo de la Universidad, el nombre del documento, tipo de documento, la dependencia, área o departamento a donde pertenece el documento, código asignado y el número de versióndel documento.

El cuerpo del documento está dividido en el objetivo, el alcance, y una serie de parámetros que componen la razón de ser del documento. El objetivo establece la razón de ser del documento y el alcance los límites en donde se puede aplicar el documento.

Imagen 1. Cuerpo del documento de requerimientos de la Norma

Para los ítems como los numerales se subdividen según lo que haga referencias

Numerales: se establece el numeral de la NTC-OHSAS 18001 en que se encuentran el requerimiento

Imagen 2.Cuerpo del ítem NUMERALES

REQUISITOS: en esta parte comprende todos los requisitos que se encuentran en la norma para la verificación de su cumplimiento

Imagen 3. Columna de los requisitos

LEY: en esta columna se especifica los numerales que se necesitan identificar y cumplir con la legislación según lo estipule la norma.

DOCUMENTACIÓN:la columna de la documentación está dividida en procedimientos, documentados y registros. En los cuales se especifica los requisitos que deben poseer documentación, los que deben tener un procedimiento estructurado y aquellos de los que se deben llevar registros.

Imagen 4. Columna de Documentación

• Lista de chequeo requerimientos

La Lista de Chequeo en la NTC-OHSAS 18001:2007 se encuentra en la intranet de la Universidad Santo Tomas, FormatoMT- SO – OH- 005: Lista de Chequeo OHSAS.

La lista de chequeo es similar a la guía de requerimientos de la norma, pero se diferencia en que posee una columna para determinar el cumplimiento de cada uno de los requerimientos de la norma y anotar observaciones.

Imagen 5. Cuerpo de la lista de chequeo

Las columnas de numerales y requisitos se describen en el numeral 5.1 de este documento, la columna de cumplimiento permite evaluar si se está presentando un cumplimiento total (CT), cumplimiento parcial (CP), no cumplimiento (NC) o no aplica (NA) para la evaluación, y en la columna de observaciones el auditor anota cualquier observación, sugerencia y/o inquietud.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Glosario

• Acción correctiva: Una acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

• Acreditación: proceso voluntario en el que se obtiene el reconocimiento por parte del estado de altos niveles de calidad de un programa o de una institución por que se ha demostrado que se orientan a un deber ser, hacia un ideal de excelencia, pueden demostrar resultados específicos, tradición consolidada, impacto y reconocimiento social, entre otros.

• Auditado: líder del área o proceso que es evaluado.

• Auditor: Persona con los atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoria.

• Auditoría: es un proceso sistemático, independientes y documentos para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría, las auditorias pueden ser internas y externas. (Tabla 1)

Tabla 1. Tipos de auditorías

• Autoevaluación: proceso de autoestudio o autoexamen de carácter sistemático y participativo, basado en características y factores de calidad que permite identificar el nivel de cumplimiento y la capacidad de respuesta a los cambios y tendencias educativas

• Conclusiones de la auditoria: Resultados de la auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

• Conforme: cumplimiento de un requisito establecido

• Corrección:Acción tomada para eliminar una no conformidad real detectada; también es llamada tratamiento correctivo. En una corrección la acción es inmediata y específica para la no conformidad real, sin entrar a investigar las causas

• Criterio: Es el soporte o referente con el cual se va a auditar.

• Criterios de Auditoría: Documentos en donde se consigna lo que un proceso o una actividad deben alcanzar (propósitos) y la manera de hacerlo (Métodos). A estos documentos también se les denomina "el referencial", ya que se utilizan para comparar durante la auditoría "lo que se debe hacer" con lo que realmente "se hace".

• Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

• Evaluación Externa: proceso de estudio mediante pares académicos en el que se verifica las condiciones o características de calidad y se elaboran los juicios que permitan identificar el nivel de cumplimiento de la intencionalidad declarada de un programa o de la institución.

• Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

• Hallazgo de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada y comparada frente a los criterios de auditoría con el fin de analizarla e identificar no conformidades, oportunidades de mejora o conformidades.

• Mejoramiento de la calidad: Las acciones emprendidas en toda la Universidad Autónoma de Santo Domingo Seccional Santiago, para incrementar la eficacia y la eficiencia de las actividades y los procesos para el desarrollo integral humano en beneficio de la comunidad educativa, otra situación no deseable existente con el propósito de evitar que vuelva ocurrir.

• No Conformidad Potencial: situación que puede llegar ocasionar un incumplimiento de un requisito, situación potencialmente indeseable.

• No Conformidad: incumplimiento real de un requisito especificado, detectado durante la revisión, verificación de los procesos y durante la prestación del servicio educativo. Dicho requisito puede ser de carácter normativo, legal, establecido por la Universidad o el cliente.

• Norma: es una regla o conjunto de reglas u obligaciones que se deben cumplir dictada por una entidad competente y reconocida y auditable por personas con el conocimiento necesario para realizarla, cuyo incumplimiento trae una no conformidad.

• Observación de auditoría: Comentario escrito del auditor, acerca de una situación que genera riesgo de convertirse en una no conformidad, o que puede ser una oportunidad de mejora. Puede tratarse como una Acción Preventiva

• OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series): hace referencia a una serie de especificaciones de salud y seguridad ocupacional y del trabajo materializadas por la BSI (British Standards Institution) o instituto británico de estandarización quienes definen la OHSAS 18001 y la OHSAS 18002.

• Oportunidad de Mejora: condición o aspecto que incrementa la capacidad de la universidad para cumplir los requisitos e innovar hacia mayores niveles de calidad del servicio educativo.

• Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

• Registro Calificado: Proceso establecido para el cumplimiento de condiciones mínimas de calidad en los programas académicos de todo nivel, regido por el Decreto 1295

• Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria

• SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental.

• HISTORIAL DE CAMBIOS

Enviado por:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®

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Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2015.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH -POR SIEMPRE"®