Outsourcing alternativa de emprendimiento

RESUMEN

El outsoucing parte de una relación comercial en la que una empresa contrata, a otra firma externa especializada, para realizar tareas en la que esta ultima posee basta experiencia.

Realmente existen firmas especializadas que pueden realizar mucho mejor ciertas actividades de la empresa contratante, a un menor costo y con la misma calidad. Al contratar se deben tener en cuenta: Los costos del servicio facilitado, los antecedentes, conocer experiencias aprehendidas de otras empresas que hayan contratado con antelación a la compañía oferente.

Según los especialistas del tema, lo más importante es no dar en outsourcing ninguna de las funciones o áreas esenciales de la empresa.

La técnica del Outsourcing se fundamenta en un proceso de gestión que implica cambios estructurales de la empresa en: cultura, procedimientos, sistemas, controles y tecnología cuyo fin último es obtener mejores resultados concentrando todos los esfuerzos y energía de la empresa en la actividad principal.

Al elaborar el contrato de outsourcing se deben dejar sentadas las condiciones y las sanciones en caso de incumplimientos por parte de la firma contratante y la contratista.

El Outsourcing posee: ventajas, desventajas, limitaciones y alcances que serán explicados en este documento

PALABRAS CLAVES

Outsourcing, contratista, contratante, leyes , contrato

ABSTRACT

The outsoucing part of a business relationship in which a company hires, another specialized outside firm to perform tasks in which the latter has enough experience. Actually there are specialized firms that can perform much better certain activities of the contracting company, at a lower cost and with the same quality. When hiring should be taken into account: The cost of the service provided, background, experience apprehended know other companies that have contracted with the company prior to the offeror. According to experts of the topic, the most important thing is to not outsourced any function or business-critical areas. Outsourcing technique is based on a management process that involves structural changes in the company: culture, procedures, systems, controls and technology whose ultimate goal is to get better results by concentrating all efforts and energy of the company's main activity. In developing the outsourcing contract must be to lay down the conditions and penalties for breaches by the contractor and the contractor firms. Outsourcing has: advantages, disadvantages, limitations and scope which will be explained in this document

KEYWORDS

Outsourcing, contractor, contracting, legal, contract

INTRODUCCION

En el siglo XXI las empresas saben que para competir en un mundo globalizado deben utilizar herramientas como el outsourcing.

"Luego de la segunda guerra mundial, las empresas trataron de concentrarse en sí mismas la mayor cantidad posible de actividades, para no tener que depender de proveedores externos. Sin embargo, esta estrategia que en principio resultara efectiva, con el desarrollo de la tecnología, fue haciéndose obsoleta, pues nunca los departamentos de una empresa podían mantenerse tan actualizados y competitivos como lo hacía las agencias independientes especializadas en un área. Fue así como en los años `70 surgió el Boom de las agencias consultoras y el Outsourcing. Las empresas empezaron a encontrar más fácil, contratar a un consultor externo experto en un área, que tener que mantener y desarrollar ese departamento internamente. No solo les permitía disminuir los costos de personal que mantener ese departamento generara, sino que la calidad ofrecida por esos asesores expertos resultaba mejor

Sin duda alguna el outsourcing es y será un tema de actualidad, donde la organización tiene como objetivo principal, la reducción de gastos directos, con base en la subcontratación de servicios que no afecten el normal funcionamiento de la organización.

Este trabajo definirá que es el outsourcing, sus ventajas, sus desventajas, sus alcances y limitaciones."1

QUE ES EL OUTSOURCING.

La traducción de Outsourcing viene a ser la externalización de determinadas áreas funcionales

Outsourcing podría definirse, según Dorban Chacón (1999), como la acción de recurrir a una agencia externa para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía.

Outsourcing es: "Transferencia a terceros de actividades no medulares". En otras palabras, encargar a proveedores externos de aquellas actividades que no son la columna vertebral del negocio.

Básicamente se trata de una modalidad, según la cual determinadas organizaciones, grupos o personas ajenas a la compañía son contratadas para hacerse cargo de "parte del negocio" o de un servicio puntual dentro de ella. La compañía delega el gerenciamiento y la operación de uno de sus procesos o servicios a un prestador externo – Outsoucer-, con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus costos.

"Con esto transfiere así los riesgos a un tercero que pueda garantizar experiencia y seriedad en el tema.

Las principales razones que llevan a subcontratar funciones del negocio son:

• Concentración de los negocios

• Necesidad de ahorros en costos

• Como resultado de Benchmarking

• Un ejercicio de Reingeniería "2

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING.

1. VENTAJAS

• Controlar el gasto de operación.

• Reducir la inclusión de fondos de capital que no tienen que ver con la razón de la empresa.

• Incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor en un flujo de caja.

• Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos.

• Mejorar la calidad del servicio obtenido.

• Suministrar al sitio que el cliente le indique. .

• Alianzas estratégicas.

• Reducción de espacio.

• Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.

• Realizar una Matriz DOFA e incrementar en las fortalezas de la empresa.

• Construir un valor compartido entre el contratante y el contratista.

• El empleo de personal externo y el diálogo nuevo y fresco que resulta, dan lugar a una creatividad y a un potencial o espontaneidad que antes eran difíciles de obtener.

2. DESVENTAJAS

• No negociar el contrato adecuado.

• Elección inadecuada del contratista.

• Puede quedar la empresa en mitad de camino si falla el contratista.

• Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.

• Incrementa en el costo de la negociación y monitoreo del contrato.

• Carencia de mecanismos de control sobre el personal del contratista.

• Desarrollar habilidades que incorrectamente pueden ser interpretadas como básicas.

ALCANCES Y LIMITACIONES DEL OUTSOURCING.

El desarrollo del Outsourcing es el resultado inevitable de muchas presiones, nuevas y mayores, sobre la industria y sobre todos los recursos de un mundo en donde ya no se pueden permitir las exigencias reguladoras internas, ni múltiples niveles gerenciales. El proceso está siendo impulsado tanto por la demanda, al buscar la gerencia mejores formas de hacer el trabajo rutinario y asumir cada día más las cargas de trabajo de sus clientes

"El proceso de Outsourcing se ha implantado en compañías manufactureras, en el área de servicios, en el sector financiero y en diversas organizaciones general.

En lo que se ha convertido una tendencia de crecimiento, muchas organizaciones están tomando la decisión estratégica de poner toda o parte de su función de sistemas en las manos de especialistas, permitiéndoles concentrarse en lo que mejor saben hacer -maximizar el rendimiento minimizando los costos. Bancos, empresas y organizaciones del sector público nos han confiado toda o una parte de su informática, incluidas aplicaciones, hardware y personal, en el ámbito nacional e internacional.

En el sector público, el Outsourcing está considerado como Benchmark."3

En Colombia podemos tomar el impacto en el sector financiero. Algunos bancos y otras instituciones financieras también están realizando Outsourcing. Sin embargo, para ellos es mucho más delicado, ya que muchos bancos están tratando de deshacerse de personal con gran antigüedad y sueldos elevados.Una de las áreas en la que la banca está realizando más trabajo de Outsourcing es en la de procesamiento de información.

Los beneficios de Outsourcing no están simplemente en la reducción de costos.

La obtención de estos beneficios no es de ninguna manera algo fácil y sencillo

"Tomemos por ejemplo el sector informático donde se está mostrando mayor precaución, que posiblemente es los que se conoce como subcontratación inteligente, Smart/Outsourcing, o la fragmentación de las operaciones en partes más manejables de manera que puedan ser evaluadas por separado y de forma independiente como candidatos para Outsourcing.

Las organizaciones de tecnología están viviendo la transición de sistemas de información gerencial con enfoque interno a sistemas orientado al servicio. Este cambio significa que se están concentrando en el rendimiento de los servicios ofrecidos a los usuarios, en contraposición a las operaciones tradicionales de los centros de datos, esto está permitiendo escoger los servicios que puedan subcontratarse más fácilmente.

¿Qué se debe contratar y que no se debe contratar en el sector informático?

• Sistemas y estrategia técnica

• Análisis de negocios

• Análisis y diseño de sistemas

• Desarrollo e implementación de aplicaciones

• Diseño e implementación de redes

• Operaciones de centro de datos

• Operaciones de redes

• Soporte Técnico

• Soporte usuarios finales y departamento auxiliar"4

El Outsourcing está siendo aplicado a todos los procesos del negocio en una organización. Áreas como contabilidad, personal y nómina, centros de llamadas son candidatas para los contratos de "gestión de servicios de negocios".

Flexibilidad y calidad de servicio son los parámetros más frecuentes para medir el rendimiento del Outsourcing. Estos criterios son medidos y comparados con el nivel de servicio acordado en el contrato con una monitorización clara y sistemática, e identificando los beneficios alcanzados.

Cada proyecto tiene sus propias características, pero hay algunos factores que tienden a favorecer el éxito. Por ejemplo, es esencial crear una estructura de gestión del proyecto fuerte y rigurosa.

Una de las mayores necesidades del Outsourcing en empresas multinacionales es la de que puedan estar en posición de ofrecer a las organizaciones multinacionales un servicio mundial, con una consistente calidad de servicio. El acceso diario de miles de usuarios a una red de bancos de datos. El Outsourcing se está dirigiendo inevitablemente hacia la globalización de servicios y de los sistemas de información.

COMO ES EL SISTEMA DE CONTRATACION DE OUTSOURCING?

La subcontratación tiende a usarse para proyectos o componentes de proyectos específicos, normalmente para ser ejecutados en corto plazo los convenios de Outsourcing tiene mayor alcance puestos que son la delegación de la administración de actividades que tienden a firmarse por periodos entre 3 y 10 años; no se orientan solo a labores de bajo nivel, eventualmente entregan actividades no esenciales y repetitivas, pero también pueden llegar a ser una asociación donde se comparte el riego y utilidades.

QUE LOGRA LA COMPAÑÍA CONTRATANTE CON EL OUTSOURCING?

La compañía contratante logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenia internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías con su contratista.

CUALES SON LOS ALCANCES DEL OUTSOURCING?

"Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista.

Outsourcing parcial: Solo se transfiere algunos de los elementos anteriores.

EL OUTSOURCING EN COLOMBIA

La dinámica del mercado laboral y su nueva estructura, tanto de oferta como demanda, puso en evidencia la crisis del contrato de trabajo a término indefinido en la empresa moderna colombiana.

Así lo muestran las cifras y así lo expresan los empleadores que desde hace un tiempo ven con poca motivación el enganche de sus trabajadores al amparo de este tipo de contrato. Los efectos de la apertura internacional, la globalización de las economías y los métodos puestos en práctica por los países desarrollados e internacionalizados, han demostrado suficiente idoneidad y tranquilidad en los empleadores modernos para justificar la utilización de estos recursos ofrecidos por el mercado laboral que han exigido una rápida adaptabilidad, no solo para los empleadores sino también para los trabajadores, que ya ven en esto su verdadera dimensión y lo justifican desde la óptica de la oportunidad que ofrece.

Las nuevas situaciones laborales alertan al aparato productivo que requiere de una alta flexibilización para pavimentar las vías necesarias del Tratado de Libre Comercio y el ALCA , que ve en este tipo de contratación la seguridad del crecimiento económico en una época de gran desarrollo tecnológico e internacionalización, caracterizada por el dinamismo y la movilidad en todos los órdenes.

METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE OUTSOURCING DE UNA COMPAÑÍA.

La metodología del Outsourcing es esencialmente la incorporación de buena práctica en la toma de decisiones gerenciales. "La decisión para subcontratar necesita estar sujeta a un proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente, como en el caso de muchas decisiones más, sobre bases financieras o técnicas."5

Lo que hace esta metodología es ayudar a planear, ayudar a fijar las expectativas, tanto dentro de la organización como en el exterior, e indica aquellas áreas donde la organización necesita conocimiento especializado.

Pasos de la Metodología:

" Fase O: Inicio, Fase 1: Evaluación, Fase 2: Planeación.,Fase 3: Contratación., Fase 4: Transición., Fase 5: Administración.

FASE "0" – INICIO

¿QUÉ HACE? Identificar el alcance de lo que está considerando para el Outsourcing, Establece los criterios, las marcas importantes, iníciales y los factores "adelante/alto" para las decisiones iníciales. Asigna recursos iníciales para "poner las semillas" del proyecto.

¿CUÁNTO TIEMPO? De dos a cuatro semanas.

¿QUIÉN PARTICIPA? Esta fase es iniciada por el gerente ejecutivo o un miembro

del consejo que esté patrocinando el estudio de factibilidad. ¿QUÉ SE ENTREGA? Un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones administrativas.

¿QUÉ SE DICE? Examinar (o no) los beneficios estratégicos. FASE "1" – EVALUACIÓN ¿QUÉ HACE? Examina la factibilidad del Outsourcing; define el alcance y los

límites del proyecto e informa en que grado el proyecto satisfaga los criterios establecidos.

¿CUÁNTO TIEMPO? De cuatro a seis semanas. ¿QUIÉN PARTICIPA? Un pequeño equipo encabezado por el patrocinador, por lo menos un gerente de una función (por ejemplo, de finanzas o de recursos humanos), que no se vea personalmente afectado por el resultado de la evaluación.

QUÉ SE ENTREGA? Un estudio de factibilidad o de otro tipo (vea la lista de contenido). Una decisión acerca de si se debe o no proceder a la etapa de planeación.

¿QUÉ SE DICE? Decisión acerca de proceder o no. FASE "2" – PLANEACIÓN DETALLADA

¿QUÉ HACE? Estable los criterios para la licitación, define con detalle los requisitos y prepara una lista breve de invitaciones para el concurso. ¿CUÁNTO TIEMPO? De ocho a diez semanas.

¿QUIÉN PARTICIPA?

El equipo formado durante la fase 1, mas 1 representante de compras (abastecimiento o contratos), del departamento jurídico y de recursos humanos, en caso de que no estén representados.

¿QUÉ SE ENTREGA? En plan de proceso de licitación, incluyendo documentación para la licitación, descripción de los servicios, borradores de acuerdo al nivel de servicio y una estrategia para las negociaciones con los proveedores.

¿QUÉ SE DECIDE? A quién se invita a concursar, bajo que criterios y las medidas del desempeño.

FASE "3" – CONTRATACIÓN

¿QUÉ HACE? Selecciona a un contratista preferido como resultado de un proceso de licitación. Identifica a un proveedor de respaldo.

¿CUÁNTO TIEMPO? De tres a cuatro meses.

¿QUIÉN PARTICIPA? El equipo central de la fase de planeación. Puede incluir asesores externos. Participarán contratistas y sus socios.

¿QUÉ SE ENTREGA? Invitación a concursar: Acuerdos de nivel de servicio, los encabezados del acuerdo. Contratos. Plan de transferencia del servicio a subcontratistas.

¿QUÉ SE DECIDE? La concesión del contrato. A quién, para qué servicio, durante cuánto tiempo, con criterios de medición.

FASE "4" – TRANSICIÓN AL NUEVO SERVICIO

¿QUÉ HACE? Establece los procedimientos para la administración de la función subcontratada. Transfiere la responsabilidad formal de las operaciones. Transfiere personal y activos según se hayan acordado.

¿CUÁNTO TIEMPO? De dos a tres meses.

¿QUIÉN PARTICIPA? El equipo central y el gerente de función de la función subcontratada. Recursos Humanos, usuarios, gerencia y personal del proveedor.

¿QUÉ SE ENTREGA? Un plan de transición. Documentación de los procedimientos de administración y revisión. Entrega de la responsabilidad formal al subcontratista.

¿QUÉ SE DECIDE? Procedimientos de terminación. Fecha de entrega del servicio.

FASE "5" – ADMINISTRACIÓN Y REVISIÓN

¿QUÉ HACE? Revisa el contrato de forma regular, comparándolo contra los niveles de servicios acordados. Planea las negociaciones para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales.

¿CUÁNTO TIEMPO? De uno a cinco años, dependiendo de la duración del contrato. Normalmente de tres a cinco años.

¿QUIÉN PARTICIPA? Representante del contratista responsable de la entrega del servicio, Representante de la función del usuario, responsable de la administración del contrato y del proveedor.

¿QUÉ SE ENTREGA? Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas.

¿QUÉ SE DECIDE? Verificación anual de la validez de la evaluación original. Decisión sobre la continuidad del contrato."6

CONCLUSIONES

Los gerentes modernos se enfrentan a una gran cantidad de cambios y tendencias sin precedentes. Estos cambios incluyen la necesidad de :ser globales, de crecer sin usar más capital, de responder a las amenazas y oportunidades de la economía, el envejecimiento de la fuerza laboral, la reducción de costos y batallar por el pensar del consumidor.

Una tendencia actual es el Outsourcing. Este se da cuando una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un suplidor. Es una modalidad, según la cual determinadas organizaciones ajenas a la compañía son contratadas para hacerse cargo de parte del negocio. La compañía delega la gerencia y la operación de uno de sus procesos o servicios a un prestador externo (Outsoucer), con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus costos. Transfiere así los riesgos a un tercero que pueda dar garantías de experiencia y seriedad en el área. En cierto sentido este prestador pasa a ser parte de la empresa, pero sin incorporarse formalmente.

La metodología del Outsourcing es parte de la toma de decisiones gerenciales, la misma incluye los pasos de todo proceso administrativo de evaluación, planeación y ejecución, ayuda a planear y fijar expectativas de negocios e indica aquellas áreas donde se necesitan conocimientos especializados para realizar las distintas actividades de la organización..

En Colombia la práctica del Outsourcing ha penetrado ampliamente los sectores de servicios y de informática

Al involucrarse en un proceso de Outsourcing las empresas deben definir claramente una estrategia que guíe todo el proceso y contenga los aspectos importantes en el desarrollo del mismo.

Algunos de los beneficios potenciales de utilizar el Outsourcing son la disminución de los costos, un enfoque más dedicado a actividades competitivas de la empresa, mayor flexibilidad y rapidez de respuesta así como el uso de tecnología y materiales de clase mundial. Por otra parte existen algunas desventajas posibles como son el decline de la innovación por suplidores, pérdida de control del proceso de producción y una eventual competencia por parte de los mismos que al conocer el proceso a plenitud pasan de ser suplidores a competidores.

BIBLIOGRAFIA

http://www.outsourcing-faq.com/html http://www.todolaburo.com Www.firmbuilder.com. Outsourcing – Firmbuilder.com: Outsourcing Strategy:

Managing Strategic Risk http://alumnos.itam.mx www.findarticles.com: Keys to developing an effective outsourcing strategy Www.firmbuilder.com. Outsourcing – Firmbuilder.com: Outsourcing impacts both

The customer Chain and the Supply Chain

Www.firmbuilder.com. Outsourcing – Firmbuilder.com: Outsourcing helps frims to focus on core competencies http://www.geocites.com/altuve.geo/edu/outaourcing_faq.html http://www.canacintra.org.mex/canacintra/serv/mbol.htm Harvard Business Review. November- December 1992. Strategic Sourcing: To

Make or Not To Make www.findarticles.com: Time and Cost push outsourcing boom www.findarticles.com: The ABCs of outsourcing. www.findarticles.com: Leading Laterally in Company Outsourcing Www.firmbuilder.com. Outsourcing – Firmbuilder.com: Reengineering or

Outsourcing? www.monografias.com/trabajos3/outsourcing/outsourcing www.deltaasesores.com/prof/PRO279.html?ppal

1 www.findarticles.com: Time and Cost push outsourcing boom

2 www.findarticles.com: Keys to developing an effective outsourcing strategy

3 www.findarticles.com: Keys to developing an effective outsourcing strategy

4www.monografias.com/trabajos3/outsourcing/outsourcing

5 www.deltaasesores.com/prof/PRO279.html?ppal

6 CERTO MANUEL, Administración Moderna. Editorial Prentice Hall.2001

Autor:

Carlos Alberto Palacio Londoño

carpalito[arroba]gmail.com

Economista, M. Sc. Administración de Proyectos, UCI de Costa Rica Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia Unidad de Emprendimiento