1.0 1. OBJETIVO Establecer y mantener los parámetros para el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas verdes, Redes Eléctricas, Hidrosanitarias, de Telecomunicaciones Redes de Gases y demás implementos que garantizan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad. 2. ALCANCE Involucra a todas las dependencias de la Universidad y aplica para todos los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres para apoyar el cumplimiento de la misión de la Universidad. Comprende desde la Solicitud de Mantenimiento, la programación, la asignación de Recursos la ejecución y verificación de la Calidad de los Trabajos. 3. DEFINICIONES 3.1. Contrato Convención jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o varios subcontratistas prestan servicios de mantenimiento Preventivo y Correctivo a los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres de la Universidad. 3.2. Emergencia Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y/o personas de la Institución, por lo cual debe dársele una solución inmediata. 3.3. Mantenimiento Actividad Técnico – Administrativa dirigida principalmente a prevenir averías, restablecer la infraestructura y la dotación a su estado normal de funcionamiento, a mejorar el desempeño de los equipos. Existen tres clases de mantenimiento, mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo. En la Universidad se cuenta con una Sección de Mantenimiento encargada de las labores de predicción, diagnostico, reparación, mantenimiento y conservación de los bienes Muebles e inmuebles de la Universidad del Valle.
1.0 3.4. Mantenimiento Correctivo Acción necesaria tomada para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o demás implementos que hayan cesado su actividad por un daño o por deterioro. 3.5. Mantenimiento Preventivo Acción necesaria tomada para alargar la vida de un equipo, un edificio, un bien o demás implementos y prevenir periodos de paralización de trabajo imprevistos. El propósito del mantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos de paralización de trabajo en momentos específicos para inspeccionar y alistar los equipos y demás implementos, así previniendo reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos necesarios. 3.6. Mantenimiento Predictivo Acción necesaria tomada para predecir los momentos en los cuales se le debe realizar el mantenimiento y conservación de los equipos, edificios, bienes y demás implementos utilizados en la Universidad. 3.7. Plan de Mantenimiento Instrumento gerencial diseñado para proporcionar acciones sistemáticas de trabajo al Departamento o servicio de mantenimiento de cada institución. El plan de mantenimiento incluye los objetivos, metas, programación de actividades, recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros, necesarios para cumplir con los objetivos propios de cada institución. 3.8. Reemplazar Retirar piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás por otra debido a su deterioro o daño irreparable. 3.9. Reparar Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás debido a su daño. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad Resolución No. 014 del Consejo Superior de Marzo 26 de 2004 por la cual se reglamenta la Administración de la Planta Física de la Universidad del Valle.
1.0 4.2. Resolución 2400 de 1979, emanada del Ministerio de trabajo y Seguridad Social. "Estatuto General de Seguridad”. Resolución 1016 de 1989, de los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, la cual establece el funcionamiento de los Programas de Salud Ocupacional en las empresas. Artículos 10 y 11. Convención Colectiva de Trabajadores Oficiales. Universidad del Valle. El Acuerdo 004 de 1984 del Consejo superior de la Universidad del Valle, " Por el cual se expide el Estatuto de Personal Administrativo". Resolución 010. Febrero 13 de 2004. Emanada de Rectoría. “Contratación de Supernumerarios”. Circular No. 003 de 2003 de Rectoría. “Carné de identificación Laboral”. Circular conjunta. Contraloría Procuraduría de 2003. "Responsabilidad de Bienes". Norma NTC ISO 14000 y 14001: Sistema de Administración Ambiental. Ley 200 de 2005. Por lo cual se adopta Código Disciplinario Único. Normas RETIE. “Reglamento Técnico para instalaciones Eléctricas”. Normatividad, Políticas y Condiciones respecto a la Planeación de Actividades La Universidad del Valle tiene los siguientes componentes: a. Sistema de Planta Física: Corresponde a la estructura de los Edificios (en su parte interna – externa). b. Sistema Eléctrico. c. Sistema Hidrosanitario. d. Sistema de Gases.
1.0 e. Sistema de Telecomunicaciones Voz y datos. 4.3. Normatividad, Políticas, y Condiciones respecto al Plan de Mantenimiento El plan de mantenimiento de la infraestructura y dotación presentara los siguientes objetivos: – Asegurar la asignación de los recursos destinados por la institución, de los montos necesarios para el desarrollo de las labores de mantenimiento, conforme a las necesidades previstas y manifiestas. – Distribuir los recursos humanos, físicos y económicos con el fin de cubrir las tareas de mantenimiento. – Suministrar a las directivas de la institución y demás dependencias el cronograma de mantenimiento para que estas actúen coordinadamente, de igual manera proporcionar medios para el control y evaluación de la gestión de mantenimiento. Los planes de mantenimiento serán de elaboración anual y se sugiere que incluyan como mínimo dos capítulos, uno para la infraestructura y otro para la dotación: Capitulo: Mantenimiento de la Infraestructura • Edificios • Instalaciones Eléctricas • Redes o Sistemas: Eléctricos, de Sistemas y Comunicaciones, telefónicas, hidráulicas y de vapor, redes de alcantarillado, redes de conducción de gases. • Áreas Adyacentes a las edificaciones. • Otros pertenecientes a la Infraestructura. Capitulo: Mantenimiento de la Dotación • El equipo de Docencia • Plantas Eléctricas • Equipos de Oficina • Calderas • Bombas de agua • Autoclaves y equipos de esterilización • Equipos de refrigeración y aire acondicionado • Equipos relacionados con servicios de apoyo hospitalario • Otros equipos industriales • Equipos de seguridad
1.0 • • • • • El equipo biomédico. Los muebles para uso administrativo y para uso de la docencia Equipos de Computo Centrales Telefónicas Equipos de radiocomunicaciones. Los costos de mantenimiento de la infraestructura de suministros y evacuación referida a zonas comunes y de uso público, tales como red hidráulica, red eléctrica, red de alcantarillado (pluvial y sanitario), porterías vehiculares, sistemas vial interno, vías peatonales, baños públicos, cubiertas, fachadas, andenes, corredores, puntos fijos, ascensores, plazoletas y parqueaderos serán asumidos por la Administración Central de la Universidad. El costo de mantenimiento al interior de cada edificio será financiado por la Facultad o Dependencia respectiva con recursos de fondo especial o cofinanciado, con recursos del fondo común o por convenio. Los daños de una zona que afecten otra, serán solucionados en conjunto por las dos zonas involucradas. Las emergencias que se presenten en las Sedes de San Fernando y Meléndez por fuera del horario laboral serán atendidas por el funcionario responsable encargado, el cual se programará por turnos. El personal asignado a cada zona (funcionarios encargados de la zona y funcionarios de apoyo) se rotará anualmente basado en los programas y proyectos que se tenga. La verificación de la realización de la poda de árboles del circuito interno será programada para que los Encargados de las Zonas de Meléndez la lleven a cabo por turnos. El Coordinador encargado de cada Sistema deberá efectuar la gestión administrativa de las operaciones que se requieren desarrollar. Semanalmente la Jefatura de la Sección realizará reuniones de seguimiento y control de Sistemas.
1.0 Una vez al mes el Jefe de la Sección convocará a reunión general de todos los Sistemas. El encargado de cada Sistema presentará los primeros 5 días de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre un informe escrito de la gestión realizada durante el trimestre 4.3.1. Distribución Geográfica del Campus Z O N A E S P A C IO 301 313 314 315 ZO N A E SP A C IO 331 332 333 334 2 316 317 318 320 A g o ra F u n d a c ió n 3 335 336 338 340 341 343 344 345 347 348 349 350 351 353 354 355 356 ZONA ESPACIO 380 381 382 383 384 385 357 358 360 361 lago 1 386 387 388 ZONA 4 ESPACIO San Fernando 389 390 391 Lago
1.0 4.3.2. Diagrama General de Funcionamiento USUARIOS / FACULTAD Solicitud de Mtto por Daños Verificación de la disponibilidad presupuestal FUNCIONARIOS DE MTTO (Supervisor de Mtto por Zonas) Detección de Daños por Supervisión Recepcion y Clasificacion de Solicitudes de mantenimiento PROVEEDOR Ejecucion del Mtto. JEFATURA DE MTTO. Y EJECUCIÓN DE OBRAS Control de las ordenes de trabajo de cada zona Verificacion de la DIVISIÓN FINANCIERA Realizacion del proceso de pago VER PROCESO PROPUESTO POR COMPRAS Y FINANCIERO ejecucion Decision del Ejecución de Mtto Sí Registro Presupuestal No Revisión Política Institucional para ejecución del Mtto. por Fondo Común proveedor de acuerdo a listado de proveedores contratados Elaboracion de Orden de Trabajo con especificaciones (ppto) Elaboración de la Orden de Servicio (Pedido al Proveedor) Informe al solicitante o al Jefe/Director de Unidad Academica Establecimiento o del cumplido de la ejecución de Mtto. Informe al Proveedor de la ejecucion del Mtto Envío de documentos para pago a la División Financiera DEFINITIVO Interventoria a la ejecucion Informe de interventoria de la ejecucion del Mtto FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL
1.0 La clasificación de las solicitudes de Mantenimiento se clasifican de acuerdo al tiempo de Respuesta e impacto del daño o Avería. PRIORIDAD 1: – Daños en baños Públicos (Iluminación, Plomería). – Daños que originan suspensión de agua, Energía, Teléfonos. PRIORIDAD 2 – Chapas de escritorios. – Cambio puertas internas. – Revisión Aires Acondicionados. PRIORIDAD 3 – Varas parqueaderos. – Copia Llaves. – Adecuaciones. – Traslado Mobiliarios. – Daños por violación de chapas y cerraduras. – Filtraciones en techos que impliquen goteras al interior de las Oficinas. – Cambio de Vidrios – Reparación de Accesorios. 4.3.3. Atención de Emergencias Ubicación: • El funcionario encargado deberá cumplir con los siguientes requisitos para su ubicación – Teléfonos disponibles / Beeper / Celular / Avantel – Radios 24 horas – Disponibilidad Inmediata Condición: – El funcionario que por fuerza mayor no pueda responder en el turno asignado deberá solicitar previamente el reemplazo a través de la Jefatura de la Sección
1.0 – – – – Trámite: La información de la emergencia se canalizará a través del Jefe de la Sección o los Supervisores de la Sección de Seguridad y Vigilancia. El funcionario encargado de las emergencias presentará un informe mensual de la gestión realizada. La emergencia se atenderá estableciendo los procedimientos que se requieran como es el caso de las entidades prestadoras de servicios (Emcali, Gases de Occidente, Contratistas, etc.) Cada Encargado dispondrá del listado contratista que presta el servicio las 24 horas al día. 5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL No aplica.
1.0 6.1. 6.2. 6. PROCEDIMIENTOS ?: Indica que se trata de una Actividad de Control. Elaboración de Plan de Mantenimiento ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Elaborar el Plan A- Identificar los Objetivos a Cumplir de Mantenimiento de la Universidad Jefe y Coordinador de la Sección de Mantenimiento del Valle B- Estructurar el Plan de Mantenimiento Jefe y Coordinador de la Sección de Mantenimiento C- Establecer las metas e indicadores a cumplir anualmente 2. Presentar el Plan A – Presentar el Plan de Mantenimiento Anual a la de Mantenimiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. B- Aprobar Plan de Mantenimiento Anual ? C- Poner en marcha Plan de Mantenimiento aprobado. Ejecución de Mantenimiento Preventivo Jefe y Coordinador de la Sección de Mantenimiento Jefe de Sección de Mantenimiento Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Jefe de Sección de Mantenimiento Plan de Mantenimiento Plan de Mantenimiento Aprobado ETAPA 1. Detección de necesidad de ACTIVIDAD A- Revisar de manera periódica cada uno de los Sistemas. RESPONSABLE Coordinador de Mantenimiento REGISTROS Mantenimiento B- Radicar la solicitud de Mantenimiento Preventivo con la Secretaria de la Sección 2. Análisis de las A – Analizar con el Jefe de Sección la Prioridad de Coordinador de Mantenimiento Jefe de Sección y Solicitud de Mantenimiento Listado de Solicitudes Ejecución del Mantenimiento Preventivo Coordinador de la Prioridades Sección de Mantenimiento B- Aprobar las Solicitudes de Mantenimiento ? Jefe de Sección de Mantenimiento C- Entregar las solicitudes aprobadas al Supervisor Jefe de Sección de de Mantenimiento Mantenimiento
1.0 6.3. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 3. Planeación de la A- Analizar la Solicitud y decidir si se puede Jefe de Sección y Ejecución ejecutar con personal propio o contratado y si se tienen los materiales o se requiere su adquisición ? Coordinador de Sección de Mantenimiento B- Diligenciar la solicitud de servicio con esta información Supervisor de Mantenimiento por Zonas Solicitud de Servicio 4. Ejecución con personal propio A- Ejecutar el Mantenimiento con Personal Propio o Contratado B- Realizar supervisión a la ejecución ? Funcionario de Mantenimiento Coordinador de Mantenimiento C- Elaborar informe de cumplido y entregar al Jefe de la Sección de Mantenimiento Coordinador de Mantenimiento Informe de Cumplido 5. Presentar informe A- Elaborar informe de Mantenimiento Preventivo y Jefe de Sección de Informe de Gestión de Gestión Correctivo ejecutados en el semestre Mantenimiento B- Presentar informe de Gestión Semestral al Vicerrector Administrativo y al Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ejecución de Mantenimientos Correctivos Jefe de Sección Mantenimiento Informe de Gestión Semestral ETAPA 1. Detección de necesidad de ACTIVIDAD A- Detectar la necesidad de mantenimiento por Supervisión. Pasar a Etapa 2. ? RESPONSABLE Supervisor de Mantenimiento por REGISTROS Mantenimiento B- Informar a la Coordinación Administrativa de su Dependencia las necesidades de Mantenimiento C- Realizar solicitud a la Secretaria de la Sección de Mantenimiento Sistemas Dependencia Solicitante Coordinador Administrativo 2. Análisis de las A – Recepcionar y radicar las Solicitudes de Secretaria de la Solicitud de Solicitudes Mantenimiento Sección de Mantenimiento Mantenimiento B- Analizar y Aprobar las Solicitudes de Mantenimiento ? Jefe de Sección de Mantenimiento Coordinadores
1.0 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS C- Entregar las solicitudes aprobadas al Coordinador de Mantenimiento de cada Sistema 3. Planeación de la A- Analizar la Solicitud y decidir si se puede Jefe de Sección de Mantenimiento Coordinador de Ejecución ejecutar con personal propio o contratado y si se tienen los materiales o se requiere su adquisición ? Mantenimiento por Sistemas B- Diligenciar la solicitud de servicio con esta información Coordinador de Mantenimiento por Sistemas Solicitud de Servicio 4. Ejecución con personal propio A- Ejecutar el Mantenimiento con Personal Propio o Contratado Coordinador de Mantenimiento por Programación de Personal Sistema B- Ejecutar el Mantenimiento C- Realizar supervisión a la ejecución ? Operario de Mantenimiento Coordinador de Mantenimiento D- Elaborar informe de cumplido y entregar al Jefe de la Sección de Mantenimiento Coordinador de Mantenimiento Informe de Cumplido 5. Selección del A- Consultar base de datos o listado de Coordinador de Contratista cuando proveedores con contratos no se ejecuta con Mantenimiento personal propio. B- Seleccionar el contratista idóneo para realizar el mantenimiento Coordinador de Mantenimiento C- Solicitar una cotización del trabajo según su costo aproximado y continuar tramites de acuerdo (Estatuto de Contrataciones. Resolución No. 046 de Julio de 2004 CS) D- Entregar cotizaciones a la Secretaria de la Sección de Mantenimiento E- Radicar cotización en el archivo correspondiente F- Entregar las cotizaciones al Jefe de la Sección de Mantenimiento G- Autorizar la ejecución de ítems cotizados, determinar tipo de orden de pedido (obra, servicio, compra, otro), fondo utilizado para financiar el trabajo y pólizas requeridas ? Coordinador de Mantenimiento Técnico Administrativo Proponente Secretaria de Sección de Mantenimiento Secretaria de Sección de Mantenimiento Jefe de Sección de Mantenimiento Solicitud de Cotización Cotización Proveedor
1.0 ETAPA ACTIVIDAD H- Entregar cotización con firma de aprobación al Técnico de Mantenimiento y registrar inicio de RESPONSABLE Técnico Administrativo REGISTROS trámites 6. Elaboración y Trámite de Certificados y Registros Presupuéstales A- En el caso de financiación por Fondos Especiales informar a la Unidad Solicitante para la elaboración de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal Técnico Administrativo B- Elaborar y tramitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal. (Ver Procedimiento de Ejecución del Gasto) C- Si es por el Fondo Común o Fondo de Mantenimiento. D- Elaborar certificado de disponibilidad presupuestal CDP a través de Interfinanzas, verificando sumatoria en la cotización E- Imprimir versión en PDF del CDP en trámite, adjuntar copia de la cotización y entregar Operador Unidad Solicitante Técnico Sección de Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad documentos al Jefe de División. F- Revisar y firmar CDP impreso y aprobar o rechazar a través de interfinanzas el CDP correspondiente ? G- Entregar al técnico de mantenimiento CDP impreso firmado y cotización adjunta H- Entregar a la Vicerrectoría Administrativa CDP firmado y cotización adjunta. I- Aprobar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal ? J- Aprobar Certificado de Disponibilidad en Interfinanzas ? K- Verificar periódicamente a través de interfinanzas, el estado de aprobación del CDP ? Jefe de Sección Mantenimiento Jefe de Sección de Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Vicerrector Administrativo Coordinador Administrativo de Vicerrectoría Administrativa Técnico Sección de Mantenimiento Presupuestal CDP
1.0 ETAPA ACTIVIDAD L- Entregar CDP impreso y cotización adjunta firmado por el Vicerrector Administrativo. RESPONSABLE Secretaria de Vicerrectoría REGISTROS Administrativa M- Una vez aprobado el CDP en Interfinanzas, determinar su número definitivo y elaborar el Registro Presupuestal correspondiente a la cotización original. N- Aprobar en Interfinanzas el Registro Presupuestal ? O- Aprobar en Interfinanzas el Registro Presupuestal ? P- Aprobar en Interfinanzas el Registro Presupuestal. (Adjudicación del contrato) ? Q- Realizar Registro Presupuestal en Finanzas Técnico Sección de Mantenimiento Jefe de Sección de Mantenimiento Coordinador Administrativo de Vicerrectoría Administrativo Vicerrector Administrativo Profesional Sección de Presupuesto Registro Presupuestal Registro Presupuestal R- Realizar seguimiento a través de Interfinanzas Técnico Sección de del proceso de aprobación del Registro Presupuestal, solicitar acelerar el procedimiento cuando este se detenga y suministrar documentos solicitados por los funcionarios que participan en el proceso de aprobación si fuera necesario. Mantenimiento 7. Elaboración y A- Una vez aprobado el Registro Presupuestal crea Técnico Sección de Tramite de la Orden en el listado de consecutivos la Orden contractual Mantenimiento Contractual asignándole un número disponible. B- Crear la carpeta correspondiente a la nueva orden contractual y la entrega con la documentación (cotización, registro presupuestal y demás soportes) al auxiliar de oficina. Técnico Sección de Mantenimiento C- Firmar constancia de recepción de documentos Técnico Sección de Constancia de adjunta a la carpeta D- Elaborar la Orden Contractual (Ver Procedimiento de Ejecución del Gasto) E- Elaborar Formato F-30 de la Contraloría, sí la Orden Corresponde a una Obra Pública Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Recepción Documento Contractual Formato F-30
1.0 ETAPA ACTIVIDAD F- Entregar la orden Contractual elaborada (original y copia) al Técnico de Mantenimiento. RESPONSABLE Auxiliar de Oficina de Sección de REGISTROS Mantenimiento G- Firma constancia de recepción de documentos Técnico Sección de adjunta a la carpeta (casilla fin elaboración de orden Mantenimiento Contractual) H- Entregar Orden Contractual al Jefe de Sección Técnico Sección de para firma y asignación de la obra a un coordinador. Entregar orden Contractual a Jefe de División para firma. I- Entregar a Vicerrector Administrativo para aprobación de Orden Contractual J- Aprobar Orden Contractual ? K- Citar al contratista para legalizar la Orden Contractual. L- Firmar Orden Contractual M- Recibir pólizas en caso de requerirlas N- Entregar pólizas al Profesional DABS O- Revisar pólizas y entregar formato de aprobación de pólizas al técnico de la Sección. ? P- Entregar a Coordinador de cada Sistema seleccionado por el Jefe de Sección la copia de la orden contractual para supervisar la obra. Q- Firmar constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta Mantenimiento Vicerrector Administrativo Técnico Sección de Mantenimiento Proveedor Técnico Sección de Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Coordinador Administrativo Técnico Sección de Mantenimiento Coordinador de Mantenimiento 8. Inicio y Ejecución A- Elaborar acta de inicio considerando fecha de del Mantenimiento comienzo de la obra pactada con el contratista. B- Ejecutar el mantenimiento Coordinador de Mantenimiento Proveedor Acta de Inicio
1.0 ETAPA ACTIVIDAD C- El día que termine la obra según plazo establecido en la orden contractual, considerado a RESPONSABLE Coordinador de Mantenimiento REGISTROS Acta de Recibo Final partir de la fecha del acta de inicio, elaborar acta de recibo final y anexo en el que describe cada ítem de la obra señalando la cantidad ejecutada y el valor total. D – Según el anexo del acta de recibo final, solicitar al contratista la factura correspondiente a la Orden Contractual ejecutada. Coordinador de Mantenimiento E- Entregar factura, acta de inicio, acta de recibo final y documento anexo, al técnico de la Sección de Mantenimiento. Para efectos de seguimiento de las obras, presentar un informe del estado de sus obras semanalmente al Jefe de Sección F- Revisar las actas y factura. ? G- Firmar constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta H- Entregar orden contractual, factura, actas y Supervisor de Mantenimiento por Zonas Técnico Sección de Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Técnico Sección de Factura Constancia de Recepción de Documentos demás soportes existentes al auxiliar de oficina para Mantenimiento elaborar Solicitud de Pago I- Firmar constancia de recepción de documentos Técnico Sección de adjunta a la carpeta Mantenimiento 9. Elaboración y A- Elaborar Solicitud de Pago a través de Técnico Sección de Solicitud de Pago Trámite de Interfinanzas o en formato manual. Adjunta copia de Mantenimiento Solicitudes de Pago los soportes requeridos para el pago y formato de contraloría correspondiente. B- Entregar al Jefe de Sección y Jefe de División para firma Técnico Sección de Mantenimiento C- Elaborar certificado de recepción de documentos Técnico Sección de Certificado de correspondiente a las órdenes contractuales que serán remitidas a la Vicerrectoría Administrativa o a planeación. Mantenimiento Recepción de Documentos
1.0 6.4. ETAPA ACTIVIDAD D – Entregar Solicitud de Pago a la Vicerrectoría Administrativa o planeación y archivar el certificado RESPONSABLE Técnico Sección de Mantenimiento REGISTROS de recepción de documentos sellado por esta dependencia. E- Entregar al Técnico de Mantenimiento la Solicitud de Pago firmada por el Ordenador del Gasto. Secretaria de Vicerrectoría Administrativa F- Elaborar certificado de recepción de documentos Técnico Sección de Certificado de para remitir la orden a presupuesto. G- Fotocopiar la Solicitud de Pago y documentos adjuntos y entrega documentos a presupuesto. Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Recepción de Documentos H – Archivar certificado de recepción de documentos Técnico Sección de Mantenimiento I – Procedimiento de Pago J- Entregar al Técnico de Mantenimiento la orden de gasto registrada por presupuesto. K- Firma constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta ? Apoyo a Eventos y Emergencias División Financiera Técnico Sección de Presupuesto Técnico Sección de Mantenimiento ETAPA 1. Solicitud de Apoyo para Eventos ACTIVIDAD A- Solicitar apoyo para eventos y/o emergencias RESPONSABLE Miembro de la Comunidad REGISTROS Comunicación Escrita Funcionario Dependencia B- Especificar las características del poyo o Servicio C- Registrar el Servicio Miembro de la Comunidad Funcionario Dependencia Secretaria Sección de Mantenimiento
1.0 Facturas ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 2. Programación de A – Recibir información del Evento y/o Emergencia Apoyo al Evento y/o – evaluar la situación Emergencia B- Analizar y programar solicitud del servicio ? C- Asignar fecha y Operarios para ejecución del Servicio D- Supervisar el trabajo ejecutad o – Realizar visitas de inspección ? E- Verificar el servicio cumplido y/o emergencias Coordinador Sección de Mantenimiento Jefe de Sección de Mantenimiento y Coordinadores Coordinador Sección de Mantenimiento Coordinador Sección de Mantenimiento Jefe de Sección Registro Fotográfico 6.5. atendidas ? F- Presentar informe de cumplido en el caso de Emergencia atendida y de la situación presentada al Vicerrector Administrativo Pago de Servicios Públicos Mantenimiento Jefe de Sección Mantenimiento e Informe Informe de Cumplido ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Tramite facturas A- Recibir Facturas de Servicio público ( Acueducto, Técnico Sección de para pago de Energía, Teléfonos) y/o trasladarse a EMCALI por Mantenimiento Servicios Públicos ellas en caso de ser necesario B- Verificar que las facturas estén completas, y sean las correspondientes a la dependencia. ? Técnico Sección de Mantenimiento C- Registrar la información de las facturas en Hoja Técnico Sección de de Calculo D- Realizar la Orden de Gasto. E-Enviar Orden de Gasto al Jefe de Sección de Mantenimiento, Vicerrector Administrativo, Coordinador Administrativo para Vo.Bo. ? C- Enviar facturas, Solicitud de pago a la Sección Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Técnico Sección de Mantenimiento Técnico Sección de Copia de Facturas de Presupuesto, para trámite de Solicitud de Pago. Ver Manual de procedimiento de Ejecución del Gasto – Procedimiento 6.1. Ejecución del Gasto. Mantenimiento Solicitud de Pago
1.0 • 7. PROCESOS RELACIONADOS Proceso de Gestión Financiera Subproceso de Contratación y Compras Nacionales 8. FORMATOS Solicitud de Mantenimiento F-01-MP-08-05-01 9. ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO 1.0 DESCRIPCIÓN Versión Inicial del Manual FECHA Nov. – 2008