Análisis y diseño flujogramas, almacén, compras, obras y contratos

RESUMEN

Buscando construir bases técnica y teóricas que produzcan ventajas en el aseguramiento de la calidad, productividad y competitividad, las organizaciones adoptan la normalización de todos sus procesos productivos. El presente trabajo consistió en el análisis de las políticas generales y diseño de flujogramas de procedimiento para llevara a cabo el manejo, administración y control de las áreas de Almacén, Compras, Obras y/o contratos de la empresa Hidrobolivar, C.A. El trabajo se realizó específicamente en la Gerencia de Tecnología de Información, con el propósito de documentar y automatizar las actividades en todo el proceso productivo, a través del desarrollo de un Sistema Administrativo, Contable y Financiero que lleva por nombre MERÚ, buscando con esto incrementar los índices de productividad, reducir los costos, reducir los tiempos de ejecución de las actividades y obtener más provecho del recurso humano, además se facilita la capacitación de los trabajadores. El estudio realizado es de tipo aplicada, descriptiva y de campo, porque se registran, analizan, e interpretan las actividades realizadas en las áreas en estudio, la información para el estudio se obtuvo mediante entrevistas no estructuradas al personal técnico operativo de la Gerencia de Tecnología de Información y por observación directa. La importancia de este proyecto radica en la necesidad de documentar y automatizar todos los procesos, que permita a la empresa llevar registros de todas sus actividades, estandarizarlas y por último alcanzar la normalización de las mismas.

PALABRAS CLAVES: Procedimiento, Flujograma, Documentación, Automatización, Tecnología de la Información.

INTRODUCCIÒN

Actualmente las personas se desenvuelven diariamente en el estudio de las organizaciones, tratando de demostrar de la manera más elemental las bases del enfoque, que permitan a los participantes introducirse en la formulación de modelos de análisis para estudiar los procesos y procedimientos que se dan dentro de una organización.

En tal sentido, los procedimientos gráficos proporcionan una descripción sistemática del ciclo de un trabajo o procedimiento, con suficientes detalles de análisis para planear la mejora de los métodos.

Los Flujogramas son una excelente herramienta para la presentación de propuestas que mejoren los procedimientos en todos los niveles de una organización. Estos son aplicados en empresas y departamentos, puesto que ayudan a tener una visualización del desarrollo de las actividades, establecen su secuencia y además, se puede precisar cuando se inicia una actividad y cuando termina.

Un Diagrama de Flujo representa la esquematización gráfica de un algoritmo, el cual muestra gráficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema o simplemente la ejecución de una tarea.

En el presente Trabajo se representará a través de flujogramas los procedimientos generales que deben efectuarse para el Manejo, Administración y Control de los Módulos de Almacén, Compras, Obras y/o Contratos de la Empresa Hidrobolivar, C.A.

CAPÍTULO I

LA EMPRESA

1.1 RESEÑA HISTÒRICA

Hidrobolivar, C.A. es una de las empresa Hidrológicas de Venezuela, esta se encarga del suministro del servicio de agua potable en optima calidad, brindar soluciones a la problemática del agua tales como: proveer eficientemente el servicio del agua potable, saneamiento de todos los sectores del estado Bolívar, ejecuta planes de proyecto para las instalaciones de nuevos acueductos en las comunidades y/o sistemas de aguas servidas, posee también mesas técnicas de agua; las cuales se encargan de elaborar y ejecutar proyecto en materia de agua que promueva el bienestar de la comunidad. Mediante un modelo de gestión efectivo y sustentable que integra tanto personal calificado, tecnología, valores de la organización, satisfacción con sus clientes y desarrollo en la comunidad para obtener una mejor visión de cultura, en cuanto la utilización de dicho recurso, que permita una mejor sensibilización ecológica hacia la preservación de la salud y del recurso híbrido.

Tiene aproximadamente dos (2) años y medio de servicio, opera su sistema de comercialización desde su sede principal ubicada en la Zona Industrial Matanzas, Unidad de Desarrollo 321-08-04.

1.2 MISIÓN

Proveer el servicio de agua potable y saneamiento en condiciones de óptima calidad, mediante un modelo de gestión efectivo y sustentable, asegurando la satisfacción de nuestros clientes y el desarrollo de una nueva cultura del agua fundamentada en la valoración del recurso hídrico.

1.3 VISIÓN

Ser la Hidrológica de Referencia Nacional… !!!

1.4 OBJETIVOS DE LA EMPRESA

? Garantizar la prestación del servicio de agua potable, con criterios de cantidad y calidad.

? Mejorar la Recolección conducción tratamiento y disposición final de aguas servidas y ampliación de la cobertura del servicio de saneamiento.

? Elaborar, administrar e inspeccionar proyectos que satisfaga el suministro y distribución de Agua Potable y Saneamiento de Aguas Servidas.

? Alcanzar la sustentabilidad económica y financiera de la hidrológica.

? Mejorar los procesos administrativos y operativos.

? Promover y garantizar la participación comunitaria organizada para solución de problemas del servicio de agua potable y saneamiento, así la sensibilización sobre el uso racional del recurso hídrico.

1.5 VALORES

? Integridad, Ética y compromiso.

? Orientación a los procesos y clientes.

? Comunicación abierta.

? Trabajo en equipo.

? Creatividad e innovación.

1.7 DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES QUE CONFORMAN LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

1.7.1 JUNTA DIRECTIVA

Es la unidad responsable de la administración de la empresa Hidrobolivar, C.A. Esta unidad está conformada por los directores principales, incluyendo al presidente.

1.7.2 AUDITORÍA INTERNA

La auditoría interna es la unidad que reporta su servicios al más alto nivel de la dirección de la empresa y cumple la función de asesora de control en aspectos fiscales y legales, su objetivo principal es la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones, a fin de descubrir y prevenir posibles errores y/o fraudes, además de sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno, que redunden en una operación más eficiente y eficaz.

1.7.3 PRESIDENCIA

Es la instancia organizativa que ejerce la representación legal de la empresa, es la unidad encargada de ejecutar las decisiones de la junta directiva. Establece los lineamientos y políticas generales que deben ser cumplidas por los demás entes que conforman la estructura organizativa de la empresa.

1.7.4 VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA

Es la unidad encargada de organizar la agenda del día, de las reuniones de la empresa, coordinar la administración de los bienes y estados financieros de conformidad con las instrucciones de la presidencia, promover el nombramiento y remoción de algunos miembros de la organización, además suministra a la presidencia los elementos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos. También está en condiciones de suplir las faltas temporales del presidente y ejercer las atribuciones éste haya delegado.

1.7.5 CONSULTURÍA JURÍDICA

Es una unidad adscrita a la presidencia, que tiene como objetivo principal asesorar a la empresa en materia legal, a través de la evaluación de consultas, análisis de leyes, decretos, reglamentos y estatutos en cuanto a la elaboración de contratos, necesarios para formalizar las relaciones con terceros en términos de calidad y oportunidad.

1.7.6 GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

Es la unida encargada de realizar y canalizar los planes estratégicos de la empresa, mediante el uso de sistemas y procedimientos, además de controlar el presupuesto requerido para la misma.

1.7.7 GERENCIA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

Esta unidad tiene como función contribuir con la gestión de recursos técnicos, humanos, y financieros a través de la realización de alianzas estratégicas de cooperación con organismos y entidades externas Estatales y Nacionales para coadyuvar al cumplimiento de los objetivos y misión de la empresa, garantizando la sostenibilidad financiera de la misma.

1.7.8 GERENCIA DE GESTIÓN COMUNITARIA

Es la gerencia encargada del proceso comunicacional de la empresa, a fin de estructurar y mantener una óptima imagen ante el público interno y externo, de acuerdo con los lineamientos y objetivos estratégicos establecidos por la empresa Hidrobolivar, C.A.

1.7.9 GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

Es la unidad encargada de proveer a la organización de sistemas automatizados de información, plataformas, redes y sistemas de comunicación, además de los servicios de operaciones y mantenimiento del hardware y software instalado, a fin de garantizar la optimización de los procesos administrativos y técnicos que apoyan el funcionamiento de la empresa.

1.7.10 GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

La unidad de Recursos Humanos, se relaciona con el mercado laboral. Este departamento tiene como objetivo la atracción, selección e incorporación del recurso humano, estudiar la capacitación, desarrollo y conocimiento del mismo, estudia las políticas y métodos de remuneración y compensación, además de la seguridad, higiene y calidad de vida laboral de todo el personal.

1.7.11 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Es la unidad encargada de asegurar la captación, custodia y aplicación de los fondos necesarios para las funciones presentes y futuras de la empresa.

1.7.12 GERENCIA DE LOGÍSTICA

Esta unidad se encarga de todo lo relacionado con la materia prima e insumos requeridos para asegurar la continuidad de las operaciones en cada una de las etapas que conforman el proceso productivo de la empresa Hidrobolivar, C.A.

Asesorar a la Dirección General en la definición de políticas y estrategias relacionadas con la administración de los recursos.

Dirige, coordina y controla las actividades relacionadas con los recursos humanos, financieros y tecnológicos que se requieren para el cumplimiento de las actividades propias de la organización.

1.7.13 GERENCIA COMERCIAL

Es la unidad que se encarga de la investigación y desarrollo del mercado, la fijación de precios, comunicación, publicidad, promoción, venta y distribución de los servicios que ofrece la empresa. Se basa en estudios y previsión para desarrollar un enfoque prospectivo de las necesidades de los consumidores y usuarios.

El presente texto es solo una selección del trabajo original. Para consultar la monografìa completa seleccionar la opción Descargar del menú superior.