Que una comunicación escrita tenga el valor de constancias, le otorgue una propiedad. Ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción.
MEDIO DE FACILITACIÓN DEL INTERCAMBIO COMERCIAL
Por último, la comunicación escrita aporta un elemento de sensibilidad y formalidad en toda transacción comercial. Estos conceptos son fundamentales para el empresario de hoy y el ejecutivo moderno pueda tomar decisiones importantes en el momento preciso sin el manejo adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo (físicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora de cualquier negocio dejaría de funcionar con efectividad.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Interna. Circular, memorando, convocatoria, acta de juntas, informe, otros.
Externa. Carta comercial (Oferta y demanda, pagos y cobro: correspondencia bancaria, seguros y reporte; otros), Escritos comerciales (Instancias, oficios, certificados, otros), Escritos de carácter social (Felicitaciones, invitaciones, saludos, carta a la prensa, telegrama, otros).
PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EFICIENCIA
Todo documento comercial (carta, contrato, factura) existe como parte de la operación administrativa de un negocio por ejemplo : un pedido es parte del proceso de compras, un contrato forma parte de las operaciones del departamento del personal, una tarjeta para marcar la entrada y salida de un empleado de personal, es parte de la de la operación del área de pagos. La mayoría de los negociaciones administrativas funcionan separadamente sobre todo en el ámbito de los grandes empresas, así encontramos que un negocio cuenta con un departamento de ventas, uno de ventas o relaciones públicas, un departamento de ventas, un departamento de finanzas al que pertenecen: contabilidad, nominas y pagar : almacén; un departamento de personal; un departamento de mercadotecnia, un departamento de producción, etc.
Cada uno de estos departamentos o áreas reciben proceso, tramite, registro crea de documentos que facilitan el trabajo.
MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO
En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papales comercial, es decir, lo conocemos básicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización loa creación y la responsabilidad final de estos . el manejo y control de documentos así como el sistema adecuado para su archivo de estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza, veamos la terminología que se debe de utilizar específicamente en esta ciencia:
1. ARCHIVONOMIA: Es el conjunto de métodos, leyes o normas de archivistita (archivo) para la conservación de expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como, permitir la adecuada conformación del Archivo Administrativo.
2. ARCHIVAR: Guardar documentos o información en un archivo.
3. SISTEMA: Arreglo de equipo y suministros que permiten el almacenamiento de documentos de acuerdo con un plan definido.
4. ARCHIVADOR: Mueble para guardar documentos: gabinetes, estantes abiertos, cajas o cualquier otro tipo de mueble para este fin.
5. ARCHIVERO O ARCHIVISTA: Es una persona con titulación superior o media dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo público o privado.
6. ARCHIVO: Sitio donde se custodian o guardan documentos.
7. GAVETA: Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma un archivador.
8. MARBETE: Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.
9. GUÍA CON OJETE: Indicador que contiene una gaveta con la letra del alfabeto, títulos geográficos o numéricos.
10. BLOQUES SEGUIDORES: Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.
11. GUÍA PRINCIPAL: Indicador de primera séptima posición, de acuerdo con el ancho de la gaveta. Sirve de base para la ordenación de los expedientes.
12. GUÍA SECUNDARIA: Auxiliar de una guía principal, sirve para facilitar la localización de los expedientes.
13. GUÍA ESPECIAL AUXILIAR: Se utiliza después de una guía principal para subdividir esa sección.
14. GUÍA FUERA: Guía con cejilla central o lateral que se utiliza para indicar que un expediente fue prestado.
15. EXPEDIENTE INDIVIDUAL: Carpeta o fólder que reúne de tres documentos en delante de una misma persona, empresa o asunto.
16. EXPEDIENTE MISCELÁNEO: Carpeta o fólder que contiene documentos de diferentes corresponsales (uno o dos).
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
LINEAL: Está forma de trabajo se caracteriza por que la toma se concentra en una sola persona, la cual toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica de mando. El jefe de departamento o gerente asigna y distribuye el trabajo a los colaboradores quienes a su vez reportan a un solo jefe; el gerente o jefe de departamento asume el mando de todas las funciones de la empresa y la responsabilidad de dichas decisiones.
FUNCIONAL: Cada operario pasa a reportar no solo a su jefe superior sino a varios, pero cada uno a su especialidad.
Las características principales de la organización funcional son:
Autoridad funcional o dividida. Esta se basa en la especialidad o autoridad de conocimiento y se expande en toda la organización.
Línea directa de comunicación. Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.
Descentralización de las decisiones. No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.
Énfasis en la especialización. Cada órgano distribuye, con su especialidad a la organización
STAFF: Este es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta asesoría existen órganos de asesoría.
Función de estructura que cada órgano reparte a un solo y cada órgano.
DE LA OPORTUNIDAD
El control para que sea eficaz necesita ser oportuno es decir debe aplicarse antes de que se efectué el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Un control cuando no es oportuno carece de validez y obviamente reduce las consecuencias de los objetivos al mínimo.
DE LAS DESVIACIONES
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten e relacion con los planes deben ser analizados detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se estsblecen medidas preventivas y correctivas.
CONTABILIDAD
El establecimiento de un sistema de control debe justificarse el costo que este presente en tiempo y dinero en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el: de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.
DE EXCEPCIÓN
El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costo y tiempo debilitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos estadísticos o aleatorios.
DE LA FUNCION CONTROLADA
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada ya que pierde la efectividad el control. Este principio es básico ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe involucrada. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no cera la persona mas idónea para auditarlos o terminar si son verídicos o no ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.
ETAPAS DEL CONTROL
La secuencia de etapas es necesaria para efectuar el control.
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida sirve como modelo guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado hecho no son mas que los objetivos definidos de la organización. Ralph dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados.
Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven también para seleccionar alternativas de operación financiera futura.
Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado y la efectividad de las técnicas mercado lógicas.
Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de productividad si no para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas tales como horas-maquinas horas-hombres.
Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad en relación con la competencia.
Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia y su efectividad.
Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente sirve para determinar
TIPOS DE ESTANDARES
Existen tres métodos para establecer estándares cuya aplicación varia de acuerdo con las necesidades especificas del área donde se implementa.
Estándares estadísticos. Llamados también históricos se elaboran con base en el análisis de datos de experiencia pasadas ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables pues en ocasiones la situación presente ha variado demasiado en relación con el pasado por tanto al establecer la información estadística debe ser complementada con el criterio.
Estándares fijados por apreciación. Son esenciales juicios de valor resultado de las experiencias pasadas al administrador en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia. Se refiere a ciertas actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo tales como la moral de la empresa actitud del personal otras pero cuya importancia es vital: su fijación como ya se dijo es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.
Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Se desarrolla en relación con la productividad de la maquinaria del equipo y de los trabajadores son llamados también estándares de producción y de tiempos y movimientos.
Por otra parte, los modelos de acuerdo con sus características pueden ser cuantitativos si son susceptibles de medirse en unidades numéricas o cualitativas cuando se establece subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades.
EL ARCHIVO
Biblioteconomía y documentación
La biblioteconomía, conocida también en algunos países hispanoamericanos como bibliotecología, es el conjunto de actividades técnicas y científicas que tiene como finalidad el conocimiento de la información, de los materiales en que se presenta y del lugar en que se hace uso de ella, para con esto responder mejor en calidad y cantidad a las demandas de información que hace la sociedad. El término deriva de las palabras griegas biblion ('libro'), theke ('caja') y nomos ('ley').
La organización de una biblioteca, esto es, la organización física por materias de un catálogo de libros, ha llevado al estudio del cómo estructurar el conocimiento humano: catalogación y clasificación. El estudio de la arquitectura de la información incluye una especialidad denominada «Bibliometría», que se ocupa por ejemplo de los índices de citas o citation index, el factor de impacto o impact factor, el número de veces que un artículo es citado en otros artículos, etc. El enfoque hacia el mundo empresarial se expresa en la Gestión del conocimiento, que busca calidad o relevancia y difusión selectiva del conocimiento, para hacer frente a la sobrecarga de información. El mundo de las bibliotecas y centros de documentación es muy sensible hacia el conocimiento de sus usuarios y autores, lo que supone estudiar las necesidades de los clientes mediante encuestas y entrevistas (métodos obstructivos) o mediante el análisis de los patrones de búsqueda de los clientes, como puede ser el análisis de los weblogs de los catálogos (métodos no obstructivos).
En España se puede estudiar Biblioteconomía y Documentación en más de una decena de universidades. Los profesionales de la Biblioteconomía y Documentación, -bibliotecarios y documentalistas- participan en asociaciones tanto a nivel nacional y regional como internacional.
Características de la biblioteconomía:
Clasificar e indexar el conocimiento;
los aspectos morales y políticos que van relacionados con los principios morales y políticos de la sociedad a la que pertenece;
es una profesión de servicio social;
la difusión del conocimiento que es tanto o más importante que la conservación de la misma, ya que ésta sin la otra no tendría sentido;
administración del conocimiento dentro de la sociedad de la información (LRRA);
arte de organizar y administrar una biblioteca;
se discute si se trata de una ciencia o conjunto de técnicas (sinuhe);
ciencia que permite organizar, preservar y difundir el conocimiento.
Autor:
José Reyes Alveo
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