Introducción
El tramo "ISABELA" es una microempresa dedicada a la compra y venta de muebles para el hogar (Sillas, Ropero, Camas, Colchones. Etc.), por defecto esta micro- empresa no cuenta con un software actual de registro de sus actividades.
La presente investigación se refiere al tema del comercio de productos para el hogar. El documento comienza con una breve introducción sobre los conocimientos generales del tramo "Isabela". El proyecto es el análisis de los procesos de comercio que realiza a diario la micro-empresa, modificación o desarrollo del sistema de facturación, inventario y venta. Para mayor beneficio de dicha empresa en cuanto a lo económico, administrativo y gestiones de ventas de artículos. Esta micro empresa está enfocada al sector de ventas a clientes tanto a mayoristas como a minoristas. Se incluye hasta la segunda iteración de la fase de construcción.
La característica principal de este tipo de comercio es que es una actividad legal y que brinda oportunidad de trabajo.
OBJETIVOS
Objetivo General
Realizar un sistema que facilite el registro de la empresa en cuanto a los procesos de compra, inventario y venta de muebles.
Objetivos Específicos
Conocer el funcionamiento interno de la empresa.
Diagnosticar las fallas en los procesos de registro de la empresa.
Implementar el diseño de un sistema de registro para la empresa.
DESARROLLO
Conocimiento General de la Empresa
El tramo Isabela es un negocio que presta servicios de compra de muebles y venta de los mismos.
Nombre de la empresa: "Tramo Isabela"
Responsable/dueño(a): Isabel Mendieta
Antigüedad de la empresa: 1998-2013, actualmente 15 años.
Ubicación: Frente a la gasolinera UNO, Gancho de camino.
Localidad: Mercado Oriental.
4.1.1 Giro
Actividad o giro: El negocio "ISABELA" se dedica a las ventas de productos para el hogar a comercio abierto.
Comercial: En nuestro negocio se comercializa productos para el hogar, como: roperos, camas, sillas, entre otras cosas. Los compradores están vinculados entre mayoristas, Minoristas y Detalle, Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra – venta de productos terminados. Se pueden clasificar en:
Mayoristas: En este caso el negocio "ISABELA" comercializa sus productos a compradores mayoristas de confianza, Como a empresas, el estado (Clientes fijos).
?Menudeo: Ofrece también la venta por unidad ya sea a clientes nuevos como a clientes fijos.
Minoristas o Detallistas: También ofrece sus productos a la gama de minoristas.
4.1.2 Misión
Somos una compañía comprometida en satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes con integridad, dignidad y seriedad. El tramo "Isabela" se complace en ofrecer un servicio de alta calidad moral y sensibilidad humana, para brindar la mayor comodidad a nuestros clientes.
4.1.3Visión
Nuestra visión es convertirnos en un modelo empresarial líder, exitoso y comprometido al progreso continuo de venta de muebles.
4.1.4 Organigrama general
Análisis del Sistema
Descripción del manejo de la Información
La empresa no cuenta actualmente con un sistema de software para que simule el comportamiento de las compra, control de inventario y venta de mueble.
La empresa cuenta con un único dueño, el cual se encarga de la compra y venta del producto, junto con sus ayudantes. Además esta empresa presta servicio transporte al domicilio.
El dueño compra los muebles. Comienza con el registro a inventario y después con venta en la sala de exhibición. También esta microempresa cuenta con la anterioridad de pedidos.
El tramo Isabela está ubicado en el Mercado Oriental y tiene como requerimiento lo siguiente debido al lugar en el que está situado y las condiciones de este mismo:
Descripción del problema
No cuenta con un sistema de registros de la compra, control de inventario de los muebles y venta de los mismos.
La empresa en cuestión cuenta con una desorganización a gran escala en el control de sus productos, control de entrada y salida de los mismos, no cuenta con un registro que guarde los datos de todos sus clientes, ni de los proveedores, así como las ventas más frecuentemente de la empresa.
No hay un registro y control que genere documentación de órdenes de pedidos, de facturas tanto de proveedores como clientes.
No se cuenta con un control de inventario, Ingreso, Egresos, pérdidas, ganancias.
Actualmente no cuenta con un control de los créditos a sus clientes.
Falta de equipos de cómputo.
4.2.1Requerimientos.
Requerimientos funcionales:
1. El usuario o propietario del negocio deberá tener la posibilidad de buscar en el conjunto inicial de la base de datos o seleccionar un subconjunto de ella la información que desee como cliente o proveedores.
2. El sistema deberá proporcionar visores adecuados para que el usuario lea documentos en el almacén de documentos.
3. El sistema permitirá al usuario eliminar datos innecesarios de la base de datos.
4. A cada pedido de compra al proveedor o compra que haga el cliente se le deberá asignar un identificador único (ID_PEDIDO), que el usuario podrá copiar al área de almacenamiento permanente de la cuenta.
Requerimientos no fusiónales:
La PC deberá ser portátil con las características para un usuario de nivel bajo.
El sistema permita realizar consulta de los productos en existencia al menos en tres segundos.
EL sistema deberá guardar y actualizar en cascada cada día las ventas realizadas.
4.2.2 Factibilidades
4.2.2.1 Factibilidad Técnica
El estudio de factibilidad técnica nos ayuda a la identificación de la idea, el cual se elabora a partir de la información existente, al juicio común y la opinión que de la experiencia.
Con base en lo anterior podemos decir que es técnicamente posible el desarrollo del sistema ya que la plataforma a desarrollar es visual studio 2012, el cual es un controlador de base de datos con un lenguaje de programación potente, un compilador y un enlazador que permite generar programas ejecutables de fácil operación para el usuario final.
El hardware a utilizar es una computadora a comprar por parte de la empresa con características modernas, por lo que no se tiene problema para la implantación del proyecto.
La plataforma de sistema operativo a utilizar puede desde Windows 7 hasta Windows 8 el ambiente gráfico de Windows o superior.
La no cuenta con ningún equipo de cómputo por lo que si se tiene problema para el registro de la información de las transacciones de los procesos como de compra, inventario y venta de los muebles, así también el software por ser sencillo y fácil de operar, se puede almacenar desde un CD 700Mb.
4.2.2.2 Factibilidad Económica
En el estudio de la Factibilidad Económica, determinamos el presupuesto de costos de los recursos técnicos y materiales tanto para el desarrollo como para la implantación del Sistema.
Además, nos ayudara a realizar el análisis costo-beneficio de nuestro sistema, el mismo que nos permitirá determinar si es factible a desarrollar económicamente el proyecto.
A continuación se describe los costos del recurso necesario para el desarrollo de nuestro Sistema de Información:
Software: Estos son los recursos software que consideramos necesarios para el desarrollo de nuestro sistema software:
Sistema operativo Windows 7, 8.
Como entorno de desarrollo para las interfaces usaremos Microsoft
Visual Studio 2012.
Se utilizará SQL Server Management Studio 2012 para la definición y manipulación de la base de datos de nuestro sistema.
Hardware: Como recursos hardware mínimo y recomendados se considerarán los siguientes:
Microprocesador APU AMD DUAL CORE E2-3000M (2.4 GHZ)
Memoria RAM DDR3 4GB (1 x 4GB) HASTA 8 GB Expandible
Unidad interna: SATA de 640 GB (5400 RPM)
3 USB 2.0
Conexión inalámbrica WIFI
1 RJ45
Costo mínimo a invertir: $650
4.2.2.3 Factibilidad Operativa
Se ha visto mediante la matriz de estudio de problemas/oportunidades que las dificultades que se van a remediar mediante el sistema son de gran prioridad y urgencia, debido a que los procesos son realizados diariamente y de manera no equitativa.
Por este motivo, la creación de un sistema que automatice dicho problema será una de las mejores soluciones, además se ha obtenido la información necesaria mediante la investigación realizada, con lo que se creara un sistema que llene todas las expectativas y necesidades.
En cuanto a información, control y su eficacia se tiene como objetivo trabajar mutuamente con los propietario, para que ellos vayan describiendo cuáles serán los requerimientos en el sistema y de esta manera desarrollar un sistema en donde se tendrá la completa satisfacción de los que lo van a utilizar.
Toda lo resumido anteriormente se redactó a partir de las preguntas que se dicen a continuación:
¿Está conforme toda la empresa con las soluciones que se van a obtener mediante el sistema?
Si, ya que solucionara un gran problema dentro de la empresa
¿Qué es lo que más le llama la atención del presente sistema?
Bueno en primer lugar les felicito por haber tenido iniciativa en desarrollar su proyecto en nuestra empresa debido a que las soluciones que este sistema va a cubrir son aquellas en la cuales sentíamos la necesidad de corregir, por lo que será de mucha ayuda para nosotros, contando con mi aprobación para su ejecución.
¿Usted como persona encargada de manejar estos procesos de manera directa cree que el sistema que estamos planteando le es de gran ayuda?
Sí, porque me ahorraría tiempo a la hora de realizar los registros de los procesos, y de esta manera estaría disponible para realizar otras tareas, además los resultados serían más exactos.
¿En qué le beneficia el presente sistema?
El principal beneficio que me otorga es tener acceso a información que antes no se podía, como conocer el inventario disponible, llevar un mejor control de los procesos de nuestra empresa.
Diagrama de Caso de Uso"VENTA"
Diagrama de Secuencia "VENTA"
RETORNO
Diagrama de Estado: "VENTA"
Diagrama de Clase "VENTA"
Diagrama de Caso de Uso "COMPRA"
Diagrama de Secuencia "COMPRA"
Diagrama de Estado "COMPRA"
SUB_ESTADO SECUENCIAL
Diagrama de Clase "COMPRA"
Diagrama Caso de Uso"INVENTARIO"
Diagrama de Secuencia "INVENTARIO"
Diagrama de clase "INVENTARIO"
Diagrama de Estado "INVENTARIO"
4.3 Prototipo
4.3.1 Diagrama Entidad-Relación
Conclusión
Como conclusión hemos obtenido que el estudio de la factibilidad ha sido muy provechoso para nosotros, ya que esta nos ayudó a conocer si la empresa dispone de los recursos tanto humanos, técnicos, económicos y legales, para la implementación de un nuevo sistema, que nos permita llevar a cabo los objetivos y metas propuestas, para de este modo conocer si el desarrollo de nuestro proyecto es factible para la empresa y si la inversión que va a hacer es buena para los intereses que persigue esta organización.
Se realizó un estudio para detectar todos los aspectos fundamentales de la situación de la empresa ISABELA, la información reunida sirve como base para estrategias de diseños de lo que podría ser una mejora del sistema actual que implementa la empresa, del cual se tuvo como resultado la recomendación para los propietarios la implementación de un sistema de base de datos, para los registros de ventas, inventario, y compras así como la compra de un ordenador.
Anexos
Cuestionario.
1. ¿La empresa está cumpliendo con los objetivos planteados?
R= Si
2. ¿El personal es adecuado?
R= Si
3. ¿Quién falta en el equipo de trabajo y quién sobra?
R= Falta un personal que haga la limpieza
4. ¿Se está cumpliendo el objetivo de ventas? ¿Por qué?
R= Si, hasta el momento todo está en orden.
5. ¿Se cuenta con los recursos necesarios para operar el negocio? ¿Existe un presupuesto bien elaborado?
R=No se encuentra con los recursos necesarios, son mínimos debido a que es un negocio familiar.
6. ¿Se sabe cuánto se gasta y el costo total de tener este negocio?
R= Si, como propietario llevo el control de este negocio.
7. ¿Los procesos son adecuados o necesitan redefinirse?
R= Son Adecuados
8. ¿La empresa es eficiente?
R= Si
9. ¿La empresa está ganando o perdiendo? ¿por qué?
R= La empresa se encuentra ganando, debido a la localización del negocio y demanda de los productos.
10. ¿Convendría formar alianzas?, ¿Con quién?
R= No.
11. ¿Cuál es el negocio de la empresa?
R= Ofrece venta de muebles para el Hogar.
12. ¿Qué servicios presta? ¿A quiénes presta este servicio? ¿Para qué lo hace?
R= Venta de muebles a cualquier tipo de Cliente y organizaciones como el estado.
13. ¿Cuál es la posición competitiva de la empresa en la prestación de estos servicios?
R= La competitividad es fuerte debido a que los demás negocios ofrecen estos productos y muchos más.
14. ¿Con qué recursos físicos cuenta la empresa para prestar sus servicios?
R= Servicio de Transporte
15. ¿Cuál es su nivel de capacitación del recurso humano?
R= Ninguno.
16. ¿Cuánto personas conforman el grupo de trabajo?
R= Se conforman por Tres Trabajadores
17. ¿Cuál es el nivel tecnológico de la empresa? ¿es suficiente o insuficiente para eldesarrollo de las actividades de la empresa?
R= Es Bajo Ineficiente para El desarrollo
18. ¿Cómo es la estructura organizacional de la empresa? ¿cuáles son sus aspectos positivos? ¿Cuáles son los aspectos negativos?
R= Está organizado por el propietario (Encargado) y 3 empleados los cuales ganan porcentajes de venta.
19. ¿Quién toma las decisiones en la empresa?
R= Ana Isabel Mendieta (Propietaria del negocio)
20. ¿Cómo se miden los resultados de la empresa?
R= Se utilizan Facturación, Inventario, Compra.
21. ¿Ha crecido la empresa en los últimos años?, ¿cómo lo ha hecho?
R= Si, en Cantidad y variedad de productos las cuales hacen que las ganancias estén aumentando.
22. ¿Cómo es el clima interno de la empresa y por qué es así?
R= Temperatura Ambiente
23. ¿Cómo ve los niveles de rentabilidad de la empresa?
R= Muy Buenos y Rentables.
24. ¿Cuáles son los principales factores que inhiben el éxito de la empresa?
La mala Atención al cliente.
La seguridad.
El Clima.
Alteración de Valor al producto.
El Desaseo en el local.
25. ¿Cuáles empresas considera su mayor competencia en la zona?
R= Distribuidores de muebles finos Y electrodomésticos.
26. ¿Los servicios de la empresa son competitivos?
R= Si.
27. ¿La empresa dispone de estadísticas?
R= No.
R=
Ubicación del Negocio.
Rentabilidad del Negocio.
Demanda del producto.
Asociación de Clientes Fijos.
Un personal administra el Negocio.
Permite Devolución de Producto o Reparación.
Buen trato al cliente.
Se paga el Impuesto DGI
29. ¿La empresa tiene algo que ofrecer que no ofrezcan los competidores?
R= No.
30. Tiene la empresa una política escrita y conocida por la organización sobre:
R=
Atención y servicio al cliente SI
Evaluación de la satisfacción del cliente _SI___
Manejo de Reclamos __SI__
31. Tiene la empresa catálogos, manuales de uso, especificaciones técnicas de sus productos, folletos, etc.?
R= No
32. ¿La empresa tiene políticas, manuales de procedimientos y descripción de cargos y funciones escritos, conocidos, y acatados para toda la organización?
R= No.
33. Número actual de empleados.
R= 3 Empleados
34. ¿Cómo está contratado el personal?
R= Se hace acuerdos Hablados, Ya que son familias y de mucha confianza.
35. Hace la empresa copias de respaldo o de seguridad de los archivos más importantes como Facturas, recibos, etc.?
No ___ Si X
36. ¿Cuáles son las debilidades, aquello en que se está fallando?
R= Los Empleados no tienen conocimiento técnico del mercado.
37. ¿Qué oportunidades se presentan para la empresa en el entorno actual y futuro?
R=
Expandir el local.
Instalación de Software de Seguridad.
Facilidad en la venta del negocio.
38. ¿Qué amenazas se vislumbran en el medio ambiente político, social, técnico, para esta empresa?
R=
Competencia.
Aumento de Impuesto.
39. ¿Cuál es la situación actual de la zona de venta de muebles del Mercado Oriental?
R= Económicamente muy bien.
40. ¿Cuáles son los principales factores que están afectando este mercado?
R= El clima, Los Antisociales.
41. ¿Qué ventajas ofrece su empresa con respecto a las otras empresas del mercado?
R= Devolución de productos, Descuentos y Servicio de Transportes.
42. ¿Cuántos años lleva operando?
R= 15 Años.
43. ¿Con qué tecnología cuenta?
R=
Calculadora( Cálculo)
Celulares (Comunicación)
44. ¿Cuál es su forma publicitaria más efectiva para atraer a los clientes?
R= La Exhibición del Producto.
AGRADECIMIENTO
Primero y antes que nada, damos gracias a Dios, por estar con nosotros en cada paso que damos, por fortalecer nuestros corazones e iluminar nuestra mente y por haber puesto en nuestro camino a aquellas personas que han sido nuestro soporte y compañía durante todo el periodo de estudio.
Agradecemos hoy y siempre a nuestros padres y demás familiares ya que nos brindaron apoyo, alegría y la fortaleza necesaria para seguir adelante.
Un agradecimiento especial al Docente Ing. Douglas Oliva Delgado, por la colaboración, paciencia y apoyo que nos brindó durante el transcurso del proyecto realizado.
Autor:
Raquel Perez