Las buenas maneras: usos y costumbres sociales el protocolo (página 2)

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA EL LENGUAJE DE LAS TARJETAS DE VISITA Baile….esquinas inferiores derecha e izquierda doblada. Boda….esquinas superior e inferior izquierda doblada. Comida….esquinas superior derecha e izquierda doblada. Despedida….esquina superior izquierda doblada. Entierro….esquina superior e inferior derecha doblada. Felicitación….esquina inferior izquierda doblada. Pésame….esquina inferior derecha doblada. Visita….esquina superior derecha doblada.   DE MENSAJE Para enviar notas breves o mensajes cortos por correo, se pueden utilizar tarje toncillos blancos, mayores que las tarjetas de visita y mas pequeños que los tarjetones, tienen la medida para enviar en los sobres de tamaño mínimo por correo. En países anglosajones se utilizan tarjetas blancas de ese tamaño, que tienen en la parte superior impreso: el nombre completo _o titulo_, seguido de la dirección y el teléfono. Debajo hay una línea recta a un cm. Del bore superior, en sentido horizontal.   Estas tarjetas normalmente se envían entro e un sobre, aunque también se pueden enviar sin el, escribiendo por el otro lado el nombre y dirección del destinatario y franqueándola como tarjeta postal.                                        Modelos de notas breves o mensajes cortos por correo. (Gp:) De LA BARONESA DE CASTRO – Turina, 3 – 38004 SALAMANCA (Gp:)  CARLA VALDECASAS TRIAS – ALCALA, 34 – 28014 MADRID TEL. 345 11 79

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA LA CORRESPONDENCIA PROFECIONAL Aunque la correspondencia profesional tiene el sello personal de quien escribe, no hay que olvidar que este tipo de correspondencia se mantiene por razón del puesto que se ocupa. La correspondencia profesional abarca un gran abanico de los destinatarios: autoridades, colegas, amigos de colegas, personal subordinado y personas desconocidas, empresas, clientes, organismos oficiales y un sinfín e destinatarios. Así como en la correspondencia personal, las cartas son propiedad del destinatario, en la correspondencia profesional lo son del puesto que se ocupa. Si se trata de una empresa propia, se considera propiedad, y cuando la empresa es pública o de otros la correspondencia que se mantiene sigue perteneciendo al puesto en que se trabaja. Cuando se escribe por motivos profesionales esta admitido hacerlo a maquina y archivar una copia. Si se quiere añadir una nota de cordialidad se puede escribir una coletilla a mano. El contenido de las cartas ha de ser claro en lo referente al motivo que las ocasiona, se puede añadir algún comentario amistoso y amable que haga referencia a la relación que se mantiene en las dos empresas o entre quienes mantienen la correspondencia si es que se conocen. Cuando en la carta se pide alguna cosa, hay que hacerlo claramente, se recuerda en el último párrafo y se dan las gracias anticipadas, esperando una respuesta positiva. Las cartas que se escriben por motivos profesionales abarcan el mayor número de razones, que las que son meramente comerciales. Los formatos y tipo de papel que se empleen pueden variar según el asunto de que se trate. Este tipo de correspondencia puede abarcar desde la carta meramente profesional escrita a mano, en folio estándar a tarjetones con membrete escritos a mano. En la correspondencia profesional se pueden aplicar muchos detalles de cortesía propios de la correspondencia personal. Se puede elegir el encabezamiento adecuado.   CORRESPONDENCIA COMERCIAL No se pretende aquí dar reglas concretas ni hacer un estudio detallado acerca de la correspondencia comercial: hay muy buenos libros que tratan exclusivamente de ello. Mas bien nos detendremos en algunas normas generales que hacen referencia a los detalles de cortesía y e buena presentación, que se deben cuidar. Si las cartas personales admiten cierto grado de fantasía y elementos que se dejan a la libre elección, como puede ser el color y tamaño del papel, en las cartas comerciales se cuida más una serie de detalles, que sin ser absolutamente rígidos, si que son convenientes. La correspondencia comercial es aquella que hace referencia propiamente al negocio, mantenía en su mayor parte entre clientes y proveedores o con empresas. El papel debe ser blanco o de color hueso, de buena calidad y timbrado, con los sobres a juego. El tamaño ha de ser estandarizado, ya que estas cartas se archivan y es importante adaptarse al tamaño universalmente reconocido: Din A de 21×29, 7 cms.; utilizar otro tamaño puede ocasionar dificultades de archivo a los destinatarios. Normalmente el papel tendrá el membrete propio o el logotipo de la empresa o compañía, puede estar grabado o impreso, generalmente en negro, pero también pueden utilizarse otros colores, como el azul, gris o sepia, o los colores corporativos del logotipo. Los márgenes se cuidaran, el izquierdo tendrá unos 45mm. y el derecho unos 20mm.

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA Cuando se adjunta información y otro tipo de documentos a una carta, pueden ir impresos en papel de otro color, cosa que facilita su archivo y colocación. Si una carta consta de varias páginas, únicamente ira con membrete la primera, las otras en papel sin imprimir o impreso como segunda pagina, de la misma calidad, cuando sigue otra página se puede indicar en el ángulo inferior derecho../.. Es de capital importancia su presentación, que no haya ningún error mecanográfico, borraduras y mucho menos correcciones de una letra sobre otra. Conviene especificar en el primer párrafo a que se hace referencia con todos los datos necesarios. Hay que saber bien a quien se debe dirigir la carta, para evitar que rote de unos a otros dentro de la empresa. Se suele poner: <<A la atención de N…N…>> y así va a manos de la persona que mas inmediatamente se ocupa del asunto tratado. Es muy importante llevar la correspondencia al día; a veces, será preferible escribir cuanto antes acusando recibo y dejar para mas adelante la contestación a asuntos que necesitan mayor reflexión. Siempre se archiva una copia de las cartas comerciales. En estas conviene hacer referencia a la que precede, si es de contestación, así como a cualquier tipo de documentación complementaria que se adjunte. Cuando se considera oportuno enviar una copia de la carta a una tercera persona o entidad, lo correcto es indicarlo, al menos en una nota. En la correspondencia comercial se debe evitar tratar asuntos personales, cuando sea necesario se tratara en carta aparte. Nunca se debe perder de vista que la correspondencia comercial refleja lo que es la empresa; por eso, las cartas han de estar especialmente bien presentadas y escritas. TRATAMIENTO EN LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL Es de capital importancia utilizar el debido encabezamiento, tratamiento y despedida en las cartas comerciales. Para ello, conviene saber a quien va dirigida y el tratamiento que le corresponda a la persona.   INCORRECCIONES En las cartas comerciales debe evitarse todo tipo de incorrecciones, tanto las relacionadas al trato de la persona a quien va dirigida, como no cuidar suficientemente la calidad del contenido y del modo de expresión y su presentación. Se considera una incorrección no contestar a una carta de este tipo en el plazo de ocho días, ya que puede suponer ciertos trastornos al remitente. Al menos se contestará acusando recibo como antes hemos dicho.   FORMATOS DE SOBRES Y TARJETAS Los formatos de sobre en la correspondencia comercial han de ser los adecuados al papel de carta. Se puede utilizar el formato americano o el formato ministro. La consistencia del sobre debe ser conveniente a lo que se envía, cuando consta de varias paginas es importante que sea fuerte, para que no llegue roto y en condiciones poco presentables. Cuando en la correspondencia comercial se envían folletos con material informativo, hay que utilizar un formato de sobre apropiado al sobre. Si se utilizan tarjetones en la correspondencia comercial, han de llevar el membrete, y su tamaño normalmente se adaptara a los sobres de formato ministro. La calidad ha de ser buena y el color preferiblemente blanco. Los tarjetones han de ser del mismo tamaño y color que los sobres donde se envíen.

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA LA DIRECCIÓN Es muy importante, como se ha venido diciendo, poner la dirección correcta al enviar una carta comercial; no cuidar esto expone dejadez por parte del remitente y causa mala impresión, es preferiblemente tomarse el esfuerzo de comprobarlo o de hacer oportunas averiguaciones antes de enviarla.   CÓDIGO POSTAL Incluir el código postal en las direcciones que lo requieran ya que dispone facilitar el buen funcionamiento de correo y evitar retrasos al destinatario. En algunos países, como en Alemania, se escribe la inicial correspondiente al país antes del código postal.   ABREVIATURAS EN SOLICITUDES Dentro de la correspondencia comercial puede incluirse todo lo referente a ciertos asuntos oficiales que hay que tramitar por escrito. Al hacer una solicitud es mas correcto no utilizar abreviaturas y hacerlo únicamente con aquellas que están aceptadas y establecidas, generalmente referente a tratamientos.   TELEGRAMAS Los telegramas son un medio de comunicación, al alcance de cualquiera, rápido y extremadamente conciso. Se utilizan cuando no se puede o no se debe telefonear, y se quiere hacer llegar un mensaje con rapidez. Se suele enviar para felicitar y dar el pésame. Tienen la ventaja de la rapidez y, al mismo tiempo, que el destinatario lo puede leer a su conveniencia, especialmente cuando se trata de un acontecimiento como el fallecimiento de un familiar. A diferencia de las cartas de pésame, son ventajosos por la rapidez con que llegan, que también es signo de interés. Con el fin de que el destinatario pueda identificar fácilmente a quien lo envía, es importante poner el nombre completo. Es un medio de comunicación utilizado por autoridades y que se puede emplear para dirigirse a ellas. Después de asistir a una recepción ofrecida en una embajada, por ejemplo, se puede enviar un telegrama expresivo de agradecimiento a los embajadores. Cuando se recibe un telegrama, excepto en caso de confirmar o disculpar asistencia a un acto, siempre se debe agradecer.   TELEX El télex hoy en día es un medio de comunicación rápido y eficaz. Se utiliza en empresas, agencias y otros organismos. Pueden ser más expresivos que los telegramas y su contenido más amplio. Llegan directamente, pero no cerrados como los telegramas, y es fácil que otras personas lo lean.

(Gp:) LA CORRESPONDENCIA FAX Dados los continuos avances de las telecomunicaciones, se está generalizando el uso del fax, mediante la cual se puede enviar documentos planos, y todo tipo de escritos o material impreso, con la rapidez de una llamada telefónica, dentro de la misma ciudad o de un continente a otro. Conviene cuidar las formas: dirigiéndolo a una persona concreta, redactando el texto debidamente y firmándolo para que siempre se pueda saber quien lo envía. A veces puede sustituir a las cartas o envíos de documentación por correo, pero no llegan en sobre cerrado y pueden leerlo otras personas, si no se utiliza un código concreto.   DOCUMENTOS OFICIALES Son documentos expedidos por organismos oficiales o por otros con entidad. También los puede hacer un jefe para sus empleados. CERTIFICADOS A excepción de cuando los haga un particular, se utiliza certificados impresos del organismo que los expide. Arriba figura el nombre completo del organismo y a la derecha se puede colocar una póliza, en caso que sea necesario. Se empieza poniendo el nombre de la persona que lo firma, a Continuación puede estar impreso su cargo, y nombre o Departamento del organismo, empresa, etc. Después, dejando cierta distancia puede estar impreso: <<CERTIFICO: que D…>>”; dejan lugar para añadir el contenido del certificado. Este texto, guardando un amplio margen izquierdo pudiendo ser en línea recta de “D”. Se termina en párrafo aparte con: <<Y para que _______ donde convenga al interesado, y a su instancias, expido el presente certificado con el sello de… (El organismo), en… (La ciudad) en… (El día) de… (Año)”. El cargo de la persona que …ma estará a la derecha (el director general), y debajo se.. El sello se pone a la izquierda.   INSTANCIAS Instancia es la denominación del tipo de carta que se escribe a una autoridad cuando se requiere pedir, solicitar o reclamar. Han de ser claras y breves, hay que saber bien el tratamiento que se ha de dar a la autoridad a quien va dirigida. Las instancias constan de cinco partes: Tratamiento de la persona a quien se dirige, puede ser: Excmo.Sr, seguido de los datos personales del interesado indicando: nombre y apellido, edad, estado, profesión, residencia, domicilio y documento nacional de identificación, a este primer cuerpo se le denomina encabezamiento. La exposición donde se detallan los hechos, razones o fundamentos en los que se apoya para conseguir lo que se requiere. Petición: en este tercer cuerpo se pide lo que se desea forma clara, para que se conceda lo que se solicita. Se termina con la despedida: <<Dios guarde a V.E. –o- tratamiento que le corresponda- muchos años>>. Poniendo debajo la ciudad, mes y año. Se firma con nombre, apellido y rubrica. Se cierra la instancia con el cargo y la dirección de la autoridad a quien va dirigida. Para las instancias se utiliza normalmente el papel de _______se debe dejar un margen izquierdo igual a la tercera parte del párrafo. Es conveniente conservar siempre un duplicado de las instancias que se cursen. Para evitar confusiones, conviene emplear el uso de la primera persona en la redacción del cuerpo.

OFICIOS Se utiliza para enviar documentos a una autoridad o poner algunos datos en su conocimiento, así como cuando una autoridad quiere comunicar alguna resolución o dar a conocer cierta información. También puede utilizarse entre departamentos de una misma oficina o empresa. Se escribe en papel blanco timbrado, tamaño cuartilla o folio. En el ángulo superior derecho se numera. Solamente se debe escribir la mitad derecha. Se encabeza con el tratamiento correspondiente a la persona: <<Excmo.,>> o <<Sr.>>. A continuación se escribe el contenido en uno o varios párrafos. Debajo se escribe (Dios guarde a V.E. _o el tratamiento correspondiente, o su vida _, muchos años)). Debajo, la ciudad y la fecha. Debajo, a la derecha el cargo de la persona que lo envía, y su nombre en otra línea. Se firma encima del cargo. Al pie de página, se pone el nombre completo y cargo de la persona a quien va dirigido.   RECIBOS Es el escrito por el que se declara haber recibido algo material de otra persona. En un recibo debe escribirse: el nombre y apellido e quien hace la entrega, lo que se entrega, en letra y numero, el concepto o fin para el que se recibe, la localidad done se expide, la fecha y por ultimo la firma y rubrica de quien lo recibe. El recibo bien hecho, con carácter privado y sello correspondiente, puede tener fuerza legal en juicio.   RECLAMACIONES Se escriben cuando se recibe algo distinto a lo convenido o como protesta por algo que no es correcto. La reacción y el modo de expresarse ha de ser amadle, y sin enojo, aunque firme, dejando ver la actitud de buena voluntad por parte de quien reclama. No se deben emplear palabras duras ni amenazas, menos aun insultos. Se ha de mostrar buena educación y plena confianza en poder ser atendido. Cuando se contestan las reclamaciones, hay que tener presente aquello de que ((el cliente siempre tiene la razón)), aun cuando no la tenga. Si la reclamación es razonable, ha de agradecérsele la queja a la persona que la hace, pedirle disculpas, darle las explicaciones necesarias y reparar por completo el fallo. Hay que dejar contenta ala persona que reclama. Si no tiene razón no se le debe humillar tratándolo con orgullo, se le hará ver su confusión con delicadeza explicándole los detalles necesarios para una carta amable, para hacerle ver su equivocación. Es importante hacer todo lo posible por seguir conservando una amistad y confianza de la persona que reclama.   (Gp:) LA CORRESPONDENCIA

SALUDAS Un saluda es una forma oficial de comunicar la celebración de un acto o de invitar al mismo. Los saludas pueden ir parte impresos y parte mecanografiados. Normalmente son de tamaño cuartilla y es muy importante la calidad del papel. Arriba ira impreso el cargo de la persona y el organismo al que pertenece. Debajo, a continuación, en letras granes y bien centrado <<SALUDA>>, y debajo y en el comienzo el margen izquierdo <<a…>> y en la misma línea se escribe a maquina el nombre de la persona a quien va dirigido. Debajo, mecanografiado <<y tiene el gusto -o el honor, según los casos-, de comunicarle…>> o <<de invitarle a…>> incluyendo el texto que sea indicado. En la parte inferior, impreso, irán el nombre y los dos apellidos de la persona que lo envía. Debajo de este, también impreso, <<con esta ocasión le expresa su consideración personal>> o <<aprovechando para expresarle su consideración más distinguida>>. Debajo ir impreso: la ciudad, el día mecanografiado <<de…>> el mes mecanografiado y <<de>> el año mecanografiado. Hay otro tipo de saludas más pequeños que pueden utilizarse para acompañar envíos o incluir con estas cortas misivas. Tienen el borde superior doblado hacia delante, y en el, impreso el escudo o monograma. En la parte central va impreso <<con los saludos>> y el nombre completo del departamento y organismo debajo. Estos saludos pueden medir 10x9cms. Es muy importante la calidad del papel. SOLICITUDES DE TRABAJO Para hacer las solicitudes de trabajo se empleara papel blanco de buena calidad. Si no se hacen en papel timbrado con el nombre y dirección, se pondrán estos datos en el ángulo superior izquierdo y en el derecho la fecha, que si se prefiere, se puede poner al final. Es opcional escribir el nombre y dirección del destinatario poco más abajo del propio nombre. Es muy importante que el contenido de la solicitud sea claro, breve y conciso, estando bien presentado, con los márgenes adecuados. Es preferible repetir una solicitud a enviar una mala presentada, ya que es como un anticipo de la propia personalidad reflejo de esta. El encabezamiento se pondrá de forma que con el conjunto de texto quede bien centrado en el papel, dejando los márgenes debidos, mas ancho el de la izquierda que el de la derecha y el de abajo que el de arriba. La formula de encabezamiento será la apropiada para la persona a quien se dirige la solicitud, puede ser: Muy Señor mío .Muy Señores míos: o utilizar la que corresponda. Si se trata de una Señora lo mismo pero en femenino. En el primer párrafo se debe aclarar el motivo de la carta, asunto de trabajo, y la fuente, si es que estaba anunciado, o de parte de alguien. En el párrafo central se especifican trabajos anteriormente desempeñados, para dar una visión junta como persona adecuada para el puesto que se solicita se ofrece por parte de la empresa. En el último párrafo se adjunta algún certificado, como puede ser curriculum vitae. En la despedida se puede añadir: a la espera de noticias, o algo semejante. (Gp:) LA CORRESPONDENCIA

Protocolo corporativo: así se prepara una junta Las solicitudes pueden ir escritas a máquina, aunque a veces se pide que sea a mano, en cuyo caso la letra ha de ser clara y no se debe enviar con errores de mecanografía, y nunca con tachaduras. Si se escribe a máquina, estará impecable, no se debe notar que se ha borrado, es preferible escribirla de nuevo. Se deben evitar las abreviaturas en las palabras utilizadas para hacer una solicitud e trabajo. Al finalizar el texto, se dejaran unos dos dedos y se escribirá con letra clara, hacia la derecha. Si las solicitudes se hacen después de haber mantenido una entrevista, se resaltaran los puntos de mayor interés que hayan salido a lo largo de ella. Al enviar una solicitud de trabajo, se acompaña siempre con el currículo vitae, si es que no se ha entregado antes; del escrito a máquina. En el constará la información académica y los conocimientos especiales como pueden ser los idiomas, la experiencia profesional y los trabajos desempeñados. También los datos de interés como pueden ser viajes de cierta importancia o aflicciones. Si se piden, se pueden adjuntar los documentos acreditados si no, conviene reservarlos para enviarlos en su momento. El Concejal Responsable de los servicios de Relaciones Institucionales y Comunicación del Ayuntamiento de Sevilla Saluda a _______________________ y tiene el gusto de comunicarle que …. (a continuación se escribe el texto de lo que se quiera comunicar) Arturo Fernández Martínez Aprovecha esta ocasión para expresarle su consideración personal Sevilla __ de __ de____ (Gp:) LA CORRESPONDENCIA